«Внедрение СЭД» ………………………. 61 4. Задания кейсов

метки: Документооборот, Документ, Электронный, Автоматизированный, Организация, Автоматизация, Внедрение, Информация

Тема данной дипломной работы является актуальной, так как электронный документ играет крайне важную роль в современном делопроизводстве и с каждым годом стабильно расширяет ареал своего применения. Число документов и компаний, вовлеченных в юридически значимый электронный документооборот, устойчиво возрастает. Это обусловлено развитием информационно-коммуникационных технологий, которые, с одной стороны, предоставляют массу новых возможностей, позволяющих повысить оперативность документооборота, с другой, просто принуждающих делопроизводителей идти в ногу со временем: модернизировать технологии документооборота, чтобы они оставались актуальными.

В первом полугодии 2013 года через систему «Контур.Диадок» передано примерно 1,5 миллионов электронных документов, а за шесть месяцев 2014 года – более 9 миллионов. Общий объем электронных документов, переданных через компанию «СКБ Контур» в первом полугодии 2014 года, перевалил за 17 миллионов 1.

В 2017 году доля электронного документооборота по отношению к бумажному еще больше изменилась в сторону электронного документооборота. По словам Анатолия Миклашевича, исполнительного директора ассоциации РОСЭУ, отечественные организации передают порядка 10 миллиардов бумажных документов в год, а количество юридически значимых электронных документов, по прогнозу, составит в 2017 году примерно 285 миллионов штук, то есть лишь 2,8%. Но в прошлом году эта доля составляла 1,5%,

Шифман Э.Р. Объем электронного документооборота быстро растет [Электронный ресурс] // Контур.Диадок. Режим доступа: http://www.diadoc.ru/blog/347 следовательно, можно сказать, что объем обмена электронными документами ежегодно растет двукратными темпами 1.

В 2018 году количество юридически значимых документов, переданных через сервисы обмена, возросло примерно на 100%, в сравнении с 2017 2.

Нельзя не сказать и о том, что учреждения, в которых мне удалось побывать на экскурсиях в рамках учебного процесса, активно используют современные информационные технологии как для публикации своих материалов в электронном виде, так и для ведения документооборота в учреждении:

1. Центр документации общественных организаций публикует свои документы в том числе и в электронных СМИ, а также устраивает электронные выставки.

2. В Уральском таможенном управлении с 1996 года весь документооборот ведется в электронном виде (за исключением конфиденциальных и секретных документов, которые нельзя передавать в электронном виде).

Сушилка с «кипящим» слоем для сушки глины в производстве ...

... при сушке некоторых продуктов в промышленных непрерывно действующих сушилках с кипящим слоем достигают 1250 кг/(м3 час). К недостаткам сушилок кипящего слоя следует отнести трудность управления процессом - чрезмерное ... Заданная производительность кирпичного завода - 35 млн. шт. в год. Топливо, используемое для обжига, - уголь. В качестве топлива для сушилки принимаю уголь марки «ПС» Кемеровского ...

На момент 30 октября 2017 года в учреждении из 15 923 входящих документов, большая часть зарегистрирована по системе электронного документооборота.

Для эффективного управления электронными документами были созданы системы электронного документооборота (СЭД).

Объектом исследования является электронный документооборот как инструмент повышения оперативности работы с документами и сокращения общих расходов в организации.

Предметом исследования являются преимущества и недостатки электронного документооборота.

Гореткина Е. RECS`2017: электронный документооборот в период перехода к

цифровой экономике [Электронный ресурс] // PCWEEK. Режим доступа: https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=197882

Усакова А., Агапов И., Дуйкова П. Рынок ЮЗЭДО – 2019. На фронте без перемен? [Электронный ресурс] // ECM-Journal. Режим доступа: https://ecm-journal.ru/docs/RynokJuZEhDO—2019-Na-fronte-bez-peremen.aspx

Цель дипломной работы – выявить преимущества и недостатки электронного документооборота в образовательных организациях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Раскрыть понятие, а также особенности электронного документооборота.

2. Проанализировать проблемы, с которыми организация сталкивается в ходе использования СЭД и систематизировать их.

3. Классифицировать преимущества и недостатки электронного документооборота.

4. Провести опрос для анализа состояния электронного документооборота в образовательных организациях Свердловской области.

5. Разработать практическое занятие для сотрудников образовательной организации по внедрению СЭД.

• нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства (например, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 1, Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»2 и т.д.), из которых в сравнительных целях будут взяты некоторые определения, связанные с документооборотом, а также будет взята информация конкретно связанная с электронной подписью;
• государственные стандарты сферы делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами.

Общие требования»3, ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и

Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Российская газета. 2006. 29 июля.

Об электронной подписи: Федеральный закон РФ от 06.04.2011 №63-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2011. N 15. Ст. 2036.

ГОСТ Р 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. Москва: Стандартинформ, 2007. 39 с. определения»1 и т.д.), который послужат в качестве хорошей терминологической базы для нашего исследования.

Анализ изученности темы:

— общие работы по автоматизации документооборота Кузнецова С.Л. 2 и Бобылевой М.П. 3, в которых рассматриваются общие принципы и проблемы электронного документооборота в организации. Для ВКР особое значение имеют преимущества автоматизированного документооборота перед документооборотом в традиционной форме, которые важно проанализировать.

Разработка электронного образовательного ресурса ‘Основы ...

... Электронные образовательные ресурсы являются элементом модернизации современного образовательного пространства, ориентированы на использование ресурсов сети Internet и повышение уровня профессиональной культуры специалиста. Современные исследования в области эффективности электронных ресурсов ... быстрого доступа к образовательным ресурсам, расположенным ... самостоятельной учебной работы за счет ...

— практические аспекты документооборота и хранения электронных документов (сайт Научно-технологического центра «ИРМ» (НТЦ ИРМ) 4, сайт компании-разработчика систем электронного документооборота «ЭОС» 5).

Для нашего исследования дынные источники будут важны, тем, что из них мы сможем почерпнуть статистические данные, связанные с затратами времени при выполнении различных операций, используя электронный документооборот, в сравнении с временем, затраченным на те же операции, выполняемые с использованием традиционного документооборота.

• особенности работы с электронными документами (В.И. Тихонов «Сущностные характеристики, состав и классификация электронных

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Москва: Стандартинформ, 2014. 8 с.

Кузнецов С.Л. Организация электронного документооборота [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html ?293; Кузнецов С.Л. Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.itsec.ru/articles2/control/problemi_vibora_i_vnedreniya_sistem_avtomatizacii_deloproi zvodstva

Бобылева М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию [Электронный ресурс]. Режим доступа: ?224; Бобылева М.П. Некоторые вопросы эволюции аналоговых и электронных документов // Делопроизводство. 2018. № 1. С. 11-28.

ИРМ [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.mdi.ru/

ЭОС [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.eos.ru/ документов» 1, Бачило И.Л. «Современные правовые проблемы документирования информации» 2).

Для исследования отсюда мы почерпнем информацию об особенностях электронных документов и их носителей.

• проблемы внедрения СЭД. В рамках данного аспекта будет подробно разобран опыт таких специалистов рынка СЭД, как Пахчаян А. 3, Платко А.Ю., Калужина Е.С. 4 Эти источники дадут представление о проблемах, возникающих при внедрении СЭД.

Как мы видим, данная тема является в достаточной степени изученной различными авторами, что, безусловно, поможет нам провести наше исследование наиболее точным образом. Перечисленные работы послужат опорой для проведения исследования. В них можно почерпнуть много полезной информации, связанной непосредственно с электронным документом.

С целью разработки занятия были изучены учебные пособия, материалы конференций, электронные ресурсы из библиотек и сайтов, научные журналы.

Методы исследования:

1. Теоретические методы:

• анализ позволил разложить понятие электронного документа и документооборота на составляющие, чтобы лучше понять их специфику;
• синтез применялся для того, чтобы сформулировать проблемы электронного документооборота на основании его особенностей;
• дедукция использовалась в ходе анализа результатов анкетирования;
• обобщение было важно для подведения итогов по результатам анкетирования и интервью;
• Тихонов В.И.

Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Круг идей: алгоритмы и технологии исторической информатики. 2005. Москва. С. 394-435.

Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://termika.ru/issao?d&nd=941701591&nh=1

Разработка электронного учебника

... в этой области. Учебное электронное пособие должно отличаться высоким уровнем ... наиболее актуальным становится разработка компьютерных программ – электронных учебников по различным ... – учебно-программное издание, нормативный документ, характеризующий основное содержание подготовки специалистов ... Сборник описания лабораторных работ (сборник описания практических работ, лабораторный практикум) – ...

Пахчаян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс] // iTeam. Режим доступа: https://iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687

Платко А.Ю., Калужина Е.С. Современные тенденции развития российского рынка систем электронного документооборота // Делопроизводство. 2018. № 1. С. 34-40.

• классификация помогла, например, разделить вопросы анкеты по смысловым блокам.

2. Практические методы:

• анкетирование использовались для анализа состояния электронного документооборота в образовательных организациях;
• интервью позволило получить дополнительные данные об электронном документообороте еще в одной образовательной организации;
• сравнение предоставило возможность сопоставить ответы на анкету различных образовательных организаций.

3. Педагогический эксперимент, в рамках которого разработано занятие для сотрудников организации.

Работа имеет следующую структуру:

Введение.

Теоретическая глава, состоящая из двух параграфов, в рамках которых рассмотрены понятие и особенности электронного документооборота, а также преимущества и проблемы электронного документооборота.

Практическая глава, в которой описана специфика электронного документооборота образовательных организаций, а также приведен анализ анкеты и интервью по теме электронного документооборота.

Методическая глава, в рамках которой будет представлена разработка для проведения занятия для сотрудников организации по теме «Внедрение СЭД».

Заключение.

Список использованных источников и литературы.

[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/diplomnaya/avtomatizatsiya-dokumentooborota/

1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

1.1. Понятие и особенности электронного документооборота

Информационные технологии плотно внедрились в нашу жизнь, в связи с чем обрели широкое применение электронные документы. Принято считать, что их использование предоставляет ряд преимуществ, среди которых можно отметить:

• повышение оперативности документооборота;
• возможность передачи документа по цифровым каналам связи;
• простота редактирования документа;
• теоретическая возможность вечного хранения;
• отсутствие ограничений в количестве экземпляров, имеющих юридическую силу.

Нормативное определение электронного документа в российском законодательстве впервые появилось в Федеральном законе от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Согласно данному закону: «электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме»1.

Несколькими годами позднее в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «электронный документ» был раскрыт следующим образом: «электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или

Организации внедрения систем электронного документооборота различными учеными

... об этапах внедрения систем электронного документооборота, об основных вопросах организации внедрения. Также в них находятся рекомендации по внедрению и спецификации по настройке и установке системы. В работе использованы методические рекомендации по внедрению СЭД «Directum» 2 ...

Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ // Российская газета. 2011. 8 апреля. обработки в информационных системах» 1. Определение, представленное в данном федеральном законе, по моему мнению, является наиболее полным и понятным для восприятия.

Отличительной чертой и в определенной степени сложностью электронных документов является то, что их информация представлена в электронном виде и доступна для восприятия человеком только посредством использования определенных технических и программных средств2. В остальном же электронный документ обладает той же значимостью и выполняет те же функции, что и документ в традиционной форме (на бумажном носителе).

На физическую и логическую структуру электронного документа непосредственно влияет как способ размещения данных на носителе, так и используемые программные и технические средства3. Логическая структура электронного документа определяет смысловые взаимосвязи между частями документа в виде данных различных типов: текста, таблиц, графиков, анимаций, изображений и т.д. Запечатление и воспроизведение документа в электронной форме осуществляется при помощи соответствующих информационных технологий от которых и зависят электронные документы. Данные технологии в свою очередь имеют свойство устаревать или изменяться, что связано прежде всего с тем, что научно-технический прогресс в области техники и программного обеспечения не стоит на месте.

При всем разнообразии определений термина «электронный документ», представленных как официальными документами, так и специалистами, можно выделить три основных группы:

Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Российская газета. 2006. 29 июля.

Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Круг идей: алгоритмы и технологии исторической информатики. 2005. Москва. С. 394-435.

Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://termika.ru/issao?d&nd=941701591&nh=1

1. Электронный документ – это машиночитаемый документ, документ на машинном носителе;

2. Электронный документ – это особый тип документа;

3. Электронный документ – это электронная форма.

Я согласен с каждой из групп определений (почти полностью), т.к. в каждой из них отражены существенные признаки и особенности электронного документа:

• электронный документ всегда машиночитаемый, то есть с ним нельзя ознакомиться без специального оборудования и программ, но он не обязательно находится на машинном носителе, он может храниться и на сервере;
• электронный документ действительно является особым по сравнению с традиционной формой документа (на бумажном носителе), так как он: требует наличия технических устройств и программ для считывания, призван сократить расходы документооборота и ускорить его, обеспечить удобство пользования документом (электронная форма документа удобнее традиционной), а также электронный документ легче хранить, нежели документ на бумажном носителе;
• то, что электронный документ является электронной формой документа, я считаю, оспорить нельзя, т.к.

это такой же документ, как и документ на бумажном носителе (выполняет те же функции, имеет ту же юридическую силу), но в другой форме.

Электронный документооборот

... программ. Целью данной курсовой работы является изучение внедрения электронного документооборота на современном предприятии. Для достижения поставленной цели предлагается решить ряд задач: Изучить нормативные основы внедрения электронного документооборота; Рассмотреть этапы внедрения электронного документооборота; Проанализировать оценку эффективности электронного документооборота. В литературе ...

Электронный документооборот обеспечивает движение документов внутри организации – от момента создания документа или получения и до момента отправки или направления в дело 1. Однако, после отправки документа в другую организацию через информационные каналы, его состояние часто можно продолжать контролировать через те же каналы, это важное замечание.

Кузнецов С.Л. Организация электронного документооборота [Электронный ресурс] // Управление персоналом. Режим доступа: ?293

Стоит также отметить, что использование электронного документооборота в организации порождает ряд определенных сложностей. Одной из главных проблем использования электронного документооборота является обеспечение юридической силы электронного документа 1. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа – электронная подпись2.

Электронная подпись – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Электронная подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи 3, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи 4. Однако необходимо упомянуть, что использование электронной подписи не гарантирует абсолютную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации 5. Но стоит заметить, что абсолютную защиту гарантировать невозможно в принципе.

Таким образом, можно выделить следующие составляющие электронного документа: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; электронные документы

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. Москва: Научная книга, 2001. 137 с.

Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. Научнометодическое пособие. 2-е издание, Москва: ВНИИДАД, 2008. 208 с.

Об электронной подписи: Федеральный закон РФ от 06.04.2011 №63-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2011. N 15. Ст. 2036.

Бобылева М.П. Некоторые вопросы применения смешанного электронно-бумажного документооборота // Делопроизводство. 2014. № 1. С. 5-8.

Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота // Делопроизводство. 2014. № 3. С. 5-9. выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы; электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру.

Стоит отметить, что наряду с традиционным документом, электронный документ имеет ряд свойственных ему особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю.

Так и электронный документооборот имеет специфику по сравнению с традиционным документооборотом:

1. Электронный документооборот предполагает использование специфических программных и аппаратных средств.

Электронный документ и его место в делопроизводстве и архивном деле

... системой электронного документооборота. В заключении подводятся итоги изучения организации электронного документооборота, по рассмотренным в работе вопросам дается оценка решения задач. Приводится список использованных при подготовке курсовой работы источников и литературы. ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ ...

2. Чаще всего электронный документооборот не только охватывает все этапы документооборота организации, но включает в себя архивное хранение документов (что выходит за пределы традиционного понятия «документооборот») 1.

3. Электронный документооборот охватывает не только организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, и др.), но и другие системы документации в масштабе всей организации (например, договоры, финансово-экономические, технические, кадровые документы).

4. Понятие электронного документооборота предполагает выход за пределы организации. Он может быть не только внутренним, но и внешним. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией или движением электронных документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот связан с обменом корреспонденцией между организациями, что, несомненно, усложняет его структуру и добавляет новые этапы и операции.

Разинков С.Л. К вопросу о понятии «электронный документооборот» // Документ. Архив. История. Современность: материалы VI Международной научно-практической конференции, Екатеринбург, 2-3 декабря 2016 г. Екатеринбург: Издательство Уральского университета, 2016. С. 62-66.

5. Электронный документооборот включает более широкий контент, т.е. предполагает управление не только документами, но и информационными ресурсами, т.е. «корпоративным контентом» (т. е. включает в себя информационные материалы, веб-сайты и другие источники в рамках т.н. «расширенного предприятия»).

Таким образом, понятие «электронный документооборот» имеет существенные отличия от традиционного представления о документообороте, т.к. предполагает использование технических и программных средств (система электронного документооборота), управление всеми формами документов (бумажные и электронные) и системами документации, автоматизацию всех этапов документооборота организации (в том числе и внешний документооборот), выход за пределы организации, большую широту контента.

Главной сложностью электронного документооборота является обеспечение юридической силы электронного документа. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа – электронная подпись.

1.2. Преимущества и проблемы электронного документооборота

После того, как были отмечены особенности электронного документа, в частности различия между документом в традиционной форме и документом в электронной форме, необходимо приступить к подробному разбору преимуществ, которые предоставляет нам электронный документооборот, а также его слабых сторон.

Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.) 1.

Основным назначением СЭД является не экономия расходных материалов, а организация качественной структуры управления, контроля и анализа хозяйственной деятельности компании 2.

Общая задача автоматизации – повышение эффективности информационно-документационного обеспечения, работы службы ДОУ и управленческого аппарата в целом 3.

Когда какая-либо организация предполагает, что будет вести свой документооборот в электронной форме, это подразумевает то, что ей будет необходимо внедрять систему электронного документооборота. Много ли преимуществ имеет СЭД?

Технология работы с документами в негосударственных организациях ...

... виды работ выполняются с этими документами. Важнейшей задачей проектирования электронного делопроизводства является рациональная организация документооборота. В рамках этой задачи следует выделить подзадачи, по сути представляющие основные этапы работы с документами: прием – передача документов; регистрация ...

Проанализировав достаточно большой объем информации, которой я располагал, я выделил следующие преимущества системы электронного документооборота:

1. Оперативный доступ к определенной категории документов. Весомое преимущество электронного документооборота – быстрый доступ определенной категории сотрудников к обусловленной некоторыми ограничительными рамками информации. У пользователя имеется возможность просто и оперативно осуществить поиск документов, к которым ему предоставлен доступ 4.

2. Разграничение доступа к базе данных и совместная обработка документов. Автоматизация документооборота предоставляет пользователям

Что такое ЭДО, СЭД, ECM [Электронный ресурс] // ECM-Journal. Режим доступа: http://ecm-journal.ru/mustknow#Что_такое_ЭДО,_СЭД,_ECM

Преимущества системы электронного документооборота [Электронный ресурс] // ИРМ. Режим доступа:

Кузнецов С.Л. Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства [Электронный ресурс] // Управление персоналом. Режим доступа: http://www.itsec.ru/articles2/control/problemi_vibora_i_vnedreniya_sistem_avtomatizacii_deloproi zvodstva

Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ [Электронный ресурс] // Сейчас.ру. Режим доступа: https://www.lawmix.ru/bux/64032 возможность организовать лишь одну базу данных, в которой будут расположены документы, необходимые организации для осуществления ее функций 1. Более того, это предоставляет возможность работать с одним документом нескольким сотрудникам одновременно. Это ощутимо сказывается на времени затрат на обработку документа в пользу его сокращения, что не может не быть не хорошим фактом. Также иногда возникает необходимость сделать какой-либо конфиденциальный документ доступным только определенному кругу лиц – в этом прослеживается определенное удобство при работе в СЭД.

3. Всеобъемлющий характер контроля над документооборотом. Любой из документов, заведенных в электронный документооборот, приобретает свою историю. Все операции, произведенные с данным документом, все сотрудники, работающие и работавшие с данным документом, протоколируются в специальных регистрах и хранятся там сколько будет необходимо. Это предоставляет большое преимущество руководителю организации, так как расширяет его возможности по контролю документооборота, позволяет вычислять сотрудников, которые лишь изображают бурную деятельность, а на самом же деле не так активны, как хотелось бы.

4. Сокращение количества случайных ошибок. Данное преимущество подразумевает сведение «человеческого фактора» к минимуму. Имеется в виду исключение случаев случайной пропажи документов, а также их размещения по какой-либо причине в неподходящих местах. При всем этом стоит отметить, что экономится довольно большой объем количества времени при поиске нужного документа.

5. Автоматизация делопроизводства и документооборота. Автоматизированное составление отчетности движения документов среди подразделений организации является еще одним бесспорным преимуществом

Панасенко С.П. Защита электронных документов: целостность и конфиденциальность [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.panasenko.ru/Articles/4/4.html СЭД. СЭД делает возможным автоматизацию процесса составления отчетов по деятельности организации1. Каждое из подразделений получает возможность формирования отчета по любым критериям: количество задействованных документов в обработке, количество документов в очереди к каждому сотруднику и т. д. Как следствие, в процессе документооборота в условиях СЭД суммарные трудозатраты на работу с документом в масштабе организации значительно сокращаются 2.

Организация документооборота на примере конкретного предприятия

... документам учреждения, структуры службы делопроизв одства, ее штатного состава и д ру гих вопросов. Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсового исследования является организация процесса документооборота ...

6. Возможность поиска документов в базе данных по заданным критериям. СЭД позволяет осуществлять поиск определенного документа в базе данных по определенным критериям.

7. Сокращение материальных расходов организации. СЭД позволяет это осуществлять за счет следующих аспектов:

• автоматизация снижает количество работников, занятых непроизводительным трудом (например, обслуживанием бумажных носителей, их хранением, обработкой и т. д.);
• снижается объем издержек на приобретение расходных материалов, которые нужны для бумажных документов;
• возрастает количество свободных производственных площадей за счет падения необходимости хранения и обработки бумажных носителей информации.

8. Организация безопасной мобильной работы сотрудников с документацией. СЭД предоставляет возможность организовывать работу с документацией через корпоративную сеть или сеть Интернет без снижения процента безопасности. Защищенный электронный документооборот является вполне доступным в 21-м веке. При этом есть возможность как внедрения удаленного режима работы для сотрудников, так и использования мобильных приложений.

Бобылева М.П. Некоторые вопросы эволюции аналоговых и электронных документов // Делопроизводство. 2018. № 1. С. 11-28.

Бобылева М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию. [Электронный ресурс] // Управление персоналом. Режим доступа: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html ?224

9. Интеграция СЭД с корпоративными информационными системами организации. На многих российских предприятиях действует «лоскутная» автоматизация. Внедрение СЭД позволит объединить различные АСУП в единое целое на основе электронного документооборота. В настоящее время существует несколько интегрированных систем управления предприятием на основе СЭД, а это означает, что организациям есть из чего выбирать 1.

10. Интеграция с офисными программами. СЭД построена по модульному принципу, а это значит, что есть возможность, приложив невеликие усилия, встроить в систему модули с необходимыми функциями (такими модулями могут быть, например, сканирование, электронная почта, электронные факсы и т. д.).

Офисные программы тоже легко интегрируются в СЭД 2.

Отдельно хотелось бы вынести и обсудить еще одно очевидное, но крайне важное преимущество систем электронного документооборота, которое я мельком упоминал в вышеперечисленных десяти преимуществах. Наш самый дорогой, невозобновимый ресурс – это время, а, стало быть, нужно относиться к нему крайне бережно и использовать его предельно рационально, с извлечением максимальной пользы.

Согласно результатам исследования, которое было проведено небезызвестной компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, затрачиваемое сотрудниками офиса на рутинную обработку документов составляет от 30 до 60%3. По итогам анализа реальных проектов по внедрению систем электронного документооборота определены следующие преимущества автоматизации документооборота:

Храмцовская Н.А. Как хранить электронные документы? Советы эксперта [Электронный ресурс] // CNews. Режим доступа: http://www.cnews.ru/articles/kak_hranit_elektronnye_dokumenty/

Хургин В.А. Еще раз об электронном документе [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.aselibrary.ru/press_center/journal/irr/2008/ number_3/number_3_1/number_3_1790/

Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД) [Электронный ресурс] // ЭОС: Системы электронного документооборота. Режим доступа: http://www.eos.ru/dop-info/preimushhestva_jelektronnogo_dokumentooborota.php

• после внедрения системы электронного документооборота производительность труда персонала возрастает примерно на 20-25%;
• количество денежных затрат на обеспечение архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем на обеспечение хранения бумажных архивов. Существенной является и экономия времени на операции, производимые с документами:
• 20 % – ожидание и поиск поступления документов;
• 20 % – утверждение/согласование;
• 10% – передача документов между подразделениями;
• 10% – подготовка стандартных отчетов о документообороте.

В конечном итоге, суммарное среднее время, которое нам позволяет сэкономить система электронного документооборота составляет более 60% (см. таблицу 1).

Таблица 1 – Время, затрачиваемое на работу с бумажным документом в сравнении с электронным1.

Время, затраченное для

Время, затраченное для электронного документа Производимая операция

бумажного документа (учитывается время

ожидания принятия решения) Доставка входящего

5 ч. 3 мин. документа сотруднику Доставка входящего документа конечному 15 ч. 4 ч. исполнителю Доставка служебной записки от исполнителя до конечного 16 ч. 5 ч. исполнителя Знакомство с документами 20 ч. 1,5 ч. Выпуск ОРД 27 ч. 6 ч. Согласование исходящего

17 ч. 8 ч. документа

Как мы видим электронный документооборот предоставляет возможность экономии денег и других ресурсов, а также ряд стратегических преимуществ, в

Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД) [Электронный ресурс] // ЭОС: Системы электронного документооборота. Режим доступа: http://www.eos.ru/dop-info/preimushhestva_jelektronnogo_dokumentooborota.php числе которых повышение качества управления и оптимизация бизнеспроцессов, а также повышение качества работы с информацией.

Таким образом, электронный документооборот несет в себе массу преимуществ, которые, безусловно, смогут улучшить не только качество документооборота, но и управления в целом, а, как следствие, это способно привести и к увеличению эффективности работы всей организации.

Однако, при всех преимуществах, система электронного документооборота имеет свои недостатки и определенные сложности, которые обязательно следует брать во внимание при принятии решения о внедрении какой-либо СЭД:

1. Сложность восприятия СЭД сотрудниками и времени на привыкание сотрудников к СЭД. Если СЭД внедряется компанией с самого начала ее функционирования, то это не должно вызвать стресса у сотрудников, но если же до внедрения в компании на протяжении довольно долгого времени действовал традиционный документооборот, то это может вызвать определенные сложности у сотрудников, которые не любят перемен. Такой «консерватизм» и нелюбовь к переменам (даже если они конструктивны) со стороны персонала часто обусловлены нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низким уровнем образованности.

Эту проблему можно нивелировать, организовав переход к СЭД нужно сделать постепенным. Например, фрагментарно (модулями) внедрять СЭД в организацию, а не целиком сразу. Сначала можно внедрить электронную почту, принцип работы с которой прост и понятен сотрудникам. По мере привыкания сотрудников к электронной почте можно построить простую базу данных и приучать сотрудников к поиску необходимых справочных материалов (приказов, протоколов, внутренних нормативных документов, распоряжений и т.д.) в ней. Таким образом, сотрудники потихоньку привыкнут к работе с документами через экран монитора, будут распечатывать только то, что действительно необходимо распечатать, а не все документы подряд 1.

На данном этапе нужно среди сотрудников, которым СЭД более понятна, чем остальным. Такие люди смогут оказывать помощь остальным сотрудникам осваивать работу с новой технологией. Также можно специально организовать курсы обучения, которые помогли бы сотрудникам повысить квалификацию 2.

2. Затраты на приобретение СЭД, на ее внедрение и дальнейшее обслуживание. Как ни странно, прежде чем пользоваться СЭД, необходимо будет ее приобрести, а также потратить определенную сумму на ее внедрение. Обслуживание СЭД чаще всего входит в ее первоначальную стоимость, но бывает и так, что нет. Например, стоимость СЭД Директум с максимальным комплектом обойдется примерно в 340 000 рублей 3.

Стоит отметить, что, единоразово произведя на первый взгляд большие затраты на СЭД, в долгосрочной перспективе можно будет в достаточной степени сэкономить как в материальном плане, так и во времени.

3. Пробелы в информационной безопасности. Опытные хакеры могут удаленно взламывать программы систем электронного документооборота. Именно поэтому следует выбирать надежного производителя, который способен обеспечить высокую степень защиты своего продукта.

Однако, стоит отметить, что обеспечить абсолютную защиту от доступа посторонних лиц (в том числе и к бумажным документам) чего бы то ни было невозможно в принципе. Все, что мы можем сделать, это лишь минимизировать возможность возникновения неблагоприятных ситуаций.

4. Объективная сложность внедрения СЭД. Перед внедрением СЭД необходимо произвести анализ документооборота организации, что зачастую

Пахчаян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс] // iTeam. Режим доступа: https://iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687

Внедрение СЭД на предприятии [Электронный ресурс] // IBI. Режим доступа: http://eos.ibi.spb.ru/umk/11_16/5/5_R0_T4.html

Цены СЭД Директум [Электронный ресурс] // Директум. Режим доступа: https://www.directum.ru/price-rx?from=menu&submenu является кропотливой и сложной работой. Необходимо четко определиться с тем, будет ли внедряться СЭД полностью или частично. Полное внедрение СЭД бывает невозможно из-за структурных особенностей организации. Компоненты СЭД должны соответствовать состоянию организации. Например, при наличии неформализованной структуры организации можно установить электронный архив, который окажется вполне эффективным и позволит упорядочить хранение документов и создать для сотрудников дополнительные возможности: удаленный доступ к документам, экономию дискового пространства за счет миграции устаревших документов на более дешевые носители и т.д. Через какое-то время, когда уровень формализации документооборота поднимется, можно добавлять модули (в первую очередь в подразделения, где документооборот максимально устоялся).

5. Придание электронному документу юридической силы. Однако, эта сложность поддается решению как обычная организационно-техническая задача за счет существования закона, регулирующего использование электронной подписи (ЭП).

Благодаря ЭП возможно придать электронным документам юридический статус. И все же, данная технология пока недостаточно совершенна, поэтому юридически значимые документы стоит одновременно создавать и хранить также и на бумажном носителе 1.

6. Взаимодействие с внешним миром. Не во всех организациях, с которыми происходит взаимодействие, настроен электронный документооборот, поэтому с ними приходится коммуницировать посредством документов в бумажной форме. Для того чтобы бумажные документы попали в систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы (для этого используются сканеры)2. Так или иначе, это подразумевает дополнительные затраты сил и времени.

Чорна О.И. Могут ли электронные документы служить доказательством надлежаще выполненных обязательств // Делопроизводство. 2015. № 1. С. 54-59.

Гваева И.В. Делопроизводство [Электронный ресурс] // Studfiles. Файловый архив для студентов. Режим доступа: http://www.studfiles.ru/preview/5249803/page:21/

7. Миграция бумажных документов. Миграция (электронных документов) – перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования 1. Электронный архив существующих документов следует создать путем их сканирования. Также необходимо добиться от сотрудников единого порядка хранения документов в каталогах, это поможет существенно упростить дальнейшую миграцию документов в СЭД.

Подводя итог хочется сказать, что несмотря на проблемы и сложности электронного документооборота, они носят весьма условный характер и легко поддаются решению при грамотном подходе. Более того, количество и вес преимуществ, получаемых организацией, использующей СЭД, перекрывают недостатки и неудобства. СЭД находят все более и более широкое применение именно по той причине, что эффект от них заключается не только в прямой экономии ресурсов, а в том числе и в повышении качества работы организации в целом. Для коммерческих организаций это является фактором выживания, для государственных структур и ведомств — возможностью более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. Системы электронного документооборота позволяют сделать государственное управление более прозрачным, оперативным и информативным.

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Москва: Стандартинформ, 2014. 8 с.

2. АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В

ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

2.1. Специфика электронного документооборота образовательной

организации

Как мы уже убедились, электронный документооборот имеет свои специфические особенности по сравнению с документооборотом в традиционной форме. Однако, стоит упомянуть, что от организации к организации электронный документооборот также имеет свойство приобретать определенные специфические черты 1. Электронный документооборот в образовательной организации не исключение, так как имеет дополнительные особенности, которые нельзя игнорировать, потому что, если не учесть эти особенности, может снизиться эффективность организации.

На сегодняшний день автоматизация документооборота учреждений образования также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов прошлого века. Причин для этого много:

1. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные.

2. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

3. Ряд проблем, общих для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

• документы теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
• Кузнецов С.Л.

Новые Правила электронного документооборота // Делопроизводство. 2015. № 1. С. 21-25.

• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

• создается несколько копий одного и того же документа, на бумагу и копирование документов тратится немало средств;
• на подготовку и согласование документов уходит много времени.

Особенностями использования информационных технологий в образовательных организациях является более широкая их сфера применения: не только для управления организацией, а еще и в рамках образовательной деятельности. Отсюда можно выделить три направления.

1. Автоматизация управленческой деятельности. Внедрение системы электронного документооборота решает многие проблемы, в том числе позволяет:

• обеспечить согласованную работу всех подразделений сферы образования;
• упростить работу с документами, повысить ее эффективность;
• повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• повысить оперативность доступа к информации; разграничить права доступа сотрудников к информации.

2. Применение информационных технологий в процессе преподавания. В современной школе информационные технологии должны использоваться как естественный элемент образовательной среды: должно быть создано виртуальное образовательное пространство:

• виртуальное общение,
• массовые видеоконференции,
• виртуальные образовательные программы,
• виртуальные экскурсии и лаборатории,
• электронный документооборот,
• электронные дневники,
• автоматизированные системы учета достижений учеников и учителей.

Именно к такой структуре организации документооборота должны стремиться все учебные заведения.

3. Учет. Введение классного журнала в электронной форме – это попытка прийти к единому информационному пространству школы, в котором были бы объединены учителя, администрация, ученики и их родители. Основными целями учета в данной ситуации является систематизация педагогической документации и оценка учебной деятельности обучающихся.

В образовательных организациях, как и в любых других, бывают проблемы, по причине которых не всегда получается отладить функционирование электронного документооборота. Эти проблемы могут носить как общий характер, так могут быть и специфическими. В образовательных организациях есть перечень наиболее распространенных для них проблем.

Первая из них – это низкая скорость работы сети Интернет, отсутствие локальной сети внутри учебного заведения. На сегодняшний день, даже в столичных городах России скорость подключения школ к сети Интернет различна, она колеблется в диапазоне от 128кбит/сек до 10мбит/сек. Высокая скорость Интернет в тех школах, в которых директора самостоятельно ведут переговоры с провайдерами и оплачивают их услуги. Такое состояние Интернет-сети не позволяет в полной мере внедрять современные информационно-коммуникационные способы работы ни в системе управления образованием, ни тем более в образовательном процессе образовательного учреждения. Стоит отметить, что со временем эта проблема становится все более и более решенной, но все же, по моим наблюдениям, пока что полностью не исчерпана.

Вторая проблема: недостаточная техническая оснащенность образовательных учреждений 1. Полноценная работа с современными телекоммуникационными системами, организация образовательного процесса в сети Интернет требуют современных компьютеров (которые не затормаживает скорость Интернет), а также дополнительного оборудования для каждого рабочего места, минимально, это web-камеры, микрофоны, наушники. Опять же, эта проблема со временем устраняется, но пока что полностью не ликвидирована.

Третья проблема. Недостаточная компетентность управленцев и работников в системе образования в вопросах Интернет-технологий 2. К сожалению, не все организации могут позволить себе дополнительно обучать сотрудников информационной грамотности. Это сочетается с нередким нежеланием работников самостоятельно осваивать что-то новое и не совсем понятное. Несмотря на это, подробно изучать информационные технологии необходимо, так как они все более широко заполоняют все сферы нашей жизни. На решение этой проблемы нужно обращать особое внимание и, на мой взгляд, это то направление, на котором однозначно не стоит экономить.

Четвертая проблема — недостаточное обеспечение образовательного процесса методическими рекомендациями, разработками по эффективному использованию Интернет-технологий и современного оборудования в образовательном процессе. Подавляющее число учителей используют электронные доски и компьютеры также и для тех же целей, что и обычные доски и учебники.

Пятая проблема — документооборот школ переходит в электронный формат, но отчетность школы остается бумажной. Нет как таковой электронной отлаженной системы, поэтому приходится «скакать» от бумаг к компьютерам и

Акимова Г.П., Пашкин М.А., Соловьев А.В. Проблемы долгосрочного хранения электронных деловых документов // Делопроизводство. 2014. № 1. С.46-49.

Платко А.Ю., Калужина Е.С. Современные тенденции развития российского рынка систем электронного документооборота // Делопроизводство. 2018. № 1. С. 34-40. наоборот, в связи с чем тратится больше времени и других ресурсов и, как следствие, снижается эффективность организации.

Для того, чтобы решить проблемы, связанные с внедрением электронного документооборота в образовательные учреждения сама школа, в первую очередь, должна стать технологически современной. Это значит, что информационные технологии должны войти в нее как естественный элемент образовательной среды: должно быть создано виртуальное образовательное пространство (виртуальное общение, массовые видеоконференции, виртуальные образовательные программы, виртуальные экскурсии и лаборатории, электронный документооборот, электронные дневники, автоматизированные системы учета достижений учеников и учителей).

Создание Умной школы невозможно без обеспечения школы современным оборудованием, повышения уровня квалификации работников образования в области Интернет-технологий.

Именно по причине описанных выше аргументов создание отлаженной

СЭД в образовательной организации в наше время становится необходимым.

Но функционирование СЭД в образовательных организациях имеет свою специфику, и для того, чтобы ее понять, было проведено соответствующее исследование.

2.2. Характеристика методики исследования и анализ данных

В рамках настоящего исследования было проведено анкетирование, в котором приняли участие образовательные организации Свердловской области (См. Приложение 1).

Основной целью анкетирования было определение степени актуальности проблем, возникающих у сотрудников, при пользовании СЭД, но также нужно было и просто узнать, насколько в принципе в образовательных организациях используют электронный документооборот. В анкетировании участвовали как школы и учебные заведения СПО, так и образовательные учреждения высшего звена.

Анкета была разослана по 97 адресам электронной почты, однако, заинтересованность в виде заполненной анкеты, которую я получил, проявили лишь 6 образовательных учреждений, с некоторыми из которых также пришлось связаться по телефону и повторно попросить заполнить анкету.

Несмотря на низкий уровень заинтересованности в заполнении моей анкеты, я получил некоторые данные и проанализировал их.

Были получены анкеты от следующих образовательных организаций:

1. МАОУ гимназия № 144

2. Екатеринбургский автомобильно-дорожный колледж

3. ГБПОУ СО Свердловский колледж искусств и культуры

4. Филиал РГППУ в г. Нижний Тагил

5. РГППУ

6. УрГЮУ

Однако, не все из респондентов по тем или иным причинам заполнили анкету до конца.

Логически анкета имела следующую структуру:

1. Вопросы, направленные на то, чтобы понять, какая форма документооборота в организации и как именно она осуществляется.

2. Вопросы, раскрывающие основные задачи, которые решает электронный документооборот.

3. Вопросы, позволяющие выявить практические преимущества электронного документооборота.

4. Вопросы, предоставляющие почву для анализа проблем электронного документооборота в организациях.

5. Заключительный вопрос, позволяющий понять, насколько респондент расположен к последующему контакту подобного типа (прохождению подобных анкетирований в дальнейшем).

После того, как я получил заполненные анкеты от перечисленных образовательных организаций, я провел аналитическую работу, благодаря которой сделал краткие выводы:

1. Вопрос был задан с целью выявления формы, в которой ведется документооборот. Во всех организациях кроме РГППУ в Екатеринбурге и Свердловском колледже искусств и культуры документооборот является смешанным (67%), в этих же двух образовательных учреждениях ведется в бумажной форме (33%), что можно наблюдать на рисунке 1.

Электронная — 0%

Бумажная — 33%

Смешанная — 67%

Рисунок 1 – Формы документооборота организаций.

2. Ответы на данный вопрос позволили понять, какие классы компьютерных систем, применяются в организациях для работы с документами. Проанализировав ответы, могу представить следующее:

Электронная почта применяется во всех организациях без исключения (100%).

Текстовый редактор – 83%.

Программы для работы с электронными таблицами – 83%.

Информационно-поисковые системы – 83%.

Программы для сканирования документов – 67%.

Системы управления базами данных – 33%.

СЭД – 17%.

Экспертные системы, электронные архивы, ERP-системы, внутриорганизационные мессенджеры – 0%.

Юридическая академия предложила свой вариант ответа: ИОЭС – информационная образовательная среда вуза.

Наиболее распространены среди опрошенных образовательных организаций следующие классы информационных систем: электронная почта, текстовый редактор, программы для работы с электронными таблицами и информационно-поисковые системы, что можно наблюдать на рисунке 2. 90 70 50 30 10 Рисунок 2 – Использование различных классов информационных систем

в образовательных организациях, %.

Самыми непопулярными оказались внутриорганизационные мессенджеры, ERP-системы, экспертные системы и электронные архивы.

Как мы видим, СЭД в образовательных организациях слабо распространены, используются лишь отдельно выбранные элементы системы. Было бы лучше, если бы присутствовала единая налаженная однородная система, а не ее разрозненно расположенные элементы.

3. В рамках данного вопроса предполагалось выявить задачи, для решения которых в организациях используют СЭД. Была выявлена самая распространенная задача, для решения которой используется электронный документооборот в организациях. Ей оказалась экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. В этом видят основное преимущество электронного документооборота 50% ответивших на опрос. Речь идет по большей степени об экономии времени. Это то, на что обращают внимание во всех организациях, ведь время – самый ценный ресурс, так как является невозобновимым.

4. Цель данного вопроса – выявить взаимосвязь между внедрением электронного документооборота и эффективностью организации. Во всех организациях, где был внедрен электронный документооборот эффективность повысилась практически максимально (4 из 5).

5. Предполагалось выявление преимуществ, которые внес электронный документооборот в профессиональную деятельность. Основными преимуществами, которые предоставил электронный документооборот для профессиональной деятельности специалистов оказались ускорение движения документов и удобный и быстрый поиск информации.

6. Ответ на этот вопрос позволил понять, насколько налажен документооборот в каждой из организаций. По результатам анализа анкет можно сделать вывод о том, что электронный документооборот плохо налажен в образовательных организациях (в среднем на 1 из 5).

7. Получив ответ на этот вопрос, был сделан вывод о том, насколько часто приходится использовать электронный документооборот в организациях. С использованием электронного документооборота в ходе выполнения обязанностей работникам организаций приходилось сталкиваются редко (в 2 случаях из 5, в среднем).

8. Этот вопрос задавался для того, чтобы узнать, возникали ли проблемы при использовании СЭД. Проблемы в ходе использования электронного документооборота иногда возникают в некоторых организациях, например, в УрГЮА.

9. Данный вопрос позволил узнать, с чем были связаны проблемы, речь о которых шла чуть выше. Проблемы эти связаны с отсутствием обучения сотрудников по работе с СЭД, а также с интеграцией различных модулей СЭД.

10. Необходимо было понять, насколько существенными были данные проблемы для работников организации. Данные проблемы имели среднюю степень сложности.

11. Важно было узнать, были ли данные проблемы решены. Проблемы электронного документооборота требуют дальнейшей проработки с целью экономии ресурсов и повышения производительности.

12. Также необходимо знать, каким образом решались проблемы. Во всех ответивших организациях решением проблем электронного документооборота занимается внутренняя ИТ-служба (штатный программист).

13. Степень удовлетворенности использованием электронного документооборота – то, что помогли понять ответы респондентов на данный вопрос. Несмотря на наличие некоторых проблем, которые являются вполне решаемыми, организации хотят и дальше работать с использованием электронного документооборота.

14. Цель получения ответа на данный вопрос – понять, какие изменения внесли бы в СЭД работники образовательных организаций. В некоторых организациях считают необходимым полноценно внедрить СЭД в основных подразделениях, в других – постоянно повышать квалификацию сотрудников. Это помогло бы извлекать больше пользы от установленной в организациях СЭД.

15. Ответ на данный вопрос позволил понять, готовы ли опрошенные организации в дальнейшем поучаствовать в подобном опросе. Большинство респондентов допускают возможность повторного прохождения анкетирования по подобной теме.

Также в рамках нашего исследования было проведено интервью в Детскоюношеской спортивной школе №16, которая находится в городе Екатеринбург. Эта организация также является образовательной, поэтому представляет интерес для нашего исследования.

Данное интервью было также посвящено обследованию состояния документооборота. На вопросы мне отвечал директор организации, Александра Дмитриевна Мантурова (См. Приложение 2).

Проанализировав ответы, полученные в ходе анкетирования и интервью, можно сделать ряд выводов:

1. В большинстве образовательных организаций смешанный тип электронного документооборота, ни в одной из опрошенных организации нет электронного документооборота в чистом виде.

2. СЭД в образовательных организациях слабо распространены, чаще всего используются лишь отдельно выбранные элементы системы. Наиболее распространены: электронная почта, текстовый редактор, программы для работы с электронными таблицами и информационно-поисковые системы.

3. Главные задачи, которая решается использованием СЭД или ее элементов – экономия времени и других ресурсов и повышение эффективности организации.

4. Проблемы использования электронного документооборота связаны с отсутствием обучения сотрудников по работе с СЭД, а также с интеграцией различных модулей СЭД; требуется дальнейшая работа над решением проблем.

5. Организации хотят и дальше работать с использованием электронного документооборота, однако, при условии, что в дальнейшем он будет более налажен. Для более слаженного электронного документооборота в организациях необходимо установить именно СЭД.

В качестве нюанса еще следует отметить, что директор ДЮСШ №16 обратил внимание на то, что экономия ресурсов и эффективность организации после внедрения элементов СЭД возросла существенно, стало меньше ошибок в ходе работы с документами.

Судя по тому, что организации отмечают повышение эффективности после внедрения СЭД, она действительно может помочь функционированию организации. Проблемы с СЭД же возникают, когда система работает неотлаженно, либо когда присутствует человеческий фактор.

Выявив перечисленные проблемы, мы создали почву для дальнейшего улучшения состояния электронного документооборота и, как следствие, повышения эффективности организации. Главное, что, по моему мнению, нужно попробовать, так это грамотно выстроить отлаженную систему электронного документооборота, которая будет подходить под требования конкретной организации.

3. МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

Использование электронного документооборота в образовательных организациях имеет не такую высокую продуктивность, как хотелось бы, по ряду уже описанных проблем. Некоторые из этих проблем более масштабные и требуют комплексного сложноструктурированного подхода с немалым количеством вложений ресурсов, некоторые являются более простыми и понятными. На мой взгляд, проблемой, которая может поддаться решению здесь и сейчас является повышение квалификации сотрудников в области использования электронного документооборота. Обучение сотрудников может осуществляться прямо на рабочих местах. Главное в этом деле грамотно подобрать материал, донести до сотрудников. Также важно желание работников повысить уровень своих знаний.

В данной ситуации основная цель повышения квалификации – вооружить сотрудников новыми знаниями и навыками. Это позволит им более оперативно справляться с различными сложностями в работе.

Повышение квалификации персонала организации происходит путем использования различных форм, которые отличаются друг от друга, по различным критериям:

1. В зависимости от того, кем проводится программа повышения, его разделяют на внешнее обучение (за пределами компании) и внутриорганизационное (в пределах организации).

2. С отрывом от рабочего места и без него.

3. По степени организованности: самостоятельное повышение квалификации и организованное.

4. В зависимости от целевых групп: повышение квалификации управленческого персонала, общее повышение, а также открытое (которым могут воспользоваться даже члены семей сотрудников).

5. По продолжительности: единоразовые занятия (в рамках одного рабочего дня), короткие программы (72-100 часов), длительные программы (более 100 часов)1.

В нашем случае речь пойдет об организованном общем внутриорганизационном обучении без отрыва сотрудников от рабочего места, которое будет проходить в рамках одного рабочего дня.

Методика повышения квалификации зависит от того, в какой именно форме будет проводиться обучение. Если в пределах компании, то будут использоваться документы, оборудование и материалы, которые сотрудник обычно использует в своей работе.

Рассмотрим основные методы повышения квалификации в рамках рабочего места:

1. Лекции. Группе обучаемых устно транслируется информация, при этом могут использоваться наглядные средства обучения, плакаты, показ слайдов. Коммуникация в данном случае является односторонней, исключением являются только ситуации, когда педагог отвечает на вопросы слушателей. Лекция не позволяет учитывать разный уровень знаний, способностей и профессионального опыта обучаемых, темп обучения определяется самостоятельно преподавателем для всей группы.

2. Семинары. Семинары обычно проводятся по окончанию изучения определенной порции материала с целью проверки усвоения материала лекций, а также помочь обучающимся лучше разобраться в содержании изучаемого материала. Главное в семинаре – диалог между преподавателем и обучающимся. Он позволяет с разных сторон рассмотреть материал, соотнести его с опытом и знаниями, уже имеющимися у слушателей. Обстановка и климат должны побуждать слушателей к активному участию в работе. Семинары

Глухова И.В. Обучение персонала в организации: компетентностный подход // Известия Гомельского государственного университета имени Ф. Скорины. 2018. № 2. С. 121-125. проводятся в относительно небольших группах от восьми до двадцати пяти человек1.

3. Учебные кино и видеофильмы. Процесс обучения включает просмотр кино и видео материалов. При таком обучении обеспечивается лучшая запоминаемость, наглядность и доступность подачи материала, возможность повторения и самообучения, возможность многократного использования, удобство пользования, связь с практикой, экономия средств. В учебных целях действие каждого фильма представлено в форме отдельных фрагментов2.

4. Тренинги. Во время тренингов идет практическая отработка умений и навыков при этом минимизированы блоки теоретического материала. Моделируются специальные ситуации для развития и закрепления у необходимых навыков, освоения новых моделей поведения, возможное изменение отношения к собственному опыту и подходам 3.

5. Инструктаж. Инструктаж проводиться специальным инструктором или опытным сотрудником, во время обучения работнику разъясняются и демонстрируются приемы работы непосредственно на рабочем месте.

6. Программирование и компьютерное обучение. Сущность программированного обучения заключается в пошаговой оценке степени усвоения материала и его максимальной степени структурированности. При этом методе информация предоставляется обучаемым в виде небольших блоков в печатном либо компьютерном виде.

7. Групповые обсуждения. Групповые дискуссии проводятся в группах от 4 до 7 человек, они довольно широко распространены.

8. Деловые игры. При данном методе обучения учебная тематика отрабатывается на основе материала и ситуаций, моделирующих различные

Полевая М.В., Белогруд И.Н., Камнева Е.В. и др. Технологии обучения и развития персонала в организации: учебное пособие. Москва, 2017. 256 с.

Хотемской Н.А. Обучение персонала как основа успешной работы организации // Теория. Практика. Инновации. 2017. № 8. С. 110-114.

Попова А.В. Система обучения персонала в организации // Инновации в науке. 2018. № 4. С. 26-30. аспекты связанны непосредственно профессиональной деятельностью работника. В деловой игре предполагается наличие правил работы и водной информации, определенного сценария, определяющего ход и содержание игры.

9. Ролевые игры. Этот метод обучения становиться все более популярным среди работодателей при обучении кандидатов на занятие руководящих должностей, а также текущих руководителей. Ролевые игры при обучении работников навыкам межличностного общения.

10. Поведенческое моделирование. Один из новых методов обучения сотрудников навыкам изменения установок и межличностного общения. Используется в рамках тренингов, которые предполагают более широкое применение методов активного обучения1.

11. Секондмент. Суть данного метода заключается в переводе работника в другой отдел внутри организации. В настоящее время всё более популярна, становиться отправка на стажировку в другие компании, как правило, данные командировки оплачиваются, рассчитаны на полный рабочий день, длительность до двенадцати месяцев.

12. Наставничество, т.е. обучение личным примером, целенаправленная передача профессионального опыта, практическая передача навыков от более опытного работника к менее опытному. По ходу обучения опытный ментор делится своим подходом к решению задач, на примере ситуаций из прошлого, свой подход к решению тех или иных задач.

13. Коучинг. Данный метод схож с наставничеством, но в отличие от него основан на организации самостоятельного поиска решения проблемы с помощью коуча, без предоставления обучаемому шаблонных решений производственных ситуаций. В процессе обучения обучаемый находит именно свое решения проблемы, а коуч задает наводящие вопросы, направляя его

Коргова М.А. Новые тренды в обучении персонала современных организаций / М.А. Коргова, Н.В. Демина // Кадровик. 2017. № 5/6. С. 120-123. мышление и поиск тем самым стимулируя на самостоятельный поиск решений 1.

Как мы выяснили путем анкетирования и интервьюирования, в подавляющем большинстве образовательных организаций нет СЭД, поэтому занятие, которое будет разработано для сотрудников организации, будет направлено на ознакомление с процессом внедрения СЭД. Нужно это для того, чтобы сотрудники знали, как изменится установленный документооборот в организации, и чтобы принимали активное участие в процессе внедрения системы. Стоит отметить, что данное занятие, является лишь базой, основанием для того, чтобы в дальнейшем продолжать обучение сотрудников по взаимодействию с СЭД.

Предусмотрено проведение практического занятия. Главная цель – донести информацию до сотрудников и дать им возможность проявить себя творчески, что в свою очередь поможет определить уровень освоения и понимания материала работниками, а также закрепить материал.

Залогом успешного проведения занятия является тщательная подготовка к его проведению и планирование. Для того, чтобы грамотно подготовить и провести занятие, необходимо продумать и учесть несколько моментов:

1. Удостовериться о наличии желания сотрудников повысить квалификацию либо убедить их в необходимости повышения квалификации. Важным фактором успеха является желание самого сотрудника. Если же такого желания нет, нужно объяснить сотруднику, насколько повысится продуктивность организации в случае повышения работниками квалификации.

2. Грамотно сформулировать цель занятия. В нашем случае цель – увеличение объема знаний сотрудников о внедрении СЭД.

3. Определить способы поощрения сотрудников за повышение квалификации. Бесплатное повышение квалификации само по себе может выступать в качестве подарка сотрудникам, однако так бывает не всегда.

Колесниченко Е.А., Иванова Е.Ю., Выжимова Н.Г. Совершенствование методов обучения персонала в организации // Бюллетень науки и практики. 2018. Т. 4, № 5. С. 474484. Возможно, придется продумать дополнительные методы поощрения, такие как премия, дополнительный отпуск и др. Все это может повлиять на желания сотрудников повышать квалификацию и, как следствие, поможет увеличить эффективность организации.

4. Подготовить средства обучения (ноутбук, проектор и т.д.).

5. Проработать структуру занятия. Этот этап занимает львиную долю времени, поскольку очень сложно переоценить важность скрупулезного планирования этапов занятия.

Сотрудники организации – взрослые люди, имеющие устоявшийся психический фон, чего нельзя сказать о большинстве школьников и студентов, поэтому работать с этой аудиторией будет несложно.

Важно создание оптимального психологического режима для обучающихся: устранить всё, что может являться отвлекающим фактором, создать комфортные условия для обучающихся. Эмоциональноинтеллектуальный фон поддерживается различными способами: используется актуальная информация, применимая в жизни, происходит включение сотрудников в творческую деятельность, используется принцип наглядности.

План занятия:

1. Тема занятия: «Внедрение СЭД».

2. Тип учебного занятия – практическое занятие.

3. Вид учебного занятия – учебное занятие.

4. Цели занятия: обучающая (дидактическая) – предоставить сотрудникам общую информацию об электронном документообороте, а также подробно рассказать о внедрении СЭД в доступной для понимания форме; развивающая – направлена на запоминание обучающимися новой информации, а, следовательно, развитие памяти (как оперативной, так и долгосрочной и кратковременной), на развитие мыслительных операций и внимания, что положительно в последующем скажется на продуктивности работы; воспитывающая – развитие наблюдательности и помехоустойчивости, повышение эмоциональной устойчивости.

Дидактические принципы: доступность материала, принцип системности и последовательности, принцип связи теории с практикой, принцип самостоятельности, работа в команде.

5. Методы обучения: практическое занятие с презентационным сопровождением, выполнение кейсов группами работников.

6. Способы контроля и стимулирования: расширение знаний, ощущение сотрудниками причастности к масштабным изменениям в организации.

7. Средства обучения: ноутбук, проектор, презентация, подача материала в устной форме, задания кейсов.

8. Выбранная тема важна, т.к. дает возможность сотрудникам подробнее ознакомиться с процессом внедрения СЭД в организацию и, как следствие, увеличить возможность повышение эффективности организации.

9. Структура занятия.

• Организационная часть (1 минута).

Деятельность педагога: поприветствовать обучающихся; обозначить тему занятия.

Деятельность обучающихся: слушают преподавателя, воспринимают тему занятия.

• Подготовка сотрудников к изложению нового материала (3 минуты).

Деятельность педагога: настраивает обучающихся на восприятие нового материала, активизирует готовность к познавательной деятельности, сообщает важность и значимость изучения темы.

Деятельность обучающихся: слушают, включаются в процесс обучения.

• Изложение материала (41 минута).

Деятельность педагога: объясняет тему и план занятия, доносит в устной форме материал, отвечает на возникшие вопросы.

Деятельность обучающихся: внимательно слушают, конспектируют и задают вопросы при необходимости.

Конспект по теме «Внедрение СЭД» (См. Приложение 3).

• Перерыв (5 минут).

Деятельность педагога: подготавливает задания кейсов, отдыхает.

Деятельность обучающихся: отдыхают, настраиваются на вторую половину занятия.

• Выполнение обучающимися кейсов (15 минут).

Деятельность педагога: раздать обучающимся листы с заданием кейсов, объяснить принцип выполнения заданий, собрать выполненные задания.

Деятельность обучающихся: внимательно выслушать педагога и качественно выполнить задания.

Принцип выполнения кейсов:

Сотрудники делятся на группы по 3-4 человека. Им выдается листок с заданием кейса, в котором содержится описание организации. Для организации нужно выбрать наиболее подходящий вариант жизненного цикла проекта внедрения СЭД, проанализировав имеющиеся данные. После выполнения задания результаты обсуждаются с педагогом.

Задания кейсов (См. Приложение 4).

Ответы на задания кейсов:

Вариант 3. «Полный» ЖЦ.

Вариант 2. ЖЦ «экспресс».

Вариант 3. ЖЦ «пилот».

• Проверка выполненных кейсов и их обсуждение (25 минут).

Деятельность педагога: проанализировать выполненные задания, обсудить их и разобрать ошибки, рассказать о жизненных циклах внедрения СЭД.

Деятельность обучающихся: слушать педагога, воспринимать информацию, задавать вопросы.

Разбор заданий кейсов:

Вариант 1.

«Полный» вариант жизненного цикла внедрения наиболее хорошо бы подошел к описанной организации, т.к. она крупная, планируется иметь около 100 рабочих мест АС ДОУ, а также необходимо внедрение СЭД с разработкой программных средств для интеграции с другими системами. «Полный» вариант ЖЦ внедрения СЭД как раз предусматривает возможность разработки дополнительных программных компонентов. «Полный» вариант ЖЦ проекта внедрения больше всего удовлетворяет описанным условиям.

Вариант 2.

Под описанную организацию подходит именно вариант ЖЦ «экспресс». Связано это с тем, что он позволяет в короткие сроки внедрить СЭД на не более чем 50 рабочих мест при условии отсутствия необходимости разработки программных компонентов и наличии регламентируемого документооборота. Возможности ЖЦ «экспресс» как раз подходят для внедрения СЭД в описанной организации.

Вариант 3.

При описанных условиях подойдет вариант ЖЦ «пилот», так как позволяет избежать многих рисков, связанных с отсутствием в организации культуры работы с информационными системами групповой работы или регламентируемым документооборотом. В условиях данного ЖЦ СЭД можно установить не более, чем на 20 рабочих мест, что также подходит организации. Поэтому, выбирая этот вариант ЖЦ проекта внедрения СЭД, организация предваряет «пилотом» основной проект, чтобы понять, какие изменения вообще возникнут в организации при внедрении СЭД.

Конспект по теме «ЖЦ внедрения СЭД» (См. Приложение 5).

6. Вывод по занятию (1 минута):

Деятельность педагога: подводит итоги занятия, делает выводы.

Деятельность обучающихся: слушают преподавателя, делают выводы.

Вывод:

Сегодня мы повторили основы электронного документооборота, я напомнил вам о том, каким он бывает, какие имеет преимущества, а также рассказал об основных этапах внедрения СЭД. Помимо этого, вы узнали про варианты жизненного цикла проекта внедрения СЭД, а именно о том, какими они бывают и как наиболее грамотно их реализовать. Пожалуйста, не теряйте свои заметки, в которых вы фиксировали материал, они нам понадобятся. Внедрение СЭД – сложный процесс, который требует грамотного, комплексного подхода. Всем спасибо за внимание. Желаю продуктивно провести оставшуюся часть дня!

10. Занятие и план-конспект к нему построены на основе Методики внедрения АС ДОУ БОСС-Референт; а также на основе статьи Кузнецова С.Л. «Организация электронного документооборота», опубликованной в журнале «Делопроизводство» №2, 2013 1.

Отведенного на занятие времени хватит для разбора запланированного материала. Помимо восприятия информации, доносимой педагогом устно, сотрудники также проявят активность в виде выполнения заданий кейсов, вследствие чего, уровень запоминания информации возрастет. Также попытка выполнить задания верно в условиях недостатка информации путем использования интеллектуальных ресурсов, побуждает людей думать, стараясь выйти немного за рамки своих знаний. Этот необычный подход оставит эмоциональный отпечаток на сотрудниках и последующая информация, с большей долей вероятности, запомнится лучше. Стоит также отметить, что презентационное сопровождение помогает лучшему усвоению информации обучающимися.

Домашнего задания не предполагается с расчетом на то, что сотрудники взрослые и ответственные люди, которые способны должным образом отнестись к делу. Это также делается для выявления не особо перспективных сотрудников в плане того, как они отнесутся к процессу внедрения. Это даст понять, на каких сотрудников стоит обратить особое внимание

Кузнецов С.Л. Организация электронного документооборота [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html ?293

Таким образом, данное занятие направлено как на повышение уровня знаний сотрудников в области электронного документооборота, а именно на расширение знаний о внедрении СЭД, так и на закладывание основ для предстоящего внедрения СЭД в образовательную организацию. При грамотном подходе разработанное занятие произведет на сотрудников должный эффект и принесет предполагаемый конструктивный результат.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Электронный документ получает все большее и большее распространение. Это обусловлено развитием информационных технологий, которые предоставляют массу новых возможностей, позволяющих повысить оперативность документооборота, а также принуждают модернизировать технологии документооборота, чтобы они оставались актуальными.

Для эффективного управления электронными документами были созданы системы электронного документооборота (СЭД).

В качестве итога данного исследования разобран электронный документооборот как в теории, так и рассмотрены его преимущества и недостатки; проанализированы проблемы организаций в ходе использования СЭД, а также разработано занятие на тему «Внедрение СЭД» для сотрудников организации с целью создания почвы для внедрения СЭД в образовательной организации.

Выделены следующие составляющие электронного документа: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы; электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру. Наряду с традиционным документом, электронный документ имеет ряд особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю.

Понятие «электронный документооборот» имеет существенные отличия от традиционного представления о документообороте, т.к. предполагает использование технических и программных средств, управление всеми формами документов и системами документации, автоматизацию всех этапов документооборота организации, выход за пределы организации, большую широту контента.

Обеспечение юридической силы электронного документа – главная сложно регуляции электронного документооборота. Для решения этой проблемы предусмотрена электронная подпись.

Проблемы электронного документооборота условный характер и поддаются решению при грамотном подходе, а преимущества, получаемые организацией, использующей СЭД, перекрывают недостатки и неудобства. Все больше организаций начинают применять СЭД по той причине, что эффект от них заключается не только в прямой экономии ресурсов, а в том числе и в повышении качества работы организации в целом. Для образовательных организаций это является фактором обеспечения более высокого качества образования. СЭД позволяют сделать управление организации более отлаженным, оперативным и информативным.

Для решения проблем, связанных с внедрением электронного документооборота в образовательные учреждения, необходимо повысить уровень технологической современности. Это значит, что информационные технологии должны войти в организацию как естественный элемент образовательной среды: должно быть создано виртуальное образовательное пространство (виртуальное общение, массовые видеоконференции, виртуальные образовательные программы и т.д.).

Также важно повышение уровня квалификации работников образования в области Интернет-технологий.

Создание отлаженной СЭД в образовательной организации в наше время становится необходимым, но функционирование СЭД в образовательных организациях имеет свою специфику.

В ряде образовательных организаций Свердловской области было проведено анкетирование, направленное на определение степени актуальности проблем, возникающих у сотрудников, при пользовании СЭД, а также на получение информации о том, насколько в принципе в образовательных организациях используют электронный документооборот.

Проанализировав полученные в результате проведения анкетирования ответы, можно выделить главные выводы:

1. В большинстве образовательных организаций смешанный тип электронного документооборота, ни в одной из опрошенных организации нет электронного документооборота в чистом виде.

2. СЭД в образовательных организациях слабо распространены, наиболее часто используются лишь отдельно выбранные элементы системы. Наиболее распространены: электронная почта, текстовый редактор, программы для работы с электронными таблицами и информационно-поисковые системы.

3. Главные задачи, которая решается использованием СЭД или ее элементов – экономия времени и повышение эффективности организации.

4. Проблемы использования электронного документооборота связаны с отсутствием обучения сотрудников по работе с СЭД, а также с интеграцией различных модулей СЭД.

5. Организации хотят повысить уровень налаженности электронного документооборота (для этого необходимо установить именно СЭД).

Организации отмечают повышение эффективности после внедрения СЭД, таким образом, подтверждается то, что СЭД действительно может помочь функционированию организации. Проблемы с СЭД же возникают, когда система работает неотлаженно, либо когда присутствует человеческий фактор.

Также было проведено интервью в образовательной организации ДЮСШ №16, в результате которого подтвердились выводы, сделанные на основании результатов анкетирования.

Главное, что, по моему мнению, нужно попробовать, так это грамотно выстроить отлаженную систему электронного документооборота, которая будет подходить под требования конкретной организации.

Важным моментом является то, что для сотрудников образовательных организаций было разработано занятие, направленное на повышение знаний сотрудников о внедрении СЭД и на более успешное внедрение СЭД в образовательную организацию, так как выяснилось, что в подавляющем большинстве образовательных организаций нет СЭД. Данное занятие, является лишь базой для того, чтобы в дальнейшем продолжать обучение сотрудников по взаимодействию с СЭД.

Занятие организовано в формате практического занятия.

В рамках занятия происходит повторение основ электронного документооборота: каким он бывает, какие имеет преимущества; также рассказывается об основных этапах внедрения СЭД. Помимо этого, доносится информация о вариантах жизненного цикла проекта внедрения СЭД, а именно о том, какими они бывают и как наиболее грамотно их реализовать.

При грамотном подходе разработанное занятие произведет на сотрудников должный эффект и принесет предполагаемый конструктивный результат.

Таким образом в результате данного исследования не только закреплена информация об электронном документообороте и СЭД, а также содержится информация, имеющая практическое значение. Она как отражает текущее положение электронного документооборота в образовательных организациях Свердловской области, так и предлагает действия для улучшения данного положения.

Информационные технологии – неизбежная реальность нашего времени, которая заполняет все сферы человеческой деятельности, в том числе и делопроизводство. Во многих организациях уже отлажены системы электронного документооборота, но не во всех. Мы искренне надеемся, что организации, в которых еще не внедрены СЭД, не будут стараться избежать столкновения с неизбежным, а все-таки займутся модернизацией документооборота в своей организации. Речь идет и об образовательных организациях, для которых нами и было разработано занятие.

Электронный документооборот – очень практичный инструмент, позволяющий сэкономить большое количество ресурсов. Важно просто уметь грамотно взаимодействовать с этим инструментом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/diplomnaya/avtomatizatsiya-dokumentooborota/

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Российская газета. 2006. 29 июля.

2. Об электронной подписи: Федеральный закон РФ от 06.04.2011 №63-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2011. № 15.

3. Об электронной цифровой подписи: федеральный закон РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. № 8.

4. ГОСТ Р 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. Москва: Стандартинформ, 2007. 39 с.

5. ГОСТ Р 54471-2011. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. Москва: Стандартинформ, 2012. 37 с.

6. ГОСТ Р 54989-2012. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. Москва: Стандартинформ, 2013. 19 с.

7. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Москва: Стандартинформ, 2014. 8 с.

Литература

[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/diplomnaya/avtomatizatsiya-dokumentooborota/

1. Акимова Г.П., Пашкин М.А., Соловьев А.В. Проблемы долгосрочного хранения электронных деловых документов // Делопроизводство. 2014. № 1. С. 46-49.

2. Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://termika.ru/issao?d&nd=941701591&nh=1

3. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. 2007. № 3. С. 40-52.

4. Бобылева М.П. Некоторые вопросы эволюции аналоговых и электронных документов // Делопроизводство. 2018. № 1. С. 11-28.

5. Бобылева М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html ?224

6. Внедрение СЭД на предприятии [Электронный ресурс] // IBI. Режим доступа: http://eos.ibi.spb.ru/umk/11_16/5/5_R0_T4.html

7. Внедрение электронного документооборота на предприятии [Электронный ресурс] // ЭОС: Системы электронного документооборота. Режим доступа: http://www.eos.ru/dop-info/kak_proishodit_vnedrenie.php

8. Гваева И.В. Делопроизводство [Электронный ресурс] // Studfiles. Файловый архив для студентов. Режим доступа: http://www.studfiles.ru/preview/5249803/page:21/

9. Глухова И.В. Обучение персонала в организации: компетентностный подход // Известия Гомельского государственного университета имени Ф. Скорины. 2018. № 2. С. 121-125.

10. Гореткина Е. RECS`2017: электронный документооборот в период перехода к цифровой экономике [Электронный ресурс] // PCWEEK. Режим доступа: https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=197882

11. Зотов Ю.Б. Организация современного урока. Москва: Просвещение, 1984. 144 с.

12. Колесниченко Е.А., Иванова Е.Ю., Выжимова Н.Г. Совершенствование методов обучения персонала в организации // Бюллетень науки и практики. 2018. Т. 4. № 5. С. 474-484.

13. Коргова М.А., Демина Н.В. Новые тренды в обучении персонала современных организаций // Кадровик. 2017. № 5/6. С. 120-123.

14. Кузнецов С.Л. Организация электронного документооборота [Электронный ресурс]. Режим доступа: ?293

15. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.itsec.ru/articles2/control/problemi_vibora_i_vnedreniya_sistem_avtomati zacii_deloproizvodstva

16. Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота // Делопроизводство. 2014. № 3. С. 5-9.

17. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. Москва: Научная книга, 2001. 137 с.

18. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. Научно-методическое пособие. 2-е издание, Москва: ВНИИДАД, 2008. 208 с.

19. Панасенко С.П. Защита электронных документов: целостность и конфиденциальность [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.panasenko.ru/Articles/4/4.html

20. Пахчаян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс] // iTeam. Режим доступа: https://iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687

21. Платко А.Ю., Калужина Е.С. Современные тенденции развития российского рынка систем электронного документооборота // Делопроизводство. 2018. № 1. С. 34-40.

22. Полевая М.В., Белогруд И.Н., Камнева Е.В. и др. Технологии обучения и развития персонала в организации: учеб. пособие. Москва, 2017. 256 с.

23. Попова А.В. Система обучения персонала в организации // Инновации в науке. 2018. № 4. С. 26-30.

24. Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД) [Электронный ресурс] // ЭОС: Системы электронного документооборота. Режим доступа:

25. Преимущества системы электронного документооборота [Электронный ресурс] // ИРМ. Режим доступа:

26. Разинков С.Л. К вопросу о понятии «электронный документооборот» // Документ. Архив. История. Современность: материалы VI Международной научно-практической конференции, Екатеринбург, 2-3 декабря 2016 г. Екатеринбург: Издательство Уральского университета, 2016. С. 62-66.

27. Тихонов В. И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Круг идей: алгоритмы и технологии исторической информатики. 2005. Москва. С. 394-435.

28. Тканев А. Электронная подпись: право на жизнь // Бизнес-Адвокат. 2005. № 9. С. 13-15.

29. Усакова А., Агапов И., Дуйкова П. Рынок ЮЗ ЭДО – 2019. На фронте без перемен? [Электронный ресурс] // ECM-Journal. Режим доступа: https://ecm-journal.ru/docs/Rynok-JuZEhDO—2019-Na-fronte-bez-peremen.aspx

30. Хотемской Н.А. Обучение персонала как основа успешной работы организации // Теория. Практика. Инновации. 2017. № 8. С. 110-114.

31. Храмцовская, Н.А. Как хранить электронные документы? Советы эксперта [Электронный ресурс] // CNews. Режим доступа: http://www.cnews.ru/articles/kak_hranit_elektronnye_dokumenty/

32. Хургин В.А. Еще раз об электронном документе [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.aselibrary.ru/press_center/journal/irr/2008/ number_3/number_3_1/number_3_1790/

33. Цены СЭД Директум [Электронный ресурс] // Директум. Режим доступа: https://www.directum.ru/price-rx?from=menu&submenu

34. Чорна О.И. Могут ли электронные документы служить доказательством надлежаще выполненных обязательств // Делопроизводство. 2015. № 1. С. 54-59.

35. Что такое ЭДО, СЭД, ECM [Электронный ресурс] // ECM-Journal. Режим доступа: http://ecm-journal.ru/mustknow#Что_такое_ЭДО,_СЭД,_ECM

36. Шифман Э.Р. Объем электронного документооборота быстро растет [Электронный ресурс] // Контур.Диадок. Режим доступа: http://www.diadoc.ru/blog/347

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Анкета «Проблемы пользования системами электронного документооборота

(СЭД)»

Добрый день, уважаемый респондент! Вашему вниманию предлагается небольшая анкета, целью которой является определение основных проблем, возникающих у сотрудников, при пользовании СЭД. Ваше мнение крайне важно для нас, заполнение анкеты займет около 5 минут. На вопросы анкеты просим отвечать честно. Отмечаем, что анкета является анонимной. Пожалуйста, отнестись к заполнению анкеты серьезно и ответьте на все вопросы, выделив выбранный Вами ответ курсивом или вписав свой вариант ответа.

Просим приступить к заполнению анкеты.

Удачи!

1. В какой форме ведется документооборот в Вашей организации?

• электронной
• бумажной
• бумажной и электронной

2. Какие классы компьютерных систем применяются в Вашей организации для работы с документами? (возможно несколько вариантов ответа)

• электронная почта
• программы для сканирования документов
• текстовый редактор (например, MS Word)
• системы управления базами данных (например, MS Access)
• программы для работы с электронными таблицами (например, MS Excel)
• внутриорганизационные мессенджеры
• системы электронного документооборота (Directum, 1С: Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, ЕВФРАТ и т.д.)
• ERP-системы (SAP R/3, Галактика и др.)
• информационно-поисковые системы (Апорт, поисковые системы сети Internet: Google, Яндекс и т.д.)
• экспертные системы
• электронные архивы
• __________________________________________ (свой вариант ответа)

3. Для решения каких задач используется электронный документооборот в Вашей организации? (возможно несколько вариантов ответа)

• повышение удобства создания документов
• повышение удобства согласования документов
• для более оперативного контроля за исполнением документов
• повышение эффективности накопления информации и доступа к ней (поиск)
• экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации
• упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива
• _____________________________________________________________ ______________________________________________ (свои варианты ответа)

4. Оцените, насколько внедрение электронного документооборота повысило эффективность организации? (выделите курсивом цифру)

0 1 2 3 4 5

0 – абсолютно не повысило, 5 – максимально повысило

5. Из приведенного ниже перечня выберите конкретные преимущества, которые предоставил электронный документооборот для Вашей профессиональной деятельности.

• ускорение движения документов
• улучшение контроля за исполнением документов
• разграничение доступа к базе данных
• совместная обработка документов
• прозрачность документооборота для руководства
• исключение неумышленных ошибок
• интеграция СЭД с корпоративными информационными системами
• автоматизация составления отчетности движения документов среди подразделений предприятия
• удобный и быстрый поиск информации
• сокращение объема издержек на хранение документов и на управление ими
• возможность внешнего электронного документооборота с вышестоящей организацией
• __________________________________________ (свой вариант ответа)

6. Как Вы оцениваете степень налаженности электронного документооборота Вашей организации? (выделите курсивом цифру)

0 1 2 3 4 5

0 – крайне низко, 5 – крайне высоко

7. Насколько часто в ходе выполнения Ваших обязанностей Вам приходится сталкиваться с использованием электронного документооборота? (выделите курсивом цифру)

0 1 2 3 4 5

0 – не приходилось, 5 – постоянно сталкиваюсь

8. В ходе работы с СЭД организации возникали ли у Вас какие-либо проблемы?

• да
• нет

9. С чем были связаны данные проблемы (если возникали)?

• проблемы технического характера (зависания системы, медленная скорость работы и т.д.)
• отсутствие обучения по работе с СЭД
• потеря информации
• плохая интеграция различных модулей СЭД
• __________________________________________ (свой вариант ответа)
• проблем не было

10. Насколько существенными Вы считаете данные проблемы? (выделите курсивом цифру)

0 1 2 3 4 5

0 – совершенно незначительными, 5 – крайне существенными

11. Были ли решены данные проблемы?

• да
• нет
• частично

12. Решали ли Вы данные проблемы самостоятельно или же пришлось обратиться за помощью (укажите, кто помог справиться с проблемой)?

• более опытные сотрудники (коллеги)
• внутренняя ИТ-служба (штатный программист)
• внешняя служба (Help-desk)
• __________________________________________ (свой вариант ответа)
• решил(-а) самостоятельно

13. Хотели бы Вы дальше продолжать работу с использованием СЭД?

• да
• нет

14. Какие изменения Вы бы хотели внести в СЭД Вашей организации (впишите ответ)?

_______________________________________________________________ ________________________________________________________________

15. Согласились бы Вы снова пройти анкетирование по подобной теме?

• да
• нет
• возможно

Благодарим Вас за уделенное время и за предоставленную информацию.

Приятного Вам дня!

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Интервью с директором ДЮСШ № 16, А.Д. Мантуровой, об электронном

документообороте в образовательной организации

Условно обозначу себя буквой «В» (Василий), а директора организации, у которого брал интервью, буквой «Д».

Текст интервью:

В: В какой форме ведется электронный документооборот?

Д: В электронной и бумажной.

В: Понял, значит форма документооборота смешанная. Какие классы компьютерных систем применяются для работы с электронными документами?

Д: Практически все, которые существуют: электронная почта, программы сканирования текста, текстовые редакторы, СУБД, программы для работы с таблицами, внутриорганизационные мессенджеры, также, естественно, пользуемся информационно поисковыми системами (Гугл, Яндекс и т.д.).

В: Архив организован в бумажной форме, насколько я знаю, так?

Д: Все верно. Хочу отметить, что, по сути, как таковой системы электронного документооборота у нас нет.

В: Понял, то есть для регуляции движения электронных документов используются лишь элементы СЭД. Для решения каких задач используется электронный документооборот?

Д: Главные задачи, которые решает электронный документооборот в нашей организации – повышение оперативности движения документов и экономия ресурсов.

В: Хорошо. Думаю, изначально в вашей организации документооборот был организован в бумажной форме.

Д: Так и есть.

В: Насколько увеличилась экономия ресурсов и эффективность организации после внедрения некоторых элементов СЭД?

Д: Мы не подсчитывали, но все это возросло существенно.

В: Стало ли меньше ошибок в ходе работы с документами?

Д: Естественно.

В: Насколько налажен электронный документооборот в организации?

Д: В достаточной степени, чтобы мы могли нормально работать. С электронным документооборотом приходится сталкиваться постоянно, проблем с ним особо не ощущалось.

В: Возникали ли проблемы с использованием электронного документооборота?

Д: Возникали проблемы технического характера, но с течением времени их становилось все меньше и меньше. Более того, я бы сказала, что они не были существенными и быстро устранялись.

В: Хорошо. А кто в вашей организации занимался решением проблем, связанных с электронным документооборотом?

Д: Этим занимается штатный программист. Чаще всего, технические проблемы он решает путем удаленного доступа.

В: Какие изменения внесли бы в электронный документооборот в организации?

Д: Даже не знаю, все устраивает.

В: Хорошо, Александра Дмитриевна, спасибо за Ваши ответы.

Д: Рада была помочь.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Конспект занятия: материал по теме «Внедрение СЭД»

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни?

Но для начала разберем понятийный аппарат и виды электронного документооборота. Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства». Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

• однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
• параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
• непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
• единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
• результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
• эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

• производственный ЭДО;
• управленческий ЭДО;
• архивное дело;
• кадровый ЭДО;
• бухгалтерский ЭДО;
• складской ЭДО;
• технологический ЭДО;
• секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

• создание электронной версии документа;
• создание атрибутной карточки документа;
• формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
• поиск карточек документов;
• формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
• сохранение документов в различных форматах;
• создание маршрутов документа и управление его движением;
• ведение журналов, классификаторов и справочников;
• регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
• рассылка напоминаний и уведомлений;
• согласование документов;
• формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

• сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
• ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
• экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

• рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
• снижение рисков потери документов;
• увеличение скорости согласования и утверждения документов;
• повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.

2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.

3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.

4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.

5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

1. Хранение и поиск документов.

2. Поддержка делопроизводства.

3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.

4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.

5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Один из факторов, который сдерживает организации от внедрения СЭД – это мнимая сложность перехода. На самом деле всё не так страшно, и при грамотном подходе можно легко адаптироваться к новым, высокотехнологичным условиям работы. Для того, чтобы легче было отважиться на этот шаг, опишем основные этапы внедрения СЭД:

1. Постановка целей и задач автоматизации. Целью внедрения СЭД всегда является повышение эффективности управления. Принимая решение об автоматизации, вы должны чётко осознавать перечень проблем с текущим ведением делопроизводства, и понимать, каким образом их можно решить с помощью СЭД.

2. Предпроектное обследование. Убедившись в целесообразности внедрения СЭД, можно переходить к изучению особенностей ведения делопроизводства:

• провести ревизию документов;
• изучить регламенты работы с ними;
• обследовать маршруты движения корреспонденции, договоров, внутренних приказов и распоряжений;
• изучить процессы формирования, согласования и заключения контрактов;
• обследовать процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
• изучить процессы инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД);
• выявить ключевые требования корпоративной среды;
• оценить степень соответствия текущей делопроизводственной деятельности предприятия требованиям законодательства РФ и отраслевым стандартам;
• исследовать процедуры организации и проведения совещаний;
• изучить процессы передачи документов в архив;
• выявить бизнес-процессы, которые реально нуждаются в автоматизации.

Собранные данные необходимо проанализировать, чтобы определиться с основными требованиями к построению системы электронного документооборота на предприятии.

3. Оптимизация делопроизводственных процессов. Прежде чем приступать к разработке системы электронного документооборота организации, необходимо упорядочить и систематизировать саму работу с документами, а также оптимизировать делопроизводственные процессы с учётом возможностей внедряемой СЭД. Если в организации ранее не было чётких регламентов работы с документами, их надо прописать. Стандартизация делопроизводства предполагает составление процессных инструкций, внесение поправок в должностные инструкции и корпоративную политику IT-безопасности.

4. Разработка проекта автоматизации документооборота. Проектирование СЭД начинается с составления схемы процесса управления документами. Прописываются маршруты движения скан-копий документов, порядок и очерёдность их согласования или исполнения. Предусмотрена возможность параллельного рассмотрения и совместной работы с документом для всех ответственных лиц. На этапе разработки системы документооборота необходимо также определиться с правами доступа сотрудников к корпоративным данным.

5. Кастомизация типовой конфигурации. Несмотря на то что современные СЭД (например, «1С:Документооборот», «ДЕЛО» и т.д.) охватывают максимум бизнес-процессов организации любого размера и специализации, в некоторых случаях всё же могут потребоваться доработки типового программного обеспечения.

6. Этап внедрения СЭД. Системы электронного документооборота, как правило, внедряются поэтапно, по одному из двух возможных сценариев:

• по процессам (сначала автоматизируется обработка писем, договоров и т. д.);
• по структурным подразделениям (автоматизируется работа канцелярии, договорного отдела и т.

д.).

Программное обеспечение разворачивается на рабочих ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы, разграничиваются права доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.

В случае необходимости на этом же этапе можно внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП), позволяющую визировать документы прямо в электронном виде.

7. Создание электронного архива. Логическая структура электронного хранилища и организация доступа сотрудников к нему прорабатываются ещё на этапе проектирования системы электронного документооборота. Поэтому сразу же по завершении внедрения СЭД все данные можно загружать в единый электронный архив.

8. Интеграция с другими системами. Для удобства работы с данными и в целях минимизации рисков дублирования информации систему электронного документооборота можно интегрировать с любой ранее установленной программой автоматизации: финансовой, аналитической, производственной.

9. Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств. Перед запуском системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в обязательном порядке проводится массовое обучение сотрудников. Функционал СЭД осваивают сотрудники канцелярии и руководители всех отделов, в которых планируется использовать программу.

На этом же этапе автоматизации документооборота разрабатываются руководства для пользователей и документы нормативно-распорядительного характера (положения о СЭД, должностные инструкции и т. д.).

10. Контроль соблюдения регламентированных процедур. Следующий за внедрением системы электронного документооборота этап условно называется этапом выхода на запланированную мощность. Это стадия массовой загрузки документов и адаптации сотрудников к новым условиям работы. Наибольшая нагрузка здесь ложится на плечи руководителя проекта внедрения со стороны заказчика. Как правило, это гендиректор. Для того чтобы функционал СЭД использовался по максимуму и внедрение быстро окупилось, сотрудников надо «заставить» работать в новой системе. На первых порах руководитель должен лично контролировать соблюдение установленного порядка применения СЭД.

Несмотря на проблемы внедрения, которые являются вполне решаемыми, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Задания кейсов

Вариант 1.

Методика внедрения СЭД предусматривает три основных варианта жизненного цикла (ЖЦ) проекта внедрения: «полный», «экспресс» и «пилот». Отталкиваясь от описания организации, предположите, какой вариант ЖЦ проекта внедрения подошел бы описанной организации.

Описание организации: крупная образовательная организация, в которой планируется иметь около 100 рабочих мест АС ДОУ, необходимо внедрение СЭД с разработкой программных средств для интеграции с другими системами.

Вариант 2.

Методика внедрения СЭД предусматривает три основных варианта жизненного цикла (ЖЦ) проекта внедрения: «полный», «экспресс» и «пилот». Отталкиваясь от описания организации, предположите, какой вариант ЖЦ проекта внедрения подошел бы описанной организации.

Описание организации: в организации планируется установить около 40 рабочих мест АС ДОУ, есть регламентирующая документация ДОУ, необходимо внедрить СЭД в короткие сроки, разработка дополнительных программных компонентов не предполагается.

Вариант 3.

Методика внедрения СЭД предусматривает три основных варианта жизненного цикла (ЖЦ) проекта внедрения: «полный», «экспресс» и «пилот». Отталкиваясь от описания организации, предположите, какой вариант ЖЦ проекта внедрения подошел бы описанной организации.

Описание организации: организация еще не уверена, что удастся грамотно вести документооборот в электронной форме, так как культура работы с информационными системами групповой работы находится на довольно невысоком уровне, документооборот регламентирован слабо; в случае решения попробовать внедрить СЭД, она устанавливалась бы на 15-17 рабочих мест.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Конспект занятия: материал по ЖЦ внедрения СЭД

Планирование проекта по внедрению СЭД играет очень важную роль в том, как в дальнейшем будет отлажен электронный документооборот в организации и насколько он будет эффективным.

В первую очередь нужно определиться с целями внедрения АС ДОУ. Необходимо полное понимание целей внедрения АС ДОУ. Внедрение АС ДОУ – это классический пример автоматизации бизнес-процесса (деятельности сотрудников организации).

Как правило автоматизация бизнес-процесса направлена на увеличение его эффективности, т.е. снижение его себестоимости, увеличение производительности и повышение качества его результатов.

Эффективность можно измерять определенными количественными показателями. Сравнение этих показателей до и после автоматизации бизнеспроцесса может служить оценкой успешности внедрения АС ДОУ, т.е. достижением поставленных целей.

Руководство организации, внедряющей АС ДОУ, должно четко понимать цели внедрения и те результаты, которые оно хочет получить после внедрения. Соответственно, ответственные за внедрение АС ДОУ сотрудники организации и внешние соисполнители должны полностью разделять цели руководства, которое оно преследует внедряя АС ДОУ.

Из понимания целей внедрения АС ДОУ следует стратегия, применяемая при внедрении.

После определения целей продумывается проект внедрения. Проект – это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией. Это определение полностью характеризует процесс внедрения АС ДОУ:

1. Ограниченность во времени – внедрение АС ДОУ должно иметь четкие временные границы.

2. Целенаправленное изменение системы с установленными требованиями к качеству результатов – система (под этим термином можно понимать деятельность организации) подлежит изменениям в рамках требований, которые определяются ожидаемым результатом от внедрения АС ДОУ.

3. Рамки расхода средств и ресурсов – финансовые вложения в рамках бюджета организации, прочие ресурсы: сотрудники, аппаратное обеспечение и т.п.

4. Специфическая организация – внедрение само по себе имеет специфическую организацию труда вовлеченных в этот процесс людей.

Вывод: какие бы цели не ставились, какой бы ни была специфика организации, внедряющей АС ДОУ, единственный правильный подход к внедрению – это проектный подход.

Как любой другой проект, проект по внедрению АС ДОУ требует планирования: сроков, средств и трудоемкости:

1. Планирование сроков. Необходимо понимать: в какие сроки ожидается достижение общего результата. Необходимо контролировать ход проекта с точки зрения выдерживания сроков; для этого необходимы промежуточные вехи (результат – дата).

2. Планирование средств. Необходимо понимать: когда и какие средства должны быть выделены на реализацию проекта.

3. Планирование трудоемкости. Необходимо понимать: когда и с каким участием потребуется привлечение к проекту специалистов определенной квалификации.

Инструментальные средства для планирования:

1. Простейший вариант – таблица в MS Word или Excel.

2. Рекомендуемый вариант – MS Project.

3. Альтернативный вариант – Spider.

Какой бы вариант использования инструментального средства планирования не был бы выбран важно, чтобы он решал задачи планирования и контроля исполнения проекта.

Выбор жизненного цикла (ЖЦ) проекта внедрения АС ДОУ – является важным этапом процесса внедрения СЭД.

Варианты ЖЦ проекта внедрения:

1. Методика внедрения АС ДОУ предусматривает три основных варианта ЖЦ проекта внедрения: «полный», «экспресс» и «пилот». ЖЦ проектов, связанных с распределенным развертыванием АС ДОУ, представляют собой комбинацию этих вариантов и будут рассмотрены отдельно.

2. ЖЦ «полный» — основной вариант. Используется для большинства организаций. Подходит для всех типов организаций. Имеет расширение для проектов, в которых необходима разработка дополнительных программных компонентов (дополнительные модули, программные средства для конвертации данных из других систем, программные средства для интеграции с другими системами).

3. ЖЦ «экспресс» — упрощенный (ускоренный) вариант ЖЦ «полный». Подходит только для организации, которая планирует иметь не более 50 рабочих мест АС ДОУ, при условии, что в этой организации существует регламентируемый документооборот (есть регламентирующая документация ДОУ).

Быстрее и дешевле варианта «полный». Не предполагает разработку никаких дополнительных программных компонентов.

4. ЖЦ «пилот» — используется для пилотных проектов. Некоторые организации предпочитают проводить пилотный проект, предваряя им основной проект. Это позволяет избежать многих рисков, связанных с отсутствием в организации культуры работы с информационными системами групповой работы и/или регламентируемым документооборотом. Пилотный проект целесообразно проводить с установкой не более чем 20-ти рабочих мест.

Для выбора ЖЦ проекта внедрения следует использовать «Схему выбора ЖЦ проекта внедрения»:

1. ЖЦ «полный».

Для объяснения ЖЦ используется шаблон плана-графика:

• ЖЦ предусматривает три этапа: Формализация требований по созданию АС ДОУ;
• Подготовка к развертыванию;
• Развертывание.

Этап «Формализация требований по созданию АС ДОУ»:

— Концепция. Необходима для описания инновации бизнеспроцессов. Освещаются три основные темы: описание бизнес-процессов, описание бизнес-процессов, необходимые аппаратные и программные средства и каналы передачи данных. Не является обязательным документом. Разработка Концепции состоит из: аналитического обследования (интервьюирование и изучение документов), написания документа и его согласования.

• Техническое задание на создание АС ДОУ. Обязательный документ, в котором формализуются все требования по созданию АС ДОУ. Основные части: общие сведения об АС ДОУ;
• цели создания АС ДОУ, решаемые с помощью АС ДОУ задачи и назначение АС ДОУ;
• описание объекта автоматизации (деятельность сотрудников, связанная с процессами ДОУ) – первые два раздела Концепции;
• если Концепция разрабатывалась, то данный раздел может содержать только ссылку на этот документ;
• требования (к системе в целом, к функциям системы, к видам обеспечения);
• состав и содержание работ по созданию АС ДОУ;
• порядок контроля и приемки;
• требования по вводу системы в действие;
• требования к документированию.

— ТЗ является обязательным документом и требует обязательного согласования и утверждения. При наличии согласованной с высшим руководством Концепции ТЗ может быть согласовано на уровне руководителей Службы ДОУ и Службы автоматизации и информационных технологий (ТЗ естественно вытекает из Концепции).

• При необходимости разработки дополнительных программных компонентов требования к их созданию должны содержаться в ТЗ или в приложениях к нему.
• Состав работ по разработке ТЗ аналогичен составу работ по разработке Концепции.
• Акт подписывается на основании Концепции и ТЗ.

Этап «Подготовка к развертыванию»:

• Разработка и согласование «Спецификации по установке и настройке».
• Разработка дополнительных программных компонентов (если они необходимы).

  Разработка включает в себя создание программных модулей, их тестирование и разработку эксплуатационной документации к ним.

— Разработка и согласование ПМИ (программа и методика испытаний).

Этот документ необходим если предусматривается проведение испытаний. ПМИ состоит из Контрольных заданий. В случае с разработкой дополнительных программных компонентов испытаний обязательны, следовательно и разработка ПМИ необходима.

• Акт подписывается на основании «Спецификации по установке и настройке», ПМИ (если такое предусматривается) и акта передачи дополнительных программных компонентов (если такое предусматривается).

Этап «Развертывание»

• Обучение пользователей. Проводится в подготовленном учебном классе для учебной группы числом до 12 слушателей. Фиксируется Протоколом.
• Разработка дополнительных отчетов (если требуются).

• Установка серверной и клиентских частей, а также Генератора отчетов. Фиксируется Протоколом.

— Предварительные испытания. Проводятся по ПМИ. Цель – доказать готовность АС ДОУ к общей эксплуатации (ОЭ).

Результаты испытаний фиксируются в Протоколе испытаний. Могут не проводится – в этом случае основанием для начала ОЭ могут служить протоколы о проведенном обучении и протокол установки и настройки.

— Опытная эксплуатация. Пользователи записывают замечания в Журнал ОЭ. Замечания анализируются и принимаются к отработке аналитиком. Отработка замечаний также фиксируется в Журнале ОЭ. Важно зафиксировать дату, до которой принимаются замечаний в Журнал ОЭ.

• Акт подписывается либо на основании приемо-сдаточных испытаний, либо на основании закрытого Журнала ОЭ.

2. ЖЦ «экспресс»

Для объяснения ЖЦ используется шаблон плана-графика:

• ЖЦ предусматривает два этапа: Подготовка к развертыванию; Развертывание.

Этап «Подготовка к развертыванию»:

• Разработка «Спецификации по установке и настройке». Это задание, по которому осуществляется установка и настройка АС ДОУ.
• Разработка включает в себя аналитическое обследование (интервьюирование и изучение документов), написание документа и его согласование.
• Акт подписывается на основании «Спецификации по установке и настройке».

Этап «Развертывание»:

• Обучение пользователей. Проводится в подготовленном учебном классе для учебной группы числом до 12 слушателей. Фиксируется Протоколом.
• Разработка дополнительных отчетов (если требуются).

• Установка серверной и клиентских частей, а также Генератора отчетов. Фиксируется Протоколом.
• Основанием для начала ОЭ служат протокол о проведенном обучении и протокол установки и настройки.

— Опытная эксплуатация. Пользователи записывают замечания в Журнал ОЭ. Замечания анализируются и принимаются к отработке аналитиком. Отработка замечаний фиксируется также в Журнале ОЭ. Важно зафиксировать дату, до которой принимаются замечаний в Журнал ОЭ.

• Акт подписывается на основании закрытого Журнала ОЭ.

3. ЖЦ «пилот»

Для объяснения ЖЦ используется шаблон плана-графика:

• ЖЦ предусматривает только один этап, «Пилотное внедрение».

Этап «Пилотное внедрение»

• Установка серверной и клиентских частей. Производится базовая настройка системы с минимальным учетом особенностей организации.
• Обучение пользователей.

Проводится в подготовленном учебном классе для учебной группы числом до 12 слушателей. Фиксируется Протоколом.

— Аналитическое сопровождение. Аналитик помогает пользователям работать с системой и изучает работу пользователей. Результаты изучения и анализ описываются в «Аналитической записке». В процессе работы производится донастройка системы по выявленным требованиям.

• Акт подписывается на основании согласованной «Аналитической записки».

Каждый из вариантов ЖЦ внедрения СЭД актуален для определенной организации.