Автоматизация учета расчетов с использованием простых векселей
1.1 Особенности организации учета и документооборота
Система расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками на любом достаточно крупном предприятии включает в себя различные виды: безналичные и наличные платежи, зачет взаимных требований, расчеты векселями и др. В основном расчеты производятся в безналичной форме. Тем не менее, операции с векселями, не занимая порой существенного объема в общем денежном обороте предприятия, отличаются значительным разнообразием, что требует создания соответствующей системы их учета и контроля.
Операции с векселями довольно разнообразны. Прежде всего, предприятие принимает банковские векселя в оплату за поставленную продукцию. Полученные векселя могут быть предъявлены банку-эмитенту к оплате либо переданы поставщику или подрядчику за полученное сырье или выполненные работы. Кроме того, предприятие может производить выпуск собственных векселей, которые передаются поставщикам и подрядчикам, что позволяет получить определенную отсрочку по обязательствам, увеличивает оборотные средства. При предъявлении векселедержателями векселя данного предприятия оплачиваются денежными средствами или продукцией.
За выпуск векселей и регистрацию их приемки-передачи отвечает финансовый отдел предприятия. При этом функции по работе с векселями распределены между несколькими специалистами отдела: они проводят приемку и проверку банковских векселей, оформляют акты приемки-передачи, заполняют бланки для эмиссии собственных векселей и т.д.
Бухгалтерский и налоговый учет всех операций по учету расчетов с использованием векселей ведет бухгалтерия. Бухгалтерия проверяет правильность и полноту оформления первичных документов и отражает операции по учету расчетов векселями в регистрах бухгалтерского учета.
Развитый документооборот и распределение функций по обработке документов между большим количеством пользователей были учтены при автоматизации. Разработанные электронные документы и справочники обеспечили отражение в программе на базе «1С:Предприятие 7.7» необходимых хозяйственных операций, автоматическое заполнение печатных форм и требуемое разграничение прав доступа.
1.2 Методология учета
Бухгалтерский учет операций с векселями, применяемыми при расчетах между организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги, регламентирован письмом Минфина России от 31.10.1994 № 142.
Учет расчетов с покупателями и заказчиками
... курса «Учет договоров с покупателями и заказчиками». 1. Основы организации учета с покупателями и заказчиками 1.1 Виды и формы расчетов с покупателями и ... 199 ГК РФ введено правило, согласно которому предприятие в праве обратиться в арбитражный суд за ... бухгалтерского баланса дебиторская задолженность делится на покупатели и заказчики; векселя к получению; задолженность дочерних и зависимых ...
Для учета векселей, полученных от покупателей в счет оплаты поставок продукции, на заводе используется субсчет 58.1 «Долговые ценные бумаги» так же, как и для учета векселей, приобретенных у банков. Сохранятся схема проводок, используемых для учета операций по поступлению векселей (таблица 1).
Таблица 1.
| Содержание проводки | Дебет | Кредит |
| Поступил вексель от покупателей в счет оплаты за отгруженную продукцию (услуги, ТМЦ) | 58.1 «Долговые ценные бумаги» | 62.1 «Расчеты с покупателями в рублях» |
| Поступил вексель от покупателей в счет аванса за продукцию (услуги, ТМЦ) | 58.1 «Долговые ценные бумаги» | 62.2 «Расчеты по полученным авансам в рублях» |
При дальнейшей передаче векселей, полученных от покупателей, в оплату за продукцию (товары, работы, услуги) используется схема проводок (учетная политика «по оплате»), приведенная в таблице 2. Если в приведенных схемах проводок вместо счета 58.1 мы бы использовали счет 62.3 «Векселя полученные», схема проводок получилась бы идентичной рекомендованной Минфином.
Таблица 2
| Содержание проводки | Дебет | Кредит |
| Поступил вексель от покупателей в счет оплаты за отгруженную продукцию (услуги, ТМЦ) | 58.1 «Долговые ценные бумаги» | 62.1 «Расчеты с покупателями в рублях» |
| Поступил вексель от покупателей в счет аванса за продукцию (услуги, ТМЦ) | 58.1 «Долговые ценные бумаги» | 62.2 «Расчеты по полученным авансам в рублях» |
| Содержание проводки | Дебет | Кредит |
| Вексель, полученный от покупателя, списан с баланса и передан поставщику или подрядчику, в счет оплаты за полученные товары или услуги | 91.3 «Прочие расходы» | 58.1 «Долговые ценные бумаги» |
|
60.0 «Расчеты с поставщиками за материалы» 60.1 «Расчеты с подрядчиками за выполненные работы и услуги» 60.2 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по капитальным вложениям» 60.3 «Расчеты с поставщиками за СПС» 60.5 «Расчеты с поставщиками за энергоресурсы» 60.6 «Расчеты с поставщиками за товары для столовой» 60.8 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по содержанию объектов непроизводственного назначения» 76.1 «Расчеты с организациями-поставщиками» |
91.1 «Прочие доходы» | |
| «Отложенный» НДС по отгруженной продукции начислен к оплате в бюджет | 76.2 «НДС на продукцию отгруженную, но неоплаченную покупателями (организациями и сотрудниками)» | 68.2 «НДС (расчеты с бюджетом по НДС)» |
| НДС с аванса начислен к оплате в бюджет | 62.2 «Расчеты по полученным авансам в рублях» | 68.2 «НДС (расчеты с бюджетом по НДС)» |
| Принят к зачету НДС по полученным от поставщиков и подрядчиков товаров и услуг | 68.2 «НДС (расчеты с бюджетом по НДС)» | 19 «НДС по приобретенным ценностям» |
В соответствии с письмом Минфина России № 142 бухгалтерский учет векселей при расчетах за поставленные товары, продукцию (работы, услуги) у организаций, выдавших вексель, осуществляется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Для учета собственных векселей, выдаваемых поставщикам и подрядчикам, на заводе был открыт субсчет 60.7 «Расчеты по векселям выданным». Схема проводок по учету собственных векселей, выданных в оплату за товары и услуги поставщикам и подрядчикам, отражена в таблице 3.
Таблица 3
| Содержание проводки | Дебет | Кредит |
| Передан собственный вексель в оплату поставщикам и подрядчикам |
60.0 «Расчеты с поставщиками за материалы» 60.1 «Расчеты с подрядчиками за выполненные работы и услуги» 60.2 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по капитальным вложениям» 60.3 «Расчеты с поставщиками за СПС» 60.5 «Расчеты с поставщиками за энергоресурсы» 60.6 «Расчеты с поставщиками за товары для столовой» 60.8 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по содержанию объектов непроизводственного назначения» 76.1 «Расчеты с организациями-поставщиками» |
60.7 «Расчеты по векселям выданным» |
Отражение в бухгалтерском учете операций по оплате собственного векселя, предъявленного векселедержателем, приведено в таблице 4.
Таблица 4
| Содержание проводки | Дебет | Кредит |
| Оплачен собственный вексель, предъявленный векселедержателем | 60.7 «Расчеты по векселям выданным» | 51 «Расчетные счета» |
| Принят к зачету НДС по полученным от поставщиков и подрядчиков товарам и услугам | 68.2 «НДС (расчеты с бюджетом по НДС)» | 19 «НДС по приобретенным ценностям» |
2. Автоматизация расчетов с дебиторами / кредиторами
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия или организации возникают расчетные отношения, отражающие взаимные обязательства, связанные с получением или продажей материальных ценностей, выполнением работ или оказанием услуг, с расчетами по налогам и сборам, с банками по кредитам, а также с другими юридическими и физическими лицами.
Дебиторская задолженность является неотъемлемым элементом сбытовой деятельности любого предприятия. Довольно большая ее часть в общей структуре активов снижает ликвидность и финансовую стойкость предприятия и повышает риск финансовых потерь компании.
Необходимость автоматизации расчетов с дебиторами и кредиторами — неизбежное следствие существующей в настоящее время системы расчетов между юридическими и физическими лицами.
Модуль « Расчеты с дебиторами и кредиторами» ERP системы Виртуоз-тм предназначен для автоматизации процессов учета расчетов с дебиторами и кредиторами.
Функциональность модуля « Расчеты с дебиторами/кредиторами » характеризуется такими свойствами:
- Расчеты с дебиторами и кредиторами в различных валютах;
- Расчеты с дебиторами и кредиторами в разрезе договоров, адресов, конкретных счетов или платежей;
- Контроль сроков платежей. Скидки за досрочный платеж. Штрафы за задержки платежей;
- Контроль за превышением лимита кредита;
- Письма-напоминания о просроченных платежах;
- Структуризация расчетов в разрезе открытых позиций;
- Контроль оплаты по счету для поставок в кредит;
- Контроль поставок по авансовым платежам;
- Связь с кассовыми и банковскими книгами;
- Контроль взаиморасчетов (в т.ч. бартер);
- Гибкая система скидок;
- Аналитическая статистика и отчетность.
Бизнес-процессы: расчеты с дебиторами, расчеты с кредиторами.
Для структурирования расчетных отношений с дебитором/ кредитором используется специальный регистр — Открытая позиция (ОП).
ОП служит для классификации документов одного дебитора/ кредитора.
Форма позволяет получать оперативную информацию о текущем состоянии расчетов с клиентами и кредиторами предприятия.
С помощью формы можно получить информацию о непогашенной дебиторской и/или кредиторской задолженности в разрезе открытых позиций.
С помощью Журнала производят контроль взаиморасчетов.
3. Автоматизация учета расчетов с контрагентами
Бухгалтерский учет расчетов с контрагентом зависит от методики взаиморасчетов, определяемой в договоре.
Сведения о договоре с контрагентом и условия расчетов должны быть введены в информационную базу. Причем с одним контрагентом может быть заключено несколько договоров с разными условиями расчетов.
В договоре может быть выбран один из следующих вариантов измерения взаимной задолженности между предприятием и контрагентом:
- в рублях,
- в условных единицах,
- в иностранной валюте.
Последний вариант подходит для расчетов с иностранным партнером, а первые два могут использоваться для расчетов с отечественными партнерами. Причем вариант расчетов в условных единицах означает следующее: взаимные задолженности по договору фиксируются в иностранной валюте, выбранной в качестве условной единицы договора, но платежи выполняются в рублях. Для регистрации изменения состояния взаиморасчетов суммы платежей пересчитываются в условные единицы по курсу иностранной валюты на день платежа.
Расчеты с контрагентами могут учитываться с разной степенью детализации:
- по договору в целом,
- по каждому расчетному документу (отгрузки, оплаты и т.п.).
Во взаимоотношениях с контрагентами распространена практика, когда конкретная оплата привязывается к конкретной поставке: либо сначала регистрируется оплата поставки (по предварительно выписанному счету), а затем регистрируется сама поставка — поставка по предоплате, либо сначала регистрируется поставка, а затем регистрируется оплата — последующая поставка. Подобной практике деловых взаимоотношений больше подойдет детализация расчетов по каждому расчетному документу.
Но при долгосрочных взаимоотношениях с надежными деловыми партнерами может быть установлено, что платежи не привязываются к конкретным поставкам. Например, по условиям договора контрагент может поставлять предприятию товары в течение месяца по разовым заявкам подразделений предприятия, а по завершении месяца финансовая служба предприятия будет оплачивать контрагенту все выполненные поставки и перечислять частичную предоплату на очередной месяц. Для подобной практики взаимоотношений подойдет вариант детализации расчетов с контрагентом по договору в целом, хотя можно выбрать и вариант детализации по каждому расчетному документу.
При регистрации расчетного документа в информационной базе бухгалтерские проводки формируются автоматически. При этом в целях аналитического учета контрагент будет указан в проводке в качестве субконто дебета или кредита. В качестве второго субконто проводки может быть указан договор, в качестве третьего — расчетный документ.
Конфигурация может вести аналитический учет по расчетным документам даже в случае, когда пользователям это непосредственно не требуется, то есть в описании договора указана детализация расчетов по договору в целом. Если для договора выбран вариант учета расчетов в условных единицах, то для корректного определения курсовых разниц при регистрации каждого изменения состояния взаиморасчетов потребуется привязка к конкретному расчетному документу, при этом расчетный документ будет подбираться из информационной базы автоматически по методу ФИФО.
Суммы документов автоматически разделяются на погашения задолженностей и авансы, поскольку по правилам бухгалтерского учета эти суммы должны отражаться раздельно.
Бухгалтерские счета для учета расчетов с контрагентами, используемые в проводках, указываются в расчетном документе.
Но пользователю вряд ли потребуется самостоятельно указывать бухгалтерские счета в документе, поскольку они подставятся автоматически сразу после того, как он укажет контрагента и договор. Для подстановки счетов по умолчанию автоматически подберется наиболее подходящая запись из специального списка, хранящегося в информационной базе.
Благодаря автоматической подстановке бухгалтерских счетов ввод расчетных документов можно поручить пользователям, не являющимся бухгалтерами. А бухгалтеры могут оставить за собой лишь функцию контроля за состоянием списка, используемого для автоматической подстановки бухгалтерских счетов в расчетные документы.
«1С:Бухгалтерия 8» предоставляет средства для автоматизации сверки взаиморасчетов с контрагентами и их корректировки. Одним из таких средств является документ «Корректировка задолженности».
С помощью представленного документа можно провести взаимный зачет дебиторской и кредиторской задолженностей, образовавшихся по разным договорам с одним контрагентом. Можно перенести задолженность с одного контрагента на другого контрагента (например, при их реорганизации), можно зарегистрировать списание безнадежного долга.
Заключение
Таким образом, в ходе подготовки данного реферата мы пришли к следующим выводам:
- В целом, конечно, автоматизированные системы учета сильно облегчают жизнь. Они обеспечивают:
- правильное отражение информации в регистрах учета задолженности по каждому поставщику;
- перенос итогов из регистра учета кредиторской задолженности в Главную книгу;
— открытие специальных регистров, в которых отражаются и группируются определенным образом определенные виды задолженностей и платежей. В автоматизированной системе учета предусмотрено формирование информации по тем же направлениям, что и в регистрах, которые ведутся вручную: дата операции, поставщик, наименование товара, сумма задолженности, условия оплаты.
— Система расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками на любом достаточно крупном предприятии включает в себя различные виды: безналичные и наличные платежи, зачет взаимных требований, расчеты векселями и др. В основном расчеты производятся в безналичной форме.
— Развитый документооборот и распределение функций по обработке документов между большим количеством пользователей были учтены при автоматизации. Разработанные электронные документы и справочники обеспечили отражение в программе на базе «1С:Предприятие 7.7» необходимых хозяйственных операций, автоматическое заполнение печатных форм и требуемое разграничение прав доступа.
— Необходимость автоматизации расчетов с дебиторами и кредиторами — неизбежное следствие существующей в настоящее время системы расчетов между юридическими и физическими лицами.
Список использованной литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/referat/avtomatizatsiya-raschetov/
1. Арапов А. М. Автоматизация учета расчетов с использованием простых векселей.- Уфа, 2004
2. Мишин В.С. Расчеты с дебиторами / кредиторами.- Пермь, 2007
3. Комплект вопросов сертификационного экзамена по программе «1С:Торговля и Склад» версия 7.7 с примерами решений.- М., 2007
4. О выходе новых редакций типовых конфигураций «Бухгалтерский учет» и «Торговля+Склад» системы программ «1С:Предприятие 7.7» – М., 2005
