В настоящее время предприятия сталкиваются с различного рода проблемами, от решения которых зависит дальнейшая судьба предприятия и его работников.
Спектр проблем очень разнообразен, приведу некоторые из них:
Большой уровень конкуренции.
Необходимость работы по индивидуальным заказам.
Внедрение новой техники.
Большая сложность бизнес — проектов.
Нерациональность организации предприятия.
Существующие структуры предприятий оказываются неприспособленными к сегодняшней экономической ситуации. Для исправления сложившегося положения руководство предприятий начинает дорогостоящие опыты над структурами предприятий, перестройку бизнес — процессов, что за частую приводит к банкротству предприятия и в свою очередь сказывается на персонале. Имеющиеся на предприятии информационные системы, не могут быть быстро перестроены для оказания информационной поддержки в новой организационной структуре, тем самым не в силах оказать помощь в решении сложившихся проблем. В настоящее время для решения данных проблем все шире используется новые революционные подходы к организации. В организации бизнеса — это процесс реинжиниринга. Цель данной курсовой работы — автоматизация управления и учета деятельности ноутбук — салона «Буква». Магазин занимается не только розничной торговлей ноутбуками и компьютерными комплектующими, но также под заказ. Данное решение особенно востребовано, так как в магазине имеется достаточное количество оборудования, и приемлемые требования к его готовности, где в силу необходимости обработки больших объемов данных значительно усложняются задачи.
Миссия службы связи.
Рис. 1. Взаимодействие службы с внешними субъектами.
Миссии компании ООО «Эталон» являются:
- Постоянное завоевание доверия и уважения наших клиентов и работников.
- Рост организации, увеличение числа сотрудников, увеличение активов организации.
- Постоянное расширение сферы деятельности, завоевание доверия новых клиентов.
- Грамотная продажа товара исходя из требований клиента, то есть консультация специалистов.
Рассмотрим подробнее взаимодействие службы связи с внешними субъектами:
Рынок труда.
Рынок товаров., Средства массовой информации.
Взаимодействие со средствами массовой информации заключается в предоставлении магазином данных о себе, своих товарах и услугах — в последствии из этих данных будет сформирована реклама ноутбук-салона, которая воспринимается рынком товаров и услуг. Анализ СМИ дает предприятию возможность ознакомиться с состоянием рынка и принять меры по увеличению числа клиентов, и как следствие повышению уровня продаж.
Организация работы предприятия общественного питания
Организация работы предприятия общественного питания включает ее структуры, оперативное планирование , организацию работы производственных цехов и ряд смежных вопросов. Схема организации деятельности предприятия Чтобы изготавливать продукцию или выполнять определенную стадию технологического процесса в компании, владелец ...
Клиенты.
Основная деятельность магазина — взаимодействие с клиентами. Клиенты имеют возможность, как покупать товары в наличие, а также выбирать товар на удаленном складе.
Поставщики товаров и услуг для магазина.
В основном происходит взаимодействие с поставщиками товаров.
Регулирующие и контролирующие органы магазина.
Процесс взаимодействия магазина с налоговой инспекцией происходит в форме предоставления со стороны ИМНС форм и образцов налоговой отчетности, а со стороны предприятия — самой отчетности за каждый отчётный период работы.
ООО «Эталон» занимается оптовой и розничной продажей компьютерной и около компьютерной техники. в родном городе нас знают, как «Буква-Серов». Основная деятельность «Буквы» оптовая и розничная торговля ноутбуками и дополнительными устройствами к ним. Существует свой сервисный центр где производится как гарантийный так и не гарантийный ремонт мобильной техники.
Исходя из деятельности компании проведем первичный стратегический анализ, результаты которого приведены ниже:
Возможности:
- Перспективный рост за счет развития технологии производства товаров, и все большей популярности у населения. В наше время образовался большой рынок компьютерной техники облегчающая жизнь многим людям.
- Расширение видов товара
Преимущества магазина:
- Большой опыт работ в данной области.
- Налаженное сотрудничество с поставщиками.
- Большое разнообразие товара.
- Электронная база имеющегося товара
- Ведение централизованной единой БД о клиентах, заявках на ремонт, счета, товара.
Существующие угрозы:
- Интенсивное развитие конкуренции.
- Постоянно меняющаяся законодательная база.
- Снижение объема продаж.
- Большая конкуренция
Недостатки магазина:
- Отсутствие интернет версии магазина, которая позволила бы расширить круг клиентов нашей компании.
- Увеличение прибыли;
- Повышение привлекательности магазина;
- Привлечение большего кол-ва клиентов;
- Поддержание высшего качества услуг;
- Обеспечение быстроты предоставления услуг;
- Обеспечение благоприятной обстановки между сотрудниками магазина и их клиентами;
- Расширение спектра услуг;
- Улучшения качества обслуживания клиентов;
- Совершенствования методов и технологий;
- Расширение ассортимента товара;
- Клиент — покупатель, заказчик, которому нужен товар;
- Завоз товара — получение от поставщика;
- Договора поставки — документы, в которых обсуждаются условия работы с поставщиками.
- Клиент;
- Отгрузка — заявка на нужный товар;
- Деньги — денежные средства, полученные от продажи товара и отправленные в банк;
- Отчет бухгалтерии — документы предоставленные для контролирующих служб;
- Отправка по гарантии — гарантийный случай ремонта;
- Исправная техника
- Менеджер по продажам — занимается продажей товара и заказами;
- Техник ИВЦ — диагностика, ремонт.
- Законодательство — под законодательством понимаются правила торговли.
- Прием товара;
- Продажа товара;
- Заказы;
- Работа бухгалтерии;
- Сервис
- Проверка документации на товар;
- Подписание документов;
- Подписание документов, прием товара;
- Отказ в приеме.
- Выбор товара в наличие;
- Получение денег;
- Выдача товара, товарного чека;
- Прием на ремонт;
- Диагностика;
- Заказ запчестей;
- Ремонт.
- Возможность заниматься оптовой продажей;
- Повышение качества обслуживания клиентов;
- Повышение прибыли;
- Повышение престижа и привлекательности;
- Начало — с момента подписания контракта,
- Конец — 6 месяцев после подписания контракта.
- Подсистема заказов товара через интернет-магазин;
|
Возможности: Перспективный рост Расширение видов товара |
Преимущества: Большой опыт работ в данной области. Налаженное сотрудничество с поставщиками. Надежный коллектив. Большое разнообразие товара. Заказ товара не выходя из дома и оплата заказа через банк. Электронная база имеющегося товара Ведение централизованной единой БД |
|
Существующие угрозы: Интенсивное развитие конкуренции. Постоянно меняющаяся законодательная база. Снижение объема продаж. |
Минусы. Отсутствие интернет версии магазина |
Рис. 2 Матрица первичного стратегического анализа.
Итак, проведя первичный анализ деятельности магазина «Буква», мы выявили все минусы и плюсы его деятельности и пришли к выводу, что нашей организации необходима максимизация возможностей, она будет производиться в следующих направлениях:
На основании:
За счет реализации:
Во-первых, определимся, что внутренние процессы компании — есть взаимодействие между его структурными подразделениями. Для подробного анализа подобных взаимодействий введем структурную и иерархическую диаграммы компании, отражающую ее структуру (рис. 3,4)
Рис. 3 Структурная диаграмма магазина
Рис. 4 Иерархическая диаграмма магазина
Определим связи подразделений компании с его внешними процессами, выведенными выше. Для этого составим матрицу «Внешние процессы (функции) — структурные подразделения» (рис. 5).
|
Процесс Подразделение |
Директор |
Отдел продаж |
Бухгалтерия |
Сервис |
|
Контролирующие Органы |
+ |
— |
+ |
— |
|
Биржа труда |
+ |
— |
— |
— |
|
Поставщики |
+ |
+ |
+ |
— |
|
Рекламные Компании |
+ |
— |
+ |
— |
|
Рынок товаров |
+ |
+ |
— |
— |
|
Клиенты |
— |
+ |
+ |
+ |
Рис. 5 Матрица Внешние процессы
Далее изобразим внешнюю модель объекта «Магазин» (рис.6).
Внешнюю модель удобно изображать в стандарте IDEF0. Для построения воспользуемся программой BPwin.
Рассмотрим подробнее деятельность магазина:
1. Входные данные:
2. Выходные данные:
3. Механизмы:
4. Управление:
Внутренняя модель деятельности магазина представлена на рис.7 в стандарте IDEF0, в виде декомпозиции внешней модели. После описания контекста проводится функциональная декомпозиция — система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается в том же синтаксисе, что и система в целом. Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так до достижения нужного уровня подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции.
Рис 7. Внутренняя модель магазина
Внутренняя модель деятельности магазина включает в себя
IDEF3 — используется для описания логики взаимодействия информационных потоков. Эта методология моделирования использует графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, являющихся частью этих процессов. Диаграммы Workflow могут быть использованы в моделировании бизнес-процессов для анализа завершенности процедур обработки информации. С их помощью можно описывать сценарии действий сотрудников организации, например, последовательность обработки заказа или события, которые необходимо обработать за конечное время.
Рассмотрим процедуру «Прием товара», декомпозиция ее представлена на Рис.8. Сначало товар завозится. После завоза товара происходит проверка документов, если докумнты в порядке проверяется сам товар. Далее подписываются документы, которые отправляются в бухгалтерию, а также принимается товар уходщий на реализацию.
Рис 8. Декомпозиция «Прием товара»
Процесс «Прием товара» включает в себя следующие операции:
Рассмотрим процедуру «Продажа товара», декомпозиция ее представлена на Рис.9. Процесс начинается с того, что клиент выбирает товар, продавец подсчитывает стоимость приобретаемого товара, предлагает клиенту выбрать тип оплаты (наличный/безналичный), принимает оплату за товар, и при необходимости выдает сдачу, обязательно чек.
Рис. 9 Декомпозиция процесса «Продажа товара»
Процесс «Продажа товара и обслуживание клиента» включает в себя следующие операции:
Далее рассмотрим процедуру «Сервис», декомпозиция ее представлена на Рис.10. Во первых менеджер принимает технику в ремонт, занося данные клиента в базу (ФИО, номер телефона), если случай гарантийный, то техника отправляется по гарантии, если нет — отправляется на диагностику для исследования причины поломки, далее если есть запчасти в наличие техник производит ремонт если нет, то запчасти заказываются. После ремонта менеджер связывается с клиентом и информирует о том что техника исправна.
Рис. 10 Декомпозированный процесс «Сервис» IDEF0
Процесс «Сервис» включает в себя следующие операции:
Далее рассмотрим процедуру «Заказы», декомпозиция ее представлена на Рис.11. Процесс начинается с того, что поступает заявка на заказ товара, в которой указано какой товар нужен и какое количество. Заявка попадает менеджеру по заказам, который принимает заявку. Приняв заявку менеджер по заказам обрабатывает ее. После этого происходит отгрузка.
Рис. 11 Декомпозированный процесс «Заказы»
Создание идеальной модели компании подразумевает плюс ко всему, автоматизировать процесс «Продажа товара и обслуживание клиента», а именно разработка сайта интернет — магазина с обновлением прайса, регистрацией в нем клиентов, связав создаваемый сайт с сайтом и базой удаленного склада. Клиентам представится возможность просматривать, выбирать, оставлять заявки у себя дома, а так же если не окажется товара в наличие он сможет прям в магазине заказать его. Так как ведение централизованной единой БД о клиентах, заявках на ремонт, счета, товара в магазине осуществлено, будет смысл разработать интернет-магазин тем самым расширив спектр услуг.
Проведя приближение к реальным условиям, составим реальную модель нового бизнеса предприятия, которая будет устранять все недостатки структуры магазина, имеющейся на текущий момент, а также соответствовать всем желаемым условиям в плане проведения бизнес процессов и оптимальной работы.
Диаграмму IDEF0 процесса «Внутренняя модель обслуживания» после реинжиниринга (рис 13):
Рис 13. «Обслуживание» внутренняя модель (реинжиниринг)
Рассмотрим более подробно декомпозированный процесс «Продажа товара и обслуживание клиента» Рис. 14. Если товара нет в наличие клиент может выбрать товар в интернет — магазине, и оформить заказ.
Рис. 14 Декомпозированный процесс «Продажа товара и обслуживание клиента» (реинжиниринг)
Для оформления заказов посмотрим на измененную модель «Заказы»
Созданная в DFD декомпозиции и изображенной на рис. 15. Между клиентом и фирмой заключается договор на заказ. После чего клиент производит оплату следуя правилам договора. Затем получает чек. Менеджер тем временем резервирует товар на удаленном складе.
Рис. 15 преведенна декомпозиция процесса «Заказы». (реинжиниринг)
Преимущества модели «как будет»:
Общие сведения
Наименование системы, Предприятие заказчик -, Плановые сроки начала и окончания работ по созданию системы:
средства выделены предприятием согласно договора.
Главным назначением создания является увеличение спектра услуг за счет автоматизация процесса продажи товара. Использование данной информационной системы должно обеспечить эффективность деятельности магазина, удовлетворение потребностей клиентов повысить конкурентоспособность и качество обслуживания клиентов. При этом система должна быть удобна в использовании для сотрудников магазина.
Цели создания системы:
Цель — автоматизировать процесс «Продажа товара и обслуживание клиента», а именно разработка сайта интернет — магазина с обновлением прайса, регистрацией в нем клиентов, связав создаваемый сайт с сайтом и базой удаленного склада. Клиентам представится возможность просматривать, выбирать, оставлять заявки у себя дома, а так же если не окажется товара в наличие он сможет прям в магазине заказать его. Так как ведение централизованной единой БД о клиентах, заявках на ремонт, финотчета, товара в магазине осуществлено, будет смысл разработать интернет-магазин тем самым расширив спектр услуг.
Объектом автоматизации является «Магазин». Автоматизация будет применена к процессу продажи товара.
Требования к системе в целом
Структура системы
Система должна включать в себя следующие подсистемы:
Подсистема заказов товара через интернет-магазин — позволяет принимать заказы на товар из интернет-магазина, и на основе данных системы, собирается товар и отправляется клиентов.
Требование к структуре и функционирования системы
Система должна иметь интуитивно понятный интерфейс.
Процесс обработки не должен прерываться системой, если его продолжение однозначно определено логикой процесса. Конечно, это требование не касается окончаний отдельных стадий ввода и обработки, обусловленных определенной организацией работы персонала при обработке документов.
Экранные формы ввода должны в максимальной степени соответствовать формам формализованных входных документов.
Должна быть обеспечена возможность прерывания ввода документа по инициативе оператора на любой стадии с целью дальнейшего продолжения ввода или отказа от ввода документа, или его части.
Должна быть предусмотрена возможность получения информации о правильности и полноте заполнения реквизитов при регистрации на сайте.
Требования численности и квалификации персонала
Персонал состоит из двух человек — менеджеры, осуществляющие мониторинг заказов, консультацию клиентов, резерв заказов. Режим работы установлен по восьми часовому графику, работа начинается с 1000 и заканчивается в 1900 , в период c 1200 до 1300 персонал имеет обеденный перерыв. Квалификация персонала — высшее образование, умение работы на ПК в объеме опытного пользователя.
Требования к показателям назначения АС
В системе должна быть реализована трехуровневая архитектура, включающая слой интерфейса, слой бизнес логики и слой баз данных, что позволит осуществлять независимые изменения внутри каждого слоя.
Ведение структуры базы данных должно осуществляться на основе CASE-средств.
Проект системы должен быть выполнен в рамках объектно-ориентированной технологии, обеспечивающей возможность проведения локальных изменений внутри класса без влияния на другие компоненты системы
Требования по надежности
Для обеспечения сохранности данных системы должны быть предусмотрены средства резервного копирования и восстановления информации. Такое копирование данных системы должно выполняться на сервере автоматически, с заданной регулярностью, например раз в неделю. Также при скачках или потери напряжения ПК на котором находится система должен быть подключен к источнику бесперебойного питания. В системе необходимо иметь надежное программное обеспечение, лицензированное и сертифицированное. Во время программного сбоя система должна восстанавливать свое работоспособное состояние в течение небольшого промежутка времени.
Требования по безопасности
Система должна быть спроектирована с учетом всех санитарных норм и правил, т.е. соответствие нормам освещенности, нормам электробезопасности, воздействия магнитных и электрических полей.
Требования к эргономике и технической эстетике
Программное обеспечение, установленное на каждой рабочей станции, должно иметь интуитивно понятный интерфейс, приемлемый с эстетической точки зрения. Так же чтобы ПО не воздействовало плохо на зрение работника — без лишних цветовых гамм
Требования по эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонта
Для производства технического обслуживание (плановых осмотров, внешней чистки, программного обслуживания) должен быть предусмотрен персонал из отдела информационных технологий. Должен иметься график проведения всех работ, а так же регламент проведения этих работ с четким описанием технологического проведения каждого типа обслуживания. Штат сотрудников рассчитывается исходя из наличия двух рабочих мест, локальной сети, устройствами передачи данных по сети, а так же сервером.
Требования по защите информации от несанкционированного доступа
Базы данных системы должны быть расположены на сервере предприятия. Таким образом, рабочая станция сотрудника представляет значительно меньшую ценность для потенциального похитителя информации, так как база данных системы будет храниться на сервере предприятия, а не на локальном компьютере сотрудника. Учетное имя и пароль для доступа будет известен только инженеру, так что постороннее лицо не сможет самостоятельно подключиться к серверу и получить несанкционированный доступ к информации.
Требования по сохранности информации при авариях
Во время возникновения аварий должна быть исключена потеря или порча информации. Для этих целей обмен информации между клиентской, рабочей станцией и сервером должен быть осуществим на основе транзактов. На каждой рабочей станции должна быть предусмотрена защита от пропажи питающей сети, т.е. каждая рабочая станция должна быть оборудована блоком бесперебойного питания. Время работы для автономной работы должно хватать для корректного завершения всех приложений. В системе не должно содержаться несвязанных данных, таких как записи, в дочерних таблицах, для которых нет ни одной записи в родительской таблице. Также в системе должны быть предусмотрены средства для обеспечения, контроля и восстановления целостности данных.
Требования к средствам защиты от внешних воздействий
Локальная сеть должна иметь помехоустойчивость от существующих внешних производственных магнитных и электрических полей. На рабочем месте должен быть обеспечен необходимый микроклимат со всеми условиями (температуры, влажности, запыленности) соответствующие санитарным нормам и правилам.
Состав и описание автоматизированных процессов:, Клиентская часть:, Администрирование:
Требования к видам обеспечения
Требования к информационному обеспечению
На сервере должна быть установлен операционная система MS Windows 2003 Server.
Требования к аппаратному обеспечению сервера — стандартные требования для установки ОС.
. Требования к рабочей станции. В качестве рабочей станции должен быть компьютер с установленной на нем ОС MS Windows 2000, Windows XP Professional или выше (минимальные требования):. Процессор Intel Pentium III 866
b. RAM — 256 Mb
c. HDD — 40 Gb
d. Video — Nvidia fx5200. Сетевая плата, поддерживающая 100 Мбит/с. например, 3COM3C905-TX с собственным пакетом драйверов изготовителя платы. Монитор — 17″. Принтер лазерный.
2. Требования к ЛВС. Сеть должна быть построена по топологии «предприятия», по пятой категории. Коммутатор (switch) должен обладать необходимым количеством портов с пропускной способностью не менее 100 Мбит/с каждый.
Требования к программному обеспечению
Система должна быть разработана с помощью современных средств разработки приложений, поддерживающих объектно-ориентированную модель программирования. Такими средствами могут быть, например, Delphi, C++ Builder, Microsoft Visual Basic. В системе обязательно должен быть установлен пакет MS OFFICE.
Требования по быстродействию
Система будет работать в интерактивном режиме, поэтому к ее быстродействию не предъявляется особых требований.
Требования к лингвистическому обеспечению
Все рабочие программы и окна, непосредственно с которыми работает персонал, должны быть на русском языке. Допускается установка служебных программ на другом языке — но только на английском.
В результате реинжиниринга необходимо будет приобрести соответствующее оборудование (компьютеры, принтеры, сканеры).
Для системного администратора необходимо будет приобрести сервер с максимальной производительностью. При этом должна быть организована общая локальная сеть, вместе с беспроводной сетью. Организовать обслуживание данного оборудования.
Система должна разрабатываться в соответствии с итерационной технологией, путем последовательного развития прототипа и включения в него новых функций.
В рамках каждой итерации осуществляется:
. Уточнение требований к системе,
2. Оценка рисков реализации,
. Уточнение состава функций, реализуемых в рамках итерации
. Разработка проекта,
. Программирование,
. Испытания,
. Оформление рабочей документации
клиент сайт интернет администрирование
Весь проект предполагается реализовать за 3 итерации в течение 6 месяцев. В процессе выполнения проекта предполагается осуществлять помесячное планирование работ и контроль исполнения.
Календарный план работ представлен в Табл. 2.
Таблица 2.
|
Содержание работ |
Оценка времени разработки (мес) |
Примечание |
|
|
Итерация 1 |
1 |
1. Уточнение требований к системе 2. Оценка рисков реализации 3 Уточнение состава функций, реализуемых в рамках итерации |
|
|
Итерация 2 |
4 |
4 Разработка проекта, 5 Программирование, 6 Дизайн, компьютерная графика. |
|
|
Итерация 3 |
4 |
Испытания, 8 Оформление рабочей документации |
|
|
Итого: |
6 |
||
В процессе разработки системы должен производиться контроль со стороны заказчика над следующими характеристиками:
. Соответствием сроков разработки.
2. В создаваемой системе должен быть реализован удобный, дружественный пользовательский интерфейс. Нельзя допускать перегрузки информацией различных форм, режимов системы.
. Создаваемые договора должны содержать только нужную информацию, в удобном для предварительного просмотра и печати виде. Все отчеты должны иметь возможность публикации данных в программах MS Word и MS Excel.
После создания системы и ее тестирования начинается процесс приемки системы и ввода ее в эксплуатацию. На стадии приемки планируется провести следующие мероприятия:
. Выполнение контрольных (тестовых) примеров, которые должны поставляться разработчиком системы. На этом шаге заказчик тоже может вводить свои вымышленные данные в систему и выполнять различные режимы и команды, оценивая, таким образом, удобство и комфортность работы, устойчивость системы к ошибочным действиям пользователя, корректность работы системы в различных режимах при различных настройках и т.д.
2. Пробная эксплуатация системы, в процессе ее тестирования особое внимание уделяется корректности работы системы: четкости выполнения команд пользователя, правильности выдаваемых в отчетах значений и т.д.
При разработке системы также должны быть разработаны
. Руководство администратора. Данное руководство должно включать в себя описание всех необходимых действий по установке, настройке, сопровождению системы. В данном руководстве должны быть отображены сведения по технике резервного копирования и восстановления данных, наиболее вероятные причины отказов, их виды и способы устранения, если такое возможно.
2. Руководство пользователя должно содержать исчерпывающую информацию, необходимую для работы с системой.
. Описание базы данных.
. Описание системы на уровне классов и диаграмм их взаимодействия.
. Тексты программ.
В результате разработки и внедрения автоматизированной информационной системы в ноутбук-салоне «Буква», мы должны добиться достижения следующих целей:
. Повышение качества обслуживания клиентов.
2. Повышение конкурентоспособности предприятия.
. Перевод условий работы предприятия на современный уровень.
. Использование в повседневной работе сотрудников средств вычислительной техники, что сделает работу их более эффективной и продуктивной.
. Создание собственного сайта в Интернет, через который посетители могут, дистанционно приобретать товар.
С внедрением АИС в магазине становится, прогнозировать развитие, продвигать свои услуги на рынке, предоставлять более качественное обслуживание клиентов. Становится возможным быстрое и удобное выполнение операций, которые раньше не были возможны.
У любого современного предприятия, которое хочет выглядеть убедительно в глазах клиентов, должен быть свой сайт в сети Интернет. На этом сайте может публиковаться самая различная информация, например раздел новостей, описание новинок, статьи, обзоры, контактная информация и т.д.
1. Клебанов Б.И. «Методические указания к выполнению курсового проекта по дисциплине «Проектирование автоматизированных систем обработки информации и управления». г. Екатеринбург, 2004 г.
2. Клебанов Б.И. «Методичка BpWin ErWin»
. Клебанов Б.И. Конспект лекций по дисциплине «Проектирование АСОИУ»
