Содержание Введение Глава Современные электронные системы управления и работы с документами

метки: Документ, Работа, Электронный, Технология, Document, Imaging, Система, Управление

^

• ^ Предназначена для получения из графического образа бумажного документа электронной копии в формате текстового файла. Данная технология часто интегрируется с технологией обработки изображения документов. На основе технологии OCR можно автоматизировать, например, процесс получения электронной копии с документа, пришедшего по факсу.

• ^ Предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления документами, представленными в электронном виде разными форматами. Это многофункциональные документальные информационные системы, ориентированные на обработку слабоструктурированной (текстовой) информации. Системы типа СУД позволяют помимо типовых функций развитых документальных информационных систем (например, индексирования, разнообразные способы доступа к документу и его составным частям – разделам, многоуровневая защита данных) реализовывать функции управления документом на уровне его структурных компонентов (установление связи между компонентами, объединение частей документа), контроля версий документа, обмена документами по сети, публикаций документов на Web-сайте и другое. Данный класс систем считается универсальным, то есть автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на делопроизводство: от разработки и создания проекта документа до списания в дело, включая документооборот и хранение документов.

• ^ (от английского content – содержание, суть).

  Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов.

• ^ Предназначены для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов. Базовые технологии систем данного типа позволяют описать любой бизнес-процесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем является графический редактор маршрута работ), а также спроектировать и организовать наиболее рациональную маршрутизацию документов в соответствии с заданной последовательностью действий (шагов) по выполнению как конкретной работы, так и по системе взаимосвязанных работ. В результате прописывается маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права доступа к документу и круг функциональных обязанностей исполнителей в каждой точке маршрута. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ. Данные системы применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций.

  25 стр., 12455 слов

  Глобальная сеть Интернет: протоколы, системы доступа

  ... работ, доступные программы, уникальная база данных сети Интернет. При низкой стоимости услуг пользователи могут получить доступ к ... подключении к локальным и глобальным сетям растут ... сетями. Но в большинстве сетей организован обмен информацией с другими компьютерными сетями по протоколу TCP/IP, эта сеть сама становится частью Интернет. 3. Средства доступа ... DirectTV и система подключения к Интернету ...

• Технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами . Системы, реализующие эти технологии, относят к типу groupware — программные системы для рабочих групп. К основным задачам, которые они решают, относят задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Кроме того, они могут осуществлять маршрутизацию документов, календарное планирование. Эффективность функционирования такой системы обеспечивается такими ее важнейшими компонентами, как развитая система защиты документов, в том числе система управления доступом к документам, системы синхронизации изменений в различных базах данных, система обмена информацией [Максимович 2005: 52-56].

  На сегодняшний момент такое распределение систем достаточно условно, так как последние версии наиболее популярных систем стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например платформа Lotus Domino.

  ^

  Для решения тех проблем, которые указанны выше, крупные предприятия, имеющие филиалы или территориально отдаленные подразделения, прибегают к внедрению и использованию корпоративных информационных систем. Корпоративная информацион­ная система (КИС) — система, пользователем которой может быть только ограниченный круг лиц, определенный ее владель­цем или соглашением участников корпоративной информационной системы.

  Одной из важнейших состав­ляющих корпоративной инфор­мационной системы является система электронного управле­ния документами.

  ^ :

1. Формирование единой политики и координи­рования работ в области электронного управ­ления документами.

2. Выработка корпоративных стандартов работы с электронными документами.

3. Эффективное управление документами в те­чение всего их жизненного цикла (создание, разработка, согласование, утверждение, регистрация, хранение, контроль исполнения, работа, рассылка, использование, маршрути­зация, архивирование).

4. Оптимизация существующих деловых про­цессов.

5. Создание информационных порталов. Систе­мы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использо­вать информацию в распределенной корпора­тивной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных.

   6 стр., 2904 слов

   Электронные блоки управления двигателем (ECU)

   ... соображениями здравого смысла ) путем последовательных проверок функций системы управления двигателем. Эти функции в свою очередь четко разделяются на ... обеспечения работы ECU относятся: 1. электропитание ECU как электронного устройства; 2. ответ транспондера иммобилайзера – если ... дать, кроме двух, трех и т.д. сгоревших блоков. Излагаемые ниже способы нахождения неисправностей направлены прежде ...

^ ми (СЭУД) реализует следующие функции,

• управление жизненным циклом. Возможность управления документами в течение всего их жизненного цикла — от разработки, редакции, согласования, утверждения до распростране­ния и архивирования.

• Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в раз­личных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом цело­стность документов в масштабе всей распре­деленной организации.

• Широкий набор средств управления докумен­тами. СЭУД обеспечивает все основные функ­ции управления документами:

• регистрация документов
• рассылка
• постановка на контроль исполнения
• контроль версий
• полнотекстовый поиск
• ведение контрольных журналов
• работа с шаблонами
• уведомление об изменениях и другие.

Редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.

• Многоуровневый контроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.

• Защита данных. СЭУД на базе Lotus Domino предоставляет мощные средства защиты данных:

• средства защиты и шифрования промышленного уровня
• полномасштабные средства идентификации пользователей
• средства RSA и SSL

Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов Notes. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений, совместных с протоколом ODMA.

• Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.

Ядро СЭУД реализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следовательно, для данного блока системы целесообразно использовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36].

1.5.1. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)

управление документацией организации

Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы фай­лов, которые, как правило, под­держивают системы ЭУД, вклю­чают текстовые документы, об­разы, электронные таблицы, ау­дио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление досту­пом, преобразование и безо­пасность.

Системы электронного управ­ления документами включают:

1) системы электронного документирования (делопроизводства);

2) системы электронного документооборота;

3) корпоративные системы электронного управления документами.

Первые системы управления документами строились как вер­тикальные приложения и были предназначены для использова­ния небольшими группами спе­циалистов, работающих в тер­риториальной близости друг от друга с сильно структурирован­ными документами. Для обеспечения эффектив­ной деятельности современных учреждений системы электрон­ного управления документами должны удовлетворять следую­щим требованиям:

• Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.

• Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.

• Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.

• Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

• Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.

• Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.

• Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).

• ^ Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.

• Комплексная функциональность (поддержка полного жизненного цикла работы с документами ). Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационны­ми материалами (документами) на протяжении всего их жизнен­ного цикла, от создания до ре­цензирования, утверждения, распространения и архивиро­вания. Обеспечение полного жизненного цикла работы с до­кументами включает автомати­зацию работы с образами доку­ментов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внед­рить такие программные систе­мы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль вер­сий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей орга­низации, средствами управле­ния контентом и знаниями на ба­зе web-технологий, обеспечива­ют поддержку документоориентированных бизнес-процессов.

^

Классификация систем электронного управления документами

Характеристика	Системы электронного управления документами
	^		Системы электронного документооборота			Корпоративные системы электронного управления документами
1	2		3			4
Функциональное назначение	Обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм		Обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных- технологий			Обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом
^	Регистрация свершившихся событий (регистрация, хранение, контроль		Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы над документами(с учетом			Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка
		исполнения)		жизненного цикла документа)	процессов работы с документами в масштабах всей организации
^		Системы, ориентированные на бизнес-процессы		Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ	Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ и поддержкой принятия решения
Пользователи		Сотрудники ограниченного числа структурных подразделений		Отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-либо общий бизнес- процесс	Все сотрудники из различных подразделений организации, вовлеченные в бизнес-процессы масштаба всей организации

1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД

На сегодняшний момент спектр програм­мных продуктов, составляющих рынок систем электронного до­кументооборота, достаточно широк. Их можно раз­делить на две группы:

• Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes;
• «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N.System («Компьютер-Лэнд», Санкт-Петербург), «Делопроизводство» (КСК) и другие.

2. Программные системы, построенные на других плат­формах: LanDocs («Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «Дело» («Электронные офисные системы), «1С:Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем.

Следует отметить, что плат­форма IBM Lotus Domino/Notes относится по классификации IDC к категории «интегрированных технологий для совместной рабо­ты» (ICE — Integrated Collaborative Environment),где также представ­лены компании Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell GroupVise) [].

Отечественные компании, ко­торые в качестве технологичес­кой основы используют либо ре­ляционные базы данных (Oracle, MS SQL – «Дело» и LanDocs), ли­бо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища ин­формации собственной разработки («1С:Документооборот»), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределенной корпоративной среде.

Более подробно про системы электронного документа и способах их внедрения будет рассказано далее в главе 2.

1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной СЭУД

Для проведения анализа ис­пользования и внедрения автоматизирован­ных технологий в области управ­ления документами целесооб­разно разделить все структур­ные подразделения организа­ции на функциональные группы (например):

• административные подраз­деления;

• эксплуатационно-техничес­кие подразделения;

• социально-бытовые подраз­деления.

Затем выделим основные автома­тизированные функциональные системы и подсистемы, которые свойственны группам структур­ных подразделений.

^

• функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды, автоматизи­рующие базовые бизнес-процессы и обеспечиваю­щие поддержку функций уп­равления ими;

система автоматизации де­лопроизводства (Управле­ния делами);

• автоматизированная систе­ма подготовки финансовой и бухгалтерской документации (ПФУ. Бухгалтерия);

• автоматизированная систе­ма по учету кадров (Управле­ние кадрами);

Эксплуатационно-техничес­кие подразделения:

• автоматизированная система для службы главного инженера;

• автоматизированная систе­ма для службы главного энергетика;

• автоматизированная система для службы главного механика;

• общекорпоративная систе­ма электронного управления документами.

Социально-бытовые подраз­деления:

• функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды;

^

В качестве базовой программной платформы мы предлагаем выбрать IBM Lotus Notes/Domino. Это решение обусловлено следующими причи­нами.

1. Минимизация совокупной стоимости владения программным обеспечением, то есть на­личие уже имеющихся лицензий на IBM Lotus

   Notes/Domino, сокращает затраты на приоб­ретение программных средств и платформ.

2. В организации в настоящий момент используются прикладные автоматизированные ин­формационные системы, реализованные на

   платформе IBM Lotus Notes/Domino.

3. Организация имеет территориально распреде­ленную структуру, следовательно, необходима такая программная платформа, которая эффективно функционировала бы в распределен­ной корпоративной информационной среде.

^

Архитектура общекорпоративной системы электронного управления документами включает:

^

Платформа ядра общекорпоративной системы электронного управления документами — IBM Lotus Notes/Domino.

Функциональные подсистемы общекорпора­тивной системы электронного управления доку­ментами могут быть реализованы на любой плат­форме, поддерживающей реляционные и документоориентированные базы данных.

^

Этап 1. Аналитический (анализ требований)

Основные задачи этапа:

1. Формирование рабочей группы, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.

2. Провести анализ функциональных связей между структурными подразделениями организации и построить функциональные модели процессов (стандарт IDEF0).

3. Провести анализ информационных связей между структурными подразделениями организации и построить модели информационных процессов.

4. Определить и описать регламент работы с документами с целью распределения прав доступа (формирование политики безопасности).

5. Провести анализ документопотока с целью возможности применения механизма электронного согласования и визирования документов (см. таблицу 4).

^

Примерная таблица работ

№	Задачи	Сроки исполнения	Результат	Исполнители
1	2	3	4	5

Этап 2. Проектно-технологический

Основные задачи этапа:

1. Выбор и приобретение программных средств для ядра системы.

2. Проектирование архитектуры системы: ядра и функциональных компонентов.

3. Разработка технического задания на процесс внедрения системы.

4. Разработка программы и методики опытной эксплуатации.

5. Разработка программы и методики приемочных испытаний.

Этап 3. Внедрение системы

Основные задачи этапа:

1. Проведение опытной эксплуатации.

2. Доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации.

3. Проведение приемочных испытаний.

1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами),но с использованием специального программного обеспечения – системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

В.Э. Баласанян выделяет на теоретическом уровне существование двух уровней автоматизации документационной деятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаются возможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от создания некой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий [Баласанян 2002: 47].

Так внедрение корпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспечения управления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленные подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

• единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации на основании единого Регламента работы с документами;
• объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
• использование общей для всех подразделений организации системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;
• обеспечение унификации управленческой документации и сокращение количества форм и видов единообразных документов.

Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.

Глава 2.