Применение информационных технологий в спорте

метки: Физический, Культура, Информационный, Технология, Применение, Использование, Спортивный, Документ

Информационные технологии активно применяются в различных сферах человеческой деятельности, связанных с обработкой информации, представлением данных.

Прогресс не стоит на месте, в различных отраслях происходит постепенная модернизация и автоматизация процессов, переход от бумажного документооборота на электронный. Все чаще в работе предприятия начинают использоваться локальные и глобальные сети, что наиболее остро поднимает проблему конфиденциальности и защиты информации. Возможность реализовать эти и многие другие потребности возможно благодаря использованию информационных технологий.

Информационные технологии представляют собой совокупность методов программно-технических средств и производственных процессов, объединенных между собой для обеспечения сбора, обработки, хранения и распространения (отображения) информации с целью снижения трудовых затрат на использование информационных ресурсов, одновременно повышая точность и оперативность выполняемых работ.

Одним из важных качеств любой организации является скорость работы и реагирования на изменяющуюся ситуацию. Своевременная обработка информации способствует оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, также позволяет минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.

Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы обуславливается тем, что в краевой организации до сих пор ведутся ручные картотеки. Из этого вытекает большое количество ошибок, связанных с регистрацией входящих и исходящих документов. Также является невозможным сделать выборку или провести поиск. Решить это возможно путем разработки и внедрения информационной системы учета входящих документов и их исполнения в КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта».

Основной целью бакалаврской работы является повышение эффективности документооборота краевой спортивной организации посредством внедрения дополнительных информационных технологий в процесс ее деятельности.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Изучить предметная область.

2. Изучить объект исследования.

Эффективность внедрение автоматизированных информационных систем в организации

... В заключении представлены основные выводы по курсовой работе. Глава 1. Выбор и внедрение автоматизированных информационных систем 1 История развития АИС 1960 годы характеризовались появлением первых информационных систем[7]. В эти годы они ...

3. Построить модели «как есть» («as is») и «как должно быть» («to be») процедуры записи входящих документов.

4. Разработать информационную систему учета входящих документов и их исполнения в КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта».

Перейдём к рассмотрению поставленных задач.

1 Теоретическая часть

1.1 Обзор сферы физической культуры и спорта

Информатизация – процесс формирования оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей пользователей за счет применения соответствующих технологий.

Одна из тенденций современного общества – всевозрастающая роль и ценность информации и информационных технологий. Информационные технологии находят применение и в сфере физической культуры и спорта.

Информационные и компьютерные технологии в сфере физической культуры и спорта применяются:

1. в качестве средства обучения, совершенствующего процесс преподавания и повышающего его эффективность. При этом реализуются возможности программно-методического обеспечения современных компьютеров в целях сообщения знаний, моделирования учебных, тренировочных и соревновательных ситуаций;

2. в качестве средства информационно-методического обеспечения и управления учебно-воспитательным и организационным процессом в учебных заведениях, спортивных организациях и т.п.;

3. в качестве средства автоматизации процессов контроля, коррекции результатов учебно-воспитательной и учебно-тренировочной деятельности и компьютерного тестирования физического, умственного, функционального и психологического состояний спортсменов;

4. в рекламной, издательской и предпринимательской деятельности в сфере физической культуры и спорта;

5. при организации мониторинга физического состояния и здоровья различных контингентов занимающихся;

6. при обработке информации о учетно-отчетной деятельности и документообороте.

Информационные технологии применяются в различных отраслях физической культуры и спорта:

1. в учебном процессе;

2. в тренировочном процессе;

3. для оздоровительной физической культуры;

4. в процессе управления учреждением.

В настоящее время разработаны и внедрены в учебный процесс обучающие системы по пулевой стрельбе, гимнастике, лыжному спорту, физиологии, спортивно-педагогическим дисциплинам, спортивной метрологии, биомеханике, восточным единоборствами и т.д. Следует обратить внимание на подход, реализованный сотрудниками ПНИЛ РГАФК (проблемная научноисследовательская лаборатория Российской государственной академии физической культуры), создавшими программы, позволяющие проводить имитационное моделирование срочных и долговременных адаптационных процессов, протекающих в организме спортсменов.

Наибольшее количество применений информационных технологий в сфере физической культуры и спорта используется при создании прикладных программных продуктов и автоматизированных систем, позволяющих оптимизировать управление тренировочным процессом. Также необходимое внимание уделено вопросам улучшения качества технической подготовленности спортсменов. Разработаны программно-аппаратные комплексы для подготовки спортсменов, которые позволяют автоматизировать ввод информации в ЭВМ, ее обработку и вычисление необходимых биомеханических параметров. Это дает возможность повысить эффективность обучения двигательным действиям и избежать ошибок.

Другое направление использования ИТ связано с разработкой программ для оздоровительной физической культуры. Программы этого направления можно разделить на диагностические, диагностико-рекомендательные и управляющие. В первом случае программа позволяет специалисту быстрее поставить диагноз, во втором – наряду с диагнозом пользователю предлагается определенный набор рекомендаций, соответствующий выявленному уровню здоровья и двигательной активности. В третьем случае компьютер осуществляет взаимодействие с пользователем по принципу обратной связи: выдает задания, контролирует их выполнение, а по результатам новых тестов вырабатывает соответствующие рекомендации.

«Развитие физической культуры и спорта в России.»

... спортивный союз, «Наука», «Спартак», «Россия» и др. Значительное место в спортивном движении Российской Федерации занимает физкультурно-спортивное общество профсоюзов «Россия». В его Уставе была сформулирована главная цель: «Оздоровление россиян средствами физической культуры и спорта». ... структур управления физической культурой и спортом, сопровождающегося резким сокращением финансирования спорта и, ...

Таким образом, можно сделать вывод о том, что в настоящее время информационные технологии активно применяются в сфере физической культуры и спорта.

1.1.1 Система государственного управления физкультурно-

спортивным движением в РФ

Структура управления российским физкультурно-спортивным движением представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Структура управления российским физкультурно-спортивным

движением

Государственным органом, ведающим на федеральном уровне вопросами управления развитием физической культуры и спорта, является Министерство спорта Российской Федерации, на которое возложены функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в этой сфере.

Кроме того, на государственном уровне также активно занимаются вопросами спорта и физического воспитания граждан отраслевые министерства и ведомства. Это, прежде всего, министерства образования, обороны, внутренних дел и министерство по чрезвычайным ситуациям. Данные федеральные органы управления имеют в своей структуре подразделения, ведущие разработку государственно-отраслевых программ по физическому воспитанию и спорту и организующие обязательные формы физической подготовки с работающими в отрасли.

Следует учитывать, что на основании Федерального договора (по Конституции Российской Федерации) верховной властью на своих территориях наделены органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в том числе и органы управления физической культурой и спортом республик в составе России, краев, областей, автономных образований. В соответствии с федеральным законодательством о разграничении полномочий сегодня они сами – верховные органы государственного управления физической культурой и спортом на своей территории.

Министерство спорта Российской Федерации, а также отраслевые министерства непосредственно входят в структуру Правительства РФ и подчиняются Президенту Российской Федерации. Правительство и Президент на своем уровне принимают определенные управленческие решения по вопросам развития физической культуры и спорта.

Многообразие форм управления выражается также в наличии нескольких десятков всероссийских федераций (ассоциаций, союзов) по отдельным видам спорта, а также общеспортивных организаций и ассоциаций, которые действуют на основе законодательства Российской Федерации об общественных объединениях. Спортивные федерации являются членами международных федераций и обеспечивают организацию подготовки спортсменов в конкретном виде спорта.

Для обеспечения эффективной и плодотворной подготовки высококвалифицированных спортсменов в стране создаются Федеральные и региональные центры спортивной подготовки. В их структуру входят спортивные сооружения, а также другие элементы инфраструктуры (гостиницы, предприятия питания, медико-восстановительные центры и др.) для обеспечения оптимальной подготовки членов и кандидатов в члены сборных команд по различным видам спорта.

Особенности управления разработкой программного обеспечения

... и ускорить обслуживание клиентов и тем самым повысить конкурентоспособность компании. Однако процесс управления разработкой программного обеспечения имеет некоторые особенности, которые необходимо учитывать при реализации данных проектов. Таким образом, ...

Федеральные центры спортивной подготовки создаются на основании решений правительства Российской Федерации по предложению министерства спорта с учетом мнения общероссийских спортивных федераций по соответствующим видам спорта, а Региональные центры спортивной подготовки – на основании решений органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Спортивные федерации занимаются организацией подготовки спортсменов массового спорта и спорта высших достижений по определенному виду спорта, которые готовятся преимущественно в физкультурно-спортивных обществах, ведомственных физкультурных организациях и местных спортивных структурах – спортивных клубах и спортивных школах разного ранга, финансируемых из государственного и муниципального бюджетов. Высшим органом управления всероссийской федерации является общее собрание ее членов, на котором избирается его президиум, возглавляемый президентом федерации.

Что же касается передачи властных полномочий, то в соответствии с Федеральным законом «О физической культуре и спорте в Российской Федерации» разделяются полномочия между федеральными органами и субъектами Российской Федерации. Министерство спорта передает органам государственной власти субъектов Российской Федерации полномочия по определению основных задач и направлений развития физической культурой и спортом на своих территориях, а также средства на осуществление переданных полномочий. Однако федеральный орган исполнительной власти осуществляет контроль и надзор за полнотой и качеством осуществления переданных полномочий с правом направления предписаний об устранении выявленных нарушений, вплоть до изъятия соответствующих полномочий у органов управления субъектов Российской Федерации, а также о привлечении к ответственности должностных лиц, исполняющих обязанности по осуществлению переданных полномочий.

Федеральные органы управления должны заниматься в основном вопросами разработки и согласования государственных программ, проектов в области физической культуры и спорта, а также координацией работы территориальных и местных организаций, находящихся в их ведении. При этом подразумевается, что организации различных уровней лучше знают свои задачи, возникающие проблемы и способы их решения. Если они не могут решить какие- либо проблемы самостоятельно, то обращаются за помощью к вышестоящим организациям, передавая им полномочия по решению этих проблемы.

Таким образом, в связи с коренными изменениями в политической, социальной и экономической системах управления обществом, в России сформировалась новая, достаточно сложная структура управления физической культурой и спортом, в которую вошли целый ряд организаций, осуществляющих управление на федеральном, территориальном и местном уровнях.

1.1.2 Информационное обеспечение системы учета спортивных

учреждений

Современное состояние спортивной сферы в мире характеризуется усилением глобальной конкуренции, что ставит перед государствами задачи по разработке высокотехнологических подходов к развитию спорта. Ключевым условием обеспечения лидирующих позиций российского спорта в мире является комплексный, системный подход, предполагающий всестороннее технологическое обеспечение спортивной отрасли в нашей стране.

Информационные системы обеспечения градостроительной деятельности

... систем обеспечения градостроительной деятельности является обеспечение органов государственной власти, органов местного самоуправления, физических и юридических лиц достоверными сведениями, необходимыми для осуществления градостроительной, инвестиционной и иной хозяйственной деятельности, проведения землеустройства. Информационные системы обеспечения градостроительной деятельности ...

Система всестороннего обеспечения спорта в РФ представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Система всестороннего обеспечения спорта в РФ

Одним из основных компонентов системы обеспечения спортивной деятельности является информационное обеспечение, внедрение современных информационных технологий, что позволяет интегрировать результаты всех видов обеспечения спортивной отрасли в единое информационнотехнологическое пространство, создает информационную основу для принятия решений на всех уровнях управления спортивной индустрией, тренировочным процессом и соревновательной деятельностью команд и спортсменов.

Целью данного компонента является повышение эффективности спортивной отрасли, использования ресурсов и развитие спорта в России, на основе всестороннего, оперативного и качественного информационного обеспечения всех ее участников.

Основные задачи информационного обеспечения спорта:

1. Автоматизированная информационная поддержка принятия решений на всех уровнях управления и всех участников спортивной деятельности.

2. Автоматизированный учет, планирование и управление всеми ресурсами спортивной отрасли.

3. Консолидация, интеграция, хранение, обработка информации, поступающей от всех компонент системы обеспечения спорта и предоставление ее всем заинтересованным участникам спортивной деятельности.

4. Автоматизированная информационная поддержка развития технического и тактического мастерства, физической и психологической подготовленности спортсменов.

5. Развитие методического обеспечения для совершенствования профессионального уровня тренерского корпуса, создание автоматизированных средств управления тренировочным процессом и соревновательной деятельностью, средств анализа и синтеза эффективных тактических решений и вариантов выступления команд и отдельных спортсменов в различных условиях.

6. Создание среды и технологии для информационного обмена, взаимодействия всех компонентов системы обеспечения спорта и всех участников спортивной деятельности, а также пропаганды российского спорта.

Сравнительный анализ информационного обеспечения производственной компании и спортивной организации показывает, что сегодня все направления деятельности современной конкурентоспособной производственной компании, имеют высокий уровень информационной поддержки, обеспечены необходимыми программными и техническими средствами автоматизации: от систем управления всеми ресурсами компании до систем производственной логистики, управления отдельными технологическими процессами.

Высокий уровень информационной поддержки обеспечивает повышение экономических результатов деятельности компаний, эффективности использования ресурсов и управления.

Анализ показывает, что в части обеспечения сферы управления с точки зрения ИТ спортивные организации ничем принципиально не отличаются от производственных.

Однако, в противоположность производственным компаниям, в спортивных организациях практически не внедряются комплексные системы и средства информатизации и автоматизации. Имеются лишь разрозненные локальные транзакционные учетно-отчетные системы. В результате – неэффективное управление и использование ресурсов спортивных организаций.

Создание и ведение информационной системы обеспечения градостроительной ...

... утвержденных документов, а вторичные – считаются справочными. В соответствии с Административным регламентом по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление сведений из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности на ... пользователей – они имеют дело только с утвержденными тем или иным органом власти документами, касающимися определенной территории, а не сведениями о ...

1.1.3 Информационные технологии в сфере физической культуры и

спорта

Информационные процессы становятся одной из важнейших составляющих жизнедеятельности человека и социума. Многие исследователи полагают, что цели, содержание и технологии существующей образовательной практики не соответствуют современным требованиям и не могут обеспечить своевременную и адекватную подготовку человека к стремительно приближающейся информационной будущности. Это в полной мере относится и к специалистам по физической культуре и спорту.

Использование в учебно-тренировочном процессе современных информационных технологий приобретает особую актуальность, требует постоянного обобщения и обмена опытом. Несмотря на определенные трудности, связанные с организационными, материально-техническими, научно-методическими аспектами разработки и внедрения современных информационных технологий в область физической культуры и спорта, они вызывают определенный интерес. Назрела необходимость перехода от традиционных средств к использованию современных информационных и коммуникационных технологий, позволяющих значительно эффективнее осуществлять сбор, обработку и передачу информации, вести самостоятельную работу и самообразование, качественно изменить содержание, методы и организационные формы обучения, подготовки высококвалифицированных спортсменов и судей, проведения физкультурнооздоровительной работы с населением.

Информационные технологии прочно вошли в сферу деятельности специалистов по физической культуре. Применение их осуществляется как на простом уровне – ведение делопроизводства, создание баз данных и т. п., так и на уровне, где требуются специальные знания и умения – биомеханический анализ техники движения спортсмена, проектирование тактических схем ведения спортивной борьбы, анализ функционального состояния спортсменов, оценка адаптационных возможностей человека к физической нагрузке и т.п.

Основные направления использования информационных технологий в спорте связаны:

1. С усложнением и усилением всех уровней тренировочного процесса.

2. С развитием личности и потребностью человека к комфортной жизни в условиях современного информационного общества.

С учетом этого можно определить направления применения информационных технологий в спорте. Таким образом, компьютерные и информационные технологии используются:

1. Для создания моделей тренировочных и соревновательных ситуаций.

2. Для информационно-методического обеспечения и управления организационным и учебно-воспитательным процессом в спортивных организациях и пр.

3. При организации мониторинга физического состояния и здоровья занимающихся.

4. при обработке информации о учетно-отчетной деятельности и документообороте.

5. Как средство автоматизации процессов контроля, компьютерного тестирования физического, функционального, умственного и психологического состояний занимающихся и коррекции результатов учебно-тренировочной деятельности.

6. В рекламной и предпринимательской деятельности в сфере спорта.

Информатизация в сфере физической культуры и спорта должна быть направлена на достижение двух основных целей:

1. Подготовка специалистов для последующей профессиональной деятельности в условиях информатизации общества.

Организация архивного хранения документов

... работы определяется структурой закона и логикой проведенного исследования. 1. Общие положения и понятийный аппарат федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» Хранение архивных документов ... организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Сами же архивные документы ...

2. Повышение уровня подготовленности специалистов посредством совершенствования технологии обучения на основе использования современных информационных и коммуникационных технологий.

Далее рассмотрим более подробно как происходит управление отчетностью в государственных спортивных организациях, то есть организацию документооборота в учреждениях.

1.2 Организация документооборота в государственных спортивных

организациях

Документ является материальным объектом c закрепленной на нем любым способом информацией, предназначенным для передачи от одного лица другому. К определению документа можно отнести как современные компьютерные файлы или электронные письма, так и использовавшиеся в незапамятные времена папирусы, берестяные грамоты, глиняные таблички и т.д.

Документооборот можно определить, как процесс, целью которого является движение документов между моментами их создания, получения, завершения пользования, отправкой в архив.

Управление отчетностью и документооборот не являются одним и тем же, однако они находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.

Документы предназначены для ведения хозяйственной деятельности предприятия или организации и являются основой различных видов отчетности. Многие документы из прошлого имеют историческую или культурную ценность.

Документальный фонд находится в ведении руководителя организации, который несет за него персональную ответственность. Работа с документами и организация документооборота на предприятии должна осуществляться в соответствии с законодательством.

Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие:

 Документы, поступающие от других организаций (входящие).

 Документы, отправляемые в другие организации (исходящие).

 Документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние).

Рассмотрим контретнее обработку входящей документации.

1.2.1 Обработка входящей документации

Существует несколько этапов обработки входящей документации:

•  начальная обработка документов;
•  предварительное рассмотрение;
•  регистрация документов;
•  изучение документов руководством;
•  передача документов исполнителям;
•  отправка документов;
•  создание дел и хранение документов.

Варианты получения документов организацией могут быть разными. Документы могут быть получены от курьера, от посетителей, приняты по факсу или в виде телефонограммы.

Корреспонденция без указания адресата или на имя руководителей организации обрабатывается специальной службой, предназначенной для обеспечения управления документооборотом, службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Если же документы направлены в конкретные отделы организации, то их обрабатывают секретари данных подразделений.

Корреспонденция с ошибочным адресом при этом должна отправляться обратно на почту, а в случае нарушения упаковки составляется специальный акт. Личная корреспонденция не должна вскрываться.

Конверт должен уничтожаться, но есть несколько случаев, когда к документу прикладываются конверты:

Организация работы службы эксплуатации номерного фонда и пути ...

... работы, персонал гостиницы делится на следующие службы: служба управления номерным фондом (СПиР, служба горничных, служба портье, инспектор по уборке номеров, служба безопасности и др.); административная служба (секретариат, финансовая служба, кадровая служба, ... Служба эксплуатации ... организации работы ... службу входит группа, организующая активный досуг, оздоровительные мероприятия, занятия спортом, ...

•  обратный адрес и дата отправки есть только на конверте;
•  есть существенная разница между датой написания документа и датой его отправления;
•  конверт необходим как документ по оплате корреспонденции.

Предварительное рассмотрение позволяет определить, куда документы необходимо направить: конкретным исполнителям, структурным подразделениям или руководству.

Документы с оперативной информацией, направляются конкретным исполнителям сразу же, в день поступления в службу ДОУ. В том случае, если для исполнения документа требуются несколько подразделений, то документ предварительно размножается и пересылается конкретным исполнителям.

1.2.2 Регистрация и контроль исполнения документации

Под термином «регистрация» в процессе организации документооборота на предприятии подразумевается фиксация создания или получения документа. Регистрация осуществляется при помощи указания даты, индекса и записи сведений о документе в форме поля регистрации. Документы, используемые для справки или требующие учета, обязательно должны регистрироваться. Регистрация документов может осуществляться не только в ДОУ, но также и в плановых, бухгалтерских и финансовых подразделениях — в зависимости от назначения документа. При этом в ДОУ проставляется лишь дата поступления документа [23].

К числу нерегистрируемых документов относятся:

•  сообщения о мероприятиях, таких, как совещания и заседания;
•  рекламные материалы, программы;
•  печатные издания;
•  поздравительная корреспонденция;
•  формы статистической отчетности;
•  бухгалтерская и планово-финансовая документация;
•  документы с пометкой «лично»;
•  объяснительные записки;
•  арбитражные документы;
•  исковые документы.

Документы, не подлежащие регистрации, сортируются по адресатам и передаются им.

Входящие документы, подлежащие регистрации, получают индексы в пределах календарного года.

Для регистрации документов можно использовать либо регистрационные журналы, либо карточки. Поскольку поиск по журналам занимает много времени, то их можно использовать лишь при сравнительно небольшом потоке документов. Формы карточек и журналов при корпоративном документообороте не регламентируются и могут самостоятельно устанавливаться службами ДОУ. Однако реквизиты входящего документа должны состоять из следующих пунктов:

•  название;
•  дата документа;
•  индекс (рег. номер) документа;
•  дата поступления;
•  индекс поступления;
•  заголовок или краткое содержание;
•  решение;
•  срок исполнения;
•  отметка об исполнении;
•  номер дела.

Но в связи с большим, порой огромным потоком информации вести журнал учета входящих документов практически невозможно, не говоря уже о контроле исполнения тех самых документов. Недостаки ведения журнала учета вручную очевидны: возможность ответственного сделать ошибку огромна при большом количестве информации, которую еще нужно и своевременно обрабатывать. К тому же нет возможности уследить, исполнен ли или дан ли ответ на тот или иной документ. В связи с этим требуется решение данной проблемы.

Выводы по разделу 1

Организация работы раздаточной

... оборудования в линиях комплектации и раздачи определяют их тип и зависят от вида предприятия, его пропускной способности, особенностей организации работы, ... блюд к определенному времени и предназначены для обслуживания постоянного контингента потребителей. Первые два ... количество остатков пищи на обеденных столах. Блюда свободного выбора реализуются на немеханизированных линиях раздачи, а ...

В рамках первой раздела был преведен обзор сферы физической культуры и спорта, а также рассмотрены теоретические аспекты влияния применения информационных технологий на эффективность документооборота в организации. Для того чтобы добиться повышения статуса, организации следует акцентировать внимание на новшествах, ускорить и оптимизировать создание новых продук тов и технологий, позволяющих достичь конкурентных преимуществ на рынке и улучшить впечатление об организации в обществе.

Также была рассмотрена организация документооборота в государственных спортивных организациях. Было установлено, что на сегодняшний день ручные картотеки и журналы учета документов устарели, и им требуется замена с исправлением недостатков.

В результате проведенного анализа области физической культуры и спорта было установлено, что в противоположность производственным компаниям, в спортивных организациях практически не внедряются комплексные системы и средства информатизации и автоматизации. Поэтому они недостаточно неэффективно управляются и используют собственные ресурсы, что косвенно негативно отражается на эффективности документооборота в организации и на динамике развития спортивной отрасли в стране в целом.

2 Аналитическая часть

2.1 Характеристика объекта исследования

Физическая культура и спорт являются неотъемлемой частью в формировании здорового образа жизни и лежат в основе гармоничного развития личности и общества в целом. В последнее время занятия физической культурой и спортом набирают все большую популярность и стали модным движением среди населения.

В целях популяризации массового спорта, подготовки спортивного резерва, развития спорта высших достижений и содействия в реализации государственной политики в области физической культуры и спорта создано спортивное краевое государственное автономное учреждение «Академия летних видов спорта». В настоящее время Академия культивирует 12 летних видов спорта. Ежегодно спортсмены Академии отстаивают честь края и страны на соревнованиях различного масштаба.

Краевое государственное автономное учреждение «Региональный центр спортивной подготовки «Академия летних видов спорта» (КГАУ «РЦСП «АЛВС») начало свою деятельность в марте 2012 года. Академия является подведомственным учреждением министерства спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края. В КГАУ «РЦСП «АЛВС» были открыты и действуют по настоящее время отделения: легкая атлетика, плавание, тяжелая атлетика, гребной слалом, бокс. На ставки спортсменов-инструкторов были приняты сильнейшие спортсмены Красноярского края.

Общая задача академии летних видов спорта — сделать все возможное для улучшения качества подготовки спортивного резерва Красноярского края, сохраняя при этом здоровье жителей и подрастающего поколения.

Автономное учреждение создано для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации, предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий министерства спорта Красноярского края в сфере физической культуры и спорта. Краевое государственное автономное учреждение «Региональный центр спортивной подготовки «Академия летних видов спорта», создано субъектом Российской Федерации– Красноярским краем на основании распоряжения Правительства Красноярского края от 22.04.2010 № 320-р. Учреждения является правопреемником краевого государственного автономного образовательного учреждения дополнительного образования детей «Краевая специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва».

Целями деятельности КГАУ «РЦСП «АЛВС»» являются:

1. развитие в Автономном учреждении и на территории Красноярского края летних олимпийских видов спорта и не олимпийских видов спорта признанных Международным олимпийским комитетом;

2. подготовка высококвалифицированных спортсменов по летним видам спорта;

3. популяризации здорового образа жизни среди жителей Красноярского края.

Для достижения указанных целей деятельности Автономное учреждение осуществляет следующие основные виды деятельности:

1. реализация государственных региональных программ развития физической культуры и спорта;

2. предоставление услуги по спортивной подготовке;

3. деятельность в области физической культуры и спорта по подготовке спортсменов высокого класса;

4. реализация единого календарного плана межрегиональных, всероссийских и международных соревнований и мероприятий по подготовке к ним по летним видам спорта;

5. реализация календарных планов физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий Красноярского края по летним видам спорта;

6. содействие обеспечению общественного порядка и общественной безопасности при проведении официальных физкультурных и спортивных мероприятий Красноярского края по летним видам спорта;

7. участие в формировании и обеспечении спортивных сборных команд Красноярского края, коллективов по летним видам спорта, включенным во всероссийский реестр;

8. материально–техническое обеспечение и оснащение тренировочных сборов и спортивных мероприятий в соответствии с установленными нормами и требованиями в пределах имеющихся финансовых средств;

9. материально–техническое обеспечение, в том числе обеспечение спортивной экипировкой, финансовое, научно-методическое, медикобиологическое, медицинское и антидопинговое обеспечение спортивных сборных команд Красноярского края по летним видам спорта;

10. участие в подготовке спортивного резерва для спортивных сборных, команд Российской Федерации по летним видам спорта; участие в организации и проведении межрегиональных, всероссийских и международных спортивных соревнований, и тренировочных мероприятий спортивных сборных команд Российской Федерации, проводимых на территории Красноярского края по летним видам спорта;

11. участие в грантах на различных уровнях в области физической культуры, спорта по летним видам спорта;

12. управление объектами, сооружениями;

13. осуществление функций заказчика, застройщика, осуществление технического надзора и контроля за строительством;

14. проведение научных, социальных, маркетинговых исследований в области физической культуры, спорта по летним видам спорта;

15. оказание содействия субъектам физической культуры и спорта по летним видам спорта, осуществляющим свою деятельность на территории Красноярского края.

Местонахождение КГАУ «РЦСП «АЛВС»: 660093, Российская Федерация, Красноярский край, г. Красноярск, остров Отдыха, 11, помещение 13.

Перейдем к рассмотрению организационной структуре объекта исследования.

2.1.1 Организационная структура РЦСП «Академии летних видов спорта»

Прежде чем создать информационную систему, а затем внедрить ее, необходимо проанализировать как работает предприятие в настоящее время. Для анализа необходимо знать не только как работает предприятие в целом и как оно взаимодействует с другими предприятиями, но и как организована деятельность предприятие.

Организационная структура – совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач. По сути дела, организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде организованной диаграммы– графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции).

Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношения. Существуют три метода определения обязанностей и полномочий и их передачи в рамках организации.

Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими.

Это достигается с помощью схемы организации, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей. Организационные схемы, таблицы. При построении таких схем необходимо учитывать следующее: схема дает лишь общие контуры структуры организации; она должна быть доступна для понимания, содержать минимальное количество деталей; не существует стандартных построений организационной структуры, каждая фирма имеет свои особенности. Схема должна отражать реальную структуру фирмы и не являться своего рода теоретическим стандартом. Если схему структуры трудно составить, то причина может заключаться в том, что сама организация дефектна, то есть с течением времени ее структура стала неэффективной, громоздкой, а линии взаимоотношений стали искаженными.

Позитивная сторона использования схематичных построений. На подготовительном этапе построения схемы организации последняя должна быть повергнута тщательному анализу. Такое исследование само по себе принесет большую пользу, поскольку она обнаруживает слабые места, накладки полномочий, недостаточно управляемые звенья производственного процесса.

Схема позволяет выделить линии взаимозависимости и отношении внутри организации.

Как источник получения информации схема может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью и структурой управления предприятием (в частности, вновь принятых на работу), а также в качестве дополнительного наглядного материала при изучении должностных инструкций. Ею можно воспользоваться в качестве основы для возможной реорганизации или модификации структуры организации.

Наконец, схема используется в качестве справочного материала, позволяет служащим предприятия быстро ознакомиться с происшедшими в рамках организации изменениями. Для этой цели структурная схема организации может быть помещена на доске объявлений.

В соответствии с Приложением A представлена организационная структура КГАУ РЦСП «Академии летних видов спорта».

Директор по спортивной и организационно-аналитической работе руководит отделом организационно-аналитической работы и отделом спортивной работы. Осуществляет координацию и управление персоналом КГАУ РЦСП «АЛВС».

На должность начальника отдела организационно-аналитической работы назначается специалист, имеющий полное или базовое высшее образование соответствующего направления и стаж работы в сфере управления не менее трех лет. Начальник отдела организационно-аналитической работы подчиняется непосредственно директору КГАУ РЦСП «АЛВС».

Основной задачей начальника отдела организационно-аналитической работы является координация деятельности КГАУ РЦСП «АЛВС» в вопросах организационной и аналитической работы: организация планирования и контроль над выполнением перспективных и текущих планов КГАУ РЦСП «АЛВС».

Начальник отдела организационно-аналитической работы:

•  руководит деятельностью отдела организационно-аналитической работы, в том числе планирует, организует и контролирует ее;
• прогнозирует развитие направлений деятельности КГАУ РЦСП «АЛВС»;

•  готовит текущие и перспективные планы КГАУ РЦСП «АЛВС», вносит их на утверждение руководителя КГАУ РЦСП «АЛВС» и осуществляет контроль над ходом выполнения утвержденных планов;
•  оказывает консультативно-методическую помощь по вопросам деятельности отдела.

Инструктор-методист по физической культуре относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется начальнику отдела по спортивной и организационно-аналитической работе. Инструктор-методист по физической культуре КГАУ РЦСП «АЛВС» осуществляет следующие функции:

•  организует и координирует учебно-тренировочный и воспитательный процесс, определяет его содержание, обеспечивает работу по проведению учебно-тренировочных занятий, организует работу по повышению квалификации тренеров-преподавателей, проведению открытых уроков;

•  осуществляет контроль над комплектованием учебных групп, содержанием и результатами учебно-тренировочного и воспитательного процессов, за количественным и качественным составом групп;
•  ведет статистический учет результатов работы КГАУ РЦСП «АЛВС» на этапах спортивной подготовки, а также многолетний учет, анализ и обобщение результатов, содержания и опыта работы тренеров-преподавателей КГАУ РЦСП «АЛВС»;

•  совместно с медицинской службой осуществляет контроль над правильной организацией медицинского контроля за обучающимися, воспитанниками;
•  организует и разрабатывает необходимую документацию по проведению соревнований;
•  оказывает консультативную и практическую помощь педагогическим работникам КГАУ РЦСП «АЛВС» по соответствующим направлениям деятельности;
•  участвует в организации повышения квалификации и переподготовки педагогических работников КГАУ РЦСП «АЛВС» по направлениям физкультурно-спортивной подготовки;
•  обеспечивает охрану жизни и здоровья обучающихся, воспитанников во время учебно-тренировочного и воспитательного процессов.

Специалист по связям с общественностью КГАУ РЦСП «АЛВС», состоит в отделе организационно-аналитической работы и выполняет работу по реализации политики КГАУ РЦСП «АЛВС» в области связей с общественностью и отдельных ее этапов. Участвует в разработке конкретных планов внутренней и внешней политики КГАУ РЦСП «АЛВС» в области связей с общественностью. Осуществляет постоянное взаимодействие и поддерживает контакты с представителями средств массовой информации и общественности, знакомит их с официальными решениями и приказами руководства организации, подготавливает ответы на официальные запросы, следит за своевременным распространением информационных материалов о деятельности КГАУ РЦСП «АЛВС».

Начальник отдела спортивной работы:

•  руководит деятельностью отдела по спортивной работе КГАУ КГАУ РЦСП «АЛВС», в том числе планирует, организует и контролирует ее;
• прогнозирует развитие направлений деятельности КГАУ РЦСП «АЛВС»;

•  оказывает консультативно-методическую помощь по вопросам деятельности отдела;
•  координирует работу тренеров по вилам спорта, администратора тренировочного процесса и иных работников КГАУ РЦСП «АЛВС» при выполнении учебно-тренировочной, воспитательной и методической работы в КГАУ РЦСП «АЛВС».

В состав спортивно-массового отдела входят все отделения по видам спорта и физкультурно-спортивные клубы. В каждом отделении работают Начальник отделения, группа методистов и тренерский состав. На рисунке 3 представлена схема взаимодействия сотрудников отделения легкой атлетики.

Рисунок 3 – Схема взаимодействия сотрудников отделения легкой атлетики

Основными направлениями деятельности начальника отделения являются:

1. Координация работы отделения.

2. Поддержание контакта с высшим руководством.

3. Ведение документации.

Основными направлениями деятельности методиста являются:

1. Осуществление научно-методического обеспечения учебновоспитательного процесса учреждения. Проведение научной и экспериментальной работы.

2. Накопление, систематизацию и распространение методических материалов и разработок по вопросам системы дополнительного образования детей физкультурно-спортивной направленности.

3. Осуществление работы по аттестации и профессиональной подготовке педагогических кадров.

4. Ведение документации, отчетности.

Основными направлениями деятельности тренера являются:

1. Организация образовательного, воспитательного, оздоровительного процессов.

2. Ведение учета своих воспитанников.

Основную деятельность по организации медицинского обеспечения тренировочного процесса в КГАУ РЦСП «АЛВС», ведет врач по спортивной медицине.

Директор по правовой и административно-хозяйственной работе руководит отделом правовой и кадровой работы, административно-хозяйственным отделом, осуществляет их координацию и управление.

Начальник отдела по правовой и кадровой работе осущесвлет следующие функции:

•  организует работу по обеспечению предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и Квалификации в соответствии с уровнем и профилем полученной ими подготовки и деловых качеств согласно штатному расписанию;
•  принимает участие в работе по прогнозированию и определения потребности в кадрах согласно планам экономического и социального Развития предприятия;
•  решает вопросы приема, увольнения, перевода работников, Контролирует их расстановку и правильность использования в отделениях предприятия;

•  осуществляет своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, Положениями, инструкциями и приказами генерального директора предприятия.

Менеджер по персоналу состоит в отделе правовой и кадровой работы и осуществялет следующие функции:

•  оперативный поиск и подбор нужных предприятию специалистов;
•  планирование потребности в кадрах на ближайшую и дальнюю перспективу;
•  создание кадрового резерва;
•  создание системы мотивации труда;
•  обучение кадров: организация тренингов, обучающих семинаров, курсов повышения квалификации.

На документоведа КГАУ РЦСП «АЛВС» возлагаются следующие функции:

•  организация системы ведения документации;
•  внедрение автоматизированных информационных систем и систем управления, новейших информационных технологий;
•  контроль над состоянием делопроизводства;
•  методическая работа по вопросам документационного обеспечения;
•  работа с кадрами службы документационного обеспечения управления.

Юрист КГАУ РЦСП «АЛВС» выполняет работу по соблюдению законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов. Осуществляет правовую экспертизу проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, визирует их, а также участвует, в необходимых случаях, в подготовке этих документов.

Начальник административно-хозяйственного отдела является непосредственным руководителем для всех сотрудников административно-хозяйственного отдела. Является связующим звеном между руководством и сотрудниками отдела. Руководит хозяйством, контролирует чистоту и порядок в помещениях, ремонт помещений, курирует вопросы, связанными с обустройством, интерьером, бытовыми условиями работы персонала.

Инженер по охране труда КГАУ РЦСП «АЛВС» контролирует соблюдение нормативных правовых и законодательных актов по охране труда в структурных подразделениях компании, организует изучение на рабочих местах условий труда; организует проведение обследований, проверок технического состояния сооружений, зданий, машин, оборудования и механизмов на их соответствие требованиям нормативных правовых актов в отношении охраны труда, состояния санитарно-бытовых помещений, санитарно-технических устройств, средств индивидуальной и коллективной защиты работников, эффективности работы вентиляционных систем и т.д.

Главный бухгалтер возглавляет отдел бухгалтерского учета и планирования, осуществляет контроль над материальными и денежными средствами предприятия. Руководит расходами, кассовыми и банковскими операциями. Распределяет денежные средства. Координирует работу сотрудников бухгалтерии и контролирует все вопросы решаемые бухгалтерией.

Заместитель главного бухгалтера выполняет функции:

•  контроль движения денежных средств на рублевых и валютных счетах предприятия;
•  контроль ведения бухгалтерского учета расчетов за оказанные услуги;
•  контроль подготовки бухгалтерских документов для формирования бухгалтерской отчетности;
•  формирование и своевременное представление достоверной полной бухгалтерской информации о платежеспособности предприятия и состоянии расчетов за оказанные услуги.

Ведущий бухгалтер ведёт учёт исполнения сметы расходов бюджетных и внебюджетных средств в регистрах бухгалтерского учёта с использованием средств автоматизированной обработки данных, используемых в КГАУ РЦСП «АЛВС»; осуществляет приём и обработку документов для начисления заработной платы, ведёт лицевые счета сотрудников и карточки персонифицированного учёта налогов, готовит расчётно-платёжные и платёжные ведомости и представляет их для проверки главному бухгалтеру; ведёт аналитический учёт расчётов по платежам в бюджеты всех уровней по удержанным налогам из заработной платы и другим социальным налогам на карточке учёта средств и расчётов; готовит платёжные документы по перечислению заработной платы, удержаний из заработной платы и налогов.

На экономиста КГАУ РЦСП «АЛВС» возлагаются следующие должностные обязанности по выполнению работы по осуществлению экономической деятельности КГАУ РЦСП «АЛВС»:

•  подготовка исходных данных для составления проектов хозяйственно-финансовой деятельности КГАУ РЦСП «АЛВС»;
•  выполнение расчетов по необходимым материальным, трудовым и финансовым затратам;
•  разработка мероприятий по обеспечению режима экономии;
•  текущее и перспективное планирование финансовой деятельности КГАУ РЦСП «АЛВС».

Далее перейдем к функциональной характеристике КГАУ РЦСП «АЛВС».

2.1.2 Функциональная характеристика объекта исследования

Функциональная модель предназначена для изучения особенностей работы (функционирования) системы и её назначения во взаимосвязи с внутренними и внешними элементами.

Функциональная модель отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Подобные модели оперируют, прежде всего, с функциональными параметрами. Графическим представлением этих моделей служат блок-схемы. Они отображают порядок действий, направленных на достижение заданных целей.

КГАУ РЦСП «АЛВС» осуществляет свою деятельность в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Красноярского края, приказами Учредителя (учредителем объекта исследования является Министерство спорта Красноярского края), а также Уставом.

Задачами КГАУ РЦСП «АЛВС» являются:

1. Осуществление спортивной подготовки по олимпийским видам спорта и неолимпийским видам спорта.

2. Организация тренировочного процесса для воспитанников, в том числе тренировочных сборов.

3. Проведение занятий физкультурно-спортивной направленности по месту жительства граждан.

4. Организация и проведение спортивных и спортивно-массовых мероприятий.

Основные виды деятельности КГАУ РЦСП «АЛВС»:

1. Учебно-воспитательная работа.

К учебно-воспитательной работе относится проведение тренировок, тренировочных сборов, поездок в спортивные оздоровительные учреждения.

2. Финансово-экономическая деятельность.

К финансово-экономической деятельности относится государственные закупки, оборот денежных средств внутри и вне организации, финансирование деятельности КГАУ РЦСП «АЛВС», выделение финансовых средств на развитие организации.

3. Документоведение.

Под документоведением подразумевается ведение документации всех видов: написание отчетов, планов развития, планов хозяйственной деятельности организации, учет воспитанников спортивной школы, ведение журналов посещаемости спортсменов и пр.

4. Административно-хозяйственная деятельность.

Административно-хозяйственная деятельность – обеспечение безопасности организации, охрана ее имущества, управление хозяйственными делами, инженерно-техническое обеспечение организации.

5. Взаимодействие со сторонними организациями.

Функциональная структура организации полностью представлена в Приложении Б.

Перейдем к анализу документооборота на объекте исследования.

2.2 Анализ документооборота КГАУ РЦСП «Академии летних видов спорта»

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. Документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе «3.1 Организация документооборота» Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов [47].

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

•  прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
•  предварительное рассмотрение и распределение документов;
•  регистрация документов;
•  контроль исполнения;
•  информационно-справочная работа;
•  исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

•  отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) называют электронным документооборотом.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для следующих операций:

•  расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
•  расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
•  определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

В КГАУ РЦСП «Академии летних видов спорта» используется документооборот, представленный в соответствии с таблицей 1. Таблица 1  Документооборот КГАУ «РЦСП «АЛВС»»

Функция

(связь с

Исходная

должно Наимено- Объем информация

стным вание до- От кого Кому Когда инфор- для состав лицом и кумента мации ления доку процес мента

сом или

задачей) Баланс го- Отчет- РЦСП Мини- Еже- 13 стр. Нефинансосударст- ность «Ака- стерст- годно вые и фивенного демия во спор- нансовые учрежде- летних та активы, обяния видов Красно- зательства

спорта» ярского

края Сведения Отчет об РЦСП Казна- Еже- 1 стр. Предоставоб опера- исполь- «Ака- чейство годно ленные субции с целе- зовании демия Красно- сидии выми сред- субсидий летних ярского ствами видов края

спорта» Отчет о ре- Отчет- РЦСП Мини- Еже- 17 стр. Информазультатах ность «Ака- стерст- квар- ция о зар. деятельно- демия во спор- тально плате расти летних та ботников

видов Красно- учреждения,

спорта» ярского количество

края потребите лей, вос пользовав шихся услу гами учреж дения и т.д. Государст- Подле- РЦСП Мини- Ежеме- 3 стр. План осувенное за- жит ис- «Ака- стерст- сячно, ществления дание полне- демия во спор- Еже- гос. услуги

нию летних та годно

видов Красно спорта» ярского

края Окончание Таблицы 1

Функция

(связь с

Исходная

должно- Объем Наимено- информация

стным От ко- ин вание до- Кому Когда для состав лицом и го форма кумента ления доку процес- ции

мента

сом или

задачей) План вы- План Стар- Главный 1 раз в 4 стр. План финанезда на ший бухгалтер полгода сирования трениро- мето- РЦСП выезда вочные дист «Акаде- спортсменов сборы и каждо- мия лет- на трениросоревно- го вида них ви- вочные сбования спорта дов спор- ры и сорев та» нования Входящий Поставка Ком- РЦСП Через ме- 4-5 стр. Список закудокумент спортив- пании- «Акаде- сяц после паемого на постав- ного обо- постав- мия лет- исходя- спортивного ку спор- рудова- щики них ви- щего до- оборудовативного ния дов спор- кумента ния оборудо- та» вания Исходя- Поставка РЦСП Компа- По мере 4-5 стр. Список закущий до- спортив- «Ака- нии- необхо- паемого кумент на ного обо- демия постав- димости спортивного поставку рудова- летних щики оборудоваспортив- ния видов ния ного обо- споррудования та»

Баланс исследуемого государственного (муниципального) учреждения на 2014 год представлен в приложении В.

Сведения об операции с целевыми средствами РЦСП «Академии летних видов спорта» представлены в приложении Г.

Далее перейдем к рассмотрению графической схемы маршрута основных документов на объекте исследования.

Схема маршрута движения основных документов РЦСП «Академии летних видов спорта»

Схема маршрута движения основных документов составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Правильно составленная схема маршрута документооборота и ее соблюдение способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета и обеспечивает своевременность составления отчетности.

Рассмотрим схему маршрута движения одних из основных документов в КГАУ РЦСП «Академии летних видов спорта».

Одной из форм отчетности бюджетного учреждения является баланс. Баланс государственного (муниципального) учреждения формируется по состоянию на 1 января года следующего за отчетным. Показатели отражаются в балансе в разрезе бюджетной деятельности приносящей доход деятельности и средств во временном распоряжении и итогового показателя на начало года и конец отчетного периода.

Актив баланса включает: нефинансовые активы (раздел I) и финансовые активы (раздел II).

Пассив баланса включает: обязательства (раздел III) и финансовый результат (раздел IV).

Показатели отражаются в Балансе (ф. 0503730) в разрезе:

•  видов финансового обеспечения (деятельности) учреждения;
•  субсидий на иные цели и бюджетных инвестиций (далее в целях составления бухгалтерской отчетности – деятельность с целевыми средствами) (графы 3, 7);
•  субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания, собственных доходов учреждения, средств по обязательному медицинскому страхованию (далее в целях составления бухгалтерской отчетности – деятельность по оказанию услуг (работ) (графы 4, 8);

•  средств во временном распоряжении (графы 5, 9);
•  показателей на начало года (графы 3, 4, 5), на конец отчетного периода (графы 7, 8, 9), и итоговых показателей на начало и конец отчетного периода (графы 6 (сумма граф 3, 4, 5) и 10 (сумма граф 7, 8, 9).

В графах «На начало года» показываются данные о стоимости активов, обязательств, финансовом результате на начало года (вступительный баланс), которые должны соответствовать данным граф «На конец отчетного периода» предыдущего года (заключительный баланс) с учетом на начало отчетного года данных по реорганизации (в случае ее проведения) или изменения типа учреждения в целях создания бюджетного (автономного) учреждения, а также иных данных, изменивших показатели вступительного баланса в установленных законодательством Российской Федерации случаях.

В графах «На конец отчетного периода» показываются данные о стоимости активов и обязательств, финансовом результате на 1 января года, следующего за отчетным, с учетом проведенных 31 декабря при завершении финансового года заключительных оборотов по счетам бухгалтерского учета.

Еще одной из форм отчетности бюджетного учреждения является отчет о результатах деятельности государственного (муниципального) учреждения, который формируется в соответствии с приказом Министерства финансов РФ №114н от 30.09.2010 г. «Об общих требованиях к порядку составления и утверждения отчета о результатах деятельности государственного (муниципального) учреждения и об использовании закрепленного за ним государственного (муниципального) имущества». Отчет учреждения составляется в разрезе следующих разделов:

•  раздел 1 «Общие сведения об учреждении»;
•  раздел 2 «Результат деятельности учреждения»;
•  раздел 3 «Об использовании имущества, закрепленного за учреждением».

Раздел «Общие сведения об учреждении» включает следующие сведения:

•  исчерпывающий перечень видов деятельности (с указанием основных видов деятельности и иных видов деятельности, не являющихся основными), которые учреждение вправе осуществлять в соответствии с его учредительными документами;
•  перечень услуг (работ), которые оказываются потребителям за плату в случаях, предусмотренных нормативными правовыми (правовыми) актами с указанием потребителей указанных услуг (работ);
•  перечень документов (с указанием номеров, даты выдачи и срока действия), на основании которых учреждение осуществляет деятельность (свидетельство о государственной регистрации учреждения, лицензии и другие разрешительные документы);

•  количество штатных единиц учреждения (указываются данные о количественном составе и квалификации сотрудников учреждения, на начало и на конец отчетного года. В случае изменения количества штатных единиц учреждения указываются причины, приведшие к их изменению на конец отчетного периода.);
•  средняя заработная плата сотрудников учреждения.

Раздел «Результат деятельности учреждения» содержит показатели:

•  изменение (увеличение, уменьшение) балансовой (остаточной) стоимости нефинансовых активов относительно предыдущего отчетного года (в процентах);
•  общая сумма выставленных требований в возмещение ущерба по недостачам и хищениям материальных ценностей, денежных средств, а также от порчи материальных ценностей;
•  суммы доходов, полученных учреждением от оказания платных услуг (выполнения работ);
•  цены (тарифы) на платные услуги (работы), оказываемые потребителям (в динамике в течение отчетного периода);
•  прочие показатели.

Третий раздел «Об использовании имущества, закрепленного за учреждением» включает понятия:

•  общая балансовая (остаточная) стоимость недвижимого имущества, находящегося у учреждения на праве оперативного управления;
•  общая балансовая (остаточная) стоимость недвижимого имущества, находящегося у учреждения на праве оперативного управления, и переданного в аренду;
•  общая балансовая (остаточная) стоимость недвижимого имущества, находящегося у учреждения на праве оперативного управления, и переданного в безвозмездное пользование;
•  общая балансовая (остаточная) стоимость движимого имущества, находящегося у учреждения на праве оперативного управления;
•  общая балансовая (остаточная) стоимость движимого имущества, находящегося у учреждения на праве оперативного управления, и переданного в аренду;
•  общая балансовая (остаточная) стоимость движимого имущества, находящегося у учреждения на праве оперативного управления, и переданного в безвозмездное пользование;
•  прочие показатели.

Отчет автономного учреждения утверждается в порядке, установленном статьей 11 Федерального закона от 3 ноября 2006 г. № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях».

Отчет бюджетных и казенных учреждений утверждается руководителем учреждения и представляется органу, осуществляющему функции и полномочия учредителя, на согласование.

Баланс краевого государственного автономного учреждения РЦСП «Академии летних видов спорта», а также отчет о результатах его деятельности имеют одну схему маршрута движения. Рассмотрим ее более подробно. Данные документы формируют ведущие бухгалтеры совместно с экономистом. Далее эти документы передаются на расчет, проверку и подписи заместителю главного бухгалтера и затем главному бухгалтеру. После чего направляются на согласование юристу. Затем документы передаются на согласование и внесение коррективов и на утверждение генеральному директору КГАУ «РЦСП «АЛВС». И в конечном итоге, собрав все необходимые подписи специалистов, специалист по обработке документации отправляет соответствующий документ в Министерство спорта Красноярского края, где он рассматривается в течение десяти рабочих дней, следующих за днем поступления данного документа, после чего ответственный орган согласовывает его, либо возвращает на доработку с указанием причин, послуживших основанием для его возврата.

Баланс государственного (муниципального) учреждения РЦСП «Академии летних видов спорта» на 2014 г. представлен в приложении В.

Отчет о результатах деятельности исследуемого государственного (муниципального) учреждения представлен в приложении Д.

Перейдем к описанию бизнес-процессов на объекте исследования.

2.3 Описание бизнес-процесса «Регистрация входящих документов в

КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта»

В рамках данной выпускной квалификационной работы представляет интерес бизнес-процесс «Регистрация входящих документов в КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта». В общем виде процесс записи входящих документов в табель показан на рисунке 4.

Рисунок 4 – Модель «Регистрация входящих документов»

(«как есть»)

Данный процесс включает в себя несколько подпроцессов:

1. Принять входящий документ и его копию.

2. Отложить в отдельную папку входящий документ.

3. Сделать отментку о принятии на копии входящего документа.

4. Вернуть поставщику копию документа с отметкой.

5. Сделать запись в табеле о входящем документе.

Рассмотрим некоторые подпроцессы регистрации входящих документов в КГАУ ЦСП «Академия летних видов спорта» более подробно.

Сделать отметку о принятии на копии входящего документа

В данном подпроцессе ответвестенный за регистрацию входящих документов должен поставить на копию документа отметку, изображенную на рисунке 5, и заполнить ее.

Рисунок 5 – Отметка на входящем документе

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

•  рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
•  информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
•  поздравительные письма и телеграммы;
•  пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Недостаток: данный подпроцесс имеет устаревший вид, его возможно заменить, например, на отправку электронного письма на почту той организации или человека, кто передал входящий документ.

Сделать запись в табеле о входящем документе

На этой стадии бизнес-процесса «Регистрация входящих документов» ответственный за регистрацию документов, следуя должностной иструкции, должен записать данные о входящем сообщении в журнал учета входящих документов. Пример заполнения журнала учета входящих документов привиден в таблице 2. Таблица 2 – Пример заполнения журнала учета Вх. Дата От кого Краткое Резолюция Кому Расписка № содержание Вх- 16.01.2017 ОАО Предложение Подготовить О.Е. Пирогова 29 «Бизнес по аренде проект Пирогой

портал» складских договора

помещений

Журнал регистрации входящих документов в обычной бумажной форме выглядит как книга формата А4, изготовленная в типографии. Все страницы сделаны в табличной форме. Главное удобство такого журнала учета заключается в возможности руководства вписывать дополнительные графы в соответствии с нуждами конкретного предприятия. Что касается данных о входящем документе, то они могут фиксироваться с левой и правой стороны страницы. Разрешается использовать для записей ручку с голубыми, фиолетовыми, синими или черными чернилами. Рекомендуется применение шариковых ручек, а не гелевых, для лучшей сохранности важной информации.

Бумажный журнал – это оптимальный вариант регистрации входящей корреспонденции с длительными сроками хранения. Но есть у него и недостатки. Порой для поиска данных о нужном письме приходится пролистывать почти всю книгу.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки документ направляют по назначению соответствующим исполнителям.

Недостатки:

1. Ручные картотеки очень трудно вести, так как велика вероятность допустить ошибку.

2. Нет возможности уследить за исполнением данного документа.

3. Из-за большего количества записей в журнале регистрации входящих документов невозможно сделать выборку или найти ту или иную запись.

Выводы по разделу 2

В данном разделе был изучен объект исследования и рассмотрен бизнеспроцесы организации, представляющий интерес в рамках данной выпускной квалификационной работы. Анализ данного бизнес-процесса и построение модели «как есть» позволили выявить ряд существенных недостатков в бизнеспроцессе, которые в том числе негативно влияют на работоспособность и правильное распределение рабочего времени на объекте исследования.

3 Практическая часть

3.1 Разработка информационной системы учета входящих документов и их исполнения для КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта»

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться. В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь. Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации).

Регистрация документов необходима. Большой документооборот без регистрации существенно увеличивает шанс того, что что-то важное будет утеряно или выполнено не вовремя. Очень сложно будет найти незарегистрированный документ. Именно поэтому, как только документ поступил в руки делопроизводителя, он обязан его зарегистрировать.

Также регистрация позволяет:

 обеспечить доказательство того, что документы были созданы или получены, включены в систему исполнения или управления документами,

 получить информацию о поступлении или отправке документов;

•  иметь представление о количественных данных для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени;
•  провести анализ причин роста или снижения количества документов;
•  изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации.

Если каждый документ будет проходить обязательную регистрацию, то можно будет создать понятную базу данных и достаточно простую информационно-поисковую систему. Кроме того, некоторые документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Так, например, входящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их создания и отправки. Регистрацией входящих документов организация подтверждает не только факт их получения, но и дату, с которой наступает ответственность за использование или исполнение заключенной в документах информации. Получается, что регистрация документов носит не только рекомендательный, но и обязательный характер.

Но в связи с большим, порой огромным потоком информации вести журнал учета входящих документов практически невозможно, не говоря уже о контроле исполнения тех самых документов. Недостаки ведения журнала учета вручную очевидны: возможность ответственного сделать ошибку огромна при большом количестве информации, которую еще нужно и своевременно обрабатывать. К тому же нет возможности уследить, исполнен ли или дан ли ответ на тот или иной документ. Из этих предпосылок вытекать логичное предложение – необходимость введения электронного журнала учета входящих документов и их исполнения.

Цель внедрения информационной системы учета входящих документов и их исполнения – оптимизация работы секретаря или другого ответственного за регистрацию входящих документов, исключение человеческого фактора, сокращение времени обработки входящих документов, автоматизированное формирование отчетов, и, как следствие, оптимизация быстродействия и эффективности КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта».

Информационное обеспечение системы учета предназначено для обеспечения сбора, обработки, хранения и анализа информации о входящих документах, для последующей систематизации, аналитической обработки, контроля, корректировки и хранения данных.

Основные бизнес-процессы, их модели «как есть» и их недостатки были рассмотрены в предыдущей главе. В данной главе будет рассмотрено влияние внедрения информационной системы учета входящих документов и их исполнения на процесс регистрации входящих документов.

Внедрение информационной системы учета входящих документов и их исполнения позволит усовершенствовать процесс регистрации входящих документов. Модель процесса регистрации входящих документов «to be» («как должно быть») представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 – Модель «Регистрация входящих документов»

(«как должно быть»)

Чтобы иметь возможность управления данными, необходимо специальное программное обеспечение. В данный момент на рынке немыслемое количество программ, позволяющих вести учет входящих документов. Но одной из самых известных программ в данной области является 1С:Документооборот. 1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота. Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учёт документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет (в том числе через веббраузеры).

Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации [101].

Основные возможности 1С:Документооборот:

1. Учет и хранение документов: просмотр и редактирование документов, работа с документами на всех стадиях жизненного цикла, настраиваемая маршрутизация для разных видов документов, формирование задач исполнителям.

2. Работа с документами: регистрация входящих и исходящих документов, регистрация внутренних документов, работа с документами любых типов (тексты, изображения, видеофайлы, аудиофайлы, офисные документы, архивы, приложения и пр), загрузка документов из электронной почты, со сканера, учёт персональных данных.

Так как программа 1С:Документооборот имеет слишком широкий спекр функций, а также данная программа является платной. Именно поэтому специально для выпускной квалификационной работы было разработано приложение, позволяющее вести только электронный журнал учета входящих документов. Оно ведет учет входящих документов, хранит базу данных документов, получателей и отправетелей, формирует все необходимые отчеты по разным категориям с возможностью печати. Также с помощью него возможно отправить ответное письмо на электронный адрес отправителя. Внешний вид и содержание печатаемых документов может настраиваться пользователями приложения.

Основные функции приложения:

1. Ввод и хранение справочной информации: типов документов, отправителей и получателей.

2. Удобный ввод новых входящих документов и их редактирование.

3. Внешний вид и содержание всех печатаемых документов настраивается. Пользователи программы могут самостоятельно добавлять новые разновидности печатных документов.

4. Хранение всей информации о входящих документах в общей базе данных. История входящих документов.

5. Отправка ответного электронного письма на адрес отправителя с сообщением о доставке документа в учреждение.

6. Контроль исполнения входящих документов и ответа на них.

7. Поиск входящих документов по различным категориям.

8. Имеется возможность экспорта всех данных в электронные таблицы (Excel, Open Office).

9. Автоматическое создание резервных копий базы данных и документов.

10. Простой и понятный, не напрягающий зрение интерфейс программы. Быстрота и удобство ввода данных.

11. Подробная документация, техническая поддержка зарегистрированных пользователей.

12. Техническая поддержка, возможность адаптации программы под требования организации.

Основные способы работы с приложением

Приложение разработано в средстве Microsoft Office Access и имеет «многодокументный» интерфейс, то есть, в ней можно открыть несколько окон и работать с ними одновременно. Переключаться между открытыми окнами можно при помощи мышки или клавиатуры.

Основным средством работы с программой являются экранные формы (окна).

В верхней строке (заголовке) окна, выводится его наименование. В любом окне имеется несколько элементов управления. Типичными элементами управления являются: поля ввода, списки, кнопки, поля выбора и пр.

Имеется два основных вида окон, обеспечивающих доступ к таблицам базы данных: Таблица и Форма.

В данном приложении в таблицах только хранится и обрабатывается информация о входящих докумнтах. Все основные операции производятся посредством различных форм. Форма – это окно, предназначенное для работы с некоторой таблицей базы данных. Спомощью формы удобно искать нужные записи, вносить новые и редактировать уже внесенные. Основным элементом формы являются поля записей. На рисунке 7 представлен пример одной из формы приложения.

Рисунок 7 – Форма главного меню в приложении

Также формой может быть окно ввода, обеспечивающее доступ к полям одной записи базы данных. В заголовке окна формы обычно выводится информационная строка, по которой видно какое действие выполняется с записью в данный момент. Таких действия может быть всего три: