II. Підготовка справ до зберігання
1. Обробка справ … … 3
2. Експертиза цінності документів … … 4
3. Оформлення справ … … 5
4. Оформлення обкладинки справи … … 7.
5. Складання опису … … 8.
III. Здача справ у відомчий архів … 11.
III.
Програми … …
13.
I. Введення.
Система зберігання інформації стала формуватися одночасно з формуванням системи ділової писемності. Архівна справа може відзначати кілька «днів народження» залежно від точки зору конкретного історика.
З появою перших документів з’явилася і завдання збереження цих документів і Ларніко, відповідальний за збереження документів та
«скріплював» їх може вважатися першим архівістом. ем системи державних установ — наказів система зберігання документів, їх обліку та використання значно усовершенствовалась.16 липня 1712 — особлива дата в історії архівної справи, пов’язана з указом про створення із справ і «вироків» Сенату першого в державі архіву. У перебігу ХVIII — ХIХ ст. зростала кількість історичних архівів, вівся пошук найкращої схеми їх систематизації — архіви виникали, зливалися, перепідпорядковувати, іноді ліквідовувалися.
Перша згадка про свідоме зборі зберігалися документів відноситься до 1829, коли Микола 1 залишив резолюцію «Розібрати, що важливо відібрати, інше можна знищити» . Декрет, що поклав початок загальнодержавній системі архівної справи в Росії був виданий 1 червня
1918 р., «Про реорганізацію та централізації архівної справи в РРФСР» .
Після розпаду СРСР учасниками Співдружності незалежних держав, 6 червня 1992 укладено Угоду про правопріемства щодо колишніх архівів СРСР. Відповідно до прийнятого документа припинило існування Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, а всі центральні державні архіви СРСР увійшли в систему Російських державних архівів.
Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або залишаються на тривале зберігання, або зберігаються короткі терміни і потім виділяються до знищення. Для зберігання справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, які в своїй роботі керуються «Положенням про архівний фонд РФ» ,
«Основними правилами роботи відомчих архівів» , а також Типовими переліками документів із зазначенням строків зберігання, Типовими положеннями про експертну комісію, номенклатурою справ для підприємства. У невеликих за структурою і штатною чисельністю фірмах, як правило відсутній спеціальний підрозділ — відомчий архів. У цьому випадку обов’язки архіваріуса сполучає секретар-референт фірми, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів. Взаємодія державних архівів із сучасними комерційними структурами передбачається здійснювати на договірній основі. У договорі закріплюються зобов’язання сторін: порядок, склад, терміни передачі документів на постійне або депозитне зберігання і т. д.
Приміщення для зберігання таємних документів
... приміщень РСО...14 Зберігання носіїв секретної інформації...16 Організація зберігання носіїв секретної інформації..16 Види сховищ та їх облік...17 Ключі від сейфів18 Приміщення для зберігання таємних документів ... допуску, а також оскарження громадянином відмови від надання допуску до ... проведення комплексу режимних заходів, спрямованих на ... (Управління справами, секретаріати) органів внутрішніх справ. Для ...
Підприємство може скоротити термін зберігання документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках : припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умов для зберігання документів, бажання самого підприємства.
II. Підготовка документів до архівного зберігання.
1. Обробка справ.
У процесі діяльності фірми, установи, підприємства одержують і створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань на перше місце виступає така функція документа — як нагромадження і збереження інформації. Документи стають хоронителями інформації, потреба в якій може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають у ролі пам’яті установи.
Швидкий пошук і використання таких документів можливий лише при чіткій їх класифікації. Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи. Державний стандарт дає визначення справи, як «Сукупність документів чи документи, що відносяться до одного питання або частини діяльності і поміщені в одну обкладинку» . Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів установи. Завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві — обробка справ для наступного їх збереження і використання. У структурних підрозділах документи повинні зберігається ще рік після закінчення поточного року. У цей період до них ще часто звертаються за довідками. Після закінчення цього терміну справи повинні бути оброблені і здані в архів установи.
Наприклад: справи за 1998 рік повинні оброблятися в 2000 році. Справи для зберігання готуються в суворій відповідності з вимогами, розробленими архівними установами та викладеними в «Основних правилах роботи відомчих архівів» і «Державній системі документаційного забезпечення управління.» Обробка справ для збереження включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи з постійним і довгостроковим термінами зберігання. У великих установах ці роботи проводяться під контролем і при методичній допомозі співробітників архіву установи.
2. Експертиза цінності документів.
Відбір документів на збереження або знищення є результатом проведення експертизи цінності документів.
Умови і режими зберігання зерна
... і в ядрі відбувається процес руйнування каротиноїдів. просо фізіологічний зберігання зерно 2. Фізіологічні особливості культури що впливають на зберігання Зерно проса має кулясту, овальну або овально-подовжену форму. ... переміщення. Від щільності укладки проса залежить розрахунок місткості складських приміщень для його зберігання. Вона буде більшою ніж в пшениці та ячменю. Просо відносять до круп'яних ...
Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві.
Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли як би визначаються терміни збереження створюваних документів.
Другий раз експертиза цінності вже самих документів проводиться через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого збереження чи здачі в архів установи.
Третій раз знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в державний архів.
Експертиза цінності документів в установах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), що діє постійно, а у великих установах діють центральні експертні комісії (ЦЕК), які об’єднують і координують роботу ЕК структурних підрозділів.
Порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) і їх функції визначені в «
Основних правилах роботи відомчих архівів» . ЕК створюється наказом керівника з числа кваліфікованих працівників, що мають великий досвід роботи, завідувачів канцелярією, відомчим архівом і керівника бухгалтерії (3-5 чоловік).
У невеликих фірмах до складу
ЕК входять секретар і бухгалтер.
Задачі ЕК (ЦЕК):
- розгляд проектів номенклатури справ установ і його структурних підрозділів;
- організація Щорічного відбору документів на зберігання та знищення;
- Розгляд річних розділів описів справ постійного збереження й описів справ тимчасового збереження (понад 10 років), в т.ч.
по особовому складу і т.д.
Експертиза наукової і практичної цінності документів повинна проводиться систематично. Конкретні терміни збереження документів установлюються за допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установами переліків документальних матеріалів із зазначенням термінів зберігання різних категорій документів.
Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).
У залежності від значимості документів терміни їх збереження встановлюються постійні чи тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т. д. років).
Термін обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.
Для ряду справ з особового складу у переліку зазначено термін зберігання «75 років
ЕКП-в» , тобто передбачається облік віку людини, тривалість зберігання такої справи дорівнює різниці 75 років мінус вік людини.
Відбір документів постійного строку зберігання проводиться на підставі номенклатури справ підприємства з обов’язковим полістним переглядом справ.
При полістном перегляді справ постійного строку зберігання підлягають вилученню дублюючі екземпляри документів, чернетки, неоформлені копії документів та документи з тимчасовими термінами зберігання. Якщо в справі виявлено, що разом з документами постійного зберігання в ньому значна кількість документів тимчасового зберігання, справа переформується та документи постійного зберігання відокремлюються від тимчасового. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання, але різної цінності, з різними термінами зберігання, термін зберігання всього справи встановлюється для найбільш цінної документації, тобто більший.
Використання комп’ютерних технологій в сучасному діловодстві
... документів з метою їх пошуку і використання в поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найважливішими є поняття «номенклатура справ» і «справа». Під номенклатурою справ ... відображення інформації в документі забезпечує її збереження і накопичення, можливість передачі в часі ... рівні: огляд літератури. Робота складається з реферату, вступу, двох розділів, висновків та списку ...
Одночасно проводиться відбір документів і справ тимчасового (до 10 років) зберігання з закінченими термінами зберігання.
Виділяються 4 групи справ:
- постійного зберігання, підлягають у подальшому передачі в державний архів;
- Тривалого збереження в архіві установи (понад 10 років);
- Тимчасового зберігання (до 10 років);
- Які підлягають знищенню в зв’язку з закінченням строків зберігання.
Організація зобов’язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового збереження (понад 10 років), забезпечувати їхню схоронність і облік.
За результатами
