Совершенствование системы управления общественным производством – всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.
Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов.
С доку ментацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от техничных исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи – руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.
Понятие «документ» определено Российским стандартом. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.
Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.
В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и другие. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.
Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.
От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров Российской Федерации.
Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.
Системы управления документами
... могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами. Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения ... и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, ...
Научная организация делопроизводства и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. Это важно с точки зрения принятия своевременных решений руководством предприятия, ни что не должно быть лишним и все должно быть на месте.
В современных условиях основные задачи – обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации и расширить производство и применение средств организационной техники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.
Решение этих задач должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.
Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда.
Объектом курсовой работы являются организационно-распорядительные документы.
Предметом курсовой работы являются особенности унификации и стандартизации организационно-распорядительных документов.
Целью будет являться характеристика особенностей унификации и стандартизации организационно-распорядительных документов.
Для достижения поставленной цели установлены следующие задачи:
1. дать понятие стандартизации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации;
2. изучить международный и отечественный опыт в области стандартизации;
3. изучить систему унификации и стандартизации документов;
4. сделать заключение по работе.
Теоретическую основу исследования составили научные труды наиболее известных ученых в области документоведения и делопроизводства: Березиной Н. М., Кирсановой М.В., Румыниной Л.А., Смирновой Е. П. и других.
В процессе исследования нами использовались следующие методы: анализ, исторический, социально-юридический, сравнительно-правовой, нормативно-логический.
Их применение позволило исследовать объект и предмет в целостности и всесторонности.
Нормативную базу исследования составили положения Конституции Российской Федерации, Федеральные законы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, нормативно-методические документы (государственные стандарты Российской Федерации).
Структура курсовой работы обусловлена предметом, целью, задачами исследования. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, разбитых на параграфы, заключения, списка использованных источников.
Унификация и стандартизация управленческих документов. Организация ...
... работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификацию и стандартизацию управленческих документов ...
Введение раскрывает актуальность темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.
В первой главе рассмотрены понятие «стандартизации», ее объекты, отечественный и международный опыт в сфере стандартизации.
Во второй главе проанализированы системы унификации и стандартизации управленческих документов.
В заключении подводятся итоги исследования, формируется окончательные выводы по рассматриваемой теме.
В своей организационной структуре другие субъекты хозяйственной деятельности, разрабатывающие стандарты отраслей и предприятий, создают специальные службы, которые координируют работу по созданию стандартов.
ГЛАВА 2. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью документов определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д. [ 17 ]
Можно выделить следующие основные группы документов:
1. организационные;
2. распорядительные;
3. документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
4. коммерческие документы (контракты, договоры).
[ 17 ]
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру-образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста. [ 17 ]
Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации. [ 17 ]
К организационным документам относятся:
1. учредительный договор;
2. устав организации;
3. положение об организации;
4. положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
5. регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;
6. структура и штатная численность;
7. штатное расписание;
8. инструкции по определенным направлениям деятельности;
9. должностные инструкции работников;
10. памятки.
Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. [ 17 ]
Анализ деятельности предприятия ООО ‘Литейно-механический завод’
... с ограниченной ответственностью "Литейно-механический завод". Юридический адрес: 456970, Челябинская ... документами предприятия, которые имеют отношение к его финансово-хозяйственной деятельности. экономический финансовый отчетность бухгалтерский 1. Знакомство с особенностями организации и работы предприятия ... дороги. Кредитно-финансовая система в г.Нязепетровске представлена представительствами ...
Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:
1. инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;
2. сбор и анализ информации по вопросу;
3. подготовка проекта распорядительного документа;
4. согласование проекта документа;
5. внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;
6. принятие решения (подписание документа);
7. доведение распорядительного документа до исполнителей. [ 17 ]
Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.
Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением, в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации. [ 17 ]
Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).
По основной деятельности приказы издаются при:
1. создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;
2. утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;
3. введение новых стандартов;
4. изменении графика работы предприятия и т. д.
По личному составу – при:
1. назначении работников на должность;
2. при освобождении от должности;
3. при перемещении по службе;
4. поощрениях или взысканиях;
5. уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д. [ 17 ]
Распоряжение – документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов.
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. [ 17 ]
2.2. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной — таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.
Организация деятельности служб управления строительным производством
... управления производство При управлении производством решаются задачи экономики производства (издержки, цены) и планирования производства продукции. К задачам планирования производства относят: выбор технологического процесса; планирование программы производства; планирование последовательности производства (оперативное планирование); формирование производственных систем (систем ...
Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. [ 8 ]
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. [ 11 ]
Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, — организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и другие. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.
Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.
Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.
Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации. [ 11 ]
Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.
Унификация документов предполагает:
1. установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
2. разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
3. разработку структур документов;
4. создание общих синтаксических правил построения документов.
Согласно статье Л. Р. Фионовой в настоящее время необходимо ввести в организации и на предприятия системы электронного документооборота с целью контроля правильности оформления и составления.
Технология работы с документами в негосударственных организациях ...
... должны быть использованы во всех видах документации. ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». Направленный на более эффективную работу с документами в сфере управленческой деятельности, ГОСТ Р.6.30. ...
Внедрение системы электронного документооборота фактически позволяет сконцентрировать многие документы в одном месте – в рамках автоматизированной системы. Ознакомление с ними (при наличии соответствующих полномочий должностного лица) позволяет выявить:
1. отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации;
2. несоблюдение требований нормативно-методической документации в части документирования;
3. бесконечное стилевое разнообразие бланков структурных подразделений;
4. разнообразие формулировок текстов служебных (докладных) записок по одним и тем же управленческим ситуациям;
5. специфическое оформление заголовков к тексту;
6. разное оформление подписей;
7. качественно и количественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуются одинаковые документы. [ 18 ]
При проведении унификации документов учитываются все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы — стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).
Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 10 июня 1993 г. «О стандартизации» стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:
1. безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;
2. технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
3. экономии всех видов ресурсов;
4. безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.
Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Стандарты могут быть следующих видов:
1. международные (региональные) стандарты;
2. государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ);
3. стандарты отраслей (ОСТ);
4. стандарты предприятий (СТП);
5. стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. [ 2 ]
Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.
Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Российский стандарт, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Российский стандарт Российской Федерации и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.
Межотраслевые системы стандартов
... Стандартизация. Документация». Все межотраслевые стандарты можно условно разделить на три направления: 1. стандарты, обеспечивающие качество продукции (работ, услуг); 2. стандарты по управлению и информации; 3. стандарты социальной сферы. Если большинство систем стандартов ...
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. [ 7 ]
2.3. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации. [ 11 ]
Унифицированная система документации (УСД) — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. [ 5 ]
В настоящее время разработаны и действуют следующие системы:
1. унифицированная система организационно-распорядительной документации;
2. унифицированная система банковской документации;
3. унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
4. унифицированная система отчетно-статистической документации;
5. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
6. унифицированная система документации по труду;
7. унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
8. унифицированная система внешнеторговой документации. [ 6 ]
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/kursovaya/unifikatsii-i-standartizatsii/
1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 г. // Российская газета, 1993, № 237.
2. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» // Российская газета, 2002, № 245.
3. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите» // Российская газета, 2006, № 165.
4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -М., 1998. — С. 2, п. 34.
5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. — М., 2003. — 19 с.
6. Крылова, Г. Д. Основы стандартизации, сертификации, метрологии: учебник для вузов / Г. Д. Крылова. — М.: Юнити-Дана, 2012.- 671 с.
7. Березина, Н. М. Современное делопроизводство: учебник / Н. М. Березина, Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова. — 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007. — 224 с.
8. Большой энциклопедический словарь. — М., 1991. — С. 526.
9. Букин, В. П. Стандартизация и качество продукции: учебное пособие / В. П. Букин, Н. П. Ординарцева. – Пенза: ЦНТИ, 2004. – 107 с.
10. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: учебное пособие / М. В. Кирсанова. — 2-е изд., испр. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 288 с.
11. Кудряев, В. А. Организация работы с документами: учебник / В. А. Кудряев и другие. — М.: ИНФРА-М, 1999. — 575 с.
Особенности составления и внедрения инструкции по делопроизводству
... с документацией. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. - Пенза: Издательство Пенз. гос. Ун-та, 2008, - с.78-92 1.2 Нормативная база для разработки инструкции по делопроизводству Инструкция по ...
12. Румынина, Л. А. Делопроизводство: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям / Л. А. Румынина. — М.: Мастерство, 2002. — 208 с.
13. Шишкин, И. Ф. Метрология, стандартизация и управление качеством: учебник / И. Ф. Шишкин. — М.: Издательство стандартов, 1990. — 152 с.
14. Румынина, Л. А. Делопроизводство: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям / Л. А. Румынина — М.: Мастерство, 2002. — 208 с.
15. Мальцев, Г. В. Правоведение: учебник/ Г. В. Мальцев. — М.: Изд-во РАГС, 2003. — 584 с.
16. Марченко, М. Н. Правоведение: учебник / М. Н. Марченко, Е. М. Дерябина. — М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2004. — 416 с.
17. Смирнова, Е. П. Делопроизводство для секретаря: учебное пособие / Е. П. Смирнова. — М.: Издательство Омега-Л, 2007. — 152 с.
18. Фионова, Л. Р. Унификация документов – необходимая предпосылка внедрения систем электронного документооборота / Л. Р. Фионова, И. В. Усманова, Л. В. Коровина // Делопроизводство – 2014. — № 1. – С. 23-29
