Автоматизация работы пользователя в среде MS Office

метки: Работа, Документ, Автоматизация, Курсовой, Данные, Среда, Таблица, Информация

Каждая прикладная среда создавалась для обработки информации, представленной в той или иной форме. Пользователь персонального компьютера должен знать наиболее часто используемые прикладные среды: графический редактор, текстовый редактор, систему обработки электронных таблиц, систему управления базой данных.

В качестве весьма удобных и широко распространенных программных приложений для работы с различными видами данных являются прикладные программы Microsoft Office, созданный для работы в среде Windows.

1. Прикладные программные средства офисного назначения.

В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft — автор Windows и Microsoft Office (MS Office) – логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в MS Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в MS Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность.

В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, FrontPage – приложение для создания Web- страниц и ряд других.

В связи с тем, что система Windows постоянно модифицируется фирмой-производителем, версии программного пакета MS Office соответственно изменяются вместе с ней. Например, для Windows 95 разработан MS Office 95, который включает Word 7.0, Excel 7.0 и т.д.

В связи с появлением версии операционной системы Windows 2000 разработана новая версия офисного пакета MS Office 2000. Основная особенность перечисленных операционных систем – высокий уровень интеграции с Интернетом. В настоящее время пакет MS Office 2000 начал внедряться.

Автоматизация учёта работы аптеки

... реляционными базами данных, таких как Microsoft Office Access, язык SQL используется для работы с данными. В отличие ... поля, это облегчит для них работу с базой данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в ... курсовой проекта является анализ предметной области «Аптека», проектирование и реализация учебной базы данных в указанной предметной области. В качестве СУБД для реализации базы данных ...

В описаниях данной версии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем, превратившись в корпоративное приложение для предприятий любого масштаба. Данную версию офиса можно рассматривать как платформу для создания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративны данным.

В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета – повышение «интеллектуальности». С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню «под себя».

На каждого специалиста из офиса любого уровня возлагаются определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ.

Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.

Особенности Windows-приложений.

Наглядность

Важным достоинством Windows-приложений является наглядность.

Во-первых, все инструменты среды, имеющиеся в распоряжении пользователя, могут быть представлены графически в виде командных кнопок, расположенных на специальной панели. Под инструментами понимаются команды основного меню, позволяющие пользователю производить действия над объектами прикладной системы. На командных кнопках помещается графическое изображение инструмента. В настоящее время изображения на кнопках стандартизированы, так что можно говорить о специальном языке компьютерных обозначений. Каждая среда имеет набор стандартных инструментов, таких как:

Открыть, Сохранить, Удалить, Отменить, Копировать, Вставить.

Кнопки с этими инструментами размещаются на панели, называющейся Стандартная панель.

Во-вторых, документы, создаваемые в приложениях, отображаются на экране точно в таком виде, в каком будут распечатаны на бумаге. Это особенно важно, когда заранее известно, какого формата должен быть конечный документ.

Многозадачность.

Еще одной отличительной особенностью Windows-приложений является работа в многозадачном режиме. На рабочем столе могут быть одновременно открыты сразу несколько документов, созданных различными приложениями. Можно одновременно редактировать рисунок, писать письмо, производить расчеты.

Следует, однако, уточнить понятие одновременности. Все вышеперечисленные задачи могут быть запущены на выполнение. Пользователь не может одновременно задействовать один и тот же орган восприятия информации для двух разных задач. Соответственно в таких случаях человек работает последовательно, например, сначала рисует, потом пишет.

Однако, если в каждой из задач задействованы разные органы восприятия информации, то эти задачи могут действительно выполняться одновременно, например, можно слушать музыку, запустив программу лазерного проигрывателя, и набирать текст, запустив текстовый процессор.

Настройка операционной системы Windows с помощью Панели управления. ...

... объекты - средства управления и оформления. Средствами настройки являются Панель управления (Пуск Панель управления), контекстные меню объектов Windows и элементы управления диалоговых окон операционной системы и ее приложений. Внешний вид стартового окна Панели управления ...

Организация обмена данными.

Другой важной особенностью прикладных сред Windows является возможность обмена данными между приложениями. Системная среда предоставляет два различных способа для обмена данными между приложениями: через буфер обмена и по технологии OLE.

Обмен через буфер позволяет либо переместить объект документа на новое место, либо поместить на новое место или в новый документ копию объекта, не сохраняя связи с приложением, в котором этот объект создавался.

Технология OLE, которую предоставляет программная среда Windows, поддерживает постоянный контакт между прикладной средой, куда объект внедряется, и прикладной средой, где этот объект был создан. Применение технологии OLE эффективно в тех случаях, когда один и тот же объект используется в разных документах.

Создание составных документов.

Организация обмена данными между прикладными средами обеспечивает их интеграцию. Под интеграцией прикладных сред понимается такое их объединение, когда становится возможным совместное использование объектов каждой из этих сред.

Например, пользователь должен сделать справку по группе сотрудников отдела продаж и привести в справке их фотографии. Очевидно, что основой отчета станет текстовый документ. Помимо этого в распоряжении пользователя имеется база данных по сотрудникам, где производится поиск данных о работниках отдела продаж. Результат поиска (выборка) помещается в текстовый документ, в котором помимо собственных объектов присутствуют выборка из базы данных и фотографии.

Интерфейс прикладной системы.

Приложения, работающие в среде Windows, имеют очень похожий графический интерфейс. Научившись пользоваться одной программой данного класса, можно быстро освоить и остальные. Разобравшись в её особенностях и немного попрактиковавшись, можно почувствовать себя вполне уверенно. Как бы ни отличались внешние интерфейсы прикладных сред, все они состоят из однотипных по своему назначению элементов.

В интерфейсе каждой из них можно выделить четыре зоны:

• строка заголовка прикладной среды, где размещаются инструменты управления оконным интерфейсом приложения, и отображается имя среды;

• зона управления, где размещаются средства управления приложением и документами;

• рабочее поле, где размещаются редактируемые документы;

• справочная зона, где размещается информация о режимах работы приложения и подсказки пользователю.

Итак, все программы, создаваемые для Windows, имеют стандартный оконный интерфейс. У них формируются однотипные справочные зоны и зоны управления. Вид рабочего стола изменяется в зависимости от назначения прикладной среды.

1. Принципы работы программных продуктов семейства MS Office.

Несмотря на разнообразие появившихся версий программных продуктов семейства MS Office, в них заложены единые принципы построения работы с ними. Это позволяет, овладев одним средством, в дальнейшем достаточно легко освоить его новые версии.

Краткие сведения о текстовом редакторе Word.

Текстовые процессоры, ярким представителем которых является текстовый редактор Word, — это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами.

Текстовый редактор Microsoft Word

... примечаний к выделенному слову или текстовому фрагменту, а также возможность работы с документом в режиме исправлений. Вкладка Вид. Можно собственноручно настроить режим представления данных (масштаб отображе ... предназначены для быстрого форматирования слова, абзаца, выделенного фрагмента либо всего документа. В MS Word изначально заложен большой выбор разных стилей, помимо этого пользователь может ...

История разработки подобных программных средств базируется на стремлении упростить работу с различными видами документов (печатными изданиями, документами, докладами, диссертациями, рефератами и т.д.)

Создан широкий спектр программ, ориентированных на решение этих проблем. Одни предназначены для оформления небольших документов простой структуры, другие – для набора и подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

Текстовый редактор Word предоставляет человеку разнообразные возможности, как при подготовке текстов, так и при манипулировании с готовыми текстовыми документами, сохраненными на различных носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новые тексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в других приложениях; текстовые документы можно передавать по линиям связи локальных и глобальных компьютерных сетей.

Для редактора Word можно отметить следующие возможности, как правило, присущие и другим текстовым процессорам:

• использование разнообразных шрифтов и их начертаний (полужирное, курсивное, контурное, с тенью, надстрочное, подстрочное, с разрядкой или уплотнением, в разном цвете и т.п.);

• использование в одном документе символов алфавитов разных языков (кириллицы, латиницы, греческого, арабского, еврейского и т.д.);

• редактирование текста и проверка правописания (орфографии и грамматики);

• автоматическое разбиение документа на страницы, введение заголовков страниц (верхних и нижних колонтитулов), сносок;

• инструментарий деловой графики (позволяющий включать в текст схемы, чертежи, диаграммы);

• разнообразные инструменты форматирования готового текста (выравнивания, колонки, нумерация);

• введение ступенчатого, многоуровневого оглавления;

• поиск и замена фрагмента текста;

• работа с несколькими документами одновременно, в том числе с документами разных сред (текстом, электронными таблицами, графикой, базами данных).

Кроме этого в редакторе Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:

• работа с макропоследовательностями символов;

• автозамена опечаток при вводе;

• автоматическое форматирование текста при вводе (автоформат);

• автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка автотекста после ввода нескольких или первых букв (автозавершение);

• автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;

• возможность создания стилей;

• автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи (помощник);

  4 стр., 1990 слов

  Геодезические работы при трассировании линейных объектов. Геодезические ...

  ... работ в процессе строительства. Составляется исполнительный генеральный план законченного строительства, специальные исполнительные инженерные планы (коммуникаций. Вертикальной планировки, например), исполнительные профили, разрезы. Геодезические изыскания для линейных сооружений (трассирование). ... линейных объектов. ... работ при полевом трассировании. Исходными данными для полевого трассирования ...

• наличие мастера писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов.

Основные объекты документа Word.

На рисунке 3.1 представлены объекты документов, создаваемых в среде текстового процессора Word.

Их условно можно разделить на объекты, созданные:

• в среде самого текстового процессора;

• в других средах и внедренные в документ Word.

  ОБЪЕКТЫ

  ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА

  Созданные в среде

  текстового процессора

  Созданные в других средах

  и внедренные в документ

  Текст

  Векторный рисунок

  Таблица

  Текст

  Таблица

  Диаграмма

  Растровый рисунок

  Выборка базы данных

Рис. 3.1. Объекты текстового документа

Основным объектом Word является текст, представляющий собой символьную информацию, а именно:

Редактор Word обеспечивает работу с каждой из этих структур, как с единым целым. Кроме того, этот редактор имеет встроенный инструментарий деловой графики и множество приложений, позволяющих, не выходя их основной программы, генерировать автофигуры, таблицы, создавать диаграммы, структурные схемы и формулы.

Word предоставляет пользователю возможность вставлять в текстовый документ фрагменты из документов, созданных в других программных средах, например в графическом редакторе Paint, в табличном процессоре Excel, в системе управления базами данных Access и других.

Несмотря на то, что документ, созданный таким образом, состоит из разнотипных данных, он ведет себя как целостное образование. Его можно печатать, хранить, пересылать и производить с ним любые другие действия, как с обычным документом. Подобные документы получили название составных ли интегрированных документов.

Табличный процессор Excel.

С табличным представлением данных мы сталкиваемся во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.

Программное обеспечение, называемое системой обработки электронных таблиц или табличным процессором, позволяет автоматизировать рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.

В ячейки электронной таблицы можно вносить различную информацию: текст, числа и формулы.

Ячейки могут содержать независимые данные, которые, как правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносят формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.

Современные табличные процессоры, к которым можно причислить и Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:

Формирование отчетной документации при проведении кадастровых ...

... Неотъемлемой частью технического плана является декларация об объекте недвижимости. Декларация ... работ заказчику передаются следующие документы: 1. Межевой план; 2. Технический план; 3. Акт обследования. Межевой план ... подготовившего такой план [1]. 2. Описание объектов исследования Таблица 1 Образованный ... считывание и контроль представленных данных, и заверяться усиленной квалифицированной ...

• работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);

• задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях исходных данных;

• диаграмм по данным таблиц;

• большой набор встроенных функций;

• автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);

• возможность работы с внешними базами данных;

• управление параметрами текста;

• вывод таблиц на печать;

• возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);

• проверка орфографии;

• поиск, сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

Следует еще раз подчеркнуть, что электронная таблица позволяет не только автоматически выполнять расчеты, но и является очень эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.

Все эти качества позволяют считать табличный процессор обязательным элементом автоматизации учреждений и управленческой деятельности.

Основные объекты документа электронных таблиц.

Документы, создаваемые в среде табличного процессора Excel содержат таблицы и диаграммы (рис. 3.2.).

ОБЪЕКТЫ ТАБЛИЧНОГО ДОКУМЕНТА

Таблица

Диаграмма

Столбец

Ряд

Ось

Блок ячеек

Ячейка

Заголовок

Область

Легенда

Рис. 3.2. Объекты табличного документа

Диаграммы являются наглядным средством представления данных и облегчают выполнение сравнений данных, выявление закономерностей и т.д. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе, можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут цены на товар повседневного спроса или сравнить затраты предприятия по различным позициям.

Чтобы создать диаграмму, следует, прежде всего, ввести данные в таблицу, а затем выделить в таблице область, по данным которой будет строиться диаграмма. Для пошагового создания диаграммы средой предлагается Мастер диаграмм.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. В связи с этим различают два вида диаграмм:

Внедренная диаграмма рассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, на котором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными листа.

Дипломная работа внедрение erp системы на предприятии

... деятельности предприятия на единое информационное пространство. Знания, заложенные в ERP-системы, позволяют решить основную задачу корпоративной автоматизации представить работу всех функциональных подразделений компании как работу единой сложной системы. Перечислим основные преимущества внедрения ...

Лист диаграммы – это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется посмотреть или изменить большие или сложные диаграммы отдельно от данных или, когда требуется сохранить пространство экрана для работы с листом.

Независимо от способа размещения, диаграмма является связанной с исходными данными на листе, то есть при обновлении данных обновляется и созданная на их основе диаграмма.

Основные режимы работы в Excel.

Режимы работы Excel обеспечивают:

• ввод и последующее хранение данных и связей между ними;

• редактирование данных при вводе;

• автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных;

• диаграмм, представляющих числовые данные в наглядном виде;

• автоматическое изменение диаграмм при изменении данных, по которым они построены.

Электронные таблицы являются обязательным атрибутом офисного и программного обеспечения. Во-первых, их можно использовать для хранения и упорядочения данных, то есть как форму отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют автоматизировать рутинные однотипные вычисления. В-третьих, по табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным способом – визуально.

Рассмотрев наиболее распространенные среди пользователей программы нельзя не остановиться на других программах, входящих в пакет MS Office.

Электронный офис.

Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам блокнотов и записных книжек, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы. Так, для хранения сведений о различных людях и организациях использовались телефонные книжки, для планирования ежедневных встреч и дел – еженедельники, для временных записей – блокноты для заметок. Помимо перечисленных видов блокнотов составлялись планы работы на одну неделю, на один месяц, на год и т.д.

Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.

Информация, с которой работает пользователь в среде Outlook, организована в виде папок, которые по назначению аналогичны своим бумажным предшественникам. Удобные способы представления информации, её поиска, средства напоминания, предлагаемые средой Outlook , могут помочь эффективно организовать работу пользователя. Среду Outlook может использовать и руководитель, и секретарь, и другие сотрудники.

Основными элементами информации, с которыми работает среда Outlook, являются папки Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.

Папка Контакты является хранилищем сведений и данных о людях, с которыми поддерживаются деловые и личные отношения.

В среде Outlook для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка Календарь.

Для описания сведений о задаче (задача — дело, которое надо выполнить) и организации решения задач используется папка Задачи.

Телефонные звонки, а также вся работа по созданию и обработке различных документов на компьютере фиксируется в папке Дневник.

Организация технического обслуживания и ремонта пускорегулирующе. ...

... работы: 1. Изучит теоретические аспекты пускорегулирующей аппаратуры. 2. Рассмотреть особенности технического обслуживания и ремонта пускорегулирующей аппаратуры. 1. Общие понятия 1.1 Характеристика пускорегулирующей аппаратуры, ее виды, принцип действия Пускорегулирующая аппаратура ... в удостоверении. Если данные работы производятся не в рамках производства работ какой-либо организации, а в частном ...

Основными действиями, которые можно выполнять над элементами в среде Outlook, являются:

• создать;

• установить и изменить параметры;

• выделить, скопировать, вставить копию, удалить;

• пометить как выполненный;

• переслать другому лицу;

• прикрепить документ;

• связать с контактом.

Программная среда Outlook позволяет организовать как личную работу каждого пользователя, так и групповую работу (если это необходимо для группы сотрудников организации).

Групповая работа предполагает возможность работы с одними и теми же документами.

Для организации групповой работы сотрудников необходимо, чтобы на предприятии была организована сеть и установлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от одного сотрудника другим. Этими вопросами занимается специальный сотрудник – администратор сети.

Базы данных в офисе.

Человеку свойственно систематизировать информацию обо всем, что его окружает – о растениях, животных, химических элементах, механизмах. Созданы многотомные справочники по самым разным областям человеческого знания.

системами управления базами данных

Под базой данных следует понимать некую совокупность специальным образом организованных данных, которые хранятся на каком-либо материальном носителе. Важно то, что это не набор разрозненных данных. Данные обязательно должны быть связаны между собой так, чтобы человек мог составить представление о каком-либо объекте, явлении или процессе.

Данные, находящиеся в одной базе данных, должны быть связаны между собой по смыслу, логически. Это достигается путем группировки (объединения) их по определенным признакам. Такой процесс получил название структурирования данных. Следует заметить, что в результате структурирования данных должна появиться база данных в компьютерном или некомпьютерном варианте. Это определяется тем, был ли при этом использован компьютер. У любой базы данных должно быть имя.

Для организации работы базы данных создан специальный комплекс программ, получивший название СУБД (система управления базами данных).

Она предоставляет пользователю различные возможности поиска, сортировки, модификации и редактирования данных. Прикладные программы СУБД достаточно разнообразны. Рассмотрим работу СУБД Access, входящей в состав комплекса прикладных программ Microsoft Office.

Из всех творений компании Microsoft бухгалтерам более всего знакомы текстовый редактор Word и табличный процессор Excel. С помощью последнего некоторые даже ухитряются автоматизировать учет на предприятии. А одно приложение из популярного пакета Microsoft Office большинством пользователей незаслуженно забыто. Речь идет о системе управления базами данных (СУБД) под названием Access.

Что такое база данных? Говоря просто, это огромное (или не очень) количество информации, в котором тем не менее удобно ориентироваться и искать то, что нужно. Поскольку с большинством регистров бухгалтерского учета удобнее работать в электронном виде, бухгалтер вполне может вести, скажем, журнал регистрации счетов-фактур или Главную книгу в созданной для этого базе данных. Бесспорно, можно обойтись и таблицами Excel, но в этой программе отсутствуют такие возможности, как построение запросов, работа со списками и многие другие, реализованные Access.

Использование баз данных и СУБД для обработки экономической информации

... данные, представляя результат в виде наглядных документов. Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия ли учреждения. База данных ...

К инструментам СУБД можно отнести:

• главное окно базы данных;

• для создания таблиц;

• управления видом представления базы данных;

• обработки данных;

• вывода данных.

Работа с базой данных начинается с создания таблиц. Их может быть несколько. Таблицы являются основным хранилищем информации.

На всех этапах работ можно проводить редактирование таблицы, которое подразумевает: