Автоматизация офисного документооборота

метки: Система, Автоматизация, Документооборот, Информационный, Документ, Основа, Офисный, Средство

Подходы к автоматизации офисов. Понятие документа, документопотока, делопроизводства

Существует несколько подходов к определению понятия «офис».

Если рассматривать толкования, приводимые в словарях, то понятие офис может определять канцелярию, справочное бюро (inquiry office), редакцию (editorial office), издательство (publishing office), учреждение (public office), головную контору объединения или предприятия, ведомство, государственный архив (record office), заводоуправление, министерство (см . Foreign Office , UK , Office of Education , USA) Филимонова Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. — с. 115..

Например, Американский словарь английского языка Н.Уэбстера термин «офис» определяет как «место, где совершается служба или деловые операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью». На практике сложилось несколько подходов к определению понятия офиса. В широком смысле, офис — это организация, на входе и выходе которой — «бумаги», являющиеся:

• письмом или заключением (или визой), фиксирующим решение, принятое должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой организации (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.),
• договором (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.) с некоторым юридическим или физическим лицом,
• распорядительным или учетным документом, выпущенным для фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.), и т.п.

Более узкий подход к определению понятия офиса, заключается в следующем. Офис — это организация типа канцелярии, функция которой получать и выпускать документы, а также — отслеживать их движение. Причем данное определение зачастую основывается на толковании понятия документ как любого сообщения, передаваемого между участниками бизнес-процесса. Офисы представляют собой системы деловых связей со сложными потоками информации. Традиционно считается, что главными функциями офиса является организация документооборота и работа канцелярии. Однако, основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их перемещения, но решения, имеющие ценность для клиента офиса, далее офис будет рассматриваться как полнофункциональное предприятие Киселев Г.М., Бочкова Р.В., Сафонов В.И. Информационные технологии в экономике и управлении. — М.: Дашков и Ко, 2009. — с. 27.. В качестве задач автоматизации офиса часто выделяют задачи, общие для офисов всех видов, т.е. задачи, связанные с «переработкой» документов. К подобным задачам относятся: редактирование (набор, проверка, оформление), печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.

Техническое обеспечение офиса

... технического оснащения офисного помещения. Целью написания дипломной работы является изучение средств технического оснащения современного офиса и выявление их влияния на производительность труда. Исходя из цели, в дипломной работе были поставлены следующие задачи: Изучение существующих средств технического оснащения офиса (определение ...

Как уже отмечалось, разнообразия офисов велико (канцелярии, бюро, редакции и т.д.).

Исходя из этого, отсутствует понятие «офисная информационная система» (т.к. это теряет смысл).

Совершенно очевидно, что офисная информационная система (ИС) заводоуправления будет иметь мало общего с офисной ИС министерства иностранных дел или издательского дома.

Поэтому такие ИС сложно рассматривать в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс систем. Если же общим для таких ИС является поддержка документооборота, то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами нужно говорить как о самостоятельном классе функций и соответствующих средствах автоматизации офиса. Однако, часто оказывается, что в современных информационных систем предприятий «офисного типа» сама поддержка документооборота может радикально трансформироваться, чуть ли не исчезнуть совсем. В настоящее время в связи со значительным ростом информационных потоков все большее значение уделяется системам автоматизации документооборота организаций и учреждений. Для того, чтобы эффективно управлять деятельностью любого предприятия, фирмы, организации все имеющие место там информационные потоки должны управляться и отслеживаться. Известно, что фиксирует и регламентирует деятельность на предприятии документ. Понятие структуры информационного обмена является основой документопоток. Документопоток лежит в основе делопроизводства. Делопроизводством конкретной организации принято называть деятельность по организации прохождения документов внутри данной организации Благовещенская М.М., Злобин Л.А. Информационные технологии систем управления технологическими процессами. — М.: Высшая школа, 2005. — с. 18..

Рассмотрим задачи автоматизации бизнесс-процессов офисов и рассмотрим вопросы построения документооборота.

Основными задачами автоматизации документооборота и систем доставки информации являются следующие:

• интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
• ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;
• автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;
• формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);
• планирование и управление ресурсами;
• автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);
• организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;
• обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;
• обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet , Telex , Fax , почтовые системы);
• формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.

Современные системы автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки информации, которая содержит следующие компоненты:

Технология работы с документами в негосударственных организациях ...

... анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства; разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы; внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота. При написании настоящей дипломной работы был ...

• многопользовательские СУБД;
• средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;
• локальные сети;
• средства внешних коммуникаций — электронная почта, факс;
• средства системного администрирования — определение программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;
• средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный доступ к общим информационным ресурсам. К коммуникационной системе, выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:

• надежность доставки (исключение возможности потери документов);
• повышенные вероятностно-временные характеристики;
• достоверность передаваемых документов;
• конфиденциальность документов;
• контроль доставки сообщений и регистрация трафика;
• возможность доступа к внешним телематическим услугам для передачи и приема информации из внешних систем;
• отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов) Филимонова Е.В.

Информационные технологии в профессиональной деятельности. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. — с. 121..

Существуют различные системы документооборота, выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

1.2 Принципы организации документооборота

Основным принципом документооборота является отсутствие локальных архивов документов (таких архивов не существует ни у кого).

И это обусловливается тем, что любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, вполне реально рискует оказаться неисполненным Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. — с. 47.. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу … в срок до …»).

Технология беспроводной передачи информации на примере технологии Bluetooth

... работы, я хочу: дать краткое определение технологии Bluetooth и дать некоторую информацию об истории появления данной технологии. Bluetooth - это технология, которая призвана заменить соединение сотового телефона, ... -Ethernet - это стандарт организации беспроводных коммуникаций на ограниченной территории в режиме локальной сети: несколько абонентов имеют равноправный доступ к общему каналу передачи. ...

Рассмотрим типы документов. Типов документов, используемых в работе предприятия, может быть достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600).

Некоторые типы документов представлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Типы документов

Однако, представленные типы документов, в свою очередь, могут быть разделены всего на 3 вида (рис. 2).

, Рисунок 2. Типы документов

Входящие — это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно на входящем документе.

Исходящие документы. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу … в срок до …») Ленкевич Л.А. Делопроизводство. — М.: Академия, 2009. — с. 38.

Внутренние документы. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию — это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. — с. 63..

1.3 Автоматизация делопроизводства

Очень важным для предприятий является вопрос автоматизации делопроизводства . Но для того, чтобы добиться качественной автоматизации необходимо в начале исследовать документопотоки на предприятии и при необходимости модифицировать документопотоки с целью повышения эффективности их обработки.

Идея автоматизированного офиса предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники.

В настоящее время известен целый ряд концепций построения автоматизированного офиса, например, свои решения предлагают фирма Microsoft , Borland , Lotus . В зависимости от величины бизнеса фирмы (крупный, средний, мелкий) могут использоваться такие продукты как Lotus Notes , StaffWare , DOC Ware , MS Office , а также целый ряд других из числа продуктов, предлагаемых на российском рынке.

Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД).

На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов. Электронный архив становится при этом ядром офисных СУЭД, решая проблемы хранения электронных документов, быстрого поиска и распределенного доступа к ним.

По предмету : Организация производства : «Организация автоматизации ...

... банке и затрагивает профессиональную деятельность многих банковских специалистов. Организация автоматизированных информационных и других технологий банка содействует решению стратегических задач. Главными направлениями, по которым автоматизация ... электронной подписи" и других криптографических методов. ^ ^ ^ Возможность работы в режиме реального времени. Мощные универсальные компьютеры и мини-ЭВМ, ...

На рисунке 3 представлена принципиальная схема электронного архива.

Рисунок 3. Принципиальная схема электронного архива

Электронный архив документов позволяет решить задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами в рамках задач делопроизводства для любого офиса.

Важной проблемой СУЭД, является вовлечение в электронный документооборот бумажных документов с целью объединения потоков документов приходящих в твердой копии и документов, изначально создаваемых в электронном виде или приходящих по электронной почте.

Решить проблему ввода в СУЭД бумажных документов позволяет использование сканеров и систем распознавания текстов Киселев Г.М., Бочкова Р.В., Сафонов В.И. Информационные технологии в экономике и управлении. — М.: Дашков и Ко, 2009. — с. 43..

Система распознавания текстов CuneiForm позволяет вводить бумажные документы со сканера и записывать их в графическом виде, для создания электронной копии документа с возможности дальнейшей печати. При необходимости документы могут быть преобразованы в текстовые файлы, пригодные для редактирования. При необходимости организации потокового ввода документов в Электронный архив, возможно использовать CuneiForm OCR Server .

CuneiForm OCR Server обеспечивает автоматический поиск изображений, полученных с сервера сканирования, последовательное их распознавание, удаление и передачу результатов в указанную пользователем директорию в полностью автоматическом режиме. По желанию пользователя изображения могут быть заархивированы и помещены в указанную им директорию, а результаты распознавания сохранены в формате, удобном для редактирования. Это дает возможность независимой работы группы пользователей и создание систем потокового ввода документов в корпоративные базы данных или электронные архивы. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow .

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

• сетевой доступ к файлам и базе данных;
• локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
• терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений; просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. — М.: Академия, 2008. — с. 85..

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

Разработка проекта автоматизации риэлтерской деятельности

... Формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, определение целей и задач автоматизации. Обоснование проектных решений решения задачи. Разработка информационного обеспечения задачи. Разработка программного проекта решения задачи Тестирование полученного проекта, устранение недостатков Основные ...

• поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
• четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

• обработка текста,
• электронные таблицы,
• деловая и презентационная графика,
• планирование работ и совещаний,
• генерация отчетов из базы данных,
• мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web — серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям. Нужно отметить, что Web -технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.

2.1 Задачи автоматизации офисной деятельности

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как «документальное обеспечение управления» (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

• документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
• организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
• систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации Федотова Е.Л. Информационные технологии и системы. — М.: Форум, Инфра-М, 2009. — с. 84.. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций:

• организационное и документационное обеспечение деятельности предприятия;
• организация единого порядка работы с документами в подразделениях;
• организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;
• обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;
• создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях;
• использование унифицированных форм представления и обработки документов;
• регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;
• регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;
• регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование);
• списание документов в дело и извлечение из дел;
• обеспечение сохранности, учета и использования документов;

• обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;
• проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;
• проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;
• получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.

Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Разработка модуля по автоматизации бизнес-процессов отдела работы ...

... автоматизации 1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов Разработка модуля бизнес процесса в данном дипломном проекте, затрагивает отдел продаж; склад продукции. Автоматизация работы ... разработка стратегий компании, общий контроль деятельности, оперативное решение требующих вмешательства руководства вопросов, анализ оперативной деятельности компании, ...

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. — М.: Академия, 2007. — с. 53..

Обеспечение совместной деятельности

Прежде всего офис — это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, — развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие.

Документооборот

В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании — от канцелярии до руководства — и является важной частью системы управления фирмой.

Технологическое обеспечение информационных систем маркетинговой деятельности

... технологического обеспечения требует учета особенностей структуры экономических систем. Прежде всего — это сложность организационного взаимодействия, которая вызывает необходимость создания многоуровневых иерархических систем ... ПЭВМ. В технологии маркетинговой деятельности второй важнейшей составляющей АРМ ... (прикладное) обеспечение. Первое включает комплекс программ по автоматизации разработки программ ...

Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами — контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

Планирование работ и управление ими

Планирование работ включает в себя составление регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано с планированием мероприятий как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп.

Автоматизация коммерческой деятельности (торговли)

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции:

Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.

Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.

Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. — М.: Академия, 2007. — с. 74..

Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.

Функциональные схемы систем автоматизации

... исполнительных устройств следует использовать преимущественно приборы и средства автоматизации Государственной системы промышленных приборов (ГСП); 5) в случаях, когда функциональные схемы автоматизации не могут быть построены на базе только ...

Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.

Связь с внешним миром

Деятельность любой компании немыслима без средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи с другими компаниями. Следовательно, любой компании необходимы:

• средства электронной почты;
• автоматизация службы факсимильных сообщений;
• средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.

Защита данных

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой — служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.

Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.

Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

Решение

Рассмотрим одно из решений для автоматизации деятельности компании и ее офисов с учетом требований, изложенных выше. Предлагаемое решение базируется на многолетнем опыте внедрения подобных систем и, по мнению автора, является сбалансированным с точки зрения цены и потребительских характеристик.

Ядром предлагаемого решения является сервер коллективной работы lotus Domino/Notes компании IBM; рассмотрим его более подробно.

Основой сервера Lotus Notes является встроенная база данных, имеющая нереляционную структуру, что, в отличие от систем управления реляционными базами данных (SQL-серверов), позволяет наиболее просто и эффективно строить системы хранения документов с целью их коллективного использования. Следует отметить, что, несмотря на нереляционную структуру баз данных сервера Lotus Notes, к ним можно обращаться и посредством ODBC-драйвера.

Другими чертами системы Lotus Notes являются:

• технология «клиент-сервер» с поддержкой широкого спектра серверных и клиентских платформ, в частности: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, различные клоны UNIX. Все приложения, разработанные на основе системы Lotus Notes, в том числе те, о которых далее пойдет речь, выполняются на всех поддерживаемых ею платформах без каких-либо модификаций;
• поддержка удаленных баз данных, обеспечение синхронизации между ними.

Это позволяет организовать глобальную корпоративную сеть, где каждый офис будет либо работать с центральным сервером Lotus удаленно, либо содержать на своем локальном сервере актуальную копию корпоративных баз данных;

• встроенные Интернет-сервер и система электронной почты;
• интерфейс с другими источниками данных через ODBC;

— развитые визуальные средства разработки приложений и интерфейс с популярными системами разработки приложений Михеева Е.В., Титова О.И. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера. — М.: Академия, 2009. — с. 108..

Таким образом, Lotus является не только средством хранения данных, но и Интернет-сервером, а также обеспечивает функционирование электронной почты. Как интегрированная система коллективной работы сервер Lotus Notes позволяет организовать:

• совместную систему обработки документов внутри компании, отдела, рабочей группы;
• взаимодействие между удаленными компаниями или офисами;
• обмен информацией внутри предприятия любого масштаба;
• коллективную обработку данных из различных источников: реляционных серверов, ресурсов Интернета, офисных приложений.

Система Lotus Notes легко настраивается на все популярные сетевые протоколы и содержит развитые средства организации удаленного доступа и взаимодействия по глобальным сетям.

Пакет Lotus Notes содержит развитые средства защиты информации, о которых будет рассказано далее.

Все эти и многие другие достоинства делают систему Lotus Notes самым популярным средством построения корпоративных систем совместной работы. Так, в течение 1999 года во всем мире было продано почти 22 млн. лицензий на Notes, что превысило аналогичный показатель 1998 год на 62%. К концу 1999 года в мире насчитывалось около 56 млн. пользователей Lotus Notes.

Собственно, только приобретение и развертывание системы Lotus Notes позволяет решить следующие задачи:

реализацию электронной почты;

• создание Интернет-сервера;
• поддержку индивидуального и группового планирования мероприятий.

Но только этим использование сервера Lotus не ограничивается. Как уже говорилось выше, сервер Lotus Notes предназначен в первую очередь для организации коллективной работы над документами, что определяется архитектурой его баз данных и развитыми встроенными средствами создания приложений для их обработки. Безусловно, компания, владеющая системой Lotus, может самостоятельно разработать приложения под свои нужды, но на рынке уже имеются готовые. Два из них, предназначенные для организации документооборота и автоматизации коммерческой деятельности (торговли), предлагаются вниманию читателей.

2.2 Система автоматизации документооборота ЭСКАДО

Пакет ЭСКАДО (Электронная Система Комплексной Автоматизации ДокументоОборота) построен на основе сервера коллективной работы Lotus Notes компании IBM. Разработка системы ЭСКАДО в фирме «Интерпроком ЛАН» началась в 1996 году. Ее целью сразу же было поставлено создание коммерческого продукта. В настоящее время эта система успешно используется многими организациями для обеспечения документооборота, планирования работ и управления ими.

Адаптация к административной структуре компании в системе ЭСКАДО достигается различными способами.

Система ЭСКАДО логически поделена на четыре различных модуля: «Канцелярия», «Организации», «Персонал» и «Справочник», каждый из которых обеспечивает выполнение одной из основных задач, возникающих при работе с документами на предприятии. На рис. 1 на закладках «перекидной записной книжки» видны названия этих подсистем; в реальной системе щелчок мыши на любой из них вызывает соответствующий компонент.

Модуль «Канцелярия» является основной составляющей системы ЭСКАДО. Он предназначен непосредственно для регистрации документов и контроля их прохождения.

Возможен просмотр документов по различным критериям выборки, например всех входящих по дате регистрации. Помимо регистрации, из этого модуля осуществляется отслеживание прохождения документов и контроль их исполнения.

Контроль взаимодействия с другими компаниями осуществляется посредством модуля «Организации». Этот компонент системы ЭСКАДО позволяет отслеживать контракты и проекты с другими компаниями, а также вести историю телефонных разговоров, встреч, обмена факсимильными сообщениями и переписки с различными адресатами.

Особого внимания заслуживают средства планирования работ (проектов) и управления ими. Благодаря этой возможности пользователи системы ЭСКАДО могут:

• определять задачи, создавать и назначать ресурсы, необходимые для их выполнения;
• назначать ответственных и исполнителей и отправлять им сообщения по электронной почте;
• определять стоимость всего проекта и отдельных его этапов;
• рассчитывать разницы во времени и в стоимости между планируемыми и фактическими данными;
• вести расписание отдельных задач проекта;
• синхронизировать расписание отдельных задач проекта или всего проекта целиком Свиридова М.Ю.

Информационные технологии в офисе. Практические упражнения. — М.: Академия, 2009. — с. 97..

Информация о любом проекте может быть представлена как в стандартном виде, предлагаемом системой Lotus Notes, так и в виде графа. На рис. 2 и 3 один и тот же проект представлен в двух видах.

Ведение учетной информации о сотрудниках сосредоточено в модуле «Персонал». Помимо анкетных данных о каждом сотруднике, здесь хранится его табель и ведется учет отпусков. Данная информация о сотруднике может быть автоматически использована в системе автоматизации коммерческой деятельности (СКАТ), речь о которой пойдет далее, для расчета зарплаты.

Работа со справочной и вспомогательной информацией осуществляется при помощи модуля «Справочник». Эта часть системы ЭСКАДО служит для хранения информации о партнерах и клиентах, здесь содержатся шаблоны документов и договоров, хранится информация о курсах валют.

В целях наиболее полного моделирования процессов, связанных с документооборотом, система ЭСКАДО содержит также средства настройки параметров автоматизации. Для этого в системе существует ряд программ-агентов, посредством которых можно задавать различные нюансы работы с документами, например: определять, сколько времени отводится одному сотруднику на визирование. Таким образом, программы-агенты позволяют осуществить настройку системы на специфику конкретного предприятия.

Для каждого документа в системе ЭСКАДО могут быть заданы исполнитель и контролер. Это гарантирует, что документ не потеряется и его состояние всегда можно будет проверить. Более того, для конкретного документа может быть разрешено его изменение отдельными сотрудниками организации в процессе визирования.

Эти и другие возможности системы ЭСКАДО позволяют наиболее полно организовать работу с документами и максимально точно смоделировать все процессы реального документооборота.

Рассылка и визирование документов являются двумя основными способами работы с ними в системе ЭСКАДО. Рассылка представляет собой передачу документа всем нуждающимся в нем сотрудникам и не требует от них какой-либо обязательной реакции на него. Визирование представляет собой более сложный способ работы с документами.

При визировании каждый из сотрудников, к которому пришел документ, обязан поставить специальную отметку — визу, говорящую о том, что он работал с этим документом и документ может быть передан на визирование далее. В режиме визирования прохождение документа по сотрудникам может осуществляться как последовательно, так и параллельно, что позволяет организовать работу над документом оптимальным образом Михеева Е.В., Титова О.И. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера. — М.: Академия, 2009. — с. 129..

Более того, каждый из сотрудников, если ему предоставлены соответствующие полномочия, может изменить маршрут движения документа: например начальник подразделения перед визированием может отправить документ на рассмотрение своим заместителям.

Пакет ЭСКАДО содержит развитые средства для организации гибкого поиска документов. Например, документ может быть найден по входящим в него словам, или по имени отправителя, или по дате создания и по многим другим критериям.

Планирование мероприятий в системе ЭСКАДО осуществляется из модуля «Персонал». Отдельное мероприятие может быть задано как личное, то есть для конкретного лица, либо для группы сотрудников. При этом для мероприятия могут быть заданы дата и время, когда лица, задействованные в нем, получат соответствующее оповещение (например, перед его началом).

Следует особо отметить, что в системе ЭСКАДО под термином «мероприятие» подразумевается не только некое организационное собрание, совещание или встреча, но и напоминание о чем-либо или конкретная производственная задача.

Контроль прохождения документов является важной частью работы с ними. Система ЭСКАДО предоставляет для этого различные средства. Прежде всего для этой цели могут быть использованы специальные программы-агенты, о которых говорилось выше. Так, например, для документа может быть затребовано оповещение контролера по электронной почте при визировании документа конкретным сотрудником.

Кроме того, в пакете ЭСКАДО ведется журнал изменений, позволяющий контролировать прохождение документа в системе и работу сотрудников с ним.

Ввод документов в систему ЭСКАДО может быть осуществлен из различных источников, каковыми могут являться файлы различных прикладных систем, сообщения, полученные по электронной почте, факсимильные сообщения. Следует отметить, что при помощи агентов ввод документов в систему ЭСКАДО из электронной почты или с электронного факса может быть автоматизирован.

В системе ЭСКАДО реализован интерфейс с популярным пакетом распознавания текстов Fine Reader, благодаря которому ввод документов с бумаги осуществляется автоматически.