автоматизированный программа информационный
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.
Информационные технологии управления — это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Цель данной работы — исследование информационных технологий офиса, так как это основа эффективного управления предприятием.
Объектом исследования является
1. Виды автоматизированных информационных технологий и виды их обеспечения
Существуют следующие виды информационных технологий:
- Информационная технология обработки данных
- Информационная технология управления
- Автоматизация офиса
- Информационная технология поддержки принятия решений
- Информационная технология экспертных систем
Каждый из них имеет свой вид обеспечения. Рассмотрим их подробнее.
1.1 Виды автоматизированных информационных технологий
Информационная технология обработки данных
Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности (рис. 1) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже приводит к необходимости сокращения численности работников.
Технологии распределенной обработки информации
... обеспечения, данных и персонала) от подобного рода нежелательных для соответствующих субъектов информационных отношений воздействий. Маглинец Ю.А. Анализ требований к автоматизированным информационным системам [26]. Важная задача распределенных систем обработки информации ...
На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:
- обработка данных об операциях, производимых фирмой;
- создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
- получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.
Рис. 1 Квалификация персонала по уровням управления
Существует несколько особенностей, связанных с обработкой (рис. 2) данных, отличающих данную технологию от всех прочих:
- выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме законом предписано иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;
- решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
- выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
- выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
- использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;
- Рис. 2 Основные компоненты информационной технологии обработки данных
Информационная технология управления
Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.
Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.
Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов (рис. 3).
Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.
На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:
- оценка планируемого состояния объекта управления;
- оценка отклонений от планируемого состояния;
- выявление причин отклонений;
- анализ возможных решений и действий.
Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:
Разработка структуры базы данных для информационной системы «Аэропорт»
... выполнения работы необходимо использовать 3 Проектирование БД 3.1 Описание предметной области Предметная область курсовой работы представляет собой разработку базы данных для информационного функционирования аэропорта. Аэропорт – ... Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно ...
- Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.
- Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.
И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов:
- В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
- Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
- Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.
Рис. 3 Основные компоненты информационной технологии управления
Автоматизация офиса
Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.
Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее (рис. 4).
Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.
Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Рис. 4 Основные компоненты автоматизации офиса
Информационная технология поддержки принятия решений
Системы поддержки принятия решений и соответствующая им информационная технология появились усилиями в основном американских ученых в конце 70-х — начале 80-х гг., чему способствовали широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов прикладных программ, а также успехи в создании систем искусственного интеллекта.
Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса (рис. 5), в котором участвуют:
- система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;
- человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.
Рис. 5. Информационная технология поддержки принятия решений как итерационный процесс
Особенности информационной технологии поддержки принятия решений состоят в следующем
- ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;
- сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;
- направленность на непрофессионального пользователя компьютера;
- высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.
В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером (рис. 6).
Системы поддержки принятия решений
... эффективность всей системы и процессов менеджмента. Объект курсовой работы - системы поддержки управленческих решений на основе информационных технологий. Предметом курсовой работы является технология построения, алгоритмический ... для задач высокой размерности; повторяющийся характер некоторых ЗПР. Система поддержки принятия решений − комплекс математических и эвристических методов и моделей, ...
Рис. 6 Основные компоненты информационной технологии поддержки принятия решений
Информационная технология экспертных систем
Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных систем, основанных на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.
Под искусственным интеллектом обычно понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека. Чаще всего здесь имеются в виду способности, связанные с человеческим мышлением. Работы в области искусственного интеллекта не ограничиваются экспертными системами. Они также включают в себя создание роботов, систем, моделирующих нервную систему человека, его слух, зрение, обоняние, способность к обучению.
Решение специальных задач требует специальных знаний. Однако не каждая компания может себе позволить держать в своем штате экспертов по всем связанным с ее работой проблемам или даже приглашать их каждый раз, когда проблема возникла. Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их в память компьютера, использовать всякий раз, когда в этом возникнет необходимость. Являясь одним из основных приложений искусственного интеллекта, экспертные системы представляют собой компьютерные программы, трансформирующие опыт экспертов в какой-либо области знаний в форму эвристических правил (эвристик).
Эвристики не гарантируют получения оптимального результата с такой же уверенностью, как обычные алгоритмы, используемые для решения задач в рамках технологии поддержки принятия решений. Однако часто они дают в достаточной степени приемлемые решения для их практического использования. Все это делает возможным использовать технологию экспертных систем в качестве советующих систем.
Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий; уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия.
Первое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений не отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности.
Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение.
Автоматизация работы пользователя в среде MS Office (2)
... реферат в отдельный документ. Размер реферата устанавливается пользователем. 7. Помощник. Microsoft Office – это настолько большой пакет программ , что могут возникнуть какие-либо проблемы с его изучением. Для облегчения работы ... на экране. Редактор Microsoft Word, так же как и Microsoft Windows разработаны одной корпорацией. Это позволяет обеспечить максимальную согласованность этих систем друг с ...
Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии — знаний.
Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертной системе, являются (рис. 7): интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы.
Интерфейс пользователя. Менеджер (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее. Команды включают в себя параметры, направляющие процесс обработки знаний. Информация обычно выдается в форме значений, присваиваемых определенным переменным.
База знаний. Она содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется.
Интерпретатор. Это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом).
Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.
Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний.
Рис. 7 Основные компоненты информационной технологии экспертных систем
1.2 Виды обеспечения информационных технологий
Математическое обеспечение состоит из алгоритмического и программного.
Алгоритмическое обеспечение — это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, используемых в системе для решения задач и обработки информации.
Программное обеспечение (ПО) подразделяется на системное и прикладное ПО. Системное ПО — это машинно-ориентированное ПО. Оно реализовано в виде операционной системы, сетевого ПО, сервисных программ и систем программирования. Прикладное ПО является проблемно-ориентированным и реализуются в виде комплексов программ решения конкретных задач.
Информационное обеспечение — это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы хранения и отображения информации в организации в виде данных, документов, графиков и сигналов.
Аппаратное обеспечение информационных систем состоит из средств: получения, преобразования, передачи и отображения информации, вычислительной техники, локального управления и регулирования.
Организационное и методическое обеспечение — это совокупность средств и методов организации производства и управления им в условиях внедрения информационной системы. Оно включает в себя методики проведения работ, требования к оформлению документов, должностные инструкции и т.д.
Создание таблиц в MS Word
... данные, которые лучше воспринимаются в виде таблицы. Если таблица несложная, то использовать специальные программы для работы с электронными таблицами (например, Microsoft Excel) нецелесообразно. Гораздо проще составить таблицу непосредственно в документе Word. ...
2. Автоматизированные информационные технологии в офисе
Любой офис имеет следующую структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется).
На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.
Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании microsoft office.
Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.
Рассмотрим каждые из них.
2.1 Microsoft Office ХР
Microsoft Office ХР — пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).
В Microsoft Office входит:
- Word 2002 — мощная программа для работы с текстовыми документами.
- Excel 2002 — программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.
- Access 2002 — сильнейшее средство для работы с базами данных.
- PowerPoint 2002 — позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).
- Binder — программа для объединения разных документов Office в одно целое.
- Outlook 2002 — представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.
- Photo Editor — приложение Office, обрабатывающее растровые изображения.
— Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.
Word
Microsoft Word — мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.
Любой текстовый процессор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.
Автоматизация работы пользователя в среде MS Office
... Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. ...
1) При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать в электронном виде или в виде печатных копий.
Excel
Microsoft Excel — мощная программа для работы с электронными таблицами, являющаяся, также как и Word, частью пакета Microsoft Office. Обладая достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими приложениями Office и Windows вообще, Excel стала наиболее популярной программой среди людей, постоянно имеющих дело с огромными массивами чисел.
Excel обладает всеми необходимыми возможностями для обработки электронных таблиц: от простых арифметических действий с несколькими ячейками таблицы до статистической обработки огромных массивов данных.
Информация в Excel представляется в виде таблицы, и может быть записана в ячейки этой таблицы. Остановимся подробнее на некоторых основных возможностях Excel:
- Редактирование и форматирование данных
Данные могут быть введены в таблицу посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в таблицу определенные фрагменты или целые файлы Excel. Также Excel может открывать файлы других распространенных редакторов электронных таблиц (например, Lotus 1-2-3).
Excel, как и Word, имеет функцию проверки орфографии (причем он использует общий со всеми приложениями Office словарь), поиска и замены фрагментов данных.
В Excel имеется возможность изменять шрифт, его размер, цвет, начертание для данных каждой ячейки таблицы в отдельности; изменять формат представления данных в ячейке (например, текстовый, числовой, финансовый и др.); изменять направление текста, горизонтальное и вертикальное выравнивание данных в ячейке. Могут быть изменены и размеры самих ячеек, их границы и заливка; имеется возможность объединения и разбиения ячеек, добавление и удаление целых строк и столбцов.
- Графика
В Excel, как и в Word, имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Excel позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows.
Одной из самых популярных возможностей Excel является его способность автоматически строить практически любые виды диаграмм и графиков на основе данных электронной таблицы, причем процесс построения диаграммы или графика использующей десятки и сотни значений может занять всего лишь несколько минут.
Также Excel может вставлять в свои таблицы географические карты, используя встроенную в Office программу Microsoft Map, причем коллекцию карт, поставляемую вместе с Office, нельзя назвать маленькой.
- Обработка данных и средства автоматизации
Из средств Excel, предназначенных для различной обработки информации, и средств автоматизации можно отметить следующие:
1) Сортировка позволяет упорядочить данные таблицы по какому-либо критерию, что при работе с большими массивами данных имеет не последнее значение.
2) Способность использования фильтра данных позволяет отображать на экране только те данные, которые необходимы на данный момент времени, это существенно облегчает поиск и корректировку отдельных частей больших массивов данных.
Работа с электронными таблицами
Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. ... своё умение работы с электронными таблицами MS Excel. Доказательством же умения работы с текстовым редактором MS Word послужит грамотное оформление нашей курсовой работы. 1. Постановка ...
3) Возможность проверки вводимых в ячейку данных на определенный критерий предотвращает неправильный ввод, что позволяет работать с таблицей незнакомому с ее «внутренним устройством» человеку.
4) Функция консолидации позволяет реорганизовать и объединить общие по какому-либо критерию данные в одну таблицу, это облегчает труд людей занимающихся подготовкой отчетов.
5) Сводная таблица придает сухим столбцам и строкам чисел наглядность и существенно облегчает подготовку отчет по данным таблицы.
6) Создание структуры позволяет быстро просматривать и изменять данные, находящиеся в ключевых ячейках таблицы, при этом ячейки более низкого уровня можно просто скрыть (используется примерно тот же принцип, что и в режиме структуры Word).
7) Использование формул в ячейках позволяет вычислить значение данной ячейки на основе данных других ячеек (причем ссылки могут быть как на другие листы, так и на другие книги Excel), причем набор формул Excel далеко не ограничивается стандартными математическими функциями: имеется возможность вводить формулы, которые могут в зависимости от значений каких-либо ячеек выполнять те или иные действия, также в Excel имеется достаточно большой набор финансовых, статистических и других видов функций.
8) Интегрированный в Excel Visual Basic for Application (VBA) позволяет автоматизировать работу Excel (с помощью макросов) и, являясь полнофункциональным (на уровне приложений Office) объектно-ориентированным языком программирования, превращает Excel (и Office в целом) в среду программирования с достаточно широкими возможностями, выходящими далеко за пределы простого вычисления таблиц.
9) Web-публикации, коллективная работа и интеграция. Excel, являясь частью Office, поддерживает те же функции, касающиеся Web-публикаций, коллективной работы и интеграции, что и все приложения Office. Эти функции были описаны ранее в разделе, посвященном Word.
- Настройка параметров
Параметры Excel могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Excel имеет те же основные функции настройки рабочей среды, что и Word.
В Excel 2002 разработчики Microsoft реализовали десятки новых функций. Кроме тех нововведений, которые были описаны в разделе, посвященном Word, и касающиеся Office в целом, следует отметить следующие улучшения исключительно Excel:
1. При выделении ячеек с цветным текстом цвет остается таким же вместо отображения в инверсной схеме цветов.
2. Доступны новые числовые форматы с символом евро.
3. Дополнительные числовые форматы с указанием года четырьмя цифрами.
4. Microsoft Excel 2002 автоматически расширяет форматирование и формулы в списках, упрощая эту распространенную задачу.
5. Новые отчеты сводных диаграмм переносят мощь отчетов сводных таблиц на диаграммы. Отчеты сводных диаграмм интерактивны, снабжены кнопками, с помощью которых можно отображать и скрывать элементы диаграммы.
6. Если на диаграмме отображаются большие числа, можно сократить текст оси и сделать его более читаемым, изменив цену деления этой оси. Например, если значения на диаграмме изменяются в диапазоне от 1 000 000 до 50 000 000, можно отобразить на оси числа от 1 до 50 и добавить подпись, указывающую, что значения выражены в миллионах.
Решение инженерных задач с помощью программ Excel и Mathcad
... двух переменных в Excel Данная курсовая работа позволила мне более близко познакомиться с программами MathCAD и MS Excel. Мной были рассмотрены способы решения инженерных задач с использованием данных программ. Задачи ... - Гродно: ГрГУ, 2001. - 138 с. 7. MathCAD 6.0 PLUS. Финансовые, инженерные и научные расчеты в среде Windows 95./Перевод с англ. - М.: Информационно-издательский дом «Филин», 1996. ...
7. Существует возможность создания и выполнения запросов для загрузки данных, доступных через Интернет. Можно выбрать либо всю Web-страницу, либо указать загружаемую таблицу на Web-странице. Excel 2002 содержит несколько образцов Web-запросов, которые можно выполнить.
8. Отчет сводной таблицы можно сделать доступным на Web-странице в виде сводной таблицы, представляющей из себя компонент, позволяющий пользователям взаимодействовать с данными в Web-обозревателе. Пользователи также могут обновлять данные, изменять макет и выбирать различные элементы для отображения.
9. После нажатия кнопки Готово в мастере отчетов сводных таблиц и диаграмм на листе появляются синие рамки областей перетаскивания и панель инструментов Сводные таблицы со списком полей исходных данных. Для создания макета отчета сводной таблицы прямо на листе можно перетащить поля с панели инструментов в области перетаскивания.
10. Для отчета сводной таблицы можно задать отображение в структурированном формате, аналогичном формату стандартных отчетов базы данных, облегчающем чтение больших или сложных отчетов сводных таблиц.
11. Автоформаты сводных таблиц можно использовать для отображения структурированных и неструктурированных отчетов сводных таблиц, а также для задания параметров печати сводных таблиц (разрывов страниц и повторяющихся подписей строк и столбцов) для отчетов сводных таблиц, отображаемых в структурированном формате.
12. Поля строк и столбцов теперь снабжены стрелками раскрытия списка. По щелчку такой стрелки отображается список доступных элементов, из которого можно выбрать нужный. Этот список позволяет быстро отображать и скрывать элементы полей.
13. Теперь нет необходимости выделять части сводной таблицы при форматировании отчета сводной таблицы. Форматирование, применяемое с помощью обычного выделения в Excel, сохраняется при обновлении или изменении макета.
14. Существует возможность создавать отчеты сводных таблиц на основе баз данных OLAP, а также создавать кубы OLAP на основе запросов к другим базам данных. Базы данных и кубы OLAP организуют данные в отчетах сводных таблиц, ускоряя загрузку и обновление данных по сравнению с использованием традиционных баз данных.
15. Данные из текстовых файлов теперь можно перенести в Excel тем же способом, который используется для создания других запросов к базам данных. При открытии такого файла как обновляемого форматирование и формулы сохраняются.
16. Разработчики имеют возможность подписывать свои макросы, созданные с помощью Visual Basic for Applications (VBA), что позволяет пользователям установить автора макроса, удостовериться в надежности макроса и отсутствии в нем вирусов. Microsoft Office 2002 распознает макросы, полученные из надежных источников, и не выдает на экран предупреждающего сообщения, если такой макрос не был изменен.
Другие программы
Архиваторы
Архиваторы — программы, которые собирают файлы, выбранные пользователем, в один файл-архив с заданным именем, причем размер этого файла обычно в несколько раз (зависит от способа упаковки и типов архивируемых файлов) меньше, чем сумма объемов всех собранных в него файлов. Хотя упакованные файлы нельзя использовать, пока они находятся в архиве, такой способ хранение долгое время не используемых файлов выглядит рациональнее. Наиболее распространены архиваторы ZIP и RAR — почти на любом компьютере можно встретить один из этих упаковщиков.
Антивирусы
Эти программы призваны очищать и защищать систему от компьютерных вирусов. Вирус — программа-паразит, названный так за сходство в поведении со своим биологическим «предком». Вирус, проникая в систему вместе с файлами, начинает «размножаться» и поражает другие файлы, находящиеся на носителях, последствия такого «вторжения» могут бить различными: от безобидных шуток (например, существует вирус, выдающий через определенный момент времени сообщение типа: «Хочу печенья!» и т.п.), до непоправимого ущерба всей системе (например, как вам понравится то, что в один прекрасный день файловая система вашего HDD окажется полностью неработоспособной).
Существует огромное количество различных как вирусов, так и антивирусов, применяющих различные средства борьбы с вирусами, но можно выделить из них три типа антивирусов: сканеры — программы, обнаруживающие вирусы, доктора, занимающиеся удалением вирусов и фильтры или, как их часто называют, вотчеры (от английского watcher — наблюдатель, страж), которые постоянно находятся в памяти и просматривают потоки информации на предмет вирусов. Среди антивирусов можно отметить Antiviral Toolkit Pro (AVP), совмещающий в себе функции сканера и доктора, а более поздние версии имеют и встроенный вотчер, Dr. Web, также являющийся и сканером, и доктором, Norton Antivirus — многофункциональный пакет по борьбе с вирусами, включающий кроме сканера, доктора и вотчера еще ряд антивирусных средств.
2.2 Бухгалтерские программы
1C: Бухгалтерия
Программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.
Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.
На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).
После расчета итогов программа формирует различные ведомости.
Помимо этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.
Система «1С: Предприятие» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии.
САБУ производства «1С» — самые известные и продаваемые в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.
Aubi
«АУБИ» может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать «АУБИ» на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов, информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д.
Отметим, что «АУБИ» может поставляться в различной комплектации. По желанию пользователя в комплект поставки могут быть включены или изъяты различные элементы программы. К таким элементам программы могут быть отнесены различные учетные (аналитические) ведомости, банковские операции, касса и некоторые другие. Совершенно очевидно, что описанные выше расширения функциональных возможностей «АУБИ» отражаются на стоимости пакета программ. Добавим, что пользователь сам решает быть ли ему просто зарегистрированным пользователем и при этом обучаться работе с программой самостоятельно по технической документации, либо за дополнительную плату пройти курс обучения по работе с «АУБИ» и пользоваться мощной консультативной поддержкой фирмы изготовителя или торговой аудиторской компании у которой приобреталась программа.
Парус-бухгалтерия
Эта система предназначена для подготовки и учета документов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, накопления информации о совершенных хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности. Система поставляется в различных комплектациях в зависимости от необходимости ведения учета операций в валюте, расширенного аналитического учета, учета торговых операций.
Инфин — Бухгалтерия
«ИНФИН-Бухгалтерия» ориентирована на средние и крупные предприятия со сложным учетом и не требует внедрения и обучения. Осуществляется полный балансовый и забалансовый учет. Возможна работа с несколькими предприятиями на одном рабочем месте, а также объединение данных, введенных с разных рабочих мест.
Сетевая версия работает в разных типах сети, а система блокировок и синхронизации сетевых процессов позволяет независимо работать с данными нескольким пользователям и видеть в динамике изменения, вносимые с других рабочих станций. Всевозможные сортировки, выборки, изменение порядка аналитик в балансовых счетах позволяют получать документ в разных разрезах информации.
Работа возможна в любом периоде, как в закрытых месяцах, так и в любых будущих, что полезно для оперативного ввода первичных документов и корректировки уже введенной информации. Изменение данных в закрытых месяцах вызывает автоматический пересчет остатков.
Предусмотрена парольная защита информации с разными уровнями доступа.
Программа «Бухгалтерия» выполнена в вариантах «Мини», «Макси», «Супер» и «Элит», которые отличаются по функциональным возможностям и по стоимости, что позволяет пользователю выбрать необходимую конфигурацию программы. Каждый из вариантов исполнения включает в себя все возможности предыдущего.
2.3 Другие полезные программы для офиса: автоматизация заданий
AutoFileMove 1.0
Программа, которая поможет автоматизировать работу с большим количеством файлов. Она может следить за определенными папками и автоматически перемещать или копировать файлы заданных типов в указанные директории, а также распечатывать файлы без вашего вмешательства. Таким образом, AutoFileMove упрощает работу и экономит ваше время.
File Monkey 9.75
Программа для автоматизации некоторых операций с файлами, забирающими много времени. Среди ее возможностей — поиск и замена содержимого файла, названия файла или папки; резка и сборка файлов; изменение атрибутов файлов и папок; изменение регистра букв в названиях файлов и папок; сохранение списка файлов в текстовом файле.
Event Manager 2.54
Программа для запуска разнообразных программ, автоматизации и планирования заданий. Event Manager позволит вам запустить любое количество приложений одновременно. Можно не просто составлять списки программ для одновременного запуска, но и указывать время для запуска и прекращения работы. Кроме этого, Event Manager позволяет писать макросы и указывать в них условия запуска тех или иных приложений, а также управлять перезагрузкой и выключением компьютера.
xStarter 1.64
Программа для автоматизации выполнения некоторых заданий. С ее помощью можно записывать любые действия и позже проигрывать их, синхронизировать содержимое папок, запускать приложения, архивировать данные, копировать файлы и папки, отсылать почтовые сообщения, загружать файлы, запускать и останавливать сервисы. Любое задание программа может выполнять по расписанию один раз или периодически. Программа бесплатна для русскоязычных пользователей.
TaskForce 2.0
Эта программа предназначена для автоматизации выполнения некоторых действий на компьютере. С ее помощью можно устанавливать время начала закачки файлов, выключения компьютера, запуска приложений, проигрывания аудиофайлов. В Task Force также есть функция напоминания о заданных событиях. Каждое задание может быть выполнено благодаря имитации нажатия кнопок (клавиш), которые вызывают выполнение одного из действий — открытие или закрытие окна, проверка доступности Интернет-соединения, установка определенного времени и пр.
Automize 6.21
Программа для планирования и автоматизации заданий. Automize может выполнять многие задания на компьютере автоматически — выполнять загрузку на FTP-серверы, производить мониторинг FTP, скачивать файлы из Интернета, проверять и отправлять почту, пинговать серверы, следить за указанными папками и многое другое. Задания могут выполняться в заданное время, а также периодически: каждый день, неделю, месяц и т.д. Программа содержит заготовки для выполнения наиболее распространенных заданий, остальные настраиваются вручную.
QueIt 2.0
Мощная программа — планировщик заданий. Она позволяет составить план автоматического запуска приложений, заданий или даже набора файлов в выбранное время. При помощи QueIt можно задать автоматический запуск программ в определенные дни, часы или даже минуты. QueIt поддерживает также запуск приложений по определенному условию (например, запускать приложение только если существует определенный файл).
nnCron LITE 1.17
Бесплатная версия планировщика nnCron, позволяющего запускать приложения и открывать документы в определенное время или с заданной частотой. nnCron LITE — это виндовский клон известного планировщика для UNIX под названием Cron. Основные возможности nnCron LITE:
- возможность установки и использования environment variables;
- возможность дополнения плагинами, написанными на языке Forth;
- гибкая настройка для каждого пользователя;
- нетребовательность к системным ресурсам (никогда не занимает более 150 Кб).
AIM Keys 4.0
Утилита для записи и дальнейшего выполнения макросов. Она также поддерживает планировщик заданий и имеет опции, обеспечивающие безопасную работу пользователя. Программа предоставляет возможность запуска почтовых приложений и выбранных веб-сайтов. Встроенные команды быстрого запуска позволят без труда выполнить нужное действие и запустить любой макрос.
Macro Mania 9.5
Утилита для создания различных макросов. С ее помощью можно запускать программы, переключаться между уже работающими приложениями, давать команды для выполнения любым программам и т.д. Программа имеет мастер команд, который поможет неопытным пользователям быстро создать массу полезных макросов. В Macro Mania встроен планировщик, который позволяет запускать макросы в определенное время.
Shudly 1.0
Данная программа представляет собой многофункциональное решение, с помощью которого можно осуществлять поиск информации посредством Google, просматривать веб-страницы и отсылать электронную почту. Уникальность этой утилиты в том, что для общения с программой используется интерактивный помощник наподобие того, который присутствует в Microsoft Office. Shudly может использоваться как планировщик заданий — в этом случае интерактивный персонаж напомнит о приближающемся важном событии.
SmartMOUSE 2.2
Программа для увеличения функциональности мыши. Она помогает делать мышью меньше движений, а также позволяет выполнять некоторые операции более быстро. Среди ее возможностей — автоматическое перемещение курсора в центр диалогового окна; исчезновение курсора при наборе текста; слежение за вашими действиями пользователя и напоминание о перерыве в работе; наличие некоторых макросов для выполнения частых действий — работы с браузером, переключения между окнами и пр.
Workspace Macro 4.5
Простая утилита для быстрого выполнения часто повторяющихся действий. Используя простые комбинации клавиш, можно загружать и логиниться на ваши любимые веб-страницы, открывать приложения или файлы, выходить в Интернет и пр. Cреди возможностей программы — защита паролем записанных действий; использование не только комбинаций клавиш, но и заданных движений мыши для вызова макроса; хранение всей информации только на вашем компьютере.
Journal Macro 1.84
Эта небольшая утилита предназначена для записи и последующего проигрывания различных действий, производимых при помощи клавиатуры и мыши. С ее помощью можно записать операции, которые приходится часто повторять — например, открытие определенного файла, запуск приложений и пр. При помощи Journal Macro вы сможете записать нужную последовательность действий один раз в виде макроса и далее запускать его комбинацией клавиш. Каждый из записанных макросов можно также редактировать и проигрывать с установленной скоростью.
IE Recorder 1.0
IE Recorder — это программа для записи и последующего воспроизведения действий, выполненных в браузере. Программа записывает даже действия с фреймами и pop-up-окнами. С ее помощью, например, можно быстро получать доступ к почтовому ящику в Интернете. Записанные макросы можно легко редактировать и сохранять так же, как ссылки папки «Избранное». IE Recorder поддерживает работу с несколькими пользователями и дает возможность защитить свои данные паролем.
Diskeeper 9.0
Вне зависимости от объема вашего винчестера по мере того, как вы устанавливаете программы, сохраняете файлы и производите любые другие операции, в процессе которых идет запись на диск, он фрагментируется. В результате этого его быстродействие уменьшается. Diskeeper — одно из решений проблемы фрагментации. Эта программа позволяет автоматически дефрагментировать диск по заданному расписанию. Diskeeper может работать в фоновом режиме, в то время как вы занимаетесь обычными делами. При этом разработчики гарантируют, что программа не повредит файлы и не займет лишних ресурсов. Кроме того, Diskeeper может начинать работу во время запуска хранителя экрана.
Keep-It 3.0
Иногда, на протяжении длительного времени работая с одними и теми же документами, вы жалеете о том, что старые версии не были сохранены. Те данные, которые кажутся ненужными, позже могут пригодиться. При этом, если документы достаточно велики, хранить все их версии не очень удобно, так как они требуют мноо места на жестком диске. Бесплатная программа Keep-It поможет решить эту проблему. Во-первых, она сохраняет старые версии файлов в сжатом виде, а во-вторых, использует не весь файл, а только выбранную его часть. Например, если у вас есть документ Word, в котором изменяется только текст, а картинки остаются неизменными, Keep-It сохраняет только текстовую часть файла.
Gotta Know Now
Gotta Know Now может помочь тем, кто постоянно следит за обновлениями на определенных сайтах. Вы можете задать слово или фразу, и программа уведомит вас звуковым сигналом или по почте, если они появятся на указанной странице. На главной странице программы будет отображена информация, которую она обнаружила. Кроме этого, Gotta Know Now может уведомлять вас об обновлениях на выбранных веб-страницах, чтобы вам не пришлось проверять их по нескольку раз в день. Как только программа обнаружит изменения, она сообщит вам об этом, и тогда вы сможете открыть страницу в браузере.
3. Примеры внедрений автоматизированных информационных технологий на ЗАО «Тико-Пластик»
3.1 Внедрение «1С: Бухгалтерия 8» на предприятии
Хозяйственная деятельность промышленного предприятия весьма разнообразна и включает в себя множество сложных взаимосвязанных процессов. Автоматизация даже такого формализованного участка как бухгалтерский и налоговый учет предполагает, как правило, доработку типового решения под индивидуальные особенности предприятия. С выходом программного продукта «1С: Бухгалтерия 8» ситуация изменилась. Данное типовое решение настолько функционально проработано, что может удовлетворить потребности бухгалтерии значительного количества производственных предприятий без доработки программы. Подтверждение этому — внедрение «1С: Бухгалтерии 8» на предприятии ЗАО «ТИКО-ПЛАСТИК».
3.2 Автоматизация учета и распределения затрат вспомогательного производства
Современное предприятие требует передовых технологий ведения учета. Поэтому на определенном этапе развития у ЗАО «ТИКО-Пластик» возникала потребность в новом подходе к автоматизации. Старые технологии перестали удовлетворять современным требованиям. Было решено начать процесс модернизации учетной системы с наиболее формализованных участков — бухгалтерского и налогового учета. Специалистами компании «ЭКОС» было проведено обследование учетной схемы, принятой на предприятии. В результате этого обследования были выявлены проблемные участки (вспомогательное производство, многопередельная схема учета основного производства) и намечены пути их автоматизации на основе типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия».
ЗАО «ТИКО-Пластик» — успешно развивающаяся производственная компания с многолетним опытом работы на российском рынке полиэтиленовых пакетов. Предприятие обеспечивает российских потребителей качественной и недорогой упаковочной продукцией различного назначения — от стандартного полиэтиленового пакета до упаковки на заказ, отвечающей требованиям и стандартам ведущих производителей отросли. У компании имеется собственная мощная производственная база, укомплектованная оборудованием ведущих европейских производителей, соответствующая требованиям экологической безопасности. Среди постоянных потребителей продукции предприятия множество крупных российских и зарубежных компаний.
Такое решение было неожиданным для заказчиков, поскольку они не рассчитывали, что можно подобрать программный продукт под их нужды без доработки.
Заказчик при минимальных затратах и за минимальные сроки получил готовое решение, которое, помимо функциональной достаточности, обладало и низкой стоимостью эксплуатации.
В рамках этой статьи нет возможности рассмотреть все заслуживающие внимания участи внедрения, остановимся на одном из проблемных участков и покажем, как типовое решение позволяет его автоматизировать.
ЗАО «ТИКО-Пластик», кА и многие другие производственные предприятия, имеет собственный транспортный цех. В задачи этого подразделения входит доставка готовой продукции покупателям, доставка сырья и материалов на склады и в производственные цеха. Периодически оказываются транспортные услуги внешним потребителям. В процессе своей деятельности цех несет затраты, которые в бухгалтерском учете отражается на счете 23 «Вспомогательное производство» в аналитических разрезах «Подразделения» и «Статьи затрат». В конце отчетного месяца затраты транспортного цеха подлежат распределению между производственными подразделениями, в интересах которых оказывались внутренние услуги и себестоимостью услуг, оказанных внешним потребителем.
«1С: Бухгалтерии 8» позволяет реализовать эту схему (применительно к бухгалтерскому и налоговому учету) без изменения типовой конфигурации.
Начнем с распределения затрат по услугам, оказываемым внешним потребителям. Такие услуги на предприятии выделены в специальную номенклатурную группу. Реализация в программе оформляется документом типовой конфигурации «Акт об оказании производственных услуг. Кроме информации, необходимой для оформления реализации, в документ заносится плановая цена услуги, которая в дальнейшем используется программой для расчета себестоимости данной услуги. В качестве счета учета затрат указывается счет 23 с соответствующей аналитикой. Таким образом мы отражаем плановые затраты на реализацию услуг. Помимо движений, связанных с реализацией, документ выполняет движения в специальных учетных регистрах. При выполнении регламентных операций информация из этих регистров используется для расчета фактической себестоимости услуг. Применение такого механизма делает расчет более надежным и быстрым. Документ также формирует проводку:
Дебет 90 Кредит 23
- на сумму плановой себестоимости услуг
В дальнейшем при проведении регламентных операций, плановая цена пересчитывается в фактическую. Для этого достаточно создать и провести документ «Закрытие месяца» с установленным флагом «Расчет и корректировка себестоимости продукции (услуг).
Сам показатель берется из расчета планово-экономического отдела.
Для отражения внутренних услуг в программе используется документ «Отчет производства за смену». Поскольку этим же документом отражается и выпуск готовой продукции, на возможность распределения внутренних услуг нередко обращают незаслуженно мало внимания. В то же время, это готовый инструмент для ввода в систему коэффициентов о доли внутренних услуг того или иного подразделения. И, поскольку расчет коэффициентов по данным бухгалтерского учета зачастую невозможен, их так или иначе необходимо вводить в систему вручную. Рассмотрим работу с документом «Отчет производства за смену» в части отражения внутренних услуг подробнее. Документ используется для ввода коэффициентов, поэтому дата и время его ввода в систему ограничены только одним условием: документ должен быть введен ранее, чем «Закрытие месяца».
