Аудит персонала: теоретические основы

метки: Персонал, Организация, Технология, Аудит, Управление, Информация, Необходимо, Оценка

Актуальность данной работы заключается в том, что экономический анализ и прогнозирование как научно обоснованное предвидение возможных направлений развития организаций и их структурных подразделений решают целый ряд задач: выявление тенденций изменения важнейших экономических явлений в прошлом и настоящем; оценка возможностей распространения найденных закономерностей на будущее; предвидение наиболее вероятных ситуаций и проблем экономического развития в ближайшей и отдельной перспективах; поиск возможных направлений экономического роста; обоснование наиболее предпочтительных стратегий развития в будущем. Результаты анализа и прогнозирования используются для выбора вариантов развития, разработки рекомендаций для осуществления наиболее оптимального из них.

Успешная деятельность любой организации, будь то государственное предприятие, учреждение или частная коммерческая фирма, немыслима без анализа трудовых показателей, позволяющих более точно оценить технико-экономический потенциал; определить резервы более эффективного использования персонала предприятия, улучшения организации, условий труда и его оплаты; найти пути нормализации социально-трудовых отношений в коллективе и т.д.

Объектом данной работы является система аудита в Министерстве строительства, транспорта и жилищно-коммунального комплекса Омской области. Предмет — рассмотрение аудита персонала министерства.

Основная задача проведения аудита персонала — оценка деятельности организации в сфере труда и социально-трудовых отношений.

Для реализации данной цели необходимо решить ряд задач:

• Определить сущность аудита персонала организации;
• Рассмотреть виды и задачи аудита персонала;
• Анализ показателей.

В ходе проведенного исследования было выполнено следующее:

• Проанализирована научная и периодическая литература по вопросу аудита персонала;
• Собран и проанализирован практический материал по данной теме;
• Было проанализировано состояние организации.

1.1 Сущность и цели аудита персонала

Аудит персонала — это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы эффективности деятельности организации по управлению персоналом и регулированию социально-трудовых отношений, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить:

• соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития;
• соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе;
• эффективность системы управления персоналом с точки зрения решения задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством. Отельными структурными подразделениями;
• причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия.

Главной целью аудита персонала является совершенствование системы управления персоналом и на этой основе повышение эффективности использования кадрового потенциала.

Современные технологии управления развитием персонала

... данной работы являются: Рассмотрение понятия и сущности развития человеческих ресурсов; Анализ принципов развития человеческих ресурсов; Ознакомление с современными методами развития персонала. Объектом исследования является развитие персонала. Предметом – отношения, возникающие в результате развития персонала организации. ...

Посредством аудита персонала возникает возможность видоизменения состояния системы управления персоналом организации в соответствии с политикой организации и воздействием внешней среды функционировании (таблица 1).

Таблица 1. Схема включения аудита персонала в систему управления организацией

Задачи аудита персонала включают в себя:

• определение соответствия стратегии управление персоналом и кадровой политики стратегии и целям развития организации;
• совершенствование системы управления персоналом и определение перспектив ее развития;
• выявление проблем в сфере управления персоналом, препятствующих эффективному развитию организации;
• совершенствование методов и технологий управления персоналом;
• установление соответствия деятельности по управлению персоналом требованиям законодательства;
• повышение конкурентоспособности организации на рынке труда;
• оценка деятельности службы управления персоналом и ее вклада в деятельность организации;
• улучшение имиджа и повышение значимости (авторитета) службы управления персоналом внутри организации.

Объектом аудита персонала являются различные аспекты использования кадрового потенциала организации и управления персоналом в целом. аудит персонал управление

Субъектом аудита персонала могут выступать как внешние эксперты (внешний аудит), так и сотрудники (подразделения) организации при временной их изоляции от производственного процесса и исключением из организационной подчиненности (внутренний аудит).

Исходя из определения аудита персонала, внутренний аудит представляется как часть внешнего аудита, поскольку внутренний аудит производится внутренними силами организации и может выполнять лишь отдельные элементы анализа, так как при проведении аудита персонала основной критерий — независимость.

Основные направления аудита персонала представлены в таблице 2.

Таблица 2. Основные направления аудита персонала

Аудит кадрового потенциала: списочного состава работников; укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая обеспеченность персоналом технологического процесса; образовательного и профессионально-квалифицированного уровня персонала; структуры кадрового состава; использование рабочего времени; текучести кадров и абсентеизма, движения рабочей силы, перемещений внутри организации; социальных аспектов трудовой деятельности; санитарно-гигиенических, производственных и бытовых условий; управленческого. Инновационного потенциала персонала организации; социально-психологического состояния персонала организации
Аудит функций системы управления персоналом: планирования и маркетинга персонала; найма и учета персонала; формирования трудовых отношений; условий труда; развития персонала; системы мотивации персонала; социального развития; развития персонала; развития оргструктуры управления организацией; правового обеспечения; информационного обеспечения системы управления персоналом
Аудит организационной структуры и функционального разделения труда в системе управления персоналом: деятельности специализированных функциональных подразделений по управлению персоналом; деятельности топ-менеджеров; деятельности линейных руководителей; деятельности коллегиальных органов: -аттестационной комиссии; -органов общественной деятельности; взаимодействия между специализированными подразделениями, участвующими в управлении персоналом; взаимодействия между руководителями различного уровня
Аудит эффективности управления персоналом: затрат на персонал и на управление персоналом; собственно экономической эффективности; степени укомплектованности кадрового состава; удовлетворенности работников; косвенных показателей эффективности: -текучести кадров; -производительности труда; -качества продукции и тд.

Аудит персонала проводится на уровнях: высшего руководства организации, службы управления персоналом, линейного руководства.

Практически во всех обозначенных методологических подходах в качестве основных принципов аудита персонала выделяют следующие:

1. Этика поведения

• обязанности;
• интересы общества;
• честность;
• объективность и независимость;
• надлежащее внимание;
• объем и виды услуг.

  2.

Независимость.

Независимость аудита обеспечивается посредством:

• финансовой независимости, означающей, что аудитор профессионально выполняет свою работу с заранее оговоренной достойной оплатой;
• административной независимости, предполагающей независимость аудитора от административных решений клиента и неподчиненность последнему.
• политической независимости, подразумевающей невозможность влиять на решения аудитора, используя политическую власть, связи и аналогичные способы воздействия.
• эмоциональной независимости, предполагающей сохранение отчужденности аудитора, независимо от чувств.

Которые он может испытывать к представителям организации клиента.

3. Профессионализм

Также в аудиторских стандартах, утвержденных российским законодательством, выделяют такие принципы как: честность, объективность, конфиденциальность, профессиональное поведение.

Данные принципы являются общими как для аудита персонала, так и для аудиторской деятельности в целом. Среди специальных принципов аудита персонала можно назвать принципы комплексности, оперативности, перспективности, многоаспектности, согласованности, адаптивности (гибкости), параллельности.

Необходимой составляющей аудита персонала является информационное и нормативно-правовое обеспечение аудита персонала.

Аудиторская информация в области управления персоналом имеет следующие характеристики:

• содержание информации, имеющее качественный аспект (используемые понятия и критерии) и количественное измерение (используемые единицы измерения, точность измерения);
• степень детализации информации, которая определяется целями и задачами, стоящими перед аудиторами;
• временные характеристики информации — исследуемый период времени должен быть достаточно длительным, чтобы иметь возможность объективно оценить исследуемую проблему;
• исследуемые промежутки времени сопоставимы;

— полнота обхвата — в зависимости от целей аудита персонала может собираться вся информация в масштабах организации, имеющая отношение к исследуемой проблеме, или только некоторые ее элементы в разрезе отдельных продуктов, групп сотрудников, подразделений, процессов.

Фактически информация может быть получена в трех формах:

1) записи — это данные в форме, пригодной для считывания или преобразования. К ним относятся документы, отчеты, публикации, компьютерные файлы, фильмы, магнитные ленты, рисунки, фотографии, графики и т.д.;

2) события и условия — это поддающиеся наблюдению действия и сопутствующие им обстоятельства;

3) память — это вся информация, хранящаяся в памяти людей, работающих в организации, связанных с ней или просто способных дать полезную информацию. Эта информация охватывает бесспорные доказанные факты, опыт, мнения, убеждения, впечатления, догадки.

1.2 Нормативно-правовое обеспечение аудита персонала

Нормативно-правовое обеспечение аудита персонала включает в себя две составляющие: общую, основанную на нормативно-правовом обеспечении аудиторской деятельности в целом, и специальную, учитывающую специфику объекта аудита персонала.

Общую часть нормативно-правового обеспечения составляет четыре уровня нормативных документов:

1) Федеральный закон от 7 августа 2001 г. № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности»;

2) постановления Правительства РФ, принятые на основании и во исполнение федеральных законов и указов Президента РФ. К документам данного уровня относятся также нормативные правовые акты уполномоченного федерального органа государственного регулирования аудиторской деятельности;

3) федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности, устанавливающие нормы аудита, общеобязательные для субъектов аудиторской деятельности;

4) внутренние правила (стандарты) аудиторской деятельности, действующие в профессиональных аудиторских объединениях, правила (стандарты) аудиторской деятельности аудиторских организаций и индивидуальных уадиторов.

5) Специальную часть нормативно — правового обеспечения аудита персонала составляют трудовое законодательство, установленные нормы и нормативы в сфере труда и т.д.

Так как внутренний аудит законодательством не регулируется, то для внутреннего аудита персонала наибольшее значение имеет нормативно — регламентирующее обеспечение, в которое входят: приказы, положения, программы, планы, учредительные документы организации, стандарты, инструкции организации, определяющие права, обязанности и ответственность аудиторов.

Основным документом, регламентирующим деятельность внутреннего аудита, являются аудиторские правила (стандарты).

Под внутренними стандартами аудиторской деятельности понимаются нормативные документы, определяющие единые требования к проведению аудиторских проверок, оформлению результатов проверок и консультационных услуг, к порядку подготовки заключительных документов, к подготовке. Переподготовке и повышению квалификации внутренних аудиторов.

Поскольку по итогам внутреннего аудиторского обследования разрабатываются мероприятия по проведению параметров к нормативным значениям внутренний аудит может рассматриваться как вид консультаций по вопросам управления персоналом.

Результатом аудита персонала является аудиторское заключение о состоянии системы управления персоналом и кадровом потенциале организации, а также комплекс рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом и повышению эффективности формирования и использования кадрового потенциала организации для достижения стратегических целей.

Основная цель аудиторского заключения — баланс сильных и слабых сторон системы управления персоналом. Определение угроз и выявление возможности их предотвращения.

В аудиторском заключении могут быть рассмотрены различные пути совершенствования системы управления персоналом, включая внедрение новых технологий (информационной, офисной, телекоммуникационной), сформулированы предложения по модификации существующих процедур управления, совершенствованию документации и документооборота и т.д.

Аудиторское заключение составляется в соответствии с основными уровнями аудита персонала — для руководства организации, службы управления персоналом, линейных руководителей.

1.3 Технология проведения аудита персонала

Технология предполагает последовательность действий по подготовке, организации и проведению аудита персонала (Таблица 3).

Таблица 3. Технологическая схема аудита персонала

Основной целью аудита персонала, как было показано выше, является совершенствование системы управления персоналом и повышение эффективности использования кадрового потенциала организации. Цели и задачи аудита персонала должны определяться с учетом стратегических целей организации, как стратегия управления персоналом должна учитывать стратегические задачи организации и ее ресурсные возможности.

После определения целей и задач аудита персонала в организации наступает подэтап выбора целевых показателей аудита персонала, по которым затем производится непосредственно оценка системы управления персоналом. Пример разработки показателей аудита персонала приведен в Таблице 4.

Таблица 4. Основные показатели аудита кадрового потенциала

Элементы аудита кадрового потенциала	Показатель	Рекомендуемый уровень (значение)
Аудит кадрового потенциала	Уровень соответствия профессионально — квалификационных качеств работников требованиям рабочего места	100%
	Уровень соответствия деловых и личностных качеств работников	100%
	Уровень занятости работников организации	100%
	Численность работников по категориям и должностям	*
	Удельный вес работников аппарата управления и руководителей в общей численности персонала	20%
	Половозрастная структура. Показатель идеальной половозрастной структуры применительно к организации	*
	Образовательная структура. Количество персонала с высшим образованием, средним специальным, средним, дополнительным (второе высшее, МВА, ученая степень и т.д.)	*
	Показатели стажа, т.е средняя продолжительность работы сотрудников в данной организации	*
	Коэффициент текучести кадров	5%
	Коэффициент абсентеизма	0
	Коэффициент внутренней мобильности персонала	10%

Подготовительный этап аудита персонала заключается в подготовке и планировании аудита.

Важнейшим моментом планирования считается обоснованный выбор типа аудита персонала.

Сбор информации осуществляется путем проверки документации и отчетности, мониторинга персонала, наблюдения, опросов, анкетирования, бесед с сотрудниками, предварительной обработки статистических данных, компоновки бухгалтерской и иной информации. Следует учитывать, что статистические и иные показатели становятся более доступными и содержательными с точки зрения анализа, если для их сбора, хранения и обработки используются компьютерная техника и современные информационные технологии.

Важным элементом подготовки к аудиту персонала является оценка аудиторского риска. Риск в аудите персонала определить как вероятность того, что аудитор ошибается, сформировав неверное мнение о действующей в организации системе управления персоналом. В аудиторские риски входят:

• неотъемлемый риск — вероятность того, что какие-то события и действия могут оказать неблагоприятное влияние на объект проверки, например: компетентность штатных сотрудников и соответствие их занимаемым должностям;
• сложность и разнообразность видом деятельности;
• недостаточный уровень компьютеризации и информационных систем;
• эффективность систем внутреннего контроля и управления персоналом;
• принятые меры по исправлению нарушений, выявленных ранее проведенными проверками;
• обман аудитора при предоставлении данных для аудита персонала;

• контрольный риск — субъективно определяемая аудитором вероятность того, что существующие в организации и регулярно им применяемые средства внутреннего контроля за исполнением функций по управлению персоналом не позволяют своевременно обнаруживать и исправлять нарушения, являющиеся существенными в отдельности или в совокупности и (или) препятствовать возникновению таких нарушений;

— риск необнаружения — субъективно определяемая аудитором вероятность того, что применяемые в ходе аудита персонала методы не позволят обнаружить имеющиеся существенные в отдельности либо в совокупности проблемы управления персоналом. Допустимый риск необнаружения определяется на основе оценки неотъемлемого риска и риска средств контроля. Риск обнаружения является показателем эффективности и качества аудита персонала.

Для правильного планирования и рациональной организации аудита персонала необходимо не только оценить аудиторский риск, но отследить взаимосвязь между его составляющими и уровнем существенности. Между риском необнаружения и комбинацией неотъемлемого риска и риска средств контроля существует обратная связь. Если неотъемлемый риск и риск средств контроля высокие, необходимо снизить, насколько возможно, риск необнаружения, т.е. необходимо более детально и тщательно осуществлять проверку, модифицировать применяемые аудиторские процедуры, изменяя их количество или содержание, увеличивать затраты труда и времени, необходимые для проверки.

В процессе проведения аудита персонала аудиторам необходимо иметь в виду и дополнительно оценивать другие виды риска, с которыми может столкнуться аудитор. Их можно классифицировать следующим образом.

Юридические риски

Меры по снижению данного вида рисков:

• четкая и однозначная формулировка соответствующих статей документов;
• привлечение для оформления документов специалистов, имеющих практический опыт в этой области.

Производственные риски

Меры по снижению данного вида рисков:

• подбор профессиональных кадров, имеющих опыт по проведению аудита персонала;
• постоянное поощрение повышения квалификации данных работников, если они являются сотрудниками организации;
• разработка и использование продуманной системы контроля качества аудита персонала;
• своевременное выделение достаточных финансовых средств для приобретения необходимого оборудования, технологий и документации.

При проведении аудита персонала необходимо принять меры для того, чтобы снизить аудиторский риск до разумного минимального уровня.

Практически все предлагаемые специалистами в области аудита методики не позволяют дать точной оценки аудиторского риска ввиду трудоемкости расчетов или затруднений при получении необходимой информации. Наиболее простой является мультипликативная модель, в которой аудиторский риск (АР) представлен в виде произведения его составляющих — неотъемлемый риск (НР), контрольный риск (РК), риск необнаружения (РН), юридический риск (ЮР) и производственный риск (ПР):

Оценка рисков производится экспертным методом (не менее трех экспертов).

Для определения вероятности наступления различных рисков рассчитывается средняя оценка экспертов. Для интерпретации полученных значений предлагается следующая шкала (%):

0 — риск рассматривается как несущественный;

25 — риск скорее всего не реализуется;

50 — о наступлении события ничего определенного сказать нельзя;

75 — риск скорее всего проявится;

100 — риск наверняка реализуется.

Общий план аудита содержит информацию о предполагаемых объемах и порядке проведения аудита персонала (Таблица 5).

Таблица 5. Общий план аудита персонала

% п/п	Определение типа аудита персонала, планируемые виды работ или виды деятельности (подробное описание)	Исполнитель (лицо или лица, осуществляющие данный вид работ)	Трудозатраты (число человеко-дней или человеко-часов, необходимых для выполнения данного вида работ)	Срок исполнения или период, на протяжении которого следует выполнить данный вид работ	Примечание (отметки о выполнении данного вида работ)
Ч	Ч	Ч	Ч	Ч	Ч

Такая форма плана позволяет оценить круг задач, перечень вовлеченных в их решение специалистов и их конкретные обязанности.

В схеме общего плана аудита персонала необходимо указать:

• а) наименование проверяемого подразделения;
• б) период аудита персонала;
• в) количество человеко-часов;
• г) руководителя аудиторской группы;
• д) состав аудиторской группы;
• е) планируемый уровень существенности аудиторской информации и аудиторский риск.

Программа аудита персонала. Задания общего плана на проведение аудита персонала детализируются в соответствующей программе, которая является набором инструкций для аудитора, выполняющего проверку, а так же средством контроля и проверки надлежащего качества выполнения работ. В отличие от общего плана аудита персонала. Где содержатся общие рекомендации. В программе должно быть достаточно конкретно описано. Что и как следует проверять, на что обращать внимание, с чем сопоставлять и т.д. Например, в программе по проверке расчетов по оплате труда следует:

1) запросить у сотрудников службы управления персоналом действующее штатное расписание и другую кадровую документацию;

2) проверить соответствие оформления (унифицированная форма, наличие реквизитов организации, даты, подписи ответственных лиц и их расшифровки, наличие приказа и т.д.) отобранного согласно аудиторской выборки количества кадровых документов согласно Инструкции по кадровому делопроизводству;

3) сопоставить данные, отраженные в кадровой документации, и данные бухгалтерского учета (расчетные, платежные ведомости, ведомость начислений);

4) проверить положение по оплате труда, положение по премированию, наличие приказов, служебных записок, табелей учета рабочего времени, которые являются основанием для дополнительных выплат сотрудникам денежных средств.

Для повышения качества планирования целесообразно обсуждать отдельные разделы общего плана аудита персонала и определенные программами контрольные процедуры с руководителями и специалистами службы управления персоналом и руководителями подразделений, т.е. когда и что будет проверяться. В этом случае нужные при проверке сотрудники будут на месте, а необходимые документы заранее подготовлены.

Министерство возглавляет Министр строительства, транспорта и жилищно-коммунального комплекса Омской области (далее — Министр), назначаемый на должность и освобождаемый от должности Губернатором Омской области в порядке, предусмотренном федеральным и областным законодательством. С недавнего времени Министерство возглавляет Гребенщиков Станислав Георгиевич.

В Министерстве предусматриваются должности первого заместителя Министра и заместителей Министра, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Правительством Омской области по представлению Министра. В период отсутствия Министра по причине отпуска, болезни, командировки или иным причинам его обязанности возлагаются на первого заместителя Министра либо заместителя Министра в соответствии с распределением должностных обязанностей. В Министерстве в целях рассмотрения наиболее важных вопросов его деятельности образуется коллегия, являющаяся совещательным органом. В состав коллегии входят Министр, первый заместитель Министра и заместители Министра, руководители департаментов Министерства, а также могут включаться иные лица. Состав коллегии утверждается Министром.

Министр:

1) на основе единоначалия организует работу Министерства, выступает без доверенности от имени Министерства;

2) несет персональную ответственность за невыполнение возложенных на Министерство задач и функций;

3) утверждает штатное расписание Министерства;

4) определяет численность работников, замещающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Омской области, в соответствии с федеральным и областным законодательством;

5) распределяет должностные обязанности между первым заместителем Министра, заместителями Министра;

6) назначает на должность и освобождает от должности работников Министерства;

7) обеспечивает подбор кадров, подготовку, переподготовку, повышение квалификации и социальную защиту работников Министерства, применяет меры поощрения и дисциплинарные взыскания к работникам Министерства;

8) утверждает положения о департаментах, управлениях, отделах, секторах

Министерства, должностные регламенты и инструкции работников Министерства;

9) выдает доверенности работникам Министерства для представления интересов Министерства в случаях, предусмотренных законодательством;

10) осуществляет иные полномочия в соответствии с федеральным и областным законодательством.

Структура Министерства:

• Управление правовой работы, государственной службы и кадров;
• Отдел информационных технологий и защиты информации;
• Управление делами Министерства;
• Управление развития инженерной инфраструктуры и энергоресурсообеспечения;
• Управление реформирования жилищно-коммунального комплекса;
• Управление градостроительной деятельности;
• Управление реализации федеральной целевой программы «Жилище»;
• Управление строительства;
• Департамент экономики и финансов;
• Сектор развития газовых систем и сетей.

Финансирование деятельности Министерства осуществляется за счет средств областного бюджета.

Министерство для осуществления своей деятельности наделяется имуществом, находящимся в собственности Омской области, на праве оперативного управления. Министерству может предоставляться имущество на правах аренды, безвозмездного пользования, иных правах в соответствии с федеральным и областным законодательством.