Управление документооборотом в кадровой службе

метки: Документ, Оперативный, Хранение, Служба, Документооборот, Делопроизводство, Обеспечение, Система

Организация работы с документами предполагает обеспечения документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Актуальность выбранной темы дипломной работы «Управление документооборотом в кадровой службе» обусловливается недостаточным вниманием многих предприятий к организации документооборота в кадровой службе.

Объектом исследования является анализ организации документооборота в ОАО «АСПК».

Предмет исследования – организация процесса документооборота на примере ООО «АСПК».

Целью дипломной работы является рассмотрение организации документооборота предприятия.

Исходя из этого выстраиваются следующие задачи:

• изучить сущность и значение документооборота;
• рассмотреть организацию документооборота в кадровой службе;
• ознакомиться с программным обеспечением документооборота;
• рассмотреть характеристику предприятия ОАО «АСПК»;
• изучить схему движения и технологию обработки документов в ОАО «АСПК»;
• проследить регистрацию и контроль документов;
• анализировать применение АСУ документооборота в акционерном обществе;
• анализировать рекомендации по улучшению документооборота в кадровой службе.

Дипломная работа включает введение, три главы, заключение, список использованной литературы и приложения.

«Организация и технология документационного

... роль. 1 Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия. Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей ...

Во введении характеризуется актуальность темы, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

Первая глава «Теоретические основы документооборота в кадровой службе» посвящается теоретическим основам документооборота. В ней рассматриваются сущность, значение документооборота и его программное обеспечение. Дается определение документообороту, рассматриваются категории программных обеспечений.

Во второй главе «Анализ организации документооборота на Арском совместном предприятии по производству кирпича (АСПК)» анализируется конкретное предприятие. Дается краткая характеристика Арскому совместному предприятию по производству кирпича. Изучаются схемы движения и технология обработки документов.

В третьей главе «Совершенствование организации документооборота в ОАО «АСПК» на основе результатов исследования, проведенного в предыдущих двух главах, разрабатываются предложения, даются краткие рекомендации по совершенствованию изучаемого вопроса.

В заключении делаются выводы по работе предприятии ОАО «АСПК».

Состояние и степень разработанности проблемы. Следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до 90-х годов не ставились. Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. – М.: Знание, 1985.

При написании диплома использованы учебные пособия «Кадровое делопроизводство» Кузнецова Т.В., «Делопроизводство. Практическое пособие на основании новых нормативов» Андреева В.И., и «Кадровое делопроизводство» Березина Н.М. и результаты анализа документооборота в ОАО «АСПК».

Общий объем дипломной работы 74 страниц, 7 рисунков, 12 таблиц, 8 приложений.

Список использованной литературы включает 41 наименований.

Глава 1. Теоритические основы документооборота в кадровой службе

1.1. Сущность и значение документооборота в кадровой службе

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки [1, С. 78].

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Организация движения документов – важная часть делопроизводственного процесса. Надо знать, как правильно его наладить, какие условия создать для обеспечения четкого, последовательного, бесперебойного движения документов, так как заключенная в них информация необходима для принятия управленческого решения и доведения его до исполнителя [9, С.95].

Технология работы с документами в негосударственных организациях ...

... документооборота; изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства; разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы; внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота. При написании настоящей дипломной работы ...

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. Документооборот является составляющей частью организации работы с документами. Он должен осуществляться таким образом, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут – прямым, время прохождения – минимальным.

Выполнение этих условий требует:

1. Сократить инстанции прохождения документа, заранее продумав и определив путь документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение.
2. Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Оно достигается с помощью разработки типовых схем прохождения этих видов документов.
3. Исключить по возможности возвратное движение документов. Выполнение этого условия зависит от количества инстанций согласования, регистрации и отправки документов.
4. Активно применять средства оргтехники и новейшие информационные технологии при передаче документов. Использование этих средств должно быть продуманным, а не стихийным. Поэтому, приобретая технику, необходимо знать ее технические характеристики, советоваться со специалистами [10, С.95].

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

1) прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

2) ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

1) характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

2) маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

3) периодичность (стадии документооборота);

4) направленность движения.

1.2. Организация документооборота в кадровой службе

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело [2,С.85].

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Различают три основных потока документации:

Разработка информационного обеспечения электронного документооборота

... массы покупателей. Целью работы является создание информационной системы электронного документооборота масштаба организации. Данная система должна упростить документооборот, и убрать недостатки, присущие использованию документов на бумажных носителях. Конечно, идея о ...

1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3) документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние) [10, С. 96].

Движение входящих документов включает:

1) первичную обработку;

2) предварительное рассмотрение;

3) регистрацию;

4) рассмотрение руководством;

5) передачу на исполнение;

6) исполнение;

7) контроль за исполнением;

8) списание исполненного документа в дело.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах).

Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока:

1) направляемые на рассмотрение руководителю организации;

2) направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить и их исполнение [2, С.86].

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений, например:

1. Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другой организации.
2. Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данной организацией.
3. Копия приказа генерального директора организации, присланная в ее филиал.

Целесообразно передать на исполнение в структурные подразделения (исполнителям) без рассмотрения руководителем организации, например, следующие документы:

1. Письмо-напоминание от организации-партнера о приближении очередного срока оплаты выполненных работ.
2. Рекламный проспект изделий, присланный из другой организации.
3. Письмо-запрос, полученный от торгового дома, о видах продукции, которая будет выпускаться данной организацией в новом году.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Ход исполнения контролируется службой ДОУ [8, С. 168].

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей).

Копии документа заверяются и передаются на исполнение а структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации [2, С.89].

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем документооборота. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии), например:

1. Приказ директора организации был размножен в 10 экз., документооборот этого приказа составил 11 документов (1 оригинал + 10 копий).

2. Письмо-приглашение было разослано в 15 организаций, его документооборот составил 16 документов (15 экз.отправлено и 1 экз. подшит в дело).

В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте.

При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документы наиболее распространенного формата – А4 (210 х 297 мм), а документы другого формата – А5 (148 х 210 мм) учитывать по схеме:

2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ, например, табл. 1.1.

Таблица 1.1. Сводка учета объема документооборота за __________200___г. (месяц)

Виды документов	Количество документов		Всего
	оригиналы	копии
входящие исходящие внутренние
Итого

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ [2, С.90].

1.3. Программное обеспечение документооборота

Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали персональные компьютеры (ПК).

Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм.

Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении.

Все программное обеспечение, используемое в службе кадров, можно разделить на две категории:

1. Базовое программное обеспечение (операционная система, офисный пакет, средства работы в Internet и с электронной почтой и т.п.)
2. Специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров.

Базовое программное обеспечение используется для выполнения стандартных офисных задач:

• набора и редактирования текстов (текстовый редактор);
• работы с электронными таблицами (табличный редактор);
• работы с электронными картотеками (система управления базами данных — СУБД);
• поиска и просмотра информации в Internet (браузер);
• работы с электронной почтой;
• антивирусной защиты компьютера.

В первой категории программного обеспечения (ПО) стандартом являются различные версии ПО от Microsoft – Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office в качестве пакета офисных приложений [26, С.252].

Сегодня на компьютерах пользователей можно встретить самые разные версии операционной системы Windows – от Windows 95 до Windows XP. Организуя работу подразделения, важно учитывать, что некоторые старые версии Windows – Windows 95, Windows 98, Windows 98SE, Windows ME – изначально создавались в расчете, в первую очередь, на персональное (домашнее) использование, а для организации работы офиса предназначены другие модификации операционной системы, такие как Windows NT, Windows 2000 Professional или устанавливаемая на современные компьютеры Windows ХР. При этом Windows ХР также имеет две модификации, Windows ХР Home Edition, ориентированная на использование дома и в малом офисе, и Windows ХР Professional, рассчитанная на организацию работы большой организации. Учитывая, что версия Windows ХР Professional в два раза дороже версии, предназначенной для малого офиса, к выбору операционной системы надо подходить очень внимательно. Фактически, с точки зрения обычного пользователя обе версии программы ничем не отличаются, и только в больших организациях, использующих централизованное управление компьютерами, использование именно версии Professional является наиболее эффективным и оправданным.

В то же время все чаще на компьютерах сегодня можно встретить и другую операционную систему – Linux. Ее популярность в последние годы связана с двумя факторами.

С одной стороны, быстро сокращается процент организации, использующих нелегально установленное, так называемое «пиратское» программное обеспечение. В то же время, при использовании «пиратского» ПО его стоимость фактически приближается к стоимости трудозатрат на его установку и сопровождение, а с переходом на лицензионное программное обеспечение от Microsoft затраты на ПО сразу начинают составлять значительную статью расходов в IT – бюджете организации.

С другой стороны, в последние годы корпорация Microsoft, став почти монополистом в области поставки операционных систем и офисных пакетов, существенно ухудшила условия поставки и техподдержки своих программ, одновременно подняв на них цену.

В этих условиях все больше организаций начинают искать альтернативу программам Microsoft, находя ее в системе Linux, предлагаемой на российский рынок несколькими поставщиками и отличающейся на порядок меньшей стоимостью при сходной функциональности. Наиболее заметный эффект переход на Linux дает в средних и крупных организациях, имеющих развитые IT-подразделения, способные обеспечить миграцию (переход) организации из среды Microsoft на Linux с одновременным переобучением и последующей поддержкой пользователей.

Использование современных ПЭВМ позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов. Применение ПЭВМ и телекоммуникационных систем позволяет значительно повысить эффективность труда работника, занятого в этой сфере деятельности, но в наибольшей степени сказывается при внедрении электронного документооборота.

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяет решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

1) пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;

2) ставить письма «на контроль»;

3) отслеживать исполнение документов;

• Вести иерархические «папки» для хранения документов;

4) сортировать документы в папках по различным критериям;

5) осуществлять контроль за работой исполнительной над документами и соблюдением ими временных графиков;

6) обеспечивать хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.

Таким образом, внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов.

Основным пакетом предложений, обеспечивающим работу офисных сотрудников, сегодня является Microsoft Office. В состав Microsoft Office 2003, предназначенного для профессионального использования, входят следующие прикладные программы:

• Microsoft Word 2003 – универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов;
• Microsoft Excel 2003 – электронная таблица с мощными средствами анализа данных и построение диаграмм, а также аналитическими функциями;
• Microsoft PowerPoint 2003 – программа презентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций;
• Microsoft Access 2003 – система управления реляционными (переменными) базами данных с возможностями построения запросов, отчетов и управлением списками почтовой рассылки;

— Microsoft Outlook 2003 – информационная система для работы с электронной почтой и документами, включающая календарь, программы планирования собраний и распределения ресурсов. К вспомогательным средствам Microsoft Office 2003 относятся графический редактор, поддержка Интернета и Помощник. Все эти программы объединены в единый прикладной комплекс, позволяющий решать практически любые задачи обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе [8, С.196].

Новые версии Microsoft Office выходят в среднем каждые два года. Ряд организаций продолжает использовать старые версии: MS Office 95, MS Office 97, MS Office 2003, хотя многие уже перешли на более новые: MS Office ХР (2002), а с начала 2004 г. и Microsoft Office System 2003. Фактически начиная с версии MS Office 97, когда был принят существующий и сегодня формат сохранения документов .doc, в программу вносились главным образом косметические изменения. Вносимые изменения, безусловно, повышают удобство работы пользователей, но далеко не всегда могут являться основанием для того, чтобы тратить значительные деньги для перехода на новую версию программы.

Естественно, что при покупке нового компьютера на него обычно устанавливают новейшую версию Microsoft Office, однако в больших организациях, для удобства централизованного обслуживания компьютеров и после появления на рынке новой версии программы, на новые компьютеры продолжают устанавливать версию, принятую в качестве внутрикорпоративного стандарта, и переход на новую версию осуществляют только централизованно во всей организации. Иногда, если на данном компьютере будет использоваться только одно приложение, например MS Word, в целях экономии закупается именно эта программа. Но чаще закупается весь пакет MS Office.

Пакет Microsoft Office System может поставляться в нескольких вариантах комплектации.

К основным приложениям MS Office относятся:

• Microsoft Office Word 2003
• Microsoft Office Excel 2003
• Microsoft Office PowerPoint 2003
• Microsoft Office Access 2003
• Microsoft Office Outlook 2003
• Microsoft Office InfoPath 2003

Кроме того, в систему Microsoft Office System включены следующие компоненты:

• Microsoft Office FrontPage 2003
• Microsoft Office OneNote 2003
• Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером контактов Business Contact Manager
• Microsoft Office Publisher 2003
• Microsoft Office Publisher 2003 с приложением Digital Image Pro
• Microsoft Office Visio Standard 2003
• Microsoft Office Visio Professional 2003
• Microsoft Office Project 2003 Standard
• Microsoft Office Project 2003 Professional
• Microsoft Office Project 2003 Server.

Практически все они в той или иной степени могут пригодиться в работе кадровой службы [26, С.254].

Некоторые из этих программ поставляются отдельно, например Microsoft Office Project, используемая чаще всего руководящими сотрудниками и предназначенная для управления проектами, решения коллективных задач, управления рабочим процессом и трудовыми ресурсами, или Microsoft Office Visio, служащая для построения всевозможных графиков и диаграмм, отражающих рабочие процессы, структуру организации, используемое оборудование и т.п. Рассмотрим несколько компонентов Microsoft Office System, например:

Microsoft Office Publisher 2003 – программное обеспечение для настольного издания бюллетеней, брошюр, веб-узлов, объявлений, открыток, бланков и т.п.

Пакет Microsoft Office System поставляется в нескольких вариантах:

• Профессиональный выпуск Microsoft Office 2003
• Стандартный выпуск Microsoft Office 2003
• Выпуск для малого бизнеса Microsoft Office 2003
• Базовый выпуск Microsoft Office 2003
• Выпуск для учащихся и преподавателей Microsoft Office 2003

Из них для кадровой службы может представлять интерес базовый выпуск, включающий необходимый минимум для работы и обычно представляемый в так называемой ОЕМ-версии, то есть при покупке вместе с новым компьютером, стандартный выпуск, чаще всего закупаемый организациями при комплексной закупке лицензий, и профессиональный выпуск, включающий средство работы с базами данных MS Access, например, табл.1.2.

Таблица 1.2. Состав

	Office 2003 Базовый	Office 2003 Стандарт-ный выпуск	Office 2003 Выпуск для учащихся и преподавате-лей	Office 2003 Выпуск для малого бизнеса	Office 2003 Профессио-нальный выпуск	Office 2003 Профессио-нальный выпуск
Word	·	·	·	·	·	·
Excel	·	·	·	·	·	·
Outlook	·	·	·	·	·	·
PowerPoint		·	·	·	·	·
Business Contact Manager				·	·	·
Publisher				·	·	·
Access					·	·
XML/IRM					·	·
InfoPath						·

Чаще всего MS Office устанавливается в минимальном комплекте, однако в тех случаях, когда в подразделении используется электронная картотека (электронная база данных), построенная на основе MS Access, то приобретается версия MS Office Professional, включающая в себя и эту программу.

Выпуск MS Office, включающий MS Publisher, приобретается в нашей стране достаточно редко, так как эта программа предназначена в основном для подготовки и публикации брошюр, информационных и маркетинговых материалов.

Выводы: Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Глава 2. Анализ организации документооборота на Арском совместном предприятии по производству кирпича (АСПК)

2.1. Краткая характеристика предприятия ОАО «АСПК»

Свою историю Арский кирпичный завод ведет с 1990 года, когда было учреждено Арское совместное предприятие для выпуска обычного глиняного кирпича с 37 круглыми пустотами.

В 1993 году АСПК было преобразовано в акционерное общество открытого типа. Открытие завода состоялось в декабре 1996 года.

С 1998 года завод входит в Холдинговую Компанию «Ак Барс». Генеральный директор ХК «Ак Барс» — Егоров Иван Михайлович.

С 22 октября 2008 года руководит предприятием ОАО «АСПК» Бикмуллин Вазих Газизович.

Основной целью ОАО «АСПК» является осуществление хозяйственной деятельности, направленное на получение прибыли. Долгосрочной целью предприятия является расширение производства, закупка нового оборудования.

Организационная структура предприятия представлена в Приложении 1.

Ключевые функциональные службы ОАО «АСПК»:

• Производственный цех, где выпускается кирпич
• Производственная лаборатория. Завод имеет собственную аттестованную лабораторию, где проводится анализ всех этапов технологического процесса – от сырья до готовой продукции отслеживается соблюдение всех требований, согласно ГОСТ. Вся продукция производится по ГОСТам:

ГОСТ 530-2007

«Кирпич и камень керамические. Общие технические условия»

• Ремонтно-механический цех
• Отдел снабжения и комплектации
• Отдел охраны труда
• Отдел по делам ГО ЧС и экологии
• Производственно-технический отдел
• Электроцех и служба КИП и А
• Котельная
• Участок СЭ ЗС и ИО
• Карьер
• Транспортная служба
• Отдел сбыта
• Планово-экономический отдел
• Юридический отдел
• Отдел кадров
• Отдел администратора баз данных.

Данная структура возглавляется директором (собственником) предприятия, который является фактическим руководителем всей деятельности предприятия. Ему непосредственно подчинены заместители по производству, по автотранспорту, по коммерческим вопросам, по общим вопросам, главный инженер, администрация, бухгалтерия и планово-экономический отдел.

На сегодняшний день на предприятии, помимо работодателя, работает 56 человек. Из них 30% работает молодежь. Штатное расписание представлено в Приложении 2. Поскольку в производственном предприятии работают люди разных профессий, возрастного и образовательного уровня, опыта работы, профессионализма и т.д., система их стимулирования изначально ориентирована на дифференцированный подход к разным группам работников.

Следует проанализировать и качественный состав трудовых ресурсов по возрасту, полу, стажу и образованию.

Таблица 2.1. Качественный состав трудовых ресурсов по возрасту

Возраст	2011 г.		2012 г.
	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %
18 – 25	21	30,0	17	30,4
25 – 30	15	21,4	10	17,8
30 – 45	19	27,1	15	26,8
45 – 50	11	15,7	9	16,1
50 – 60	4	5,7	5	8,9
Итого	70	100	56	100

В ОАО «АСПК» 30 % работников – это молодые люди до 25 лет, а остальные работники имеют более зрелый возраст и, соответственно, значительный опыт профессиональной деятельности.

Все это позволяет говорить о том, что и количественно, и качественно кадры производственного предприятия ОАО «АСПК» вполне сбалансирован, поскольку активность и динамизм молодых работников дополняется опытом и зрелостью людей более старшего возраста. К тому же образовательный уровень работников в целом соответствует занимаемым ими должностям, содержанию выполняемых функциональных обязанностей.

Далее сгруппируем работников предприятия ОАО «АСПК» по уровню образования.

Таблица 2.2 . Качественный состав трудовых ресурсов по уровню образования

Уровень образования	2011 г.		2012 г.
	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %
Среднее	27	38,6	15	26,8
Средне-специальное	20	28,6	18	32,1
Высшее	23	32,8	23	41,0
Итого	70	100	56	100

Итак, что касается образования, то большинство работников во всех анализируемых годах имеют среднее образование: в 2011г -27 человек, в 2012г. – 15 человек или 38,6 и 26,8 соответственно. Меньше всего людей со средне-специальным образованием. В 2012 году 41 % работников имеют высшее образование. Фактически все офисные работники, включая директора, бухгалтера, зам. директоров, начальников имеют уровень образования, вполне достаточный для того, чтобы качественно выполнять свои функциональные обязанности. Прочий персонал имеет среднее и средне-специальное образование, что также соответствует содержанию выполняемых ими обязанностей.

В следующей таблице работники предприятия ОАО «АСПК» сгруппированы по полу.

Таблица 2.3. Качественный состав трудовых ресурсов по полу

Пол	2011 г.		2012 г.
	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %
Мужской	50	71,4	41	73,2
Женский	20	28,6	15	26,8
Итого	70	100	56	100

Из приведенных данных видно, что больший удельный вес в структуре работников занимают мужчины. Такое положение существует потому, что непосредственным производством продукции занимаются в основном мужчины. Из таблицы видно, что в 2012 году работников женского пола составило 26,8 % , а мужского пола 73,2 %.

Далее рассмотрим работники предприятия ОАО «АСПК» по стажу.

Таблица 2.4. Качественный состав трудовых ресурсов по стажу

Стаж работы	2011 г.		2012 г.
	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %
1-5 лет	8	11,4	4	7,1
5-10 лет	17	24,3	12	21,4
10-25	22	31,4	18	32,2
Более 25	23	32,9	22	39,3
Итого	70	100	56	100

На предприятии ОАО «АСПК» используется линейно-функциональная структура, которой присущи система бюрократических отношений и преимущественно вертикальные функциональные связи. В их основе лежит принцип четкой должностной иерархии, в рамках которой линейный персонал ориентирован на выполнение указаний вышестоящих руководителей, а в целом – директора производственного предприятия. Именно ему принадлежат все нити управления и право принятия ключевых управленческих решений.

Открытое акционерное общество «АСПК» является одним из крупных производителей керамического кирпича в Республике Татарстан. ОАО «АСПК», производственная мощность которого составляет 30 млн. штук в год построен по проекту Чешской фирмы Керампроект на импортном оборудовании. За год в среднем фактически производится 25-27 млн. штук кирпича в год.

По проекту завод был построен для выпуска простого керамического кирпича. Совершенствование технологического процесса производства, вложение инвестиций для проведения организационно-технических мероприятий позволили достигнуть наиболее высоких показателей качества (доля лицевого кирпича составляет 91% от общего выпуска кирпича).

В 2012 году произведено 24 352 тыс. шт. кирпича, доля лицевого 20 856 тыс. шт., что составляет 86%.

В 2012 году реализовано 22 978 тыс. шт. кирпича, доля лицевого 19 239 тыс. шт., что составляет 84%.

Средняя цена реализации 2012 год – 8,12 руб.

Средняя зарплата за 12 месяцев 2012 г. – 12 345 руб.

В республике Татарстан и за ее пределами основными покупателями являются:

• Застройщики коттеджей и частных домов в городах и сельской местности;
• Строительные организации, строящие жилье;
• Строительные организации, строящие административные здания;
• Строительные организации, строящие производственные здания;
• Организации, занимающиеся внешней отделкой зданий.

Наиболее перспективными являются частные застройщики среднего и более высокого достатка, для которых внешний вид строения является одним из важнейших факторов при принятии решения о покупке кирпича.

Следуя требованиям рынка и учитывая запросы своих клиентов, завод в последние годы занимается расширением ассортимента выпускаемого кирпича. Флагманом в ассортиментной линейке является производство лицевого пустотелого кирпича, производимого в различной цветовой гамме («красный», «шоколад», «абрикос»), по размеру – от одинарного до утолщенного, а также фигурные образцы с измененными углами.

Рассмотрим основных поставщиков ОАО «АСПК».

Основным сырьем для производства кирпича служит глина из собственного карьера Сарай – Чекурчинского месторождения.

Первоначально глина укладывается в бурты, где она выдерживается три года. Это значительно улучшает ее качества.

В этот период обязательными являются и замеры влажности глины и ее состава, то есть включения в нее песка и глинистых компонентов. Но дело не ограничивается только подготовкой изначального сырья. Кирпич требует в своем производстве различных добавок. Производственный материал представляет собой кирпичную глину и песок, дополнительно применяется глина каолиновая нижнеувельская, поставляемая из Челябинской области. В состав полнотелого кирпича входят также древесные опилки. В кирпич цвета «шоколад» добавляется пигмент, поставляемый из Москвы, в кирпич цвета «абрикос» — мелкодисперсный мел.

Основные поставщики сырья:

Песок – ООО «ТД» Казанский речной порт» РТ, г. Казань

Каолин – ЗАО «НП» ЧРУ» РФ, Челябинская обл., Увельский район, п. Увельский

Пигмент – ООО «Инколор», РФ, г. Москва

Глина красная – из собственного карьера. РТ, Арский район, с. Сарай-Чекурча

Мел – ООО «Главмел», РФ, г. Воронеж

Мел – ООО «Белогорье Строй», РТ, г. Казань

Основные поставщики упаковки:

Лента, уголки – ООО «Упаковочная компания »Ак Пак», РТ, г. Казань.

Пленка – ЗАО «Синтез — Сандра», РТ, Высокогорский район, с. Высокая Гора.

Картон, гофрокартон – ООО УПП «Картонажно-полиграфические изделия», РТ, г. Казань.

Доски упаковочные – ООО «Юг-Лес», Кировская область, Малмыжский район.

В Республике Татарстан имеется более 20 заводов по производству керамического кирпича. Практически все заводы оснащены устаревшим отечественным оборудованием с большой степенью износа. Многие из них оснащены естественными сушилками и функционируют только в летнее время. Износ оборудования составляет 80-90%.

В связи с тем, что на рынке сбыта, появляются все больше конкурентов, предлагающих кирпич по более низкой цене, в тоже время уступающих по качеству, чем выпускаемый нашим заводом кирпич, в прошедшем году нами было большое внимание уделено реализации кирпича не только в другие регионы Татарстана, но и в соседние регионы Российской Федерации. Также на рынок выходят другие конкурентные строительные материалы, которые имеют ряд технологических и экономических преимуществ по сравнению технологиями, использующими в изготовлении керамического кирпича. В связи с этим были изучены рынки сбыта, потребительского спроса и объема строительства близлежащих регионов. На основании проведенных исследований было принято решение об открытии баз по продаже кирпича в г. Казани. Без нашего внимания не остались такие регионы России как Ульяновская и Кировская области, в которых также реализуется выпускаемый ОАО «АСПК» керамический кирпич. Необходимо отметить, что региональные потребители положительно относятся к выпускаемой продукции.

Далее проанализируем финансовое состояние организации.

Финансовое состояние предприятия — это совокупность показателей, отражающих его способность погасить свои долговые обязательства. Наиболее полный анализ финансовой деятельности предприятия можно провести при помощи финансовых коэффициентов. Для проведения такого анализа используется бухгалтерский баланс: форма №1. Баланс отражает финансовое состояние предприятия на момент его составления. Чтобы установить, какое влияние на сложившееся положение оказали внешние и внутренние условия деятельности предприятия, необходим анализ актива и пассива баланса.

Бухгалтерский баланс за 2011 год представлен в Приложении 3.

Из данной таблицы мы можем сделать вывод, что валюта баланса в конце отчетного периода уменьшилась на 2 125 тыс. руб.

Бухгалтерский баланс за 2012 год представлен в Приложении 4.

Из данной таблицы видно, что валюта баланса в конце отчетного периода увеличилась на 41 737 тыс. руб.

В финансовое состояние предприятия входит также отчет о прибылях и убытках. Отчет о прибылях и убытках за 2011 год представлен в Приложении 5, а за 2012 год в Приложении 6..

Далее рассматриваем отчеты о движении денежных средств, которые представлены в Приложении 7 и в Приложении 8. В отчете о движении денежных средств отражается информация о денежных средствах, за счет которых предприятие вело свою деятельность. Отчет составляется в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности организации.

Далее проанализируем ликвидность предприятия.

Ликвидность баланса предприятия – это степень покрытия обязательств предприятия его активами, срок превращения которых в денежную форму соответствует сроку погашения обязательств. От ликвидности баланса следует отличать ликвидность активов, которая определяется как величина, обратная времени, необходимому для превращения их в денежные средства. Чем меньше время, которое потребуется, чтобы данный вид активов превратился в деньги, тем выше их ликвидность.

Анализ ликвидности баланса заключается в сравнении средств по активу, сгруппированных по степени их ликвидности и расположенных в порядке убывания ликвидности, с обязательствами по пассиву, сгруппированными по срокам их погашения и расположенными в порядке возрастания сроков.

Все активы предприятия в зависимости о степени ликвидности делятся на 4 группы.

Таблица 2.5. Анализ ликвидности баланса за 2011 год

Актив	На начало периода	На конец периода	Пассив	На начало периода	На конец периода	Платежный излишек или недостаток
						На начало периода	На конец периода
1.Наиболее ликвидные активы (А1) (250+260)	1365	5168	1. Наиболее срочные обязательства (П1) (620)	59200	40028	-57835	-34860
2. Быстро реализуемые активы (А2) (230+240)	39926	31519	2. Краткосрочные пассивы (П2) (610+630+660)	—	1123	39926	30396
3. Медленно реализуемые активы (А3) (210-216+220+140)	182187	186737	3. Долгосрочные пассивы (П3) (590+640+650)	222298	234455	-40111	-47718
4. Трудно реализуемые активы (А4) (190-140)	92490	90373	4. Постоянные пассивы (П4) (490)	45875	49642	46615	40731
Баланс	315968	313797	Баланс	327373	325248	-11405	-11451

Баланс считается ликвидным, если выполняются следующие соотношения:

А1 ≥ П1

А2 ≥П2

А3≥П3

А4≤ П4

Таблица 2.6. Выполнение условий ликвидности

Условия ликвидности	Выполнение условий ликвидности		Результат расчета
	на начало периода	на конец периода	на начало периода	на конец периода
1	2	3	4	5
А1≥П1	нет	нет	-17909	-4464
А2≥П2	да	да
А3≥П3	нет	нет	6504	-6987
А4≤П4	нет	нет

Вывод: Как видно из анализа средств по группам выдерживаются соотношения:

• быстро реализуемые активы к краткосрочным пассивам.

Баланс предприятия нельзя считать ликвидным, т.к. из четырех условий три не выполняются.

Таблица 2.7. Анализ ликвидности баланса за 2012 год

Актив	На начало периода	На конец периода	Пассив	На начало периода	На конец периода	Платежный излишек или недостаток
						На начало периода	На конец периода
1.Наиболее ликвидные активы (А1) (250+260)	5168	180	1. Наиболее срочные обязательства (П1) (620)	40010	41491	-34842	-41311
2. Быстро реализуемые активы (А2) (230+240)	31500	27027	2. Краткосрочные пассивы (П2) (610+630+660)	1123	9802	30377	17225
3. Медленно реализуемые активы (А3) (210-216+220+140)	186737	212328	3. Долгосрочные пассивы (П3) (590+640+650)	234189	265541	-47452	-53213
4. Трудно реализуемые активы (А4) (190-140)	90373	115681	4. Постоянные пассивы (П4) (490)	49908	50132	40465	65549
Баланс	313778	355216	Баланс	325230	366966	-11452	-11750

Таблица 2.8. Выполнение условий ликвидности

Условия ликвидности	Выполнение условий ликвидности		Результат расчета
	на начало периода	на конец периода	на начало периода	на конец периода
1	2	3	4	5
А1≥П1	нет	нет	-4465	-24086
А2≥П2	да	да
А3≥П3	нет	нет	-6987	12336
А4≤П4	нет	нет

Баланс предприятия, так же как в 2011 году, нельзя считать ликвидным, т.к. из четырех условий три не выполняются.

Далее рассмотрим рентабельность ОАО «АСПК».

Если предприятие получает прибыль, оно считается рентабельным. Показатели рентабельности, применяемые в экономических расчетах, характеризуют относительную прибыльность.

Показатели рентабельности продукции ОАО «АСПК» представлены в табл.

Таблица 2.9. Показатели рентабельности продукции ОАО «АСПК» 2011 г. руб.

Показатели	Расчет	На начало отчетного года	На конец отчетного года	Отклонение +/-
1. Выручка от реализации товаров, работ, услуг.	217421	172997	44424
2. Прибыль от реализации.	37819	30548	7271
3. Балансовая прибыль.	3832	5619	-1787
4. Чистая прибыль.	С.140-150	6930	7155	-225
Расчетные показатели (%)
1. Рентабельность всей реализованной продукции.	Стр.050	17,4	17,6	0,2
2. Общая рентабельность.	Стр.140	1,76	3,25	1,49
3. Рентабельность продаж по чистой прибыли.	С.140-150	3,19	4,13	0,94

На основе расчетов можно сделать следующие выводы:

Показатель общей рентабельности вырос с 1.76 до 3,25. Показатель рентабельности продаж по чистой прибыли также вырос с 3,19 до 4,13.

Таблица 2.10. Показатели рентабельности продукции ОАО «АСПК» 2012 г.

Показатели	Расчет	На начало отчетного года	На конец отчетного года	Отклонение +/-
1. Выручка от реализации товаров, работ, услуг.	169511	217421	-47910
2. Прибыль от реализации.	42114	37819	4295
3. Балансовая прибыль.	6254	3832	2422
4. Чистая прибыль.	С.140-150	6184	734	5450
Расчетные показатели (%)
1. Рентабельность всей реализованной продукции.	Стр.050	24,8	17,4	7,4
2. Общая рентабельность.	Стр.140	3,7	1,8	1,9
3. Рентабельность продаж по чистой прибыли.	С.140-150	3,6	0,3	3,3

Выводы: По сравнению с 2011 годом, показатель общей рентабельности, а также рентабельность продаж по чистой прибыли упал.

Как видно из выше сказанного, показатели рентабельности продукции очень низкие.

2.2. Схема движения и технология обработки документов акционерном обществе

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО «АСПК» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота в ОАО «АСПК» являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в ОАО «АСПК» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО «АСПК», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО «АСПК».

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОАО «АСПК» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот кадровой службы представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот кадровой службы.

Входящие. Входящий документ — документ, поступивший в ОАО «АСПК». Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из ОАО «АСПК». Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы ОАО «АСПК». Данные документы используются для организации работы кадровой службы ОАО «АСПК», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота кадровой службы составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через кадровую службу проходят не все внутренние документы, а только приказы руководителя предприятия. Через кадровую службу также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Входящие документы. Документы, поступившие, в ОАО «АСПК» начинают свой путь к исполнению с экспедиции. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В ОАО «АСПК» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в кадровую службу, второго потока — в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в кадровую службу.

Помощники руководителя или секретарь производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО «АСПК» и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО «АСПК» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения).

Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в ОАО «АСПК»

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОАО «АСПК» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Далее рассмотрим исходящие документы.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в ОАО «АСПК» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель предприятия, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель ОАО «АСПК» вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. В ОАО «АСПК» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ОАО «АСПК».

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

• загрузки ОАО «АСПК»», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;
• потребности ОАО «АСПК» организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота кадровой службы однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота кадровой службы выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий.

2.3. Регистрация и исполнение документов

Проанализируем общие правила регистрации документов в ОАО «АСПК».

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа — это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

При регистрации документу присваивается регистрационный индекс. Индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в ОАО «АСПК». Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 – 2003.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО «АСПК» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера — автоматизированная электронная.

В кадровой службе ОАО «АСПК» применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов. Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе. Для каждой категории документов разрабатывается своя форма журнала.

Регистрация входящих документов ОАО «АСПК» осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов.

На исходящих документах компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.

Журнальная форма регистрации наиболее удобна в работе с документами ограниченного доступа (секретными, конфиденциальными), незаменима, когда учет документов выступает на первое место (например, для предотвращения претензий и конфликтных ситуаций), компактна. Однако журнальная форма регистрации имеет существенные недостатки: неизбежно приводит к дублированию операций, делает очень трудоемкой справочную работу по документам, затрудняет ведение срокового контроля исполнения документов, так как надо просматривать все записи в журнале.

В организациях, где поток документов очень большой, наряду с журнальной используется карточная форма регистрации. Форма карточки — регистрационно-контрольная карточка, расположение в которой необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определено в организации (учреждении) и утверждено в инструкции по делопроизводству.

Преимущества карточной системы регистрации очевидны: она исключает необходимость повторной регистрации документов; дает возможность систематизировать их по различным признакам, создавать различные картотеки, обеспечивая информационно-справочную работу.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в ОАО «АСПК» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

В ОАО «АСПК» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2009 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в ОАО «АСПК», является Инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ).

В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

• кем осуществляется контроль исполнения документов в ОАО «АСПК»;
• какие документы ставятся на контроль;
• этапы контроля исполнения документов;
• сроки исполнения документов;
• формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
• отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
• ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
• основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
• обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
• информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО «АСПК».

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;
• снятие исполненных документов с контроля.

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом).

Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

В ОАО «АСПК» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

• контрольные журналы;
• регистрационно-контрольные карточки (картотека);
• письменные отчеты;
• проверки;

— Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование — не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания).

Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»).

Правильная регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное решение управленческих задач. Значение регистрации кадровых документов существенно возросло с введением в действие Трудового кодекса, установившего обязательность существования многих из них. Часто сам факт регистрации документа, придающий ему юридическую силу, является краеугольным камнем, когда необходимо обеспечить судебную защиту прав участников трудовых отношений.

Глава 3. Совершенствование организации документооборота в ОАО «АСПК»

3.1. Применение АСУ документооборота в акционерном обществе

АСУ является универсальным средством автоматизации деятельности ОАО «АСПК». Программа автоматизирует управление исполнением решений (документооборотом) с перспективами перехода на безбумажную технологию управления и обмена документами.

В первую очередь это АСУ для руководящего персонала, имеющее своей целью сокращение трудоемкости и времени обработки возникающих проблем, событий, задач и документов. В состав АСУ входят компьютерные программы, которые используются в деятельности ОАО «АСПК». Перечислим эти программы:

• «1 С Управление Производственным Предприятием»;
• 1 С «Зарплата и Кадры» 7.7.;
• «Консультант Плюс».

Далее подробно рассмотрим каждую программу.

«1С Управление Производственным Предприятием» создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

В «1С: УПП 8.0/8.1/8.2» принято следующее соотношение данных различных учетов:

• независимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;
• сопоставимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;
• совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Данные, вводимые пользователями, оперативно контролируются прикладным решением. Так, при регистрации выплаты наличных денежных средств система проверит доступность денежных средств с учетом имеющихся заявок на их расходование. А при регистрации отгрузки продукции система проверит состояние взаиморасчетов с получателем груза.

В ОАО «АСПК» все механизмы автоматизации «1С: УПП 8.0/8.1/8.2» делят на два больших класса:

• механизмы для поддержания операционной деятельности предприятия;
• механизмы для ведения неоперативного учета.

Кроме того, «1С: Управление производственным предприятием 8.0/8.1/8.2» разделяется на отдельные подсистемы, ответственные за решение групп сходных задач: подсистема управления денежными средствами, подсистема управления персоналом, подсистема бухгалтерского учета и др.

После внедрения «1С: Управление производственным предприятием (УПП) 8.0/8.1/8.2» используют в ряде подразделений и служб производственных предприятий, включая:

• дирекцию (генеральный директор, директор по производству, главный инженер, директор по коммерческим вопросам, директор по автотранспорту, директор по общим вопросам);

• планово-экономический отдел;
• основное производство;
• производственная лаборатория;
• ремонтно-механический цех;
• отдел сбыта;
• производственно-технический отдел;
• бухгалтерию и др.

Программа 1С «Зарплата и Кадры» предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета. Программа 1С «Зарплата и Кадры» не только автоматизирует расчет заработной платы, но также организует кадровый учет сотрудников и кадровый документооборот. Программа устроена таким образом, что система расчета заработной платы во многом увязана с кадровыми документами. Например, нельзя рассчитать сотрудника ОАО «АСПК» пока не будет издан приказ о его принятии на работу, или рассчитать отпускные пока не будет приказа об отпуске. Сразу же после установки системы приступают к расчету заработной платы. В ОАО «АСПК» уже оформляют приказы о приеме на работу, о продвижении по службе; вводят и рассчитывают больничные листы; осуществляют расчет отпусков разного типа и многое другое.

Эта программа позволяет ОАО «АСПК» использовать все богатство оформительских возможностей Windows при оформлении отчетов и стандартных документов по результатам расчета. Она помогает создавать, например, следующие документы:

• Кадровые документы:
• Приказ о приеме (форма Т-1);
• Приказ об увольнении (форма Т-8);
• Регламентные документы:
• Начисление зарплаты;
• Начисление налогов;
• Документы, регистрирующие оплату за неотработанное время:
• Больничный лист;
• Начисление отпуска (форма Т-6);
• Документы, регистрирующие долгосрочные удержания:
• Ссуда предприятия;
• Исполнительный лист;
• Документы, регистрирующие оплату за отработанное время:
• Наряды;
• Договоры гражданско-правового характера;

Также создаются такие отчеты, как:

• Табель отработанного времени (форма Т-13);
• Расчетные листки;
• Расчетные и расчетно-платежные ведомости (формы Т-49, Т-51, 13-ФО, 15-ФО);
• Свод по заработной плате;
• Свод по исполнительным листам;
• Свод по перечислению заработной платы в банки;
• Среднесписочная численность;
• Отчеты по штатному расписанию (в том числе форма Т-3);
• Сводная отчетность для бюджетных организаций (по формам 14-БЮДЖ и 14-СВ);
• Отчет по сводным проводкам;
• Регистры налогового учета расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли.

Далее рассмотрим следующую программу.

«Консультант Плюс» представляет собой универсальную правовую систему виртуального формата. Консультант Плюс — это современная справочная система, обеспечивающая большое количество возможностей и удобств, при работе с текстовыми правовыми документами. Справочно-правовая система Консультант Плюс — полезный и надежный помощник для специалистов. С помощью этой программы в ОАО «АСПК» осуществляется поиск документов. Система предназначена для качественного и оперативного снабжения правовой информацией юристов, бухгалтеров, руководителей, а также других лиц, использующих в своей работе нормативно-правовую документацию.

Роль СПС в деятельности бухгалтера велика. Трудно переоценить ответственность, лежащую на бухгалтере, особенно в условиях современной нестабильной экономической ситуации. От него требуются не только знания и практический опыт работы в области бухгалтерского учета и налогообложения, но и умение разбираться в запутанных хозяйственных и экономических ситуациях на основе действующего законодательства. Бухгалтер, свободно владеющий правовой информацией, реально помогает экономить средства в бюджетных организациях и строить более эффективный бизнес в коммерческих фирмах.

В ОАО «АСПК» бухгалтеры используют в своей работе информацию о формах учета и отчётности, ставках налогов и других обязательных платежах, календарь бухгалтера, курсы валют, консультации по вопросам бухучета и другие полезные материалы. Эта программа стала удобным инструментом для работы бухгалтера ОАО «АСПК». Разумеется, СПС не избавляет бухгалтера предприятия от всех стоящих перед ним проблем, но помогает решить многие из них. Бухгалтеру ОАО «АСПК» все равно приходится самостоятельно принимать решения по тому или иному вопросу налогового планирования, но при помощи СПС сделать это намного проще. Системы полностью освобождает его от рутинной работы по поиску, сбору и систематизации необходимых документов, дает возможность консультироваться сразу с несколькими специалистами, не вставая со своего рабочего места, предоставляет информацию о том, чем интересуются в данный момент бухгалтеры других предприятий. СПС дают возможность бухгалтеру ОАО «АСПК» своевременно получать правовую информацию, изучать бухучет на чужих ошибках, использовать накопленный опыт коллег, помогают грамотно организовать учет и избежать собственных досадных промахов. Сегодня СПС «Консультант Плюс» — это уникальный эффективный инструмент для поиска и анализа документов. Бухгалтер любого предприятия с легкостью сможет найти нужные документы, формы, а также ссылки на основополагающие документы.

Справочно-правовая система «Консультант Плюс» для юриста ОАО «АСПК» также важна. Только с помощью справочных правовых систем можно оперативно находить правовые акты, легко определять их статус (действующие или нет), составлять подборки документов по любой теме, всегда оставаться в курсе изменений законодательства. СПС «Консультант Плюс» предоставляет юристу многочисленные возможности для быстрой и эффективной работы и экономии времени.

Удобные инструменты в помощь юристу ОАО «АСПК»:

• быстрый поиск документов, в том числе по тексту и названию;
• быстрое получение дополнительной информации (судебной практики, консультаций, комментариев) к конкретной статье или фрагменту нормативного документа — с помощью особого значка на полях документа;
• удобный поиск редакции документа, действовавшей на любую заданную дату;
• отслеживание изменений в нормативных актах с помощью функции «Документы на контроле»;
• сохранения результатов работы с помощью создания собственных папок, закладок и комментариев и многое другое.

А директор ОАО «АСПК» пользуется системой Консультант Плюс для получения оперативной информации о последних изменениях в законодательстве. Руководитель должен не только понимать правовые основы деятельности своего предприятия, но и контролировать работу своей бухгалтерии, кадровой, складской и других служб.

Возможности:

1. Добывание, хранение и систематизация вышедших и выходящих документов;
2. Быстрый поиск нужного документа в нужный момент времени;
3. Получение новых документов, изменений и дополнений в старые.

В программе применяются технологии:

• Многоуровневый рубрикатор, базирующийся на общеправовом классификаторе отраслей законодательства.
• Папки документов, в которых пользователь может сохранять подборки документов, например по тематикам, производить их объединение или пересечение.
• Гипертекстовые ссылки — позволяют отслеживать взаимосвязи между документами и их редакциями. Щелкнув по гипертекстовой ссылке, можно перейти в текст другого документа.

Ссылки бывают:

1. Прямые (респонденты) — документы, на которые действует просматриваемый документ.
2. Обратные (корреспонденты) — документы, которые действуют на просматриваемый документ.

СПС «Консультант Плюс», основанная на новой технологии, практически идентична предыдущим версиям, — привычные операции доступны в более удобном режиме. Найти необходимую информацию в новой версии СКС не составит труда: единая поисковая строка, напоминающая устройство «Яндекса», заложена в стартовом окне программы. Только вводят название статьи или закона, и система «Консультант Плюс» выдает необходимые сведения.

Информационная система «Консультант Плюс» поддерживает несколько направлений. Среди них имеются следующие разделы: «Законодательство» и комментарии к нему, «Финансовые консультации», «Деловые бумаги», «Правовые акты по здравоохранению», «Строительство», «Судебная практика», «Законопроекты», «Международные правовые акты», «Консультации для бюджетных организаций» и другие. Число сфер и аналитических и информационных материалов, охватываемых программой «Консультант Плюс», постоянно растет, поэтому справочная информация остается актуальной всегда.

Среди преимуществ, которые дает правовая система Консультант Плюс, тремя основными можно назвать следующие:

1) Правовая система Консультант Плюс выводит компании на лидирующие позиции в секторе рынка;

2) Система Консультант Плюс позволяет избежать многих ошибок в бизнесе ;

3) Консультант Плюс значительно экономит бюджет организаций.

Рассмотрим основные достоинства СПС «Консультант Плюс» подробнее.

1. Крупнейший информационный массив. «Пользователь СПС «Консультант Плюс» всегда находит любой необходимый документ!»

Миллионы документов: федеральное и региональное законодательство, судебная практика, финансовые консультации, комментарии законодательства, формы документов, законопроекты, международные правовые акты, правовые акты по здравоохранению, технические нормы и правила.

2. Оперативно и достоверно. «Пользователь СПС «Консультант Плюс» первым узнает обо всех изменениях законодательства!»

Непрерывное и оперативное поступление новых документов в СПС «Консультант Плюс» обеспечивается на основе прямых договоров с федеральными и региональными органами власти. Строгая юридическая обработка позволяет легко и быстро находить необходимые документы по запросу и подробно анализировать правовую проблему.

3. Надежная технология. «Пользователь СПС «Консультант Плюс» уверен в бесперебойной работе системы!»

Новая технология СПС «Консультант Плюс» — Технология ПРОФ — отвечает всем требованиям к современному программному обеспечению и соответствует мировым стандартам качества. Надежность технологии подтверждается сертификатами совместимости с операционными системами Microsoft.

4. Качественный сервис. «Пользователь СПС «Консультант Плюс» получает сервисную поддержку высочайшего уровня!»

5. Сотрудничество с корпорацией Microsoft.

Таким образом, СПС «Консультант Плюс» является надежным помощником в решении многих бизнес задач и профессиональных вопросов.

Итак, системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

В процессе исследования и анализа организации и технологии документационного обеспечения управления ОАО «АСПК» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документооборота.

3.2. Рекомендации по улучшению организации документооборота в кадровой службе

В результате анализа системы документационного обеспечения ОАО «АСПК» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования документооборота.

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

• общие положения;
• правила подготовки и оформления документов;
• требования к реквизитам документов;
• организация документооборота;
• порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;
• порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;
• организация контроля исполнения документов;
• поисковая система по документам;
• составление номенклатуры дел;
• формирование и оформление дел;
• экспертиза ценности документов;
• передача дел в архив.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами, она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, а также сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.

Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этом структурном подразделении. Начальнику Общего отдела ОАО «АСПК» необходимо разработать положение об отделе.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1. общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя;
2. задачи;
3. структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.);
4. функции;
5. обязанности;
6. права;
7. ответственность;
8. взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании.

В связи с тем, что в ОАО «АСПК» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1. постоянного хранения в государственных архивах;
2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения;
4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты:

• общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии;
• определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;

• основные задачи экспертной комиссии;
• основные функции;
• права экспертной комиссии;
• организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

• во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;
• во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

Среди нормативных документов ОАО «АСПК» отсутствует должностная инструкция секретаря Генерального директора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.

Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.

Должностная инструкция необходима секретарю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

• закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
• определяет его задачи, функции, права и обязанности;
• позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
• является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
• устанавливает организационные основы работы секретаря.

При написании должностной инструкции следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, а также, исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационной характеристики секретаря.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

1. общие положения;
2. основные задачи и функции;
3. обязанности;
4. права;
5. ответственность;
6. взаимосвязи по должности;
7. оценка деятельности.

Так как секретарь Генерального директора является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям.

В целях совершенствования работы с документами в ОАО «АСПК» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:

Первичная обработка входящих документов.

Иногда в Компанию поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю.

Регистрация. В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов регистрируются, практически, все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.

Документы, поступающие из филиалов ОАО «АСПК», предлагается регистрировать как внутренние документы, а не как входящие.

Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требований: регистрация приказов по личному составу и по основной деятельности Компании осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для более быстрого поиска исходящих документов рекомендуется в регистрационном номере помимо валового номера, проставлять номер структурного подразделения.

Также, в секретариате Генерального управления ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.), отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе, и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

Составление номенклатуры дел. Систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организации с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения).

К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.

Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве ОАО «АСПК» до создания Общего отдела. Документы сформированы в дела произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в стопках в столах и папках руководителей и специалистов структурных подразделений; никогда не проводилась экспертиза ценности документов; архив в структуре Компании отсутствовал.

Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками кадровой службы стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования Компании.

Номенклатура дел составляется по установленной форме. Ежегодно уточняется и утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности Компании.

Номенклатуру дел в кадровой службе составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

При составлении номенклатуры дел кадровой службы ОАО «АСПК» было использовано штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.

При разработке номенклатуры дел были привлечены руководитель отдела кадров, его заместитель, который обязан оказывать методическую помощь – разъяснить методику составления и оформления. В унифицированной форме номенклатуры дел обязательны следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• название вида документа;
• место составления;
• на какой год составляется номенклатура дел;
• названия разделов;
• гриф утверждения;
• гриф подписания.

При составлении номенклатуры дел Компании необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.

Формирование и оформление дел. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В ОАО «АСПК» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты).

В отделах с большим объемом документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Также при формировании дел, сотрудникам кадровой службы ОАО «АСПК» предлагается помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

Заключение

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации документооборота кадровой службы.

Поставленная в начале выпускной квалификационной работы цель была достигнута. В данной работе был рассмотрен документооборот в ОАО «АСПК». Проведя анализ организации документооборота ОАО «АСПК» я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность. Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота.

Была изучена история развития предприятия, основные поставщики ОАО «АСПК». Далее была рассмотрена структура кадров ОАО «АСПК» в разрезе возраста, образовательного уровня, по стажу работы и по полу. Таким образом, в ОАО «АСПК» работают люди зрелого возраста со стажем более 25 лет. Потому что чем старше работники, тем меньше текучесть среди них, так как в этом возрасте становится сложнее найти новое место работы. Приведены показатели рентабельности и ликвидности. Баланс предприятия нельзя считать ликвидным, так как из четырех условий три не выполняются. А что касается рентабельности, по сравнению с 2008 годом, показатель общей рентабельности, а также рентабельность продаж по чистой прибыли упал. Из этого можно сделать вывод, что показатели рентабельности продукции ОАО «АСПК» очень низкие.

Так же были рассмотрены три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот кадровой службы: входящие, исходящие и внутренние документы.

Проанализированы общие правила регистрации документов в ОАО «АСПК». Регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Журнальная форма регистрации наиболее удобна в работе с документами ограниченного доступа.

В ОАО «АСПК» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь. Таким образом, движение документов и их использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях. Правильная регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное решение управленческих задач.

Рассмотрены компьютерные программы, которые используются в деятельности ОАО «АСПК». Все эти программы является надежным помощником в решении многих бизнес задач и профессиональных вопросов.

В третьей главе были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования документооборота.

В дипломной работе самостоятельно разработаны все необходимые нормативные документы:

• инструкция по делопроизводству;
• положение об общем отделе;
• положение об экспертной комиссии;
• должностная инструкция секретаря Генерального директора.

Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

• первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации;
• при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю;
• предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

• регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию исходящих документов только в компьютерной форме, регистрировать приказы по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности).

• формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства;
• при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником отдела кадров ОАО «АСПК»)

• при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем кадровой службы ОАО «АСПК».

Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством:

• составлена номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;
• предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления;
• необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров);
• необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.

Первоначально обработка документов в ОАО «АСПК» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

Список использованных источников

[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/diplomnaya/operativnoe-hranenie-dokumentov-2/

I. Нормативно-правовые материалы:

1. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» // Российская газета от 5 августа 2004 г. № 166.

2. Закон РФ от 11 марта 1992 г. № 2490-I «О коллективных договорах и соглашениях» (с изм. и доп. от 24 ноября 1995 г., 1 мая 1999 г., 30 декабря 2001 г., 29 июня 2004 г.) // Российская газета от 28 апреля 1992 г.

3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М. 1998.

4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М. 2003.

5. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». М.2007.

II. Специальная литература:

[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/diplomnaya/operativnoe-hranenie-dokumentov-2/

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Организация и ведение. – М.: Изд-во КНОРУС, 2008. – 256 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. Издание 10-е, переработанное и дополнительное. – М.: ООО «Управление персоналом», 2011. – 200 с.

3. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. – М.: Изд-во Альфа-Пресс, 2010.

4. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. – 560 с.

5.Бардаев Э.А. Документоведение: учебник для высш.учеб.заведений / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. – М.: Издательский центр. «Академия», 2008. – 304 с.

6. Басаков М. И. Современное делопроизводство. – М. 2008.

7. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение

управления): Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп. – М.:

Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2012. – 336 с.

8. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. Образования. – М.: Проф. Обр. Издат.,2011. – 176 с.

9. Белов А.Н., Белов, А.А. Делопроизводство и документооборот.

Учебное пособие. – М.: Изд-во ЭКСМО, 2005. – 624 с.

10.Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2009. – 224 с.

11. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования. – М.: Издательский дом «Академия», 2007.

12. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К.Корнеева, В.А. Кудряева. – М. 2009.

13. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. – М.: ЭКСМО, 2010. – 304 с.

14. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 3-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2009. – 256 с.

15. Елизаветина Т., Денисова М. Делопроизводство на компьютере. – 3-е изд., – СПб.: Питер, 2005. – 300 с.

16. Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. – 375 с.

17. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база. – М.: Изд-во Омега-Л , 2007. – 117 с.

18. Зелинский С.Э. Энциклопедия персонального компьютера. – Харьков: Книжный Клуб «Клуб Семейного Досуга»; Белгород: ООО «Книжный клуб «Клуб семейного досуга»»,2010. – 352 с.

19. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство учебное пособие 3-е изд. – Москва—Новосибирск: ИНФРА-М—Сибирское соглашение, 2013.

20. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М, Сибирское соглашение, 2008. – 368 с.

21. Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство. Изд-во Питер, 2008. – 224 с.

22. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. – М.: ИНФРА-М, 2012.

23. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное

пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005. – 504 с.

24. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).

4-е изд. испр. и доп. – М. 2013.

25. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. – 360 с.

26. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005.

27. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М.: Изд-во Омега-Л , 2011. – 288 с.

28. Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. – М.: Изд-во Омега-Л , 2008. – 506 с.

29. Оловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ИНФРА-М/КОНТРАКТ, 2008. – 144 с.

30. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Изд-во Издательский центр Март, 2005.

31. Пшенко А.В. Делопроизводство. – М. 2010.

32. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: ВЕЛБИ, 2006. – 776 с.

33. Рогожин М.Ю. Кадровая служба предприятия. – М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008. – 424 с.

34. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. – М. 2011.

35. Семенихин В.В. Кадровый документооборот. – М.: Изд-во ЭКСМО, 2010. – 384 с.

36. Шевчук Д.А. Делопроизводство. – М.: Изд-во ЭКСМО, 2008.

37. Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадры предприятия. 60 образцов положений об отделах и службах: Практическое пособие. 2-е изд. – перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2012.

38. Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: Учебник для студентов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 456 с.

39. http://www.consultant.ru

40.

41.