Положение об отделе делопроизводства
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ОВО при УВД
__________________ Ю.В. Кель
«___» _____________ 200_ г.
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ПП.06.60.2009
Версия 1.0
Прокопьеск, 2011
|
Должность |
Фамилия/ Подпись |
Дата |
|
|
Разработал |
Начальник отдела делопроизводства |
И.И.Антонова/ |
|
|
Согласовал |
Начальник отдела кадров |
Н.В.Мальхевич / |
|
|
Согласовал |
Начальник юридического отдела |
Ю.А.Леоненко / |
Перечень сокращений и обозначений
В настоящем ПСП использованы термины и определения по ГОСТ Р ИСО 9000-2001.
СМК — система менеджмента качества.
РИ — рабочая инструкция.
ДИ — должностная инструкция.
СП — структурное подразделение.
ПСП — положение о структурном подразделении.
ОВО — Отдел вневедомственной охраны при управлении внутренних дел по городу Прокопьевску.
. Общие положения
.1.Отдел делопроизводства является структурным подразделением ОВО.
.2. Отдел подчиняется начальнику.
.3. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется на основании приказа начальника.
.4. В состав отдела входят:
начальник отдела;
ведущий документовед;
документовед.
.5. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от нее приказом начальника отдела и на время отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом начальника.
.6. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее образование по направлению работы отдела и имеющего стаж работы не менее 3-х лет.
.7. Отдел делопроизводства в своей деятельности руководствуется:
Законодательством РФ;
Конституцией Российской Федерации;
положением ОВО;
постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами Федерального агентства по образованию, касающихся организации делопроизводства;
приказами и распоряжениями начальника;
. Основные задачи отдела делопроизводства
Деятельность отдела делопроизводства ведется в рамках процесса 3.8. «Управление производственной средой», целью которого является деятельность, направленная на формирование, поддержание и развитие производственной среды ОУ, а также обеспечение комфортных условий деятельности сотрудников ОУ.
.1. Обеспечение организации делопроизводства в отделе в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству;
Контроль за порядком подготовки, оформления, прохождения, исполнения, учета, хранения, печатания, копирования и тиражирования служебных документов.
Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях отдела единой системы делопроизводства.
Организация и обеспечение единого порядка работы с документами.
Совершенствование форм и методов делопроизводства.
Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях отдела, анализ исполнительской дисциплины.
Организация работы с исходящей корреспонденцией.
Систематизация и хранение документов текущего архива.
Учет объема документооборота.
Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях отдела.
. Функции
В соответствии с возложенными на отдел задачами осуществляет следующие функции:
.1. Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции.
.2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов.
.3. Организация работы по регистрации, учету и хранению документации материала текущего архива.
.4. Осуществление контроля за правильным оформлением дел в подразделениях вуза.
.5. Разработка и внедрение предложений по совершенствованию систем делопроизводства отдела.
.6. Печатание и размножение служебных документов.
.7. Оформление командировочных документов работников отдела, регистрация, приезжающих в ОВО в командировку.
.8. Получение проектов приказов, распоряжений и исходящей корреспонденции на подпись руководству.
.9. Направление корреспонденции (копий распорядительных документов, бланков, форм) в структурные подразделения.
.10. Описание и подготовка законченных дел к сдаче в архив.
Оказание методической помощи в вопросах ведения делопроизводства.
Подготовка документов к передаче в архив.
. Перечень документов, записей и данных по качеству подразделения
.1. Номенклатура дел отдела делопроизводства.
.2. Политика и Цели в области качества
.3..Положение о структурном подразделении.
.4. Должностные инструкции сотрудников отдела делопроизводства.
.5. Документы по планированию деятельности отдела.
.6. Нормативные документы
.7. Журналы:
регистрации приказов;
регистрации исходящей корреспонденции;
регистрации отправки корреспонденции;
регистрации командировочных удостоверений.
. Взаимоотношения. Связи
|
№ п/п |
Наименование группы документов |
Кому поступает документ |
Кому передаётся документ |
|
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ |
|||
|
1 |
Приём (доставка) документов |
Секретарь |
Делопроизводитель |
|
2 |
Первичная обработка документов |
Делопроизводитель |
— |
|
3 |
Предварительное рассмотрение документов |
Делопроизводитель |
— |
|
4 |
Регистрация документов |
Делопроизводитель |
Руководитель |
|
5 |
Рассмотрение документов |
Начальник отдела делопроизводства |
Делопроизводитель |
|
6 |
Передача документов исполнителям |
Делопроизводитель |
Сотрудники отделов |
|
7 |
Исполнение документов |
Сотрудники отделов |
Делопроизводитель |
|
8 |
Возврат документов в делопроизводство |
Документовед |
— |
|
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ |
|||
|
1 |
Приём документов от исполнителей |
Исполнители |
Делопроизводитель |
|
2 |
Тиражирование документов (при необходимости) |
Секретарь по общим вопросам |
— |
|
3 |
Регистрация документов |
Делопроизводитель |
— |
|
4 |
Оформление почтовых реквизитов |
Делопроизводитель |
— |
|
5 |
Конвертирование документов |
Делопроизводитель |
— |
|
6 |
Сортировка документов |
Делопроизводитель |
Экспедитор |
|
7 |
Отправка документов |
Секретарь |
— |
|
8 |
Перемещение контрольных экземпляров в дела |
Документовед |
— |
|
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ |
|||
|
1 |
Регистрация резолюции руководителя |
Делопроизводитель |
— |
|
2 |
Доведение резолюции до исполнителей |
Делопроизводитель |
— |
|
3 |
Выдача документов исполнителям |
Документовед |
Сотрудники отделов |
|
4 |
Подготовка проекта документов |
Секретарь |
Руководитель, заместитель руководителя, руководитель подразделения |
|
5 |
Согласование проекта документа (при необходимости) |
Руководитель, заместитель руководителя, руководитель подразделения |
Сотрудники отделов |
|
№ п/п |
Наименование группы документов |
Кому поступает документ |
Кому передаётся документ |
|
6 |
Оформление проекта документов |
Секретарь |
Руководитель, заместитель руководителя, руководитель подразделения |
|
7 |
Утверждение (подписание) проекта |
Руководитель, заместитель руководителя |
Сотрудники отделов |
|
8 |
Регистрация документа |
Сотрудники отделов |
Делопроизводитель |
|
9 |
Тиражирование документа (при необходимости) |
Секретарь |
— |
|
10 |
Выдача документа в работу |
Документовед |
Должностные лица |
|
11 |
Перемещение контрольных экземпляров в дела |
Документовед |
— |
|
12 |
Возврат документов в делопроизводство |
Документовед |
|
. Основные функции руководителя структурного подразделения
.1. Начальник отдела делопроизводства организует работу отдела делопроизводства.
.2. Обеспечивает своевременную обработку отправляемой корреспонденции.
.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
.5. Разрабатывает и внедряет инструкцию по ведению делопроизводства в отделе.
.6. Принимает меры по обеспечению работников отдела делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также оборудованием, оргтехникой, техническими средствами для осуществления деятельности отдела.
.7. Организует печатание и размножение служебных документов.
.8. Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в ОВО.
.9. Проводит работу по защите информации, составляющей служебную тайну.
При оценке качества работы начальника отдела делопроизводства и решении вопроса о соответствии его занимаемой должности учитывается:
всестороннее владение современной методологией работы с первичной документацией
знание действующего законодательства и нормативных документов по делопроизводству
. Права
Начальник отдела делопроизводства имеет право:
.1. Требовать качественного и своевременного выполнения обязанностей от сотрудников отдела.
.2. Вносить на рассмотрение начальника и руководителей структурных подразделений отдела предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
.3. Требовать от руководителей структурных подразделений отдела и иных ответственных работников надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в отделе.
.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела делопроизводства.
.5. Давать поручения сотрудникам, помимо должностных обязанностей, направленных на осуществление деятельности отдела.
.6. Вносить на рассмотрение начальника отдела предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложений взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.
.7. Взаимодействовать с руководителями структурных подразделений отдела по вопросам ведения делопроизводства.
.8. Взаимодействовать с юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
.9. Взаимодействовать с отделом снабжения по вопросам обеспечения средствами оргтехники, канцтоварами и др.
. Поощрения и ответственность
Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за оптимальное функционирование своего подразделения, за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций, выполнение плана работы по всем направлениям деятельности, а также за создание условий для эффективной работы своих подчиненных.
Увеличение или уменьшение стимулирующей части заработной платы начальника отдела делопроизводства возможно на основании
высокая интенсивность труда, сложность выполняемых работ, новые подходы к организации деятельности управления;
качественное и оперативное выполнение особо важных заданий руководства отдела;
внедрение инновационных средств и технологий в практику работы отдела;
организация и проведение отделом мероприятий, способствующих повышению качества деятельности отдела в целом и ее подразделений.
При оценке качества работы начальника отдела учитывается:
умение организовать работу коллектива подразделения, не допуская срывов, нарушений законодательства и внутренних регламентов, предотвращая конфликтные ситуации и текучесть кадров;
знание действующего законодательства и нормативных документов;
систематическое повышение квалификации (с подтверждением соответствующими свидетельствами и сертификатами);
отсутствие замечаний со стороны начальника (заместителей) отдела.
В случае невыполнения должностных обязанностей или неприятия своевременных надлежащих мер, повлекших за собой срыв работы подразделения, руководитель привлекается к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.
Лист согласования
|
Должность |
Фамилия |
Подпись |
Дата |
Лист регистрации изменений
|
Номер Измене-ния |
Номера листов |
Дата внесения изменения |
Дата введения изменения |
Всего листов в документе |
Подпись лица, ответственного за внесение изменений |
Расшифровка подписи |
||
|
замененных |
новых |
Анну-лированных |
||||||
Приложение В
Должностные инструкции работников отдела делопроизводства
МВД России Утверждаю
Отдел вневедомственной охраны Начальник ОВО при УВД
при управлении внутренних дел _________________Ф.И.О
, г. Прокопьевск,
ул. Петренко,1-а
тел (83846) 62-12-72
№___________
«_____»______ 2004 г.
Должностная инструкция
начальника отдела делопроизводства
. Общие положения.
Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей.
На должность начальника отдела делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требования к стажу работы.
Назначение на должность начальника отдела делопроизводства и освобождение от нее производится приказом начальника отдела.
Начальник отдела делопроизводства должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;
Единую государственную систему делопроизводства;
организацию делопроизводства в ОВО;
схемы документооборота;
порядок постановления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
сроки и порядок сдачи дел в архив;
системы организации контроля за исполнением документов;
правила внутреннего распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
Начальник отдела делопроизводства в своей деятельности руководствуется:
Положением об отделе делопроизводства;
нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
Уставом ОВО;
приказами и распоряжениями начальника ОВО;
настоящей должностной инструкцией.
Начальник отдела делопроизводства подчиняется начальнику отдела.
Начальник отдела делопроизводства осуществляет руководство работниками отдела делопроизводства.
. Должностные обязанности.
Начальник отдела делопроизводства:
Организует работу отдела делопроизводства.
Обеспечивает своевременную обработку отправляемой корреспонденции.
Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранению.
Разрабатывает инструкцию по ведению делопроизводства в отделе и организует ее внедрение.
Принимает меры по обеспечению работников отдела делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой техническими средствами.
Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
Проводит работу по защите информации, составляющей служебную тайну.
. Права.
Начальник отдела делопроизводства имеет право:
Вносить на рассмотрение начальника и руководителей структурных подразделений отдела предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
Требовать от руководителей структурных подразделений отдела и иных ответственных работников надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в отделе.
Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
Пописывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела делопроизводства.
Давать указания, обязательные для выполнения работниками отдела делопроизводства, требовать своевременного и качественного их выполнения.
Вносить на рассмотрение начальника отдела предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.
Взаимодействовать с руководителями структурных подразделений отделе по вопросам ведения делопроизводства.
Взаимодействовать с юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
Взаимодействовать с отделом снабжения по вопросам обеспечения средствами оргтехники, канцтоварами и пр.
. Ответственность.
Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Начальник отдела делопроизводства
_________________________
«_____»_____________200___г.
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
_______________________
«______»___________2000___г.
С инструкцией ознакомлен:
______________________
«______»___________2000___г.
МВД России УТВЕРЖДАЮ
Отдел вневедомственной охраны Начальник ОВО при УВД
при управлении внутренних дел
, г. Прокопьевск, _________________Ф.И.О
ул. Петренко,1-а
тел (83846) 62-12-72
« ____» ___________ 200___г. № _______ «_____» __________200___
На _________ «_____»______ 2004 г.
Должностная инструкция
документоведа отдела делопроизводства
. Общие положения
.1. Документовед относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом начальника отдела по представлению начальника отдела делопроизводства.
.2. На должность документоведа назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, или среднее общее образование, без предъявлений требования к стажу работы.
.3. Документовед подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
.4. В своей деятельности документовед руководствуется:
нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
Уставом ОВО, инструкцией по делопроизводству;
приказами и распоряжениями начальника ОВО;
настоящей должностной инструкцией.
.5. Документовед должен знать:
нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в отделе;
основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
правила эксплуатации оргтехники;
основы законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда;
знание ПК.
.6. Во время отсутствия документоведа его обязанности выполняет в установленном порядке назначенный заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций документовед обязан:
.1. Внедрять технологические процессы работы по учету, контролю исполнения, оперативному хранению и справочной работе с документами.
.2. Вести делопроизводство:
производить отбор документов, передаваемых на хранение в архив;
организовывать текущее хранение документов;
оформлять командировочные документы;
обеспечивать своевременное отправление корреспонденции, вести реестр и журнал отправления корреспонденции.
.3. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководства:
получать необходимые руководству сведения от других подразделений отдела или от исполнителей;
печатать по указанию руководства отдельные материалы.
.4. Выполнять отдельные поручения по делопроизводству по распоряжению начальника отдела делопроизводства.
.5. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
. Права
Документовед имеет право:
.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
.3. Получать от руководителей структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
. Ответственность
Документовед несет ответственность:
.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Руководитель подразделения
______________________
«_____»_____________200___г.
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
_______________________
«______»___________200___г.
С инструкцией ознакомлен:
______________________
«______»___________200___г.
МВД России УТВЕРЖДАЮ
Отдел вневедомственной охраны Начальник ОВО при УВД
при управлении внутренних дел
, г. Прокопьевск, _________________Ф.И.О
ул. Петренко,1-а
тел (83846) 62-12-72
« ____» ___________ 200___г. № _______ «_____» __________200___
На _________ «_____»______ 2004 г.
Должностная инструкция
ведущего документоведа отдела делопроизводства
. Общие положения
.1. Ведущий документовед относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом начальника отдела по представлению начальника отдела делопроизводства.
.2. На должность ведущего документоведа назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, или среднее общее образование, без предъявлений требования к стажу работы.
.3. Ведущий документовед подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
.4. В своей деятельности ведущий документовед руководствуется:
нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
Уставом ОВО, инструкцией по делопроизводству;
приказами и распоряжениями начальника ОВО;
настоящей должностной инструкцией.
.5. Ведущий документовед должен знать:
нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в отделе;
основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
правила эксплуатации оргтехники;
основы законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда;
знание ПК.
.6. Во время отсутствия ведущего документоведа его обязанности выполняет в установленном порядке назначенный заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций ведущий документовед обязан:
.1. Внедрять технологические процессы работы по учету, контролю исполнения, оперативному хранению и справочной работе с документами.
.2. Вести делопроизводство:
производить отбор документов, передаваемых на хранение в архив;
организовывать текущее хранение документов;
оформлять командировочные документы;
обеспечивать своевременное отправление корреспонденции, вести реестр и журнал отправления корреспонденции.
.3. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работыруководства:
получать необходимые руководству сведения от других подразделений отдела или от исполнителей;
печатать по указанию руководства отдельные материалы.
.4. Выполнять отдельные поручения по делопроизводству по распоряжению начальника отдела делопроизводства.
.5. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
. Права
Ведущий документовед имеет право:
.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
.3. Получать от руководителей структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
. Ответственность
Ведущий документовед несет ответственность:
.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
