Актуальность темы. Программное обеспечение за полвека своего существования претерпело огромные изменения, пройдя путь от программ, способных выполнять только простейшие логические и арифметические операции, до сложных систем управления организациями. В программном обеспечении всегда можно было выделить два основных направления развития: выполнение вычислений и накопление, обработка информации.
Первоначально компьютеры предназначались главным образом для выполнения сложных математических расчетов (в первую очередь для расчѐтов, связанных с созданием ядерного оружия и ракетной техники), в настоящее время доминирующим является второе направление. Такое перераспределение основных функций, выполняемых вычислительной техникой, вполне понятно – гражданские области применения компьютеров гораздо более распространены, чем военные и научные, а снижение стоимости компьютеров сделало их доступными для совсем небольших предприятий и даже частных лиц.
Сегодня управление предприятием без компьютера просто немыслимо. Внедрение информационных систем производится с целью повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности организации за счет не только обработки и хранения рутинной информации, автоматизации конторских работ, но и за счет принципиально новых методов управления, основанных на моделировании действий специалистов организации при принятии решений, использовании современных средств телекоммуникаций, глобальных и локальных вычислительных сетей. Компьютеры давно и прочно вошли в такие области управления, как бухгалтерский учѐт, управление складом, ассортиментом и закупками. Однако современный бизнес требует гораздо более широкого применения информационных технологий в управлении предприятием. Жизнеспособность и развитие информационных технологий объясняется тем, что современный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении. Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым. Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределѐнности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, будь то торговля, производство или предоставление каких-либо услуг. Поэтому современный подход к управлению предполагает вложение средств в информационные технологии. И чем крупнее предприятие, тем серьѐзнее должны быть вложения. Они являются жизненной необходимостью – в жесткой конкурентной борьбе, в условиях экономического кризиса одержать победу сможет лишь тот, кто лучше оснащѐн, и наиболее эффективно организован.
Новые информационные технологии в управлении деятельностью малого предприятия
... эффективности предприятий малого бизнеса является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления на предприятиях малого бизнеса возможно с помощью внедрения современных информационных технологий которые помогают наиболее эффективно анализировать, прогнозировать и принимать управленческие решения в сфере малого бизнеса. В условиях ...
Актуальность выбора темы выпускной квалификационной работы заключается в том, что при рассмотрении информационной системы как комплекса, состоящего из информации, информационных технологий, персонала, еѐ необходимо организовать таким образом, чтобы она способствовала достижению целей организации любого уровня. Через предприятие ежедневно проходят большие потоки информации, обработать которые человеку становится всѐ труднее и труднее. Поэтому без информационной системы, эффективно работающей, просто не обойтись. Хорошо развитая информационная система является ключевым фактором успеха для организации. Таким образом, для устойчивого, успешного функционирования организации необходима спланированная деятельность руководителя по совершенствованию информационной системы данной организации. Одним из направлений деятельности руководителя по совершенствованию информационной системы является оценка информационной системы, с точки зрения еѐ эффективности, которая позволяет выявить недостатки системы и возможности еѐ совершенствования.
Возникает противоречие: между необходимостью повышения эффективности корпоративного управления и отсутствием на исследуемом предприятии современной, эффективной информационной системы.
Указанное противоречие позволило нам определить актуальную проблему, заключающуюся в следующем: без совершенствования информационной системы невозможно повысить эффективность корпоративного управления.
Объект исследования: информационная система и информационные технологии организации.
Предмет исследования: совершенствование информационной системы и информационных технологий организации.
Цель исследования: изучить информационные системы и информационные технологии в корпоративном управлении и разработать проект по их совершенствованию на примере ООО «Сантехкомплект Урал».
Задачи исследования:
1. Изучить сущность и эффективность информационных систем и информационных технологий.
2. Описать понятие информационных технологий в организации.
3. Определить роль современных информационных систем и информационных технологий в корпоративном управлении.
4. Охарактеризовать деятельность ООО «Сантехкомплект Урал».
5. Проанализировать информационные системы и информационные технологии корпоративного управления ООО «Сантехкомплект Урал».
6. Разработать проект совершенствования информационных систем и информационных технологий корпоративного управления для ООО «Сантехкомплект Урал».
В работе используется комплекс взаимодополняющих методов исследования: методы системного анализа, методы причинно-следственного анализа, методы сравнительного анализа, методы прямого структурного анализа, моделирование, наблюдение, беседа, анализ документов.
База исследования: ООО «Сантехкомплект Урал».
Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы из 45 источников. Текст работы проиллюстрирован 7 рисунками, 9 таблицами, 4 приложениями.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ
Маркетинг в области информационных технологий: организации и планирование
... маркетинга. Организация внутрипроизводственных и рыночных отношений требует от специалистов глубоких знаний не только в области менеджмента, маркетинга, финансов, но и информационных технологий, используемых для интенсификации управленческих процессов. Информатизация в области управления экономическими процессами, в ...
1.1 Сущность и эффективность информационных систем
В последнее время всѐ больше руководителей начинают отчѐтливо осознавать важность построения на предприятии корпоративной информационной системы как необходимого инструментария для успешного управления бизнесом в современных условиях. Можно выделить три наиболее важных фактора, существенно влияющих на развитие информационных систем организаций:
- развитие методик управления организацией;
- развитие общих возможностей и производительности компьютерных систем;
- развитие подходов к технической и программной реализации элементов информационных систем [9, с. 23].
Прогресс в области наращивания мощности и производительности компьютерных систем, развитие сетевых технологий и систем передачи данных, широкие возможности интеграции компьютерной техники с самым разнообразным оборудованием позволяют постоянно наращивать производительность информационных систем и их функциональность. Параллельно с развитием аппаратной части информационных систем на протяжении последних лет происходит постоянный поиск новых, более удобных и универсальных, методов программно-технологической реализации информационных систем. На развитие информационных систем в последние годы оказало колоссальное влияние три наиболее существенных новшества [9, с. 24]:
- внедрение объектно-ориентированного программирования, благодаря которому сокращаются сроки разработки сложных информационных систем, упрощаются их поддержка и развитие;
- развитие сетевых технологий, благодаря которым локальные информационные системы повсеместно вытесняются клиент-серверными и многоуровневыми реализациями;
— развитие Интернета расширило возможности работы с удалѐнными подразделениями, открыло широкие перспективы электронной коммерции, обслуживания покупателей и многое другое. Определѐнные преимущества даѐт использование Интранет-технологий во внутренних сетях предприятий.
Рыночная экономика приводит к возрастанию объѐма и усложнению задач, решаемых в области производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции. Таким образом, оперативное управление невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).
Рассмотрим подходы различных авторов к определению сущности ИС.
В.Н. Логинов подразумевает под понятием информационной системы управления совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных и других технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений [22, с. 8].
А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов и В.А. Павленко в понятие «информационная система» вкладывают несколько иной смысл. ИС — это прикладная программная подсистема, ориентированная на сбор, хранение, поиск и обработку текстовой и/или фактографической информации [11, с. 14].
Определение термина ИС из основного Федерального закона в области информационных технологий – закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ [43].
В законе говорится, что ИС представляет собой организационно упорядоченную совокупность документов и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.
Разработка информационно-поисковой системы
... своя система учета и фиксирования рабочих мест и кадров. При смене места работы или должности затрагиваются различные подразделения БелГУТа, которые связаны друг с другом некоторой общей информацией ... Приводятся структуры таблиц с описанием типа, размера и информации, хранящейся в каждом поле. В этом же разделе выполняется разработка скриптов для создания таблиц и ограничений базы ...
А.В. Гусев, Г.И. Шабанов и М.А. Родионов отмечают, что информационная система (ИС), по существу, является производством, выпускающим определенную продукцию. Эта продукция может быть измерена количественно и оценена качественно, а также может быть определена ее стоимость [7, с. 6].
На наш взгляд, наиболее точно сущность ИС отражает первое определение, так как в нѐм в состав ИС включаются специалисты, люди. Подавляющее большинство ИС работает в режиме диалога с пользователем, значит, человеческие ресурсы (подсистемы организационного и правового обеспечения) являются определяющими в работе ИС.
Именно эти подсистемы выполняют следующие функции: анализ системы управления, существующий на предприятии в данный момент, и выявление потребностей организации в автоматизации, определение эффективности информационной системы, регламентируют порядок получения, преобразования и использования информации, определяют юридический статус и нормы функционирования информации.
Составляющей частью ИС является компьютерная инфраструктура организации, представляющая собой совокупность сетевой, телекоммуникационной, программной, информационной и организационной инфраструктур (данная составляющая обычно называется корпоративной сетью).
Эта составляющая отражает системно-техническую, структурную сторону любой информационной системы. Это основа для интеграции функциональных подсистем, которая определяет свойства ИС, еѐ успешную эксплуатацию. Требования к компьютерной инфраструктуре едины и стандартизированы, а методы еѐ построения хорошо известны и многократно проверены на практике. Третьей составляющей ИС являются взаимосвязанные функциональные подсистемы, обеспечивающие решение задач организации и достижение еѐ целей. Эта составляющаяся ИС зависит от целей и специфики задач организации. Она полностью базируется на компьютерной инфраструктуре организации и определяет прикладную функциональность ИС. Требования к функциональным подсистемам сложны и зачастую противоречивы, так как выдвигаются специалистами из различных прикладных областей. Однако именно эта составляющая более важна для успешного функционирования организации, собственно для неѐ и строится компьютерная инфраструктура.
Д.В. Капулин предлагает структуру ИС [17, с. 10], которая отражена на рис. 1.
Рис. 1. Структура информационной системы [17, с. 10]
Основная цель ИС – организация хранения и передачи информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности [4, с. 15]. При этом особое значение придаѐтся полноте, достоверности и своевременности информации. ИС представляет собой человеко-машинную систему обработки информации.
Информационные системы классифицируют по разным признакам, например, по масштабу, по способу организации. Рассмотрим классификацию информационных систем по области применения [3, с. 33], так как стремительное развитие информационных технологий приводит к расширению области их применения.
бухгалтерский учѐт – классическая и наиболее часто реализуемая на сегодняшний день область применения информационных технологий. Это вполне объяснимо. Во-первых, ошибка бухгалтера может стоить очень дорого, поэтому выгода автоматизации бухгалтерского учѐта очевидна. Вовторых, задачи бухгалтерии довольно легко формализуются, так что разработка систем автоматизации бухгалтерского учѐта не представляется технически сложной проблемы;
Организация и технология швейного производства
... достаточно высоким уровнем техники, технологии и операции производства. Совершенствование швейного производства предусматривает использование высокопроизводительного оборудования: прямострочные одноигольные швейные машины с электронным управлением; прямострочные двухигольные швейные машины челночного стежка; краеобметочные ...
- управление финансовыми потоками. В данной сфере деятельности внедрение информационных технологий также обусловлено еѐ критичностью к ошибкам. Неправильно построив систему расчетов с поставщиками и потребителями, можно спровоцировать кризис наличности даже при налаженной сети закупки, сбыта и хорошем маркетинге. Но точно просчитанные и жестко контролируемые условия финансовых расчѐтов могут существенно увеличить оборотные средства организации;
- управление складом, ассортиментом, закупками. Процесс анализа движения товара можно автоматизировать. Отследив и зафиксировав тот товар, который приносит наибольшую прибыль, имеется возможность ответить на вопрос — как получить максимальную прибыль при постоянной нехватке средств? А если оборотные средства вложить в чрезмерный складской запас, то любое предприятие, производственное или торговое, понесѐт серьѐзные убытки. Можно просмотреть перспективный товар, вовремя не вложив в него деньги;
- управление производственным процессом. Автоматизированное решение подобной задачи даѐт возможность грамотно планировать, учитывать затраты, проводить техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой и технологией. И чем крупнее производство, тем большее число бизнес-процессов участвует в создании прибыли, а значит, использование ИС необходимо;
- управление маркетингом. Подразумевается сбор и анализ данных о фирмах-конкурентах, их продукции и ценовой политике, а также моделирование параметров внешнего окружения для определения оптимального уровня цен, прогнозирования прибыли и планирования рекламных компаний. Решения большинства этих задач могут быть формализованы и представлены в виде ИС, позволяющей существенно повысить эффективность маркетинга;
- документооборот. Этот процесс является очень важным для деятельности любого организации. Хорошо отлаженная система учѐтного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и даѐт управленцам возможность воздействовать на неѐ. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления;
- оперативное управление предприятием. Информационная система решает задачи оперативного управления. Управление строится на основе базы данных, в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. ИС оперативного управления включает в себя массу программных решений по автоматизации бизнес-процессов, имеющих место на конкретном предприятии;
— предоставление информации о фирме. Активное развитие Интернета привело к необходимости создания корпоративных серверов для предоставления различного рода информации о предприятии. Практически каждое уважающее себя предприятие сейчас имеет свой веб-сервер. Вебсервер организации решает ряд задач, основными из которых являются создание имиджа организации и предоставление потенциальным и уже существующим абонентам информации о предприятии, предлагаемых товарах, услугах и ценах. Открываются широкие перспективы для электронной коммерции и обслуживания покупателей через Интернет.
Организация инженерно-технической защиты информации
... технической защиты конфиденциальной информации, а также перечень необходимых мер защиты определяется дифференцированно по результатам обследования объекта защиты, с учетом соотношения затрат на организацию защиты информации ... В основе защиты информации лежит совокупность правовых форм деятельности ее собственника, организационно-технических и инженерно- технических мероприятий, реализуемых ...
Эффективность ИС и еѐ структурных составляющих, в зависимости от вида оценки, может быть выражена в форме абсолютной и сравнительной эффективности, выражением которой является соотношение эффекта к затратам [17, с. 191]. На основе результатов сравнительной экономической эффективности осуществляется выбор как экономически целесообразного варианта создания или развития системы в целом, так и обоснование отдельных решений по ИС, по отдельным подсистемам, входящим в ИС. Основными источниками требуемых для расчета экономической эффективности ИС исходящих данных являются: данные проектной и отчетной документации; бухгалтерской и статистической отчѐтности предприятий и организаций, обслуживающих ИС, организацийпользователей и др.
Методы определения экономии (прироста прибыли) от создания и совершенствования ИС различны и в основном определяются как самими факторами экономической эффективности, так и возможностью их формализации. Например, для ИС локального уровня производственной сферы, сферы обслуживания годовой экономический эффект (Э) в основном получается за счѐт увеличения объѐма реализуемой продукции (услуг), снижения еѐ себестоимости и может быть определѐн по формуле (1) [39, с. 195]:
- (1) где Q1 , Q2 – годовой объѐм реализуемой продукции (услуг), соответственно до и после внедрения системы;
- С1 , С2 – соответственно, себестоимость единицы реализуемой продукции (услуг) до и после внедрения системы;
- Р1 – прибыль от реализации продукции (услуг) до внедрения системы.
Например, для автоматизированных баз данных Q1 и Q2 могут быть ежегодные объѐмы поисков информации по запросам до и после внедрения ИС, а С1 и С2 соответственно себестоимости поиска по единичному запросу. Таким образом, основными источниками получения экономического эффекта при создании автоматизированной базы данных являются увеличение количества запросов и снижение себестоимости поиска информации. Чем больше количество запросов и ниже себестоимость их поиска, тем выше годовая экономия.
Что касается ИС более высокого уровня, то определение общей величины экономического эффекта (дохода организации, прироста прибыли денежных поступлений и др.) может осуществляться по формуле (2) [39, с. 195]:
(2)
где эi — величина экономического эффекта по каждой основной (i) задаче, входящей в состав системы и реализующей определѐнную функцию управления.
Величина экономического эффекта по каждой i-й задаче определяется исходя из предмета экономии, т.е. целевого параметра экономических результатов еѐ решения. Выделение предмета экономии может осуществляться посредством разработки «дерева целей» эффективности функционирования системы и является главным в постановке и решении этих задач.
1.2 Понятие информационных технологий в организации
Реализация функций ИС невозможна без знания ориентированной на неѐ информационной технологии. Информационные технологии – это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации. Информационные технологии имеют большое значение для менеджеров, ведь основу их труда составляет именно информация [12, с. 6].
Информационные технологии организационного управления (корпоративные ...
... корпоративного управления. Интранет представляет собой технологию управления корпоративными коммуникациями в отличии от Интернета, являющегося технологией глобальных коммуникаций. В телекоммуникационных технологиях выделяют три уровня реализации: аппаратный, программный и информационный. ... на производственный процесс. Для информационной системы организации ключевыми становятся понятия «публикация ...
Информационная технология является процессом, состоящим из чѐтко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии – в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию и принятия на еѐ основе решения оптимального управленческого решения [33, с. 29]. Информационная технология может существовать и вне сферы ИС.
Информационные технологии (ИТ) — совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распределение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, а так же повышения их надежности и оперативности [36, с. 97].
Информационные технологии в сфере экономики управления — это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления [4, с. 37].
По сути, под информационной технологией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т.п.), способы их взаимодействия, а так же определенные методы организации работы с информацией.
Все виды информационных технологии и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной научно-технической и промышленной политикой информатизации.
Инструментарием информационной технологии являются один или несколько взаимосвязанных программных продукта для определѐнного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель. Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям [22, с. 30]:
- обеспечивать высокую степень разбиения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;
- включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;
- иметь регулятивный характер.
Этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами.
Компьютерные информационные технологии характеризуются:
- интеграцией компьютеров и средств связи;
- интерактивным (диалоговым) режимом работы с компьютером;
- интегрированностью (взаимопроницаемостью форматов данных) разных программных продуктов;
- гибкостью процесса изменения, как данных, так и постановок задач [29, с.
6].
В организациях информационные технологии представлены средствами связи, электронно-вычислительными машинами и т.д. С их помощью автоматизируется проектирование (посредством специально созданных конструкторских программ); создаются базы данных, в том числе и глобальные, обеспечивающие поиск, сортировку и хранение всей необходимой информации; упрощаются методы обработки текстовой, графической и числовой информации.
Горная промышленность Урала 1917–1929 гг
... Описать управление горной промышленности и достижение довоенного уровня Глава 1. Горная промышленность 1917-1920 1.1 Национализация промышленности В Российской истории 1917-1920 гг. выделяются как годы революции и гражданской войны. В это ... Совнаркома. Ленин и его соратники приняли решение: национализацию в стране начать с горнозаводской промышленности Урала. Хотя у большевиков не было ни программы ...
Основные задачи, которые требуют автоматизации при организации информационной технологии управления организацией, представлены в таблице 1.
Таблица 1. Функциональные задачи управления организацией [21, с. 23]
Управление материально-техническим снабжением
Управление сбытом и реализацией продукции
Управление бартерными операциями и взаимозачетами
Управление запасами – движение и наличие материальных ценностей
Управление договорными обязательствами, расчетами с поставщиками
и получателями Оперативное
Управление штрафными обязательствами управление
Управление финансами предприятием
Управление производством
Управление проектами
Управление себестоимостью продукции
Управление персоналом, учет кадров
Управление делопроизводством
Управление транспортом
Финансовое планирование
Календарно-сетевое (хозяйственное) планирование Задачи Планирование маркетинговых кампаний, проектов развития планирования Техническая подготовка и планирование производства
Планирование себестоимости продукции – товаров и услуг
Оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей
Кассовые и финансово-расчетные операции
Учет валютных операций
Учет товарно-материальных ценностей
Учет основных средств и нематериальных активов Задачи
Учет труда и заработной платы бухгалтерского
Учет фактических затрат учета
Ведение главной книги и составление баланса
Налоговый учет
Сводная и консолидированная бухгалтерская и финансовая отчетность
Бухгалтерская и финансовая отчетность в международных стандартах
Контроль выполнения планов
Контроль исполнения бюджета
Контроль взаимных финансовых обязательств Задачи контроля
Контроль использования ресурсов
Контроль неликвидов, сверхнормативных запасов, дефицитных
позиций
Продолжение табл. 1
Контроль качества, обработка возвратов и рекламаций Задачи контроля
Контроль исполнительской дисциплины
Анализ выполнения планов и использование ресурсов
Анализ финансовой и хозяйственной деятельности
Анализ эффективности использования оборотных средств
Анализ фактических затрат (себестоимости) и сопоставления их с Задачи анализа планами (анализ отклонений)
Анализ эффективности маркетинговых мероприятий и рекламных
кампаний
Анализ факторов, определяющих качество и причины рекламаций и
возвратов
Посредством решения задач управления происходит реализация управленческих функций. Функции и задачи управления связаны с функционированием информационной технологии управления организацией, деятельностью персонала и отражают принятую организационную структуру организации.
В соответствии с этим организация подразделяется на блоки – структурные подразделения, каждое из которых выполняет возложенные на него функции на основании делегированных ему полномочий и ресурсов организации [21, с. 28].
Анализ организации управления в ОАО НПО «Искра»
... специалистов нового типа, в которой выживут и добьются успеха именно те, кто быстрее и лучше приспособится к новым условиям. Цель настоящей курсовой работы заключается в анализе организации управления в ОАО НПО «Искра». В данной работе ... «Урал»; центробежных нагнетателей природного газа; установок для улавливания легких фракций нефти. За большой вклад в создание образцов новой техники оборонного ...
Современная информационная технология управления фирмой является процессом, состоящим их четко регламентированных правил выполнения операций над информацией в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с основной функцией любого организации – выпуском готовой продукции с целью получения экономических результатов от реализации этой продукции.
Изменение условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т. д. Речь, прежде всего, идет о системе управления, построенной на современных принципах, методах, организационной структуре, предназначенных для решения функциональных задач, на основе которых затем принимается оптимальное управленческое решение.
Основными действенными применениями бизнес-приложений информационных технологий на современном этапе являются автоматизация документооборота в электронном офисе, создание телекоммуникационных сетей и систем, развитие информационных систем, баз данных и знаний в финансово-экономической сфере, в менеджменте и маркетинге, разработка современных систем поддержки принятия управленческих решений.
Развитие бизнеса тесно взаимосвязано с информацией в современном обществе. Наиболее актуальной задачей является грамотное управление информационными потоками на современном предприятии.
1.3 Роль современных информационных систем и информационных
технологий в корпоративном управлении
Предъявляемые к ИС и ИТ в корпоративном управлении высокие требования в части их функционального наполнения и технологического исполнения предполагают обязательное участие руководителя организации в процессах их создания, внедрения, совершенствования и эксплуатации.
Использование ИС и ИТ в корпоративном управлении любой организации нацелено на решение следующих задач [15, с. 76]:
1. Структура ИС и ИТ, их функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме — эффективный бизнес, извлечение максимальной выгоды; в государственном предприятии — решение экономических и социальных задач.
2. ИС и ИТ в корпоративном управлении должны контролироваться людьми, которые понимают их назначение, цели и задачи, и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.
3. Производство достоверной, надѐжной, систематизированной и своевременной информации.
Таким образом, для эффективной работы ИС и ИТ в корпоративном управлении необходимо сначала понять и выстроить структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности применяемой технологии. ИС и ИТ в корпоративном управлении являются частью организации, а ключевые элементы любой организации — структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, корпоративная культура.
Существует несколько схем, чтобы показать, как ИС и ИТ в корпоративном управлении вписываются в систему управления организацией. На рис. 2 представлены четыре основных взаимосвязанных компонента в организации.
Рис. 2. Взаимосвязь между компонентами организации [36, с. 102]
Изменения в одном компоненте неизбежно вызывают изменения в остальных. Раньше на «увязку» таких изменений уходили месяцы и годы, что приводило к серьезным кризисным явлениям. Развитые корпоративные ИС и ИТ делают процесс изменений и согласования плавным и эффективным.
Внедрение ИС и ИТ в корпоративном управлении может приводить к организационным изменениям различной степени: от минимальных, до далеко идущих. Это зависит от степени решимости и настойчивости высшего руководства организации довести начатые преобразования до логического завершения [32, с. 84].
В организациях имеются различные уровни управления, для которых необходимы совершенно определенные виды информационной поддержки. В связи с этим использование ИС и ИТ в корпоративном управлении относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий, понимая, что такие проблемы есть, часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения в лучшем случае возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации, которые не заинтересованы в быстром разрешении информационных проблем своего заказчика.
Хозяйственные риски, связанные с использованием ИС и ИТ в корпоративном управлении, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. В последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИС и ИТ в корпоративном управлении. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере. Развитие информатизации бизнеса показало, что ИС и ИТ в корпоративном управлении и организации взаимно влияют друг на друга. Информационные технологии и построенные на их основе информационные системы должны быть полностью интегрированы в деятельность организации. С другой стороны, организация должна постоянно чувствовать поддержку со стороны ИТ и ИС, и не только открывать для себя новые возможности, но и развивать их, чтобы извлечь максимальную выгоду из новых технологий [27, с. 119]. Таким образом, ИТ и ИС постепенно сместились в центр парадигмы управления предприятием (рис. 3).
Рис. 3. Взаимосвязь организаций технологий и менеджмента [27, с. 119]
Взаимодействие между ИС и ИТ в корпоративном управлении – сложная и комплексная проблема. Оно подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру бизнеса, организационно-функциональное построение организации, бизнес-правила, политику, корпоративную культуру, опыт и знания управленцев, внутренние технологические процессы, внешнее окружение. Менеджеры должны постоянно принимать эти факторы во внимание, чтобы успешно внедрять и использовать новые ИТ и ИС или управлять существующими системами [15, с. 123].
Любая организация является сложным организмом, состоящим из большого числа разнородных объектов и процессов, имеющих собственные управляющие органы. Для согласования функционирования всего организации необходима общая многоуровневая система управления. В практике менеджмента принято выделять три основных уровня управления: стратегический, тактический, оперативно-функциональный. Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетентности и ответственности и нуждается в соответствующей информационной поддержке (рис. 4) [16, с. 204]. Это находит отражение в том, ИС и ИТ в корпоративном управлении общего назначения включают в себя локальные управленческие подсистемы соответствующего уровня. Рис. 4. Управленческая пирамида и информационные подсистемы управления [16, с. 204]
Для небольших организаций можно ограничиться одним или несколькими специалистами, специально выделенными для информационной работы. На крупных и средних организациях с высокой степенью дифференциации бизнеса или с большим объемом документооборота представляется целесообразным создать собственный информационный отдел, или подразделение (департамент) для сбора, хранения и обработки информации, разграничения и контроля прав доступа к ней, координации информационных потоков и пучков.
Цель информационного менеджмента – целенаправленное использование информации и данных в качестве ресурса, обеспечивающего достижение стратегических целей организации в развитии своего бизнеса, управление информационной системой и еѐ ресурсами.
Можно выделить, по крайней мере, семь заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в деле использования и развития ИС и ИТ в корпоративном управлении:
- высшее руководство, которое должно управлять ИС и ИТ как стратегическим потенциалом организации;
- собственное информационно-технологическое подразделение, обеспечивающее разработку и развитие ИТ и ИС;
- менеджеры среднего звена управления и исполнительных подразделений;
- специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
- менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
- менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета;
- поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей [29, с. 87].
Высшее руководство должно абсолютно ясно представлять себе, какие возможности обеспечивает полноценная, хорошо развитая корпоративная информационная система. На внутрифирменные подразделения ИС возлагается функция информационно-технологического обеспечения процесса производства товаров и услуг. Они должны заниматься решением технологических задач в своей области и социальных проблем, связанных с внедрением, эксплуатацией и совершенствованием ИС, координировать работу с группами лиц и организациями, заинтересованными в использовании потенциала и определении проблематики ИТ, совместно с высшим руководством искать пути завоевания конкурентных преимуществ для отдельных хозяйственных подразделений и организации в целом.
На основании вышеизложенного важно отметить, что для реализации принципов эффективного использования ИС и ИТ в корпоративном управлении руководитель организации должен проводить планомерные и постоянные улучшения производительности ИС и еѐ экономической отдачи. В своей деятельности руководителю следует опираться на несколько важных, с нашей точки зрения правил:
- относиться к управлению, эксплуатации и сопровождению ИС, как к управлению производственной системой: выработать стандарты производительности (стоимость программно-аппаратных средств и обслуживания, время отклика, скорость поиска и т.д.) и планировать конкретные задачи улучшения деятельности на основании измеряемых показателей;
- организовать работу ИТ и ИС подразделений для получения наиболее экономичной модели;
- строго контролировать эффективность эксплуатации и вносимых изменений – не использовать методы и средства, не работающие на получение реальной выгоды от применения ИТ и ИС.
Выводы по первой главе
Под понятием информационной системы управления подразумевается совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных и других технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений. Информационные технологии – это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации. Информационные технологии имеют большое значение для менеджеров, ведь основу их труда составляет именно информация
На основании вышеизложенного важно отметить, что для реализации принципов эффективного использования ИС и ИТ в корпоративном управлении руководитель организации должен проводить планомерные и постоянные улучшения производительности ИС и ИТ, и их экономической отдачи.
ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ
ООО «САНТЕХКОМПЛЕКТ УРАЛ»
2.1 Характеристика деятельности организации
Компания «Сантехкомплект-Урал» была создана в 1995 году как самостоятельная часть холдинга «Сантехкомплект» — российского лидера по поставкам сантехнических изделий.
Юридический адрес: 620137, г. Екатеринбург, ул. Учителей, д.34.
Генеральный директор «Сантехкомплект-Урал» — Глущенко Николай Николаевич.
На сегодняшний день организация специализируется на поставках сантехнического и инженерного оборудования для комплектации жилых, гражданских и промышленных зданий; проектировании систем отопления, водоснабжения, водоотведения, а также узлов коммерческого учета тепла (УКУТ) и тепловых пунктов (ИТП, ЦТП).
Компания «Сантехкомплект» предлагает комплекс решений:
- для строительства новых объектов;
- для реконструкции и эксплуатации жилья;
- для введения в эксплуатацию тепловых пунктов;
- для торговли инженерным оборудованием;
- розничному сегменту бизнеса.
Среди предприятий Уральского региона, занимающихся оптово-
розничной продажей сантехнического оборудования и комплектацией строящихся и реконструируемых объектов, «Сантехкомплект-Урал» занимает лидирующие позиции.
«Сантехкомплект-Урал» комплексно оснащает сантехническим оборудованием любые объекты — независимо от типа, масштаба и сложности. Компания полностью комплектует сети водоснабжения, отопления и канализации.
Кроме того, ООО «Сантехкомплект-Урал» является эксклюзивным и официальным дилером многих известных мировых компаний.
«Сантехкомплект–Урал» предлагает продукцию известных торговых марок: GIACOMINI (Италия), HENCO (Бельгия), COMAP, TECOFI (Франция), DZT (Польша), RIDGID (США), McAlpine (Англия), NAVAL, ПОЛИТЭК (Россия), а также продукцию других фирм, зарекомендовавших себя с наилучшей стороны на российском рынке.
Такой широкий ассортимент дает возможность компании комплексно оснащать сантехническим оборудованием любой объект – независимо от его типа, масштаба и сложности, полностью комплектуя сети водоснабжения, канализации, отопления.
Неудивительно, что в Екатеринбурге нет ни одной значимой стройки, в которой бы не принимал участие «Сантехкомплект-Урал»: Дворец игровых видов спорта, Храм-на-Крови, ТЦ «Мытный Двор», ТРЦ «Парк-Хаус», Атриум Палас Отель, РЦ «Антей», автоцентры: «Merсedes», «Chevrolet», «Peugeot», «Volkswagen», «Porsche-Центр», а также множество жилых объектов – от эконом-класса до элитных.
В «Сантехкомплект–Урал» действует сервисное подразделение отвечающее за пуско-наладку, ввод в эксплуатацию и сервис сложного инженерного оборудования, поставляемого компанией.
«Сантехкомплект-Урал» оказывает услуги по изготовлению металлоконструкций любой сложности, а также узлов учѐта и тепловых пунктов по чертежам заказчика.
Для этого имеется собственный парк необходимого оборудования:
- ленточнопильный станок;
- сверлильные станки;
- токарный станок;
- аппараты для сварки в среде углекислого газа и аргона (с аргоном возможен выезд на объект Заказчика);
- высококачественную установку для газовой резки листового металла.
Магазин розничной сети «Сантехкомплект» реализует продукцию по ценам, указанным на официальном сайте.
Фирменный каталог сантехники в Екатеринбурге содержит большое количество труб из стали, металлопластика, полиэтилена, полипропилена, ПВХ, ПНД, чугуна, меди и латуни. Самый широкий диапазон диаметров труб и типов их присоединения позволяет подобрать конструкцию для конкретного участка трубопровода.
Ключевое преимущество холдинга «Сантехкомплект» – возможность полной комплектации оборудованием объектов любого масштаба: от отдельного помещения, дома до жилого микрорайона. В ассортименте компании – более 50 000 наименований сантехнического и инженерного оборудования ведущих отечественных и зарубежных производителей. Являясь дилером более 500 поставщиков, компания «Сантехкомплект» предоставляет своим клиентам широкий диапазон возможностей при выборе товара, минимальные сроки поставки, оптимальное ценовое предложение.
«Сантехкомплект-Урал» предлагает боле 25 000 видов товаров по следующим направлениям:
- трубопроводные системы;
- запорная и регулирующая арматура;
- отопительное оборудование;
- канализационные системы;
- насосное оборудование;
- измерительные приборы;
- санфаянс, ванны, смесители;
- теплообменники;
- уплотнение и изоляция;
- пожарное оборудование;
- инструменты;
- энергосберегающее оборудование.
Кроме того, сотрудничая с «Сантехкомплект-Урал», можно получить полный комплекс услуг по проектированию систем отопления, водоснабжения, водоотведения, а также узлов коммерческого учета тепла (УКУТ) и тепловых пунктов (ИТП, ЦТП).
Услуги компании заключаются в следующем:
- доставка собственным автотранспортом по городу Екатеринбургу;
- доставка любым видом транспорта по заказу клиента в любую точку России;
- доставка на строительный объект, минуя склад заказчика;
- погрузка товара на машину клиента;
- резка трубы;
- предварительная отборка товара;
- упаковка товара;
- информационные услуги;
- обеспечение технической документацией.
Организационная форма структуры управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» — линейно-функциональная (рис. 5).
Линейная организационная структура, по которой осуществляется на данный момент управление ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал», основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа обеспечивает единство управления организацией. Организационная структура управления ООО УЦСК «СантехкомплектУрал» представлена ниже на рисунке 5. Рис. 5. Организационная структура управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал»
Эффективность работы предприятия существенно зависит от организационной формы, выбранной для управления им. Поэтому организационная структура ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» соответствует его целям и условиям, в которых осуществляется функционирование объекта и управление им.
Далее представим характеристику основных структурных подразделений ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» (Приложение 1).
Численность и возрастная структура персонала ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» представлена в таблице 2. Таблица 2. Численность и возрастная структура работников на 31.12.2017 г. Категория До 21- 26- 31- 36- 41- 46- 51- 56- 61- 66 и Всего
20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 старш
лет е Руководители, 28 23 28 21 15 10 22 27 27 12 57 1951 специалисты, 0 5 0 2 3 0 3 0 3 служащие Рабочие, 103 46 39 31 30 31 55 60 54 26 123 3989 в т.ч.: 6 8 3 4 9 7 3 0 3 основные 26 14 16 12 11 95 15 15 15 75 16 1219 сдельщики 3 2 1 0 8 6 7 основные 50 17 95 67 73 73 11 99 80 40 15 888 повременщики 9 7 вспомогательн 27 14 14 12 12 15 28 34 30 14 92 1882 ые 4 1 5 1 1 2 8 3 8 ВСЕГО 131 69 68 52 45 42 77 87 81 38 180 5940
6 3 3 6 2 7 6 0 6
За 2017 год было принято на работу 1875 чел., общее количество уволенных — 1069 чел. Коэффициент текучести персонала в 2017 году составил 16,5 %.
Экономическую работу осуществляет бухгалтерия, основная цель деятельности которой сводится к тому, чтобы обеспечить конкурентоспособность предприятия путем повышения эффективности и рентабельности его хозяйственной деятельности. Экономическая работа на предприятии осуществляется специалистами в области бухгалтерского учета, и анализа.
В таблице 3 рассмотрим основные показатели работы ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» за 2016-2017 гг. Относительно факта выручки за 2017 г. — больше на 1 519,6 тыс. руб. чем в 2016 г. Основные отклонения от плана по сегментам рынка сложились в результате изменения сроков реализации, отказа покупателей от заключения договоров и переноса сроков отгрузки продукции по согласованию с заказчиками на 2018 год. Таблица 3. Основные показатели ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал», 2016-2017 гг.
2017 +/- к
Наименование № Ед.изм. 2016 2016
показателей План Факт году
Выручка от
продажи товаров, Тыс. 5 239 1 519 1 8 050 349 6 759 524,00
продукции, работ и руб. 850,00 674,00
услуг
Себестоимость
проданных Тыс. — 4 631 — 6 849 — 5 331 2 товаров, 700
руб. 280,00 054,00 582,00
продукции, работ и 302,00
услуг
Тыс. 819 3 Валовая прибыль 608 570,00 1 201 296,00 1 427 942,00
руб. 372,00
Коммерческие Тыс. — 375 — 579 — 162 212
расходы руб. 472,00 432,00 804,00 668,00
Управленческие Тыс. — 807 — 928 — 782 25
расходы руб. 908,00 958,00 468,00 440,00
Прибыль (убыток) Тыс. — 574 — 307 1 057 6 482 670,00
от продаж руб. 810,00 094,00 480,00
Проценты к Тыс. 7 14 198,00 15 556,00 15 000,00 802,00
получению руб.
Тыс. — 941 — 991 — 968 8 Проценты к уплате 26
руб. 973,00 476,00 500,00
527,00
Тыс. 132 10 Прочие доходы (+) 620 085,00 130 934,00 752 496,00
руб. 411,00
Тыс. — 716 — 149 — 216 499 11 Прочие расходы (-)
руб. 434,00 287,00 982,00 452,00
Чистая прибыль
(нераспределенная Тыс. — 1 297 — 1 274 1 362 15 64 684,00
прибыль (убыток) руб. 835,00 137,00 519,00
отчетного года)
Подход, который используется организацией при взаимодействии с рынком: клиентский, т. к. происходят звонки клиентских групп, критерии при покупке, введение единой клиентской базы. Взаимодействие выстраивается только при возникновении стратегических проблем организации.
Ориентация ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» на российский рынок также позволит компенсировать возможные негативные последствия внешних событий, в то время как приверженность постоянному улучшению операционной деятельности и эффективная система управления рисками помогут успешно преодолеть период неопределенности.
2.2 Анализ информационных систем и информационных технологий в корпоративном управлении организации ООО «Сантехкоммплект Урал»
В первую очередь рассмотрим информационное обеспечение ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методологию построения баз данных [12, с. 11].
Рассмотрим схему документооборота (рис. 6) в ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
На основании данной схемы видно, что все документы в ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» в ходе своего движения собираются в организации, где происходит их дальнейшее перемещение по степени важности (к руководителю, бухгалтеру предприятия, менеджерам по продажам).
При этом происходит дублирование работ по одной и той же операции, так как товар по приходным накладным заносится менеджерами организации и менеджерами филиала, и по этим же накладным, после их поступления в ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал», заносится менеджерами склада в общую базу данных предприятия.
1
3
7 3 5 6
Рис. 6. Схема документопотока ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» где 1 – генеральный директор, 2 – бухгалтер, 3 – технический директор, 4 – заведующий складом, 5 – менеджер филиала, 6 – менеджер склада, 7 – менеджер по продажам.
Такая схема работы применяется и при списывании проданного товара с баз данных ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал». Уместным будет показать схемы баз данных в ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» (рис. 7).
1.
Общая БД фирмы 2 3 4 5 3 4 5
Рис. 7. Схема базы данных ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» где 1 — распределѐнная БД предприятия в компьютерах организации, 2 – БД склада, 3 – БД филиала № 1, 4 – БД филиала № 2, 5 – БД филиала № 3 (накладные — бумажный вариант).
Из схемы видим, что базы данных филиалов не связаны с общей БД ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» и только менеджеры организации располагают информацией по БД других филиалов.
Для автоматизации внешнего и внутреннего документооборота ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» используется программное обеспечение 1С: Предприятие.
Для описания информационного обеспечения ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» нужно определить, какая информация необходима для осуществления процесса закупок, процесса управления запасами и процесса сбыта (продаж) товара и услуг. Кроме этого, нужно определить источник информации, выявить субъекта, который собирает эту информацию, методы сбора и способ хранения информации.
В Приложении 2 смоделирован информационный поток управления закупками в ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
В Приложении 3 смоделирован информационный поток перемещения управления резервами в ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
В Приложении 4 смоделирован информационный поток управления продажами в ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
Следующим этапом была проведена беседа с техническим директором ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал». На основании результатов проведѐнной беседы по информационному обеспечению организации были сделаны следующие выводы:
1. Руководитель и менеджеры ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» не имеют возможности оперативно получать данные о текущей работе и продажах в других филиалах ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал». Списание проданного товара со складов филиалов производится на основании отчѐтов о продажах в документальной форме, которые доставляются водителем предприятия 1 раз в неделю. Таким образом, списание проданного товара происходит с запозданием от двух-трех недель и более. Вычислим коэффициент непрерывности информационных потоков по формуле (3):
Kнип = tу.нор/tу.факт где tу.нор, tу.факт – длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, соответственно нормативная и фактическая [8, с. 174].
Kнип = 1/15 =0, 07
Так как данный показатель меньше единицы, делаем вывод, что информация движется медленно, это говорит о несовершенстве коммуникационной структуры.
2. Технический директор ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» не имеет возможности оперативно узнать какие из выданных им поручений, документов, и в какой стадии на текущий момент находятся, выполняются по графику; выполнены; не выполнены и почему. Система контроля за движением документов недостаточная.
3. При высоком уровне информатизации ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал», объѐм документов, бумаг на рабочем месте сотрудников велик, на поиск нужной информации требуется значительное время.
4. В процессе управления запасами ООО УЦСК «СантехкомплектУрал» отсутствуют такие подпроцессы, как инвентаризация товара и списание недостач. На протяжении последних 2 лет в ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» не проводился учет товара. Это привело к тому, что показания базы данных по количеству товара не соответствуют действительному положению.
5. Ведение карточек складского учѐта. На данном этапе процесса управления запасами выявлено следующее: на один и тот же товар заведено несколько карточек складского учета. Таким образом, менеджеры не имеют возможности отслеживать количество и продажную цену этого товара. Данная ситуация складывается по причине того, что в базу данных заносится наименование товара без указания его каталожного номера.
Далее проведем анализ программного обеспечения информационной системы и информационных технологий ООО УЦСК «СантехкомплектУрал».
Программное обеспечение представляет собой совокупность алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также для нормального функционирования комплекса технических средств [22].
Бухгалтер предприятия работает в программе 1С: Бухгалтерия. Специалисты работают с программным обеспечением 1С: Предприятие 8 (Торговля и склад).
Программное обеспечение, используемое специалистами в ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал», предназначено для решения широкого круга задач по автоматизации.
С помощью данной программы специалисты ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» осуществляют следующие операции:
- просмотр списка контрагентов в меню «Справочники». В этом списке фиксируются те фирмы, которым хотя бы один раз менеджером выставлялся счет на предоплату продукции;
- оформление товарных накладных;
- оформление счетов-фактур;
- просмотр списка оформленных товарных накладных и выписанных счетов фактур.
Перечислим достоинства программного обеспечения 1С: Предприятие 8 (Торговля и склад):
- наличие единого хранилища информации и системы, в которые мгновенно помещаются и из которых немедленно доступны все сведения о всех случаях взаимодействия с клиентами;
- дает возможность отследить остатки на складах, а следовательно вовремя закупить недостающий товар;
- есть возможность проанализировать работу менеджеров;
- существуют помощники по отчетности, есть возможность просмотра отчета по продажам по локальной сети;
- мощная система отчетностей, позволяющая получать все необходимые данные с нужными, настраиваемыми пользователем, группировками и фильтрацией;
Существует:
- календарь пользователя;
- рабочее место менеджера;
- хранение историй взаимоотношений;
- система напоминаний;
- встроенная электронная почта.
Программное обеспечение 1С: Предприятие 8 позволяет автоматизировать задачи контроля и анализа торговых операций:
- формирование цен товаров при продаже;
- хранение информации о ценах конкурентов и поставщиков;
- автоматическое обновление закупочных цен;
- сравнение цен компании и цен конкурентов и поставщиков;
- применение скидок и наценок при формировании документов продажи.
Автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров. При продаже товаров выписываются счета на оплату, оформляются накладные и счета-фактуры. Автоматизировано отражение возвратов товаров от покупателя и поставщику.
Применение программного обеспечения 1С: Предприятие 8 обеспечивает эффективное управление торговым бизнесом современного предприятия.
Недостатки программного обеспечения информационной системы ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» были выявлены по результатам беседы с техническим директором, а так же изучения бизнес процессов:
- предприятие использует нелицензированный программный продукт MS Office, что противозаконно, но о необходимости приобретения лицензий на программное обеспечение ответило положительно только 50 % респондентов;
- респондент считает, что уровень системы защиты информации на предприятии недостаточный.
Например, антивирусные программы установлены не на всех компьютерах ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал», имеющих выход в Internet.
Затем проведем анализ технического обеспечения информационной системы и информационных технологий ООО УЦСК «СантехкомплектУрал».
Передача информации является первостепенным фактором нормального функционирования предприятия. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Достаточная оперативность и точность сведений может быть достигнута при хорошей технической оснащенности работы персонала ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал». Техническое обеспечение информационной системы и информационных технологий представляет собой комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, который состоит из компьютеров, устройств сбора, обработки и передачи информации.
Практически каждый менеджер ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» работает на ПК, созданы малые локальные сети, выход в Интернет и электронная почта. В работе используется принтеры, сканер, факсимильная связь. Специалисты ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» имеют автоматизированные рабочие места: установлен компьютер, принтер.
В табл. 4 представим выделенные проблемы информационной системы и информационных технологий ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
Таблица 4. Проблемы информационной системы и информационных технологий ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал»
Проблема Причина Решение
Из-за
несогласованности Низкая эффективность системы коммуникации
системы происходит Установка ЛВС коммуникаций/связи дублирование
информации разными
специалистами
Продолжение табл. 4 Низкая квалификация специалистов в области Организация обучения на местах
использования Обучение в данном Мотивация специалистов на информационных направлении никогда не обучение;
систем и проводилось Контрольные мероприятия по информационных обучению
технологий
Выявление потребностей в замене
оборудования
Выбор поставщика оборудования
Руководитель не
Закуп техники оборудования
отслеживает состояние Устаревшая оргтехника Оперативная установка программы
техники и сроки из
и компьютеры 1С: Предприятие 8 на закупленные
фактического
компьютеры
использования
Контрольные мероприятия по
обновлению и установке
оборудования
Проведение инвентаризации и
Работа по
внесение исправлений в базу данных Отсутствие обновления инвентаризации не
предприятия
в базе данных проводилась в течение
Контрольные мероприятия по
нескольких лет
инвентаризации
На основании результатов проведенной беседы и анализа бизнес процессов были сделаны следующие выводы о техническом обеспечении информационной системы и информационных технологий ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал»:
1. Компьютеры, оснащѐнные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Однако технический директор ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» говорит о потребности в новых компьютерах и оргтехнике. Это обоснованно тем, что техника организации давно не менялась, большинство автоматизированных процессов длятся дольше, чем должны из-за техническим проблем.
2. Технический директор ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» отметил, что часто не хватает оперативного сервисного обслуживании техники и сопровождении программного обеспечения.
Проведя анализ информационных систем и информационных технологий в корпоративном управлении организации ООО УЦСК «Сантехкоммплект Урал», были выявлены недостатки, которые необходимо исправить для повышения эффективности деятельности организации.
2.3 Проект совершенствования информационных систем и
информационных технологий корпоративного управления организации
Для решения выявленных недостатков было принято решение разработать проект совершенствования информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
1. Концептуальное обоснование проекта.
Миссия проекта: совершенствование информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» как ключевой фактор успеха предприятия.
Видение проекта: для приведения информационных систем и информационных технологий корпоративного управления к состоянию, удовлетворяющему потребности органов управления и персонала предприятия, а также клиентов ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» требуется:
- развитие технического обеспечения предприятия, включающее в себя компьютеры, серверные и сетевые устройства, оргтехнику и средства связи;
- обучение специалистов предприятия;
- инвентаризация товара и корректирование базы данных по предприятию в целом и по отдельным подразделениям.
Корпоративная сеть Intranet – прекрасная платформа для публикации информации внутри предприятия. С точки зрения технического директора ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» наиболее привлекательным моментом концепции Intranet является то, что для еѐ организации не требуется затрачивать больших усилий или вкладывать значительные денежные средства. Предприятия, обладающие связанными в IP-сеть компьютерами, практически подготовлены к ее внедрению. Единственное, на что следует потратиться, это нанять специалиста, который составит описательные гипертекстовые страницы и разработает систему ссылок.
Цель проекта: создать модель (образ) информационной системы ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал», необходимую и достаточную для устойчивого и оптимального функционирования и развития корпоративного управления организацией.
Для реализации цели нам необходимо решить следующие задачи:
- определить проектировочную команду, мотивировать их и организовать их скоординированную работу;
- обеспечить управленческое решение руководства о внедрении проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «СантехкомплектУрал»;
- создать благоприятные условия для обучения специалистов ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал»;
- обеспечить нормативно-правовую поддержку проекта;
- сделать расчеты эффективности проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
В таблице 5 рассмотрим коридоры интересов проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал». Таблица 5. Коридоры интересов проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
Субъект ближнего окружения Интересы субъекта
проекта
1. Возможность контроля и оперативного получения Руководитель информации о деятельности и продажах предприятия 2. Увеличение прибыли за счет оптимизации деятельности и
сокращения временных затрат
1. Возможность быстрого реагирования на запросы клиентов по Бухгалтер актам сверки предприятия 2. Возможность быстрой подготовки отчетности для
руководителя предприятия
1. Возможность быстрого получения сведений об остатках на
складе и выявление потребности в товаре
2. Возможность быстрого получения сведений о наличии
определѐнного вида товара на складах в других магазинах сети Руководители 3. Корректировка заявок поставщикам в соответствии с
отделов потребностями всех магазинов сети
4. Наличие достоверной базы данных уменьшает возможность
заказа «лишнего» товара
5. Сокращение времени на подачу заявок поставщикам
6. Возможность контроля за сделками
1. Устраняется необходимость списания товара, в соответствии
с отчетами о продажах по каждому магазину, с общей базы фирмы Менеджеры по
2. Оперативное составление и отправление заявок поставщикам продажам
3. За счет устранения дублирования работы менеджеров
высвобождается время для работы по заказу клиента
В таблице 6 представлены риски проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
Таблица 6. Риски проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал»
Риск Меры по его устранению
Аргументированное обоснование проекта с 1. Руководитель предприятия не
выводами по эффективности увидит целесообразности проекта
информационных систем
Продолжение табл. 6
Аргументированное обоснование 2. Сопротивление персонала инновациям
необходимости изменений – «эффект отторжения» нововведениям
Мотивация персонала
3. Уменьшение объѐма продаж в Проведение инвентаризации в кратчайшие результате проведения инвентаризации сроки по подразделениям
товара и переоборудовании Заключение договора с поставщиками
информационных систем и оборудования с указанием сроков установки
информационных технологий и осуществление жесткого контроля за их
предприятия исполнением
Далее рассмотрим этапы проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
1. Подготовительный этап.
Цель подготовительного этапа: создать условия для совершенствования информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
Задачи:
- создание финансовой поддержки проекта: составить смету проекта и найти финансовые средства для его внедрения;
- создание условий для успешного внедрения проекта: проведение инвентаризации и устранение существующих недостатков в базе данных предприятия, обучение специалистов предприятия;
- создание нормативно-правовой поддержки проекта: заключение договоров на установку нового оборудования; заключение договоров на создание и сопровождение локальной сети предприятия.
В таблице 7 рассмотрим план управленческой деятельности по реализации 1 этапа проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал». Таблица 7. План управленческой деятельности по реализации 1 этапа проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал»
Сроки
Задача Содержание деятельности Исполнители
исполнения
Технико-экономическое 28.05.18 –
обоснование 29.05.18 Технический директор
Создание необходимости проекта; финансовой Составление сметы 30.05.18 –
Бухгалтер поддержки проекта проекта; 01.06.18
Выделение средств на 04.06.18 –
Бухгалтер
внедрение проекта. 05.06.18
Заключение договора на
06.06.18 – Создание условий обучение специалистов Менеджер по персоналу
08.06.18 для внедрения предприятия;
- проекта: 11.06.18 –
Мотивация персонала; Менеджер по персоналу моделирование новой 14.06.18 базы данных Заключение договора на
подключение услуги
«Интернет для бизнеса» с 15.06.18 – Отдел АСУ
предоставлением 20.06.18
оборудования;
Заключение договора на
создание и сопровождение
Создание
сети предприятия с нормативно- 18.06.18 –
использованием Intranet- Технический директор правовой поддержки 22.06.18
технологий;
проекта
Контрольные
мероприятия.
2. Этап реализации проекта.
Цель этапа реализации: совершенствование информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
Задачи:
- совершенствование линий связи/коммуникаций;
- обучение специалистов предприятия специфике работы в программе 1С: Предприятие с использованием Intranet-технологий;
- обновление имеющейся оргтехники и компьютеров;
- создание внутренней корпоративной сети, построенной на Intranetтехнологиях.
В таблице 8 представлен план управленческой деятельности по реализации этапа внедрения проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
Таблица 8. План управленческой деятельности по реализации этапа внедрения проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал»
Сроки Ответственные
Задачи Содержание деятельности
исполнения исполнители
Совершенствован Технический ие системы 25.06.18 – директор
Установка ЛВС коммуникаций/свя 29.06.18 Представитель
зи «ИНСИС»
Технический
Организация обучения на местах
директор
Обучение Мотивация специалистов на
02.07.18 – Представитель специалистов обучение;
13.07.18 фирмы предприятия Контрольные мероприятия по
«Компьютерный
обучению
мир»
Выявление потребностей в
замене оборудования
Выбор поставщика оборудования
Закуп техники оборудования Технический Обновление
Оперативная установка 16.07.18 – директор оргтехники и
программы 1С: Предприятие 8 на 27.07.18 Представитель компьютеров
закупленные компьютеры компании 1С
Контрольные мероприятия по
обновлению и установке
оборудования
Проведение инвентаризации и Моделирование Технический
внесение исправлений в базу новой базы 30.07.18 – директор
данных предприятия
данных 03.08.18 Руководители
Контрольные мероприятия по предприятия отделов
инвентаризации
3. Этап коррекции и контроля.
Целью данного этапа является выявление недостатков в изменившихся информационных системах и информационных технологиях корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
Задачи:
1. Выявление достоинств и недостатков в информационных системах и информационных технологиях корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
2. Устранение выделенных недостатков.
3. Составление сметы затрат на внедрение проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» (табл. 9).
Таблица 9. Смета расходов на проект по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал»
Наименование затрат Затраты, руб. Установка ЛВС в 3-х филиалах (15 000 +18 % НДС) х 3 = 45 000 Обучение специалистов 18 500 х 12 = 222 000 Совершенствование технической базы 40 000 х 12 = 480 000 предприятия (компьютеры, периферия) на 12 рабочих мест Программное обеспечение: 1С: на 12 13 000 х 12 = 156 000 рабочих мест Операционная система Microsoft 7 800 х 12 = 93 600 «Windows XP» рус. (на 12 раб. мест) Стоимость работ (проброс кабеля, установка операционной системы, 25 000 монтаж оборудования, организация рабочего места) Итого: 1 021 600
Так как проект по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» направлен на разрешение узких проблем, то данный проект по масштабу – малый, по сложности – простой, по срокам – краткосрочный. Причины инициации проекта – коммерческая необходимость, технический прогресс и требования закона. Таким образом, источником финансирования станут внутренние ресурсы, входящие в состав собственного капитала предпринимателя.
Далее проведем оценку эффективности проекта по совершенствованию.
В результате совершенствования информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал»:
- увеличить показатели прибыли в год не менее чем на 15 % (вследствие качественного и своевременного составления заявок для поставщиков увеличится число продаж);
- руководитель и управленческий персонал предприятия смогут оперативно получать, обрабатывать и передавать необходимую информацию;
- существенно уменьшится объѐм документов в бумажном варианте и сократится время для их обработки;
Вычислим срок окупаемости вложений:
T = 1 021 600 / 64 684 000 = 0,02 (лет) или 1 месяц. Срок окупаемости вложений менее года.
Вычислим расчѐтную рентабельность по формуле (4):
R = 64 684 000 / 1 021 600 = 63,3
Сопоставим расчѐтную рентабельность с еѐ нормативным значением (RN = 0,2) который характеризует средний уровень эффективности вложений [17].
Так как 63,3 > 0,2 то информационные системы и информационные технологии ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» после их совершенствования будут считаться эффективными.
Далее вычислим годовой экономический эффект:
Эг = 64 684 000 – 0,2 х 1 021 600 = 64 479 680 (руб.)
По результатам всех произведѐнных расчѐтов делаем вывод о том, что реализация проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» принесет данному предприятию несомненную выгоду и пользу.
Выводы по второй главе
Компания «Сантехкомплект-Урал» была создана в 1995 году как самостоятельная часть холдинга «Сантехкомплект» — российского лидера по поставкам сантехнических изделий. На сегодняшний день организация специализируется на поставках сантехнического и инженерного оборудования для комплектации жилых, гражданских и промышленных зданий; проектировании систем отопления, водоснабжения, водоотведения, а также узлов коммерческого учета тепла (УКУТ) и тепловых пунктов (ИТП, ЦТП).
Проведя анализ информационных систем и информационных технологий в корпоративном управлении организации ООО УЦСК «Сантехкоммплект Урал», были выявлены недостатки, которые необходимо исправить для повышения эффективности деятельности организации.
Для решения выявленных недостатков было принято решение разработать проект совершенствования информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал». По результатам всех произведѐнных расчѐтов делаем вывод о том, что реализация проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» принесет данному предприятию несомненную выгоду и пользу. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Бурное развитие информационных технологий в последние годы сделало современный бизнес чрезвычайно динамичным. Это предъявляет особые требования к руководителям предприятий. Организации, менеджеры которых успевают идти в «ногу» с требованиями времени, получают явные стратегические преимущества.
В современных условиях, когда предприятия, с одной стороны, получили широкие права, а с другой – свободный рынок с жѐсткой конкуренцией в условиях мирового финансового кризиса, совершенствование информационной системы становится для них настоятельной необходимостью.
Важнейшей задачей стратегического управления является установление и поддержание динамического взаимодействия организации с окружающей средой, призванное обеспечить ей преимущества в современных условиях. Таким образом, развитие и совершенствование информационной системы предприятия объективно становится одной из ведущих функций стратегического управления.
Для всех предприятий и организаций, вне зависимости от того, какие они преследуют цели и какие реализуют стратегии, развитые информационные системы и информационные технологии корпоративного управления являются ключевым фактором успеха, обеспечивающим их успешное функционирование. Информационные системы и информационные технологии всѐ в большей мере становятся субстанцией бизнеса, пронизывающей все сферы деятельности предприятия.
Для эффективного обеспечения работы предприятий с распределенным производством используют информационные системы, включающие средства Internet, которые позволяют осуществлять эффективное руководство разветвленными сетями производства и сбыта в режиме on-line.
Интрасети с успехом используются как централизованные хранилища документов, с которыми постоянно работают сотрудники компании или с которыми руководство считает нужным их ознакомить. Интрасеть экономит время, устраняет необходимость изготовления и распространения печатных документов. Каждый сотрудник может обращаться к огромным массивам данных вне зависимости от того, где он находится и какую платформу он использует.
В данной работе осуществлен анализ информационных систем и информационных технологий управления ООО УЦСК «СантехкомплектУрал». В результате анализа были выявлены недостатки и разработан проект проекта по совершенствованию информационных систем и информационных технологий корпоративного управления ООО УЦСК «СантехкомплектУрал».
Для приведения информационных систем и информационных технологий корпоративного управления к состоянию, удовлетворяющему потребности органов управления и персонала предприятия, а также клиентов ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал» требуется:
- развитие технического обеспечения предприятия, включающее в себя компьютеры, серверные и сетевые устройства, оргтехнику и средства связи;
- обучение специалистов предприятия;
- инвентаризация товара и корректирование базы данных по предприятию в целом и по отдельным подразделениям.
В ходе проведения расчетов экономической эффективности выявлено, что проект является целесообразным и принесет дополнительную прибыль ООО УЦСК «Сантехкомплект-Урал».
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/diplomnaya/na-temu-informatsionnyie-tehnologii-v-servise/
