Резкое увеличение с конца 20 века объемов информации и соответственно документов, как их носителей послужило внедрению информационных технологий в обработку информации и документов различных сфер человеческой деятельности, в том числе, в документационное обеспечение управления. На сегодняшний день они используются во всех сферах деятельности человека. От того, как организации, предприятия, фирмы смогут внедрить и использовать современные информационные технологии в документационном обеспечении своей деятельности, зависит их место в будущем глобальном информационном обществе.
Тема «информационные технологии в ДОУ» актуальна, потому что эффективность работы организации напрямую зависит от уровня развития и использования информационных технологий.
Наличие или отсутствие в организации
Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты — от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей. Этим обусловлена актуальность данного исследования.
Объект исследования – документационное обеспечение управления МОУ «Гимназия №9».
Предмет исследования – информационные технологии в документационном обеспечении управленческой деятельности МОУ «Гимназия №9».
Целью работы является изучение особенностей использования информационных технологий в документационном обеспечении управления МОУ «Гимназия №9» и выработка рекомендаций по его совершенствованию.
Для решения поставленной цели необходимо выполнение следующих задач:
- дать определение ключевым понятиям документационного обеспечения управления;
- указать основные понятия информационных технологий и их классификацию;
- дать характеристику МОУ «Гимназия №9»;
- проанализировать документационное обеспечение управления МОУ «гимназия №9»;
- проанализировать использование информационных технологий в ДОУ МОУ «Гимназия №9»;
- разработать базу данных для МОУ «Гимназия №9».
При написании нашей дипломной работы была проанализирована литература таких авторов, как С.Л. Кузнецов, О.И.Рысков, Н.А. Храмцовская, А.Д. Хомоненко, Е.Н. Филенко, А.М. Лобанова и др. Это статьи, посвященные общим вопросам автоматизации информационного обеспечения управления, а также основам совершенствования документационного обеспечения управления.
Информационные технологии организационного управления (корпоративные ...
... корпоративного управления. Интранет представляет собой технологию управления корпоративными коммуникациями в отличии от Интернета, являющегося технологией глобальных коммуникаций. В телекоммуникационных технологиях выделяют три уровня реализации: аппаратный, программный и информационный. ... является открытость технологии. Существующее программное обеспечение, основанное на закрытых технологиях, когда ...
Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, и списка использованной литературы. В первой главе даются определения основных понятий документационного обеспечения управления и информационных технологий в ДОУ. Вторая глава представляет собой анализ деятельности МОУ «Гимназия №9», на базе которой проводится наше дальнейшее исследование. Рассматривается роль секретаря в управлении организацией, его основные функции, а так же использование в его деятельности информационных технологий. В ходе анализа деятельности секретаря, использовались такие методы как беседа и наблюдение.
В третьей главе мы производим обзор существующего программного обеспечения, ставим задачи для нашей новой
В заключении подводятся итоги нашего исследования.
Глава I. Информационные технол огии в ДОУ: общая характеристика
1.1. Понятие «документационное обеспечение управления»
Эффективность деятельности различных учреждений, предприятий, организаций зависит от того, как налажена система делопроизводства.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) в соответствии с ГОСТом употребляются как синонимы. однако термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами, а термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами [1].
Результатом документирования является документ.
В утвержденном в 1998 г. ГОСТ Р 51141 – 98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понятие документа сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать» [22].
Формирование отчетной документации при проведении кадастровых ...
... технического плана является декларация об объекте недвижимости. Декларация составляется в случае отсутствия разрешения на ввод объекта недвижимости в эксплуатацию, проектной документации, если указанные документы ... деятельностью является выполнение управомоченным лицом (кадастровым инженером) в отношении недвижимого имущества работ, в результате которых обеспечивается подготовка документов, ...
В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ «документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» [25]
В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Любой документ, создаваемый в ходе документирования управленческой деятельности, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элементов. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Сегодня специалисты выделяют следующие системы документов:
- организационно-правовая документация;
- плановая документация;
- распорядительная документация;
- информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
- отчетная документация;
- договорная документация;
- документация по личному составу;
- документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);
- документация по материально-техническому обеспечению;
- документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;
- документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия и т.п.
Документационное обеспечение управления предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [1].
Главное правило, которого следует придерживаться при организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени
Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:
- прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;
- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
- регистрация документов;
- организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
- обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ), которая подчиняется непосредственно руководителю организации.
К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:
Организация работы испытательной лаборатории на примере Товарищества ...
... улучшению организации деятельности испытательной лаборатории» на основе обобщения опыта работы исследовательских лабораторий в зарубежных странах даются рекомендации по улучшению деятельности ТОО ... качества играют важную роль не только в управлении рынком и конкурентной борьбе, но и в ... услуги, требованиям, установленным в том или ином документе". В цивилизованных странах довольно широко развиты сети ...
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;
- построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота;
- унификация форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
- внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. [7].
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.
1.2. Проблемные вопросы документационного обеспечения управления
Современные компьютерные информационные технологии способны кардинально изменять методическую, информационную и технологическую составляющие управленческих процессов и осуществлять их на качественно новом, более эффективном уровне. Однако в настоящее время все еще существует ряд объективных факторов, оказывающих сдерживающее действие на темпы их внедрения в России, к которым можно отнести следующие:
- экономическую нестабильность
- «пробелы» в законодательном обеспечении
- недостаточность образования управленческих кадров в сфере информационных технологий
- дефицит специалистов в области информации
- недостаточное государственное финансирование научно-исследовательских и практических разработок, связанных с НТИ
- пока ещё явное отставание, по сравнению с Западом в области развития средств вычислительной техники и связи.
Наряду с перечисленными проблемами, существует еще масса других проблем, таких как:
- недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации (внедрения новых информационных систем и технологий);
- приверженность традиционному подходу в сфере управления.
И хотя многие руководители и специалисты понимают, что время требует новых подходов к реализации большинства задач, но воплощать их на практике не торопятся. Это касается как типовых задач, так и принципиально новых задач. Еще одна проблема – анализ существующей системы управления на предприятии. Несмотря на то, что данная проблема достаточно подробно освящена в литературе и необходимость такого рода исследований уже неоднократно доказывалась отечественными и зарубежными учеными, предприятия весьма неохотно соглашаются на проведение подобной работы, причем только тогда, когда избежать ее уже нельзя [12].
