Учет музейных фондов

метки: Хранение, Предмет, Музейный, Книга, Музей, Номер, Изучение, Обозначение

Учет музейных фондов — раздел Образование, Структура и виды работы в музее Учет Музейных Фондов Является Одним Из О…

Учет музейных фондов

учетная документация.

Государственный учет музейных фондов

первичная регистра­ция

инвентариза­ция,

акта приема предметов на постоянное хранение.

книгу по­ступлений музейных предметов

книгу поступлений во временное поль­зование.

Цель книг поступлений как государственного до­кумента охранного порядка — зарегистрировать предмет под определенным номером и дать краткое его описание, исключающее подмену предмета, а в случае утери или кражи облегчающее его розыск. Порядко­вый номер по книге поступлений (КП), присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в ак­те его приема в музей, а также на самом предмете вме­сте с шифром музея, например: ГИМ, КП—112408. При одновременном поступлении большого количест­ва однородных предметов (нумизматическая коллек­ция, фотоматериалы и др.) допускается их групповая запись в книге поступлений при наличии коллекцион­ной или полевой описи. В этом случае количество по­ступивших предметов отражается в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП—1760—1870) или фиксируется дробными поряд­ковыми номерами (например, КП—1760/1 —110).

Од­нако уникальные материалы всегда записываются ин­дивидуально. Групповая запись предметов из драго­ценных материалов и драгоценных камней также запрещается.

единица учета и единица хранения,

Регистрация в книге поступлений музейных пред­метов производится с учетом всех сведений, зафикси­рованных в актах приема и полевой документации. Описание предмета делается на основе результатов его атрибуции, полученных к моменту его первичной регистрации. Уникальные предметы в обязательном порядке фотографируются. В книге поступлений фик­сируются также данные о времени, источнике, спосо­бе поступления предмета, его сохранности, стоимости (при покупке), сопроводительных документах. Про­ставляется номер акта, дата записи.

Книга поступлений, как документ охранного по­рядка, до заполнения оформляется соответствующим образом: листы пронумеровываются, прошнуровыва­ются, книга подписывается и опечатывается печатью вышестоящей инстанции. Все записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, а их исправление допуска­ется лишь в крайних случаях, при этом старые и новые записи должны четко читаться. Незначительные исправления заверяются специальной записью в примечаниях книги за подписями директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, хранителя предмета. Подписи скрепляются печатью музея. Все существенные исправления в книге поступлений (атрибуция, сохранность, размер, материал и т. п.) делаются только на основании специальных актов, подписанных директором или его заместителем по научной работе, главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, и заверяются ответственным за первичный учет лицом.

учетная картотека,

актам на материально-ответственное хранение.

Запись в научный инвентарь делается только попредметно и в соответствии с установленной инструк­цией формой. Она основы­вается на дальнейшей, более глубокой работе специа­листа по определению музейного предмета. В научном инвентаре дается точное наименование предмета, его подробное описание с перечнем всех имеющихся клейм, монограмм, подписей и надписей. Вносятся данные об авторе, месте и времени создания и бытова­ния, истории предмета, касающихся его публикациях, материале и технике изготовления, размере и весе (для предметов из драгоценных металлов и камней), степени сохранности. В соответствующих графах ука­зываются учетные обозначения, старые учетные обо­значения (если они имеются), номера фотонегативов (если предмет сфотографирован), данные об источни­ке и способе поступления, цене и пр.

Музейные предметы при инвентаризации систе­матизируются в соответствии со структурой (строе­нием) основного фонда. Поэтому каждое фондовое подразделение обычно имеет несколько научных инвентарей, в соответствии с принятой в нем классифи­кацией по группам музейных предметов. Например, в подразделении изобразительных источников про­изведения живописи, графики, скульптуры будут вноситься в разные книги. Каждая из них имеет свое обозначение, которое позволяет определить принад­лежность книги и заинвентаризованного в ней пред­мета к конкретному фондовому подразделению и группе, образованной внутри него. Принадлеж­ность к подразделению изобразительных источников может обозначаться буквой И, а к группе скульпту­ры — буквой С.

Каждый предмет, записанный в научном инвента­ре, получает свой номер, который проставляется на нем и в книге поступлений. Таким образом, музейный предмет в итоге обретает два номера: по книге поступ­лений и по научному инвентарю. Его полное учетное обозначение может выглядеть, например, так:

ГИМ-КП1245

И-С 137

Проставляя учетное обозначение, важно не при­чинить ущерб внешнему виду предмета и вместе с тем нанести его так, чтобы оно было доступно для обозре­ния хранителю и исследователю, не осыпалось, не сти­ралось. Например, на металлических предметах оно проставляется эмалевой краской, а на керамических — масляной краской или тушью. Если учетное обозначение невозможно нанести на сам предмет, ис­пользуют этикетки и бирки, которые пришивают, при­бивают или подвешивают к предметам, проставляют на монтировке, на индивидуальной упаковке.

Предметы, составляющие комплект (сервизы, гар­нитуры), вносятся в научный инвентарь под отдельны­ми номерами, а их принадлежность к комплекту отме­чается при описании. Атласы, альбомы рисунков и фо­тографий одного автора вносятся в научные инвентари под одним номером, при этом каждый лист получает дробный номер.

Предметы из драгоценных металлов и драгоцен­ных камней записываются в инвентари только при на­личии акта ювелирной экспертизы, удостоверяющей подлинность материала и точность веса. В специаль­ных инвентарных книгах ведется их дополнительный учет, поэтому в отличие от других предметов они име­ют не два, а три учетных номера.

Описи архивных фондов

карточки научного опи­сания предмета

В процессе научного описания содержание кар­точки может дополняться, уточняться и даже менять­ся. При этом все изменения, вносимые в научный инвентарь, оформляются по тем же правилам, что и в книгах поступлений.

инвентарная картотека

актом внутримузейной передачи и визируются главным хранителем.

переучет фондов .

Переучет осуществляет специальная комиссия в составе не менее трех человек с обязательным учас­тием хранителя данной коллекции. Каждый предмет, закрепленный за фондовым подразделением, сверяет­ся с актом приема на материально-ответственное хра­нение, с записью в книге научной инвентаризации и в книге поступлений, проверяется и наличие докумен­тов, оформляющих отсутствие в фондах тех или иных предметов. По итогам работы комиссия составляет и подписывает акт сверки наличия музейных предме­тов с учетной документацией, который утверждает ди­ректор музея.

Важнейшие учетные документы, имеющие юри­дическую силу, регистрируются в специальных книгах и описях. Посторонним лицам они не выдаются и за пределы музея не выносятся. Все акты, инвентарные книги, книги временных и постоянных поступлений, книги и описи изделий из драгоценных материалов хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах, в закрытом помещении, которое в нерабочее время пломбируется.

«фондовая доку­ментация».

Фондовая информационная система используется при отборе предметов для экспонирования и составле­ния этикетажа, она помогает интерпретировать пред­меты при подготовке экскурсий и лекций, а в процессе изучения музейных предметов позволяет проводить сравнительный анализ. Кроме того, она предоставляет данные, позволяющие выяснить состояние самих фон­дов, целесообразность и направленность их пополне­ния. В фондовой информационной системе нуждаются не только сотрудники музея, но также исследователи других учреждений и представители разнообразных специальностей.

Создание фондовой информационной системы — работа сложная и непрерывная. В последнее десятиле­тие началась ее активная модификация с помощью компьютерных технологий, которые позволяют карди­нально изменить сам процесс подготовки музейной документации. Наличие электронных носителей ин­формации не избавляет музейных специалистов от оформления учетных документов на бумажных носи­телях, поскольку только они имеют юридическую си­лу. Однако автоматизация деятельности фондовых подразделений значительно снижает трудозатраты, уменьшает вероятность ошибок и позволяет оператив­но вносить изменения в подготавливаемые документы.

Особенно широкие возможности компьютериза­ция открывает в области каталогизации музейного со­брания. С ее помощью ведутся картотеки, включаю­щие в себя сколь угодно подробные данные о предме­тах и необходимый справочный аппарат — индексы, ссылки, рубрикаторы. Она позволяет вести поиск ин­формации по различным признакам — автору, инвен­тарному номеру, дате создания, по любой фразе или слову в описании, а получаемые по запросу сведения могут иметь как текстовую, так и графическую форму.

Все темы данного раздела:

Научно-исследовательская деятельность музеев складывается из ¾ профильных и ¾ музееведческих изыс­каний. Научные исследования в рамках профильных на

Музеи, являющиеся структурными подразделения­ми академий наук, научно-исследовательских институтов и вузов, работают по общему с ними плану и совместно организуют свои исследования. Но большинство

1.1. Понятие «Фонды музея» Понятием «фонды музея» обозначают всю научно организованную совокупность материалов, принятых музеем на постоян

В соответствии со значением предметов для науки и культуры и их юридическим положением музейные фонды делятся на основной фонд, состоящий из музей­ных предме

Предметы, входящие в состав музейных фондов, различаются своими физическими свойствами, а так­же способом фиксации информации, что принимается за основу при организации их изучения и хранения. В на

Следующей еди­ницей классифика­ции фондов является вид музейных предме­тов, который выделя­ется на основе общно­сти одного или не­скольких признаков. Ими могут быть, на­прим

2.1.Изучение музейных предметов. 2.2. Комплектование фондов музея 2.3. Учет музейных фондов 2. 4. Хранение музейных фондов (режим хранения фондов, задачи

Теоретическое обоснование понятия «изучение музейных предметов» стало складываться в отечест­венном музееведении в 1960-е гг. Изучение музейных предметов состоит из трех по

Комплектование музейных фондов — целенаправ­ленный, планомерный, опирающийся на методологиче­ские принципы профильных дисциплин и музееведе­ния процесс выявления и сбора предметов

В одних слу­чаях — это проблема розыска необходимых памятни­ков отдаленных исторических периодов, в других — проблема отбора из большого числа ныне существую­щих и непрерывно возникающих новых мате

Задачи хранения фондов заключаются в обеспече­нии сохранности музейных ценностей, в защите их от разрушения, порчи и хищения, а также в создании благоприятных условий для изучения и

Все предметы подвержены естественному старе­нию, однако, если ослабить воздействие на них небла­гоприятных факторов, процесс можно замедлить. Именно с этой целью в музее устанавливается опреде­ленн

Иногда устанавливаемые режимы хранения — температурно-влажностный, световой, биологический — оказываются недостаточной мерой для обеспе­чения физической сохранности музейных предметов, и для того,

Особая опасность повреждения или похищения предметов возникает при их транспортировке на вре­менную выставку, реставрацию, экспертизу и т. п. Удары, воздействие света, воды или влаги, высоких темпе

Для хранения предметов в музее оборудуется спе­циальное помещение — фондохранилище, которое ча­сто называют запасником. Система хранения фондов может

В экспозициях большинства крупных музее представлена лишь небольшая часть их коллекции по разным оценкам, примерно 1 — 5%. Поэтому проблема расширения доступа к сохраняемым культурным ценностям вес

1. Музейная экспозиция: основные понятия 2. Методы построения экспозиций 3. Экспозиционные материалы 4. Проектирование экспозиции 1. Музе

Нетрудно заметить, что материал в экспозиции может группироваться по-разному. Научно обоснованный, исходящий из содержания экспозиции, порядок группировки и орга­низации экспозицион

Основу экспозиции составляют музейные предметы. Но наряду с ними в качестве экспозиционных материалов нередко вы­ступают и воспроизведения музейных п

Создание музейной экспозиции — сложный исследовательский, творческий и производственно-техничес­кий процесс, который требует совместных усилий науч­ных сотрудников, художников, диза

Научное проектирование экспозиции начинается с подготовительного этапа, в ходе которого изучаются необходимая научная литература по теме и архивные материалы, параллельно изу

Музейная экспозиция должна максимально точно отражать процессы и явления, протекающие в природе и обществе, и при этом гово­рить образным, увлекательным и эмоциональным языком. Успе

Экспозиции создаются в творческом содружест­ве научных сотрудников, художников, архитекторов, дизайнеров, инженеров. Для того чтобы труд всех участников проектирования экспозиции был слажен­ным и р

1. Термин «культурно-образовательная деятельность». 2. Основные формы культурно-образовательной деятельности 1. Термин «культурно-образовательная деятельно

Экскурсия (от лат. excursio — поездка) как форма презентации коллекций уходит своими корнями в глу­бокую древность. Напомним, что уже в античных хра­мах специальные служители рассказывали посетите­

Экскурсия является главной, но не единственной формой культурно-образовательной деятельности му­зея. В литературе 1970-х — 80-х гг. нередки утвержде­ния, будто в музейной практике используется свыш