«Совершенствование бизнес-процессов

метки: Мебельный, Процесс, Производство, Система, Информационный, Заказ, Дизайнер, Предприятие

Учитывая высокую тенденцию развития информационных технологий в современном мире и их внедрение в различные сферы деятельности, повышается количество организаций, связанных с торговлей и оказания различного рода услуг. Не составляет исключения и мебельная отрасль, нуждающаяся в постоянном повышении эффективности деятельности в борьбе за конкурентоспособность.

Все больше и больше компаний стремятся облегчить работу с информацией. Одним из главных средств по достижению такой цели является внедрение информационных систем. Внедрение таких систем на мебельном предприятии позволяет увеличивать количество заказов и скорость их выполнения, за счет быстроты передачи и обработки информации. А это является необходимым в постоянной конкурентной борьбе в мебельной отрасли.

Актуальность выбранной темы обусловлена ростом тенденции использования информационных систем на предприятиях с целью повышения их конкурентоспособности и эффективности деятельности. В связи с чем, появляется необходимость внедрения, обслуживания и улучшения качества работы информационных систем.

Кроме того из-за тяжелой экономической ситуации в России многие компании ищут способ как удержаться на рынке, сэкономить и, конечно, заработать. Внедрение информационных систем помогает компаниям оптимизировать работу бизнес-процессов, что способствует более быстрому и рациональному течению работы.

Объектом исследования является мебельное ателье «Альянс», которое занимается производством корпусной мебели на заказ.

Целью бакалаврской работы является совершенствование бизнеспроцессов мебельного предприятия на основе внедрения информационных систем.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

•  изучение теоретических основ процессного подхода и информационных систем;
•  изучение организационно-штатной структуры компании;
•  изучение применяемых информационных технологий для решения основных задач компании;
•  разработка рекомендаций по внедрению эффективных информационных технологий и информационных систем.

Перейдем к выполнению первой задачи.

1 Теоретическая часть

1.1 Краткий обзор отрасли

Мебельная отрасль является важной частью лесопромышленного комплекса. Отрасль занимается производством товаров всеобщего народного потребления. Российская мебельная промышленность на сегодняшний день насчитывает около семи тысяч предприятий, различных по размеру, качеству выпускаемой продукции и объему продаж. В настоящее время на долю лидеров приходится более 41% всего объема российского производства мебели, 40% принадлежит крупным предприятиям и порядка 19% малым мебельным компаниям [3].

Разработка проекта внедрения корпоративной информационной системы предприятия

... особенности внедрения корпоративной информационной системы на предприятии 10. Обозначить проблемы, возникающие при внедрении корпоративной информационной системы на предприятии Предметом исследования является разработка проекта внедрения корпоративных информационных систем на предприятиях. Объектом исследования выступают корпоративные информационные системы. Структура курсовой работы включает: ...

Несмотря на ряд сложностей, с которыми связано развитие данной отрасли, она продолжает активно работать и насыщать рынок качественными товарами. Падение спроса на дорогостоящие товары стало причиной того, что на рынке стало появляться больше доступной и качественной мебели. Это также отвечает современным тенденциям и новым актуальным веяниям в дизайне. Сегодня все больше внимания уделяется более простой и функциональной мебели, которая удачно впишется в помещение. Учитывая, что ритм жизни постоянно ускоряется, потребители стремятся выбрать такую мебель, которая не только сможет украсить интерьер, но и будет нетребовательна в уходе. Исходя из этого, наиболее актуальными товарами на мебельном рынке России являются следующие.

Бытовая. Наиболее значительный сегмент – корпусная мебель для гостиных, спален и прихожих. Она прочно укрепилась в этой нише, а еѐ продажи составляют свыше 35% всего рынка. Этот сегмент является не только одним из наиболее ѐмких, но и технологически сложных. Он также отличается высокими затратами и низкой рентабельностью. Поэтому его производителями являются зачастую крупные мебельные компании.

Офисная и специализированная мебель. Этот сегмент имеет более скромные показатели – их объем продаж не превышает 25% рынка. Это направление деятельности является более доступным для небольших предприятий, так как не требует использования сложного высокотехнологичного оборудования, а его уровень рентабельности достигает 25%. Согласно прогнозам экспертов, на товары данной группы будет продолжать расти спрос в будущем. Это направление имеет хорошие перспективы и в будущем может догнать и превзойти по показателям корпусную мебель [5].

Сегодня на деятельность производителей оказывает влияние не только рост цен, колебание курса валюты и инфляция. Большое значение для них имеет продолжающийся кризис, который сложился в последнее время. Учитывая нестабильную обстановку, все больше покупателей стараются отложить приобретение мебели на более позднее время. Кроме того, согласно последним данным сильно упал спрос в отношении товаров, используемых для обновления интерьера.

Сложная экономическая ситуация, которая сложилась сегодня, оказывает серьезное воздействие на все индустрии. Мебельная не стала исключением. Однако многие проблемы, препятствующие сегодня еѐ росту, лежат вне самой индустрии. В связи с этим для их решения требуется привлечение не только представителей других отраслей, но и госорганов.

Для мебельного производства может стать большой проблемой сокращение квалифицированных кадров, которое идет повсеместно. Это может привести к тому, что, когда ситуация на мебельном рынке России выровняется, многие предприятия не смогут осуществлять свою деятельность в предыдущем объеме.

1.2 Информационные системы

1.2.1 Основные понятия и сущность информационных систем

Существует множество определений понятия «система». Например, система рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (объектов), объединѐнных для реализации общей цели, обособленная от окружающей среды, взаимодействующая с ней как целое и проявляющая при этом системные свойства. В более широком смысле толкование системы даѐт терминологический словарь по автоматике, информатике и вычислительной технике: система – это совокупность взаимосвязанных объектов, подчинѐнных определѐнной единой цели с учѐтом условий окружающей среды [1].

Создание автоматизированной информационной системы предприятия

... работы. сбыт логический база данные Для решения этой проблемы необходимо своевременно получать информацию о задолженности покупателя, чтобы вовремя принять соответствующие меры. Задача данной курсовой работы ... области и выделение информационных объектов. Реквизитный состав ... за заказанную продукцию. Автоматизация указанных задач позволит ... рассматривается упрощенный вариант деятельности Отдела сбыта ...

Упорядоченная совокупность элементов системы и их связей между собой представляет структуру системы. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

Проанализировав понятие структуры и существующие определения системы, можно выделить следующие еѐ основные составляющие:

•  система – это упорядоченная совокупность элементов;
•  элементы системы взаимосвязаны и взаимодействуют в рамках данной системы, являясь еѐ подсистемами;
•  система как целое выполняет установленную ей функцию, которая не может быть сведена к функции отдельного элемента;
•  элементы системы могут взаимодействовать друг с другом в рамках системы, а также самостоятельно с внешней средой и изменять при этом своѐ содержание или внутреннее строение.

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Основная цель информационной системы – организация хранения, обработки и передачи итоговой информации, необходимой для принятия решения. Информационная система представляет собой систему обработки информации, как человеком, так и компьютером.

Современная информационная система – это набор информационных технологий, направленных на поддержку жизненного цикла информации и включающих три основные составляющие процесса: обработку данных, управление информацией и управление знаниями [3].

Любая информационная система состоит из трех компонентов, представленных на рисунке 1.

Информационная

система

Интерфейс

Файл данных Объект связи информационной

системы

Рисунок 1 – Главные компоненты информационных систем

Файл данных – файл, находящийся на локальном компьютере или на сервере, который содержит внутри себя структуру данных. К структуре данных относятся таблицы, запросы и фильтры, а также хранимые процедуры, пользовательские функции, диаграммы, триггеры и т.д.

Объект связи – объект языка программирования, осуществляющий связь между файлом данных и интерфейсом информационной системы.

Интерфейс информационной системы – комплекс средств, осуществляющий взаимодействие системы с конечными пользователями. Он может находиться как на клиентском компьютере, так и на сервере.

Информационная система, как и любая другая система, обладает рядом свойств. Основные свойства информационных систем показаны на рисунке 2.

Современные системы любой природы, как правило, являются большими и сложными системами. Сложной системой называют систему, состоящую из большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов и способную выполнять сложную функцию [4].

Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности

... рекомендаций по формированию внутрифирменной управленческой информационной системы. Предметом исследования данной курсовой работы являются информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, а объектом исследования будет ... развитым. Они включают программные модули управления базами данных, моделями и диалогами. Модуль управления базами данных на основе возможностей СУБД обеспечивает ...

Характерным и весьма существенным свойством является подверженность информационных систем влиянию случайных факторов, причем не только таких, как, например, отказы, сбои, или ошибки технических устройств, персонала или пользователей, но и таких, как злоумышленные действия.

Еще одним свойством является необходимость активного участия в информационных процессах человека. Это значит, что конечным пользователем информационных систем всегда являются сотрудники организации. Персонал организации имеет свои интересы и цели, которые необходимо учитывать при информационном обеспечении.

Величина и сложность

Воздействие случайных факторов

Участие человека

Свойства информационной

системы

Уникальность

Динамичность

Распределенность

Рисунок 2 – Свойства информационных систем

Каждое состояние информационной системы уникально и требует учета всех ее особенностей.

Динамичность заключается в том, что информационные системы с течением времени сменяют свою структуру и состояние элементов. Распределенность – в пространственном расположении отдельных компонентов системы.

В деятельности организации информационная система рассматривается как программное обеспечение, реализующее деловую стратегию организации. При этом хорошей практикой является создание и развертывание единой корпоративной информационной системы, удовлетворяющей информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений организации [6].

Рассмотрим задачи информационных систем.

1.2.2 Основные задачи информационных систем

Конкретные задачи, которые должны решаться информационной системой, зависят от той прикладной области, для которой предназначена система. Области применения информационных приложений разнообразны: банковское дело, управление производством, медицина, транспорт, образование и т.д.

Ниже приведены основные задачи информационных систем.

Интерпретация данных. Под интерпретацией понимается процесс определения смысла данных, результаты которого должны быть согласованными и корректными. Обычно предусматривается многовариантный анализ данных.

Диагностика. Под диагностикой понимается процесс соотношения объекта с некоторым классом объектов и/или обнаружение неисправности в некоторой системе. Неисправность – это отклонение от нормы. Такая трактовка позволяет с единых теоретических позиций рассматривать и неисправность оборудования в технических системах, и заболевания живых организмов, и всевозможные природные аномалии.

Мониторинг. Основная задача мониторинга – непрерывная интерпретация данных в реальном времени и сигнализация о выходе тех или иных параметров за допустимые пределы.

Проектирование. Проектирование состоит в подготовке спецификаций на создание «объектов» с заранее определѐнными свойствами. Под спецификацией понимается весь набор необходимых документов – чертѐж, пояснительная записка и т.д. Основная проблема – получение чѐткого структурного описания знаний об объекте.

Прогнозирование. Прогнозирование позволяет предсказывать последствия некоторых событий или явлений на основании анализа имеющихся данных. Прогнозирующие системы логически выводят вероятные следствия из заданных ситуаций.

Создание и ведение информационной системы обеспечения градостроительной ...

Эффективное регулирование градостроительной деятельности практически неосуществимо без единой системы ее информационного обеспечения, позволяющей согласовывать градостроительные решения, принимаемые на федеральном, субъекта Федерации и муниципальном уровнях. Естественно, практически неосуществимо без системы информационного обеспечения градостроительной деятельности и эффективное использование ...

Планирование. Под планированием понимается нахождение планов действий, относящихся к объектам, способным выполнять некоторые функции. В таких электронных системах используются модели поведения реальных объектов с тем, чтобы логически вывести последствия планируемой деятельности.

Обучение. Под обучением понимается использование компьютера для обучения какой-то дисциплине или предмету. Системы обучения диагностируют ошибки при изучении какой-либо дисциплины с помощью ЭВМ и подсказывают правильные решения.

Управление. Под управлением понимается функция организованной системы, поддерживающая определенный режим деятельности. Такого рода электронные системы осуществляют управление поведением сложных систем в соответствии с заданными спецификациями.

Поддержка принятия решений. Поддержка принятия решения – это совокупность процедур, обеспечивающая лицо, принимающее решения, необходимой информацией и рекомендациями, облегчающие процесс принятия решения. Эти информационные системы помогают специалистам выбрать или сформировать нужную альтернативу среди множества выборов при принятии ответственных решений [10].

Основное отличие задач анализа от задач синтеза заключается в том, что если в задачах анализа множество решений может быть перечислено и включено в систему, то в задачах синтеза множество решений потенциально не ограничено и строится из решений компонент или подпроблем. Задачами анализа являются: интерпретация данных, диагностика, поддержка принятия решения; к задачам синтеза относятся проектирование, планирование, управление. К комбинированным задачам относятся обучение, мониторинг, прогнозирование.

1.2.3 Структура и классификация информационных систем

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема — это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы, представленную на рисунке 3, можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем [7].

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Техническое Информационное

обеспечение обеспечение

Математическое Информационная Организационное

обеспечение система обеспечение

Программное Правовое

обеспечение обеспечение

Рисунок 3 – Общая структура информационной системы

Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Бизнес-план создания туристической фирмы ‘Бентур’

... «Бентур»; сформулировать сущность и структуру бизнес-плана; определить особенности разработки бизнес-плана для нового туристического направления; сделать ... система взаимодействия с агентствами, надежная принимающая сторона. Дальнейшие планы «Бентур» связаны с продолжением работы ... сфере туризма; системный подход к рассматриваемым процессам; концептуальные подходы, предлагаемые законопроектами и ...

Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Организационное обеспечение – это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации ИС.

Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Классификация информационных систем управления способствует выявлению наиболее характерных черт, присущих информационным системам. Классификацию можно проводить по многим признакам [8].

Классификация по основным признаками информационных систем представлена на рисунке 4.

Классификация ИС по сфере применения:

•  корпоративные информационные системы используются для автоматизации всех функций организации и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции;
•  информационные системы организационного управления предназначены для автоматизации функций управленческого и оперативного контроля и регулирования, оперативного учета и анализа, перспективного и оперативного планирования, бухгалтерского учета, управления сбытом и снабжением и пр.;

•  информационные системы управления технологическими процессами (ТП) предназначены для автоматизации функций производственного персонала;

—  информационные системы автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеровпроектировщиков, конструкторов, архитекторов дизайнеров для проведения инженерных расчетов, создания графической документации (чертежей, схем, планов), создания проектной документации, моделирования проектируемых объектов [9].

Классификация

информационных

систем

По По

По сфере По степени По уровню

функциональному структурированности

применения распределенности автоматизации

признаку задач

Интегрированные Оперативные Локальные Структурированные Автоматические

Организационного Не

Специалистов Распределенные Автоматизированные

управления структурированные

Менеджеров Частично Информационно Управления ТП Файл-серверные

среднего звена структурированные поисковые

Клиент- Информационно серверные решающие

САПР Стратегические

Рисунок 4 – Основная классификация информационных систем

По функциональному признаку:

•  информационные системы оперативного (операционного) уровня – (бухгалтерские, банковские, обработки заказов и пр.) поддерживают специалистов, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов);

•  информационные системы специалистов – интеграция новых сведений и помощь пользователям в обработке бумажных документов;
•  информационные системы для менеджеров среднего звена – используются для мониторинга, контроля, принятия решений и администрирования;
•  стратегические информационные системы – обеспечивают поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации и помогают высшему звену управленцев осуществлять долгосрочное планирование [9].

Классификация ИС по распределенности:

Автоматизация crm системы в туристческом бизнесе. Курсовая. Использование ...

... автоматизации сфера денежного обращения, бухгалтерия. Существует несколько серьезных разработок, позволяющих более эффективно вести бухгалтерию и отслеживать движения денежных средств в туристической фирме. ... Системы бронирования он-лайн позволили агентствам производить бронирование мест без использования телефона, почты, что привело к значительному повышению скорости работы. Внутренние процессы ...

•  настольные (локальные) ИС, в которых все компоненты (БД, СУБД, клиентские приложения) находятся на одном компьютере;

•  распределѐнные ИС, в которых компоненты распределены по нескольким компьютерам. Такие ИС, в свою очередь, подразделяются на не сетевые (архитектура Файл-Сервер) и сетевые (архитектура Клиент-Сервер).

Классификация ИС по структурированности задач:

•  структурированные (формализуемые) задачи, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними;
•  неструктурированные (неформализуемые) задачи – задачи, в которых невозможно выделить элементы и установить между ними связи;

—  частично структурированные задачи – известна часть элементов и связей между ними. Данные информационные системы подразделяются еще на два вида. Первые создают управленческие отчеты и ориентированы главным образом на обработку данных. А вторые разрабатывают альтернативы решений, т.е. предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения [9].

Классификация по степени автоматизации:

 автоматические информационные системы – выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

 автоматизированные информационные системы (АИС) — предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, при этом главная роль отводится компьютеру. Данные системы, учитывая широкое использование в организациях, имеют различные модификации и также могут быть классифицированы по различным признакам (например, по характеру использования информации) [9].

По характеру использования информации:

•  информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных;

•  информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму, выделяют управляющие и советующие системы [9].

Для понимания, какие информационные системы необходимы для внедрения в какую-либо организацию, необходимо ознакомиться с теорией по процессному подходу.

1.3 Процессный подход к управлению

Процессный подход – это одна из концепций управления, которая окончательно сформировалась в 80-х годах прошлого века. В соответствии с этой концепцией вся деятельность организации рассматривается как набор процессов. Для того чтобы управлять организацией, необходимо управлять процессами [9].

Главное понятие, которое использует процессный подход – это понятие процесса. Существуют различные определения, но наиболее часто используется определение стандарта ISO 9001. «Процесс – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы в выходы». Важной составляющей процесса, которая не отражена в этом определении, является систематичность действий. Действия процесса должны быть повторяющимися, а не случайными [11].

Бизнес-план строительной компании

... небольшим организациям. Многие частные компании начинают деятельность в этой сфере. Не забудьте указать направление развития организации в бизнес-плане. Пошаговая инструкция открытия строительной организации На этапе формирования бизнес-плана определите масштаб строительной организации. ...

Процессный подход основывается на нескольких принципах. Внедрение этих принципов позволяет значительно повысить эффективность работы, однако вместе с тем, требует и высокой корпоративной культуры. Переход от функционального управления к процессному, требует от сотрудников постоянной совместной работы, несмотря на то, что они могут относиться к различным подразделениям. От того, насколько удастся обеспечить эту совместную работу, будет зависеть «работоспособность» принципов, заложенных в процессный подход. При внедрении управления по процессам важно придерживаться нижеперечисленных принципов.

Принцип взаимосвязи процессов подразумевает, что организация представляет собой сеть процессов. Процессом является любая деятельность, где имеет место выполнение работ. Все процессы организации взаимосвязаны между собой;

• Принцип востребованности процесса. Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны быть востребованы. У результатов процесса должен быть свой потребитель внутренний или внешний.

Принцип документирования процессов означает, что деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса;

• Принцип контроля процесса. Каждый процесс имеет начало и конец, которые определяют границы процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его результаты;
• Принцип ответственности за процесс. В выполнении процесса могут быть задействованы различные специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек [12].

Одним из этапов внедрения процессного подхода является диагностика бизнес-процессов. Он подразумевает тщательное описание параметров объекта и последующий анализ полученной модели по отдельным элементам. Рассмотрим далее подробнее этот этап.

1.3.1 Сущность, цель и задачи диагностики бизнес-процессов

Бизнес-диагностика – прогнозное, оперативное и ретроспективное комплексное исследование хозяйственной деятельности предприятия на предмет непрерывного обновления информации с целью разработки системы экономических планов предприятия [5].

Диагностика бизнес-процессов делается со следующей целью: получить представление о системе бизнес-процессов «как есть» – то есть о тех цепочках действий, которые приняты в организации на момент исследования. Эта картина имеющихся бизнес-процессов позволяет определить требования к результату работы каждого звена в цепочке бизнес-процессов и соответственно показатели эффективности каждой операции.

Полученное описание показателей эффективности в свою очередь позволяет делать выводы о проблемных точках в имеющейся системе бизнеспроцессов и искать меры по их устранению.

Задачи диагностики:

•  выявить резервы сокращения постоянных и переменных затрат;
•  выявить резервы повышения рентабельности компании;
•  выявить резервы повышения производительности труда и оборудования;
•  выявить «узкие места», тормозящие развитие компании;
•  выявить причинно-следственные связи проблем предприятия;
•  разработать организационные, технические, информационные и технологические предложения для реализации поставленных стратегических целей [17].

Первым этапом работы является формализация стратегических целей организации и проблем в деятельности компании, а также расстановка приоритетов: какие из стратегических целей имеют больший вес; какие проблемы имеют первостепенное значение для достижения стратегических целей, какие – второстепенное; насколько важны другие требования к работе компании (принципы и ценности).

Разработка модуля по автоматизации бизнес-процессов отдела работы ...

... автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов Разработка модуля бизнес процесса в данном дипломном проекте, затрагивает отдел продаж; склад продукции. Автоматизация работы именно этих отделов является ... относятся: менеджер по работе с клиентами, кладовщик, бухгалтер. Во главе предприятия стоит директор, функциями которого являются: разработка стратегий компании, общий контроль ...

Второй этап – описание текущей цепочки бизнес-процессов. Проводится «снятие», срисовывание с непосредственных исполнителей последовательность выполняемых ими операций. Для этого применяются различные инструменты.

Затем полученная информация визуализируется в виде набора диаграмм. Сначала рисуется общая схема процесса деятельности организации в целом. Каждый элемент такой общей схему – это тоже самостоятельный бизнес-процесс; он раскрывается более подробно на отдельной схеме. Затем элементы полученных схем также детализируются. И так до самых простейших операций [15].

На получившихся диаграммах бизнес-процессов определяют «вход» и «выход» для каждой операции; ресурсы, которые используются рассматриваемым процессом, но поставляются другими процессами; а также ресурсы, поставщиком которых является данный процесс. Таким образом, выявляется взаимосвязь всех бизнес-процессов в компании. Затем определяются требования к продукту каждого процесса, и разрабатывается система показателей эффективности, которые позволяют судить о качестве выполнения участниками процесса своих функций.

Наконец проводятся измерения показателей эффективности и анализируются причины, которые ведут к низкому уровню таких показателей.

Для более глубокого понятия процессного подхода необходимо использовать и знать терминологию и классификацию бизнес-процессов.

1.3.2 Терминология и классификация бизнес-процессов

Бизнес-процесс – это регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных мероприятий (операций, процедур, действий), при выполнении которых используются ресурсы внешней среды, создается ценность для потребителя и выдается ему результат [16].

Потребитель может быть, как внешним, так и внутренним по отношению к организации. Внешний потребитель – это потребитель, который не входит в состав данной организации, а внутренний — тот потребитель, который находится в рамках данной организации.

Существуют несколько классификаций бизнес процессов. Некоторые делят процессы на основные, сопутствующие и вспомогательные, другие классификации делят процессы на вспомогательные, обеспечивающие и процессы управления и развития.

Основными бизнес-процессами являются процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания предприятия и обеспечивающие получение дохода.

Сопутствующие процессы – процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующей основному производству производственной деятельности и также обеспечивающие получение дохода.

Вспомогательные бизнес-процессы – процессы, предназначенные для обеспечения выполнения основных БП и поддержания их специфических черт.

Обеспечивающие бизнес-процессы – процессы, предназначенные для жизнеобеспечения всех остальных БП и ориентированные на поддержку их универсальных черт. На предприятиях любой отрасли — это процесс финансового обеспечения деятельности, процесс кадрового обеспечения, инженернотехнического обеспечения и т. п.

Бизнес-процессы управления – это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и бизнессистемы в целом. Это процессы стратегического, оперативного и текущего планирования, формирования и осуществления управленческих воздействий.

Бизнес-процессы развития – это процессы совершенствования производимого товара [13].

Процессный подход предполагает наличие ключевых элементов, без которых он не может быть внедрен в организации. К таким ключевым элементам относятся:

•  вход процесса;
•  выход процесса;
•  ресурсы;
•  владелец процесса;
•  потребители и поставщики процесса;
•  показатели процесса.

Входами процесса являются элементы, претерпевающие изменения в ходе выполнения действий. В качестве входов процессный подход рассматривает материалы, оборудование, документацию, различную информацию, персонал, финансы и пр.

Выходами процесса являются ожидаемые результаты, ради которых предпринимаются действия. Выходом может быть как материальный продукт, так и различного рода услуги или информация.

Ресурсами являются элементы, необходимые для процесса. В отличие от входов, ресурсы не изменяются в процессе. Такими ресурсами процессный подход определяет оборудование, документацию, финансы, персонал, инфраструктуру, среду и пр.

Владелец процесса – процессный подход вводит это понятие как одно из самых главных. У каждого процесса должен быть свой владелец. Владельцем является человек, имеющий в своем распоряжении необходимое количество ресурсов и отвечающий за конечный результат (выход) процесса.

У каждого процесса должны быть поставщики и потребители. Поставщики обеспечивают входные элементы процесса, а потребители заинтересованы в получении выходных элементов. У процесса могут быть как внешние, так и внутренние поставщики, и потребители. Если у процесса нет поставщиков, то процесс не будет выполнен. Если у процесса нет потребителей, то процесс не востребован.

Терминологию и классификацию бизнес-процессов используют при их описании.

1.3.3 Способы описания бизнес-процессов

Способы описания бизнес-процессов – представление информации о бизнес-процессах компании в том или ином виде. Сегодня различают три способа описания – текстовый, табличный и графический.

Первый способ – есть не что иное, как текстовое последовательное описание бизнес-процесса. Это разработка различных регламентирующих документов или стандартов предприятия, которые представляет не что иное, как текстовое описание бизнес-процессов.

Этот способ наиболее подходит, если целью описания является сертификация предприятия по стандарту ISO 9000 или, с определенными ограничениями, его автоматизации по принципу «как есть». Для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный способ не подходит.

Более структурированным подходом к описанию бизнес-процессов является табличное описание. Например, в каждой строке таблицы можно расположить один бизнес-процесс. В столбцах таблицы может быть текстовая информация обо всех входах и выходах бизнес-процесса, его владельце, и т.д. А вся таблица в целом может составлять один бизнес-процесс более высокого уровня. Такая форма описания бизнес-процессов много более эффективна по сравнению с текстовой и может широко применяться для описания бизнес-процессов в приложении к задачам автоматизации. И ограниченно для задач анализа и оптимизации бизнес-процессов.

Наибольшей эффективностью при решении задач, связанных с анализом и оптимизацией деятельности компании, обладают графические методы.

Графическая информация представляется в виде образов, что существенно расширяет возможности человека по анализу и принятию решений.

На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнес процессов. Они содержат как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядно представить основные компоненты процесса и дать точные определения параметров и связей элементов. Перечислим наиболее частые методы моделирования бизнеспроцессов.

Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) – это графический метод представления процесса, в котором операции, данные, оборудование процесса и пр. изображаются специальными символами. Метод применяется для отображения логической последовательности действий процесса. Главным достоинством метода является его гибкость. Процесс может быть представлен множеством способов [15].

Data Flow Diagram (диаграмма потока данных).

Диаграмма потока данных или DFD применяется для отображения передачи информации (данных) от одной операции процесса к другой. DFD описывает взаимосвязь операций за счет информации и данных. Этот метод является основой структурного анализа процессов, т.к. позволяет разложить процесс на логические уровни. Каждый процесс может быть разбит на подпроцессы с более высоким уровнем детализации. Применение DFD позволяет отразить только поток информации, но не поток материалов. Диаграмма потока данных показывает, как информация входит и выходит из процесса, какие действия изменяют информацию, где информация хранится в процессе и прочее [15].

Role Activity Diagram (диаграмма ролей).

Она применяется для моделирования процесса с точки зрения отдельных ролей, групп ролей и взаимодействия ролей в процессе. Роль представляет собой абстрактный элемент процесса, выполняющий какую-либо организационную функцию. Диаграмма ролей показывает степень «ответственности» за процесс и его операции, а также взаимодействие ролей [16].

IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) – представляет собой целый набор методов для описания различных аспектов бизнес-процессов (IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5).

Эти методы строятся на базе методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Для моделирования бизнес процессов наиболее часто применяют методы IDEF0 и IDEF3.

IDEF0 – позволяет создать модель функций процесса. На диаграмме IDEF0 отображаются основные функции процесса, входы, выходы, управляющие воздействия и устройства, взаимосвязанные с основными функциями. Процесс может быть декомпозирован на более низкий уровень.

IDEF3 – этот метод позволяет создать «поведенческую» модель процесса. IDEF3 состоит из двух видов моделей. Первый вид представляет описание потока работ. Второй – описание состояний перехода объектов [17].

Цветные сети Петри – этот метод представляет модель процесса в виде графа, где вершинами являются действия процесса, а дугами события, за счет которых осуществляется переход процесса из одного состояния в другое. Сети Петри применяют для динамического моделирования поведения процесса.

Unified Modeling Language (UML) – представляет собой объектноориентированный метод моделирования процессов. Он состоит из 9-ти различных диаграмм, каждая из которых позволяет моделировать отдельные статические или динамические аспекты процесса [18].

Описывая и изучая бизнес-процесс, можно найти в нем недостатки и неточности. Для их исправления необходимо его оптимизировать.

1.3.4 Понятие и сущность оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов – это деятельность по выстраиванию внутренних процедур и регламентов компании для повышения эффективности и результативности ее работы.

Этапы оптимизации бизнес-процессов:

•  общее описание и регламентация бизнес-процессов. На этом этапе определяются цели оптимизации, создается рабочая группа с соответствующими компетенциями и мотивацией для достижения целей и определяется регламент взаимодействий. Затем группа приступает к работе: строится диаграмма бизнес-процессов, выделяются и описываются ключевые бизнеспроцессы;
•  анализ бизнес-процессов.

Описание бизнес-процессов показывает объективную картину основной деятельности компании. Анализ бизнеспроцессов дает возможность оценить их качественные (структура, входывыходы, функции) и количественные характеристики (показатели сроков, стоимости, эффективности и пр.);

•  оптимизация бизнес-процессов. Данный этап включает разработку оптимальной модели бизнес-процессов и плана оптимизации и приведение текущих процессов в соответствие с целевой моделью. В зависимости от размера компании и сложности бизнес-процессов работа на данном этапе может вестись с использованием различных программных продуктов. Корректировка бизнес-процессов может потребовать серьезных изменений в структуре предприятия, в условиях и объемах работы отдельных сотрудников и подразделений. Поэтому, группа по оптимизации бизнес-процессов обязательно должна включать специалиста по управлению изменениями;

—  управление бизнес-процессами. Оптимизация бизнес-процессов не является одноразовым мероприятием, которое раз и навсегда обеспечит эффективность работы компании. Мониторинг и регулярный аудит бизнеспроцессов должен быть встроен в систему управления предприятием для постоянного улучшения их качества.

Далее перейдем к исследованию и описанию объекта предметной области – мебельному ателье «Альянс».

2 Характеристика компании «Альянс»

2.1 Описание мебельного ателье «Альянс»

Полное название организации – ООО «КОМПАНИЯ АЛЬЯНС». Компания была создана в 2005 году в городе Железногорске. Директором является Говоров Вячеслав Игоревич. Компания небольшая имеет одну торговую точку по адресу проспект Курчатова, д. 3 г, где производится прием заявок и находится выставка, а также производственный цех (ул. Привокзальная 26), в котором непосредственно и производится мебель и находится склад с материалами.

Конкуренция на мебельном рынке в Железногорске растет с каждым годом. Даже во время нестабильной экономической ситуации в России множество предпринимателей выбирают мебельное производство для получения доходов. Однако из-за довольно продолжительного существования на рынке Железногорска и сформированной базы клиентов компания «Альянс» выдерживает конкуренцию.

Одной из главных задач компании является создание качественной мебели под заказ, воплощая в жизнь любые творческие идеи дизайна и стиля корпусной мебели, учитывая все пожелания клиента, особенности дизайна и обстановки любого помещения.

Клиентами компании являются юридические и частные организации и физические лица. Род деятельности компании очень обширен и ценовая политика весьма гуманна. Клиентом мебельного ателье «Альянс» может стать каждый человек, которому необходима мебель того или иного плана. Компания изготавливает корпусную мебель, предназначенную для потребителей со средним и высоким уровнем доходов, а также малого и среднего бизнеса. Предприятие изготавливает мебель для гостиных, спален, прихожих, детских и молодежных комнат, ванных комнат, кухонь и домашних кабинетов. Также предусмотрено изготовление мебели для бизнеса, такой как: специализированное торговое оборудование, мебель для школ и дошкольных учреждений, стойки рецепции, рабочее место любого профиля.

Основными видами услуг компании в настоящее время являются:

•  бесплатный замер;
•  индивидуальная консультация дизайнера;
•  подробная разработка дизайн проекта;
•  изготовление мебели;
•  сборка и установка мебели;
•  гарантийное, пост гарантийное обслуживание;
•  обслуживание на дому.

Таким образом, мебельное ателье «Альянс» предоставляет различные виды услуг по разработке и производству мебели, основной целью которых является привлечение как можно большего числа клиентов. Для нормального функционирования компании необходимо поддерживать взаимоотношения с клиентами, партнерами и поставщиками. В результате описания объекта исследования была получена предварительная информация о нѐм. На основании полученной информации опишем организационную структуру предприятия.

2.2 Организационная структура компании «Альянс»

Организационная структура – совокупность подразделений организации и их взаимосвязей, в рамках которой между подразделениями распределяются управленческие задачи, определяются полномочия и ответственность руководителей и должностных лиц.

Модель организационной структуры – описание организационной структуры. Отображается иерархия организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, многообразие связей между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений.

Рассмотрим модель организационной структуры мебельного ателье «Альянс». Модель отражает существующие подразделения фирмы в виде иерархии. Визуальная модель организационной структуры представлена в приложении А.

Модель имеет линейный вид и относится к многоуровневой форме, что доказывается тем, что:

•  элементы находятся в вертикальной зависимости;
•  каждый уровень управления подчиняется вышестоящему.

Кроме того видно, что на предприятии есть сотрудники не принадлежащие какому-либо отделу, это значит, что выполняемые ими функции уникальны, и каких-либо подчиненных у данных сотрудников нет, что вполне приемлемо для предприятия небольшого размера.

Главой управления предприятием является директор. Его основная функция – это общее руководство над предприятием, которая включает в себя следующее: организация, координация и контроль работы предприятия; организация эффективного взаимодействия отделов предприятия; стратегическое планирование развития предприятия и реализация этих планов; участие в формировании бюджета и контроль его выполнения; обеспечение эффективного документооборота и своевременного движения информации в компании.

Директору подчиняются 4 отдела, бухгалтер и дизайнерпроектировщик. За каждым отделом закреплен начальник, у которого в подчинении находятся сотрудники этого отдела. Бухгалтер и дизайнерпроектировщик не принадлежат к какому-либо отделу и подчиняются непосредственно директору.

Должностных инструкций в компании нет, поэтому некоторые отделы и сотрудники часто выполняют не свои функции. Например, начальник производственного отдела может провести выгрузку товаров на склад, а начальник склада, может отдавать поручения сотрудникам хозяйственного отдела.

Данная модель не показывает функции сотрудников, поэтому возникает необходимость в построении и анализе функциональной модели.

2.3 Функциональная структура мебельного ателье «Альянс»

Функциональная модель — описание выполняемых системой функций и их взаимных связей. Функциональные модели, содержат иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей.

Главной задачей фирмы является продажа мебели. Поэтому основными функциями будут:

•  осуществление продажи товара;

 производство

К числу второстепенных функций относятся следующие:

 подбор и управление кадрами

 ведение бухгалтерского и финансового учета

 обеспечение функционирования склада

 осуществление процесса поставки и доставки

 исследование и анализ рынка сбыта

Все перечисленные выше функции относятся ко второму уровню функциональной модели и исходят из главной задачи организации. Каждая из этих функций детализирована, т.е. разделена на функции более низкого иерархического уровня. Директор выполняет все функции, связанные с управлением, поставками, а так же помогает контролировать процесс производства начальнику производственного отдела. Кроме того директор занимается кадрами.

Дизайнер-проектировщик создает проекты мебели любой сложности, в основном кухни, шкафы-купе, спальни, прихожие и т.д. Директор так же владеет навыками проектировки, что помогает разгрузить единственного сотрудника по дизайну.

Бухгалтерский и финансовый учет компании обеспечивает бухгалтер. Он составляет различные отчеты, кроме того выдает заработную плату.

Юридическую поддержку компания отдает на аутсорсинг.

Функциональная структура компании ненадежна, так как должностных инструкций нет. Сотрудники могут выполнять смежные функции, а контроль над сотрудниками производится лишь директором. Кроме того из-за отсутствия постоянных связей цеха и магазина процесс управления и контроля становится еще сложнее.

Функциональная модель отражена в приложении Б.

2.5 Технические и программные средства в компании «Альянс»

Офисные технологии – информационные технологии, объект и результат которых определяются потребностями реализации управленческой деятельности в рамках конкретной формы осуществления офисной деятельности. Они представляют собой совокупность коммуникационных технологий, позволяющих оптимизировать деятельность по управлению современной организацией.

Объектом офисной технологии является тот или иной вид информационных ресурсов, используемых при реализации задач, работ, процедур и операций информационного обслуживания управленческой деятельности [21].

В современном офисе можно выделить несколько видов офисных технологий, которые представлены на рисунке 5.

Рисунок 5  Виды офисных технологий

В настоящее время в мебельном ателье «Альянс» большая часть управленческой информации фиксируется в виде документов. Ведение документации (делопроизводство) предполагает знание правил создания документов, их оформления, согласования, продвижения в компании и хранения. Часть документов в компании представлена в электронном виде (например, договоры на изготовление и поставку мебели, акт приѐма мебели и т.д.).

Также в компании используются компьютерные и не компьютерные офисные технологии, такие как:

•  носители информации (носители информации на бумажной основе и электронные носители информации, т.е. использование флэш-карт);
•  средства составления и изготовления документов (специализированные программные продукты для ПК, принтер);
•  средства хранения, поиска и транспортирования документов  первичные средства хранения (папки, коробки и т.

п.) и вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т. п.);

•  средства электросвязи (средства стационарной и мобильной телефонной связи, электронная почта).

Рассмотрим технические средства, используемые в компании «Альянс»

Мебельное ателье «Альянс» имеет недостаточный уровень автоматизации деятельности. Для того чтобы понять, какие сферы деятельности организации нуждаются в повышении уровня автоматизации, перейдем к его анализу.

В цехе персональные компьютеры есть только у директора, бухгалтера и начальника производственного отдела. Отсутствие компьютера на складе усложняет работу по поиску необходимых комплектующих или мебели. В магазине всего лишь 1 компьютер, на котором выполняет эскизы дизайнерпроектировщик, а главный продавец составляет отчеты и печатает заявки. Это существенно затрудняет работу, так как сотрудникам необходимо договариваться и разделять время за компьютером. Кроме того продавцыкассиры не могут проверить наличие товара на складе, так как связи, кроме телефонной, между магазином цехом и складом нет.

Все компьютеры одинаковы. Характеристика: процессор AMD Athlon с частотой 1 Гц, видеокарта NVIDIA 512МБ, с жестким диском на 500ГБ.

Сеть доступна только между компьютерами в цехе. Компьютеры подключены между собой через концентратор, что тоже понижает эффективность работы. Это обосновывается тем, что все данные, которые поступают в один порт концентратора, отсылаются на все другие порты. Следовательно, все компьютеры, подсоединѐнные к одному концентратору, «видят» в сети друг друга, что усложняет передачу какой-либо информации.

Есть по одному телефону в цехе и магазине. Склад не оборудован телефонией, сотрудникам приходится постоянно заходить в кабинет директора, чтобы осуществлять связь с магазином. Но, несмотря на наличие телефонов в вышеперечисленных отделах, в организации отсутствует мини АТС, что также заставляет сотрудников бегать из отдела в отдел.

Из периферийной техники у директора, бухгалтера и начальника производственного отдела имеется 1 многофункциональное устройство, в магазине есть принтер.

На компьютерах установлена ОС Windows XP в связи с низкими характеристиками аппаратного обеспечения. По этой же причине на компьютерах отсутствует необходимое программное обеспечение, такое как 1С: Торговля и Склад, 1С: Бухгалтерия и прочее, которое может позволить автоматизировать часть работы с документами.

Большим плюсом фирмы являются пакеты AutoCad и PRO100, которые упрощает создание проектов и чертежей. Кроме того в компании используется пакет Microsoft Office 2003, для составления отчетов, создания документов, ведения бухгалтерского и финансового учета, а так же учета остатка материалов на складе.

На рисунке 6 представлена работа в приложении AutoCad.

Рисунок 6 – Работа в приложении AutoCad

На рисунке 7 представлена работа в приложении PRO100.

Рисунок 7 – Работа в приложении PRO100

Безопасность ИТ-инфраструктуры минимальна: присутствует только антивирусная программа DrWeb. Какая-либо защита от хакеров и внешних атак отсутствует. Это может привести к возможным потерям важных данных и другим проблемам.

При модификации ИТ-инфраструктуры особое внимание будет уделяться уровню автоматизации деятельности, т.к. это влияет на повышение эффективности работы организации в целом, повышении конкурентоспособности.

На предприятии не реализована база данных. Все потоки информации и документация не систематизированы в каком-либо приложении, все документы хранятся в различных папках на компьютерах. Личные данные сотрудников хранятся в письменном виде.

2.6 Анализ информационных потоков мебельного ателье «Альянс»

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации. Организация работы с документами влияет на качество работы всей организации. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех деятельности компании в целом.

2.6.1 Анализ документооборота мебельного ателье «Альянс»

Документооборот предприятия — это совокупность взаимных процедур, обеспечивающих движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки.

Документооборот мебельного магазина «Альянс» состоит из документов, составляемых на самом предприятии и документов, составляемых за его пределами. В таблице 3 представлены некоторые документы, разрабатываемые на предприятии (внутренние).

Таблица 1 − Документы, разрабатываемые на предприятии

Периодичность Название документа Разработчик Пользователь

изменения

Товарная накладная Директор Директор, склад Раз в неделю

Счет-фактура Бухгалтер Бухгалтер, клиент Раз в месяц

Отчет по продажам Бухгалтер Бухгалтер, директор Раз в месяц

Бухгалтерский баланс Бухгалтер Бухгалтер, директор Раз в 3 месяца

Договор о

Бухгалтер, наемные материальной Бухгалтер Раз в год

работники ответственности

Налоговый отчет Бухгалтер Бухгалтер, директор, Раз в 3 месяца

Бухгалтер, директор, Годовой отчет Бухгалтер Раз в год

налоговые органы

Финансовый отчет Бухгалтер Бухгалтер, директор, Раз в месяц

Наемные работники, Приказ о прие- По мере необходимо Директор директор, начальниме/увольнении сти

ки отделов

Бухгалтер, директор, Расчетная ведомость Бухгалтер Раз в месяц

наемные работники

Наемные работники, По мере необходимоТрудовой договор Директор

директор сти

Далее в таблице 2 представлены документы, разрабатываемые за пределами предприятия (внешние).

Таблица 2 − Документы, разрабатываемые за пределами предприятия

Периодичность Название документа Разработчик Пользователь

изменения

Договор поставки Поставщик Директор, поставщик Раз в 6 месяцев

Доп.соглашение к до Поставщик Директор, поставщик Раз в 6 месяцев

говору

Товарно-транспортная Директор, начальник

Поставщик Раз в месяц

накладная слада

Сертификат соответст НСОПБ Директор, клиент Раз в 6 месяцев

вия

Качественное удосто- До окончания сро НСОПБ Директор, клиент

верение ка действия (5 лет)

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

2.6.2 Маршрут движения основных документов в мебельном ателье

«Альянс»

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов  путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного бизнес-процесса. Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ, то есть рабочие места, на которых совершаются операции с документом. Поэтому, главная задача в организации документооборота  обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью [22].

Все отделы в ООО «КОМПАНИЯ АЛЬЯНС» взаимосвязаны, и между ними существует постоянный поток документов, обеспечивающих деятельность всей компании.

Проанализировав документы, работа с которыми ведется в мебельной компании, можно отметить некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота для компании являются:

•  сложность организации эффективного контроля и отчетности;
•  длительность сроков подготовки и согласования документов;
•  медленный поиск документов;
•  большой объем в бумажном виде договоров, поручений, приказов, проектных документаций, справочников и любой другой важной информации;

•  сложность и длительность передачи документов между отделами, расположенными в разных зданиях;

 сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько сотрудников

Упрощѐнная схема взаимодействия отделов мебельной компании посредством документов представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 − Основные информационные потоки предприятия

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для увеличения эффективности документооборота необходимо его автоматизировать. Совершенствование автоматизации данного предприятия позволит повысить эффективность документооборота путем многих изменений, основным из которых является внедрение такого программного продукта как 1С: Предприятие 8. Система обеспечит автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволит упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени.

2.7 Классификация бизнес-процессов компании «Альянс»

Для того, чтобы корректно выбрать необходимые в оптимизации бизнес-процессы необходимо их проклассифицировать. В связи с тем, что организация небольшая, выберем простую классификацию. На рисунке 7 представлены бизнес-процессы фирмы «Альянс».

Процессы Управление Управление Управление управления персоналом ресурсами финансами

Закупка сырья и Производство Продажа

материалов продукции продукции Основные процессы

Индивидуальный

заказ мебели

клиентом

Обеспечение Обеспечивающие Техническое Информационное Кадровое Бухгалтерское

юридической процессы обеспечение обеспечение обеспечение обеспечение

защиты

Рисунок 7 – Классификация бизнес-процессов фирмы «Альянс»

Основными процессами организации являются заказ мебели клиентом, закупка сырья и материалов, производство мебели и продажа.

Основной процесс помогают осуществлять обеспечивающие процессы, они поддерживают работу основного процесса юридически, технически и информационно. Такие процессы в организации осуществляют бухгалтер, и начальник склада и отчасти директор.

Кроме обеспечивающих процессов в компании представлены и управляющие процессы, в которых происходит контроль над финансами, персоналом и ресурсами. Управляющие процессы целиком и полностью исполняет директор организации.

Краткое описание процессов представлено в таблице 3. Таблица 3 – краткое описание бизнес-процессов мебельного ателье

Владелец Название процесса Входы выходы процесса

процесса

Вход – предпочтения клиента, предоплата Заказ мебели Директор

Выход – договор о заказе мебели. Закупка сырья и Вход – смета на заказ материалов

Директор материалов Выход – передача материалов на склад

Начальник Производство Вход – договор о заказе мебели, ресурсы

производственномебели Выход – готовая продукция

го отдела

Вход – счет-фактура, готовая продукция Продажа мебели Главный продавец

Выход – Деньги, отчеты по продажам Управление Вход – документы, связанные с кадрами

Директор персоналом Выход – отчеты, результаты

Вход – ресурсы, данные о наличии ресурсов Управление

Директор Выход – грамотное распределение ресурсов, ресурсами

отчеты

Вход – текущая финансовая ситуация компаУправление нии

Директор финансами Выход – анализ и исполнение финансовых

вопросов, отчеты Обеспечение Вход – проблема юридического характера юридической за- Наемный юрист Выход – решение юридического вопроса щиты отчеты

Вход – неисправность какого-либо Техническое Менеджер по

оборудования обслуживание хоз.части

Выход – устранение неисправности, отчеты

Наемный Информационное Вход информация Выход решение вопроса,

системный обеспечение отчеты, информация

администратор

Вход – вопросы, связанные с кадровой Кадровое политикой (например, прием, увольнение со Директор обеспечение трудника)

Выход – решение вопроса Бухгалтерское Вход – информация о деятельности компании

Бухгалтер обеспечение Выход – бухгалтерский баланс

Юридическая защита в компании отдана на аутсорсинг.

Ошибки или неправильные действия в любых процессах ведут к снижению прибыли и некорректной работе самой фирмы, а для их предотвращения необходима оптимизация бизнес-процессов.

2.8 Выбор процессов для оптимизации

Главной целью организации является максимизация прибыли и повышение конкурентоспособности. Основную прибыль организации приносят основные бизнес-процессы. Размер доходов, полученных в результате течения основных бизнес-процессов, зависит от конкурентоспособности организации, которая, в свою очередь, определяется множеством факторов, в том числе степенью удовлетворенности клиентов качеством услуг и товаров. Для того, чтобы повысить качество, а тем самым максимизировать прибыль, необходимо оптимизировать данные бизнес-процессы. Перейдем к выбору приоритетного процесса, требующего оптимизации.

Процессы управления и обеспечивающие процессы в фирме налажены, так что их оптимизация не так важна, если существуют проблемы в основных бизнес-процессах. Поэтому рассматривать и оптимизировать их не считаю необходимым, и выбор будет происходить из четырех основных процессов: закупка сырья и материалов, процесс заказа, производство и продажа.

Для решения задачи по выбору процесса для оптимизации выделяются три критерия приоритизации: важность бизнес-процесса, проблемность бизнес-процесса, возможность и стоимость проведения изменений бизнеспроцесса.

Так как мы рассматривает основные бизнес-процессы, то критерий важности затрагивать не имеет смысла.

Рассмотрим критерий проблемности. Процесс закупки сырья и материалов работает стабильно, контакты с поставщиками налажены и существуют уже несколько лет. Так же проблем нет с производством. Коллектив слаженный и работает без перебоя, кроме того недавно было закуплено новое оборудование. Процесс продажи связан с процессом заказа, поэтому и проблемы в них одинаковы. Проблемность этих процессов легко просматривается, так как количество заказов, а вследствие и продаж упало за последний год на 20%.

Перейдем к критерию затратности и возможности оптимизации. Изменять процессы, связанные с производством очень затратно и не имеет смысла, в связи с покупкой нового оборудования. Процесс закупки материалов оптимизировать не столь затратно, как процесс производства, однако возможностей для этого нет, так как нет времени на поиск новых поставщиков и переговоры с ними. Кроме того с действующими поставщиками у компании налажены связи и имеются неплохие скидки на их продукцию.

Выбирая из четырех основных бизнес-процессов организации можно увидеть, что по совокупности трех критериев в оптимизации нуждается процесс индивидуального заказа, а остальные процессы в данный момент в изменении не нуждаются.

3 Автоматизация бизнес-процессов мебельного ателье «Альянс»

3.1 Описание и анализ выбранного процесса

Процесс заказа мебели, является основным и главным для мебельного ателье. Владельцем данного процесса в компании «Альянс» является директор, потому что именно он располагает ресурсами и управляет информационными потоками процесса, кроме того следит за его выполнением. Входом в процесс можно назвать предпочтения и желание клиента приобрести ту или иную мебель в ателье. Выходом является договор на производство мебели между клиентом и ателье, а так же счет-фактура на оплату выполненного заказа. Процесс индивидуального заказа мебели происходит следующим образом. Клиент приходит в магазин, где говорит о своих предпочтениях дизайнеру, который рассматривает его предпочтения, делает макет-набросок проекта, после чего предлагает внести некоторые изменения в заказ, с точки зрения его профессионального взгляда и наличия необходимого материала у поставщиков (уточнение о наличии материала производится дизайнером, в процессе выполнения макета, по телефону).

Далее проект согласовывается с клиентом, производится договоренности о вариациях доставки и монтажа, заключается договор с клиентом, берется предоплата на материалы. Все полученные за день заказы собираются в единую папку, которую каждый день вечером забирает директор и доставляет в цех, где на следующее утро дает указание на работы по собранным заказам. После выполнения проекта, составляется счет-фактура на оплату заказа. Директор уведомляет клиента о выполнении заказа по телефону. После чего, в соответствии с договоренностью, продукт либо доставляется к клиенту, производится монтаж и окончательная оплата по счет-фактуре, либо клиент приезжает в цех, оплачивает и забирает заказ. EPC-модель «как есть» данного процесса представлена в приложении В.

Основными факторами, влияющими на данный процесс, являются время обслуживания клиента, время обработки заказа, время выполнения заказа, степень удовлетворенности клиентов.

Проанализируем слабые и сильные стороны процесса, выявим угрозы и возможности для улучшения. Для этого используем метод SWOT-анализа, представленный на рисунке 8.

Сильные стороны Слабые стороны

1. Отсутствие должностных инструкций.

2. Отсутствие автоматизации процесса.

3. Отсутствие связи между офисом и це1. Наличие сильного руководителя, же- хом. лающего оптимизировать бизнес-процесс. 4.Заполнение большинства документов 2. Наличие высококлассного дизайнера- вручную. проектировщика. 5. Отсутствие постоянного мониторинга

новых технологий

6. Отсутствие обучения специалистов

7. Неспособность справиться с большим

количеством клиентов единовременно.

Возможности Угрозы

1. Отток клиентов из-за отсутствия совре менных технологий при приеме заказа. 1. Внедрение комплекса 1С предприятие 2. Снижение количества заказов из-за не2. Создание сайта, с функцией заказа он стабильной экономической ситуации в лайн.

России

Рисунок 8 – SWOT-анализ бизнес-процесса индивидуального заказа

Анализ процесса индивидуального заказа мебели клиентов показал ряд проблем.

Заранее распечатанные бланки заполняются вручную, на что тратится довольно много времени. Было бы удобнее заполнять всю информацию на компьютере, а за тем лишь печатать готовый договор. Кроме того заполнение данных в электронном виде позволит сохранять информацию о поступающих заказах и передавать ее в цех непосредственно сразу после заполнения, а кроме того может быть использовано для анализа эффективности работ компании.

Оформление заказов в бумажном виде так же занимает продолжительное время. А распределение заказов на следующий день неэффективно и увеличивает время выполнения заказа минимум на сутки.

Еще одной проблемой является путаница с выполнением заказов. Вместо электронного ведения дел бланки заказов в бумажной форме перемещаются с полки «в работе» на полку «выполненные» после чего просто выбрасываются.

Слабой стороной процесса, увеличивающей временные издержки, является отсутствие постоянной связи офиса и цеха.

Кроме того отсутствие должностных инструкций зачастую приводит к тому, что договор заключает дизайнер-проектировщик, а не продавцы.

Для точечного понимания проблемы длительной передачи заказов из магазина в цех воспользуемся диаграммой Исикавы, представленной на рисунке 9.

Сотрудники

Клиенты

магазина

Долгое время создания

договора Непостоянность решений

Плохое обучение Задержка предоплаты

Низкая мотивация

Длительное время

передачи заказов в

Слабая автоматизация цех

Удаленность магазина

процесса

Сбор заказов на

Нарушение следующий день Нет материалов у

последовательности

поставщиков

заполнения договора

Технология

Внешние причины

передачи

Рисунок 9 – Диаграмма Исикавы

Отсутствует система, измеряющая показатели эффективности и результата процесса. Из-за этого нет возможности провести анализ благоприятных и неблагоприятных факторов, влияющих на бизнес-процесс, сравнение эффективности специалистов на выполнения разного уровня работ и так далее.

Диаграмма Исикавы подтвердила основные проблемы бизнес-процесса: долгое создание договоров из-за отсутствия их электронного заполнения, удаленность магазина от цеха, вследствие чего сбор заказов происходит непостоянно и с большими задержками.

3.2 Идентификация выбранных процессов

Идентификация бизнес-процессов предполагает, во-первых, формирование состава функций (операций) бизнес-процессов, определяющих их границы, во-вторых, организационную ответственность подразделений за выполнение этих функций; в-третьих, взаимодействие бизнес-процессов между собой, то есть организацию интерфейсов.

Владельцем процесса индивидуального заказа мебели клиентом является директор. Так как фирма довольно маленькая, то директор контролирует большинство процессов и является их владельцем. Кроме того директор располагает ресурсами процесса, наделѐн правами, отвечает за результаты и организацию процесса.

Для процесса индивидуального заказа входной границей является предпочтения клиента и потребность в заказе мебели. Выходной границей процесса можно договор между клиентом ателье, а так же счет-фактуру оплаты заказа. Кроме того верхней границей можно считать степень удовлетворенности клиента обслуживанием.

С определением границ процесса связаны интерфейсы процесса. Интерфейсом границы входа является его предпочтения, выраженные как на бумаге, так и в устной форме. Интерфейсом границы выхода – договор между клиентом и ателье, счет-фактура.

Требования к бизнес-процессу предъявляют несколько потребителей. Первые (внешние потребители) – клиенты, обращающиеся за услугой. Их требование содержит в себе быстрое обслуживание, качественно выполненная работа и ее скорость. Директор (внутренний потребитель) предъявляет требования по сокращению издержек по ходу процесса, а также к слаженному выполнению обязанностей участников процесса.

По требованиям потребителей можно выделить цели, которые помогут в оптимизации бизнес-процесса, а так же послужат краеугольным камнем в решениях по его совершенствованию.

Так для клиентов необходимо создать все условия для более быстрого прохождения процедуры заказа, а так же создания качественной мебели, удовлетворяющей их предпочтениям. Для директора необходимо организовать сплоченность команды, работающей в процессе, а кроме того создать условия для оперативной передачи информации из магазина в офис, с целью ее последующей обработки и анализа.

Бизнес-процесс будет считаться эффективным только при достижении всех поставленных целей процесса и удовлетворения всех его потребителей. Опираясь на данные цели, перейдем к рассмотрению вариантов совершенствования бизнес-процесса.

В приложении Г представлена технология процесса «как должно быть»

3.3 Обоснование необходимости внедрения информационных

систем в мебельном ателье «Альянс»

Необходимость внедрения информационных систем в нашей организации можно рассмотреть с помощью двух групп факторов: внутренних и внешних.

Начнем с внешних.

Социальный фактор. В настоящее время растет число молодых людей, владеющих современными достижениями прогресса, в связи с чем, при найме новых компетентных сотрудников, владеющими компьютерными технологиями, компания не столкнется с проблемами внедрения и использования ИС.

Технологический фактор. Доступ к основным информационным ресурсам через сеть Internet, системы электронного документооборота на предприятиях, защита передаваемой информации от несанкционированного доступа, технологии интеграции корпоративных приложений, их оперативного анализа и хранилищ данных позволяют управлять возрастающими объемами информации.

Экономический фактор. В последнее время для поддержания гибкости и эффективности систем корпоративного управления необходимо внедрение информационных систем. ИС помогает следить за возрастающими потоками информации. ИС можно использовать для анализа, прогнозирования и принятия управленческих решений.

Политический фактор. В результате законотворческой и регулирующей деятельности органов власти ужесточаются требования к достоверности и своевременности отчетно-статистической информации предприятий.

Конкуренция. Если организация не желает отставать от своих конкурентов, она должна использовать современную технологию и быть готовой приобрести и применить новые разработки.

Внутренние факторы, способствующие внедрению ИС в ателье «Альянс» могут быть связаны следующим образом:

•  увеличением ценности информации;
•  возрастающими требованиями к качеству информацию;
•  пересмотром выполнения некоторых мероприятий и процессов( процесс передачи информации между цехом и магазином, а так же между кабинетами);
•  укреплением позиции предприятия на рынке.

3.4 Рекомендации по внедрению эффективных информационных

технологий и информационных систем

в ООО «КОМПАНИЯ АЛЬЯНС»

Исходя из рассмотренного выше текущего состояния информационных технологий в компании «Альянс» хочется отметить имеющиеся недостатки. На данный момент, на предприятии существуют следующие структурные проблемы:

•  неэффективный обмен информацией между отделами компании и директором. Так как процесс прохождения заказов от отдела продаж к директору не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения;
•  технологические расчѐты осуществляются вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок, что соответственно ведет к браку продукции и к неэкономичному расходу материалов;
•  нет строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих;
•  старое оборудование и программное обеспечение;

 отсутствие постоянной информационной связи между магазином и офисом

Рассмотрим каждую проблему подробнее и приведем рекомендации по их решению.

3.4.1 Приложение Zimbra для компании «Альянс»

При составлении документов, касающихся разработки и производства мебели необходимо постоянно передавать документы директору на технологическую проверку и на подписание. Отсутствие интернета в кабинете директора не позволяет передавать документы в электронном виде, а их передача осуществляется при личной встрече, что довольно сложно, из-за плотного графика директора. Для решения этой проблемы предлагается провести сеть интернет в цех, где расположен кабинет директора, а также установить на компьютерах приложение Zimbra, которое представляет собой не только электронную почту корпоративного уровня, но средство совместной работы. Пользовательский интерфейс обеспечивает всплывающие подсказки и уведомления, что позволит своевременно просматривать почту. К значимым возможностям Zimbra относятся:

•  глобальная книга адресов – видны все сотрудники предприятия, у кого есть почтовый ящик в домене;
•  документы можно хранить, просматривать и редактировать прямо в обозревателе (браузере);
•  можно делать все ресурсы (адресную книгу, или часть еѐ, некоторые каталоги с письмами, документы, календари и задачи) доступными для других пользователей, например, для всех отделов;

•  можно подключать внешние почтовые ящики;
•  наличие удобного веб-интерфейса, поддерживающего работу мобильных устройств (для сотрудников находящихся вне офиса).

Пример работы в приложении Zimbra представлен на рисунке 10.

Рисунок 10 – Пример работы в приложении «Zimbra»

Данное почтовое приложение позволит ускорить процесс передачи заявок в цех и разгрузит директора.

3.4.2 Система ПС «Мебельное производство» для мебельного

ателье «Альянс»

Для автоматизации бизнес-процессов мебельной компании предлагается внедрить систему «ПС: Мебельное производство», что позволит автоматизировать учет и управление компанией. Функционал системы охватывает всю цепочку основных бизнес-процессов компании от получения заявки на поставку мебели до производства продукции, отгрузки ее покупателю и завершения взаиморасчетов. Важным преимуществами системы является возможность интеграции с программами PRO100 и AutoCad, в которых в настоящее время ведѐтся разработка дизайна мебели, что обеспечит быстрый перенос уже имеющейся базы материалов и готовых шаблонов.

Схема функционала системы «ПС: Мебельное производство» представлена на рисунке 11.

Рисунок 11 – Схема функционала ПС «Мебельное производство»

Система «ПС:Мебельное производство», разработанная компанией «Партнер Софт» (г. Санкт-Петербург) на платформе «1С:Предприятие 8.2», обеспечивает комплексное решение всего спектра задач учета и управления производственной компанией и полностью отражает специфику производства мебели.

Блок управления заказами покупателей предусматривает прием заказов на типовые и заказные изделия, а также дальнейшую работу с заказом: регистрацию оплат, запуск в производство, контроль исполнения (по этапам технологического цикла), отгрузку продукции покупателю. Весь спектр задач по управлению заказами покупателей решается в единой интерактивной форме.

При приеме заказа указываются параметры заказанного изделия, такие как используемые ткани, цвета ДСП, фурнитура. Состав параметров может быть настроен индивидуально.

Блок управления производством системы «ПС:Мебельное Производство» позволяет настраивать произвольные спецификации, описывающие материальный состав продукции. Система поддерживает как одноэтапное отражение производства, так и многоэтапное — с выделением требуемого числа промежуточных этапов.

При регистрации факта выпуска полуфабрикатов и готовой продукции — со склада списываются использованные материалы, начисляется сдельная заработная плата исполнителям и рассчитывается себестоимость выпущенной продукции.

Система «ПС:Мебельное производство» имеет в своем составе полнофункциональный блок управления запасами и материальным обеспечением, включая поддержку неограниченного числа складов и всего спектра складских операций. Специальная форма наглядно показывает

обеспеченность производства материалами — с учетом имеющихся запасов, текущих потребностей и ожидаемых поступлений. Непосредственно из формы могут быть сформированы заказы поставщикам на недостающие материалы. Система предусматривает резервирование ТМЦ, а также работу с минимальными остатками.

Отгрузка (реализация) мебельной продукции в программе предполагает списание продукции со склада с одновременным начислением задолженности покупателя. Наряду с продукцией, в документе отгрузки могут присутствовать товары и услуги. Формируется пакет необходимых печатных форм отгрузочных документов.

Блок управления денежными средствами в системе предусматривает многовалютный учет наличных, безналичных и подотчетных денежных средств, включая оформление операций поступления денег, выплат, перемещений и конвертаций.

Система поддерживает ведение взаиморасчетов с поставщиками, покупателями и сотрудниками (по заработной плате) с требуемой детализацией и в различной валюте.

Финансовый блок системы «ПС:Мебельное производство» предусматривает учет всего спектра доходов и расходов (зарплата, аренда, общехозяйственные расходы и т.п.).

Учет затрат может выполняться как «кассовым методом» (по факту выплаты денег), так и «методом начисления» — в зависимости от принятой учетной политики предприятия. По итогам периода может быть сформирован «Отчет о прибылях и убытках», отображающий информацию о сумме реализации, маржинальной прибыли, затратах (в разрезе статей) и полученной чистой прибыли.

Программа имеет в своем составе широкий спектр аналитических отчетов, обеспечивающих всесторонний анализ различных аспектов деятельности компании, включая анализ объемов продаж и полученной маржинальной прибыли, закупок, складских запасов, платежей и взаиморасчетов, затрат, объемов выпуска и себестоимости.

Система «ПС:Мебельное производство» поддерживает ведение управленческого учета по произвольному числу фирм (юридических лиц) в единой информационной базе. Для целей ведения регламентированного (бухгалтерского и налогового) учета предусмотрена процедура переноса основных справочников и документов в «1С:Бухгалтерию 8».

Наличие сертификата «1С:Совместимо», а также десятки успешных внедрений по всей России, многие из которых выполнены клиентами самостоятельно, подтверждают качество продукта «ПС:Мебельное Производство».

Использование платформы «1С:Предприятие 8» обеспечивает системе «открытость» и предоставляет неограниченные возможности по еѐ развитию и адаптации под специфику бизнеса.

Программа «ПС:Мебельное производство» полностью покрывает потребности в автоматизации для небольших и средних производственных компаний с числом пользователей от одного до десяти.

3.4.4 Электронная подпись для компании «Альянс»

Помимо этого, для ускорения работы с документами, рекомендуется внедрение электронной подписи.

Электронная подпись по законам Российской Федерации делится на 3 вида:

•  простая электронная подпись;
•  неквалифицированная электронная подпись;
•  квалифицированная электронная подпись.

Простая электронная подпись (ПЭП) Предназначена для документооборота, позволяет подтвердить авторство, но не гарантирует неизменность документа после его подписания и не обеспечивают юридическую значимость. Простая электронная подпись применяется для получения доступа к возможностям Единого портала госуслуг.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) Позволяет определить автора подписанного документа и доказать неизменность содержащейся в нем информации. В неквалифицированную электронную подпись заложены криптографические алгоритмы, которые обеспечивают защиту документов. Такая подпись подойдет для внутреннего документооборота, а также для отправки электронных документов из одной компании в другую. Во втором случае, стороны должны заключить между собой соглашение, устанавливающие правила использования и признания электронных подписей. Неквалифицированная электронная подпись также подходит для участия в электронных торгах.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) Квалифицированная электронная подпись обладает всеми признаками неквалифицированной, однако она может быть получена только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России. Программное обеспечение, необходимое для работы с КЭП, должно быть сертифицировано Федеральной службой безопасности. Следовательно, квалифицированная электронная подпись наделяет документы полной юридической силой и соответствует всем требованиям о защите конфиденциальной информацию. КЭП используется для сдачи отчетности в контролирующие органы государственной власти и для участия в электронных торгах.

Для компании «Альянс» правильным будет выбор неквалифицированной подписи, ведь большинство документов все равно будет подписываться вручную, а для подписи документов внутри компании НЭП вполне подойдет.

Электронная подпись позволит компании «Альянс» составлять договоры за пределами Железногорска, что расширит клиентскую базу, а вследствие увеличит прибыль.

3.5 Моделирование бизнес-процесса «To be» индивидуального

заказа мебели в компании «Альянс»

Автоматизация бизнес-процессов по большому счету предполагает внедрение программного или аппаратного обеспечения, который обеспечит качественное повышение уровня работы предприятия.

Как правило, модель бизнес-процесса «To be» («Как должно быть») создается на основе модели «As is», с устранением выявленных недостатков на базе проведенного анализа модели «As is».

С учетом проведенного анализа и предложенных решений по автоматизации была построена модель «To be» бизнес-процесса заказа мебели (Приложение Д).

3.6 Оптимизация ИТ-инфраструктуры в мебельном ателье

«Альянс»

Для внедрения перечисленных выше систем и приложений необходима оптимизация ИТ-инфраструктуры мебельного ателье.

Повышение уровня дистанционного взаимодействия отделов – это ключ к более высокому уровню эффективности работы сотрудников.

Для наглядности изменений, проводимых с ИТ-инфраструктурой организации, построим новую, усовершенствованную модель, представленную в приложении Д.

Изменения коснулись ее сервисов и систем, технических и программных средств, данных и автоматизированных процессов.

Компонентами модели ИТ-инфраструктуры выступают:

•  рабочие станции;
•  городская и офисная АТС;
•  сетевой коммутатор;
•  периферийная техника.

 маршрутизатор

 брандмауэр

Для организации необходимо сопровождение и своевременное поддержание ИТ-инфраструктуры. Сбой в работе оборудования и его длительный простой может привести к значительным финансовым и временным потерям, нарушению коммуникаций и снижению управляемости бизнеса. Эти проблемы в компании «Альянс» на первое время предлагается решать сторонней фирме.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной бакалаврской работе была изучена предметная область, связанная с внедрением информационных систем на мебельное предприятие, а так же автоматизацией бизнес-процессов компании. В рамках темы были определены задачи и поставлена цель.

В ходе решения первой задачи был проведен разбор теоретического материала. Были рассмотрены аспекты информационных систем и основы процессного подхода к управлению, в частности управление бизнеспроцессами, их оптимизация и идентификация.

Выполняя следующую задачу, был изучен объект исследования – мебельное ателье «Альянс». Основная деятельность компании – производство корпусной мебели различного вида на заказ. Были построены организационная и функциональная структуры компании, проведен анализ документооборота и аппаратного и программного обеспечения. Были выделены и описаны основные бизнес-процессы компании. В результате были выявлены проблемы и недочеты в работе компании, которые можно решить с помощью внедрения информационных систем, и, как следствие, оптимизацией бизнеспроцессов.

В процессе решения третьей задачи была построена модель «Как есть» бизнес-процесса индивидуального заказа мебели, используя модель EPC. Были выявлены ее недостатки:

•  неэффективный обмен информацией между отделами компании и директором. Так как процесс прохождения заказов от отдела продаж к директору не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения;
•  технологические расчѐты осуществляются вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок, что соответственно ведет к браку продукции и к неэкономичному расходу материалов;
•  нет строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих;
•  устаревшее оборудование и программное обеспечение;
•  отсутствие постоянной информационной связи между магазином и офисом.

Учитывая текущие проблемы организации, а в частности бизнеспроцесса заказа, была построена модель «Как должно быть» и предложены варианты внедрения информационных систем.

Были предложены следующие информационные системы:

•  приложение Zimbra для обеспечения связи между цехом и офисом;
•  система ПС:Мебельное производство для автоматизации учета и управления компании;
•  электронная подпись для быстрого и своевременного подписания необходимых документов.

Подводя итог, можно сказать, что принятие предложенных решений позволит компании «Альянс» автоматизировать свою работу в целом и работу с заказами в частности. Повысится скорость выполнения заказов, улучшится качество анализа информации, частично исключится человеческий фактор в работе с документами. Все задачи бакалаврской работы выполнены, а цель достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/referat/mebelnoe-proizvodstvo/

1) Петров, В. Н. Информационные системы: учебник для вузов / В. Н. Петров, М. А. Королев, Н. Г. Клешко, А. И. Мишенин. — Красноярск: СФУ, 2015. — 184 с.

2) Виденин, С. А. Информационные системы на предприятиях: учебное пособие / С. А. Виденин. — Красноярск.: СФУ, 2012. — 196 с.

3) Советов, Б. Я. Информационные технологии: учебник для вузов / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский. — М.: Высшая школа, 2005. — 344 с.

4) Бурцева, Е. В. Информационные системы: учебное пособие / Е. В. Бурцева, И. П. Рак, А.В. Селезнев, А. В. Терехов, В. Н. Чернышов. — Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2009. — 128 с.

5) Папин, М. А. Техническое обслуживание современных информационных систем: проблемы и подходы [Электронный ресурс] / М. А. Папин // Банки. Деньги. Инвестиции. Бизнес. – 2014. — №7. — Режим доступа: http://www.bankmib.ru.

6) Надточий, А. И. Технические средства информатизации: учебное пособие / А. И. Надточий; под. ред. К. И. Курбакова. — М.: Кос-Инф, 2003. 186 с.

7) Захаров, В. А. Влияние информационных технологий на развитие фирмы: учебник / В. Захаров. — М.: Инфра-М, 2005, — 113 с.

8) Петров, В. Н. Информационные системы: учебник / В. Н. Петров. — СПб.: BHV, 2002. — 358 c.

9) Шатунова, О. В. Информационные технологии: учебное пособие / О. В. Шатунова. — Елабуга: ЕГПУ, 2007. — 177 с.

10) Шнитман, В. З. Аппаратно-программные платформы корпоративных информационных систем: учебное пособие / В. З. Шнитман, С. Д. Кузнецов. — М.: МГУ, 2015. — 283 с.

11) Юдина, Г .А. Аудит предприятия: учебное пособие для студентов / Г. А. Юдина. — Красноярск: СФУ, 2012. — 55 с.

12) Воронина, Л. И. Аудит информационных систем: учебное пособие / Л. И. Воронина. — СПб.: Омега-Л, 2012. — 675 с.

13) Елиферов, В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. Г. Елиферов, В. В. Репин. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2005. — 380 с.

14) Елиферов, В. Г. Бизнес-процессы. Регламентация и управление / В. Г. Елиферов, В. В. Репин. — М.: Инфра-М, 2004. — 270 с.

15) Ойхман, Е. Г. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные технологии / Е. Г. Ойхман, Э. М. Попов. — М.: Финансы и статистика, 2015. — 210 с.

16) Поршнев, А. Г. Управление организацией / А. Г. Поршнев. М.: Инфра-М, 2005. — 97 с.

17) Радзишевский, А. О. Практика автоматизации бизнес-процессов. Корпоративные системы // А. О. Радзишевский. — М.: Юнити-Дана, 2015. №4.

18) Гриненко, А. С. Информационная поддержка процесса автоматизации предприятия: учебное пособие / А. С. Гриненко. — М.: Академия, 2005. — 376 с.

19) Галямов, А. Ф. Поддержка принятия решений при выборе инструментальных программных средств: учебное пособие / А. Ф. Галямов, А. В. Никитин. — Новосибирск: МЭСИ, 2008. — 531 с.

20) Андерсен, Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования / Б. Андерсен; пер. с англ. С. В. Ариничева. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2013. — 204 с.

21) Робсон, М. Автоматизация бизнес-процессов: практическое руководство / М. Робсон, Ф. Уллах. — М.: Юнити-Дана, 2010. — 398 с.

22) Джестон, Д. Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов / Д. Джестон, Й. Нелис. — СПб.М.: Символ-Плюс, 2008. — 365 с.

23) Тельнов, Ю. Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов. Компонентная методология / Ю. Ф. Тельнов. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2013. — 320 с.

24) Харрингтон, Дж. Совершенство управления процессами. Искусство совершенствования управления процессами / Дж. Харрингтон; под науч. ред. В. В. Брагина; пер. с англ. А. Л. Раскина. — М.: Стандарты и качество, 2007. — 192 с.

25) Репин В. В. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация / В. В. Репин. — М.: Стандарты и качество, 2007. — 240 с.

26) Харрингтон, Дж., Эссепинг, К. С., Харм Ван Нимвеген. Оптимизация бизнес-процессов. Документирование, Анализ, Управление, Оптимизация / Дж. Харрингтон, К. С. Эссепинг, Харм Ван Нимвеген; пер. с англ. СПб: Азбука, Бмикро — 2009. — 430 с.

27) Хаммер, М., Чампи, Дж. Реинжиринг корпорации: манифест революции в бизнесе / М. Хаммер, Д. Чампи; пер с англ. — СПб.: Издательство С.- Петербургского университета, 2015. — 332 с.

28) Бизнес-инжиниринговые технологии [Электронный ресурс]: Информационно-методические материалы по построению систем управления, примеры бизнес-моделей и процессов организаций. – Москва, 2003. – Режим доступа: http://www.betec.ru.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Организационная структура мебельного ателье «Альянс»

ООО

«КОМПАНИЯ

АЛЬЯНС»

Директор

Директор Говоров В.И. Цех.Кабинет №1

Производственный ДизайнерХозяйственный отдел Отдел продаж Складской отдел Бухгалтер

отдел проектировщик

Начальник Менеджер по Главный Начальник

Пудовкин В.А производственно Семкин А.Г. Коршунова Ю.С. Петров В.Г. Ламберг В.А. Зибарева Е.В. хоз. части продавец склада

го отдела

Магазин. Кабинет Цех.Кабинет Магазин. Кабинет

Цех.Кабинет №2 Цех.Кабинет №2 Цех.Кабинет №1

№1 №1 №2

Продавцы- Грузчики (2 Уборщица Кромщик кассиры (2 человека)

человека)

Сборщик –

Электрик монтажник (3

человека)

Пильщик

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Функциональная модель мебельного ателье «Альянс»

Осуществление

услуг по продаже

мебели

Осуществление Подбор и Ведение Обеспечение Осуществление Осуществление Исследование и Осуществление

Осуществление процесса управление бухгалтерского и функционирован процесса процесса анализ рынков Производство процесса

прочих платежей финансового учета управления кадрами ия склада продажи мебели поставки сбыта доставки

Составление Поиск клиентов Составление Оплата услуг Консультация Составление Распил Осуществление

Поиск кадров налогового Прием товаров на продаваемую плана на день ЖКХ клиентов списка поставки материалов монтажа

отчета продукцию

Контроль Оплата услуг

Подготовка Составление Оформление Планирование Проведение Оплата услуг производства охранной Выдача товара Заказ товара

кадров годового отчета заказов продаж кромочных работ водителей

организации

Контроль работы Составление Проведение магазина Ведение Составление отчета по Расчет с Проведение рекламных

бухгалтерского состоянию склада

кассовых компаний и выставок

Сборка изделий

кадрового учета поставщиком

отчета операций

Составление Составление Составление

Составление отчета по

штатного финансового остаточным изделиям

отчета по Анализ спроса

расписания отчета продажам

Составление Осуществление

Выдача Обеспечение

трудового проектировочных

заработной платы чистоты склада

договора работ

Составление приказов Проведение

о приеме\увольнении инвентаризации

Составление

графика отпусков

ПРИЛОЖЕНИЕ В

EPC-модель «Как есть» бизнес-процесса

«Индивидуального заказа мебели»

Пришел Магазин

клиент работает

V

Выслушать

Дизайнер

Дизайнер

предпочтения

проектировщик

проектировщик

клиента

Предпочтения

выслушаны

Autocad, Нарисовать

Дизайнер

Дизайнер

стандарты макет проектировщик

проектировщик

набросок

Макет

выполнен

Спросить

Дизайнер

Дизайнер согласие

проектировщик

проектировщик клиента

Клиент не

Клиент согласен

согласен Autocad, стандарты 1

Autocad,

Выполнить Проект

Нарисовать стандарты

Проект корректировку

конечный Дизайнер Дизайнер проект проектировщик проектировщик Дизайнер

Дизайнер

проектировщик Корректировка

проектировщик

Конечный выполнена

проект

нарисован

Рисунок В.1 – EPC-модель «Как есть» бизнес-процесса

«Индивидуального заказа мебели», лист 1 Продолжение приложения В

Конечный

проект

нарисован

Продавец Продавец- Оформить Договор о заказе

консультант

консультант заказ

Правила

Заказ

оформления

оформлен

Получить Главный

Главный

предоплату продавец

продавец

Предоплата

получена

Главный

Главный Отправить

продавец

продавец заказ в цех

Договор о заказе Заказ

отправлен

Сотрудники

Сотрудники Выполнение

цеха

цеха заказа

Заказ

выполнен

Рисунок В.1 – Лист 2 Продолжение приложения В

Заказ

выполнен

Уведомить

Главный

Главный клиента о

продавец

продавец выполнении

Клиент

уведомлен

Внешняя

Внешняя Выполнить

компания

компания по

по доставку

доставке

доставке

Доставка

выполнена

Выполнить

Монтажник

Монтажник монтаж

Договор о заказе

Монтаж

выполнен

Произвести

Главный

Главный окончательный

продавец

продавец расчет

Счет фактура

Расчет

произведен

Рисунок В.1 – Лист 3

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

EPC-модель «как должно быть» бизнес-процесса заказа мебели

Пришел Магазин

клиент работает

V

Выслушать

Дизайнер

Дизайнер

предпочтения

проектировщик

проектировщик

клиента

Предпочтения

выслушаны

Autocad, Нарисовать

Дизайнер

Дизайнер

стандарты макет проектировщик

проектировщик

набросок

Макет

выполнен

Спросить

Дизайнер

Дизайнер согласие

проектировщик

проектировщик клиента

Клиент не

Клиент согласен

согласен Autocad, стандарты 1

Autocad,

Выполнить Проект

Нарисовать стандарты

Проект корректировку

конечный Дизайнер Дизайнер проект проектировщик проектировщик Дизайнер

Дизайнер

проектировщик Корректировка

проектировщик

Конечный выполнена

проект

нарисован Рисунок Г.1 – Модель «Как должно быть» бизнес-процесса индивидуального

заказа мебели, лист 1 Продолжение приложения Г

Конечный

проект

нарисован

Продавец Продавец- Оформить Договор о заказе

консультант

консультант заказ

Правила База данных

Заказ

оформления (ПС мебельное

оформлен

производство)

Получить Главный

Главный

предоплату продавец

продавец

База данных

Предоплата

(ПС мебельное

получена

производство)

База данных

Главный

Главный Отправить

(ПС мебельное

продавец

продавец заказ в цех

производство)

Договор о

Заказ заказе, Zimbra

отправлен

База данных

Сотрудники

Сотрудники Выполнение

(ПС мебельное

цеха

цеха заказа

производство)

Заказ

выполнен

Рисунок Г.1 – Лист 2 Продолжение приложения Г

Заказ

выполнен

Уведомить

Главный

Главный клиента о

продавец

продавец выполнении

Клиент

уведомлен

Внешняя

Внешняя Выполнить

компания

компания по

по доставку

доставке

доставке

База данных

Доставка (ПС мебельное

выполнена производство)

Выполнить

Монтажник

Монтажник монтаж

Договор о заказе

Монтаж

выполнен

Произвести База данных

Главный

Главный окончательный (ПС мебельное

продавец

продавец расчет производство)

Счет фактура

Расчет

произведен

Рисунок Г.1 – Лист 3

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Усовершенствованная ИТ-инфраструктура мебельного ателье «Альянс»

Магазин Цех

офис Кабинет

Windows 7

Главный продавец максимальная,

Городская АТС Директор Бухгалтер

Microsoft Office

Windows 7 Windows 7 2010, Антивирус Windows 7

максимальная, максимальная, DrWeb, Google максимальная,

Microsoft Office Microsoft Office Chrome, Microsoft Office

2010, Антивирус Интернет 1C:Управление

2010, Антивирус 2010, Антивирус

DrWeb, Google DrWeb, Google Офисная АТС небольшой DrWeb, Google

Chrome, Autocad Chrome, фирмой 8, Chrome, Дизайнер Мебель AutoCAD

ПС:Мебельное ПС:Мебельное

2015,ПС:Мебельн производство, 2015,ПС:Мебельн Концентратор производство,

ое производство, Zimbra ое производство, Zimbra

Zimbra Офисная АТС Zimbra

Маршрутизатор Склад

Брандмауэр

Маршрутизатор

Брандмауэр

Начальник склада

Windows 7

максимальная, Начальник производственного отдела

Сервер Microsoft Office

2010, Антивирус

Kassy Kassy DrWeb, Google

Chrome,

Продавец-кассир Продавец-кассир ПС:Мебельное

Касса Касса производство,

Zimbra.