В 50-70-е годы XX века стало очевидно, что человечество вступает в новую эпоху, дорогу к которой проложило бурное развитие техники и, в первую очередь, компьютеров, и НТР в целом. Развитие компьютерных технологий позволило обществу подойти к глобальной проблеме информатизации, связанной с быстро возрастающими интеграционными процессами, проникающими во все сферы нашей деятельности: науку, культуру, образование, производство, управление и т. д.
Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также, фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Данная курсовая работа является примером применения использования компьютерных технологий в сфере принятия управленческих решений.
Целью курсовой работы является попытка выявить роль компьютерных технологий в сфере принятия управленческих решений.
Для решения поставленной цели решались задачи:
- рассмотреть информационные системы и технологии как инструментов формирования управленческих решений;
- изучить роль автоматизации при принятии управленческих решений;
- провести анализ применения компьютерных технологий в сфере принятия управленческих решений.
Сегодня ни для кого не секрет, что от оснащения офисов информационно-вычислительной техникой зависит эффективная работа управленческого звена коммерческой компании, т.к. использование компьютеров в качестве информационных машин позволяет существенно сократить время на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов.
Практически любая деятельность современного делового человека связана с обработкой информации. И тот, кто может качественно обработать существенный объем информации за наименьшее время, имеет наибольшие гарантии на успех. Вот почему проблема создания различных вспомогательных средств и методов оперирования со всевозможной информацией становится все насущнее.
В наше время трудно представить себе, что можно обойтись без компьютеров. А ведь не так давно, до начала 70-х годов вычислительные машины были доступны весьма ограниченному кругу специалистов, а их применение, как правило, оставалось окутанным завесой секретности и мало известным широкой публике. Однако в1971 г. произошло событие, которое в корне изменило ситуацию и с фантастической скоростью превратило компьютер в повседневный рабочий инструмент десятков миллионов людей. В том году еще почти никому не известная фирма Intel из небольшого американского городка с красивым названием Санта-Клара (шт. Калифорния), выпустила первый микропроцессор. Именно ему мы обязаны появлением нового класса вычислительных систем — персональных компьютеров, которыми теперь пользуются, по существу, все, от учащихся начальных классов и бухгалтеров до маститых ученых и инженеров. Этим машинам, не занимающим и половины поверхности обычного письменного стола, покоряются все новые и новые классы задач, которые ранее были доступны (а по экономическим соображениям часто и недоступны — слишком дорого тогда стоило машинное время мэйнфреймов и мини-ЭВМ) лишь системам, занимавшим не одну сотню квадратных метров. Наверное, никогда прежде человек не имел в своих руках инструмента, обладающего столь колоссальной мощью при столь микроскопических размерах.
Компьютерные офисные технологии
... к появлению электронных офисов, включенных в локальные компьютерные сети и сеть Интернет [3, с. 132]. Информационные технологии экспертной поддержки принятия решений составляют основу ... отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Входящие в эту группу информационные технологии поддержки принятия решений предусматривают широкое использование экономико ...
Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью изучения информационных технологий управления предприятиями сферы услуг в новых российских условиях. Изменения, происходящие в России и в мире, требуют новых подходов к управлению предприятиями. Информационные технологии существенным образом преобразуют бизнес, снижают издержки, вовлекают в оборот интеллектуальные продукты. Все это требует своего научного осмысления и соответствующего учета в управленческой практике.
Трансформация российской экономической системы обусловила принципиальные изменения в деятельности предприятий сферы услуг. Именно в сфере услуг проявились все преимущества рынка, и в то же время обострились все проблемы, порождаемые рыночными способами организации хозяйственной деятельности.
Вхождение России в ВТО рождает много новых проблем и в первую очередь проблему конкурентоспособности российских предприятий. В случае, если отечественные предприятия не смогут ответить на вызовы современности и не повысят свою конкурентоспособность, то будут вытеснены с рынка транснациональными гигантами. Одним из значимых факторов конкурентоспособности сегодня стало применение в управлении современных информационных технологий. В сфере услуг эти технологии становятся обязательным условием высокой конкурентоспособности, и поэтому их эффективное использование стало решающим фактором успеха предприятий на рынке. Новые информационные технологии управления не только повышают конкурентоспособность предприятий, но и способствуют распространению результативных методов современного менеджмента.
1. Информационные технологии управления предприятиями сферы услуг как объект исследования
1.1 Сущность информационных технологий управления предприятиями
Информационные технологии в современном обществе являются системообразующим инструментарием в управлении предприятиями всех отраслей. В процессе реформирования деятельности предприятий важнейшей проблемой становится формирование и четкое определение технологий управления. В силу высокой сложности этот процесс требует нового понимания взаимосвязи между техникой, технологией, экономикой и социальными процессами. Новые модели бизнеса заставляют всесторонне оценить проблемы формирования и развития информационных технологий управления предприятиями на всех уровнях, исходя из современных реалий, сопоставив все это с имеющимися ресурсами и определив направления прорывных, наиболее действенных решений.
Разработка автоматизированной системы управления предприятием автосервиса
... информационного обеспечения управления предприятием автосервиса. По мнению автора предметной областью является учет работ отделов автосервиса. ... работа. Новизна. Современный бизнес стремится к автоматизации. Не чужд автоматизации и бизнес по организации автосервиса. В настоящее время достаточно большое число компаний занимаются автоматизацией сервисных центров. Отметим, что автоматизация автосервиса ...
Информационная технология управления предприятиями — это совокупность приемов сбора, аккумулирования, сохранения, систематизации, обработки и создания новой информации и данных, необходимых для организации управления предприятием. Информационные технологии управления предприятиями используют методы накопления, передачи и обработки информации с помощью ЭВМ. Данный термин возник и расширяет сферу своего употребления в основном как область деятельности, связанная с ЭВМ. Как правило, применение ЭВМ означает выполнение не отдельных информационно-вычислительных задач, а совокупности работ, связанных в единый комплекс и реализуемых на базе единого технологического процесса.
Основные функции современных информационных технологий управления предприятиями — сбор, хранение, поиск, обработка необходимых данных, выработка новой информации, решение тех или иных оптимизационных задач. Ставится задача не только отобрать и автоматизировать трудоёмкие, регулярно повторяющиеся рутинные операции над большими массивами данных, но и получить принципиально новую информацию, которая необходима для принятия эффективных управленческих решений.
Формирование информационных технологий управления предприятиями как относительно самостоятельного вида деятельности относится к 1950-1960 гг. Первые информационные технологии управления появились и стали распространяться в 1950-х годах, когда начали создаваться компьютерные системы для решения отдельных управленческих задач (напри- мер, расчёт заработной платы, учёт товарно-материальных ценностей и т.п.), а также для комплексной обработки данных, необходимых для управления предприятием.[11]
В СССР в 1960-е годы ряд крупных предприятий, таких, как «Фрезер», «Калибр», ЗИЛ, Львовский телевизионный завод, Донецкий завод им. XV-летия ЛКСМУ и др. создали для своих нужд АСУ, которые использовали соответствующие информационные технологии управления. В эти годы информационные технологии управления получают распространение не только на промышленных предприятиях, но и в плановых, статистических органах, министерствах и банковских учреждениях, в материально-техническом снабжении и торговле. Все они, конечно же, соответствовали тому уровню развития информатики и вычислительной техники.
На рубеже XX и XXI вв. именно технические возможности стали основной причиной бурного развития в области информационных технологий управления предприятиями. Накопленный опыт в этой сфере позволил предприятиям определить современные принципы их формирования. Важнейшим из них является принцип интеграции. Он состоит в том, что обрабатываемые первичные данные вводятся в системы обработки данных один раз. Управленческие задачи взаимно увязываются таким образом, чтобы первичные данные и данные, являющиеся результатом решения одних задач, использовались как исходные для возможно большего числа других задач. Тем самым устраняется дублирование операций сбора, подготовки и контроля данных и обеспечивается их комплексное использование, что приводит к снижению удельных затрат на получение необходимой информации и повышению эффективности таких технологий.
Система виброиспытаний средств информационной и вычислительной техники
... разработанной процедуры Таблица 2 Таблица 3 1.1 Методика испытаний Объект испытаний (ОИ) - Бортовая информационно-вычислительная система (БИАВС). Требования к вибрационным воздействиям: диапазон частот - 10-2500 Гц; виброскорость ... документации из следующего ряда: 1, 2, 5, 10, 20, 50, 100. Управление испытаниями на гармоническую вибрацию методом качающейся частоты производится по алгоритмам ПО, ...
Разработке информационных технологий управления предприятиями предшествуют, возможно более детальное обследование и анализ управляемого объекта, задач и структуры управления, содержания и потоков информации. На основе анализа материалов обследования разрабатывается информационная модель управления предприятием, фиксирующая связь между задачами обработки данных и новыми потоками информации. На основе информационной модели управления производится выбор технических средств и разрабатывается соответствующая информационная технология. Часто конкретная технология управления создается путем адаптации той или иной универсальной программной среды к условиям конкретного предприятия.[6]
1.2 Применение информационных технологий управления на предприятиях в российской и зарубежной сфере услуг
Создание современного предприятия — сложный и длительный процесс, который условно можно разделить на два взаимосвязанных этапа. Первый — формирование производственно-управленческой структуры, порождающей мощные потоки информации. Второй — формирование структуры, управляющей этими потоками. Это принято называть комплексной автоматизацией, ведь для того чтобы работать, необходим инструмент. Это одинаково верно как по отношению к крупным предприятиям, так и по отношению к небольшим организациям — представителям малого бизнеса.
Возможность получить экономическую выгоду от автоматизации управленческих процессов впервые появилась в конце 60-х-начале 70-х годов. Первым шагом на этом пути стало появление систем MRP (Material Requirements Planning) — автоматизированного планирования потребности сырья и материалов для производства. Данные автоматизированные технологии управления производством появились в США. Главное достижение MRP-систем — минимизация издержек, связанных со складскими запасами. Затем появились системы MRPII (Manufacturing Resource Planning), способные планировать все производственные ресурсы предприятия: сырье, материалы, оборудование с его реальной производительностью, трудозатраты.
Развитием концепции автоматизированного управления занимается американская некоммерческая организация APICS (American Productionand Inventory Control Society), которая, в свою очередь, выдвинула ERP-концепцию управления предприятием и корпорациями. Она объединяет производителей (заказчиков), консультантов и разработчиков программного обеспечения. ERP-системы (Enterprise Resource Planning) — программные средства, автоматизирующие весь процесс учета, планирования и контроля на предприятиях, появились в начале 90-х годов, как замена систем MRPII. Однако реально они реализуют тот же стандарт управления предприятием.
Эффективно используя ERP-системы, фирмы применяют различные технологии управления. В разных странах, у разных авторов они называются по-разному: контроллинг — в Германии, тактический менеджмент — в Великобритании, управленческий учет — в США.
Анализируя тенденции развития рынка информационных технологий в России, можно увидеть, что в общей массе предлагаемых решений доля комплексных интегрированных систем неуклонно растет. Об этом свидетельствуют предложения фирм — разработчиков программного обеспечения, увеличение числа специализированных выставок, конференций, семинаров и иных тематических мероприятий.
Автоматизация учета труда и заработной платы на малом предприятии
... курсовой работе мы рассмотрим автоматизацию учеты заработной платы на малом предприятии с помощью индивидуально разработанного комплекса по автоматизации учета заработанной платы. 1. Основные аспекты использования ... появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, ...
Исторически так сложилось, что первыми в России появились и завоевали популярность относительно несложные «тиражные» системы, предназначенные для автоматизации отдельных задач: бухгалтерского учета, расчета заработной платы, управления персоналом, складского учета и т.д. Рациональным выбором для небольших предприятий по-прежнему являются «коробочные» решения (готовые, покупаемые в «коробке», программные продукты) для автоматизации отдельных задач, особенно если такие решения позволяют предприятию полностью автоматизировать работу ряда функциональных служб. Однако использование информационных технологий, ориентированных на решение отдельных задач, дает ограниченный эффект в повышении продуктивности бизнеса.
Деятельность многих современных российских компаний динамична и многогранна. Увеличение территориальной распределенности административных, производственных, торговых и складских подразделений, рост материальных, финансовых и информационных потоков значительно усложняют управление предприятием. Создание комплексных систем управления позволило повысить устойчивость компании в условиях рынка и сделать бизнес более прозрачным. Однако при очевидных преимуществах комплексной автоматизации ее осуществление, тем не менее, связано с рядом проблем. К ним можно отнести необходимость серьезной перестройки существующей модели деловых отношений, сложившейся на предприятии за многие годы, оптимизации его организационной структуры, координации работы подразделений, массового обучения сотрудников и т.д.
Частичная автоматизация отдельных процессов (как правило, управленческого характера) может значительно упростить схему финансовых взаимоотношений, механизмы учета и контроля на отдельных этапах. При этом основной узел бизнес-процессов остается в рамках неизменной, принятой на данном предприятии схемы.
Определение степени и глубины автоматизации процессов — одна из самых важных задач управления. Объективная оценка возможностей предприятия, его состояния на данный момент и предполагаемого эффекта от автоматизации — полной или частичной, поэтапной — и должна стать определяющим фактором при выборе ERP-системы или программного комплекса для реорганизации или построения бизнеса.
Сегодня на отечественном рынке информационного программного обеспечения представлены системы комплексной автоматизации предприятий, различные по идеологии построения, функциональным возможностям, срокам внедрения, сложности внедрения и эксплуатации, стоимости. Каждая из них способна в той или иной степени решать проблемы предприятия с учетом его отраслевых особенностей, размера и других факторов. В то же время причисление отдельных систем к классу ERP можно объяснить и маркетинговой тактикой производителей, обусловленной постепенным насыщением рынка традиционных бухгалтерских систем.[7]
Имеющиеся сегодня на российском рынке системы управления предприятиями условно можно подразделить на два больших класса: большие системы и средние.
Большие системы. Наиболее эффективно и полно проблемы предприятий решают системы R/3 компании SAPAG, BAAN 4 компании BAAN и OracleApplications компании Oracle. Они с успехом внедрены и эксплуатируются за рубежом, обладают значительным жизненным циклом, но при этом требуются серьезные финансовые и человеческие ресурсы для их использования.
Разработка системы управления производством
... и рекомендации производства Литература [Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/diplomnaya/upravlenie-proizvodstvom-diplomnyie-rabotyi/ Приложения Выдержка из текста дипломной работы ВВЕДЕНИЕ Адаптация ... окружающей среды 6 ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОИЗВОДСТВА, УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 6.1 Расчет основных производственных фондов 6.1.1 Дополнительные ...
В российских условиях применение подобных систем нередко затруднительно. Из-за высокой стоимости сегодня их могут позволить себе далеко не все отечественные компании, поэтому успешное внедрение этих систем носит единичный характер.
Средние системы. Такие системы представлены в основном решениями отечественных разработчиков, накопивших многолетний практический опыт в области как создания и продвижения тиражных учетных систем, так и выполнения комплексных проектов автоматизации. К ним можно отнести решения: БОСС-Корпорация («АйТи»), БЭСТ-Про («Интеллект-Сервис»), «Галактика» (корпорация «Галактика»), «Парус» (компания «Парус»), «Флагман» (компания «ИНФО-СОФТ») и др.
Перечисленные системы по своим функциональным возможностям приближаются к ERP-системам и способны достаточно полно удовлетворять потребности многочисленных российских предприятий в автоматизации. Как правило, в их состав российские разработчики включают развитые средства для автоматизации бухгалтерского учета, расчета заработной платы, управления персоналом, управления производством, автоматизации складского учета, организации в рамках предприятия целостного документооборота, проведения финансового анализа, бизнес-планирования и т.д.
Соглашаясь на внедрение ERP — системы, большинство руководителей надеется на построение с ее помощью правильной модели функционирования предприятия. Под «правильностью» в данном случае понимаются возможность получения объективной, правдивой информации о деятельности компании и принятие того или иного решения именно на основе анализа полученных сведений.
Только при таком управлении возникают полная «прозрачность» и объективные возможности для стратегического планирования и бюджетирования. Российским предприятиям для формулирования целого комплекса подобных задач традиционно близок термин «управленческий учет»: значение этого понятия мало чем отличается от значения термина «контроллинг» — понятия, широко используемого в иностранных корпорациях. Однако эти два термина не являются полностью эквивалентными.
Западный подход гласит, что главная задача любой учетной деятельности — обеспечение управленческого персонала предприятия своевременной и полной информацией для принятия решения. И, как уже отмечалось выше, наибольший интерес среди зарубежных систем автоматизированного управления, пожалуй, вызывает SAPR/3. Наличие более 12 тыс. инсталляций (установок) в мире (в СНГ — около 100) делает систему R/3 одним из самых распространенных ERP- комплексов. SAPR/3 состоит из набора прикладных модулей, которые поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в реальном времени. На несколько специальных модулей падает специфическая нагрузка по ведению управленческого учета, а именно на «финансы» (FI) и «контроллинг» (СО).
Модуль «финансы» предназначен для организации основной бухгалтерской отчетности по дебиторам, кредиторам и вспомогательной бухгалтерии. Он включает в себя «главную книгу», «бухгалтерию дебиторов», «бухгалтерию кредиторов», «финансовое управление», «специальный регистр», «консолидацию» и «информационную систему учета и отчетности».
Пример 2. «Управление системой переработки, хранения и доставки продукции»
... по теме «Управление системой переработки, хранения и доставки продукции» — представляет ... нормативных актов, директивных документов и документации предприятий ... доставка транспортными средствами; методика анализа производственных затрат и логистических издержек в товаропроводящей сети, включая закупку, складирование, хранение и транспортировку материально-технических ресурсов на всех уровнях управления ...
«Контроллинг» (СО).
Модуль обеспечивает учет затрат и прибыли предприятия; дает возможность устанавливать зависимость между издержками и местами их возникновения (центрами затрат), заказами, проектами; калькуляцию затрат; контроль прибыльности (результатов); контроль мест возникновения прибыли (центров прибыли); учет выработки; общий контроллинг деятельности предприятия. Кроме того, SAP предоставляет огромные возможности для учета основных средств через mySAPWorkplace (портал предприятия).
Важными моментами при работе с mySAPWorkplace являются структурирование и оценка основного капитала, управление бизнес-процессами, контроллинг основных средств, специальные компоненты для формирования отчетов.
Для предприятия крупного и среднего бизнеса предлагается еще ряд известных ERP-систем ведущих западных разработчиков. Одна из них — IFSApplications, продвигаемая на отечественном рынке компанией «Корпоративные Финансовые Системы» (КФС).
Современный автоматизированный комплекс управления предприятием IFSApplications — это система с обратными связями, основанная на формализованных методах управления производственными ресурсами MRPII, предназначенных для планирования и контроля за производственными, техническими и финансовыми ресурсами промышленных компаний. Она является системой широкого применения, охватывающей всевозможные аспекты бизнеса, включая реализацию продукции, производство, конструкторские разработки, запасы и движение денежной наличности.[13]
IFS включает систему планирования и контроля затрат, которая взаимодействует с большинством других подсистем интегрированной системы управления производством. При этом она получает от них информацию и сообщает результаты ее обработки в денежном выражении. Еще один важный момент — планирование затрат. Оно связано с расчетом ожидаемых затрат на производство и реализацию изделий на основе нормативных издержек на каждое изделие. Нормативные издержки складываются из суммарных издержек на оплату труда рабочих и на материалы, а также из всевозможных накладных расходов. Источниками информации являются ведомости материалов, маршрутно-технологические карты процесса, расценки на материалы, данные бухгалтерского учета соответствующих накладных расходов. Ожидаемое поступление и планируемые заказы, равно как и наличие запасов, калькулируются в соответствии с нормативными затратами (получаются суммарные затраты).
После этого калькулируется расход по интервалам времени. Такие расчеты надежно сигнализируют о перегрузке комплексного графика, указывая на необходимость контактов между финансовой службой и службой управления производством и запасами.
Любая производственная деятельность сопряжена с отклонениями фактических затрат, имеющих место в процессе изготовления продукции, от нормативных. Контроль затрат предусматривает в качестве одного из этапов сбор данных, которые позволяют рассчитывать фактические производственные издержки. Обычно накладные расходы исключаются из рассмотрения, так как соответствующие им суммы не отражают реальных издержек. В функцию контроля затрат входит также подготовка справок о фактических производственных затратах и их отклонениях от нормативных.
Основные средства и методы копирования документов
... ряда оригинальных технологий копирования и тиражирования документов, а также соответствующих средств репрографии и оперативной полиграфии. К ... Долгие годы пишущие машинки были единственным средством изготовления оригинальных печатных текстов и их копирования. Для получения ... изобретена пишущая машина. В 1873 году американцы Шоулс и Глидден сконструировали первую пишущую машинку, которую начала ...
Финансовый модуль является одним из ключевых и в другой известной системе — NavisionAxapta. В этот блок системы стекается информация из всех остальных модулей, так что он, можно сказать, является «ядром» NavisionAxapta. Ресурсы блока могут быть расширены путем подключения к нему модулей «торговля», «логистика», «производство», «проекты», а также дополнительных модулей, которые разработаны партнерами компании Navision из разных стран мира. Возможности блока «финансы» позволяют осуществлять, наряду с традиционным набором функций, финансовое планирование, в том числе прогнозирование ликвидности и бюджетирование.
Важно, что все средства контроллинга ERP-систем, рассмотренные выше, не только актуально обновляются и соответствуют принятым формам отчетности, но и дают возможность выполнять уникальные, оригинальные отчеты по любому спектру данных. Однако для успешного ведения сколько-нибудь сложного комплекса бизнес-процессов недостаточно учитывать только результаты анализа контроля затрат. Это лишь одна из составляющих сложного процесса управления. Современные средства программных комплексов позволяют повысить культуру управленческого учета, перейти от простого контроля к осознанному планированию и бюджетированию на основе анализа данных соответствующих модулей ERP-систем.
В мире современного бизнеса побеждает тот, кто владеет информацией, этот факт уже давно не нуждается в доказательствах. Но одного обладания важными сведениями мало. Их необходимо уметь защищать от конкурентов, разного рода злоумышленников, а также от порчи или утраты. Во многих современных программных продуктах, от MSOffice и 1С до серьезных ERP-систем и дорогостоящих СУБД, уже есть удовлетворительные средства защиты данных, и пренебрегать ими неразумно.
Следует иметь в виду, что с течением времени имеющиеся средства защиты устаревают, появляются новые версии систем обеспечения информационной безопасности, постоянно расширяется список обнаруженных в них недостатков и видов атак, меняются технологии обработки данных, программные и аппаратные средства, персонал компании. Необходимо периодически пересматривать разработанные организационно-распорядительные документы, проводить обследования систем, обучать персонал, обновлять средства защиты.[10]
В заключение отметим, что выбор той или иной системы управления в каждом конкретном случае определяется потребностями предприятия, существующими особенностями подготовки и выпуска продукции, опытом и квалификацией сотрудников и другими факторами. Этот выбор далеко не так очевиден, как может показаться на первый взгляд.
Практика свидетельствует, что приобретение мощных дорогостоящих систем не позволяет сразу решить все проблемы. В то же время успешное внедрение комплексной системы «среднего класса» на предприятии дает возможность сделать его работу более прозрачной, преодолеть многие барьеры между подразделениями, скоординировать их деятельность и в результате повысить эффективность функционирования компании в целом.
Успех или неудача комплексной автоматизации предприятия, как в России, так и за рубежом, в значительной степени зависит от готовности руководства к коренным организационным преобразованиям и созданию эффективных внедренческих команд, облеченных необходимыми полномочиями.
Строительные машины и средства малой механизации
... лифты, козловые краны), а также как самостоятельные грузоподъемные машины. В последнем случае они используются для механизации подъемно-транспортных операций и монтажных работ, к примеру, ... подъемно-тяговое устройство, так и в качестве составной части, главным образом, грузоподъемных машин. Полиспасты, дающие выигрыш в силе, называют редукторными, а в скорости перемещения - мультипликаторными. ...
Успешное развитие современного бизнеса немыслимо без активного применения новейших информационных технологий. Успешность ведения бизнеса определяется квалификацией предпринимателя, главного менеджера, бухгалтера и т.д., знанием запросов потребителей и пониманием ситуации на рынке. [14]
Глава 2. Основные направления в выборе стационарных аппаратных средств на предприятии по оказанию услуг
2.1 Классификация офисной техники
К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.
В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.
Офисная организационная техника (оргтехника) — технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.
Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.
Средства оргтехники для офиса фирмы по оказанию услуг могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.[9]
2.2 Средства изготовления, хранения, транспортирования и обработки документов
- Средства составления и изготовления документов
1. Пишущие машинки. Этот недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами.
Пишущие машинки должны обеспечивать:
высокую производительность труда при минимальных затратах;
- высокое качество печати;
- простоту управления;
- максимальное количество одновременно получаемых копий;
- надежность работы.
Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые не удобные в работе.
Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12) Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производительность труда значительно увеличивается.
Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических, имеют еще и память (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 зн., Евмолпия — 402000 зн.), что приближает их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты).
В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные тексты-шаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.
Канцелярские пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.
Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.
К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборнопишущие машины и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего тиражирования, стенографические машины (Стеноки) и приставки для формирования стенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на чертежи (МПК1, Ротринг) и др.
Кроме того, пишущие машинки различаются по конструкции печатающих механизмов и шрифтоносителей. Например: шрифтоносителями у них могут быть: литерные рычали, сферические (шаровые) головки, литерные диски («ромашки»).
Рычажные машинки весьма инерционны, скорость печати у них не превышает 1015 зн,/с. «Шары» и «ромашки» обеспечивают скорость до 40 зн./с, у них проще смена шрифтов, они более бесшумны.
2. Организационные автоматы. Это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.
Функциональные возможности оргавтоматов шире, нежели у электронных пишущих машинок:
большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста);
- емкая внешняя память (мегабайты);
- более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьююрных редакторов.
Широко используются такие оргавтоматы: Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и 2301.
3. Диктофонная техника. Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонно-машинописные бюро.
Средства транспортирования документов. Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.
Тележки универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.
Чаше других используются тросовые и ленточные конвейеры.
Грейферные транспортеры тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.
Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута. Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют две разновидности организации транспортировки: документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т. д. Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.
Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов. По принципу действия они могут быть дискретные и непрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза.
Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе; пневмопочта «Аэропост», например, имеет 18 модификаций.
Пример. Пневмопочта «Дуплекс» передает по пневмотрубопроводу патрон диаметром 45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250 м со скоростью 8 м/с; «Транз1П», «Магистраль» такие же патроны на расстояние 400 м. Пневмопочта «Аэротранс» пересылает грузы до 500 г.
Средства обработки документов. Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей-шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.
Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.
Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.
Ламинаторы — машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.
Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.
Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.
Пример. Брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата АЭА4, брошюрует до 100 страниц формата А4А5. производительность до 1500 брошюр в час имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия пол скоросшиватель.
Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и тп. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.
Листоукладочные машины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг., Пачковязальяые машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.
Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.
Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр. Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например, фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин (3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов.
Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2 «Тайна») или брикетов (Destroyer).
Виды уничтожителей: офисные (продольная резка), промышленные (перекрестная резка), секретные (резка в бумажную пыль), специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).
Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины., Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.
2.3 Средства копирования и размножения документов
Средства копирования документов
1. Электрографическое копирование. Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.
Основные достоинства электрографического копирования:
высокие оперативность, производительность и качество копирования;
- возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;
- получение копий с листовых и сброшюрованных документов;
- получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов;
- получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге и др.;
- сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.
Электрографическое копирование включает в себя следующие процедуры:
1) светоэкспозиция: проектирование документа на поверхность предварительно наряженного фотополупроводникового покрытия барабана или пластины, вызывающее стекание заряда с освещенных участков полупроводникового (на свету проводящего) покрытия и формирование невидимого электростатического изображения документа;
2) проявление изображения: превращение скрытого электростатического изображения в видимое в процессе налипания красящего порошка (тонера) на заряженные участки;
3) печать: перенос красящего порошка с барабана или пластины на бумагу или иную основу копии;
4) закрепление: растворение красящего порошка на копии в парах ацетона.
Пример 7.5. Отечественные ЭГКА: ЭРА. РЭМ, ЭФКА, ЭР-11, ЭР-12. Лучшие зарубежные образцы: Xerox 5380, Ricon FT-4220, MiB DC-1755, Konica 112, Sharp SF-7800, Canon NP-6020 и др.
Отечественные ЭГКА существенно уступают по качеству копирования зарубежным. Если для отечественных ЭГКА справедлив образный вывод: текст на копии хорошо разборчив, то для зарубежных: копии лучше оригиналов, рисунки объемные, цвета яркие при условии использования фирменной бумаги.
2. Термографическое копирование. Это самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу. Недостатки термокопирования: невысокое качество, небольшой срок хранения копий (темнеют), дорогая бумага. Используются аппараты: Молния, ТЭКА-1, ТЭКА-2, ТР-4, ТЭКА-13 и др.
3. Фотографическое копирование. Этот способ копирования — самый давний. Он обеспечивает самое высокое качество, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии. Важная, весьма распространенная разновидность фотографического копирования — микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов. Используются особо контрастные фотобумага и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Модели: комплект ОРК, аппараты КП-10, КРН, ДокуфоБФ-101 и др.
4. Электронно-графическое копирование. Оно основано на оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии. Копии чаще всего получают на электрофотопленке и на термореактивной бумаге, Копии на электрофотопленке служат основой для последующего тиражирования документов средствами трафаретной печати, и в аспекте подготовки высококачественных трафаретных печатных форм электронно-графическое копирование весьма эффективно и широко используется. Распространенные аппараты: Искра, Элика С-11, Rex-Rotary, BE-I02, Electrocop-18, Gestetner.
5. Диазографнческое копирование. Диазографическое светокопирование — диазография, синькография. Применяется преимущественно для копирования большеформатной чертежно-технической документации. Оригинал должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге, кальке. Процесс заключается в экспонировании оригинала контактным способом на светочувствительную диазобумагу и отбеливании бумаги ярким светом в местах, где нет изображения. Изображение проявляется в парах растворителя (аммиака) в вытяжных шкафах, Качество диазотипного светокопирования среднее. Используются аппараты:СКА-1. СКА-2, СКН-2, ВА-140, ВА-102, КВС-100 и др.
Средства оперативной полиграфии. Оперативная полиграфия обеспечивает быстрое получение качественной полиграфической продукции в значительных тиражах в условиях обычного учреждения, офиса. Оперативную полиграфию можно отнести к наиболее существенным достижениям второй половины XX в., ибо она является мощнейшим средством воздействия на общество: это важнейший инструмент рекламы, пропаганды, важный фактор развития национальной культуры и образования. Существует много различных способов печати в полиграфии: высокая, глубокая, трафаретная, гектографическая, офсетная и др. Высокая и глубокая печать самые совершенные способы печати для массового тиражирования книг, брошюр; в них используются объемные печатные формы, выпуклые при высокой печати и углубленные при глубокой. В оперативной полиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы.
1. Гектографическая печать. Принцип ее основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом (отсюда распространенное ее название — спиртовая печать) и расходуется, переносясь на копии.
Печатная форма изготавливается на мелованной бумаге путем переноса на нее при помощи специальной копировальной бумаги зеркального изображения документа. Печать выполняется на гектографах путем увлажнения бумаги спиртом и контактного переноса тонкого слоя краски с печатной формы на эту бумагу. С одной печатной формы можно получить 100 — 200 оттисков. Гектографическая печать применяется при небольшом тиражировании 25-250 экз.
Достоинства этой печати: возможность многоцветной печати, низкая стоимость расходных материалов, недостатки: низкое качество копий и их выцветание со временем.
Гектографическая печать применяется для дешевого быстрого тиражирования материалов невысокого качества.
Примеры гектографов: Янтарь, ГС-А4, Grammaprint, Drester и др.
2. Офсетная печать. В основе офсетной печати лежит принцип несмешиваемости масла и воды. Печать выполняется с плоской поверхности (формы), обработанной таким образом, чтобы участки, соответствующие наносимому изображению, удерживали краску на масляной основе и отталкивали воду, а остальная поверхность удерживала воду и отталкивала краску.
Печатная форма изготавливается на металлической (фольга) или гидрофильной бумажной пластине путем печатания на пишущей машинке (принтере) либо электрографическим или термографическим копированием документа, но с обязательным использованием жирового красителя. При печати на ротапринтах на пластину накатывается краска, налипающая на жирные места, а затем контактным способом через промежуточное эластичное звено (офсетный барабан) краска переносится на бумагу для получения копии.
Достоинства:
- высокое качество печати;
- возможность большого тиражирования — 5 тыс., оттисков с металлической формы н 400-1500 с бумажной;
- простота редактирования печатной формы (специальной офсетной резинкой или обезжиривающим средством);
- возможность повторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги;
- возможность многоцветной печати. Недостатки:
- сложность изготовления печатной формы и процесса копирования;
- высокая стоимость оборудования.
Ротапринты: ПОЛ-35, КРЦ-3, РЦ-2-А4, Офсета 11, ГЕКА, ftominor, Gestetner. Plate-master и др.
3. Трафаретная печать. Печатная форма — трафарет, изготавливается на листе восковой, желатиновой или коллоидной бумаги либо на пленке путем пробивания в ней микроотверстий на специальных пишущих машинках или методом электронно-графического копирования. Процесс печати заключается в продавливании краски через трафарет на машинах, называемых ротаторами
Достоинства:
- хорошее качество печати;
- тиражирование — 400 — 1500 оттисков с одной формы;
- простота изготовления печатных форм.
Недостатки:
- невозможность редактирования печатных форм;
необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати,
Примеры ротаторов: РС-А4 (ДАР-50), Циклос МХП, Прогресс 1011, Gestetner 480, Rex Rotary 4500.
4. Электронно-трафаретная печать. Особого внимания заслуживает, безусловно, самый эффективный и перспективный вариант оперативной полиграфии на ризографах, использующий последние достижения цифровой электроники и существенно улучшающий все характерно гики трафаретной печати. Ризографы — сравнительно новый тип копировально-множительной техники; они совмещают традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Подключив ризограф к компьютеру через параллельный порт, его можно использовать для оперативного создания, редактирования и размножения любых полиграфических изданий.
Ризограф был изобретен и создан в 1980 г, в Японии, а уже к началу 1995 г. более 70% японских школ были оснащены ризографами; в России первые ризографы появились l; 1992 г., в 1995 г. их количество у нас превысило 3000. а общие потребности российского рынка составляют, по оценке специалистов,200 тыс. шт.
Процесс копирования состоит из двух этапов:
- подготовка рабочей матрицы (занимает 15-20 с);
- копирование по матрице (за 10-20 мин можно получить несколько тысяч качественных оттисков).
При подготовке матрицы тиражируемый оригинал документа помещают на встроенный сканер. Сканер считывает информацию, кодирует ее и создает соответствующий цифровой файл. После обработки специальной многослойной мастер-пленки термоголовкой, управляемой этим цифровым файлом, создается рабочая матрица, содержащая копируемое изображение или текст в виде микроотверстий во внешнем слое пленки. Затем рабочая матрица пропитывается специальным красителем, поглощаемым внутренним слоем пленки, и используется как трафарет для тиражирования документа. С одной рабочей матрицы можно получить не менее 4000 оттисков хорошего качества. Все названные процедуры выполняются автоматически.
