І століття — це ера нових інформаційних технологій. В наш час електронні документи витісняють друковані. Стрімко зростає інформація, представлена у цифровій формі. Почалося швидке впровадження цифрових технологій обробки інформації.
Актуальність теми, яка вивчається, полягає у тому, що електронне документознавство, як новий документознавчий напрям, потребує якісно нового теоретичного і практичного дослідження і охоплює коло важливих проблем, які необхідно вирішувати.
Проблемами впровадження електронного документообігу в організації на сучасному етапі займаються як російські так і вітчизняні науковці, зокрема: Г.Г. Асеев, М.П. Бобильова, В.М. Боркус, Ю.Г. Вітін, М.В. Ларін, О.В. Матвієнко, В.І. Тихонов, І.Ф. Юшин. Так, В.М. Боркус займається питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок. Директор ВНІІДАД М.В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу. І.Ф. Тихонов та І.Ф. Юшин акцентують увагу на дослідженні збереження електронних документів на підприємстві.
У сучасних умовах розбудови України, як демократичної, правової, соціальної держави та поставленими завданнями впровадження електронного урядування постає необхідність правового регулювання електронного документообігу, як основного механізму організації взаємодії між органами державної влади та органами місцевого самоврядування, громадянами і суб єктами господарювання. Проблеми впровадження технологій електронного урядування у діяльність органів державної влади та органів місцевого самоврядування повязані, зокрема, з відсутністю чіткого нормативного регулювання процесів електронного документообігу.
Слід підкреслити, що поява електронної документації стала основною рисою розвитку інформаційного суспільства та електронної демократії у всіх країнах світу. Значний масив сучасної документації все більше переходить у так звану «цифрову» форму. Розуміння сутності документа переноситься з матеріальної складової в інформаційну.
Метою дослідження є електронний документ від початку створення до сучасного стану: історія ЕД, проблеми зберігання ЕД, шляхи створення носіїв та перспективи розвитку електронного документообігу.
Використання комп’ютерних технологій в сучасному діловодстві
... електронного документообігу на досвіді Німеччини розглядає В. Рудюк. Об’єктом дослідженняє сучасне діловодство. Предметом дослідження є використання комп’ютерних технологій ... використання комп’ютерних технологій на етапі документування; розглянути використання комп’ютерних технологій при організації документообігу. У ... огляд літератури. Робота складається з реферату, вступу, двох розділів, висновків та ...
Обєктом даного дослідження є електронний документ.
Предметом дослідження є історія, сучасний стан і перспективи розвитку електронного документа, його специфіка у порівнянні з традиційним документом; особливості створення та організації системи електронної документації; законодавчо-нормативні акти, що регулюють сферу створення і функціонування ЕД; особливості сучасного розвитку та перспективи ЕД.
Згідно з законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» та законом України «Про електронний цифровий підпис» електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа [1].
Завдання, що стоять переді мною у дослідженні поставленої тематики, такі:
проаналізувати структуру, функції, ознаки та властивості ЕД;
вивчити його особливості в порівнянні з традиційним документом;
розглянути проблеми архівного зберігання ЕД;
визначити найсучасніші та найзручніші носії інформації ЕД;
теоретично-методичні засади формування системи електронної документації; електронний документ інформація
Для вивчення даної теми використовувала такі методи:
використання цілісного підходу до вивчення ЕД, розгляду його у виникненні та розвитку, історичний розвиток, тобто історичний метод;
термінологічний метод передбачає термінологічний аналіз понять у сфері електронного документообігу;
метод порівняльного аналізу між електронним та традиційним документами;
аналіз та узагальнення наукових праць учених, що стосуються сфери ЕД.
Комплексне використання цих методів дозволило якісно та ефективно дослідити дану тему.
Практичне значення роботи полягає у застосуванні ЕД для функціонування установ та організацій.
На сьогодні, розвиток діловодство не може існувати без компютеризації, оформлення документів на електронних носіях стало вимогою нашого часу. Питання щодо цього також буде розглянуто у курсовій роботі.
Основні організаційно-правові засади організації електронного документообігу та використання електронних документів також регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом України, законами України «Про інформацію», «Про захист інформації в автоматизованих системах», «Про державну таємницю», «Про звязок», «Про обовязковий примірник документів», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», а також іншими нормативно-правовими актами.
Робота складається з двох розділів. На основі цих розділів було сформовано загальний висновок. Під час дослідження даної теми було використано близько 22 джерел, серед них праці науковців С. Г. Кулешова, Н. М. Кушнаренка, Ю. І. Палехи та інших, а також використано нормативні акти, що урегульовують порядок роботи ЕД.
Організація роботи з документами
... з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа, автор-коренспондент; дата та індекс документа; заголовок документа або його ... можуть бути доставлені поштою, з кур'єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення. Метою попереднього розгляду ... Керівництву установи в першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента, ...
РОЗДІЛ 1. Електронний документ. Історія та теорія
.1 Формування поняття про електронний документ
Суспільство, що народжується в наш час, вже більше формує своє спілкування за допомогою електронних засобів, уміння оперативної передачі інформації, її накопичення, виходу у світові електронні мережі та впровадження найновітніших досягнень у повсякденне життя.
Розвиток інформаційних технологій та мережі Інтернет призводили до дискусій та дослідження щодо концепції електронного документу, його відмінностей та особливостей порівняно з традиційним документом на паперовому носії. Деякі науковці вважають, що електронний документ, відомий своєю інформацією, яка обумовлює його соціальну визначеність, та розумінням (зміст, контекст, структуру).
Всі застосування визначення «електронні» («є-») можна узагальнити за такими ознаками:
а) подання інформації в цифровому вигляді (текст, звук, зображення статичне або те, що рухається у цифрових форматах);
б) необхідність програмних та апаратних засобів для її сприймання людиною (тобто компютерного обладнання та програмного забезпечення);
в) необхідність телекомунікаційних засобів для отримання та розповсюдження інформації [17, С. 198].
Основними елементами, що виділяються в структурі електронного документа є його зміст, реквізити і носій.
Зміст електронного документа — це документована інформація (відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подачі).
Реквізити електронного документа повинні розміщуватись відповідно до діючих нормативних документів та стандартів. Зокрема, відповідно до ДСТУ 4163-2003, таких обовязкових реквізитів є пять:
найменування організації-творця документа;
місцезнаходження організації-творця документа;
найменування документа;
дата виготовлення документа;
код особи, яка виготовила або затвердила документ [6].
За Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення реквізитів електронних документів визначається законодавством. ЕД може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить на папері у формі, придатній для cприймання його змісту людиною чи електронними засобами [1, С. 3].
Інтернет (електронна пошта, робота користувача)
... дійти з запізненням, - аналогічно і електронний лист. Звичайний лист доволі дешевий, а електронна пошта - найдешевший вид зв'язку. Мета курсової роботи - охарактеризувати поняття «електронна пошта» та визначити структуру роботи користувача з електронною поштою. Для ...
Електронний документ повинен відповідати наступним вимогам:
створюватися, оброблюватися, зберігатися, передаватися і прийматися за допомогою програмних і технічних засобів;
містити реквізити, які підтверджують його цілісність та якість;
бути відображеним у формі, зрозумілій для сприйняття.
ЕД характеризується такими основними рисами: є окремим документом і відрізняється від електронних документів, включаючи різні версії. Йому притаманна логічна структура звязків між меншими сукупностями даних — таблицями, зображеннями, заголовками, які, власне, складають документ. Саме цим відрізняється документ від інших типів даних. Електронний документ все більше набуває характеру мультимедійного, з можливим додаванням звуку та відео зображення, що передбачає більш зручне сприймання потрібної інформації у будь-якому форматі.
Так, як і у всіх інших документах, в електронній документації також існує певна класифікація щодо документів.
До класифікації внесені наступні види електронних документів:
що розрізняються по особливостях носія: стрічковий, картковий, дисковий, електромагнітний, оптичний, магнітний.
що розрізняються по особливостях доступу і програмно-апаратного середовища: мережевий, немережевий; локальний (місцевий), видалений; відкритого доступу і використання, обмеженого доступу і використання.
що розрізняються по інформаційній складовій документа: сприймається людиною, сприймається машиною, візуальний, аудіальний, аудіовізуальний, тактильний, недоступний людському сприйняттю, текстовий.
що розрізняються по обставинах існування документа в зовнішньому середовищі: неопублікований; електронного походження, оцифрований, трансформований; що має електронний цифровий підпис, не має електронного цифрового підпису [22, С. 31-35].
.2 Нормативно-правова база електронного документообігу
Одним з першочергових напрямів побудови та подальшого розвитку інформаційного суспільства в нашій країні є створення нормативно-правової бази, яка регулює інформаційні відносини на законодавчому рівні.
Законодавчо відносини, повязані з інформацією, інформаційно-комунікаційними технологіями, визначено пріоритетними. Так, Угодою між Україною і ЄС про наукове і технологічне співробітництво (04.07.2002) технології інформатизації суспільства визначені серед одинадцяти напрямів співробітництва.
За останнє десятиріччя в Україні ухвалено низку законів та нормативних актів, що складають базу нормативно-правового регулювання сфери інформаційних відносин, зокрема і електронного документообігу.
Нормативно-правову базу побудовано на принципах інформаційної відкритості та свободи, гарантованості інформаційної безпеки особистості, суспільства, держави згідно Конституції України. Законодавство регулює суперечності між потребами особи, суспільства та держави в розширенні вільного обміну інформацією й окремими обмеженнями на її поширення.
Реферат робота з електронною поштою
... робот одержить запит, він під'єднається до потрібного FTP-сервера, переписує необхідний файл, а потім відсилає його в електронному листі користувачеві. Аналогічно електронною поштою ... narkov@pu.if.mail - це та сама адреса. Електронний лист складається із заголовка і власне ... з поштовим сервером отриману кореспонденцію можна "перетягнути". Для читання електронної пошти, відправлення електронних ...
У додатку A подано перелік Законів України, Постанов Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, які складають нормативну і законодавчу базу для нормативно-правового регулювання використання інформаційних технологій, а, власне, два із цих законодавчих актів безпосередньо стосуються предмету дослідження. Це закони «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис». Вони регулюють загальні відносини у сфері електронного документообігу. Доцільно розглянути їх.
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» прийнятий у травні 2003 року. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. У контексті Закону електронний документ розглядається як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа, а електронний документообіг (обіг електронних документів) як сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та вилучення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Електронний підпис є обовязковим реквізитом, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими субєктами електронного документообігу. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Закон регламентує правові відносини у питаннях:
▪ електронного підпису;
▪ електронного цифрового підпису;
▪ оригіналу електронного документа;
▪ правового статусу електронного документа та його копії;
▪ відправлення та передавання електронних документів;
▪ одержання електронних документів;
▪ перевірки цілісності електронного документа;
▪ зберігання електронних документів та про архіви електронних документів;
▪ організації електронного документообігу;
▪ права та обовязки субєктів електронного документообігу;
▪ вирішення спорів між субєктами електронного документообігу;
▪ відповідальності за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають під час використання електронного цифрового підпису. У Законі визначено терміни:
Приміщення для зберігання таємних документів
... поводженні з таємними документами (інформацією, матеріалами, виробами тощо). До основних режимних заходів, що визначають ... документів та роботи з ними19 Загальні положення...19 Об’ємно-планувальні рішення.20 Конструктивні рішення.23 Сигналізація...26 Канали витоку інформації з приміщень ... таємницею, скасування допуску, а також оскарження громадянином відмови від надання допуску до державної таємниці. ...
електронний підпис — це дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними повязані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;
електронний цифровий підпис — це вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа [2].
Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, що здійснюється з використанням електронних документів. Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа. Закон також визначає:
▪ особливості застосування електронного цифрового підпису;
▪ субєкти правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису;
▪ права та обовязки підписувача;
▪ центр сертифікації ключів;
▪ відповідальність за порушення законодавства про електронний цифровий підпис;
▪ визнання іноземних сертифікатів, ключів тощо.
У країнах ЄС, США, Канаді та ін. цифрові підписи й сертифікати затверджено на законодавчій основі як еквівалент власноручного підпису. Країни ЄС ухвалили національні законодавчі акти, які цілком відповідають Директиві Європарламенту та Ради Міністрів ЄС 1999/93/ЄС про систему електронних підписів, що застосовується в межах Співтовариства, та рішенню Комісії 2000/709/ЄС Європарламенту і Ради. Нині всі положення Директиви 1999/93/ЄС реалізовано у вигляді технічних європейських та міжнародних стандартів (ETSI та RFC).
Однак, законодавці відзначають, що Закон України «Про електронний цифровий підпис» не відповідає ні європейському, ні міжнародному законодавству в цілому. Наприклад, «Посилений електронний підпис у визначенні ЄС» — це електронний підпис ЄС та додаткові вимоги щодо надійності, які технічно означають, що засіб створення підпису має задовольняти вимоги стандартів FIPS 140-1, 140-2 level 2, 3 (Federal Information Processing Standards, U. S.).
Такого терміну в Законі України немає, натомість є термін «електронний цифровий підпи», який відповідає електронному підпису ЄС у межах криптографії з відкритими ключами. До термінів ЄС і відповідних європейських та міжнародних стандартів уведено термін «кваліфікований електронний підпис», якого в нашому Законі також немає.
Для подальшого розвитку нормативної і законодавчої бази потрібно не так уже й багато — на практиці визнати членство України в Міжнародній організації зі стандартизації ISO, ратифікувати міжнародні договори, розробити й упровадити необхідні технічні та інші стандарти, що вже діють у Європі, адаптувати вже ухвалені закони до вимог європейського законодавства. Разом із цим слід зазначити, що навіть прискорені дії у цьому напрямку не забезпечать швидкого ефекту впровадження нових відносин у сфері електронного документообігу через відставання розробки підзаконних нормативно-правових актів. Зокрема, уведення електронних документів у практику роботи державних установ тісно повязано з необхідністю реформування практичної роботи державних службовців, тобто з прискоренням адміністративної реформи, а в електронному бізнесі ухвалити Закон України «Про електронну торгівлю».
Технологія створення публікації. Добір необхідної інформації
... експерименту в лабораторіях, пошукових експедиціях, партіях тощо; по можливості створення своєї експериментальної бази; використання інформації міжнародної мережі INTERNET та ін.; проведення дослідження і узагальнення ... та на електронному носії. Особливо цінними є статті, опубліковані у фахових наукових виданнях, затверджених ВАК України. Обов'язковою вимогою до наукових публікацій дослідника є ...
Представлена в статті загальна характеристика нормативно-правової бази, яка регулює інформаційні відносини в державі та забезпечує реалізацію державної політики в питаннях документообігу, діловодства, дає систематизовану теоретичну базу дослідження під час запровадження електронного документообігу. У контексті сучасних уявлень діловодство та документообіг є одним із найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних у ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій.
Слід зауважити також, що законодавством не встановлено норм щодо застосування мов у документообігу.
Результати можуть бути корисними для проектувальників і розробників електронного документообігу.
Подальше дослідження у цьому напрямку доцільно спрямувати на дослідження сучасного стану державних і міжнародних стандартів документообігу.
Отже, в наш час, чим далі, тим більше електронні документи витісняють друковані. Стрімко зростає інформація, представлена у цифровій формі. Почалося швидке впровадження цифрових технологій оброблення інформації. На сьогодні розвиток діловодство не може існувати без компютеризації, оформлення документів на електронних носіях стало вимогою нашого часу.
Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже, основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Слід памятати, що у розвязані проблем створення і довготривалого зберігання ЕД головна увага має приділятися надійності форматів та носіїв документації.
.3 Історія електронно-обчислювальної машини
Історія електронного документа безпосередньо повязана з виникнення Електронно-обчислюваної машини (ЕОМ).
Німецький інженер Конрад Цузе був першим, хто успішно здійснив ідею створення обчислюваної машини на основі двійкової системи числення. У 1936 році він розпочав конструювати обчислюваний апарат, що працює в двійковій системі числення. Громіздкі статистичні обчислювання для здійснення складних інженерних розрахунків повинні були стати автоматизованими, що було до тепер не можливо. Ця машина Цузе стала першим обчислюваним автоматом із програмним керуванням і вважається першим компютером .
Холодильні машини
... нижчих температур відноситься до кріогенної техніки. Робота холодильної машини характеризується їх холодопродуктивністю. Перші холодильна машина з'явилися в середині XIX ст. В основі холодильників ... створювати запаси швидкопсувних харчових продуктів у широкому асортименті; збільшувати тривалість зберігання заморожених харчових продуктів; продавати харчові продукти сезонного виробництва рівномірно ...
У 1941 році Цузе був одним із перших хто зумів перебудувати діючу модель Zuse З на базі ZI. Числа можна було «записати» у память і «зчитати» відтіля за допомогою електричних сигналів, що проходили через реле. Реле або пропускали сигнал, або не пропускали. Керуюча програма була закодована за допомогою перфорованої стрічки, виготовленої з бракованої кіноплівки, що було актуально при дефіциті паперу в роки війни. Машина зчитувала програму механічно крок за кроком (лінійно), тому робити розгалужені обчислення було поки неможливо. Zuse 3 проводила від 15 до 20 обчислюваних операцій на секунду [16, С. 48-56].
До 1942 року всі обчислювані машини працювали на механічних або електромеханічних елементах (реле), і тільки з цього року почали частіше застосовуватися електронні лампи як для збереження, так і для обробки даних. Це дозволило збільшити швидкість роботи машин у тисячу разів. Перша електронно-обчислювана машина була розроблена Джоном Алтансоффом і Кліффордом Беррі, і на її базі в 1946 році під керівництвом Дж. Преспера Еккерта і Джона Маушлі був побудований ENIAC (Electronic Numeral Integrator and Calculator) за замовленням військового відомства США. Вага машини складала ЗО тонн, вона вимагала для розміщення 170 квадратних метрів площі. ENIAC містив 18 000 електронних ламп замість тисяч механічних деталей. Рахувала машина в двійковій системі і робила 5000 операцій додавання або 3000 операцій множення в секунду. Уведення даних здійснювалося через перфоровані карти. На жаль, машина працювала лише половину передбаченого часу, тому що нерідко 67 електронних ламп виходили з ладу протягом однієї години і весь процес рахунку зупинявся.
У Радянському Союзі перша ЕОМ була створена у 1950 році в інституті математики АН УРСР під керівництвом академіків С.А. Лебедєва і М.А. Лаврентєва. Перший радянський електронно-обчислювальний пристрій, якому було призначено народитися у Феофаніі (під Києвом), одержали назву МЕРМ — мала електронна рахункова машина. Основні параметри машини такі: швидкодія — 50 операцій у секунду; ємність оперативного ЗУ- 31 число і 63 команди; представлення чисел — 16 двійкових розрядів із фіксованої перед старшим розрядом коми; команди трьох адресні; була передбачена також можливість підключення додаткового ЗУ на магнітному барабані, ємкістю в 5000 слів. ОЗУ було побудовано на регістрах, АУ — рівнобіжної дії, чим, в основному, і пояснювалися порівняно великі апаратурні витрати (тільки в ОЗУ було використано 2500 тріодів і 1500 діодів).
ОЗУ було побудовано на таких же критеріях, як і пристрій керування й арифметичний, і могло безпосередньо звязуватися з повільно діючи ЗУ на магнітному барабані [16, С. 61].
Джон Маушлі і Джон. Преспер Єккерт заснували компанію, що приступила до розробки компютерів із збереженою програмою. У 1951 році вони створили машину UNIVAC (Universal Automatic Computer — універсальна обчислювальна машина).
Перший екземпляр був переданий у Бюро перепису населення США. Потім було створено багато різних моделей UNIVAC, що знайшли застосування в різних сферах діяльності. Таким чином, UNIVAC став першим серійним компютером. Крім того, це був перший компютер, який вільно обробляв як цифрову, так і символьну інформацію.
Система «людина — машина»
... є взаємодія не тільки по ланцюгу «людина - машина», а й по ланцюгу «людина - людина --машина ... накопичення чи отримання необхідної для людини інформації (радіолокаційні, телевізійні,документальні системи, системи радіо ... технічних пристроїв. За типом і структурою машинного компонента можна виділити інструментальні СЛМ, ... Іншим типом СЛМ є найпростіші людино-машинні системи,які включають стаціонарний і ...
У 1954 р. розпочався серійний випуск електронно-обчислюваних машин у СРСР. Після появи ВЕОМ (Великої електронно-обчислювальної машини) був заснований серійний випуск машини «Стріла», розробленої за проектом Ю.А.Базилевського. Машина згодом зіграла значну роль у вирішенні ряду науково-технічних завдань. «Стріла» мала 43 двійкових розряди і трьох адресну систему команд. Введення в машину здійснювалося з перфокарт і з магнітної стрічки. Отже, теоретичні засади та методики створення, функціонування електронного документа розроблялися як українськими, так і російськими науковцями та винахідниками. Поширенню електронного документообігу передувало винайдення ЕОМ, а також наукових доробків у цій галузі з моменту поширення електронних документів до розвитку системи електронного документообігу.
Отже, теоретичні засади та методики створення, функціонування електронного документа розроблялися як українськими, так і російськими науковцями та винахідниками. Поширенню електронного документообігу передувало винайдення ЕОМ, а також наукових доробків у цій галузі з моменту поширення електронних документів до розвитку системи електронного документообігу.
РОЗДІЛ 2. Сучасний стан та перспективи розвитку електронного документа
.1 Електронні носії інформації: характеристика
Носій електронного документа — це матеріальний обєкт, на якому інформація може бути записана й відтворена в електронно-цифровому вигляді. Залежно від використаного способу запису і зчитування інформації розрізняють магнітні, оптичні, а також накопичувальні інформації, мікросхеми на енергозалежній флеш-памяті. Також носієм електронного документа може бути перфокарта — являє собою прямокутник стандартних розмірів з тонкого еластичного картону, призначений для запису інформації шляхом пробивання отворів, перфострічка — стрічка з певною структурою — пробитими отворами, на яку нанесена певна інформація у вигляді математичних чи логічних значень. Але на сьогоднішній день практично не використовується.
До магнітних носіїв інформації відносять магнітну стрічку (МС), магнітну карту (МК), магнітний диск (МД) (жорсткий і гнучкий).
Магнітна стрічка — носій інформації у вигляді стрічки із гнучкої та прозорої плівки з феромагнітним покриттям. МС несе звукову чи цифрову інформацію, закріпленим електромагнітним способом. Використовується у аудіо- та відеотехніці. Як вид документу зявилася вперше у 1965 році (США) та використовувалася в якості матеріалу — носія звуку (голосу і музики) [17, С. 201].
По рівню узагальнення інформації стрічково-магнітні документи поділяються на два види:
) МС, яка містить первинну інформацію;
) МС, яка містить вторинну інформацію.
До першого виду відносяться МС із записаною на них первинною інформацією; тезиси докладів, лекції, повідомлення, довідникові дані. До другого виду відносяться МС із записаною на ній вторинною інформацією.
Основну увагу під час розроблення нових типів магнітних стрічок приділялося підвищенню щільності запису інформації (ємність сучасних магнітних стрічок складає сотні Гбайт) і швидкості записування інформації (швидкість записування/відтворення складає десятки мільйонів байт [13, С. 424-425].
Документ на оптичному носії — це інтегрований вид електронного документа, який може ввібрати в себе всі переваги та можливості книги, мікро-, діа-, відеофільмів чи аудіо запису одночасно. Використання оптичних носіїв дозволяє вирішувати основні проблеми забезпечення довготривалого зберігання цифрової інформації. Строки зберігання інформації на оптичних носіях можуть бути істотно збільшені (до 200-300 років) при використанні високо-стабільних матеріалів для підкладок носіїв і однорідних структур для представлення інформації.
Флеш-память являє собою різновид енергонезалежного напівпровідникового запамятовуючого пристрою з електронним стиранням.
Реалізується флеш-память завдяки логічним елементам (чіпам), згрупованим у багаторівневі соти, що можуть зберігати ту чи іншу інформацію. На відміну від жорсткого диска флеш-память витримує обмежену кількість циклів стертя та запису. Перевагою флеш-памяті над звичайною — є її енергонезалежність, при виключенні енергії зміст памяті зберігається. Перевагою над жорсткими дисками, CD-ROM та DVD є відсутність рухомих частин, що дозволяє зробити записану інформацію більш компактною й доступною для користувача [17, С. 209].
2.2 Стан та проблеми архівного зберігання електронного документа
Довготривале, довічне (тобто, по можливості найтриваліше) зберігання ЕД є однією з проблем інформаційної спільноти, важливість якої визначається все більшим проникненням інформаційних технологій в життя людини. Деякі фахівці характеризують проблему довготривалого зберігання ЕД як «критичну, накопичувану слабкість нашої інформаційної інфраструктури». Відзначається, що проблема архівного зберігання є як технічною так і організаційною проблемою. Технічна проблема полягає в досить короткому життєвому циклі програмно-технічних засобів створення ЕД та носіїв інформації для їх зберігання. Організаційна проблема полягає в тому, що не завжди архівісти мають вплив на вирішення питань законодавчого та фінансового забезпечення організації створення та функціонування ЕД [15, С. 82-83]. електронний документ архівний
Міжнародна Рада Архівів (ІСА), Комітет електронних документів в 1997 р. визначив основні принципи довготривалого зберігання ЕД в архівах.
