Компьютерные технологии в делопроизводстве на примере делопроизводства предприятия «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»

метки: Делопроизводство, Технология, Компьютерный, Документ, Документооборот, Электронный, Система, Обработка

Структура и краткое содержание работы.

Во введении обосновывается актуальность работы, определяются цель, задачи, методы, характеризуется источниковая база исследования, а также структура и содержание работы.

В первой главе «Теоретические аспекты использования компьютерных технологий в делопроизводстве» характеризуется законодательная база применения компьютерных технологий, определяются понятия делопроизводства, компьютерных технологий и электронного документооборота, выявляется значение внедрения электронного документооборота в делопроизводство.

Во второй главе «Влияние компьютерных технологий на организацию службы делопроизводства» производится анализ делопроизводства и программного обеспечения ТУ Росимущества в ХМАО-Югре, а также определяются направления совершенствования применения компьютерных технологий в данном ведомстве.

В заключении излагаются основные результаты исследования.

1. Теоретические аспекты использования компьютерных технологий в делопроизводстве

1.1 Законодательное определение компьютерных технологий в делопроизводстве, взаимодействие терминов «делопроизводство» и «компьютерные технологии»

Законодательные акты в области компьютерных технологий в делопроизводстве представлены федеральными законами, государственными стандартами и иными нормативно-правовыми актами. При этом в нормативно-правовых документах данной области не фигурирует понятие «компьютерные технологии», но содержатся определения синонимичных данному понятию терминов.

1. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие в процессе:

1) осуществления права на получение, поиск, производство, передачу и распространение информации;

2) применения информационных технологий;

3) обеспечения защиты информации. [2]

Согласно закону «Об информации….», информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. Таким образом, рассматриваемый федеральный закон определяет информационные технологии с точки зрения их применения к информационным системам.

2. Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» имеет целью обеспечение правовых условий использования электронной подписи в электронных документах. В этом законе даны определения следующих терминов:

Современные подходы к автоматизации делопроизводства

... носителях информации легче обеспечить вследствие малого физического объема и развитости систем защиты. Цель данной работы - рассмотреть современные подходы к автоматизации делопроизводства. Задачи работы: показать ... производительность труда информационных работников. А использование их вкупе с сетевыми технологиями позволяет одновременно многим пользователям из рабочей группы применять эти ...

• корпоративная информационная система — информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц;
• информационная система общего пользования — информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано. [1]

Таким образом, закон «Об электронной подписи» дает представление о компьютерных технологиях, применяемых в области использования электронной подписи.

3. Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими лицами и физическими лицами как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств. [3]

Таким образом, закон «О персональных данных» определяет тип компьютерных технологий, применяемых для обработки персональных данных.

Кроме законов термины определяются в национальных (государственных) стандартах, нормативно-методических документах.

1. ГОСТ Р 51170-98 «Качество служебной информации. Термины и определения» устанавливает термины и определения основных понятий в области качества служебной (технологической и официальной) информации. Согласно данному государственному стандарту информационная технология представляет собой систему методов и способов переработки информации. [4]

Таким образом, рассматриваемый государственный стандарт дает близкое делопроизводственной сфере определение информационных технологий.

2. ГОСТ Р 51275-2006 «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Основные положения». Наиболее близкий к сфере компьютерных технологий в делопроизводстве термин — система обработки информации — определяется данным государственным стандартом как совокупность технических средств и программного обеспечения, а также методов обработки информации и действий персонала, необходимых для выполнения автоматизированной обработки информации. [5]

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ регламентирует основные аспекты применения автоматизированной технологии работы с документами. Так, согласно ГСДОУ данная технология осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных информационно-поисковых систем и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. [7]

Защита информации в автоматизированных системах обработки данных: ...

... защите информации; o Третье направление связано с использованием специальных средств защиты информации персонального компьютера от несанкционированного доступа. Защита компьютерных систем методами криптографии В современных компьютерных системах криптографические системы используются в следующих случаях: o Защита информации ...

Итак, рассмотренные законодательные и нормативно-методические документы определяют термины в области компьютерных технологий в делопроизводстве с точки зрения применения в разных отраслях деятельности.

Делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование. В делопроизводстве можно выделить две стадии: документирование и документооборот. Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам [6].

Иными словами, документирование представляет собой процесс создания и оформления документов. Документирование может осуществляться как на естественном языке (рукопись, машинопись), так и на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, дискеты и т.д.).

Согласно ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов [2].

Документирование может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, выступающими в качестве авторов документа [28, с. 7].

Документооборот — движение документов с момента их создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Различают три основных вида документопотоков: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы [11, с. 129].

Каждый поток документов движется по своему маршруту. Движение входящих документов включает первичную обработку (проверку правильности доставки, проставление регистрационного штампа и др.), предварительное рассмотрение (распределение документов на потоки), регистрацию документов в учетных формах, рассмотрение документов руководителем и принятие управленческих решений, передачу на исполнение, исполнение документов, контроль за исполнением, направление исполненного документа в дело.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия документа подшивается в дело.

Движение внутренних документов на стадии создания аналогично движению исходящих документов до момента их регистрации, а после регистрации — движению входящих документов. [11, с. 134].

С появлением персональных компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с документами на бумажных носителях приходят более эффективные электронные технологии обработки документов. Это не только приводит к распределению функций по работе с документами в организации, но и, что особенно важно, является основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления [подробнее об этом см: 27; 35].

Одно из самых эффективных решений проблемы управления документами и организации документооборота — переход учреждений, предприятий и организаций на максимально полное использование электронных документов, которые движутся и обрабатываются с помощью компьютерной сети. [23, с. 84]

Организация внедрения информационной системы ООО ‘MensFormat’

... системы, в состав ИС, которая будет внедрена на предприятии, произведены следующие изменения, устраняющие недостатки организации и текущего документооборота: Директор занимается работой, которую способны выполнить другие сотрудники предприятия (Заключение договоров, работа с ...

Принципиальное решение в данной области — использование компьютерной сети, связывающей персональные компьютеры в различных подразделениях организации. [25, с. 93] Компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами при выполнении таких операций, как согласование документов, их утверждение, исполнение и т.д. [14, с. 80]

1.2 Характеристика основных систем электронного документооборота

Проведенные специалистами информационного агентства «РосБизнесКонсалтинг» статистические исследования позволяют выделить следующие наиболее популярные в России автоматизированные системы документационного обеспечения управления: LanDocs, DocsVision, Directum, Globus Professional, PayDox, ДЕЛО, 1С: Документооборот, Е1-Евфрат, БОСС-Референт [39].

Рассмотрим подробнее некоторые из них.

БОСС-Референт. Основным назначением системы «БОСС-Референт» является создание корпоративной системы, позволяющей охватить деятельность всех сотрудников и проследить за ее эффективностью, а также создать условия для управления бизнес-процессами. Отличительная черта рассматриваемой системы заключается в том, что в ней реализованы функции системы менеджмента качества (CMR-системы), учета материальных ценностей, контроля договоров, а также потокового сканирования и распознавания (встроенная система FineReader).

[26, с. 14]

Рассматриваемая система обеспечивает автоматизацию следующих процессов:

• документационное обеспечение принятия решений (создание проекта документа, его согласование, подписание, утверждение, направление в архив);
• контроль исполнительской дисциплины, включая процессы формулирования поручений и контроля за их выполнением;
• работа с входящими и исходящими письмами. [30]

LanDocs. Система «LanDocs» ориентирована, в первую очередь, на делопроизводство и организацию архивного хранения документов. LanDocs построена на собственной платформе, реализованной при помощи технологии Microsoft.NET Framework. Система состоит из следующих компонентов: система делопроизводства, сервер документов (архив), подсистема сканирования и визуализации изображения, подсистема удаленного доступа при использовании Internet-клиента, почтовый сервер. [26, с. 12]

Внедрение системы «LanDocs» позволяет решать следующие задачи:

1) увеличение темпа и объема документооборота (в условиях любого бизнес-процесса) до необходимого организации уровня;

2) достижение определенного показателя исполнительской дисциплины;

3) повышение качества принимаемых управленческих решений на разных этапах и уровнях управления;

4) достижение определенного уровня автоматизма и относительной безошибочности при работе ответственных исполнителей с документами;

5) организация надежной системы защиты служебных документов от различных видов несанкционированного доступа. [31]

ДЕЛО. Система электронного документооборота «Дело» относится к классу типичных представителей систем автоматизации делопроизводства и построена на платформе Microsoft SharePoint. [26, с. 15]

Преимущества системы «Дело»:

1) универсальность, надежность, защищенность. Система может использоваться для ведения традиционного делопроизводства с автоматизацией некоторых функций (смешанный документооборот), так и полностью электронного документооборота;

Систематизация и хранение документов в организации

... указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела. За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений и работники службы делопроизводства. Срок оперативного хранения дел составляет от ...

2) система помогает автоматизировать весь жизненный цикл документа (от создания проекта до отправки либо направления в дело).

Регистрация очень удобна, также существуют инструменты для перевода документа в электронный вид. Автоматизация процессов согласования, подписания и исполнения документов;

3) интеграция с другими системами. «Дело» поддерживает взаимодействие с СМЭВ, МЭДО, АС «Обращения граждан»;

4) мобильность и удаленная работа. Множество решений для мобильной работы под операционными системами Windows 7, Windows 8, IOS. [33]

«1С: Документооборот 8». Данная программа автоматизации делопроизводства разработана на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.3», которая является единой для всех конфигураций фирмы «1С», взаимодействует с любыми внешними программами и оборудованием, а также дает возможность настройки под любую специфику бизнеса.

«1С: Документооборот 8» позволяет:

• оптимизировать работу сотрудников организации с документами, а также исключить возможность пересечения фрагментов или утери версий при одновременной работе;
• сократить временные затраты на поиск необходимой информации и общее время коллективной обработки документа;
• повысить качество готовых проектов за счет решения большого количества спорных вопросов и оптимизации работы пользователей. [29]

1.3 Значение внедрения электронного документооборота в делопроизводство

Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [7].

Электронный документооборот является производной от традиционного документооборота и представляет собой способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации представлены в электронном виде и хранятся централизованно. Иными словами, электронный документооборот является совокупностью автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Термин «Электронный документооборот» появился приблизительно в начале 1990-гг., но в отечественном документоведении он начал активно использоваться лишь в конце 1990-х гг. До указанного времени общепринятыми терминами были: «машиночитаемый документ» «документ на машинном (магнитном) носителе, «машинно-ориентированный документ». [22, с. 9]

Автоматизированные технологии проникали в сферу делопроизводства постепенно, от частного к общему: первоначально автоматизировали функцию контроля исполнения документов, затем информационно-поисковые функции, позднее подготовку и согласование документов. В настоящее время локальная автоматизация, как правило, не применяется даже в небольших организациях.

Казалось бы, использование компьютерных технологий в делопроизводстве должно было коренным образом изменить весь порядок работы с документами. Однако глобальных изменений не произошло, так как, по мнению автора, процессы создания и движения документов зависят прежде всего не от наличия или отсутствия технических средств, а от принятых в системе управления норм, правил и традиций, большая часть которых имеет законодательное или нормативно-методическое закрепление, а основная масса документов продолжает оформляться на бумажном носителе.

Сроки хранения документов в организации в 2020 году — таблица ...

... текущему хранению в бухгалтерии и последующей передаче в установленные в организации сроки уже непосредственно в архив. Готовые работы на аналогичную тему Курсовая работа Хранение первичных бухгалтерских документов 480 руб. Реферат Хранение первичных бухгалтерских документов ...

Внедрение систем электронного документооборота дает следующие преимущества:

• обеспечение наиболее эффективного управления путем автоматизации контроля исполнения, а также за счет прозрачности деятельности организации в целом и ее структурных подразделений в частности;
• внедрение системы контроля качества, применяемой согласно международным нормам;
• поддержание эффективного накопления и доступа к информации и знаниям в целом;
• обеспечение личной ответственности каждого работника за счет большей формализации его деятельности, возможности хранения всей предыстории его действий;
• протоколирование деятельности организации в целом (служебные расследования, анализ деятельности структурных подразделений, выявление «слабых мест» в работе организации);
• оптимизация бизнес-процессов, автоматизация и контроль их выполнения;
• максимальное сокращение или полное исключение оборота бумажных документов в организации;
• экономия ресурсов путем сокращения издержек на управление документопотоками в организации;
• существенное упрощение, удешевление или полное исключение необходимости хранения бумажных документов путем организации электронного архива. [26]

Таким образом, использование СЭД — непременное условие успешного функционирования любой организации. Автоматизация делопроизводственных процессов позволяет оптимизировать обработку документов, что существенно ускоряет бизнес-процессы.

2. Влияние компьютерных технологий на организацию службы делопроизводства

2.1 Характеристика делопроизводства на предприятии «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»

Федеральное агентство по управлению государственным имуществом (Росимущество) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по управлению федеральным имуществом

Росимущество имеет множество структурных подразделений. В состав агентства входит несколько групп подразделений: центральный аппарат, коллегиальные и территориальные органы. Одним из территориальных органов Росимущества является «Территориальное управление Росимущества в Ханты-Мансийском автономном округе — Югре» (далее — «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»).

«ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» расположено по адресу: 628011, Ханты-Мансийский автономный округ — Югра, г. Ханты-Мансийск, ул. Светлая, д. 39/2. ТУ Росимущества в ХМАО имеет следующие реквизиты: ОГРН 1098601001157, ИНН/КПП 8601038677/860101001, ОКПО 71212160, ОКАТО 71131000000, ОКОГУ 1328080, ОКТМО 71871000001.

В своей деятельности «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» руководствуется теми же законодательными и локальными нормативно-правовыми актами, что и центральный аппарат агентства. Правовую основу деятельности «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» составляют Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс РФ, Уголовно-процессуальный кодекс РФ, Федеральные законы РФ, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ, а также собственные локальные нормативно-правовые акты Росимущества, регулирующие и упорядочивающие его деятельность. [9]

Делопроизводство в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» организуется на основе Регламента Федерального агентства по управлению государственным имуществом и Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом с использованием программного комплекса «Е1 Евфрат».

Экологические проблемы связанные с добычей нефти и газа в ХМАО

... ХМАО; активное повышение уровня жизни населения; заселение территории; образование посёлков, городов; возможность трудоустройства населения, но и отрицательные: в результате активной добычи нефти и газа возникают проблемы, ... № 2) Наиболее высокие темпы роста добычи нефти отмечаются по ОАО "Славнефть-Мегионнефтегазгеология" - 339,4%, ООО НК "Сибнефть-Югра" - 245,6%, ООО "Западно-Малобалыкское" - ...

Организация электронного документооборота в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» определяется Регламентом безбумажного документооборота Росимущества, являющимся дополнением к Инструкции по делопроизводству в Росимуществе.

Электронные документы, обрабатываемые по безбумажной технологии в СЭД и заверенные электронной подписью (ЭП), являются юридически значимыми: электронный документ, подписанный ЭП в СЭД, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Прием и регистрация входящих документов в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» на бумажном носителе и в электронной форме (в том числе поступающих по системе МЭДО) осуществляются централизованно группой входящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции Управления делами с использованием «Е1 Евфрат».

Работник, выполняющий регистрацию электронного документа в СЭД (регистратор), заполняет регистрационную карточку, прикрепляет к ней текст документа, заверенный ЭП файл документа MS Office, или электронный образ поступившего документа, заверенный ЭП, и выполняет первичную переметку с учетом отметки лица, проводившего первичное рассмотрение, при отсутствии отметки — по адресату.

Электронные регистрационные карточки с прикрепленными электронными документами или электронными образами документов, поступивших на бумажных носителях, подлежащими рассмотрению руководителем «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре», посредством технологий СЭД направляются соответствующим работникам Управления делами: на документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России — в группу подготовки резолюций отдела подготовки, контроля и проверки исполнения поручений Управления делами (далее — группа подготовки резолюций), другие документы, подлежащие рассмотрению руководителем «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре», работникам группы входящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции Управления делами в соответствии с должностными регламентами, остальные — в секретариаты соответствующих заместителей руководителя «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» и ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» в соответствии с произведенным ранее распределением. [10]

Рассмотренные руководителем «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» документы (постановления органов государственной власти, обращения граждан и т.д.) возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции и передаются в отдел контроля и проверки исполнения для постановки, при необходимости, на контроль. Затем документы вновь возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции и передаются на исполнение заместителям руководителя и в структурные подразделения. При этом, исходя из резолюции, документ копируется в необходимом количестве экземпляров согласно количеству соисполнителей. [8]

Контроль исполнения поручений в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» осуществляется на двух уровнях.

Контроль первого уровня подразделяется на «контроль руководителя» и «общий контроль».

Электронные системы двигателя

... за этой системой: она, как предполагается, будет управлять всеми жизненными функциями автомобилей (электронным рулем, акселератором, тормозами и другими высокоприоритетными устройствами). Это особенно ... реагирование на высокоприоритетное сообщение. Большинство европейских автомобилестроительных фирм в системах управления двигателем, безопасности и обеспечения комфорта применяют сетевой протокол CAN. ...

«Контроль руководителя» — это контроль, устанавливаемый руководителем «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» по предложению отдела подготовки, контроля и проверки исполнения поручений Управления делами либо самостоятельно.

Общий контроль — это контроль, устанавливаемый на основании типовых сроков исполнения документов или сроков, указанных в самих документах, не попадающий под категорию «контроль руководителя».

Контроль второго уровня — это контроль, устанавливаемый по инициативе заместителей руководителя «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» и начальников структурных подразделений. Контроль второго уровня и анализ исполнительской дисциплины (статистика) осуществляют соответственно секретариаты заместителей руководителя и ответственные за делопроизводство структурных подразделений «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре». [10]

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения остаются в течение двух лет в подразделениях для оперативной и справочной работы, после чего в установленном порядке передаются в архив «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре».

Таким образом, в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» имеет место смешанный документооборот, при котором используются одновременно электронные документы и документы на бумажных носителях.

2.2 Анализ сетевого, технического и программного обеспечения предприятия «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Современные технические средства обеспечения управления информационными ресурсами по своему составу и функциональным возможностям весьма разнообразны и подразделяются на средства вычислительной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники. [12, с. 435]

Компьютерная техника предназначена, в основном, для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и является базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами. В «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» каждое рабочее место оборудовано персональным компьютером (ПК).

Коммуникационная техника предназначена, в основном, для реализации технологий передачи информации и предполагает как автономное функционирование, так и функционирование в комплексе со средствами компьютерной техники. К коммуникационной технике «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» относятся факсы, факс-модемы, телефоны и мини-АТС.

Организационная техника предназначена для реализации технологий хранения, представления и использования информации, а также для выполнения различных вспомогательных операций в рамках тех или иных технологий информационной поддержки управленческой деятельности. [12, с. 440] В «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» используются следующие средства оргтехники: печатающие устройства для ПК (принтеры), средства сканирования (сканеры), средства копирования, тиражирования и сканирования (МФУ), машины для уничтожения документов (шредеры) и др.

Программное обеспечение — это все или часть программ, процедур, правил и соответствующей документации системы обработки информации.

В программном обеспечении компьютера есть необходимая часть, являющаяся базой для всех остальных программ. Она называется системным программным обеспечением. Кроме системного, в состав программного обеспечения компьютера входят еще прикладные программы и системы программирования. [18]

Содержание Введение Глава Современные электронные системы управления ...

... с параллельным и последовательным выполнением работ. Данные системы применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций. Технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами . Системы, реализующие эти технологии, ...

К системным программам относятся: тестовые и диагностические программы, антивирусные программы, операционные системы, командно-файловые процессоры.

Программы, с помощью которых пользователь может решать свои информационные задачи, не прибегая к программированию, называются прикладными программами. К их числу относятся:

• текстовые и графические редакторы, с помощью которых можно готовить различные тексты, создавать рисунки, строить чертежи (Microsoft Word, Paint и др);
• системы управления базами данных (СУБД), позволяющие превратить компьютер в справочник по любой теме (Microsoft: Access, FoxPro, SQL, Server Oracle и др.);
• табличные процессоры, позволяющие организовывать очень распространенные на практике табличные расчеты (Excel, VisiCalc, SuperCalc , StarCalc, еSuite и др.);

• коммуникационные (сетевые) программы, предназначенные для обмена информацией с другими компьютерами, объединенными с данным в компьютерную сеть (Система «Консультант Плюс» и др.);
• программы электронного документооборота («БОСС-Референт», «ДЕЛО», «Е1 Евфрат» и др.) [26]

Кроме того, имеется большое количество прикладных программ специального назначения для профессиональной деятельности. Их часто называют пакетами прикладных программ.

В «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» в качестве интегрированного пакета прикладных программ офисного назначения используется офисная система Microsoft Office, базовыми компонентами которой можно считать текстовый процессор Word, программу обработки электронных таблиц Excel и почтовый клиент с функциями персонального информационного менеджера Outlook.

В «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» используется система электронного документооборота «Е1 Евфрат». Данная система является мощным инструментом автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для любых организаций. «Е1 Евфрат» эффективно решает делопроизводственные задачи как в рамках структурного подразделения (например, канцелярии, отдела, департамента), так и в рамках крупной организации, имеющей сеть обособленных подразделений. При этом «Е1 Евфрат» полностью настраивается в соответствии с требованиями локальных нормативных актов в области делопроизводства, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS-, BPM-, и ECM-систем. [40]

Система «Е1 Евфрат» организует весь жизненный цикл электронных документов, участвующих во всех бизнес-процессах, и позволяет оптимизировать деятельность по основным важным показателям (главное окно программы представлено в ПРИЛОЖЕНИИ А):

• снижение времени согласования документов;
• увеличение скорости и эффективности исполнения поручений;
• устранение проблемы потери документов;
• снижение затрат на содержание архива;
• упрощение процесса поиска документов.

Руководителям «Е1 Евфрат» облегчает контроль и позволяет повысить эффективность деятельности организации за счет:

• возможности наиболее эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;
• организации учета рабочего времени сотрудников;
• оперативного согласования документов, проставления резолюций и выдачи поручений с использованием мобильных устройств. [40]

«Е1 Евфрат» позволяет автоматизировать любые бизнес-процессы, включая:

• традиционный документооборот и делопроизводство (пример формы поиска документа приведен в ПРИЛОЖЕНИИ Б, формы построения запроса по расширенному поиску — в ПРИЛОЖЕНИИ В);
• согласование документов;
• управление договорами;
• работа с кадрами и контрагентами;
• выдачу поручений и контроль их исполнения (формы решения по заданию и отчета об окончании работ приведены в ПРИЛОЖЕНИИ Г, схема хода исполнения — в ПРИЛОЖЕНИИ Д);
• управление проектами;
• ведение архива;
• прием и работу с заявками и обращениями;
• взаимодействие с удаленными подразделениями;
• управление закупками и бюджетированием;
• управление процессами, нормативно-справочной документацией и т.д. [40]

«Е1 Евфрат» построен по принципу «рабочего стола» с папками. Документы распределяются по папкам, имеющим разную степень вложенности. Собственного хранилища файлов у «Е1 Евфрат» нет, т.е. система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения документов и их реквизитов используется система управления базами данных (СУБД) собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью системы является возможность открывать и просматривать любые документы поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. Эта возможность реализуется без форматирования и иллюстраций, что не составляет проблемы, поскольку документ можно открыть во внешнем базовом приложении. [26]

2.3 Мероприятия по совершенствованию использованию компьютерных технологий в делопроизводстве предприятия «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»

Существенная часть поступающих в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» документов по-прежнему направляется на бумажном носителе. Для четкой организации процессов внутреннего документооборота необходимо регламентировать, все ли виды документов, поступивших на бумажном носителе, следует сканировать для получения их электронных копий и ввода их в СЭД и определить, будут ли для этого применяться технологии поточного сканирования с применением штрих-кодов или достаточным будет более простой вариант.

Всевозрастающую долю входящего потока составляют документы, поступающие в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» в электронной форме. При этом могут использоваться различные способы передачи информации, к примеру, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), интернет-приемная. В связи с этим необходимо определиться, следует ли распечатывать поступившие и зарегистрированные в СЭД документы в службе ДОУ. На основе анализа структуры документооборота желательно определить перечень разновидностей документов в электронной форме, для которых распечатка не требуется (как правило, документы, маршрутизируемые непосредственно в подразделения).

[16, с. 12]

Еще одним направлением совершенствования делопроизводства в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» является переход от смешанного документооборота (при котором в одной организации функционируют как электронные, так и бумажные документы) к электронному. Несмотря на то что в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» функционирует система электронного документооборота «Е1 Евфрат» и разработан Регламент безбумажного документооборота, определяющий правила работы в этой системе, для некоторых делопроизводственных операций в Инструкции по делопроизводству в Росимуществе предусмотрена «двойная работа». Например, в п. 6.1.2. Инструкции находим: «При проведении регистрации в электронной базе данных сведения о зарегистрированных документах (приказы, распоряжения, договоры, контракты, доверенности и др.) по завершении года должны быть перенесены на бумажный носитель и оформлены в виде журнала регистрации, листы которого нумеруются и прошиваются». [8] Переход на полностью электронный документооборот устранит необходимость подобного переноса электронного документа на бумагу.

Итак, можно выделить следующие аргументы в пользу перехода на электронный документооборот в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»:

• прозрачность бизнес-процессов. У руководства «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» всегда будет полный контроль над созданием, получением и исполнением документов, а также возможность постоянно следить за бизнес-процессами и линейным руководителям;
• повышение исполнительской функции.

Как показывает практика, при имеющейся организации делопроизводства в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» имеет место слабая исполнительность, в том числе из-за необходимости составлять большое количество отчётов, инструкций, договоров в бумажном виде, что затягивает процесс. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы практически в режиме онлайн;

• экономия времени на обработку документов. Электронный документооборот — современный способ подготовки, отправки и обработки документов. Если традиционное заключение договора между компаниями, которые находятся в разных регионах, может занять как минимум несколько дней, то с электронным документооборотом задача сокращается до нескольких минут. В конечном итоге, это поможет оптимизировать все управленческие процессы в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»;
• повышение уровня конфиденциальности.

Каждый сотрудник «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» может получить лишь тот уровень доступа к документам, который ему положен по должности. Так, некоторые смогут лишь просто просматривать документы, другие — редактировать и создавать, третьи будут иметь полные права на работу со всем списком документации. Все действия пользователей протоколируются в компьютерной системе, поэтому в спорных ситуациях можно будет узнать, кто из пользователей совершил то или иное действие. Бумажные документы могут быть подвержены незаконному копированию и краже. При правильной организации электронного документооборота такая возможность исключена;

• повышение корпоративной культуры. Все структуры организации работают в едином информационном пространстве и вовлечены в корпоративные процессы. [16, с. 13]

На сегодняшний день все больше предприятий, учреждений и организаций внедряют системы электронного документооборота. По итогам 2016 года российский рынок СЭД в рублевом выражении вырос на 10% и достиг отметки в 37,8 млрд руб. В сравнении с 2014 и 2015 годами рост рынка замедлился, но не существенно. В первую очередь на рынок оказали влияние общеэкономические факторы. В 2017 году ожидается положительная динамика в области внедрения СЭД. Динамика российского рынка СЭД в рублевом выражении за 2013-2016 гг. представлена на рисунке.

Динамика российского рынка СЭД

Таким образом, необходимость полного перехода «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» на электронный документооборот в тех системах документации, где это возможно, становится очевидной.

Заключение

Целью настоящей работы являлась характеристика особенностей использования компьютерных технологий в делопроизводстве организации. Для достижения цели были решены задачи: 1) охарактеризовать основные системы электронного документооборота; 2) охарактеризовать делопроизводство в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре». В результате решения данных задач были сделаны следующие выводы.

Нормативно-правовая база компьютерных технологий в делопроизводстве представлена федеральными законами, государственными стандартами и иными нормативно-методическими документами, каждый из которых определяет компьютерные (информационные) технологии с учетом специфики той области, которой посвящен тот или иной нормативно-правовой акт. При этом термины «компьютерные технологии» и «делопроизводство» взаимодействуют в области применения компьютерных сетей и средств автоматизации делопроизводства, используемых в деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Рынок систем электронного документооборота представлен множеством программных продуктов, наиболее популярными из которых являются LanDocs, DocsVision, Directum, Globus Professional, PayDox, ДЕЛО, 1С: Документооборот, Е1-Евфрат, БОСС-Референт. Каждая из этих систем имеет свою специфику поддерживаемых модулей автоматизации делопроизводственных процессов и сферы применения.

«ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» руководствуется теми же законодательными и локальными нормативно-правовыми актами, что и центральный аппарат агентства, в связи с этим в территориальном управлении действуют общие для всего Росимущества Инструкция по делопроизводству, Регламент безбумажного документооборота, а также Положение о федеральном агентстве по управлению государственным имуществом.

Поступающие в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» документы проходят те же стадии обработки и движения, что и в других организациях.

Рассмотренные руководителем «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» документы делают несколько возвратных движений: после рассмотрения передаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции, далее они поступают в отдел контроля и проверки исполнения, а затем снова возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции, и только после этого передаются исполнителям.

«ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» применяет в своей деятельности систему электронного документооборота «Е1 Евфрат». Данная система обеспечивает автоматизацию всех технологических процессов обработки документа: от его создания или поступления до завершения исполнения, отправки и / или передачи на архивное хранение.

Документооборот «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» можно назвать смешанным, поскольку в нем функционируют как бумажные, так и электронные документы. Главным направлением совершенствования делопроизводства в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» является переход от смешанного документооборота к полностью электронному: это ускорит бизнес-процессы, сделает их прозрачными, а также позволит повысить эффективность работы сотрудников ведомства.

Список использованных источников и литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/kursovaya/kompyuternyie-tehnologii-deloproizvodstva/

1. Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».

2. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

3. Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».

4. ГОСТ Р 51170-98. Качество служебной информации. Термины и определения.

5. ГОСТ Р 51275-2006. Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Основные положения.

6. ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 №33).

8. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (утверждена Приказом Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 22.06.2009 №178).

9. Положение о федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.06.2008 №432).

10. Регламент безбумажного документооборота Федерального агентства по управлению государственным имуществом (утвержден Приказом Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 17.11.2008 №373).

11. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб. пособие для вузов / В.И. Андреева. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: КноРус, 2010. — 294 с.

12. Асеев Г.Г. Электронный документооборот: учебник / Г.Г. Асеев. — К.: Кондор, 2007. — 500 с.

13. Афанасьев С. Оценка качества систем электронного документооборота и персонала, управляющего документацией / С. Афанасьев // Финансовая газета. — 2010. — №17. — С. 15-19.

14. Баласанян В.Э. 2006 год — год электронного документооборота [Текст] / В.Э. Баласанян, Е.В. Губернская // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2006. — №3. — С. 78 — 81.

15. Бобылева М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию / М.П. Бобылева // Делопроизводство. — 2012. — №2. — С. 5-8.

16. Бобылева М.П. Некоторые вопросы применения смешанного электронно-бумажного документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. — 2014. — №1. — С. 9-14.

17. Жданов Е.П. Система автоматизации документов и электронного документооборота / Е.П. Жданов, Е.М. Жданова. — Барнаул: АГУ, 2010. — 60 с.

18. Зенирова А. Эффективный рабочий процесс / А. Зенирова // Секретарское дело. — 2014. — №5. — Электрон. текстовые дан. — Режим доступа: http://www.sekretarskoe-delo.ru/index.php? id=1603

19. Кузнецов С.Л. Организация электронного документооборота / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. — 2014. — №1. — С. 45-49.

20. Кузнецов С.Л. Проблемы долговременно хранения электронных документов / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. — 2007. — №2. — С. 42-46.

21. Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. — 2014. — №1. — С. 41-44.

22. Ларин М.В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации / М.В. Ларин // Современные технологии делопроизводства и документооборота. — №0. — 2010. — С. 8-11.

23. Линев А.А. Регионы готовы к внедрению систем электронного документооборота [Текст] / А.А. Линев // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2006. — №4. — С. 84 — 85.

24. Назаренко А.А. Документационное обеспечение управления и электронный документооборот — повышение эффективности управления / А.А. Назаренко // Современные технологии делопроизводства и документооборота. — №0. — 2010. — С. 22-29.

25. Назаренко О.Б. Программное обеспечение Интернет / Интранет клиента [Текст] / О.Б. Назаренко // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2003. — №10. — С. 92 — 95.

26. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота. — Электрон. текстовые дан. — Режим доступа: http://www.klerk.ru/soft/articles/3361/

27. Петров В.Н. Информационные системы [Текст]: учебник для вузов / В.Н. Петров. — СПб.: Питер, 2002. — 688 с.

28. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Л.А. Румынина. — 3-е изд., испр. — М.: Издательский центр «Академия», 2005. — 224 с.

29. Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8». — Электрон. текстовые дан. — Режим доступа: c.ru/doc8/

30. Система электронного документооборота «БОСС-Референт». — Электрон. текстовые дан. — Режим доступа: http://ecm.blogic20.ru/company

31. Система электронного документооборота «LanDocs». — Электрон. текстовые дан. — Режим доступа: http://www.landocs.ru/

32. Система электронного документооборота «Е1 Евфрат». — Электрон. текстовые дан. — Режим доступа: http://www.evfrat.ru/

33. Система электронного документооборота «ДЕЛО». — Электрон. текстовые дан. — Режим доступа: http://www.eos.ru/

34. Справочно-информационная система «КонсультантПлюс».

35. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство [Текст] / М.В. Стенюков. — М.: Приор-издат, 2006. — 176 с.

36. Тихонов В.И. Организация «безбумажного делопроизводства»: нормативно-методические проблемы и возможности / В.И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2006. — №4. — С. 28-29.

37. Химич Ю.В. СЭД: методика внедрения, автоматизация, программные технологии, управление корпоративными системами / Ю.В. Химич. — М., 2010. — 26 с.

38. Храмцовская Н.А. Современные идеи и опыт в области государственного управления: Межведомственное электронное взаимодействие / Н.А. Храмцовская. — М.: Полиграфия Дизайн, 2010. — 176 с.

39. Электрон. Текстовые дан. — Режим доступа: http://www.rbc.ru

40. Электрон. текстовые дан. — Режим доступа: http://www.evfrat.ru/