АИС Магазин бытовой техники и электроники, Курсовая работа

Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.

Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.

Информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Экономическая информационная система (ЭИС) — это совокупности внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированной информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

В автоматизированных ИС часть функций управления и обработки данных выполняется компьютерами, а часть человеком.

В данном курсовом проекте в качестве предметной области рассматривается магазин техники и электроники Эксперт">бытовой техники и электроники.

Наша информационная система показывает следующие задачи: процесс продаж, заказы, сотрудничество с другими организациями, приход и прием товара и отгрузка товара.

Глава 1. ОБСЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Информация о магазине

Исходные данные о магазине бытовой техники и электроники: магазин располагается в нескольких помещениях (склад, торговый зал).

4 стр., 1580 слов

Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

... машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации. II. Техническое обеспечение системы управления персоналом организации Основу технического обеспечения системы управления персоналом ...

У фирмы есть поставщики, осуществляющие поставку бытовой техники и комплектующих на склад магазина.

Так же в магазине есть свой штат сотрудников: менеджеры-консультанты, осуществляющие продажу товара, руководитель отдела закупок и продаж, бухгалтер, кладовщик.

Клиент, приходя в магазин, взаимодействует с менеджером, который, в свою очередь, осуществляет продажу техники. Операции с денежными средствами и отбивку чека осуществляет так же менеджер. При покупке товара, клиент получает чек с указанием товара и его стоимости, на основании которого со склада ему отгружают необходимый товар.

При отсутствии товара на складе работник магазина выбирает отсутствующие товары и на основании этих данных составляет заявку в отделе закупок и продаж.

Отдел закупок и продаж выполняет заказы у поставщиков, поиск организаций для сотрудничества, выписка счетов, контроль оплаты, документооборот и отгрузка товара.

1.2 Участники процесса

Должностные лица и структурные подразделения (отделы), участвующие в процессе деятельности магазина бытовой техники и электроники:

1) высшее руководство компании (директор);

2) отдел закупок и продаж:

руководитель отдела;
заместитель руководителя отдела;

3) бухгалтерия (главный бухгалтер);

4) склад (работник склада);

5) отдел продаж:

старший менеджер по продажам;
менеджеры по продажам;
кредитный менеджер;

1.3 Вербально-графическое описание процесса разработки ИС деятельности магазина бытовой техники и электроники

В процесс деятельности магазина бытовой техники и электроники входит: обслуживание покупателей, прием заказов, оформление заказов, сборка и тестирование техники, предложение и выполнение сервисных услуг, оформление кредитов, сотрудничество с другими организациями, оптовая и розничная продажа, работа с поставщиками, прием товара на основном складе и выдача по складам отделов, гарантийное сервисное обслуживание и коммерческий ремонт, создание рекламных баннеров, листовок, акций и скидок.

Общие или главные цели деятельности магазина бытовой техники и электроники устанавливаются высшим руководством и согласуются со всеми подразделениями. В начале каждого месяца высшее руководство подводит итоги и объявляет показатели продаж предыдущего месяца и предлагает новый план продаж на месяц и ожидаемый финансовый результат на долгосрочный период. В отделе продаж, работа менеджера по продажам входит консультация и демонстрация товара, предложение действующих акций и сервиса, помощь в выборе, сборка товара, далее выбор оплаты наличными, по карте и оформление кредита. Работа отдела закупок и продаж заключается: прием заказа товара в магазин, прием и оформление заказа по предоплате, поиск клиентов для сотрудничества и предложение своих услуг, работа с организациями по безналичному расчету, консультирование и помощь в выборе товара, далее выписка счетов, отслеживание оплаченных счетов, закупка товара на магазин, на организации по оплаченным счетам, закупка комплектующих в отдел сервиса, контроль отгрузки товара организациям и ведения документооборота. Работник основного склада принимает от отдела закупок и продаж список заказа и загружает в программу 1С Предприятие, далее поступает товар на склад и по товарным накладным проверяется количество, комплектация и целостность товара. Товар отгружается по складам отделов, выдаются накладные и ценники. Отдел сервиса производит гарантийное и коммерческое обслуживание.

7 стр., 3183 слов

Устройство и технологическия планировка магазина и пути их совершенствования ...

... торгово-технологического процесса в магазине. Она широко применяется при выполнении различных операций, связанных с приемкой, хранением и продажей товаров. Наиболее распространенным торговым оборудованием в магазине "Белая техника" ... непосредственно и размещается продаваемый товар. Магазин "Белая техника" - это фирменный магазин бытовой техники. В магазине продаются холодильники, газовые плиты, ...

Глава 2 СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ

2.1. Формирование структурно-функциональной модели процесса

Создание современных информационных систем представляет собой сложнейшую задачу, решение которой требует применение специальных методик и инструментов. Для проведения анализа бизнес-процессов используется, в частности, программный продукт AllFusion Modelling Suite, включающий пакет AllFusion Process Modeler (BPWin).

Представим рассматриваемую предметную область в виде функциональной модели, построенной с помощью BPWin. Данная модель, описывающая процесс деятельности магазина бытовой техники и электроники, состоит из нескольких диаграмм, позволяющих понять, на основании каких функций работают отделы, кто их формирует, а также под чьим руководством, ясно увидеть результат работы. Методология IDEF0 позволяет выявить формальные недостатки бизнес-процессов, что существенно облегчает анализ деятельности рассматриваемой компании.

Итак, модель состоит из набора диаграмм. Контекстная диаграмма (Рис.1) декомпозируется на диаграмму следующего уровня (в рассматриваемом случае будет представлено 4 уровня декомпозиции), которая содержит функциональные блоки, отображающие главные подфункции работы контекстной диаграммы. Следующие диаграммы дочерние по отношению к контекстной диаграмме. На контекстной диаграмме также должны быть цель, отвечающая на вопросы, почему этот процесс должен быть замоделирован, что должна показывать модель (для рассматриваемого случая цель — обосновать важнейшие цели и выработать правильную стратегию перспективного развития магазина бытовой техники и электроники ), и точка зрения — взгляд человека, который видит систему в нужном для моделирования аспекте (студента).

Рис. 1. Контекстная диаграмма

Функционирование магазина бытовой техники и электроники предполагает оказание услуг клиентам. Клиент — тот объект, для которого, собственно, функционирует компания, а магазин, в частности. Клиент оплачивает товар и обращается с оплаченным счетом или чеком на склад для получения товара, а также документов на товар.

Помимо клиентов, входом также является товар (от поставщика либо возврат от клиента по какой-либо причине).

Действующее законодательство и инструкции — регламентирующие правила, которыми управляется процесс функционирования магазина.

В оказании услуг клиентам важнейшую функцию выполняют ресурсы. Персонал магазина участвует во всех. Информационные ресурсы выполняют прямую функцию (обеспечение информацией о клиенте, поставщике, товаре и т.п.).

Без материальных ресурсов (оборудование и расходные материалы) в настоящее время невозможно представить ни одно функционирующее предприятие.

Model Name:

Definition:

Консультация и продажа

Прием и оформление заказов

37 стр., 18434 слов

Проектирование Базы Данных для коммерческого предприятия

... новых средствах разработки баз данных и возможностях применения ... баз данных различных моделей — постреляционных, объектно-реляционных, XML. Если постарался классифицировать существующие области применения баз данных, ... работе с данными. Дальнейшее развитие компьютерных технологий и компьютеризация общества привела к тому что, базы данных ... оперативный доступ к каталогам товаров с последующим электронным ...

Сотрудничество с корпоративными клиентами

Контроль оплаты и отгрузка товара

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция — система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции).

Затем каждая подсистема, при необходимости, разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (см. Рис.2).

Рис.2. Первый уровень декомпозиции

Весь процесс деятельности магазина бытовой техники и электроники делится на:

Консультация и продажа

Прием и оформление заказов

Сотрудничество с корпоративными клиентами

Контроль оплаты и отгрузка товара

В результате дальнейшего разбиения произведена декомпозиция первого функционального блока — консультация и продажа (Рис. 3).

Рис. 3.Декомпозиция — консультация и продажа.

Далее была произведена декомпозиция функционального блока — прием и оформление заказов Рис 4.

Рис. 4 Декомпозиция функционального блока — прием и оформление заказов.

Процесс прием и оформление заказов, в свою очередь подразделяется:

прием заказов по предоплате

На данном этапе принимаются заказы на товар, отсутствующий в магазине, также товар для продажи, заказы на комплектующие в сервисный центр.

заказ товара на складах поставщиков

В зависимости от вида товара, менеджер отдела закупок и продаж выбирает на каком складе и у какого поставщика можно зарезервировать и заказать тот или иной товар.

поступление и прием товара на склад

Товар привозят на основной склад компании, кладовщик принимает товар по приходным документам, приходует в 1С Предприятие и перемещает по магазинам.

перемещение в магазины.

Далее была произведена декомпозиция функционального блока — сотрудничество с корпоративными клиентами.

Рис. 5. Сотрудничество с корпоративными клиентами.

Диаграмма — сотрудничество с корпоративными клиентами в свою очередь подразделяется:

Поиск организаций.

На данном этапе производится непосредственный поиск организаций покупателей для сотрудничества, работает на этом этапе высшее руководство и отдел закупок и продаж.

Сотрудничество с организациями.

После того, как с той или иной организацией был заключен договор, были выяснены потребности организации, выписываются счета.

Заказ товара со склада.

Бухгалтер сообщает оплаченный счет и наименование организации этого счета, готовит товарную накладную, счет-фактуру, а в это время отдел заказов и продаж заказывает товар по оплаченному счету.

Формирование отгрузочных документов

Затем декомпозировался последний блок диаграммы — контроль оплаты и отгрузка товара (Рис.6).

Рис. 6. Контроль оплаты и отгрузка товара.

На данном этапе производится отгрузка товара, выдача скомплектованного товара клиенту.

2.2 Информационное моделирование

Для представления информационной модели данных используется CASE-средство ERWin. С его помощью при проектировании модели ИС «Деятельность компании» была создана физическо-логическая модель базы данных (см. рис.7 и Рис.8).

Логическая модель позволяет понять суть проектируемой системы, отображая логические взаимосвязи между сущностями. Различают 3 подуровня логического уровня представления информации о данных:

диаграмма сущность-связь Entity-Relationship Diagram (ERD) включает сущности и взаимосвязи, отражающие основные бизнес-правила предметной области.
модель данных, основанная на ключах Key Based Model (KB) включает описание всех сущностей и первичных ключей, предназначена для представления структуры данных и ключей, которые соответствуют предметной области.
полная атрибутивная модель Fully Attributed Model (FA) наиболее детальное представление структуры данных: представляет данные в третьей нормальной форме и включает все сущности, атрибуты и связи.

Рассмотрим построение модели данных логического уровня. Основными элементами этой модели являются:

Сущность — множество экземпляров реальных или абстрактных объектов, обладающих общими атрибутами или характеристиками.

Атрибуты — характеристики сущности. Экземпляр атрибута — это определенная характеристика экземпляра сущности. Атрибуты сущности бывают собственные или наследуемые. Собственные атрибуты являются уникальными в рамках модели. Наследуемые атрибуты передаются от сущности родителя при определении идентифицирующей связи.

В рассматриваемой модели 4 сущности: клиент, счет, товарная накладная, товар.

Первичные ключи (Primary Key) — атрибут или комбинация атрибутов, чьи значения однозначно определяют каждый экземпляр сущности.

Внешние ключи (Foreign Key) — атрибуты, наследуемые в качестве атрибутов сущностью — потомком от сущности — родителя.

Связь — логическое соотношение между сущностями. На логическом уровне можно установить идентифицирующую связь «один ко многим», связь «многие ко многим» и не идентифицирующую связь «один ко многим».

Идентифицирующая связь изображается сплошной линией; не идентифицирующая — пунктирной линией.

Нормализация — процесс проверки и реорганизации сущностей и атрибутов с целью удовлетворения требований к реляционной модели данных.

Первая нормальная форма (1NF) — все атрибуты содержат атомарные значения.

Вторая нормальная форма (2NF) — сущность находится в первой нормальной форме и каждый не ключевой атрибут полностью зависит от первичного ключа (не может быть зависимости от части ключа).

Третья нормальная форма (3 NF) — сущность находится во второй нормальной форме и никакой не ключевой атрибут не зависит от другого не ключевого атрибута (не должно быть зависимости между не ключевыми атрибутами).

Информационная модель строится на основе функциональной. При этом стрелки становятся потенциальными сущностями, только в данном случае информационная модель будет адекватна выполняемым функциям. После того как сущности выделены, можно будет выделить атрибуты (остальные стрелки).

На рисунке 7 представлен логический уровень полной атрибутивной модели данных.

Рис 7. Модель данных в нотации IDEF1X (логический уровень)

Рис 8 Модель данных в нотации IDEF1X (физический уровень)

Рассмотрим еще одну информационную модель. В компании кроме корпоративного отдела, есть еще розничная продажа (см. Рис.9).

В рассматриваемой модели 7 сущностей: клиент, продажи, сотрудник, заказы, товары, поставка и поставщики.

Рис. 9 Модель данных в нотации IDEF1X (логический уровень)

Рис. 10 Модель данных в нотации IDEF1X (физический уровень)

2.3 Выводы по результатам анализа функциональной модели

С помощью функциональной модели была проанализирована деятельность магазина бытовой техники и электроники и выявлено ряд недостатков: -Загружен отдел закупок и продаж

Глава 3. СТРУКТУРА ПРОЕКТИРУЕМОГО ПРОГРАММНОГО СРЕДСТВА

3.1 Выбор СУБД

Для разработки БД была выбрана СУБД Microsoft Access.

Microsoft Access является универсальным программным инструментом создания и обслуживания БД, позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность автоматизировать часто выполняемые операции, разрабатывать удобные формы для ввода, корректировки и просмотра данных, составлять сложные отчеты.

В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с данными, в том числе и те, которые предназначены для автоматизации работы с ними, такие, как таблицы, формы, запросы, отчеты, программный код.

СУБД Access включает в себя разнообразные и многочисленные относительно автономные программные средства, ориентированные на создание персональных базы данных и недорогих приложений пользователя.

Кроме того, разработка БД с помощью Microsoft Access проста и не требует от разработчика особых навыков, в отличие от работы с другими СУБД (FoxPro, Paradox, MS SQL и др.).

Microsoft Access русифицированная СУБД, что также облегчает работу с ней. А также интерфейс разработанной с помощью Microsoft Access БД обычно интуитивно понятен пользователям и не требует от них специальных знаний, что сокращает время подготовки к работе и средства, затрачиваемые на обучение персонала работе с БД.

3.2 Структура и создание таблиц

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями).

Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных.

Основные типы данных:

Текстовый.

МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов).
Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

Числовой.

Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

Логический., Денежный.

Дата/Время.

Поле объекта OLE., Гиперсвязь.

Определим какие типы данных будут присутствовать в наших таблицах:


Таблица Сотрудники		Таблица Товары
Поле	Тип данных		Поле	Тип данных
КодСотрудника	Числовой		КодТовара	Текстовый
Фамилия	Текстовый		КодПоставки	Числовой
Имя	Текстовый		НаименованиеТовара	Текстовый
Должность	Текстовый		Описании	Поле МЕМО
ДатаРождения	Дата/время		Изображение	Поле объекта OLE
Адрес	Текстовый		СтоимостьЗакупки	Денежный
Телефон	Текстовый		Наличие	Логический
Примечание	Поле МЕМО		Кол-во	Числовой
			СтоимостьПродажи	Денежный
Таблица Клиенты
Поле	Тип данных		Таблица Поставка
КодКлиента	Числовой		Поле	Тип данных
ФИО	Текстовый		КодПоставки	Числовой
Адрес	Текстовый		КодПоставщика	Числовой
Телефон	Текстовый		ДатаПоставки	Дата/время

Таблица Заказы		Таблица Поставщики
Поле	Тип данных		Поле	Тип данных
КодЗаказа	Числовой		КодПостащика	Числовой
КодТовара	Текстовый		НазваниеПоставщика	Текстовый
КодСотрудника	Числовой		Представитель	Текстовый
ДатаРазмещения	Дата/время		Обращаться	Текстовый
ДатаИсполнения	Дата/время		Телефон	Текстовый
КодКлиента	Числовой		Адрес	Текстовый

Для создания базы данных нужно сначала запустить программу Microsoft Office Access 2003, для этого нужно проделать следующие действия: Пуск > Программы > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2003.

После этого откроется окно программы. Для создания новой базы данных нужно выполняем:

команду Файл > Создать

— в открывшемся окн е диалога «Создание» выбираем «Новая база данных». На экране появится окно с запросом директории для новой базы данных, вводим имя базы Магазин бытовой техники и электроники, затем «ОК». После этого появится окно базы данных (Рис.10).

Создание таблиц, как и других объектов баз данных, начинается с активации окна базы данных. В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

3.3 Реляционная схема базы данных

Реляционная база данных — это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

1. Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя.

2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы).

Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.

3. Строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.

4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).

5. Полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений данных и такой метод представления является единственным. В частности, не существует каких-либо специальных «связей» или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.

6. При выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке безотносительно к их информационному содержанию. Этому способствует наличие имен таблиц и их столбцов, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками.

Разработаем схему данных, (создание связей между таблицами).

Для этого:

нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис , Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;

Связи, Добавить таблицу);

в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;

закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;

чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно просто перетащить мышкой таблицы из окна «Базы данных Таблицы» в окно «Схема данных» ;

создадим связь между таблицами Товары и Заказы. Для этого курсором мыши перетаскиваем <<Код товара>> в таблице Товары на поле <<Код товара>> в таблицу Заказы. На экране откроется окно <<Связи>>;

Обеспечение целостности данных,

щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;

Сотрудники

закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

3.4 Заполнение базы данных

В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Для создания формы нужно открыть вкладку «Формы» окна базы данных и нажать кнопку «Создать»

После этого в появившемся окне следует выбрать способ создания формы «Мастер форм» и выбрать таблицу, по которой необходимо сделать форму, в нашем случае таблица «Товары».

Далее при помощи кнопок (перенести все записи) или (перенести выбранную запись) нужно выбрать поля, которые будут отражены в форме (рисунок 13).

Нажимаем кнопку «Далее»

Затем нужно выбрать внешний вид формы, стиль (рисунок 14), задать имя формы и форма готова (Рисунок 15).

В нашей форме «Товары» есть поле объекта OLE для размещения изображений товаров. В свойствах этого поля, на вкладке «Макет» устанавливаем размеры: «Вписать в рамку». Это позволит вставлять изображения любых размеров — Access автоматически подгонит картинку под размер поля.

Теперь нужно сохранить изменения макета через меню Файл>Сохранить. На рисунке 16 можно увидеть результат преобразований формы «Товары».

Предположим, что в базе данных накопилось довольно много товаров и вдруг срочно понадобилось найти один из них. Для этого нужно:

установить курсор в поле «Наименование товара».
выполнить команду меню Правка > Найти, или воспользоваться кнопкой панели инструментов.

Для фильтрации данных по полям «Код поставки»:

Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному), Записи, Удалить фильтр

Режим формы позволяет производить необходимые вычисления прямо в поле данных.

В моем проекте СУБД для магазина бытовой техники и электроники в

форме Товары при заполнении поля «Стоимость закупки» в поле «Стоимость продажи» автоматически вычисляется цена для продажи товара. Для автоматизации вычислений необходимо:

щелкнуть правой кнопкой мыши по интересующему полю (в нашем случае это «Стоимость продажи») и выбрать пункт «Свойства.
откроется окно «Поле: Стоимость продажи».

Выбираем вкладку данные и вписываем в поле «Данные» формулу для расчета (Рисунок 17).

Нам необходимо, чтобы стоимость продажи на 50% превышала стоимость покупки.

закрываем это окно и сохраняем изменения в таблице.

Для просмотра созданной формы, как она будет выглядеть при распечатывании на листе щелкаем по кнопке (Рисунок 18).

3.5 Создание запросов

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Создадим запросы на наличие и отсутствие товара.

Для создания запроса необходимо открыть вкладку «Запросы» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Товары», добавляем необходимые поля (Рис. 19), нажимаем кнопку «Далее». На основании этих данных будет создан запрос.

В следующем окне нажимаем «Далее». Теперь задаем имя запроса «Наличие товара» и отмечаем галочкой пункт «Изменить макет запроса», нажимаем «Готово». Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь в столбце «Наличие товара» в строке «Условие отбора» задаем параметр «Истина» (Рисунок 20).

Поскольку в нашей таблице поле «Наличие товара» логическое, значения может быть два: Истина и Ложь. «Истина» — товар в наличии, «Ложь» — товара нет в магазине. Запрос на отсутствующий товар создается также, только в параметрах указываем значение «Ложь». (Рисунок 21).

При выполнении запроса (значок на панели управления) появится таблица товаров в наличии или отсутствующих в зависимости от запроса (Рисунок 22).

Теперь созданные запросы можно использовать в дальнейшем для отчетов по учету товара.

Аналогично создаем запрос «Данные о поставщиках». Запрос будет выдавать сведения о интересующих поставщиках и поставляемых ими товарах, а также ценах на эти товары. В запрос добавляем все поля из таблицы «Поставщики» и поля «Код товара», «Наименование товара», «Стоимость поставки» из таблицы «Товары». Переходим в режим конструктора.

Условия отбора задаем согласно рисунку 23.

Выполняем запрос. Появится окно с предложением ввести наименование поставщика. В следующем окне вводим код поставщика (Рис.24).

Если Вы не помните наименования, при запросе существует возможность оставить одно из полей пустым (именно поэтому в условиях отбора мы указали «Или»).

Запрос будем выбирать данные о поставщиках по наименованию или по коду.

Рисунок 24. Окно запроса данных о поставщиках

Отчет о поставщиках и поставляемых ими товарах

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».

Для создания отчета следует нужно открыть вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней части окна базы данных.

В появившемся окне «Новый отчет» выбрать пункт «Мастер отчетов» и указать источник данных — таблицу или запрос (в нашем случае это запрос на данные о поставщиках), нажать кнопку «ОК» (Рис.25).

Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления данных (Рисунок 26), нажимаем «Далее».

Добавляем уровни группировки (Рисунок 27), нажимаем «Далее»

В следующем окне выбираем пункт «Итоги» (Рис. 28) и в открывшемся окне ставим галочку в поле «Sum».

Нажимаем «Ок» и «Далее». Выбираем вид макета «Структура 2». В следующем окне выбираем стиль оформления, затем вводим имя отчета и нажимаем «Готово» (Рис. 29) Если расположение полей не устраивает, то их можно подкорректировать в режиме конструктора.

Выписка о наличии товара в магазине

Для создании выписки в форме отчета открываем вкладку «Отчеты» в окне базы данных и выбираем пункт меню «Создание отчетов в режиме конструктора».

Откроется окно конструктора. Заполнять форму будем без мастера (Рис.30).

На панели элементов выбираем значок «Надпись» (Рис.31)

И вставляем элемент надписи в верхний колонтитул отчета. Называем «Выписка на наличие товара» (Рис.32)

На панели элементов нажимаем значок «Починенная форма/отчет» (Рис.33) и вносим этот элемент в область данных.

Рисунок 33 Элемент «Подчиненная форма и отчет

В появившемся окне выбираем пункт «Имеющиеся отчеты и формы» и в списке выделяем форму «Наличие товара» (Рис.34), т.к. эта форма по структуре вполне может соответствовать создаваемому отчету. Нажимаем «Далее».

В открывшемся окне задаем имя формы и нажимаем кнопу «Готово».

На рис. 35 показан вид конструктора отчетов с добавленной формой.

В процессе создания отчета-выписки есть возможность переходить в режим просмотра без сохранения формы. Это дает возможность визуально оценить будущий отчет.

Теперь в нижнем колонтитуле введем формулы для отображения даты отчета и страниц (Рис. 36).

Для этого на панели элементов выбираем элемент управления «Поле» И разместим два таких элемента в нижнем колонтитуле. В одном поле введем формулу для отображения текущей даты: «=Now()». А во втором поле введем формулу для отображения текущей страницы и общего количества страниц: «=»Страница » & [Page] & » из » & [Pages]».

Теперь отчет готов. Сохраняем его под именем «Выписка на наличие товара. (Рис. 37)

Глава 4.ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Техническое задание на разрабатываемое программное средство оформляется в соответствии с ГОСТ 19.201-78 Единая система программной документации ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ. ТРЕБОВАНИЕ К СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ.

Общие сведения.

Наименование работы.

Разработка АИС «Магазин бытовой техники и электроники».

Заказчик.

ООО «Все для дома».

Исполнитель.

Студент ИПОИТ ПИП заочного отделения Воробьева Олеся Анатольевна.

Контактная информация: тел. 8937-360-62-69, mail: ol 1986 metiz @ mail .ru .

Основание для проведения работы.

Основание для разработки информационной системы является учебный план, рабочая программа, задание на курсовой проект.

Плановые сроки.

Начало: 20 января 2010 года, окончание 20 июня 2010 года.

Отсутствует.

Порядок оформления представления.

Сдача работы должна быть осуществлена не позднее 25 июня.

Исполнитель показывает пояснительную записку в письменном виде по проделанной работе и электронный вариант с обязательным приложением диаграмм IDEF0, IDEFX, алгоритмы работы ИС, ТЗ, руководство оператора.

Назначение и цели создания.

Назначение.

Предназначен для автоматизации процесса страхования и учета.

Задачи.

Ведет реестр клиентов, осуществляют генерацию заказов, генерирует отчеты.

Требования.

Требования к системе в целом.

Программный комплекс должен обеспечить работу пользователей: директора, руководителя, заместителя, бухгалтера, финансиста, менеджера.

Система должна полностью автоматизировать подачу информации из базы данных конечным пользователям. Требования к функциям: система должна выдавать информацию, адекватную запросам пользователя и актуальную в настоящий момент времени.

Требования к видам обеспечения: Требования к информационному обеспечению: система получает информацию о страховании ТС, о клиентах, о выполненных и невыполненных заказах из базы данных. Полученная информация передается в вычислительный блок для анализа и принятия решения.

Требования к надежности системы.

1. Основная база данных должна содержать все основные таблицы, требование — максимальная надёжность.

2. При выводе данных с постраничной организацией, из базы данных должна выводиться только строки текущей страницы.

3. Поля ввода данных на страницах сайта должны быть защищены от попыток ввода злонамеренной информации.

4. При сбое в работе аппаратуры восстановление нормальной работы системы должно производиться после:

перезагрузки операционной системы;
запуска исполняемого файла системы;

5. При ошибках в работе аппаратных средств (кроме носителей данных и программ) восстановление функции системы возлагается на ОС.

6. При ошибках, связанных с программным обеспечением (ОС и драйверы устройств), восстановление работоспособности возлагается на ОС.

7. При неверных действиях пользователей, неверных форматах или недопустимых значениях входных данных, система выдает пользователю соответствующие сообщения, после чего возвращается в рабочее состояние, предшествовавшее неверной (недопустимой) команде или некорректному вводу данных.

Требования по развитию и модернизации системы.

Все изменения и обновления программного обеспечения должны производится централизованно и с минимальным простоем программно-аппаратного комплекса, проходить предварительное всестороннее тестирование. Для осуществления оперативного обновления клиентского программного обеспечения в системе должна быть предусмотрена подсистема автоматического обновления.

Глава 5. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

Для работы программы АИС «Магазин бытовой техники и электроники» необходим следующие технические средства с основными характеристиками, а именно:

Минимальный комплекс программных средств:

ѕ ОС Windows 98/2000/XP

ѕ оперативная память 64 Мб;

ѕ дисковое пространство — после установки программы, занимающей объем порядка 20 Мб, рекомендуется постоянно иметь свободным не менее 10 Мб;
ѕ принтер;
ѕ рекомендуемое разрешение экрана дисплея 800х600 точек.

Но для лучшей работы программного продукта необходим следующий комплекс программных средств:

ѕ ОС Windows 98/2000/XP

ѕ оперативная память 128 Мб — при большем объеме памяти быстрее происходит открытие файлов;

ѕ дисковое пространство — после установки программы, занимающей объем порядка 20 Мб, рекомендуется постоянно иметь свободным не менее 20 Мб;
ѕ принтер;
ѕ рекомендуемое разрешение экрана дисплея 800х600 точек.

Для разработки использовался язык программирования MS Access.

Глава 6. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ РАЗРАБОТКИ СИСТЕМЫ, СРОКОВ РАЗРАБОТКИ, СТОИМОСТИ ПРОЕКТА

Все элементы диаграммы Ганта в MS Project являются настраиваемыми отрезками, каждый из которых может состоять из трех элементов: точки начала, точки окончания и промежуточной части. Отрезки, обозначающие задачи, состоят только из промежуточной части, а завершающие задачи — только из начальной точки. В MS Project диаграмма Ганта (Gantt Chart) является основным средством визуализации плана проекта. Эта диаграмма представляет собой график, на котором по горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали расположен список задач. При этом длина отрезков, обозначающих задачи, пропорциональна длительности задач. При наведении мыши на любой элемент диаграммы отображается всплывающая подсказка. На диаграмме Ганта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация (рядом с задачами отображаются названия задействованных в них ресурсов и их загрузка при выполнении задачи).

Рисунок 6.1. Лист ресурсов

Критический путь) — это задача или последовательность задач, определяющая дату окончания проекта. Если увеличить длительность задачи, лежащей на критическом пути, то длительность проекта тоже увеличится, а если уменьшить ее длительность, то длительность проекта тоже уменьшится.

Рисунок 6.2. Диаграмма Ганта

Рисунок 6.3. Диаграмма Ганта

Рисунок 6.4. Диаграмма Ганта

Сетевой график, или блок-схема, — не менее популярное средство визуализации плана проекта, чем диаграмма Ганта. На сетевом графике задачи представлены в виде блоков (Box, что переводится в Мб Project как Рамка), соединенных стрелками в блок-схему в соответствии с взаимосвязями задач в плане проекта.

Такой принцип организации сетевого графика делает его удобным инструментом для анализа последовательности работ в рамках проекта. Кроме того, с его помощью удобно планировать проекты с большим числом связей между задачами. Синие блоки — не критические, а красные — критический путь.

Рисунок 6.5. Сетевой график

Учитывая все затраты, общая стоимость проекта равняется 54 197 рублей, 00 коп.

Обычно после того, как проведен анализ, принимается решение относительно оптимизации плана. Если общая стоимость проекта и распределение затрат соответствуют ожиданиям, то оптимизация может не потребоваться, но так случается нечасто. Как правило, приходится оптимизировать план: сокращать или увеличивать затраты на задачи или ресурсы определенного типа. Иногда приходится выполнять одновременно обе операции, например, сохраняя общую стоимость проекта, уменьшить затраты на программирование и увеличить затраты на тестирование.

Заключение

Принято считать, что использование концепции баз данных позволяет:

повысить надежность, целостность и сохранность данных;
сохранить затраты интеллектуального труда;
обеспечить простоту и легкость использования данных;
обеспечить независимость прикладных программ от данных (изменений их описаний и способов хранения);
обеспечить достоверность данных;
обеспечить требуемую скорость доступа к данным;
стандартизовать данные в пределах одной предметной области;
автоматизировать реорганизацию данных;
обеспечить защиту от искажения и уничтожения данных;
сократить дублирование информации за счет структурирования данных;
обеспечить обработку незапланированных запросов к хранимой информации;
создать предпосылки для создания распределенной обработки дaнныx.

Данные распределены по таблицам, которые связаны между собой не только «физически» (с помощью инструментов программирования), но и, что более ценно, логически. Базируясь на логической связи таблиц между собой, строится запрос к базе данных, который как по цепочке вытаскивает нужную нам информацию в единую «выписку».

Базы данных удобно использовать в различных организациях, и магазин бытовой техники и электроники — не исключение. Для магазина бытовой техники и электроники как торгового учреждения характерна высокая степень отчетности. Учитывая значительный объем и темпы товарооборота, специфические требования к его хранению и реализации, здесь очень важно наладить быстрый и качественный сбор, обработку и анализ информации, относящийся к коммерческой деятельности магазина. Создание базы данных в магазине позволит собрать все данные в одном месте и организовать доступ к ним всем сотрудникам, а также клиентам и поставщикам, позволит вести четкий структурированный учет всей информации, предоставит быстрый доступ к ней, поможет автоматизировать стандартные процессы и в результате всего оптимизирует работу всего магазина. Внедрение компьютерных систем в магазинах стало необходимым и в связи со все возрастающим потоком информации, в котором все сотрудники просто обязаны ориентироваться для того, чтобы качественно выполнять свои обязанности. А делать это становится все труднее, учитывая постоянно расширяющийся и обновляющийся ассортимент бытовой техники и электроники, не говоря уже о таком факторе, как наличие на отечественном рынке огромного количества фирм-посредников, эффективное взаимодействие с которыми невозможно осуществлять без применения компьютерных технологий.

В данной работе использовались такие объекты, как: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы. Но программа Microsoft Office Access 2003 намного обширней, разнообразней и имеет больше возможностей. Поэтому, конкретный вывод о применимости Access можно сделать только после ее всестороннего анализа, что выходит за рамки данной курсовой работы.

В итоге, на основании задачи, поставленной в работе, разработана база данных «Магазин бытовой техники и электроники», готовая к использованию. Но, как и всякое другое программное средство, она может быть дополнена и редактирована.

Библиография

[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/kursovaya/internet-magazin-byitovoy-tehniki/

[1] Маклаков С.В. CASE-средства разработки информационных систем. BPwin и Erwin -М.: ДиалогМифи, 2001.

[2] 1. Аблязов В.И., Редько С.Г. Проектирование баз данных в среде Microsoft Office Access 2003. Методические указания по выполнению лабораторных работ. 2008г

[3] Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. — К.; М.; СПб.: Издательский дом «Вильямс», 1999. — 848 с.

[4] Microsoft Office Access 2003. Шаг за шагом. Официальный учебный курс, 2007

[5] Хансен Г., Хансен Дж. Базы данных: разработка и управление. — М.: БИНОМ, 1999. — 704 с.

[6] Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. проф. А. Д. Хомоненко. — СПб: Корона принт, 2000. — 416 с.

[7] Единая система программной документации: [сборник]. М.: Издательство стандартов, 1994.

[8] СТП. 001. 003. Учебная документация. Требования к оформлению текстовых документов, Белебей, БМСТ, 1993.

Приложение А

(обязательная)

Участники процесса

1. Высшее руководство компании.

2. Отдел закупок и продаж.

3. Бухгалтерия.

4. Склад.

5. Отдел продаж.