Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство
Главной целью контрольной работы является ознакомление с основами документирования деятельности учреждений, организаций и предприятий различных форм собственности и с технологией работе с документами.
Основные задачи моей контрольной работы:
- Изучение и анализ законодательных и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятий и организаций;
- Изучение и анализ современных требований к оформлению реквизитов документов, особенностей составления и оформления различных видов документов, правил обработки документов;
- Приобретение навыков и умений работы с различными документами;
- Формирование целостного представления о делопроизводственном процессе.
Раздел 1. Исходные понятия делопроизводства, История становления делопроизводства в России
делопроизводство бланк документ заявление
Уже в древности человек начал передавать знания и опыт из поколения в поколение. Сначала люди передавали друг другу «сигналы» с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились первые документы в виде наскальных рисунков. Позднее, с совершенствованием речи, накоплением знаний и опыта, возникает клинопись. Люди выдалбливают иероглифы на специальных дощечках. В дальнейшем происходит становление письменности, появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. Отдельные «странички» складываются вместе, и возникает первая небольшая книга.
Прошло несколько тысяч лет, и XXI век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объема знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас «информационного порядка». В результате, возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием и обработкой информации. Это очень трудоемкий вид деятельности.
На помощь человеку пришел компьютер. Его создание позволило многократно увеличить скорость обработки огромного количества информации. Появляются мощные пользовательские операционные системы Windows 95, Windows 98, Windows Millennium, Windows XP, Windows Vista. Создаются программы, позволяющие просто и быстро редактировать и форматировать необходимую информацию, передавать ее в доступной и понятной любому человеку форме.
Дипломная работа внедрение erp системы на предприятии
... управленческой деятельности предприятия на единое информационное пространство. Знания, заложенные в ERP-системы, позволяют решить основную задачу корпоративной автоматизации представить работу всех функциональных подразделений компании как работу единой сложной системы. Перечислим основные преимущества внедрения ...
Само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела — это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».
Истоки документооборота как сферы деятельности можно найти еще в глубокой древности, как только люди научились фиксировать важные для них сведения на чем-то материальном. Однако говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. В дальнейшем структура делопроизводства постоянно развивалась: от примитивных способов хранения и передачи информации до разработки всевозможных стандартов в делопроизводстве. Настоящим рождением документооборота можно считать приказное делопроизводство. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка — памяти и отписки — заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Для министерской системы характерны такие документы, как сношения (или отношения), реестры, протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма, записки; выписки.
В советский период можно наблюдать качественный переворот в делопроизводстве в связи со сменой политики власти и власти как таковой. С одной стороны, в сфере документирования управленческой деятельности теперь трудятся простые рабочие, что уменьшает общую грамотность в оформлении документов. С другой стороны, постепенно создаются целые организации, призванные осуществлять контроль за документооборотом.
В современной России создаются необходимые условия для развития делопроизводства. Улучшается нормативно-правовая основа (Федеральные законы, нормативные акты, стандарты), создаются экономические, технологические и социальные основы для развития этой области. Несмотря на многие проблемы (нехватку средств, кадров и несовершенство законодательной базы), постепенно осуществляется переход к электронному документообороту. Системы электронного документооборота, согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел. Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства. Поэтому необходимо модернизировать информационную, технологическую и правовую базу, что является целью Федеральной целевой программы «Развитие информатизации в России на период до 2010 года».
Организация делопроизводства предприятия
... делопроизводство документация информационный Деятельность любой организации, в том числе вновь созданной, сопровождается созданием документов. Правильная организация работы с документами отражает и фиксирует внутреннюю деятельность организации ... учредители обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. При разработке учредительных документов нужно ...
Сегодня документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.
Сфера делопроизводства становится все сложнее и сложнее: появляются новые способы хранения, передачи информации, усложняется процесс защиты данных и т.д. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий.
Раздел 2. Организация делопроизводственного обслуживания, Оформление бланка документа «Служебная записка» (см. Приложение №1), Служебная записка
Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.
В основном, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. Служебная записка, объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской.
Состав полей служебной записки:
- Шапка, в которой указывается адресат записки, с указанием структурного подразделения, должности и ФИО получателя;
- Дата составления и регистрационный номер служебной записки;
Служебная записка
- Предмет сообщения в в иде подзаголовка к тексту;
- Непосредственно текст служебной записки;
- Подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка подписи;
— Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. На практике, в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов. В этих ситуациях и используются служебные записки.
Оформление бланка документа «Распоряжение» (см. Приложение №2)
Распоряжение
Распоряжения составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и др. Они могут быть изданы заместителями руководителя организации в пределах их компетенции, руководителями самостоятельных структурных подразделений, а также главными специалистами организации, что закрепляется в учредительных документах предприятия, организации.
Унификация и стандартизация управленческих документов. Организация ...
... эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур ...
«Распоряжение» оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:
- Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или герб муниципального образования (в зависимости от характера приказа и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);
- эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
- наименование организации;
- название вида документа (приказ);
- дату и номер документа;
- место издания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы.
Текст распоряжения, как и текст приказа, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительную часть отделяют от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которую так же, как в приказах, печатают прописными буквами и выносят на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т.е. располагать её непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.
Последний пункт распоряжения является контрольным: в нем указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением данного распоряжения.
Распоряжение подписывает руководитель или по его поручению заместитель руководителя предприятия.
Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.
Сроки хранения распоряжений бывают:
- по деятельности предприятия в целом — от 10 лет до ликвидации предприятия;
- по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.
Раздел 3.
Организационно-распорядительные документы, Правила оформления реквизитов, их состав, Реквизит документа
Чтобы правильно составлять документы, необходимо знать правила оформления реквизитов.
Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
Технология работы с документами в негосударственных организациях ...
... работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы; внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота. При написании настоящей дипломной работы ... и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, ...
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, «Название вида документа» и «Справочные данные об организации». Реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.
Реквизит » адрес » — местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ. Элементами реквизита «адрес» согласно почтовым правилам Министерства связи являются: почтовый индекс, область, край, город (село, деревня), улица, дом (корпус), квартира, комната или офис.
При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г., пос., с., р-н, ул. и т.д.
Адресат — учреждение или организация, которым направлен документ. Месторасположение адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке. Правила оформления реквизита «адресат»:
1. Печатается с четвертого положения табулятора через один межстрочный интервал с полутора — двумя интервалами между составными частями реквизита.
2. Каждая составная часть реквизита «адресат» (элемент) должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания сохраняются. Элементы реквизита «адресат»:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- должность;
- фамилия и инициалы должностного лица, которому направлен документ;
- почтовый адрес.
ПРИМЕР: 645789, г. Новосибирск,
ул. Парковая, д. 13, кв.5
г-ну Петрову В.Н.
Реквизит » дата » — обязательный реквизит документов, составная часть его поискового признака. Датой документа является: или дата его подписания, или дата принятия, или дата утверждения, или дата составления, или дата события (для протоколов).
Унификация и стандартизация документов (2)
... законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов и состава расположения основных реквизитов документа, как фактора повышения производительности управленческого труда. унификация документация управленческий реквизит 1. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы ...
Правила оформления реквизита «дата»:
1. Оформляется дата тремя парами арабских цифр, разделенных точками, например: 01.09.97.
2. Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа, подписи.
В текстах документов допускается использовать словесно — цифровой способ оформления: 10 мая 2008 года, 10 мая 2008 г.
Индекс — это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывает место его составления и хранения. Индекс проставляется на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа. Для внутренних документов индексом является их порядковый номер в пределах календарного года. Элементы индекса для исходящих документов:
1. индекс структурного подразделения, составившего документ;
2. номер дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;
3. порядковый номер регистрации.
ПРИМЕР: 04 — 02/105, где
04 — индекс структурного подразделения;
02 — номер по номенклатуре дел;
105 — порядковый регистрационный номер документа.
На приложениях индексы не ставятся.
Реквизит » виза » используется для внутреннего согласования документа и ознакомления с ним. Элементы реквизита «виза»:
1. личная подпись;
2. расшифровка подписи;
3. дата визирования;
4. наименование должности визирующего.
ПРИМЕР: Юрист
л/п И.О. Семенов
31.01.98
Виза ознакомления
ПРИМЕР: С приказом ознакомлен:л/п22.04.11
заголовок
1. краткость, четкость;
2. заголовок не должен превышать более двух строк;
3. длина строки не должна превышать 24 печатных знаков;
4. строки пишутся через один интервал, без переносов и знаков препинания на конце;
5. до заголовка и после него необходимо пропустить 2-4 интервала.
ПРИМЕР: Об информационном обеспечении
Реквизит » подпись » содержит наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись и её расшифровку. Правила оформления реквизита «подпись»:
1. название должности пишется от левого поля до третьего положения табулятора;
2. расшифровка подписи (И.О.Ф.) печатается от шестого положения табулятора до границы правого поля.
ПРИМЕР: директор АО «Атлет» л/п И.О. Качков
Реквизит «подпись» отделяется от текста 2-4-мя интервалами.
резолюция
1. фамилия исполнителя, должность;
2. конкретные указания;
3. срок исполнения;
4. подпись руководителя;
5. дата наложения резолюции.
Правила оформления реквизита «резолюция»:
1. Резолюция пишется от руки;
2. Резолюция располагается между адресатом и текстом.
ПРИМЕР: Петрову А.А.
Прошу составить план
разработки и внедрения
программы по логике к
Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов
... функциями ЦЭК (ЭК) являются: организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том ... структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы ...
01.02.98
л/п 22.04.11
гриф утверждения
1. слово «УТВЕРЖДАЮ»;
2. наименование должности лица, утверждающего документ;
3. его личная подпись;
4. расшифровка подписи;
5. дата.
Правила оформления реквизита «гриф утверждения»:
1. оформляется с пятого положения табулятора в правом верхнем углу документа;
2. элементы реквизита «гриф утверждения» отделяются друг от друга 1,5-2-мя интервалами;
3. инициалы и фамилия оформляются с шестого положения табулятора.
ПРИМЕР: УТВЕРЖДАЮ
Директор школы № 321
л/п Н.К. Кузьмина
12.11.10
гриф согласования
1. из слова «СОГЛАСОВАНО» (от границы левого поля);
2. наименования должности лица, с которым согласовывается документ (от левого поля);
3. личной подписи (от левого поля);
4. расшифровки подписи (от второго положения табулятора);
5. даты (от левого поля).
ПИМЕР: СОГЛАСОВАНО
Юрист
л/п И.О. Семенов
22.04.11
заверение копии
1. заверительная надпись «ВЕРНО» (от границы левого поля);
2. наименование должности лица, заверившего копию (от границы левого поля);
3. личная подпись (от третьего положения табулятора до пятого);
4. расшифровка подписи (от пятого положения табулятора до границы правого поля);
5. Дата заверения (от границы левого поля).
ПРИМЕР: Верно.
Секретарь — референтл/пИ.К. Конторкина
13.12.10
Исполнитель
1. фамилия составителя документа;
2. номер его служебного телефона.
ПРИМЕР: Семенов455-64-35
отметка о поступлении
1. сокращенное название организации;
2. дата поступления;
3. индекс.
ПРИМЕР: АО «Атлет»
13.03.11
№ 32
отметка о переносе данных на машинный носитель
1. название файла;
2. фамилия сотрудника, вводившего информацию;
3. дата.
ПРИМЕР: plan 1.doc
А.В. Пушкина
13.12.10
Раздел 4. Требования к бланкам документов, Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа
бланк документа
продольном и угловом
Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Государственный герб Российской Федерации размещается на бланках в многоцветном варианте следующих документов:
- федеральных конституционных законов и федеральных законов;
- указов и распоряжений Президента РФ;
- постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
- постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
- постановлений и распоряжений Правительства РФ;
- решений Конституционного Суда РФ;
- решений Верховного Суда РФ;
- решений Высшего Арбитражного Суда РФ;
- Президента РФ;
- Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
- Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
- Правительства РФ;
- Конституционного Суда РФ;
- Верховного Суда РФ;
- Высшего Арбитражного Суда РФ.
Изображение Государственного герба РФ в одноцветном варианте помещается на бланках следующих учреждений:
- Администрации Президента РФ;
- полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах;
- федеральных органов исполнительной власти;
- Генеральной прокуратуры РФ;
- Уполномоченного по правам человека в РФ;
- Счетной палаты РФ;
- Центральной избирательной комиссии РФ;
- Центрального банка РФ.
Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:
- Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
- органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;
- органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;
- федеральных судов;
- органов прокуратуры РФ;
- дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ.
Статьей 8 Закона о Государственном гербе РФ установлено, что гербы (геральдические знаки) субъектов РФ, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу РФ. Герб города, района РФ размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов или районов в соответствии с нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.) городов, районов РФ, если они не противоречат основным нормативным актам соответствующих субъектов РФ.
Эмблема организации (символическое графическое изображение) помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Чаще всего в качестве эмблемы используется товарный знак или знак обслуживания. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09.1992 №3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения то варов», который предусматривает их обязательную регистрацию. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Помещение на бланке товарного знака не исключает указания на бланке наименования организации, не допускается и замена наименования организации — автора документа ее эмблемой.
Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка.
Отметка об исполнителе документа
ПРИМЕР: В. А. Жуков
924 45 67
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка проставляется на первом листе документа внизу, ниже отметки об исполнителе в специально выделенной зоне.
ПРИМЕР: В дело 01-05. Запрос направлен
05.08.2004 исх. № 132 С. Васильев
Отметка о поступлении документа в организацию, Идентификатором электронной копии документа, Раздел 5. Организация документов, Входящие документы и этапы их обработки, Входящий документ
Входящие документы могут быть доставлены: по почте, по факсу, курьером, электронной почтой. Прием и обработка входящих документов осуществляется ведущим специалистом суда. Поступившие в суд дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции.
Прием и обработка входящих документов осуществляются секретарем-референтом
Поступившие документы проходят следующие этапы:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение;
- регистрацию;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- исполнение документов;
- подшивку документов в дела.
При первичной обработке осуществляют:
1. проверку правильности доставки (адресования);
2. проверку количества листов поступившего документа;
3. проверку наличия приложения.
Принятие управленческого решения по конкретному документу
Указания руководителя должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.
Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.
При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ним на рассмотрение исполнителю. Об этом делается отметка в журнале входящей корреспонденции (в графе «Другие отметки»).
Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.
При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется штамп, где указывается:
1. дата поступления документа в суд;
2. входящий номер документа;
3. время поступления (при необходимости).
При регистрации входящей корреспонденции используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу входящей корреспонденции в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1.
Вся зарегистрированная корреспонденция передается ответственному исполнителю под расписку в журнале входящей корреспонденции.
Раздел 6. Регистрация документов, Цели регистрации, Регистрация документов
Целью регистрации является обеспечение количественного учета, сохранности, контроля исполнения и поиска документов. ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» называет еще одной целью регистрации придание документам юридической силы.
При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:
- перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;
- перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;
- номенклатура дел;
- классификатор документов.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Документам в пределах календарного года присваиваются регистрационные номера — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.
Раздел 7. Систематизация документов, Типовая номенклатура дел
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.
Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.
Цели формирования номенклатуры дел:
- распределения исполненных документов в дела;
- систематизации дел;
- закрепления индексов дел;
- установления сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- является основой для составления актов на уничтожение дел;
- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.
индивидуальная
- в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
- в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.
Раздел 8. Обработка дел для последующего хранения, Оформление дел, Оформление дела
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
- не проводить систематизацию документов в деле,
- не нумеровать листы дела,
- не составлять заверительные надписи.
При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.
все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией
При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:
- листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
- фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
- сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.
При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
- лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
- подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
- подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
- в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация.
При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
- при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
составляется лист-заверитель
В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель
составляется внутренняя опись документов дела
Внутренняя опись дела
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Раздел 9. Документация по трудовым отношениям, Заявление и его оформление (см. приложение №3), Заявление
Заявление содержит чаще всего предложение, жалобу или просьбу какого-либо человека, адресованные или организации, или должностному лицу.
Заявление
Заявление оформляют за определенным образцом, и адресована она определенному официальному лицу или учреждению или организации.
В ней может выражаться просьба принять на работу, зачесть к учебному заведению или допустить к вступительным экзаменам, предоставить отпуск и т.д.
В зависимости от того, кто его подал, заявления бывают личными (пишутся от руки в одном экземпляре) и служебными (от организаций и учреждений, которые, как правило, пишутся на готовых бланках).
Заявление включает:
1. Наименование адресата, которому направляется заявление.
2. Фамилию, имя, отчество, должность или адрес автора заявления.
3. Наименование документа.
4. Точное изложение просьбы, предложения.
5. Опись прилагаемых к заявлению документов.
6. Дата, подпись.
В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление и публицистической лексики (например, заявление о приеме в ряды партии).
Практическое задание №3
Письмо-ответ на заявку о предоставлении сведений для выполнения комплекса работ по межеванию (см.приложение №4)
Практическое задание №13
Акт согласования границ земельного участка
Кадастровый номер 22:04:250002:262, Площадь земельного участка: 700кв.м
Местоположение границ земельного участка согласовано:
|
Обозначение характерной точки или части границы |
Кадастровый номер смежного земельного участка |
Фамилия и инициалы правообладателя или его представителя, реквизиты документа, удостоверяющего личность |
Реквизиты доверенности |
Подпись и дата |
Способ и дата извещения |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
Н2-н7 |
22:04:250002:263 Центральная 21 кв.1 |
Извещение вручную лично под расписку 10.04.11 |
||||
|
Н7-н8 |
Комсомольский 2 КВ.2 |
Извещение вручную лично под расписку 10.04.11 |
||||
|
Н9-н1 |
22:04:250002:30 Центральная 23 КВ.1 |
Извещение вручную лично под расписку 10.04.11 |
||||
|
Н1-н2 Н8-н9 |
Глава администрации МО Светлоозерского сельсовета Ямашанов П.Н. |
|||||
Наличие разногласий при Согласовании местоположения границы земельного участка
|
Обозначение хар-ной точки или части границы |
Кадастровый номер смежного земельного участка |
Содержание возрожений о местоположении границы |
|
|
1 |
2 |
3 |
|
Сведения о снятии возражений о местоположении границ земельного участка
|
Обозначение хар-ной точки или части границы |
Кадастровый номер смежного земельного участка |
Фамилия и инициалы правообладателя или его представителя, реквизиты документа, удостоверяющего личность, дата снятия взрожений, подпись |
Способ снятия возражений о местоположении границы (изменение местоположения границы, рассмотрение земельного спора в суде, третейском суде) |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Кадастровый инженер:М.П. подпись Исаев А.В.
Библиографический список
[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/kursovaya/delo-proizvodstva/
1. Быкова Т. А. и др. Делопроизводство: учебник / под общей ред. Т. В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2006. — 560 с.
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).
— М.: ЗАО «Бизнес — школа «Интел — Синтез»»; 2000. — 328 с.
3. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. — М., 2004
4. Электронное издание «Документ +» http://www.delpro.narod.ru/histor5.html
5. http://www.pseudology.org/Documets/Deloproizvodstvo.htm
Приложения, Приложение №1
Оформление бланка документа «Служебная записка»
Заместителю директора
по АХЧ
г-ну Петрову Н.Г
В соответствии с планом подготовки училища к новому учебному году прошу провести следующие работы в ааб. 115:
— отремонтировать столы учащихся (№ 3, 8,16);
— заменить перегоревшие лампы (5 шт.);
— зашпаклевать поверхность подоконников;
— покрасить рамы окон и подоконники (4 окна).
Преподаватель истории А. И. Сазонова
Приложение №2
Оформление бланка документа «Распоряжение»
ОАО «Зенит»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
01.05.2008 №45
Москва
О проведении
ремонтных работ
В связи с аварийным состоянием грузоподъемного лифта в главном корпусе
ОБЯЗЫВАЮ
1. Провести ремонтные работы в главном корпусе
Ответственный — начальник ремонтно-технической службы Каримов Р.Г. Срок исполнения — 12.06.08.
заместитель Генерального директора Сидоров Иван Григорьевич.
2. Контроль за проведением ремонтных работ возложить на заведующую главного корпуса Елисееву Е.И.
Генеральный директор . Марков Ю.С.
01.05.2008
Приложение №3
Заявление о приеме на работу
Директору
ООО «Индиго»
Гуриной Т.В.
Администратора
Петровой Юлии Владимировны
Заявление, Прошу принять меня на работу администратором с 19.05.2011г.
17.06.11г.
