Автоматизация процесса складского учета в ООО «Альянс-Трейд»

метки: Система, Складской, Предприятие, Разработка, Автоматизация, Управление, Торговля, Процесс

автоматизация складской учет программное обеспечение

Развитие информационных технологий в настоящее время происходит очень динамично. Практически для любой области бизнеса, финансовой и хозяйственной деятельности имеется специальное программное обеспечение, автоматизирующее и упрощающее работу предприятий.

В современных условиях на больших предприятиях сотрудникам приходится иметь дело с большим количеством часто изменяющейся информации, которую просто невозможно обработать «вручную». На предприятиях, имеющих значительный оборот продукции, существует необходимость учёта и контроля большого объёма кадровой, финансовой, закупочно-сбытовой, производственной, маркетинговой и другой информации.

Актуальность темы данного дипломного проекта связана с необходимостью автоматизации процесса складского учета в многофилиальном предприятии занимающемся оптовой торговлей [4].

Целью данного дипломного проекта является совершенствование системы учета товаров на складе ООО “Альянс-Трейд”.

Для достижения поставленной цели необходимо решить перечисленные ниже задачи.

1. Выполнить анализ деятельности предприятия ООО “Альянс-Трейд”, в том числе управление складским учетом.

2. Разработать и обосновать проект автоматизации складского учета.

3. Разработать модуль “Формирование заказ на поставку” для системы “1С: Торговля и склад 7.7”.

4. Провести тестирование разработанного модуля на реальных данных.

5. Проанализировать экономическую эффективность проекта.

В данной работе рассмотрен обзор средств автоматизации складского учета, выполнен анализ деятельности торгового предприятия. Построены модели в BPwin “как есть” (AS-IS) и “как должно быть” (TO-BE).

На основании полученных данных разработан проект автоматизации складского учета ООО “Альянс-Трейд”, и создан программный модуль “Формирование заказа на поставку” и приведены расчеты на контрольном примере.

В данном дипломном проекте значительное внимание уделяется автоматизации складского учета, в частности, формированию заказа на поставку продукции. Так как от формирования заявки во многом зависит скорость, точность и качество выполнения заказа, то тема данного дипломного проекта имеет большое практическое значение.

Объектом исследования является ООО “Альянс-Трейд”.

Разработка информационной системы бухгалтерского учета для автоматизации ...

... учет с помощью 1С предприятия. Во второй главе размещена практическая часть. Это диаграммы с использованием case-технологий и проектирование информационной системы в 1С. Целью курсового проекта является разработка информационной системы для автоматизации ... случай жалобы и благодарности. А информационная система позволит сотруднику этой компании автоматизировать его работу. В первой главе приведены ...

Предметом исследования является автоматизация процесса складского учета в ООО “Альянс-Трейд”.

Структура и объем дипломного проекта.

Диплом состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемой литературы и приложений.

Во введении обоснована актуальность выбранной темы, указана цель и задачи проекта, объект и предмет исследования, подчеркнута практическая значимость выбранной темы дипломного проекта.

В первой главе приводится анализ деятельности предприятия ООО “Альянс-Трейд” и уровень его автоматизации.

Во второй главе рассматривается разработка проекта автоматизации процесса складского учета в ООО “Альянс-Трейд”.

В третьей главе дается обоснование эффективности проекта автоматизации процесса формирования заказа.

Заключение дипломного проекта посвящено подведению итогов, изложены способы достижения цели и методы решения поставленных в дипломном проекте задач.

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО «Альянс-Трейд». Анализ деятельности “как есть”

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

ООО “Альянс-Трейд” является крупнейшей дистрибьюторской компанией, работающей на рынке продуктов питания уже восемь лет. В настоящее время в компании работает более пятидесяти человек. Компания, имеет пять филиалов в Ямало-Ненецком АО. Центральный офис и все филиалы обеспечены компьютерной техникой, которая постоянно модернизируется в соответствии с поставленными задачами.

Цель компании — стать передовой дистрибьюторской компанией в Ямало-Ненецком АО [11].

Успех компании на рынке был достигнут благодаря ряду факторов: привлекательным ценам, неизменно отличному качеству продукции, высокому уровню и индивидуальному подходу к обслуживанию клиентов, постоянному наличию товаров на специально оборудованном складе компании, четко выстроенной структуре распространения и активного продвижения торговых марок, а также постоянному расширению и развитию национальной сети сбыта.

Работая для максимального удовлетворением потребностей клиентов, компания ведет свою работу по трем основным направлениям, ориентированным как на оптовых, так и на розничных клиентов.

К ним относятся:

• работа с оптовыми клиентами через торговых представителей;
• работа с розничными клиентами через торговых представителей;
• оптово-розничная торговля в магазинах-дискаунтерах ^{[ 1 ]} .

Партнеры компании ООО “Альянс-Трейд” расположенных в следующих регионах:

г. Ноябрьск (ИП Ермакова), г. Надым (ИП Ермакова), г. Губкинский (ИП Ермакова), г. Новый Уренгой (ИП Гренев), г. Салехард (ИП Гренев), г. Омск [11].

Постоянные поставщики компании ООО “Альянс-Трейд”:

• ОАО “Сан Инбев” (вторая по объемам продаж пивоваренная компания в России. Компания была создана в 1999 г. И является российским подразделением лидирующего в мире пивоваренного концерна «Анхойзер-Буш ИнБев». «САН ИнБев» использует самые передовые технологии и методики в производстве, маркетинге, логистике и менеджменте) [12];
• Кока-Кола;
• Компания Вимм-Билль-Данн- соки (лидер рынка молочных продуктов и детского питания в России и один из ведущих игроков рынка безалкогольных напитков в России и странах СНГ. «Вимм-Билль-Данну» принадлежит более тридцати пяти перерабатывающих заводов в России, на Украине и в Центральной Азии. На этих предприятиях и в торговых филиалах ВБД работают в общей сложности более восемнадцати тысяч человек) [13];
• Вимм-Билль-Данн- молоко;
• ЗАО «Группа компаний “Русский алкоголь”» (было создано в сентябре 2003 года.

На сегодняшний день производственными предприятиями группы являются ликероводочные заводы «Топаз» (г. Пушкино, Московская обл.), «Сибирский ЛВЗ» (п. Кольцово, Новосибирская область), «Первый Купажный Завод» (г. Тула), «Ушба Дистиллери» (г. Тбилиси, Грузия), и завод по производству слабоалкогольных коктейлей «Браво Премиум» (г. Санкт — Петербург)) [14];

• ООО “Лудинг” (специализированное торговое предприятие по продаже алкогольной продукции, работающее на этом рынке уже более пятнадцати лет. На сегодняшний день в ассортименте Компании уже более 1500 наименований, и эта цифра постоянно растет);
• KВЗ “Омскликерводка”;
• ООО “Сибирский деликатес”;

— Группа “Продо” (один из крупнейших игроков на отечественном рынке мясопереработки. Ассортимент продукции, предлагаемый потребителю, составляет свыше 1,5 тысяч наименований колбасных изделий, продуктов из мяса птицы, охлажденных и замороженных полуфабрикатов, а также всевозможных мясных деликатесов. Это продукция ведущих региональных производителей, большая часть которых являются лидерами отрасли в своем регионе) [15].

ООО «Альянс-Трейд» предоставляет свои услуги как физическим, так и юридическим лицам.

Факторы повышения экономической эффективности производства вступают техническое и организационное развитие, внешнеэкономические, социальные и природные условия хозяйствования.

В таблице 1 представлены технико-экономические показатели. Приводится сравнение по показателям реализации и выручки товара между январем 2008 г. и январем 2009 г.

Таблица 1, Технико-экономические показатели ООО “Альянс-Трейд”

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Значение показателя на определённую дату либо за период
		Январь 2008, шт./руб.	Январь 2009, шт./руб.
1	2	3	4
1	Реализация бонаква 0,5*24	63229/878’578.57	36384/590’636.33
2	Реализация бонаква 1,0*12	61994/ 1’051’733.48	54696/ 1’140’537.86
3	Реализация бонаква 2,0*6	115125/ 2’278’226.43	73110/ 2’055’515.38
4	Реализация кока-кола 0,5*24	90168/1’807’146.48	44808/ 1’006’073.34
5	Реализация кока-кола 1,0*12	61520/1’519’113.82	38856/ 1’179’106.58
6	Реализация кока-кола 2,0*6	46415/ 1’528’919.11	40992/ 1’641’386.02
7	Реализация спрайт 0,5*24	46656/ 938’303.15	18576/416’789.51
8	Реализация спрайт 1,0*12	41997/ 1’039’529.22	20148/ 610’088.30
9	Реализация спрайт 2,0*6	37’150.00/ 1’291’685.30	16’866/ 674’519.48
10	Реализация фанта 0,5*24	18791/ 375’798.43	18552/ 420’572.49
11	Реализация фанта 1,0*12	20445/ 506’064.18	9708/ 295’745.54
12	Реализация фанта 2,0*6	16492/ 574’057.03	11640/ 465’450.63
13	Реализация Бекс 0,5*20	12100/293’926.92	32440/901’111.52
14	Реализация БагБир 2,0*6	864/29’103.90	1764/68’832.38
15	Реализация Брама 0,33*24	2880/45’591.08	1488/27’358.91
16	Реализация БагБир кег 50	6400/113’920.41	3600/74’533.71

Основные функции, выполняемые на предприятии:

· поиск клиентов ;

• заключение договоров;
• закупка продуктов питания;
• хранение продуктов питания на складе;
• учетная деятельность (бухгалтерский учет, складской учет, налоговый учет, кадровый учет).

Поиск клиентов. В компании поиском занимается менеджер по продажам, он осуществляет телефонные переговоры с потенциальными клиентами, затем в случае заинтересованности обоих сторон, происходит уточнение предложения, составление договора, утверждение договора сторонами.

Заключение договоров. Является обязательной позицией в компании, ни с одним клиентом не имеем право работать без договора. Составленный договор оговаривается и уточняется сторонами после чего утверждается. Со стороны исполнителя договор утверждается директором.

Закупка продуктов питания. Поставщику оформляется заявка с перечислением наименований и количества требующихся товаров.

Хранение продуктов питания на складе. Кладовщик осуществляет приемку, хранение и выдачу товара со склада. Грузчик осуществляет погрузку, выгрузку и внутрискладские перемещения.

Учетная деятельность. Формируется главным бухгалтером (бухгалтером) организации на основе настоящего Положения и утверждается руководителем организации. При формировании учетной политики организации по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету. Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа, исходя из настоящего и иных положений бухгалтерского учета.

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Приведенная ниже схема на рисунке 1 отражает общую организационную структуру управления организации ООО “Альянс-Трейд”, с описанием аппарата управления и объекта управления. Схема носит целостный характер.

Далее приводится детальная характеристика основных обязанностей и видов деятельности по должностям.

Генеральный директор

Следит за производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности, роста объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, бухгалтерией, материально-техническим снабжением и контролем за дисциплиной.

Финансовый директор

— Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (товаров, работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

• Осуществляет управление активами предприятия;
• финансовые инвестиции;
• маневрирование временно свободными денежными средствами;
• реорганизация, ликвидация, реализация отдельных объектов имущественного комплекса предприятия).

• Определяет дивидендную политику.

— Обеспечивает своевременное поступление доходов, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских операций, оплату счетов поставщиков и подрядчиков, погашение займов, выплату процентов, заработной платы рабочим и служащим, перечисление платежей в банковские учреждения.

• Обеспечивает разработку налоговой политики предприятия.
• Организует: разработку налогового бюджета, позволяющего определять плановое значения прибыли; проведение расчетов прибыли и налогов на прибыль [16].

Директор по развитию

Руководит деятельностью подчиненных, организует и контролирует выполнение заказов, изучает, организует планово-экономическую работу организации, составляет и анализирует статистическую отчетность, ценообразование, отвечает за внедрение перспективных стратегических направлений.

Финансовый контролер

Организация, управление и контроль над эффективной работой бухгалтерского отдела. Подготовка и сертификация финансовых положений для руководства и акционеров. Ведение бухучета затрат. Подготовка всей финансовой и бухгалтерской документации для предоставления управлению и акционерам.

Экономист

Выполняет работы по осуществлению бухгалтерского учета на предприятии, анализу и контролю за состоянием и результатами хозяйственной деятельности. Осуществляет учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств и своевременное отражение на соответствующих бухгалтерских счетах операций, связанных с их движением, а также учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции (выполнения работ и услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности. Составляет отчетные калькуляции себестоимости готовой продукции (выполняемых работ, услуг).

Следит за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в целях выявления внутрихозяйственных резервов, снижения себестоимости продукции, предупреждения потерь и непроизводительных расходов.

Рис. 1. Схема организационной структуры управления предприятием ООО «Альянс-Трейд»

Главный бухгалтер

Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

— Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

• Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, расчеты по заработной плате.
• Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.
• Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

Координатор

Принимать участие в разработке укрупненных календарных планов проекта на фазах подготовки предложения, проведения переговоров и выполнения проекта, уделяя особое внимание требованиям к инженерно-техническим документам, спискам критических деталей, требованиям к оборудованию и т.д., чтобы гарантировать соответствие требованиям поставки. Отслеживать все затраты по проектам, чтобы удостовериться в соответствии этих затрат запланированным. Анализировать отклонения от бюджета и рекомендовать корректирующие действия. Собирать необходимую информацию и готовить оценку стоимости всех производственных операций до их завершения.

Отдела кадров

— Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

• Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
• Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение.

— Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

• Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.
• Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами [17].

Бухгалтер-ревизор

Своевременно оформляет результаты ревизии и представляет их в соответствующие инстанции для принятия необходимых мер. Дает оперативные указания руководителям ревизуемого объекта об устранении выявленных нарушений и недостатков, проведении контрольных проверок выполненных работ. Контролирует организацию проведения инвентаризаций и бухгалтерского учета в подразделениях предприятия. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Юрист

Консультирует сотрудников по юридическим вопросам. Анализирует информацию для обнаружения фактов дела. Анализирует доказательства и факты. Анализирует юридические вопросы. Собирает доказательства и другую информацию для предоставления в суде. Участвует в судебных слушаниях. Определяет основания для судебного иска. Определяет весомость и достаточность доказательств для инициации судебного иска. Руководит сбором и подготовкой доказательств. Готовит проекты законов. Составляет договоры и соглашения. Участвует в слушаниях. Пишет юридические документы.

Бухгалтер

Обеспечивает правильность постановки и достоверность учета, контроль сохранности собственности, правильного расходования денежных средств и материальных ценностей, финансовых ресурсов.

Программист

Разрабатывает на основе анализа математических моделей и алгоритмов решения экономических и других задач программы, обеспечивающие возможность выполнения алгоритма и соответственно поставленной задачи средствами вычислительной техники, проводит их тестирование и отладку. Определяет информацию, подлежащую обработке средствами вычислительной техники, ее объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения и вывода, методы ее контроля. Выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит их отладку. Проводит корректировку разработанной программы на основе анализа выходных данных. Определяет возможность использования готовых программных продуктов. Разрабатывает и внедряет системы автоматической проверки правильности программ. Выполняет работу по унификации и типизации вычислительных процессов. Принимает участие в создании каталогов и картотек стандартных программ, в разработке форм документов в электронном виде, подлежащих компьютерной обработке, в проектировании программ, позволяющих расширить область применения вычислительной техники. Обеспечивает правильную техническую эксплуатацию, бесперебойную работу компьютеров и отдельных устройств.

Оператор

Приём заявок на поставку продукции от клиентов и менеджеров предприятия. Своевременная выписка накладных и счетов-фактур, а также соответствующих сопроводительных документов. Систематизация, архивация и хранение отгруженных, верно оформленных и исправленных накладных и счетов-фактур согласно установленного порядка на предприятии.

Менеджер осуществляет анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей. Сотрудничает с поставщиками заключает соглашения, договора, оценивает степень возможного риска.

Данный дипломный проект проводился в филиале г. Омска, на рисунке 2 приведена общая схема структуры управления предприятием.

Рис. 2. Схема организационной структуры управления филиалом ООО “Альянс-Трейд” в г. Омске

Заведующий складом

Руководство работами по приему, рациональному размещению, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе. Организация проведения погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. Обеспечивать сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, ведение учета складских операций. Участвовать в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей [19].

Кладовщик

Прием на склад, хранение и выдача со склада различных материальных ценностей. Обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, предотвращающих порчу и потери товарно-материальных ценностей. Перемещение товарно-материальных ценностей к местам хранения с раскладкой (сортировкой) их по видам, качеству, назначению и другим признакам. Комплектование партий товарно-материальных ценностей по расходным накладным и их отпуск. Участие в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей [18].

Грузчик

Осуществляет погрузку, выгрузку и внутрискладскую переработку грузов — сортировку, укладку, переноску, перевеску, фасовку и т.д. вручную с применением простейших погрузочно-разгрузочных приспособлений и средств транспортировки (тачек, тележек, транспортеров и других подъемно-транспортных механизмов).

Производит очистку подвижного состава после произведенной выгрузки груза [20].

В ООО “Альянс-Трейд” структура организации и должностные обязанности играют не мало важную роль. Так как компания большая и по структуре организации можно увидеть кто, кому подчиняется, а по должностной инструкции можно рассмотреть обязанности сотрудника. А в программе “1C: Предприятие” можно проследить, чтоб сотрудник ни сделал одну и ту же работу не сколько раз.

Наличие единой технологической платформы и общей методологии позволяет создавать специализированные и индивидуальные решения на базе стандартных, добавляя в них только необходимые отличия, учитывающие специфику отрасли или конкретного предприятия. С экономической точки зрения это позволяет обеспечить достаточно низкую стоимость отраслевых и индивидуальных решений, так как затраты на их создание существенно ниже, чем затраты на разработку программы с нуля.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

план счетов;

• список видов объектов аналитического учета;
• списки объектов аналитического учета (субконто);
• констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

сводные проводки;

• оборотно-сальдовую ведомость;
• оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;
• карточка счета;
• карточка счета по одному объекту аналитического учета;
• анализ счета (аналог главной книги);
• анализ счета по датам;
• анализ счета по объектам аналитического учета;
• анализ объекта аналитического учета по всем счетам;
• карточка объекта аналитического учета по всем счетам;
• журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов [2].

Учет движения товара, приемка, отгрузка на складе ведется в программе “1С: Торговля и склад”.

Платформа “1С: Предприятие” версия 7.7, упрощает администрирование этой системы и позволяет при необходимости добавлять какие-либо компоненты реализующие разнообразные потребности клиентов.

За порядок на складе, сохранность и учет движения материалов несет ответственность заведующий складом.

Поступившие материалы подвергаются количественной и качественной приемке в соответствии с сопроводительными документами (накладными, сертификатами и др.) и техническими условиями. В случае недостачи или не качественности материалов составляются акты для предъявления претензии поставщику или транспортной организации.

При размещении и хранении материалов должны обеспечиваться сохранность материалов, максимальное использование площадей, а также удобство выполнения приемно-отпускных и учетных операций. Различают следующие принципы размещения материалов: сортовой, партионный и комплектный. При хранении материалы обычно располагаются в порядке последовательности их номенклатурных номеров.

Учет материальных ресурсов производится как на складе (количественно-сортовой), так и в бухгалтерии (количественно-стоимостной) на основе картотеки. В каждой карточке указывается порядковый номер карточки, номенклатурный номер материала, наименование, марка, сорт и размер материала, единица измерения и цена. Все поступления и выдачи материалов фиксируются в карточке и по ней определяется остаток.

Современные системы автоматизация учета склада и системы автоматизации оптовой торговли обеспечивают такие процессы как:

• обмен данными между удаленным складом и офисом;
• организация работы филиалов и центральной компании;
• учет товаров в пути;
• планирование продаж и управление заказами;
• подключение складского и торгового оборудования к товаро-учетной системе;
• сопряжение товаро-учетной системы с бухгалтерией;
• и многое другое.

Автоматизация складского учета позволяет максимально полно использовать каждый квадратный метр площади и получать максимум прибыли [5].

1.2 Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

Миссия компании заключается в том что бы стать передовой дистрибьюторской компанией в Ямало-Ненецком А.О. Основной деятельности является оптовая торговля продуктов питания. Для того чтоб своевременно получать информацию необходимо создать в программе дополнительный модуль “Заказ”. Этот модуль поможет получить вовремя правильную информацию, сделать заявку поставщику и вовремя отправить товар покупателю.

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Место проектируемой задачи стоит склад. Перед любым складом возникают следующие задачи:

• оптимизировать использование площади склада;
• повысить точность учета товара;
• сократить время проведения всех складских операций;
• сократить затраты на хранение товара на складе;
• избежать потерь, связанных с ограниченным сроком реализации товара;
• сократить количество ошибочных складских операций;
• уменьшить зависимость и потери от «человеческого фактора».

Препятствия на пути повышения эффективности складских комплексов можно разделить на четыре группы: организационные (функции, полномочия, зоны ответственности), технологические (последовательность выполнения операций, методы и алгоритмы), информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации) и технические (наличие техники и оборудования, степень изношенности ресурсов, соответствие требованиям).

Задачи, которые необходимо рассмотреть в данном дипломе.

• Анализ деятельности предприятия ООО “Альянс-Трейд”, в том числе управление складским учетом.
• Разработка и обоснование проекта автоматизации складского учета.
• Разработка модуля “Заказ на поставку” для системы “1С: Торговля и склад” версии 7.7.
• тестирование и внедрение разработки проекта на реальных данных.
• Анализ экономической эффективности проекта.

Работа проектируемой задачи решается в программе “1С: Торговля и склад” версии 7.7.

Необходимость автоматизации процесса формирования заказа возникла в результате искаженной информации, т.к. информация принималась по телефону, а она в свою очередь может быть принята не верно из-за помех радио-сети (телефонная связь) не правильно услышав наименование товара или количества, или не работала телефонная связь и заявка была получена не своевременно. Заявка записывалась на лист, который не является документом и за него ни кто не несет ответственность.

При автоматизации требуется учитывать следующие требования:

• решение задач в установленные сроки;
• обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;
• обеспечение достоверности обрабатываемой информации;
• наличие возможности обработки данных на ЭВМ.

Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:

• сокращение числа операций, особенно ручных;
• разработка системы жесткого контроля вводимой информации;
• снижение объема обрабатываемых данных.

При обработке данных желательно использовать массивы нормативно-справочной информации. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т.д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.

Использование вычислительной техники при решении задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использовании вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. При автоматизации процесса, формирования заявки, позволит своевременно получать достоверную информацию о заказе, в короткие сроки сформировать заявку поставщику.

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации “как должно быть”

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации складского учета

Среди представленных на российском рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм “Tandem-Soft” (“Торговля и учет” для Windows), “Эйс” (“Гепард”), “1С” (1С: Торговля”), “Информационные системы и технологии (система “Аспект”), “КомТех”, “Атлант-Информ” (система “Садко”), “Парус” [28], “Галактика” [29], “Мета” (Комплекс автоматизации в розничной торговле), “Интеллект-Сервис”, “Инфин”, “Веста-С” (Управление товарооборотом на базе системы StorS).

Анализ перечня свидетельствует об активности фирм, разрабатывающих программы для автоматизации.

«1С:Торговля и склад» — это программа на платформе «1С:Предприятие 7.7», которая предназначена для автоматизации торговли в «1С», учета любых видов торговых операций в системе. Конфигурация «1С:Торговля и склад» позволяет легко формировать первичные документы (счета-фактуры, книги продаж и т.д.), вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки и т.д. С помощью программы можно вести учет денежных средств, складских операций, товарных кредитов.

Типовая конфигурация «1С:Торговля и склад» позволяет:

• вести раздельный управленческий и финансовый учет;
• вести учет от имени нескольких юридических лиц;
• вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);
• вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;
• оформлять покупку и продажу товаров;
• производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;
• выполнять резервирование товаров и контроль оплаты.

На основе анализа рынка систем автоматизации складского учета и предпочтения самих пользователей организации, было решено разработать дополнительный модуль в программе “1С” для ведения складского учета.

1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации складского учета

Процесс внедрения систем состоит, как правило, из следующих этапов:

• разработка стратегии автоматизации;
• анализ деятельности предприятия;
• реорганизация деятельности;
• выбор системы;
• внедрение системы;
• эксплуатация.

Разработка стратегии автоматизации

Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы, используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие компоненты:

• цели: области деятельности предприятия и последовательность, в которой они будут автоматизированы;
• способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная автоматизация;
• ограничения: финансовые, временные и т.д.

Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса. В понятие стратегии также должны входить пути достижения этого соответствия. Стратегический план автоматизации должен составляться с учетом следующих факторов:

• средний период между сменой технологий основного производства;
• среднее время жизни выпускаемых предприятием продуктов и его модификаций;
• анонсированные долгосрочные планы поставщиков технических решений в плане их развития;
• срок амортизации используемых систем;
• стратегический план развития предприятия, включая планы слияния и разделения, изменение численности и номенклатуры выпускаемой продукции;
• планируемые изменения функций персонала.

Для данной задачи была выбрана автоматизированная информационная система (АИС) “1C: Торговля и склад”. Она позволяет расширить круг решаемых задач, автоматизировать учет в оптовой и розничной торговле, вести учет складских операций, формировать все необходимые первичные документы, в т.ч счета-фактуры, книги продаж и покупок, вести учет импортных товаров в разрезе грузовая таможенная декларация ^[2] (ГТД), получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег и т.д.

“1С: Торговля и склад” может быть интегрирован вместе с другими программами системы. Для этого пакет содержит разнообразные средства связи для экспорта и импорта данных из других систем семейства “1С”. Например, “1С: Бухгалтерия” и “Торговля и склад” очень часто используются в тандеме, автоматизируя одновременно на базе “1С” бухучет и торговлю в компании [21].

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации складского учета

Программы “1С: Предприятие” получили столь широкое распространение на российском рынке по ряду существенных причин:

• максимальное соответствие требованиям к российским системам учета;
• своевременное обновление печатных форм и программных модулей в соответствии с изменениями в российском законодательстве;
• существенно более низкая стоимость по сравнению с западными системами;
• дружественный, интуитивно понятный пользовательский интерфейс;
• возможность вносить изменения в стандартные программные модули и печатные формы согласно требованиям автоматизируемых предприятий;
• встроенный предметно-ориентированный язык программирования с предопределенными классами “Справочник”, “Документ”, “Отчет”, “Регистр” (для систем на платформе “1С” версии 7.7), “План счетов” и др.

Таким образом, “1С” является удобной средой разработки. Также продукты, разработанные в системе “1С”, обладают привычным для рядовых пользователей интерфейсом. Кроме того, для разработки системы в системе 1С с нуля нужна лишь технологическая платформа, стоимость которой значительно ниже прочих предметно-ориентированных систем [21].

1.4 Обоснование проектных решений для складского учета

1.4.1 Техническое обеспечение

Тexничecкoe oбecпeчeниe — это кoмплeкc тexничecкиx cpeдcтв, пpeднaзнaчeнныx для paбoты инфopмaциoннoй cиcтeмы, a тaкжe cooтвeтcтвyющaя дoкyмeнтaция на эти cpeдcтвa и тexнoлoгичecкиe пpoцeccы.

При выборе ЭВМ необходимо руководствоваться рядом характеристик. К таким характеристикам относятся надежность, объем памяти, стоимость, производительность и другие.

От значения указанных параметров зависит возможность работы с требуемыми программными средствами, а следовательно, и успех создания системы.

В настоящее время в компании на всех компьютерах установлена операционная система Windows XP, сетевые карты “Fast Ethernet” 100/1000, консультант плюс (обновляется каждую неделю).

Имеется сервер с установленной операционной системой Linux FreeBSD. Сервер подключен в сеть Интернет. Установленное программное обеспечения: прокси-сервер. Конфигурация: Intel Pentium II, 800 Гц., 128 Мб ОП, 17” ЖК, 120 Гб HDD. Прокси-сервер предоставляет остальным компьютерам выход в Интернет.

Также есть свитч “D-Link 32” порта для объединения компьютеров в локальную сеть.

Конфигурация остальных компьютеров: Intel Pentium III, 1700 Гц., 256 Мб ОП, 17” ЖК, 80 Гб HDD.

Шесть принтеров: три принтера черно-белой печати НР (односторонняя печать), два принтера черно-белой печати НР (двухсторонняя печать), один многофункциональный копир\сканер\принтер НР (см. рис. 3).

Отдел технического обслуживания. Сформулирован из людей работающих на этом предприятие, их задача состоит в том чтоб поддерживать аппаратно-программное обеспечение в работоспособном состоянии, проводить профилактические работы, сохранять периодичность базы данных, проводить индексацию базы данных и т.д.

Все компьютеры связаны локальной сетью, что позволяет обмениваться информацией между работниками компании.

Рис. 3. Схема компьютерной сети на предприятии

На сервере установлена система Linux FreeBSD — свободная UNIX-подобная операционная система, потомок AT&T Unix по линии BSD, созданной в университете Беркли.

FreeBSD разрабатывается как целостная операционная система. Исходный код ядра, драйверов устройств и базовых пользовательских программ (т. н. userland), таких как командные оболочки и т. п., содержится в одном дереве системы управления версиями. Это отличает FreeBSD от GNU/Linux — другой свободной UNIX-подобной операционной системы — в которой ядро разрабатывается одной группой разработчиков, а набор пользовательских программ — другими (например, проект GNU), а многочисленные группы собирают это всё в единое целое и выпускают в виде различных дистрибутивов GNU/Linux.

процессом

FreeBSD хорошо зарекомендовала себя как система для построения интернет и интернет-серверов. Она предоставляет достаточно надёжные сетевые службы и эффективное управление памятью. FreeBSD широко представлена в списке веб-серверов с наибольшим временем непрерывной работы.

Помимо своей стабильности FreeBSD популярна и благодаря своей лицензии, которая существенно отличается от широко известной лицензий GNU GPL — позволяет использовать код не только в свободном ПО, но в проприетарном. В отличии от GNU LGPL (которая тоже позволяет «закрыть» код свободной программы), лицензия BSD более простая и короткая.

FreeBSD предлагает большое количество расширяемых подсистем, что позволяет вам настроить FreeBSD окружение под ваши собственные нужды. Некоторые из основных подсистем:

Netgraph — это модульная сетевая подсистема, которая может использоваться для дополнения существующей сетевой инфраструктуры ядра.

GEOM — это модульная дисковая подсистема трансформации запросов ввода-вывода. Так как это съёмный уровень в системе хранения, это позволяет быстро разрабатывать и полностью интегрировать в подсистему хранения FreeBSD новые сервисы, связанные с хранением.

GBDE, GEOM Based Disk Encryption (Шифрование Диска на Основе GEOM) предоставляет сильную криптографическую защиту и может использоваться для защиты файловых систем, swap устройств и других видов применений носителей информации. Плюс ко всему, GBDE прозрачно шифрует целые файловые системы, а не только индивидуальные файлы.

MAC, Mandatory Access Control (Принудительный контроль доступа) предоставляет хорошо регулируемый доступ к файлам и предназначен для улучшения традиционной авторизации операционной системы, представленной разрешениями файлов.

PAM, Pluggable Authentication Modules (Подключаемые модули аутенфикации).

Это позволяет администратору улучшить традиционную UNIX® модель аутенфикации, логин/пароль [27].

1.4.2 Информационное обеспечение

Информационное обеспечение — это информация, необходимая для управления экономическими процессами, содержащаяся в базах данных информационных систем.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы классификации и кодирования оперативных документов, нормативно-справочной информации.

Справочники, как товары и услуги, контрагенты, склады компании, расчетные счета, дополнений не требуют, их вполне достаточно для ведения учета продаж.

В составе входных и выходных данных от поставщиков счет-фактур и товарных накладных формы ТОРГ-12, эти формы являются унифицированными и в автоматизации не нуждаются, а для решения задачи автоматизации рабочего места менеджера было рассмотрено создание введение заказ на поставку. Этот заказ состоит из основных элементов (наименование контрагента, наименование товара, количество, сумма, заказ, общая сумма).

Заказ предназначен для получения быстрой и полной информации любому пользователю (руководителю или бухгалтеру), проследить правильность работы сотрудников, уменьшение затраты людей.

1.4.3 Программное обеспечение

Программное обеспечение — это комплекс компьютерных программ, обеспечивающий обработку или передачу данных.

Список программного обеспечения, используемого компанией на момент обследования:

1. “1С: Бухгалтерия” версии 7.7 — позволяет вести торговый учет, производственный учет, учет в сфере оказания услуг, налоговый учет, несложный расчет заработной платы и др.

2. “1С: Торговля и склад” — это программа на платформе “1С: Предприятие” версии 7.7, которая предназначена для автоматизации торговли в “1С”, учета любых видов торговых операций в системе (используется в филиалах).

3. “Outlook Express” — почтовый клиент для обмена информацией с сотрудниками.

4. “Microsoft Word”.

5. “Microsoft Excel”.

6. “WinRAR” — используется для сжатия базы данных.

7. “Microsoft Internet Explorer”.

Все компьютеры имеют выход в Интернет.

Таким образом, исследуя работу предприятия ООО “Альянс-Трейд” в городе Омске, его внутренную структуру, информационное и программное обеспечение, а так же детальное рассмотрение процесса ведения складского учета можно сделать вывод, что для работы компании будет эффективно проектирование и внедрение модуля “Формирование заказа на поставку”. Разработка проекта автоматизации процесса складского учета в ООО “Альянс-Трейд” описывается в следующей главе.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССА СКЛАДСКОГО УЧЕТА В ООО “АЛЬЯНС-ТРЕЙД”

2.1 Разработка проекта автоматизации

2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

Жизненный цикл (ЖЦ) информационной системы — это период создания и использования информационной системы (ИС), начиная с момента возникновения потребности в ИС и заканчивая моментом полного ее выхода из эксплуатации.

Основным нормативным документом, регламентирующим жизненный цикл программного обеспечения, является международный стандарт ISO/IEC 12207 [32].

Структура ЖЦ включает процессы, действия и задачи, которые должны быть выполнены во время создания информационной системы. Каждый процесс разделен на набор действий, каждое действие — на набор задач. Каждый процесс, действие или задача инициируется и выполняется другим процессом по мере необходимости, причем не существует заранее определенных последовательностей выполнения. Связи по входным данным при этом сохраняются.

По данному стандарту в структуре жизненного цикла выделяют перечисленные ниже этапы.

1) Предпроектное обследование и анализ данных:

• сбор материалов для проектирования, при этом выделяют формулирование требований, с изучения объекта автоматизации, даются предварительные выводы предпроектного варианта ИС;
• анализ материалов и разработка документации, обязательно дается технико-экономическое обоснование с техническим заданием на проектирование ИС.

2) Проектирование:

2.1) предварительное проектирование;

• выбор проектных решений по аспектам разработки ИС;
• описание реальных компонент ИС;
• оформление и утверждение технического проекта (ТП).

2.2) детальное проектирование:

• выбор или разработка математических методов или алгоритмов программ;
• корректировка структур баз данных (БД);
• создание документации на доставку и установку программных продуктов;
• выбор комплекса технических средств с документацией на ее установку.

2.3) разработка техно-рабочего проекта (ТРП) ИС.

2.4) разработка методологии реализации функций управления с помощью ИС и описанием регламента действий аппарата управления.

3) Разработка приложений, тестирование, написание документации:

• получение и установка технических и программных средств;
• тестирование позволяет выявить наличие ошибок или;
• подготовка текстовых и учебных материалов.

4) Внедрение:

• ввод разработанного модуля;
• обучение работников для который разрабатывался этот модуль;
• сдача и подписание актов приемки-сдачи работ.

5) Эксплуатация и сопровождение:

• повседневная эксплуатация;
• общее сопровождение всего проекта [22].

ГОСТ 34 «Единая автоматизированная система учета кадров всех государственных предприятий» — регламентирует процесс автоматизации учета кадров на всех стадиях [30].

Стандарт ISO/IEC 15288 «Информационная технология. Системная инженерия. Процессы жизненного цикла систем» [23] является практически первым международным стандартом, в котором всесторонне с точки зрения организации процессов жизненного цикла (ЖЦ) рассматриваются методологические принципы проектирования систем. Документ обеспечивает основы для моделирования и реализации общих процессов, составляющих ЖЦ систем, предоставляя возможность для их оценки и совершенствования, и, охватывая все концепции и идеи, имеющие отношение к этим системам, начиная от замысла и вплоть до момента снятия с эксплуатации. Процессы ЖЦ, задаваемые стандартом, могут использоваться однократно, многократно или рекурсивно, как по отношению к системе в целом, так и к любым ее элементам, применяться для систем единичного и массового производства, а также адаптируемых к требованиям заказчика [23].