Значение совершенствования технологии управления для повышения эффективности работы управленческого аппарата
Технология процесса управления состоит из четырех основных функций: планирование, учет, анализ и регулирование (рис. 2).
Рис. 2. Технология процесса управления
Рассматривая пути становления и развития управленческих технологий, следует отметить, что базой управления являются информационные технологии, потому история управления тесно связана с историей становления информационных технологий. Долгое время основными инструментами подготовки информации для принятия решений была память человека, а устройствами ввода/вывода выступали только его язык и слух. Первая и вторая информационные революции наступили после изобретения письменности и книгопечатания. Эти две революции создавали принципиально новые информационные технологии накопления и распространения информации, усиливая память человеку. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации являлась бумага, то такие информационные технологии называют бумажными технологиями.
Следует отметить, что с появлением бумаги модернизации подвергались лишь процессы хранения информации, а процессы обработки информации традиционно возлагались на человеческий мозг. Ситуация существенно изменилась с изобретением ЭВМ, (третья информационная революция).
Сначала ЭВМ использовалась для проведения отдельных расчетов. Затем — для автоматизации отдельных информационных процессов. К первым примерам таких систем относятся административные системы обработки данных, которые использовались для автоматизации банковских операций, резервирования авиабилетов и т.д. Решающим в таких системах было то, что все они использовали автоматизированные информационные банки. Информация в этих банках постоянно накапливалась и обновлялась в реальном масштабе времени. Таким образом, информационные банки представляют собой динамическую информационную модель, описывающую деятельность конкретного предприятия. Создание и поддержание в актуальном состоянии информационных банков — первый шаг на пути внедрения безбумажных информационных технологий.
Дальнейшее развитие информационных технологий идет по пути объединения ЭВМ в вычислительные сети с целью обмена информацией с удаленными ЭВМ. Необходимость такого пути продиктована бурным развитием научно-технического прогресса, который существенно усложняет процессы управления, как экономикой страны, так и отдельным предприятием и делает невозможным применение традиционных методов управления, основанных, как правило, на бумажной технологии. Это объясняется тем, что производительность человеческого мозга как аппарата переработки информации ограничена. Не решает проблему и группа людей, организованных для решения этих задач управления. Проблема возникает из-за появления узких мест в потоках информации, обусловленных низкой пропускной способностью человеческого мозга. Таким образом, решение этой проблемы требует частичного вывода человека из контура управления и замыкания процессов обработки информации на ЭВМ. В этом и состоит суть безбумажной технологии. Внедрение безбумажной технологии выводит человека из контуров процессов рутинной обработки информации, оставляя за ним такие творческие процессы как принятие решений.
Информационные процессы
... процесса принятия решений, информационного процесса управления воспроизведением воздействий. Рассмотрим сущность выделенных информационных процессов, наиболее существенных из них, из которых в свою очередь могут быть сформированы технологии по обработке информации ... автоматизацию и компьютеризацию как первый этап); с другой стороны, информационные процессы составляют основу информационных технологий, ...
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение базируется на информации, на служебном документе.
Технология процесса управления прослеживается по движению и содержанию документов, необходимых для решения задач управления. Упорядочение действующей системы отчетности и планирования повышает достоверность и объективность используемой информации, оперативности ее обработки.
Выделяют следующие виды технологий управления:
- линейная — характеризуется строгой последовательностью отдельных управленческих фаз, вытекающих друг из друга и сменяющихся в соответствии с заранее намеченным планом (например, при управлении поездов);
- управления по отклонениям — исходит из того, что незначительные отклонения не требуют корректировки управленческого процесса и преодоление незначительных отклонений возможно силами самих исполнителей;
- вмешательство руководителя происходит лишь при значительной величине отклонений;
- управления по результатам — заключается в том, что в зависимости от степени достижения запланированных результатов на предыдущей фазе, происходит уточнение последующих управленческих действий (например, при управлении войсками);
- управления по целям;
- управления по ситуации;
- поискового управления.
2 Элементы процесса управления и его технология
Содержание процесса управления может включать в себя моменты: методологическое содержание; функциональное содержание; экономическое содержание; организационное содержание; социальное содержание.
Процесс управления состоит из следующих основных этапов:
- целеполагание;
- оценка ситуации;
- определение проблемы;
- управленческое решение.
Цель- необходимое состояние системы, идеальный образ желаемого.
Ситуация — противоречие, которое не может быть тождественным цели. Противоречие, заложенное в ситуацию, служит достижению цели. Оно должно быть разрешено.
Без определения проблемы невозможно управленческое решение. Само управленческое решение — путь разрешения проблемы, а также организация работы по организации этого разрешения проблемы.
Экономическое содержание процесса управления предполагает использование ресурсов; оценку наличия ресурсов, их распределение по этапам.
Системы управления технологическими процессами
... материалы по созданию и применению автоматизированных систем управления технологическими процессами в отраслях промышленности» (ОРММ-2АСУ ТП) и «Временное положение о порядке создания автоматизированных систем управления технологическими процессами (АСУ ТП) в пищевой промышленности», ...
Организационное содержание процесса управления можно свести к этапам организационного воздействия:
- этап регламентирования (что нужно сделать?);
- этап нормирования (предполагает допустимые и недопустимые отклонения);
- этап инструктирования (как лучше сделать, что использовать?);
- этап ответственности (указание на меры ответственности при тех или иных действиях).
Функциональное содержание предполагает реализацию основных функций государственного управления (организация, планирование, контроль и регулирование).
Информационное содержание процесса управления — предполагает последовательность выполнения информационных работ, а именно: поиска, комплектования, обработки, анализа информации, передачи информации.
Управленческая операция включает в себя весь комплекс действий по переводу управленческого объекта из одного состояния в другое. Операция — действие исполнителя над одним или группой документов.
Группы операций можно соотнести с этапами процесса управления: группа целеполагания; группа информационной работы; группа аналитической работы и проектирования вариантов решения; операции, связанные с выбором альтернатив (вариантов действия); операции по реализации вариантов решений. Операции, в отличие от этапов, допускают параллельность их осуществления.
Управленческие операции по функционально-технологическому основанию делятся на группы:
1. Организационно-административная: служебно-коммуникационные операции, обеспечивающие служебные взаимосвязи персонала (телефонные переговоры, прием посетителей и пр.); распорядительные операции, предполагающие доведение до исполнителей принятых руководителем решений (устное, приказ, инструктирование); координационные — проведение совещаний, составление планов работ, проведение собеседований; контрольно-оценочные — проверка своевременности и качества исполнения приказов, а также исполнения прямых функциональных обязанностей.
2. Аналитико-конструктивная: аналитические операции — изучение информации, специальной литературы, анализ ситуации и показателей предполагают различные методы (метод корреляции, факторный, экономический); конструктивные операции — подготовка разного рода решений или проектов решений.
3. Информационно-технологическая: документационные операции; вычислительные операции; коммуникационно-технические операции.
Для руководителей характерны преимущественно административно-организационные операции, для специалистов — аналитико-конструктивные, для технического или вспомогательного персонала — информационно-технические.
Технология процесса управления включает в себя основные моменты:
1. Определение цели работы и средств достижения этой цели; указание подразделения и рабочего места, на котором выполняется работа; указание состава и содержание требуемой информации.
2. Построение схемы управленческого процесса, разделение его на этапы и операции.
3. Выбор наиболее достоверных источников информации.
4. Установление квалификационного уровня исполнителей, выбор наиболее целесообразного состава информационных и технических средств.
Автоматизация процесса управления государственным учреждением
... и анализ автоматизации процесса управления государственным учреждением В соответствии с целью работы предложены следующие задачи исследования: изучить понятия автоматизация процесса управления; проанализировать и сравнить автоматизацию управления по ... информационной базы предприятия о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности. На крупных и ...
Технология процесса управления — совокупность методов, приемов, процедур и правил действий работников подразделений, а также описание всех перечисленных элементов в виде инструкций, процедур, правил, графиков, чертежей, схем. Эта технология подлежит регламентации — закреплению нормативной формой, требующей обязательного выполнения.
Процедура — основное понятие технологии процесса управления. Это документально зафиксированный порядок конкретного исполнения управленческого процесса. Этот порядок определяет состав, последовательность, содержание и исполнителей операции. Он также отражает прохождение документов, связанных с выполнением данной работы.
Условиями технологичности являются единство технологического процесса; непрерывность процесса управления; минимальная сложность; равномерность нагрузки; трудоемкость; обеспечение надежности (взаимозаменяемость блоков управленческих процедур).
Технология — совокупность методов обработки, осуществляемых в процессе производства продукции. Задача технологии как науки — выявление закономерностей с целью определения и использования на практике наиболее эффективных и экономичных производственных процессов.
Управление — элемент, функция организованных систем различной природы, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей. Таким образом, технологию управления можно определить как совокупность методов, реализуемых в процессе функционирования системы, которые обеспечивают сохранение ее структуры и поддерживают режимы ее деятельности.
Управление предприятием предназначено для сохранения его миссии и осуществляется путем противодействия разрушению предприятия в результате его взаимодействия с внешней средой. Рассматривая процесс управления предприятием как технологию, можно представить его совокупностью циклов, выполняемых работниками аппарата управления, на основе разделения труда. В соответствии с элементами управляемого объекта (труд, средства труда, технология производства, предметы труда, экономические связи и отношения) можно определить и содержание процесса управления как:
- управление процессом труда (основного и вспомогательного персонала предприятия);
- управление движением и запасами предметов труда (материальными потоками — ресурсами);
- управление орудиями и средствами труда (зданиями, сооружениями, оборудованием);
- управление процессами производства (основного и вспомогательного);
- управление экономическими связями и отношениями как выраженной стоимостной формой производственного процесса.
