Оперативное хранение документов

метки: Документ, Хранение, Организация, Номенклатура, Оперативный, Временной, Указание, Руководитель

В делопроизводстве очень большое значение имеет хранение и применение документов в деятельности компании. По сути, это означает, что, с одной стороны, документы должны быть постоянно доступны (то есть не законсервированы в удалённом архиве), а с другой — всегда быть на месте и быть защищены от порчи или утери.

Хранение документов во время их активного использования называется текущим или оперативным. Оперативное хранение документов обычно относится к документам в процессе исполнения и уже исполненным документам, но ещё не прошедшим архивную экспертизу.

Оперативное хранение документов на практике чаще всего осуществляется непосредственно в тех отделах компании, где с ними ведётся работа. Если документов много то их можно передать на оперативное хранение в специализированное архивохранилище. Обычно папки размечаются соответствующими надписями, указывающими на степень необходимости рассмотрения документа и его статус. Примерами могут быть специальные папки с метками «на подпись», «срочно», «на исполнение» и другие, позволяющие быстро ориентироваться в текущих бумагах. Также в крупных компаниях, имеющих достаточно большие объёмы документооборота нередко для оперативного хранения документов применяются специальные папки со сменными обложками, где указываются реквизиты документа: как правило это фамилия и имя исполнителя, а также его внутренний телефон. Документы, находящиеся на оперативном хранении в отделах, используются в течение рабочего дня, а вечером, в соответствии с требованиями безопасности и нормами документооборота, должны убираться в сейф.

Такая структура имеет смысл в малых и средних компаниях, но с линейным увеличением размера подразделений, наступает момент, когда децентрализация оперативного хранения документов становится проблемой при доступе к ним или же при поиске необходимой бумаги для сдачи в архив. В таких случаях организуется архивная служба, которая занимается не только вопросами хранения документов, уже прошедших экспертизу ценности, но и, фактически, является точкой диспетчеризации оперативных документов компании. Благодаря высокой ответственности архивиста и чёткому представлению, где какая бумага находится, именно таким способом достигается порядок и безопасность ведения дел.

Когда документы переходят в статус исполненных, их оперативное хранение заканчивается: они проходят экспертизу архивной ценности и подлежат хранению в течение какого-либо срока, сдаче в архив или же уничтожению.

Технология работы с документами в негосударственных организациях ...

... этапы работы с документами: прием – передача документов; регистрация и контроль исполнения документов; информационно – справочная работа; обеспечение сохранности; систематизация и хранение документов. ... дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Закрытого акционерного общества «Технолига ». Целью написания дипломной работы ...

1 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела [18].

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [1].

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования: предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных; содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов; закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа; имеет справочное значение при изучении структуры организации; является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве; используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения; может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы [19].

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

Формирование и хранение дел в делопроизводстве

... ]. Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения. Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в ...

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом [4].

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер [5].

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

• в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;

в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений [6].

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе [7].

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года [8].

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел [9].

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

уставом или положением об организации,

положениями о структурных подразделениях,

штатным расписанием,

номенклатурой дел организации за прошлый год,

описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

регистрационными формами,

ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,

типовыми и примерными номенклатурами дел [10].

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации) [11].

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.) [12].

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются

в графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

• в графу 2 «Заголовок дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

  Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно- распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

• в графе 3 «Кол-во ед. хр.» номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей).

  Она заполняется по окончании календарного года;

• в графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;

• в графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. [13].

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи [14].