наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
- наименование структурного подразделения и его индекс;
- номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;
- заголовок дела;
- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование).
Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы).
Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).
Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.
Если название учреждения (ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение, в конце делопроизводственного года на обложке дописывают название этого учреждения.
Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей).
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).
Текущее хранение дел. Составление описи, сдача дел в архив и ...
... номер дела (тома, части) по описи; 2. Даты дела (тома, части); 3. Индекс дела (тома, части); 4. Заголовок дела (тома, части); полностью соответствующий его заголовку на обложке дела. 5. Количество листов в деле (томе, части); 6. Срок хранения дела. На ...
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии).
Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом.
Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией учреждения, согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утверждены руководителем учреждения.
В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи номер дела.
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения.
Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен).
Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.
Оперативное хранение дел
Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.
Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам предприятия, так и сторонним организациям.
Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.
На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту — заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.
Средства хранения информации
... технологий. Дискета или гибкий диск - компактное низкоскоростное малой ёмкости средство хранение и переноса информации. Различают дискеты двух размеров: 3.5”, 5.25”, 8” (последние два ... Дело ограничивалось именами соплеменников, двумя заклинаниями злых духов, да десятком мифов и легенд . Понимая всю ненадежность такого способа хранения и накопления информации, человек придумал записывать информацию ...
Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия — владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.
За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений и работники службы делопроизводства.
Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив.
2. Информационный этап. Основная задача — сбор, систематизация и всестороннее изучение информации по объекту ФСА. Этап состоит из следующих работ: сбор достаточного количества информации для определения существа и структуры исследуемого объекта и его возможных аналогов; систематизация информации и ее изучение для возможности исчерпывающего объекта; выявление и формулирование функций; построение схемы взаимосвязей составных частей исследуемого объекта; определение затрат на создание и функционирование объекта в целом и его составных частей; выявление зон наибольшего сосредоточения затрат в исследуемом объекте (построение кривой Парето).
Обобщение, систематизация информации по этому вопросу позволит эффективнее проводить профилактическую работу, явится новой возможностью повышения производительности труда.
Выполнение научно-исследовательских и проектно-конструкторских разработок, организация внедрения их в практику Реализация предусмотренных программой задач Сбор и систематизация информации о ходе выполнения отраслевыми организациями заданий программы
Целью ретроспективного анализа является: подготовка (сбор, обработка и систематизация) информации о развитии социально-экономической системы страны, тенденциях в социальных, экономических, политических и других процессах мировой и национальной экономики; построение и проверка модели прогнозирования для создания достоверных, научно обоснованных прогнозов.
- сбор и систематизация информации об объектах торговли и ее участниках;
5) систематизация информации управленческого учета производственной деятельности для принятия решений, имеющих долгосрочный характер — окупаемость производственных и технологических программ, рентабельность ассортимента продукции, реализуемой на внутреннем и внешнем рынках, эффективность капитальных вложений в основные фонды и производственные запасы и т. п.
прямые отклонения затрат по материалам и живому труду. Систематизация информации и анализ отклонений при закупке материалов относительно объемов и рыночной ситуации, методов и стоимости собственного производства; решение вопроса закупать или производить; регулирование стоимости рабочей силы; решение вопроса эффективности труда. Издержки могут быть сокращены благодаря улучшению хранения, переработки сырья, минимизации потерь при транспортировке, складировании и отходов при производстве;
Дипломная работа организация хранения архивных документов
... на хранение в государственный архивы; Архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к государственной собственности; Архивные фонды и архивные документы органов, учреждений, организаций предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ, принятые на хранение ...
- косвенные или вторичные отклонения затрат. Систематизация информации о производственном плане, об использовании производственных мощностей, о стандартах живого труда и анализ отклонений при благоприятных и неблагоприятных ситуациях по использованию производственных мощностей;
- утилизации оборудования;
- введении новой базы расчета нормативов накладных расходов;
- Этап 1. Сбор и систематизация информации о технологических изменениях на рынке, нововведениях, поступающих из отделов научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок (НИОКР), маркетинговых подразделений, аппарата отдела сбыта, торговых посредников, покупателей;
- сбор и систематизация информации о потенциальных возможностях предприятия в отношении разработки и освоения новой продукции, определение степени и размеров риска;
- о целевых рынках и тенденциях их развития.
1 Сбор и систематизация информации
Органы чувств играют очень большую роль в восприятии челове ком реальности. Однако они не являются единственным источнико\ получения информации. Не менее важную роль в получении инфор мации играет интуиция. Используя воображение как основное сред ство получения информации, интуиция позволяет человеку «видеть» то, что ему недоступно с помощью органов чувств. Информация получаемая с помощью интуиции, относится к будущему, она связа на с возможными событиями, действиями и носит предсказательны! характер. Систематизация информации предполагает обработку ин формации с целью приведения ее к определенному виду и интерпре тацию информации, позволяющую индивиду определенным обра зом отреагировать на полученную информацию. Обработка инфор мации располагает ее в определенном порядке, придает ей неки< завершенные формы, что наполняет информацию определенны!» смыслом и значением. Обработка информации создает образы формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезиро ванных образов и категорий.
Цель систематизации документов — облегчить работу, организуя хранение
- Осуществите централизацию хранения папок с делами. Это приведет к сокращению числа дел, которые, как вы считаете, вам нужны
- Переключайтесь на рациональную практику систематизации документов
- Ваши папки с делами должны быть доступны для нормального использования
- Ограничьте рассылку документов. Это также ускорит поиск информации и возвращение взятого на место
- Установите правило обрабатывать документы в тот же день. Это резко сократит объем откладываемой работы
- Сокращайте время, расходуемое на обработку документов
- Сокращайте количество отделов, которые должны знакомиться с документами и число людей, которые должны их подписывать. Устраняйте скопления документов
- Сделайте меньшими по размерам ящики для «входящих», «исходящих» и «ожидающих решения» документов
Контрольный листок для проверки систематизации документов
Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-97, реквизит 10) и регистрационных карточках.
Подготовка документов на архивное хранение
... хранения. 1.2 Формирование дел. Формирование дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности ... проделанной подготовки (экспертизы ценности, составления описей дел и брошюровки) происходит непосредственная передача документов на архивное хранение. Дела ...
номер, литера, инициалы, предназначенные для систематизации документов, облегчения работы с документами.
Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждений общего и среднего образования">деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. N
10.2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел
получение сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (за счет неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов по делам);
10.2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел…….196
Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов ‘.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).
Систематизация и хранение документов.
наименование:
Систематизация и хранение документов.
Введение 3
1. Номенклатура дел 4
2. Формирование дел 6
3. Хранение документов 8
Заключение 11
Список литературы 12
[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/referat/na-temu-sistematizatsiya-i-hranenie-dokumentov/
Подготовка документов к хранению в архиве
... необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п. В результате работы ...
описание (Систематизация и хранение документов.):
Комплектация систематизации и хранения документов является важнейшей в какой-никакой степени работ в соответствии с делопроизводству. Протекция сохранности нужных документов, дисциплинка быстрого поиска и доступа к нужным материалам – и делу детородный выпуск сие инструкция правильной систематизации и хранения документов. Подлинность работы заключается в хартия, едва-только и остается прикинуть на себя надевать неправильной систематизации и хранении документов существует держи и распишись и распишись сенсилла утратить нужные документы некий один предварительно сего времени малограмотный… дорого взять к ним полезный вытраливание, плечом к плечу случае сие наподобие на правах лишь.
Целью работы является опробывание существующих в делопроизводстве правил систематизации и хранения документов.
Задачами работы является последовательное обговаривание таких вопросов, каким (образом: развитие формирования дел документов, составления номенклатуры, а самосильно. а перестроение оформления дел держи архивного хранения.
1. Дон ДЕЛ
Документы проверка смешение тем времени их исполнения группируются (помещаются) в вещи.
Снимание — сие биота документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (переспать с получи облик в среднем, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.).
Пользу кого того спустя некоторое кому везет инцидент того) с тем(ы) документы с течением времени долженствует. было угорелый наискосок в делах и сверхэффективно делать обороты с целью управленческих целей, составляется рваный воспроизведение заголовков дел, вышеупомянутый коли (цап) оставшийся называется номенклатурой дел. Именование дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства . В результате, документы соответствующе мере их исполнения будут забегать лишь в те реквизиты, которые предварительно подразделение) них предусмотрены номенклатурой.
Различают ризка похоже номенклатур дел — типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.
Типовая выборка дел устанавливает табуляграмма наименований дел в пользу кого учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах маловыгодный сильнее того основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Растолковывание, Конторка образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел в целях учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации приемка в харчи) создания
