Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ [1, 3, 5, 9].
Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации — распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).
В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:
- по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т.д.;
- по содержанию документов. Например: «документы (договоры, переписка) по аренде оборудования за 2003 г.»;
- по объектам, фирмам-контрагентам. Например: «документы (договоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2003 г.»;
- по корреспондентам. Например: «переписка с АО «Звезда» за 2003 г.»;
- по грифу ограничения доступа к документам. Например: «протоколы заседаний совета директоров за 2003 г.».
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел — это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.
Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.
Номенклатура дел предназначена для
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Текущее хранение кадровых документов
... в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, ...
Номенклатуры дел подразделяются на:
- типовые;
- примерные;
- конкретного предприятия (индивидуальные).
Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом.
Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру
Номенклатура конкретного предприятия
Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
Номенклатура дел подписывается
Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
После утверждения структурные подразделения
Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «служба ДОУ»).
Остальные структурные подразделения
В номенклатуре дел небольших организация (без деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей. Например: 01 — директор, 02 — заместитель директора и т.д. (или: 01 — руководство, 02 — основная деятельность, 03 — финансы).
Номенклатура дел кадровой службы
... дел при разработке примерных номенклатур дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения. При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами. ... порядке (например, объяснительная записка к отчету финансовой деятельности предприятия, баланс, приложения). При формировании дел, связанных с ...
Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс отдела кадров — 04, а дело включено в номенклатуру пятым. Тогда индекс дела будет 04-05.
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы, затем переписка и
Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле., Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида документа. Например: «приказы», «договоры»;
- краткое содержание дела. Например: «приказы по личному составу»;
- дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «переписка с АО «Вихрь» за 2003 г.»;
- название статистических форм, их номер или условное обозначение. Например: «акт инвентаризации расчетов с покупателями» по форме ИНВ-17;
- слова «копии», если дело составлено из копий документов. Например: «договоры с поставщиками за 2003 г. Копии».
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках не рекомендуется употреблять слово «материалы». Не допускается использование
Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел решаются архивистом предприятия и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или
Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как Государственная система документационного
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме. Каждая их пяти граф имеет свое назначение (табл. 2.2).
Первая графа содержит индекс дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел.
Во второй графе перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся к одному делу накапливается большое количество, может быть сформировано дело в нескольких томах.
Подготовка документов к хранению в архиве
... организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. 1. Подготовка документов к передаче на архивное хранение 1.1 Экспертиза ценности документов Рассмотрение организации проведения экспертизы ценности документов предприятия представляется исключительно важным, поскольку ...
Третья графа заполняется в конце года и содержит сведения о количестве томов.
В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен.
Пятая графа заполняется в течение года. В примечаниях указываются
Количество дел (томов) в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года (или при заведении второго тома дела).
В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянного хранения и временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).
Количество дел считается с учетом переходящих дел.
Сводная номенклатура дел предприятия
После этого номенклатура утверждается руководителем предприятия (табл. 2.3, 2.4).
Если организация не сдает документы на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации.
Формирование дел
Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и
Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации
Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.
При формировании дел придерживаются определенного порядка:
- в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;
- подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа).
Черновики, варианты и размноженные копии вдело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);
- в дело включается один экземпляр документа;
- документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;
- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
- в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);
- документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
- в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
- документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;
- документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;
- приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
- документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
- документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.
