Автоматизированные системы регистрации документов — раздел Образование, Кузнецов С.Л. Нормальная Работа Подразделения, Департамента, Фирмы Возможна Только Тогда, К…
Нормальная работа подразделения, департамента, фирмы возможна только тогда, когда необходимая информация, любой документ могут быть быстро найдены. Ни один требующий ответа документ не должен остаться без исполнения, ни одно поручение руководителя не должно быть забыто. Это может быть достигнуто только учетом всех документов путём их регистрации и организацией контроля за их исполнением.
Документы организации, существующие как в бумажной, так и в электронной форме, требующие исполнения и контроля, подлежат регистрации. Поскольку сегодня регистрация как бумажных, так и существующих в электронной форме документов производится в компьютере, современные автоматизированные системы регистрации документов позволяют связать файл документа с его регистрационной карточкой в базе данных о документах организации, учреждения, фирмы. Системы автоматизированного делопроизводства позволяют осуществлять автоматическую регистрацию с обязательным заполнением пользователем регистрационной карточки уже при первом сохранении документа. При этом сохранение документа происходит одновременно с его регистрацией.
Регистрация документов
До начала 1970-х годов в учреждениях регистрация осуществлялась путем записи сведений о документе в специальный журнал. Такая система приводила к многократной регистрации документа в различных структурных подразделениях, а для того, чтобы найти сведения о документе, надо было или просматривать весь журнал, или знать, когда этот документ был получен или отправлен.
На смену журнальной пришла карточная система регистрации. При этом на каждый документ под копирку заполнялось от 2 до 5 экземпляров регистрационной карточки. В информационно-справочной картотеке карточки располагали по алфавиту корреспондентов, либо по вопросам деятельности или по какому-либо другому используемому в организации поисковому признаку (например, географическому).
Эта картотека позволяла уже быстрее находить нужные документы. А для документов, находящихся на контроле, создавалась контрольная картотека, в которой карточки были расположены по срокам исполнения документов. Такая система более удобна чем журнальная и до сих пор еще используется в учреждениях, но её недостатком является необходимость ведения сразу нескольких картотек, которые при большом документообороте требуют значительных площадей для своего размещения, и составления карточек в необходимом количестве экземпляров. Ручные картотеки имеют и ограниченные возможности поиска документов.
Компьютерные технологии позволяют использовать электронный вариант картотек – базы данных.
В простейшем варианте база данных – это та же картотека, только находящаяся в памяти компьютера и позволяющая искать документ или группу документов по любому поисковому признаку, заложенному при регистрации: автору документа, исполнителю, теме, дате получения или составления документа, его номеру и т.п.
В нормативно-методической литературе основным принципом организации регистрации документов всегда считалась однократность, которая достигалась только путем централизованной обработки и регистрации документов в канцелярии и заполнении нескольких карточек под копирку. Сегодня при наличии локальной сети, объединяющей компьютеры организации, регистрация может вестись децентрализовано по месту получения (отправки) документов с передачей информации о регистрируемых документах в центральную базу данных. Это особенно актуально, когда документы поступают и отправляются по факсимильной связи или электронной почте непосредственно из подразделений.
Регистрация проводится путем заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенесения регистрационного номера на сам документ в штамп с отметкой о получении документа.
Форма регистрационной карточки может быть разработана применительно к особенностям конкретного учреждения, фирмы. В то же время предлагается много примерных вариантов регистрационной карточки.[30]
Существует целый ряд готовых программ, предназначенных для регистрации документов и осуществления контроля исполнения, разработанных как DOS, так и для различных версий Windows. Однако для крупных организаций, особенно применяющих децентрализованную регистрацию с использованием локальной сети, система регистрации может быть достаточно легко разработана в индивидуальном порядке на базе программ – систем управления базами данных (СУБД), начиная с Microsoft Access, входящей в состав MS Office Professional и распространённой Microsoft SQL Server.
При внедрении автоматизированной системы регистрации и контроля можно столкнуться с сопротивлением сотрудников организации, недовольных усилением контроля за своей деятельностью и дополнительными трудозатратами на регистрацию документов. Однако уже через несколько месяцев после внедрения автоматизированной системы регистрации сокращается время на поиск документов и значительно улучшается исполнительская дисциплина в организации, предприятии, фирме. Особенно заметный эффект внедрение системы дает в небольших, но быстро растущих фирмах, которые чаще сталкиваются с проблемами организации документооборота и управления в целом.
Все темы данного раздела:
Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве) Издание 3-е, переработанное и дополненное. В книге рассматриваются
Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов. Как известно, у нас в стране для служебных документов используются форматы (размеры листа бумаги) ряда А, принятые ИСО (
Большинство документов организации, в том числе все исходящие документы, оформляется на бланке. Поэтому целесообразно начинать создание шаблонов с разработки бланка организации. Обычно под
В любом бланке предусматривается место для даты и регистрационного номера документа. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяц
На одном уровне с датой располагают регистрационный номер документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельно
Угловые рамки под изображением бланка документа ограничивают место для заголовка. Они могут быть вставлены в бланк документа выбором соответствующих символов « é» и «ù » в окне «Симво
На первой странице документа может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально и др.).
Закон Российской Федерации «О государственной тайне» (о
Для отправляемых документов в правой верхней части указывается адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа д
В состав реквизита «Адресат» может входить по
В ходе подготовки многие документы подлежат согласованию со всеми заинтересованными сторонами, прежде всего с организациями и подразделениями, которые будут задействованы при выполнении документа.
Исполнительный директор Личная подпись Е.П.Султанов 24.02.2000 Если документ утверждается руководителем вышестоящей организации, в наименование должности включается п
протоколом заседания Совета директоров 23.03.2000 № 3 Слова Утверждено (Утверждаю) печатаются прописными буквами и располагаются у верхнего поля с полуторным интервалом. Остал
Реквизит «Подпись» состоит из указания должности (полной или сокращённой), непосредственно росписи и её расшифровки. Наименование должности оформляется без абзацного отступа от левой границы тексто
К оформительским реквизитам относится указание на фамилию, имя и отчество исполнителя и номер его телефона. Это делается для того, чтобы при необходимости можно было быстро связаться с сотрудником,
Процесс создания трафаретных текстов был разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пр
Установите указатель на надпись «ЗАП» в строке состояния и дважды нажмите кнопку мыши. На экране появится окно диалога Запись макроса. Другой способ открытия этого окна диалога: в меню Се
В управленческой деятельности встречаются ситуации, когда требуется составить документ с индивидуальным текстом, отражающим сложившуюся нестандартную ситуацию. Компьютер поможет и при составлении т
Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедическому словарю, таблица – (польск. tablica, от лат. tabula – доска
Значительно улучшает восприятие информации и прежде всего представленной в числовом выражении, её графическое оформление – т.е. в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовк
Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками тек
Часто возникает необходимость разослать документ с одинаковой информацией нескольким или даже большой группе адресатов. Выше уже рассматривалось создание шаблонов документов. Однако в случае массов
Коренные изменения происходят сегодня в процедуре получения и отправки документов. Если еще недавно основным средством сообщения была почта, то сегодня с распространением факсимильных аппаратов и ф
Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию, фирму по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих н
Регистрация может производиться централизованно: в канцелярии в группе регистрации или в небольшой организации – секретарем-референтом. В больших организациях департаменты (управления, отделы) част
Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: Указывается название подразделения, подготовившего документ. Ис
Формируемая в процессе регистрации база данных используется прежде всего для ведения контроля за исполнением документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного
В процессе регистрации создается база данных, дающая возможность вести информационно-справочную работу по всем документам организации, учреждения, фирмы. Современные СУБД (системы управлен
Фамилия Имя Отчество полностью, название должности, наименование структурного подразделения с00.00.00 сроком на 00 рабочих дней в наимен
Создаваемый документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жёстком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных докуме
Несмотря на возрастание доли документов, передаваемой в электронной форме, в ближайшие годы в делопроизводстве сохранится значительный процент бумажных документов, ввод которых в систему полнотекст
Документы, откладывающиеся в делопроизводстве организации, учреждения, фирмы имеют различную ценность в зависимости от которой устанавливаются и различные сроки их хранения. Определение ценности до
Собственно все прикладные пак
Выбор программного обеспечения определяе
Возможности компьютера опреде
Электронные документы получают все большее ра
Сканирование документов сегод
Значительную часть работы сек
Монитор является одним из наи
Размер Наибольшая разрешающая способность Точечный элемент 14″ 800 x 600 0.28 мм
Обеспечение сохранности инфор
Деятельность сотрудников офис
1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиск
В настоящем Федеральном законе используются следующие понятия: информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
1. Государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного обеспечения решения стратег
1. Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. 2
1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государст
1. Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуп
1. Государственные информационные ресурсы Российской Федерации формируются в соответствии со сферами ведения как: федеральные информационные ресурсы; информационные ресурсы, наход
1. Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответств
1. Государственные информационные ресурсы Российской Федерации являются открытыми и общедоступными. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законом к категории ограниченного
1. Пользователи— граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения — обладают равными правами на доступ к государственным информационны
1. Органы государственной власти и органы местного самоуправления создают доступные для каждого информационные ресурсы по вопросам деятельности этих органов и подведомственных им организаций, а так
1. Граждане и организации имеют право на доступ к документированной информации о них, на уточнение этой информации в целях обеспечения ее полноты и достоверности, имеют право знать, кто и в каких ц
1. Все виды производства информационных систем и сетей, технологий и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной
1. Информационные системы, технологии и средства их обеспечения могут быть объектами собственности физических и юридических лиц государства. 2. Собственником информационной системы, технол
Целями защиты являются: предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки информации; предотвращение угроз безопасности личности, общества, государства; предотв
1. Защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу. Режим защиты информации
1. Собственник документов, массива документов, информационных систем или уполномоченные им лица в соответствии с настоящим Федеральным законом устанавливают порядок предоставления пользователю инфо
1. Защита прав субъектов в сфере формирования информационных ресурсов, пользования информационными ресурсами, разработки, производства и применения информационных систем, технологий и средств их об
1. Отказ в доступе к открытой информации или предоставление пользователям заведомо недостоверной информации могут быть обжалованы в судебном порядке. Неисполнение или ненадлежащее исполнен
1. Настоящий Федеральный закон вступает в силу со дня его официального опубликования. 2. Предложить Президенту Российской Федерации привести в соответствие с настоящим Федеральным законом
1С 123056, Москва, а/я 64 Отдел продаж: Москва, Селезневская ул. 21 (м. “Новослободская”) Тел: 737-9257 (многоканальный) Факс: 281-4407 E-mail: admin1c@
Если Вы хотите что-либо сделать с какой-то частью документа (словом, абзацем, таблицей и т.п.), прежде всего Вы должны выделить эту часть документа, т.е. указать, к чему будут относиться ваши дальн
Клавиша Shift+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Alt+ Alt+ Shift+ F1– Вызвать справку
Надо выбрать Сделайте следующее Любой текстовый фрагмент Щелкните кнопкой мыши и пометьте этот фрагмент
Access 2000 Копирование CTRL+C Access 2000 Вывод окна базы данных на экран F11 Acc
Выделяют две основные группы стандартов и рекомендаций – по безопасности и эргономике. К первой группе относятся стандарты UL, CSA, DHHS, CE, скандинавские SEMRO, DEMKO, NEMKO и FIMKO, а т
Модель Трубка Частоты разверток Разрешение (гор. х верт. * частота Hz.) Video Band width, MHz Стандарт на
Q71 17″ /.28 30-70 50-120 1280×1024* 1280×1024*87 MPR II
107S 17″ .24/.28 30-69 50-120 1280×1024*60 1024×768*85 MPR II
¨ MM — Multimedia, встроенные колонки, микрофон ¨ n/a (н/д) — не доступно (сведения не доступны или не указаны) ¨ DynaFlat, P
