Основной целью создания данной информационной системы является повышение эффективности и качества работы библиотеки, а также облегчение и упрощение труда сотрудников библиотеки за счет внедрения в рабочий процесс , позволяющих автоматизировать часть ручного труда.
Для достижения данной цели в ходе создания информационной системы планируется решение следующих задач:
- обеспечение хранения информации обо всех имеющихся в библиотеке документах (книгах, периодических изданиях, аудиовизуальных документах и т. д.).
- автоматизация учета движений библиотечного фонда, включая регистрацию поступления, перемещения или выбытия документов.
- организация хранения электронных документов и обеспечение возможности предоставления их читателям.
- обеспечение целостности, достоверности и полноты хранимой в информационной системе учетной информации.
- обеспечение автоматизированного формирования библиотечной документации на основе имеющихся в системе данных.
Для достижения цели и решения поставленных задач функционирование системы должно быть основано на следующих принципах:
- способность информационной системы полно и адекватно отражать состояние охватываемой ею предметной области в каждый момент времени.
- исключение дублирования процедур сбора и при соблюдении правил однократного ввода информации и обеспечение ее обработки в режиме реального времени средствами самой информационной системы.
- обеспечение удобства работы пользователей путем организации удобного, эргономичного и интуитивно понятного пользовательского интерфейса.
- обеспечение бесперебойности и надежности функционирования информационной системы.
Основной функционал разрабатываемой информационной системы будет реализован путем создания конфигурации на платформе «1С:Предприятие».
Такой выбор обусловлен тем, что данная платформа предоставляет разработчику ряд предопределенных объектов, использование которых для описания предметной области позволяет значительно снизить сроки и сложность разработки без ущерба для производительности и надежности разрабатываемой информационной системы.
Создание и ведение информационной системы обеспечения градостроительной ...
... физическим и юридическим лицам полной и достоверной информации, необходимой при регулировании градостроительной деятельности и защите прав, связанных с ее осуществлением. Создание системы информационного обеспечения регулирования градостроительной деятельности необходимо для решения задач: 1. формирования ...
Используемые понятия и термины , Библиотечный фонд, Движение фонда
Издание — документ, предназначенный для распространения содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку, самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения.
Индивидуальный учет
Название — каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.
Печатное издание, Поступление в фонд, Суммарный учет, Учет библиотечного фонда, Читательский формуляр, Экземпляр, Электронное издание (электронный документ)
Общее описание учета библиотечного фонда
Все движения библиотечного фонда регистрируются в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», которая делится на 3 части: «Поступление в фонд», «Выбытие из фонда» и «Итоги движения фонда».
Учет печатных изданий производится партиями по одному сопроводительному документу. Если сопроводительный документ отсутствует, составляется акт приема печатных изданий.
Сведения о поступивших в библиотечный фонд изданиях фиксируются в первой части «Книги суммарного учета» в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших изданий (с детализацией по категориям изданий), стоимость приобретенных изданий на основании сопроводительного документа или акта о приеме.
Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год, а также могут подводиться за квартал или за полугодие.
Имеющиеся в библиотеке издания регистрируются в инвентарной книге, которая содержит показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, номер акта выбытия. Также запись об издании содержит примечание, в котором указывается наличие и вид приложения к изданию, особенности экземпляра и др.
При этом учет печатных изданий и электронных изданий производится отдельно. Некоторые электронные издания (в частности те, к которым библиотека имеет удаленный доступ) учету не подлежат.
Выбытие печатных изданий из фонда оформляется актом об исключении и отражается в книге суммарного учета и инвентарной книге.
На каждого читателя в библиотеке заводится читательский формуляр, где указывается фамилия, имя, отчество, место работы (учебы), домашний адрес и телефон, паспортные данные. В формуляре регистрируются все печатные издания, взятые или возвращенные читателем.
Описание сущностей учета библиотечного фонда
Анализируя вышеизложенное описание предметной области, можно выделить ряд сущностей, которые принимают непосредственное участие в учете библиотечного фонда. Кроме этого, для этих сущностей можно выделить их свойства.
Как указывалось ранее, в качестве среды разработки при реализации данной информационной системы будет использоваться платформа «1С:Предприятие». Т. к. описание сущностей в этой среде строится на конфигурировании и программировании предопределенных объектов, то для каждой сущности можно также указать объект, который будет использоваться при ее реализации.
Такое описание сущностей можно представить в виде таблицы:
|
Сущность |
Описание |
Свойства |
Используемый объект |
|
Список изданий |
Содержит список всех названий изданий в библиотеке. |
Код названия издания, автор, заглавие, год издания, примечание. |
Справочник |
|
Акт о приеме |
Оформляется при поступлении изданий в библиотечный фонд. |
Дата поступления, автор (лицо, составившее акт), вид и номер сопроводительного документа (если есть), вид изданий, количество, стоимость, список изданий. |
Документ |
|
Акт об исключении |
Оформляется при выбытии изданий из библиотечного фонда. |
Автор, вид изданий, количество, стоимость, причина исключения, список выбывших изданий. |
Документ |
|
Инвентарная книга |
Содержит список всех экземпляров изданий в библиотеке. |
Код названия издания, количество экземпляров в библиотеке, общее количество экземпляров. |
Регистр накопления (остатки) |
|
Книга суммарного учета. Поступление в фонд |
Содержит записи о партиях изданий, поступающих в библиотеку. |
Дата и время записи, номер записи, источник поступления, номер и дата сопроводительного документа, количество изданий (с детализацией по категориям), стоимость |
Отчет |
|
Книга суммарного учета. Выбытие из фонда |
Содержит записи о партиях выбывающих изданий. |
Дата записи, номер акта выбытия, стоимость, количество (с детализацией по категориям и причине выбытия) |
Отчет |
|
Книга суммарного учета. Итоги движения фонда |
Содержит итоги движений фонда за квартал, полугодие или год. |
Период, стоимость, количество изданий в фонде, количество поступивших изданий, количество выбывших изданий (с детализацией по категориям).
|
Отчет |
|
Список читателей |
Содержит список читателей, зарегистрированных в библиотеке. |
Номер читателя, фамилия, имя, отчество, место работы (учебы), домашний адрес и телефон, паспортные данные. |
Справочник |
|
Выдача изданий |
Оформляется при выдаче печатных изданий читателю. |
Номер читателя, фамилия, имя, отчество, список выданных изданий. |
Документ |
|
Возврат изданий |
Оформляется при выдаче печатных изданий в библиотеку. |
Номер читателя, фамилия, имя, отчество, список возвращенных изданий. |
Документ |
|
Издания у читателей |
Содержит записи о выдаче и возврате печатных изданий. |
Номер читателя (из формуляра), код названия издания, количество экземпляров, дата выдачи, срок возврата. |
Регистр накопления (остатки) |
|
Формуляр читателя |
Содержит сведения о читателе и список изданий, находящихся у читателя |
Номер читателя, фамилия, имя, отчество, список изданий у читателя. |
Отчет |
|
Издания у читателей |
Содержит список изданий, находящихся на данный момент у читателей. |
Автор, заглавие, категория, количество экземпляров у читателей. |
Отчет |
|
Задолженности читателей |
Содержит список изданий, находящихся у читателей и не возвращенных в указанный срок. |
Автор, заглавие, категория, количество экземпляров, дата возврата, фамилия, имя, отчество читателя. |
Отчет |
|
Отчет о динамике использования |
Содержит список наиболее часто используемых названий изданий. |
Автор, заглавие, количество использований издания, диаграмма использования. |
Отчет |
|
Библиотечный фонд |
Содержит список изданий в библиотеке на указанную дату. |
Автор, заглавие, категория, год издания, количество экземпляров в библиотеке, у читателей, общее количество. |
Отчет |
Концепция создания электронного архива
Электронные издания хранятся на файловом сервере в виде файлов в произвольном формате. Они разбиты по категориям согласно их тематике, издания, относящиеся к одной категории, хранятся в отдельном каталоге, при этом наименование файла строится по уникальному номеру названия издания.
Управление файлами на сервере производится автоматизировано по протоколу FTP через подсистему учета библиотечного фонда.
Сведения обо всех изданиях в библиотеке (в том числе и об электронных изданиях) экспортируются из подсистемы учета в базу данных подсистемы обслуживания читателей. Записи в базе данных относятся к одной из двух категорий (печатные и электронные издания), и к какой-либо подкатегории, исходя из тематики описываемого издания.
Предоставление указанных сведений читателям осуществляется при помощи веб-сервера, на котором формируются веб-страницы со списками изданий из базы данных, а также страницы с описаниями изданий. Для изданий в электронном виде предоставляется ссылка для скачивания.
Заполнение сведений в базе данных подсистемы обслуживания читателей производится также автоматизированно одновременно с появлением соответствующей информации в подсистеме учета и загрузкой электронного издания на сервер. При этом для корректной синхронизации баз данных необходимо использовать отказоустойчивые алгоритмы.
Описание функционирования электронного архива
Рассматривая концепцию электронного архива с точки зрения реализации, его можно представить в виде 3 подсистем:
- Подсистема учета изданий
- Подсистема обслуживания читателей
- Хранилище файлов
Подсистема учета изданий
Подсистема учета изданий реализована на платформе «1С:Предприятие» и тесно связана с системой учета библиотечного фонда. Так, например, подсистема учета изданий позволяет загружать на сервер не только информацию об электронных документах, но также и о печатных изданиях.
Основной задачей подсистемы учета изданий является обеспечение синхронизации своей базы данных с базой данных подсистемы обслуживания. Для этого производится отслеживание любых возможных изменений тех данных, которые логически связаны с данными на сервере. К таким изменениям относятся добавление, редактирование или удаление элементов справочников, а также изменения количества изданий в библиотеке или у читателей (при учете печатных изданий).
Изменения в данном случае могут касаться либо иерархической структуры хранящихся в базе объектов, либо самих объектов. Также учитывается вид изменения – добавление, редактирование или удаление записи. Сведения об этих изменениях записываются в отдельные таблицы.
На основании этих сведений система формирует SQL-запросы, устанавливает соединение с удаленной базой данных и выполняет сформированные запросы. Если запрос выполнен успешно, запись в таблице изменений удаляется. Синхронизация с базой может выполняться либо автоматически (если добавлен или изменен электронный документ), либо по запросу пользователя.
При добавлении электронного издания пользователь выбирает на диске файл, содержащий электронный документ, и указывает сведения о нем. Затем файл загружается на FTP-сервер и происходит автоматическая синхронизация с базой данных на сервере.
Также пользователь может указать настройки, которые используются для подключения к СУБД и FTP-серверу.
Хранилище файлов
Хранилищем файлов в данной системе может быть любой FTP-сервер, предоставляющий анонимный доступ к файлам по чтению, и защищенный – по записи. Структура файлов и каталогов в файловом хранилище повторяет структуру элементов и групп в справочниках, но имена файлов и каталогов заменяются на их транслитерацию, а пробел — на знак «_».
Ссылка для загрузки файла включается в описание электронного издания и предоставляется читателям. При изменении имени файла, файл заново загружается на FTP-сервер и для него формируется новая ссылка. При удалении файла он синхронно удаляется с FTP-сервера.
Подсистема обслуживания читателей
Основным элементом здесь является система управления содержимым (CMS), которая формирует веб-страницы с описаниями изданий на основе сведений из собственной базы данных.
Таким образом, задача обновления контента на сайте сводится к экспорту сведений из регистров изменений в базу данных CMS и обновлению структуры ее таблиц.
Все материалы делятся на две общие категории – «Печатные издания» и «Электронные издания», а далее структура категорий и материалов в базе данных подсистемы обслуживания читателей также повторяет структуру групп и элементов в справочниках изданий.
Для каждого электронного издания в подсистеме учета может должен быть указан пункт «Предоставить открытый доступ к документу», в противном случае материал считается неопубликованным и недоступен для просмотра.
Требования к программному обеспечению
Для корректной работы электронного архива помимо платформы 1С:Предприятие необходимы следующие программные средства:
- СУБД MySQL (версия 5.5) + ODBC Connector.
- Веб-сервер Apache (версия 2.22 или выше).
- Интерпретатор PHP (версия 5.3.13 или выше).
- CMS Joomla (версия 3.0.1).
- Любой FTP-сервер, поддерживающий стандартные операции с файлами и возможность анонимного скачивания файлов.
Описание сущностей электронного архива
На основе описания функционирования электронного архива можно выделить ряд сущностей, участвующих в этом процессе:
|
Сущность |
Описание |
Характеристики |
Используемый объект |
|
Список изданий |
Содержит список всех названий изданий в библиотеке |
Код названия издания, автор, заглавие, год издания, описание |
Справочник |
|
Список электронных изданий |
Содержит описание всех электронных документов, хранящихся в системе |
Код издания, автор, заглавие, год издания, описание, имя файла, ссылка, формат, доступ |
Справочник |
|
Изменения материалов |
Содержит список несинхронизированных изменений материалов (описаний изданий) |
Период, вид операции, поля запроса |
Регистр сведений |
|
Изменения структуры материалов |
Содержит список несинхронизированных изменений структуры материалов (иерархическая структура категорий) |
Период, вид операции, поля запроса |
Регистр сведений |
|
Соединение с базой данных |
Служит для соединения с базой данных |
Адрес сервера, имя базы данных, пользователь, пароль |
ADODB. Connection |
|
Соединение с FTP-сервером |
Служит для подключения к FTP-серверу |
Адрес сервера, внешний адрес (для формирования ссылки), порт, имя пользователя, пароль |
FTPСоединение |
Описание среды разработки
1С:Предприятие — программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии. 1С:Предприятие — это одновременно и технологическая платформа, и пользовательский режим работы.
Технологическая платформа предоставляет объекты (данных и метаданных) и механизмы . Объекты (данные и метаданные) описываются в виде конфигураций. При автоматизации какой-либо деятельности составляется своя конфигурация объектов, которая и представляет собой законченное прикладное решение.
Работа программиста в среде разработки приводит к построению конкретной конфигурации. И такая конфигурация реализуется (проигрывается) в среде выполнения (в режиме 1С:Предприятие).
Что касается конфигурации, то платформа 1С:Предприятие содержит фиксированный набор прототипов (шаблонов) объектов конфигурации. Например, имеются шаблоны справочника, документа, регистра сведений, отчета и т. д. Когда в среде разработки создается новый объект конфигурации, то он наследует используемый при его построении шаблон.
Таким образом, несмотря на то, что каждая прикладная конфигурация обладает функциональной индивидуальностью, она создана на основании базовых объектов конфигурации.
Встроенный язык программирования 1С:Предприятие, а также язык запросов используются для описания специфических алгоритмов прикладного решения. Для построения запросов в систему 1С:Предприятие включен еще один язык — язык запросов, который похож на язык построения запросов SQL. Важной особенностью языка запросов в системе 1С:Предприятие является то, он предоставляет собой доступ к данным только на чтение. Для записи же информации используются конструкции встроенного языка 1С:Предприятие.
Автоматизация учета библиотечного фонда строится на основе следующих объектов метаданных:
Константы
Объекты типа Константа используются для работы с постоянной и условно постоянной информацией. Информация, хранящаяся в константах, редко изменяется, но, как правило, часто используется в работе. Например, в константах может храниться наименование предприятия, его ИНН, фамилии директора и и другая подобная информация
Справочники
Объекты типа Справочник используются для работы с постоянной и условно постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе. На этапе конфигурирования разработчик описывает, какими свойствами обладает каждый конкретный справочник. К настраиваемым свойствам относятся, например, длина и тип кода, количество уровней иерархии, поддержка уникальности кодов, набор реквизитов справочника.
Объект конфигурации Справочник отличает то, что пользователь при работе в режиме 1С:Предприятие может вносить данные в информационную структуру, созданную на основании этого объекта конфигурации. Справочники используются в ситуациях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации.
Перечисления
Перечисления используются в системе «1С: Предприятие» для описания постоянных наборов значений, не изменяемых в процессе работы конфигурации. В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования и не могут быть изменены на этапе исполнения.
Документы
Документы предназначены для фиксирования информации о происходящих событиях в подразделении или в организации в целом. Функциональность документа отличается от функциональности всех остальных объектов информационной базы. Основное отличие связано с тем, что документ обладает способностью проведения. Факт проведения документа означает, что событие, которое он отражает, привело к изменению состояния учета.
В связи с тем, что документ обладает способностью вносить изменения в состояние учета, он всегда привязан к конкретному моменту времени.
Регистры накопления
Основным назначением регистра накопления является накопление числовой информации в разрезе одного (или нескольких) измерений. Эти измерения описываются разработчиком в конфигураторе. Виды числовой информации, накапливаемой регистром, называются ресурсами. Они также являются подчиненными объектами и описываются в конфигураторе.
Изменение состояния регистра накопления происходит, как правило, при проведении документа. В этом случае в регистр, добавляется одна или несколько записей. Каждая запись содержит значения измерений, значения приращений ресурсов, ссылку на документ, который вызвал эти изменения (регистратор) и направление приращения (приход или расход).
Такой набор записей называется движениями регистра накопления. Каждому движению регистра накопления всегда должен соответствовать определенный регистратор.
Кроме того, регистр накопления может хранить дополнительную информацию, описывающую каждое движение. Набор такой дополнительной информации задается разработчиком при помощи реквизитов регистра накопления.
Отчеты
Отчет — это объект конфигурации, который используется для получения выходной (сводной) информации на основании . Отчеты включают в себя алгоритм получения и обработки информации, форму и макет. С помощью форм организуется необходимый интерфейс, а макеты позволяют оформить полученную информацию в виде табличного документа желаемого вида.
Описание реализованных сущностей
В ходе реализации сущностей предметной области был создан ряд прикладных объектов, описывающих эти сущности. Эти объекты можно представить в виде таблицы:
|
Объект |
Свойства |
Тип (длина) |
|
Наборы констант |
||
|
Значения реквизитов по умолчанию |
Срок возврата |
Число (3) |
|
Настройки соединения с базой данных |
Адрес сервера Имя базы данных Имя пользователя Пароль |
Строка (255) |
|
Настройки соединения с FTP-сервером |
Адрес сервера Внешний адрес (для ссылок) Порт Имя пользователя Пароль |
Строка (255) Число (4) |
|
Перечисления |
||
|
Вид издания |
Аудиовизуальные издания Естественные науки Прикладные науки Обществ-гуманитарные науки Педагогические науки Художественная литература [Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/kursovoy/avtomatizatsiya-bibliotek-2/ |
(Значения перечисления) |
|
Вид изменения базы данных |
