Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию1. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. «Подготовка документов к архивному хранению» — во все времена не только в данное время является актуальной. В любом учреждение необходимо точно понимать общие принципы формирования и хранения дел. В каждой организации создаётся архив. Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учёта, и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия).
Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению. Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале — бессрочно, а точнее — постоянно.
Вместе с появлением электронных технологий, появляется возможность хранения документов на электронных носителях (флешкарта, дискета, магнитная лента, CD-ROM, или другой электронный носитель) безбумажный документооборот, имеет возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.
Архивное хранение документов
... силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются ...
С переходом делопроизводства на компьютеризированные
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
- Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
- Описи дел;
- Оформление дел;
- Описание документов постоянного и долговременного хранения;
- Обеспечение их сохранности;
— Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив3.
Цель данной работы, поэтапное рассмотрение подготовки и передачи документов в архивное хранение.
Задача , грамотная подготовка дел – для успешного хранения и последующего использования документов.
Глава 1.Организация оперативного хранения документов
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполнительных документов к хранению и дальнейшему использованию. Основная цель упорядочение и хранение использованных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ4.
Таким образом, понятие «хранение документов в делопроизводстве» включает в себя, во-первых, оперативное хранение документов там где они работали, и, во-вторых, подготовку документов к передаче их на хранение в архив организации.
Основные принципы оперативного хранения документов:
1).
Быстрый доступ. Необходимо организовать хранение таким образом, чтобы можно было быстро найти нужный документ. Этой цели способствует план архива, а также подписи на папках, отражающие содержимое.
2).
Сохранность. Чтобы документы сохранялись в приемлемом виде, необходимо поддерживать определенный температурный (17-19С) и влажностный (50-55%) режим. В обязанности специалистов входит обеспечение отсутствия плесени, грызунов, пыли.
3).
Размещение документов. Все бумаги, хранящиеся в архиве организации, имеют неодинаковую юридическую ценность. Следовательно, необходимо руководствоваться этими различиями при заполнении архива. Наиболее важные документы должны быть ограждены от всеобщего доступа, а также храниться более тщательно и бережно. Целесообразно составить список лиц, которые имеют право доступа к этим бумагам. Другой принцип разделения документов – на более часто и более редко используемые. Те, что требуются чаще, следует разместить ближе.
4).
Уничтожение документов. Для выявления бумаг с истекшим сроком хранения и последующего их уничтожения необходимо проводить периодическую экспертизу их ценности. При выявлении документов, срок хранения которых закончился, составляется акт об их уничтожении. Обычно бумаги уничтожаются посредством шредирования, то есть измельчения.
Систематизация и организация оперативного хранения документов
... организация оперативного хранения документов зависит от соблюдения определенных принципов. Для четкой организации документационного обеспечения управления, документы организации -- как поступающие в нее извне, так и нарабатываемые в процессе повседневной работы ... подлежат, по окончании работы с ними, текущему хранению. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в ...
5).
Передача документов в архив. Это заключительный этап оперативного хранения документов. Все документы, подлежащие долговременному содержанию, передаются в государственный, ведомственный или другой архив.
Правильная организация оперативного хранения документов — отличный способ избежать проблем с архивным законодательством.
1.1. Подготовка и использование номенклатуры дел
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»5.
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел6.
Номенклатура дел – систематизированный перечень дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформлений в установленном порядке.7 Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. В соответствии с Основными правилами работы с архивом организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную.
Типовая номенклатура дел — составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию8.
Примерная номенклатура дел — устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация9.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.
Индивидуальная номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или её структурного подразделения в определённом календарном году10.
При наличии типовой номенклатуры дел из неё полностью переносятся в индивидуальную. Заголовки могут конкретизироваться с учётом специфики деятельности организации. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объёма документации или специфики работы данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.
Подготовка документов на архивное хранение
... номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив федерального органа исполнительной власти. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, ...
В небольших организациях, не имеющих чёткой структуры, составляется одна номенклатура дел. В крупных учреждениях и организациях номенклатура дел составляется для каждого структурного подразделения, затем на основании номенклатур подразделений составляется сводная номенклатура дел11.
Согласно перечням типовых документов, у каждого из них имеется определенный срок хранения. Это означает, что размещение оперативного типа решает также задачи мониторинга сроков содержания и уничтожения просроченных документов.
Рассмотрим весь процесс подготовки документов к сдаче в архивное хранение, более подробно:
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке12.
Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:
- номенклатура используется как схема классификации при распределении и
группировке исполненных документов в дела (папки).
Заголовки дел,
закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения
документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают
ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом
экспертизы ценности документов;
- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
