Актуальность данной курсовой работы заключается в том, что на сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. На данный момент большинство предприятий постепенно начинают совмещать традиционный бумажный документооборот с новейшим электронным. В данной курсовой работе рассматриваются актуальные вопросы насчёт механизации и автоматизации средств документирования, а также включён вопрос, касающийся электронного документа, который отражает суть нового времени и новых технологий.
Степень научной разработанности проблемы. Тема данной курсовой работы «Влияние средств механизации и автоматизации на создание и форму документов». Автор – Штукарь Ольга Валерьевна. Основные идеи, представленные в данной работе: основы развития механизации и автоматизации, как способов совершенствования форм документов; понятие «документирование», формы документов; средства механизации и автоматизации в ДОУ; особенности применения средств механизации и автоматизации в документировании; влияние средств механизации на создание документов; «электронный документ» как отражение автоматизированных возможностей применения автоматизации в ДОУ.
Объектом исследования является документирование как процесс создания документов.
Предметом исследования является механизация и автоматизация в документировании.
Цель данной работы: рассмотреть влияние механизации и автоматизации на форму документов.
Задачи данной работы:
а) рассмотреть историю процесса документирования
б) изучить историю развития механизации
в) рассмотреть процесс автоматизации
г) изучить понятие «электронного документа»
Теоретическую основу данного исследования составляют такие нормативные акты, как Конституция Российской Федерации; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Так же, рассматривалась такая литература отечественных авторов, таких как Т.В. Кузнецова « Делопроизводство» ; Б.А. Балашова, Т.А. Никитенко «Автоматизация технического документирования»; Н. С. Ларьков «Документоведение».
Программы для автоматизации топографо-геодезических работ
... теодолитные хода; тахеометрическую съемку; Все виды наземных геодезических измерений можно обработать в программе Credo_DAT, созданной фирмой ... настройки процедуры ввода, создания и обработки выходных -документов для стандартов предприятия. Поддерживаются национальные языки и стандарты. ... окно, в котором можно получить помощь в работе с операциями программы Credo_DAT; Ссылки на наиболее часто ...
Методологическую основу исследования составляют такие методы работы как: анализ, сравнение, наблюдение, метод изучения документов, формулярный анализ, систематизация средств механизации и автоматизации.
Практическая значимость исследования заключается в том, что в наше время практически вся деятельность любого предприятия основывается на рациональном документообороте, который составляет большую долю успеха в ведении дел. Также, в данной работе рассматриваются современные средства автоматизации и электронная документация.
Структура работы состоит из следующих элементов: введения, двух пунктов, содержащих по два подпункта в каждом, заключения, списка использованных источников, а также сюда включаются четыре приложения, к которым относятся: титульный лист, задание на курсовую работу, реферат и содержание.
1.Основы развития механизации и автоматизации, как способов
1.1 Понятие «документирование», формы документов
На сегодняшний день практически вся человеческая деятельность сопровождается той или иной документацией. Документы есть во всех отраслях жизни общества: будь то технические сферы или творческие. Но что же такое «документ» и «документирование»? Известно великое множество определений к этим понятиям. Рассмотрим основные из них.
Согласно ГОСТу Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения., документ: документированная информация- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её зафиксировать. [3]
Согласно словарю
В целом, термин «документ» происходит от латинского слова document, что означает образец, доказательство, свидетельство.
Понятие «документ» является центральным и фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе. В документоведении «документ» — это материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. [1]
Существует различная классификация документов:
а) По назначению:
- организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
- распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
- информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
- учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
- нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики.
Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;
Дипломная работа организация хранения архивных документов
... на хранение в государственный архивы; Архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к государственной собственности; Архивные фонды и архивные документы органов, учреждений, организаций предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ, принятые на хранение ...
б) По времени создания:первичные и в
в) По способу изготовления: черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
г) По типу содержания :текстовые, иконические (графи
д) По способу представления :электронный, на бумажных носителях
е) По месту издания: внутренние, внешние
ж) По направлению отправки: входящие, исходящие
з) По распространению: опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
и) По необходимости технических средств: человекочитаемые, машиночитаемые
к) По уровню секретности: несекретные, секретные, с разным уровнем секретности.[1]
Также все документы выполняют различные функции, далее представлены некоторые из них:
- Информационная. Это способность документа удовлетворять
потребности общества в информации, то есть служить источником знаний. - Коммуникативная.
Это способность документа быть
-Регулятивная. Выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе реализации (законы, положения, уставы, приказы и другие).
Документ здесь выступает как
- Правовая. Это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов или сведений.
- Когнитивная или
познавательная. Это способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. - Общекультурная.
Это способность документа содействовать
- Мемориальная. Это способность документа служить «внешней
памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать её через поколения.
Одно из самых немаловажных мест в документоведении занимает информация. Согласно Федеральному закону Российской Федерации от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. [2]
В словаре основных терминов в области информатики
- информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация;
- информация – это содержание сообщения, само сообщение с данными;
- информация – это третья составляющая трёх основ
мироздания (материя, энергия, информация) - информация – это то, что уменьшает
неопределённость события.
Среди философов, естествоиспытателей и представителей технических наук существуют различные подходы к понятию «информация», которые позволили сформулировать 3 основные концепции:
Средства обработки и хранения документов в офисе и их классификация
... в организациях целесообразно создавать диктофонномашинописные бюро. Классификация средств составления и изготовления документов приведена на рис. 7.2. Рис. 7.2. Классификация средств составления и изготовления документов СРЕДСТВА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Классификация средств хранения документов представлена на рис. 7.3. При наличии больших ...
- Атрибутивная. Информация рассматривается как атрибут свойства, присущее всем материальным объектам неорганической
природы; - Функциональная. Считается, что информация появилась
только с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации вне живой природы; - Третья концепция не имеет названия. Основывается на том, что информация не
является всеобщим атрибутом материи, а возникает на уровне появления кибернетических систем. [5]
Документ- это документированная информация, поэтому в документоведении важная роль отводится социальной информации, которая подразделяется на:
- массовую. К ней относится общественно-политическая, научно-популярная, обыденная;
- специальную.
К ней относится научная,
- личную, межличностную.
А теперь более подробно рассмотрим сам процесс документирования.
Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Данное определение представлено согласно ГОСТу Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [3]
1.2 Средства механизации и автоматизации в ДОУ.
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» разных эпох, которые были созданные на бересте, глиняных табличках, камне и т.д. Способы нанесения информации также были различными: рисунок, письмо, графика . В настоящее время в управленческой практике используют в основном документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, видео- и звукозаписи , а также учитывается специальный материал (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, диск и др.).
Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.[8]
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. Текстовое письмо самое распространённое во всем мире, ведь оно является самым простым и доступным. Но однако, в конце XIX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все активнее стали применяться средства механизации труда.
В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. Как и большинство других технических устройств и изобретений, разработка механизма пишущей машинки не была плодом усилий одного-единственного человека. Множество людей совместно или независимо друг от друга приходили к идее быстрой печати текстов. Первый патент на машину такого рода был выдан английской королевой Анн
Способы и средства документирования
... (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин). Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т.п.) и ...
Только почти через 100 лет люди вновь заинтересовались возможностью выполнения быстрой печати. Примерно в 1808 году Пеллегрино Турри , также известный как изобретатель копировальной бумаги, создаёт собственную печатную машину. Подробности о его изобретении сегодня неизвестны, однако до нашего времени сохранились тексты, напечатанные на этом устройстве.
В 1870 году русский изобретатель Михаил Иванович Алисов изобрёл наборно-пишущую машину, известную как «скоропечатник» или «скорописец», с целью замены каллиграфического переписывания бумаг и рукописей, машинка для перевода на литографский камень.
Машинописный текст имеет характерные особенности:
- все знаки занимают на бумаге равное пространство;
- из-за ограниченного набора символов часть символов
совмещалась — например, не различаются левые и правые кавычки, совмещены дефис и тире.
Всё это позволяло упростить конструкцию пишущей машинки.
При создании телетайпов и компьютерных принтеров эти особенности были повторены — также в целях упрощения аппаратуры и ПО. Многие ранние текстовые процессоры, например, «Лексикон», «ChiWriter», были ориентированы на имитацию машинописного текста — отчасти потому, что оформление многих документов регламентировалось государственными стандартами, созданными в эпоху пишущих машинок.
Механические пишущие машинки позволяли получать текст с различными интервалами между строками: одинарный, полуторный, двойной, и т. д. Понятие межстрочного интервала в настоящее время применяется и в текстовых процессорах. В нормативных документах и стандартах, регламентирующих оформление текстовых документов, по сей день применяется понятие «интервал пишущей машинки» («машинописный интервал»), который численно равен расстоянию между базовыми линиями, делённому на высоту символа.
