Контроль исполнения документов

метки: Документ, Контроль, Исполнение, Автоматизированный, Система, Организация, Анализ, Вопрос

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред­приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона­ми. При проверке работы организации, проведении ревизии прове­ряют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профес­сиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроиз­водства), а в небольших организациях и фирмах — секретари-ре­ференты (секретари).

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Проблемы контроля исполнения документов на предприятии, существующие в современной организации, требуют тщательного исследования.

Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, обеспечение архивного хранения документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависит оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Для эффективности управленческого решения немаловажное значение имеет регистрация, учет документов и контроль их исполнения, который в настоящее время вновь приобретает одно из первостепенных значений. Многие руководители сегодня понимают, что реорганизация организационной структуры, регламентация деятельности сотрудников, автоматизация управленческого труда не даст ожидаемого эффекта без жесткого контроля процесса управления.

Унификация и стандартизация управленческих документов. Организация ...

... работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификацию и стандартизацию управленческих документов ...

Контроль позволяет вовремя зафиксировать ошибки и принять меры по их устранению еще до того, как организация войдет в полосу кризиса.

Изложенные выше факты и определили актуальность темы нашего исследования.

Объект исследования — процесс организации контроля исполнения документов.

Предмет исследования – разнообразие форм и видов контроля исполнения документов.

Гипотеза исследования – можно предположить, что разнообразие форм и видов проведения контроля исполнения документов повышает эффективность использования документов в дальнейшей деятельности организации.

Цель исследования — выявление зависимости между эффективностью работы с документами и четкой организацией контроля их исполнения.

Задачи исследования:

1. Анализ литературы по исследуемой проблеме

2. Рассмотрение понятия, значения и организацию контроля исполнения документов

3. Изучение и анализ форм и видов контроля исполнения документов при их использовании в дальнейшей деятельности организации.

4. Знакомство с этапами постановки документов на контроль; ходом проверки своевременности доведения документов до исполнителей; процессом снятия документа с контроля, направлением исполненного документа в дело, учетом, обобщением и анализом результатов контроля исполнения документов.

Методы исследования: теоретический анализ и синтез.

Все работники в сфере управления имеют дело с документами. От того, насколько точно и в каком объеме производится контроль исполнения документов, зависит принятие управленческого решения и дальнейшая работа организации.

Данная работа может быть интересна специалистам-делопроизводителя м и студентам, изучающим документационное обеспечение управления.

глава 1. Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов

1.1 Понятие, значение и регламентация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов и принятие решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов [2].

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

•  отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

•  обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
•  выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Организация документооборота на примере конкретного предприятия

... документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. ... делопроизводства на предприятии; рассмотреть процесс документооборота на предприятии; описать организацию документооборота. Курсовая работа включает введение, две главы, ...

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

•  постановку документов на контроль;
•  проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
•  предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
•  снятие документов с контроля;
•  учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19)[1].

Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям).

При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) [1].

Таким образом, документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Контроль, организация процессов контроля

... медицинский контроль у летчиков). Предварительный контроль состояния материальных и финансовых ресурсов организации предполагает ... новых методов работы, технологий и пр. 2. Оперативный контроль, на практике сливающийся ... контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований к каждой категории специалистов. Его инструментами являются: тестирования, собеседования, изучение личных документов ...

Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ).

В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

•  кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
•  какие документы ставятся на контроль;
•  этапы контроля исполнения документов;
•  сроки исполнения документов;
•  формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
•  отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
•  ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

•  основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
•  обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
•  информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

•  Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);
•  Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);
•  Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).

Таким образом, данными документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентах не отражен.

Сроки хранения документов в организации в 2020 году — таблица ...

... текущему хранению в бухгалтерии и последующей передаче в установленные в организации сроки уже непосредственно в архив. Готовые работы на аналогичную тему Курсовая работа Хранение первичных бухгалтерских документов 480 руб. Реферат Хранение первичных бухгалтерских документов ...

Задача данной работы – рассмотреть как организационные вопросы, так и вопросы, связанные с технологией контроля исполнения документов, осуществляемого службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет контроль сроков исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

•  отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;
•  обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;