Автоматизация работы пользователя в среде MS Office (2)

метки: Microsoft, Office, Работа, Автоматизация, Пользователь, Таблица, Данные, Функция

Любое предприятие сталкивается с проблемой автоматизации работы отдельных сотрудников и подразделений в целом. Сегодня все это возможно благодаря созданному компанией Microsoft семейству программ для поддержки офисной деятельности Microsoft Office.

Комплект программных продуктов Microsoft Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой различной информации. В состав Microsoft Office входит текстовый процессор Microsoft Word (для создания документов), электронные таблицы Microsoft Excel (для обработки чисел), средство для подготовки и демонстрации презентаций Microsoft Power Point а также инструмент организации и планирования работы Microsoft Outlook. Кроме того, существует профессиональная версия Microsoft Office, в которую помимо перечисленных приложений входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. Все программы, входящие в состав пакета, имеют схожий интерфейс и предлагают одинаковые приёмы работы. Освоив приёмы работы одной из программ Microsoft Office, можно без труда разобраться с другими программами пакета.

Microsoft Office отличается тесной интеграцией приложений. Это означает, что все программы, входящие в состав Microsoft Office, «умеют» обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто. Приложения Microsoft Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями.

Семейство Microsoft Office содержит набор инструментов, общих для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правописания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания красочных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, редактор фотоизображений, библиотека картинок, и т. д. Сюда же относятся и панели инструментов, и даже меню, которые являются стандартными элементами любого приложения Microsoft Office.

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. MIKROSOFT

1.1 Общие положения

Программа Microsoft Word является многофункциональной системой обработки текстов.

Управление всеми пунктами меню и командами может выполняться как с помощью мыши, так и с помощью горячих клавиш, для экономии времени пользователя на выполнение определенного набора операций. Программа позволяет просмотреть на экране готовый к печати документ не затрачивая время и бумагу на распечатку пробных страниц. Форматирование символов, например курсивное или жирное имеет адекватное представление на экране.

Редактор Microsoft Word, так же как и Microsoft Windows разработаны одной корпорацией. Это позволяет обеспечить максимальную согласованность этих систем друг с другом, а так же с другими программами совместимыми с Microsoft Windows. Тексты и иллюстрации многих форматов могут быть импортированы в Word непосредственно из других программ и встроены в текст документа. Так же присутствует ряд хорошо зарекомендовавших себя функций, такие, как возможность, не прерывая работу с документом, распечатать некоторые страницы. В этом случае программа управления печатью с буферизацией берет на себя наблюдение за печатью на заднем плане. Письма и факсы, записки и отчеты, публикации и web-страницы – вот далеко не полный перечень документов с над которыми пользователь имеет возможность работать используя текстовый процессор Word.

Использование программных приложений в сфере строительства

... большими информационными массивами - базами данных. DBase, Microsoft Office, Word и.т.д. Графические редакторы позволяют создавать и редактировать ... Процесс строительства включает в себя все организационные, изыскательские, проектные, строительно-монтажные и пусконаладочные работы, связанные ... делают, но не так) имеющиеся программы. В этих случаях следует использовать системы программирования, т.е. ...

1.2 Автоматизация выполнения задач и получение помощи

В Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.

1. Перемещение по документу выполняют с помощью мышки, используя полосы прокрутки, и с помощью клавиатуры, используя следующие сочетания клавиш: Ctrl + à – на слово вправо, Ctrl + ß – на слово влево, Ctrl + â – к следующему абзацу, Ctrl + á – к предыдущему абзацу, Ctrl + PgDown – на экран вниз, Ctrl + PgUp – в начало следующей страницы, Ctrl + Home – в начало документа, Ctrl + End – в конец документа, Alt + Ctrl + PgUp – в начало экрана, Alt + Ctrl + PgDown – в конец экрана.

2. Способы копирования текста :

• выделить фрагмент текста, использовать команды – Вырезать, Копировать, Вставить в меню Правка;
• выделить фрагмент, нажать Ctrl при перемещении, Ctrl + Shift при копировании, установить курсор в место вставки, нажать правую клавишу мыши;
• с помощью клавиатуры: выделить фрагмент, нажать F2 при перемещении и Shift + F2 при копировании, перейти в место вставки клавишами управления курсором, нажать Enter;
• выделить фрагмент, перетащить мышкой в нужное место при нажатой левой клавише, при копировании удерживать клавишу Ctrl.

3. Способы сохранения документа:

• кнопка Сохранить на панели инструментов – сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;
• команда в окне редактора Файл/Сохранить – сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;
• команда в окне редактора Файл/Сохранить как – позволяет изменить имя файла, тип файла, выбрать другую папку, а затем следует нажать кнопку Сохранить.

Редактор позволяет сохранить документы в форматах: dot (шаблоны), rtf (форматированный текст), txt (текстовый без форматирования), HTML (текст с гиперссылками), в формате MS-DOS, doc (предыдущей версии Word 6.0/95), xls (электронные таблицы) и др.

4. Автозамена. Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть исправлены автоматически при вводе:

• Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в Word 95).

  Например, в начале предложения слово эТОТ автоматически заменяется на Этот , а режим ввода прописных букв (соответствующий нажатой клавише CAPS LOCK) автоматически отключается.

• Типичные опечатки в словосочетаниях. Например, слова почтовыйа дрес автоматически заменяются словами почтовый адрес.
• Грамматически не сочетаемые пары слов. Например, слова этот слово автоматически заменяются словами это слово.

5. В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования текста при вводе.

Как сделать на компьютере word?

... Word) не установлен на Вашем компьютере. И, наконец, откройте программу Microsoft Word. Вот как выглядит программа Microsoft Word 2003: А вот так выглядит Word более современной версии (2007-2010): Оформление реферата по ... файл автоматически. Очень полезная функция для людей, забывающих сохранять свои документы вручную. При работе с важными для вас документами не отключайте функцию автоматического ...

• Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые появилось в Word 95).

  Например, если в начале первого элемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список.Автоматическое создание границ. Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана одинарная или двойная граница.

• Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей. Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль «Заголовок 1».
• Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей.
• Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета как гиперссылок.
• Автоматическое применение форматирования, используемого для оформления начала первого элемента списка, к началу последующих элементов этого списка.
• Автоматическое изменение начертания символов. Например, текст *Жирный* автоматически преобразуется в Жирный , а _Курсив_ — в Курсив .
• Автоматическое преобразование последовательности плюсов и дефисов (+—+—+) в таблицу. Каждой паре плюсов (+) соответствует один столбец.
• Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.

В Word появилась возможность выполнения статистического и лингвистического анализа документа с целью выделения его ключевых положений. На основании этого анализа составляется реферат. Таким образом можно выделить ключевые положения в электронном документе и просматривать его с разной степенью детализации или поместить автоматически составленный реферат в отдельный документ. Размер реферата устанавливается пользователем.

7. Помощник. Microsoft Office – это настолько большой пакет программ , что могут возникнуть какие-либо проблемы с его изучением. Для облегчения работы создан помощник по Office. Его основное назначение – автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе в Word, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.

1.3 Таблицы, границы и заливка

В Word появились следующие средства, упрощающие работу с таблицами, границами и заливкой.

Таблицы.

• Рисование таблиц. Позволяет создавать таблицы – столбцы, строки и ячейки, – рисуя их с помощью мыши, как карандашом. Теперь отдельные ячейки таблицы могут иметь любую ширину и высоту.
• Ластик. Позволяет легко удалить границу любой ячейки, строки или столбца таблицы, что дает тот же эффект, что и объединение ячеек.
• Выравнивание по вертикали. Позволяет быстро выровнять содержимое выделенных ячеек таблицы по верхнему или нижнему краю либо по середине ячейки, используя кнопки выравнивания, расположенные на панели инструментов.
• Вертикальная ориентация текста. Позволяет расположить вертикально (с поворотом на 90 градусов) текст в ячейках таблиц, надписях и рамках.
• Изменение размера строки таблицы. Позволяет регулировать высоту любой строки непосредственно в таблице посредством перетаскивания границы строки вверх или вниз подобно тому, как можно изменить ширину столбца.

Границы.

С., 17 рис., 16 табл. Ключевые слова: солнечная энергетика, солнечные ...

... В первую очередь, энергия Солнца является экологически чистой, т.к. при работе солнечная электростанция не выделяет в окружающую среду вредных веществ. Вторым преимуществом является ... электропитания на солнечных батареях. Предметом исследования является процесс перезаряда аккумуляторных батарей в автономной системе электропитания на фотогальванических элементах. Целью дипломной работы является ...

• Новые типы границ. Для оформления документов предлагается более 150 различных типов границ, в том числе объемные границы и границы, состоящие из нескольких линий, которые особенно популярны в профессиональных документах.
• Границы страниц. Позволяет создать границу вокруг каждой страницы. В дополнение к 150 новым типам границ предлагаются более 160 типов графических границ страницы. Также существует возможность настройки границ страниц. Например, можно: задать свой тип границы для каждого края страницы; оформить первую страницу не так, как остальные.
• Границы текста. Позволяет применить границы к отдельным словам и символам внутри абзаца. При этом можно использовать любые имеющиеся типы границ.

Заливка. Позволяет выделить наиболее важные фрагменты документа, к которым следует привлечь внимание других пользователей. В Word заливку можно применить не только ко всему абзацу, но и к отдельным словам и символам внутри абзаца. При этом можно использовать любые имеющиеся типы заливки.

2. MICROSOFT

2.1 Общая характеристика

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода, хранения, обработки и выдачи больших объёмов данных в виде, удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют рабочую книгу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls». Основной программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых данных. Удобная панель формул и возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и редактирование формул. Имеются возможности для создания презентационной графики, для чего используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Excel располагает и мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы, в первую очередь, на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде.

2.2 Построение таблиц

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки , которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

Автоматизация расчётов в электронных таблицах Excel

... возможности электронных таблиц. Рассмотрим в этой связи вычислительные функции MS Excel. Как и любая другая электронная таблица, MS Excel предназначен , прежде всего для автоматизации расчётов, ... в программе Excel используются формулы. С помощью формул можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц, т. е. формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку ...

В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования, щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

Маркирование ячеек. Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол).

Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца.

Копирование данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать команду Копировать из меню Правка. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода Enter. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву Вырезать из меню Правка.

Удаление данных . Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных.

Форматирование чисел . Прежде всего, нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Формат Ячеек, либо вызвать директиву Ячейка из меню Формат. В любом случае на экране появится диалоговое окно Формат Ячеек. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Число, которая предназначена для форматирования чисел.

Выравнивание данных . Для выравнивания содержимого ячеек прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее следует вызвать диалог: Формат – Ячейки – и в верхнем поле этого окна выбрать закладку Выравнивание.

Установка шрифтов . Необходимо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Формат Ячеек. В верхнем поле открывшегося окна Формат Ячеек нужно выбрать опцию Шрифт. В окне появится поле Шрифт, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.

Рассмотрим табличные вычисления . Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Технологии разработки и управления базами данных

... access 1. Описание структуры базы данных База данных состоит из трех таблиц Виды объектов, Данные о пожарах, Ликвидация пожаров. Рис.1. Таблица «Виды объектов» Рис.2. Таблица «Данные о пожарах» Рис.3. Таблица «Ликвидация пожаров» Рис.4. Связь между таблицами. ... нему. Система управления базами данных предоставляет нам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними ...

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение), — (вычитание), * (умножение), / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована.

Ввод формул . Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю).

Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 – число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать Enter.

Редактирование формул. Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу F2 или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

2.3 Построение и оформление диаграмм

Помимо того, что в Excel можно создать таблицу из множества строк и столбцов, эта же программа поможет преобразовать массу чисел в аккуратный и стройный график или диаграмму, которые наглядно покажут основные тенденции, количественные соотношения по интересующему вопросу.

В программе MS Excel появился новый тип трехмерных диаграмм – так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.

Диаграмму можно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе. Мастер диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Мастеру указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Мастера диаграмм.

Построение диаграмм. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Мастер диаграмм. После этого открывается диалоговое окно, в котором за четыре шага нужно построить диаграмму. Выберите тип (график, гистограмма и т. д.) и вид в диалоговом окне. Затем выберите наименования и данные, которые будут использоваться в диаграмме. Согласно указаниям наберите необходимые заголовки. После разместите диаграмму на нужном рабочем листе.

Дополнительные объекты. В меню Вставка расположены директивы, которые позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В частности, здесь есть директива Рисунок, которая импортирует рисунки в стандартных графических форматах (BMP, PCX и т.д.).

После вызова этой директивы открывается окно загрузки графического файла. На диаграмме появляется выбранный рисунок, заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер.

Кроме этого, Мастер диаграмм предоставляет возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к отдельным частям диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и нажать клавишу Enter. В центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме.

Актуализация диаграмм. Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мышь на границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее на диаграмму. Как только Вы отпустите кнопку мыши, диаграмма будет изменена.

2.4 Функции Excel

Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции.

В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

Конструктор функций. Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Конструктора функций откройте диалоговое окно Конструктора. В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в правом – функции, соответствующие выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции Все в поле категорий.

Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке ОК.

На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора. Щелкните по командной кнопке ОК, чтобы закрыть окно Конструктора функций. После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.

3. MICROSOFT

3.1 Краткое описание

Microsoft Access – это интерактивная реляционная СУБД для Windows. Это программа, которую Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток.

Access предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.

База данных – это набор данных, который связан с определенной темой или назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы создаете один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в базе данных.

Таблица – это набор записей (строк таблицы), состоящих из отдельных полей (колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных.

Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно тремя способами:

1. В режиме Конструктора таблиц.

2. С помощью Мастера.

3. Путем ввода данных.

3.2 Запросы

Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения конкретной задачи. Например, Вам может понадобиться информация о поставщиках и поставляемых ими товарах. Вы можете создать запрос типа «Какие товары поставляют московские поставщики» или «Кто из петербургских поставщиков сигарет продал за последний квартал наибольшую партию». Результат обработки программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую Dynaset. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы (или нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса. Dynaset – динамический, временный набор данных, поэтому при каждом выполнении запроса он строится вновь на основе «свежих» табличных данных.

Microsoft Access дает большие возможности в гибкости проектирования запросов. Вы можете:

• Выбрать поля. Вам не надо включать все поля таблицы в запрос.
• Выбрать записи. Вы можете специфицировать запрос таким образом, что получите данные определенного вида. Например, цены на товары за определенный месяц.
• Отсортировать записи. Вы можете просматривать записи в определенном порядке. Например, Вы можете вывести имена клиентов на экран в алфавитном порядке.
• Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и вы можете просмотреть совмещенные данные. Также вы можете запрашивать данные из других баз данных.
• Выполнять вычисления. Вы можете создавать новые поля которые будут содержать результаты вычислений.
• Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и других запросов. Каждый раз когда вы будете открывать формуляр или печатать отчет, ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц. Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре основанном на запросе.
• Изменять данные в таблицах. Вы можете обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц.

3.3 Формуляры и отчёты

Формуляры (формы). Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п. Однако, возникает необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие на экране других записей только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.

Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе. Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или засекреченных полей.

Отчеты. Отчет это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять. Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access Вы можете спроектировать отчет который представит информацию в том виде в котором Вы пожелаете. Вы можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания Вашего отчета. От Вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.

Отчеты также являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Вы можете создать проект отчета и сохранить его для дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но каждый раз Вы будете получать распечатку текущих данных.

3.4 Макрокоманды и модули

Макросы (макрокоманды). Макрокоманда представляет собой последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. При обработке данных часто приходится делать длинные последовательности действий. Но любые действия, операции могут быть записаны в виде макрокоманд. Вызов макрокоманд приводит к выполнению последовательности ранее описанных действий. Применение макрокоманд позволяет автоматизировать различные повторяющиеся процессы, такие как заполнение Базы, выполнение запросов, открывание различных объектов и т.д.

Модули. При решении достаточно сложных задач Вы скоро столкнетесь с ограниченностью макрокоманд. Для преодоления возникших проблем Вы можете попробовать написать свою программу на встроенном в Access языке программирования – Access Basic. Он представляет собой средство визуального программирования и является диалектом языка Visual Basic. Такая процедура оформляется как Модуль. Модуль представляет собой совокупность объявлений (деклараций) и последовательностей исполняемых команд (процедур, функций) записанных на языке Access Basic.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу, как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных).

Программные продукты Microsoft Office соответствуют всем современным требованиям, что подтверждается их широким применением в работе пользователей.

Прикладные программные продукты Microsoft Office автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т. д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.

Естественно, что в рамках данной курсовой, нет никакой надежды полностью осветить возможности столь многогранных программ, так как полный пакет Microsoft Office очень разнообразен и для того чтобы знать Microsoft Office нужно в нем работать.

II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. Общая характеристика задачи

Используя ППП на ПК, необходимо построить таблицу по приведённой ниже форме (таблица 1).

Для получения значений граф 5, 7 и 8 используйте расчётные формулы. Результаты округлить до двух знаков после запятой, используя функцию ОКРУГЛ.

Рассчитайте процент скидки по каждому наименованию продукции исходя из того, что процент скидки назначается в зависимости от последней цифры номенклатурного номера: 1-5%, 2-7%, 3-10%, 4-15%, 5-20%. Для расчёта используйте функцию ПРОСМОТР (или ЕСЛИ), а для определения последней цифры номенклатурного номера – функцию ОСТАТ.

Введите текущее значение даты между таблицей и её названием.

По данным таблицы (графы 2, 5 и 8) постройте гистограмму с заголовком, названием осей координат и легендой.

Расчётные формулы: гр. 5=гр. 3*гр. 4;

• гр. 7=гр. 5*гр. 6/100;

• гр. 8=гр. 5-гр. 7.

Задачи такого типа обычно решаются, бухгалтерами, работниками отдела сбыта. Данные задачи ставятся для определения скидки на товар и расчета итоговой цены продукции. Я думаю, что такие задачи очень распространены в наше время в сфере торговли. Скидку на товар чаше делают, для привлечения покупателя, а конкуренция в торговле очень высокая. Не думаю, что возникают сложности с решением данной задачи (если только с постановкой условия – определение процента скидки), т. к. она решается с помощью автоматизированных компьютерных программ.

2. Описание алгоритма решения задачи

Для начала вычислим процент скидки, исходя из последней цифры номенклатурного номера продукции. Получаем соответственно: монитор-7%, клавиатура-5%, дискета-10%, принтер-20%, сканер-15%.

Преобразуем входную информацию в выходную. Представим алгоритм решения в виде неформализованного описания (схема 1) и соответствующей этому описанию инфологической модели (схема 2).

хема 1

Схема 2.

P

Q

D

W 1

W 2

S

Решив данную задачу вручную, получаем – стоимость с учётом скидки соответственно равна: монитор – 55800р., клавиатура – 5937р., дискета – 1800р., принтер – 16000р., сканер – 6800р.

3. Выбор ППП

Для решения экономической задачи используется табличный процессор.

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1- 2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам.

Единственное превосходство Lotus 1-2-3 – это скорость работы, но опять же, превышение небольшое.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 90% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel.

Я выбрала табличный процессор Excel, т. к. он обладает мощными вычислительными возможностями, средствами деловой графики, обработки текстов, ведения базы данных, что необходимо для решения данного примера.

4. Проектирование форм выходных документов и графическое представление данных по выбранной задаче

1 Этап. Создание таблицы с исходными данными: «Ведомость расчёта стоимости продукции с учётом скидки» (таблица 1).

Номенклатурный номер	Наименование продукции	Кол-во, шт.	Цена, тыс. руб.	Сумма, тыс. руб.	% скидки	Сумма скидки, тыс. руб.	Стоимость с учетом скидки, тыс. руб.
1	2	3	4	5	6	7	8
102	Монитор	5	12
101	Клавиатура	25	0,25
403	Дискета	100	0,02
205	Принтер	2	10
304	Сканер	1	8

Таблица 1. Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки

2. Этап. Расчет итоговых данных с помощью расчётных формул, предоставленных в условии задачи и встроенных функций. Преобразование расчетов в:

• шаблон выходной таблицы (с итоговыми данными в виде формул), расположенный на рабочем листе табличного процессора (таблица 2);

	A	B	C	D	E	F	G	H
1	Номенклатурн. номер	Наименова-ние продукции	Кол-во, шт.	Цена, тыс. руб.	Сумма, тыс. руб.	% скидки	Сумма скидки, тыс. руб.	Стоимость с учетом скидки, тыс. руб.
2	1	2	3	4	5	6	7	8
3	102	Монитор	5	12	60	=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A3)=»1″;»5″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A3)=»2″;»7″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A3)=»3″;»10″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A3)=»4″;»15″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A3)=»5″;»20″;0)))))	=ОКРУГЛ(E3*F3/100;2)	=E3-G3
4	101	Клавиатура	25	0,25	6,25	=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A4)=»1″;»5″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A4)=»2″;»7″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A4)=»3″;»10″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A4)=»4″;»15″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A4)=»5″;»20″;0)))))	=ОКРУГЛ(E4*F4/100;2)	=E4-G4
5	403	Дискета	100	0,02	2	=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A5)=»1″;»5″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A5)=»2″;»7″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A5)=»3″;»10″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A5)=»4″;»15″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A5)=»5″;»20″;0)))))	=ОКРУГЛ(E5*F5/100;2)	=E5-G5
6	205	Принтер	2	10	20	=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A6)=»1″;»5″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A6)=»2″;»7″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A6)=»3″;»10″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A6)=»4″;»15″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A6)=»5″;»20″;0)))))	=ОКРУГЛ(E6*F6/100;2)	=E6-G6
7	304	Сканер	1	8	8	=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A7)=»1″;»5″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A7)=»2″;»7″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A7)=»3″;»10″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A7)=»4″;»15″;ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(A7)=»5″;»20″;0)))))	=ОКРУГЛ(E7*F7/100;2)	=E7-G7

Таблица 2. Шаблон выходной таблицы с формулами

• таблицу с итоговыми данными (таблица 3).

Номенклатурный номер	Наименование продукции	Кол-во, шт.	Цена, тыс. руб.	Сумма, тыс. руб.	% скидки	Сумма скидки, тыс. руб.	Стоимость с учетом скидки, тыс. руб.
1	2	3	4	5	6	7	8
102	Монитор	5	12	60	7	4,2	55,8
101	Клавиатура	25	0,25	6,25	5	0,31	5,94
403	Дискета	100	0,02	2	10	0,2	1,8
205	Принтер	2	10	20	20	4	16
304	Сканер	1	8	8	15	1,2	6,8

Таблица 3. Итоговая ведомость расчёта стоимости продукции с учётом скидки

3. Этап. Представление информации графически, т. е. в виде гистограммы с заголовком, названием осей координат и легендой (гистограмма 1).

5. Результаты выполнения контрольного примера в расчётном и формульном виде

Мы выполнили контрольный пример вручную (схемы 1,2), а также с использованием разработанного проекта (таблицы 1, 2, 3; гистограмма 1).

В результате сравнения делаем вывод: предоставленное в курсовой работе программное решение – работоспособно, так как выходные данные полностью совпадают. Более того, разработанное решение удобнее тем, что оно содержательнее, быстро и легко выполняется.

6. Инструкция пользователя

Программа Excel входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением Windows.

Для того чтобы запустить программу Excel нужно нажать пуск , затем программы, Microsoft Office и Microsoft Excel . Появляется чистый табличный лист. Таблица состоит из 16384 строк и 256 столбцов. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка. В любую можно ввести исходные данные – число или текст. Ширину столбцов и высоту строки можно изменить.

• Начинаем работу в табличном процессоре с ввода заголовка таблицы, затем вводим заголовки граф. Каждый заголовок вводится в свою самостоятельную ячейку.
• Выравниваем заголовки граф. Выделяем нужные ячейки, последовательно нажимаем – формат , ячейка, выравнивание . Выбираем нужные нам параметры, нажимаем ок .
• Вводим необходимый текст и цифровые данные. Затем форматируем данные. Получаем исходную таблицу 1. Распечатываем её.
• С помощью встроенных функций, ЕСЛИ и ПРАВСИМВ, рассчитываем процент скидки по каждому наименованию продукции.
• Вычисляем данные граф 5, 7, 8 с помощью расчётных формул, предоставленных в условии задачи и встроенной функции ОКРУГЛ.
• Распечатываем шаблон с формулами (таблица 2) и итоговую таблицу 3.
• По данным таблицы строим гистограмму. Выделяем все ячейки, на базе которых строим диаграмму. Нажимаем кнопку мастер диаграмм стандартной панели инструментов. В диалоговом окне мастера выбираем тип диаграммы (в данном случае гистограмма), затем нажимаем кнопку далее . Выбираем нужные параметры и снова – далее . Вводим заголовок и название осей координат, нажимаем далее . Помещаем гистограмму на отдельном листе. Нажимаем готово .

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/kursovaya/avtomatizatsiya-rabotyi-polzovatelya-v-srede-microsoft-office/

1. А. П. Микляев. Настольная книга пользователя IBM PC. – СПб: Питер, 2000.

2. Уоллес Вонг. Office XP. – М.: Диалектика, 2004.

3. Экономическая информатика и вычислительная техника /Под ред. В.П. Косарева и Ю.М. Королева. – М.: Перспектива, 2000.

4. Крейнак Д. Microsoft Office 2000. – М.: АСТ, 2004.

5. Информатика. Программа. Лабораторный практикум для студентов II курса всех специальностей / ВЗФЭИ. М.: Экономическое образование, 1998.

6. Справка по программе Microsoft Excel.

7. Кронан Д., Андерсен В., Андерсон Б.Б. Microsoft Office Access 2003. – М.: НТ ПРЕСС, 2005.

---

не сложно

Важно! Все представленные Курсовые работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

---

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

---

Если Курсовая работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, об этом нам.

---