Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Все поступающие по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте документы принимаются и регистрируются.
При получении документов:
- проверяется правильность доставки корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается;
- конверты вскрываются за исключением конвертов с надписью «лично»;
- проверяется наличие всех листов документа, наличие приложений. При получении факсов проверяется качество текста. В случае получения факса с нечитаемыми фрагментами текста об этом сообщается отправителю для повторной передачи документа;
- на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), содержащая следующие элементы:
Валовая нумерация позволяет определить общее количество документов, поступающих в организацию в течение года.
Поступившие документы разделяются на требующие регистрации и перерегистрируемые. Перерегистрируемые документы определяются по перечню документов, не подлежащих регистрации, который должен быть составлен в каждой организации. К ним относятся:
- рекламные извещения, плакаты, листовки;
- прейскуранты (прайс-листы);
- поздравительные письма, телеграммы;
- приглашения, программы семинаров, совещаний, конференций;
- печатные издания (книги, журналы);
- пакеты с пометкой «Лично»;
- копии нормативных документов, постановлений, распоряжений государственных органов;
- документы и информативные материалы, присланные для сведения.
Нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению.
В крупных организациях с большим документооборотом регистрацию осуществляет группа регистрации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специально выделенный сотрудник. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь (секретарь-референт).
В этом случае автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения могут функционировать на локальном компьютере секретаря в составе одной системы управления базами данных (СУБД), позволяющей интегрировать базу данных о документах фирмы с базами данных по кадрам, по адресам и телефонам организаций (клиентов, партнеров и т.п.) и номенклатурой дел организации. Регистрируются документы, поступающие в организацию (входящие документы), отправляемые из нее (исходящие документы) и внутренние документы.
Технология работы с документами в негосударственных организациях ...
... документов; регистрации всей поступающей, создаваемой и отправляемой документации; контроля движения документов и выполнения определенных этапов работы с документами; ускорения движения документов между исполнителями; обеспечения сохранности документов и конфиденциальности в работе с документами, улучшения информационно – справочной работы; ...
Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания руководителем организации (предприятия, фирмы и т.п.).
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (34) и номера дела (2-3), в которое подшивается документ.
Журнал необходим для обеспечения сохранности и
Для контроля исполнения документов в журнале введена графа «Срок исполнения». Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе. Исполнителю документ передается под расписку в графе «Подпись исполнителя». Журнал ведется секретарем (секретарем-референтом) или работником службы делопроизводства.
Пример оформления журнала регистрации входящих документов
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
|
№ п/п (входя щий номер) |
Дата документа |
Исходящий № |
Краткое содержание (заголовок) |
Исполни тель |
Подпись исполни теля |
Срок исполнения |
Примечание |
|
34/2-3 |
01.08. 2013 |
1-2/40 |
Дата поступления документа 05.08.2013 Об ограничении пода-чи электроэнергии 08.08.2013 |
Стеклов |
Стеклов |
10.08. 2013 |
Регистрация документов (пункт 7.1.) «Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» утвержденной приказом Федеральной архивной службой России от 27.11.2000 №68
1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.
4. Регистрация документов производится в пределах групп,
5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых
Документы, создаваемые по направлениям деятельности федерального органа исполнительной власти, регистрируются в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных
6. Документы регистрируются в РКФ — традиционных или электронных карточках, журналах.
7. Регистрационный номер документа состоит из
8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)
|
Реквизиты |
