В современных условиях нет необходимости говорить о месте и значимости автоматизированных информационных технологий для архивного дела. Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходится без компьютера.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации.
Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
В области архивного дела информатизация представляет собой процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.
Быстрое развитие электронной техники привело к дальнейшему совершенствованию информационных и архивных технологий; многие архивы оснастились персональными компьютерами и настольными издательскими системами; появились новые возможности по обеспечению сохранности архивных документов, обеспечению их обработки и использования.
Актуальность темы заключается в том, что компьютерные технологии с каждым днем все больше входят в жизнь современного человека. Практически невозможно уже представить себе сферу человеческой деятельности, в которой компьютеру пока не нашлось применения.
Целью работы является изучение применения информационных технологий в архивном деле.
Задачи:
1. Понятие архивного дела. Информатизация. Объект и цели
Архивное дело – отрасль деятельности общества (государства), охватывающая политические, правовые и практические аспекты хранения и организации использования архивных документов.
Подготовка документов на архивное хранение
... формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив федерального органа исполнительной власти. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный ...
Информатизации архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.
Под объектом информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. К объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:
- комплектование архива и экспертиза ценности документов;
- создание и ведение
информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.); - комплектование, хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);
- учет документов архива и контроль за обеспечением
сохранности документов; - создание страхового фонда и фонда пользования документами;
- информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;
- контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);
- контроль за внедрением
автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях – источниках комплектования (для государственного архива).
Цели информатизации архивного дела:
Избавление труда архивиста от рутинных операций.
Повышение точности и оперативности учёта документов в архиве.
Получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов.
Повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам.
Обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путём оцифровывания архивных документов (сканирования).
Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.
Среди основных задач государственной архивной системы Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации. В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки.
2. Электронный документооборот и его особенности применения
Конец ХХ века ознаменовался стремительным развитием компьютерных технологий и вступлением развитых стран в эпоху электронной документации. Давно стали привычными такие понятия, как система управления базами данных, автоматизированная информационно-поисковая система, электронные системы управления предприятием и документооборотом.
Организация архива электронных документов
... всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата. Особенности систем электронного архива ...
В условиях бурного развития компьютерных технологий происходит переход аналоговой техники прошлого к электронной цифровой технике будущего. Вместе с тем, несмотря на быстрое увеличение доли цифровых документов в общем объёме документации, значительное число архивов ещё не принимает сегодня электронные документы на постоянное хранение.
В настоящее время в экономически развитых странах и в России многие службы, банковские и финансовые учреждения принимают первичную информацию только на магнитных носителях. Электронные документы стали реальностью. Они приобретают всё большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.
По мере того, как компьютерные приложения всё большее количество административных процедур, производимых ими, электронные записи приобретали большее сходство с традиционными документами и меньшее – с числовыми файлами данных. В 1987 году в докладе Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что «через несколько лет большое количество записей будут сохраняться только в электронной форме».
Включение архивистов в группы разработчиков новых информационных систем – одна из характерных черт третьего, современного, этапа развития архивов электронной документации на Западе. На Западе современный уровень компьютеризации «традиционных» архивов позволяет принимать на хранение документы на оптических дисках. В этих условиях роль существующих архивов машиночитаемых данных может свестись к передаточному звену между организациями и архивами.
Совершенствование методики экспертизы ценности электронных документов – наиболее очевидный результат исследований и дискуссий архивистов разных стран. Однако он лишь косвенно связан с развитием информационных технологий. Без участия архивистов в создании электронных систем делопроизводства уже нельзя обойтись, даже если бы перестали появляться новые компьютерная техника и программные продукты.
С начала 90-х годов популярность приобрела концепция распределённых электронных архивов. Суть её состоит в том, чтобы документы хранились в тех организациях, которые их создали.
Для того чтобы организовать надёжное и постоянное хранение электронных документов, архив должен или превратиться в музей устаревающей техники и программных средств, или перевести документы в новые компьютерные системы.
Создание музеев устаревших аппаратных и программных средств периодически обсуждается архивистами, но обычно откладывается как слишком дорогой проект, так как требует не только приобретения и поддержания в рабочем состоянии разнообразной техники и компьютерных программ, но и содержания штата уникальных специалистов-техников.
Независимо от модели организации электронных архивов реалии современного компьютерного мира меняют представление об их вспомогательном значении в административно-управленческой практике. Архивы перестают быть просто физическим местом средоточия информации. Они накапливают опыт административных, финансовых и юридических условий хранения и использования информации, вмешиваются в разработку компьютерных систем и стандартов электронных данных. От того, насколько успешно архивы справятся со своими новыми обязанностями, зависят не только возможности историков ХХI века объективно судить о нашем времени, но и способность общества адаптироваться к кардинальным изменениям информационной среды.
Научно-справочный аппарат к документам архива
... выполнять все виды работ с документами. 1.1 Система научно-справочного аппарата к архивным документам Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива – это ... архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), ...
3. Базы данных в архивном деле
В архивном деле в основном применяется технология баз данных, а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т. д.).
Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учётные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.
Учётные базы данных. Служат для обработки статистических массивов — учёта документов и дел в архиве, учёта использования, контроля за обеспечение сохранности и т.д. Они предназначены для определения количества документов в единицах учёта (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учётные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.
Информационно-поисковые базы данных. Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве. Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.
Они бывают трёх типов:
- использование в качестве
поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрол ьно-регистрационной картотеки); - создание единой
интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения; - создание отдельной
информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.
При создании отдельной информационной системы в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизированный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в текущем делопроизводстве организации и прежде всего таких её элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электронной делопроизводственной картотеки.
Архив ведет учет всех созданных баз данных в виде базы данных их описаний (базы метаданных).
В обязательные реквизиты базы метаданных входят в название учитываемой базы. Её объем измеряется в мегабайтах, характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты документов, информация о которых введена в учитываемую базу, даты начала и завершения базы данных (или отметка о продолжающемся вводе), формат представления данных, правовой статус, полный перечень полей БД с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.
«Учебно – методический комплекс на базе средств информационных ...
... материала, основанных на современных информационных технологиях; – доступность в использовании; – интерактивность; – ориентированность на практическую деятельность воспитанников; - позволяет максимально учитывать индивидуальные запросы и способности каждого участника образовательного процесса Учебно-методический комплекс следует рассматривать ...
