Концептуальные положения логистики. Их содержание

метки: Логистика, Производство, Документ, Концептуальный, Положение, Подразделение, Логистический, Планирование

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ

Кафедра «Менеджмент, маркетинг и организация производства»

Контрольная работа

по дисциплине «Логистика»

на тему: «Концептуальные положения логистики. Их содержание»

Волгоград 2010

Концептуальные положения логистики. Их содержание

Целью логистики является доставка грузов “точно в срок“ при минимальных затратах, трудовых и материальных ресурсов. Основное условие логистики для соблюдения этого принципа требует, чтобы сырьевые материалы, полуфабрикаты, товары и их компоненты, прежде всего, были готовы для монтирования, комплектации заказов, их отправления и доставки, когда возникает спрос, как в границах производства, так и за его пределами. Поставка материалов, сырья, готовой продукции “точно в срок“ оказывает благоприятное влияние на функционирование всей экономической системы, позволяет существенно (иногда в 3-4 раза) сократить запасы на складах промышленных предприятий. Логистика в полной мере работает на потребителя. Поэтому считают, что реализация функции сбыта в сфере логистики осуществляется через посредство “richtig” (шесть правильных условий): груз, качество, количество, время затраты и пункт назначения. Для выполнения этих условий оптимизируют материальные потоки, осуществляют комплекс мероприятий по рационализации товаров и упаковки, унификации грузовых единиц, в том числе пакетизации и контейнеризации перевозок, реализации эффективной системы складирования, оптимизации величины заказов и уровня запасов, планирование наивыгоднейших маршрутов перемещения грузов на складских объектах предприятий и за их пределами на магистральном транспорте.

Концепция — система взглядов, то или иное понимание явлений, процессов; основной, конструктивный принцип различных видов деятельности. Система взглядов на рационализацию хозяйственной деятельности путем оптимизации потоковых процессов является концепцией логистики. Ее основные положения:

• реализация принципа системного подхода (максимальный эффект можно получить лишь оптимизируя либо совокупный материальный поток на всем протяжении от первичного источника сырья);
• отказ от выпуска универсального технологического и подъемно-транспортного оборудования, использование оборудования, соответствующего, в основном, конкретным условиям;
• гуманизация технологических процессов, создание современных условий труда (значимость деятельности в сфере управления материальными потоками, создает объективные предпосылки для привлечения в отрасль кадров, обладающих более высоким трудовым потенциалом);
• учет логистических издержек на протяжении всей логистической цепочки;
• развитие услуг сервиса на современном уровне;
• способность логистических систем к адаптации в условиях неопределенности окружающей среды.

Основные положения логистических концепций представлены в табл.1.

Процессуальное положение защитника в уголовном процессе

... при­менение ее ст. 48 породило еще одно основание обязательного участия защитника в уголовном процессе — наличие просьбы обвиняемого, подозреваемого о назначении ... защитник и анализ условий его профессиональной деятельности в ходе уголовного судопроизводства. Предмет исследования – изучение статей конституционного и уголовного законодательства, посвященных положению защитника в уголовном процессе. ...

Таблица 1.

Наименование концепции	Содержание концепции	Теоретические основы	Сложность моделирования и формализации	Практическое использование
Аналити­ческая	Подход к логистике как к теоретической науке, занимающейся проблемами управления материальными потоками в производстве и обращении	Теория управления запасами, исследование операций, экономическая кибернетика, математическая статистика	Сложность экономико-математической модели, отражающей специфику проблемы. Большая размерность и стохастичность логистических процессов	Внутрипроизводственные логистические системы
Техноло­гическая (информа­ционная)	Формулировка общей проблемы управления материальным потоком логистического объекта и синтез информационно-компьютерного обеспечения решения проблемы	Системный подход для моделирования логистических объектов и синтеза систем информационно-компьютерной поддержки	Противоречие между микро- и макроуровнем Нелинейность технологических процессов	Системы планирования потребности в материалах (MRP). Системы распределения продукции (DRP)
Маркетинговая	Определение соотношений между логистической системой и конкурентными преимуществами фирмы. Логистическая система должна адекватно реагировать на стратегию конку­ренции фирмы на рынке	Экономика и организация производства, стратегическое планирование, операционный менеджмент, управление персоналом, маркетинг, теория вероятностей, ма­тематическая статистика, исследование операций	Излишняя абстрактность и большая размерность моделей. Качественный характер пере­менных затруд­няет получение аналитических решений	Система планирования и координации материальных потоков на уровне фирмы и региона (LRP)
Интегральная	Реализация интегральной координации логистических систем и их звеньев на микро- и макроуровнях как по материальным, так и по информационным потокам	Стратегический менеджмент, реинжиниринг бизнес-процессов, системный анализ, общая теория систем, синергетическая экономика	Сложность по строения единой формализованной модели логистической системы	Интегрированная логистическая система, обслуживающая логистические каналы

В соответствии с современными задачами логистики различают следующие типы функций: оперативные и координационные.

Оперативный характер функций связан с непосредственным управлением движением материальных ценностей в сфере снабжения, производства и распределения и, по существу мало, чем отличается от функций традиционного материально-технического обеспечения.

К числу функций логистической координации относится: выявление и анализ потребностей в материальных ресурсах различных фаз и частей производства; анализ рынков, на которых действует предприятие, и прогнозирование поведения других источников этих рынков; обработка данных, касающихся заказов и потребностей клиентуры. Перечисленные функции логистики заключаются в координации спроса и предложения на товар.

С концептуальных позиций можно выделить следующие функции логистики:

• системообразующая функция. Логистика представляет собой систему эффективных технологий обеспечения процесса управления ресурсами. В «узком смысле» логистика образует систему управления товародвижением (формирование хозяйственных связей, организация перемещения продукции через места складирования, формирование и регулирование запасов продукции, развитие и организация складского хозяйства);
• интегрирующая функция. Логистика обеспечивает синхронизацию процессов сбыта, хранения и доставки продукции с ориентацией на рынок средств производства и оказание посреднических услуг потребителям. Она обеспечивает согласование интересов логистических посредников в логистической системе;
• регулирующая функция. Логистическое управление материальными и сопутствующими потоками направлено на экономию всех видов ресурсов, сокращение затрат живого и овеществленного труда в различных отраслях экономики;

— результирующая функция. Логистическая деятельность направлена на поставку продукции в необходимом количестве, в указанное время и место, с заданным качеством (состоянием), при минимальных издержках. Логистика стремится охватить все этапы взаимодействия «снабжение — производство — распределение — потребление», т.е. она представляет собой алгоритм преобразования ресурсов в поставку готовой продукции в соответствии с существующим спросом.

Реализация принципа системного подхода. Системный подход в логистике предполагает рассмотрение хозяйствующих субъектов как комплекса взаимосвязанных подсистем — производственных, сбытовых и закупочных подразделений, управляемых на основе информации, получаемой и передаваемой из внешней среды. Функционирование логистических систем характеризуется наличием сложных причинно-следственных связей как внутри этих систем, так и в их отношениях с окружающей средой. В этих условиях принятие частных решений, без учета общих целей функционирования системы и предъявляемых к ней требований, может оказаться недостаточным, а возможно, и ошибочным.

Пример 1. Руководство предприятия приняло решение о фасовке сахара в бумажные пакеты. Как воспримет это нововведение вся товаропроводящая система, приспособленная к транспортированию, хранению и выполнению остальных технологических операций с сахарным песком, упакованным в мешки?

С позиций системного подхода решение о фасовке сахара на заводе-изготовителе должно приниматься с учетом требований транспортных и торговых организаций и иметь целью оптимизацию совокупного материального потока.

Принятие решений на основе экономических компромиссов. Использование экономических компромиссов выражается в расчетах, отражающих интересы, как различных подразделений предприятия, так и всех производственных организаций, участвующих в логистическом процессе. Принятие решений на основе экономических компромиссов предполагает необходимость учета требований смежных функций логистики на стыках отдельных этапов и стадий товародвижения. Это означает, что такие показатели, как объем, частота поставок и затраты на поставку должны рассматриваться взаимосвязано, а решения о величине партии закупок должны приниматься с учетом издержек выполнения заказа и издержек на содержание запасов.

Учет издержек на протяжении всей логистической цепи. Одна из основных задач логистики — управление затратами по доведению материального потока от первичного сырья до конечного потребителя. Однако управлять затратами в процессе товародвижения можно лишь в том случае, если осуществляется их строгий учет. Системы учета издержек производства и обращения логистических процессов должны выделять затраты, возникающие в процессе реализации функций логистики, формировать информацию о наиболее значимых затратах, а также о характере их взаимодействия. При соблюдении данного условия появляется возможность использовать главный критерий оптимального варианта логистической системы — минимум совокупных издержек на протяжении всей логистической цепи.

Ориентация на логистику как фактор повышения конкурентоспособности предприятия. Рассмотрение логистики в качестве фактора повышения конкурентоспособности предполагает, что последствия принимаемых решений в данной области должны оцениваться с точки зрения их влияния на доходы от продажи товаров. В связи с этим возникает задача поиска показателей, наиболее точно отражающих связь логистики с основными экономическими и финансовыми показателями работы предприятия.

Логистическая система обычно функционирует в условиях ярко выраженной неопределенности, стохастичности внешней среды — для конъюнктуры рынка, работы транспорта характерны случайные процессы. Поэтому в условиях их действия непременным свойством Логистической Системы является способность к адаптации. Высокая надежность и обеспечение устойчивости — один из фундаментальных принципов ее функционирования. Конфликты на стыках различных видов транспорта можно ликвидировать за счет создания межотраслевых автоматизированных систем, чтобы обеспечить устойчивость транспортной системы.

Для устойчивости функционирования системы первостепенное значение имеет достоверное планирование производства сбыта и распределения, причем предпочтение отдается стратегическому планированию по отношению к оперативному. С целью достижения высокой надежности такого планирования необходимо изучение поведения внешней среды и, прежде всего, рынка, идентификация возможных ситуаций и получение стратегических ответов на возникшие в связи с этим вопросы.

Рассмотрим философию стратегического планирования Логистической системы. Стратегическое планирование, как утверждают западные специалисты, — мощный инструмент в борьбе фирм со своими конкурентами, в которой используется практика стратегии, ибо конъюнктура рынка рассматривается как поле битвы. В научном прогнозе, которой является основой стратегического планирования, используют исторические подходы, методы экстраполяции. Однако такие модели используют постольку, поскольку они укладываются в контекст логистики технологического прогресса и перспективных преобразований в сфере экономики.

В области логистики стратегическое планирование это процесс ориентированный в большей степени на цели, чем на процессы.

Компании придают первостепенное значение изучению среды маркетинга, прогнозированию результатов и получению соответствующих стратегических ответов. В результате анализа устанавливают логику планирования производственного процесса, выявляют основы жизнеспособности маркетинга, осуществляют необходимые шаги для того, чтобы действия компании преобразовать в основу стратегических действий на рынке.

Стратегическое планирование — это процесс формирования планов, которые обеспечивают долговременную выгоду компании. Такое определение связано с осуществлением главной цели — наблюдение за ценами и максимизация доходов. Логистическое управление должно гармонировать с философией и практикой стратегического планирования. Стратегическое планирование порождает цепь реакций в организации и составлении оперативных планов и ежедневной деятельности предприятия. Но стратегическое планирование не может предсказать будущее с точностью 100%, поэтому перед руководителем возникает сложная задача управления ресурсами в условиях неопределенности.

Стратегическое планирование формирует менеджер, учитывая при этом долгосрочное планирование и краткосрочные реакции. Отличают три этапа стратегического планирования: заявление о постановке проблемы «перед чем мы стоим?», цель — «чего мы хотим?», действия — определение дерева целей. Различия между целями и действиями — это различие между количеством и качеством.

Трудности превращения плана в действие следующие:

• динамика оперативной сферы, характеризуется неопределенностью и изменчивостью;
• планирующая организация, которая изготовляет аналогичную продукцию, в стратегическом плане не является единственной — есть другие конкуренты.

Конкурент может располагать лучшими стратегическими планами, действовать более активно и целеустремленно;

• нельзя планировать, ориентируясь только на предысторию, на прошлый опыт, а надо иметь в своем распоряжении возможные альтернативы, способные дать ответ на вопросы «как, если, что?».

Стратегическое планирование требует инноваций, чтобы в последующем строить эффективные тактические действия, которые приводят к цели. Однако разработка стратегии поведения фирм в условиях логистики не завершает процесс планирования. Стратегическое планирование образует цепочку технических планов, когда идентифицированы цели и действия в оперативных ситуациях на каждый день для реализации принципа «точно в срок». В оперативных планах усилия менеджмента уже акцентируются на действиях, например, на процессах сбыта и распределения. При оптимизации оперативных планов строят дерево целей и для достижения успеха планов выполняют пять шагов: проверку качества обслуживания покупателей; анализ деятельности конкурентов; проверку цепей доставки; проверку снабжения производства материалами; контроль распределения изготовленных товаров.

Практическая часть. Схема движения и технология обработки документов на ОАО комбината «Магнезит»

логистика конкурентоспособность учет издержка

Входящие документы:

Документы, поступившие, в ОАО комбината «Магнезит» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Приложение 1 ) . Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В ОАО комбината «Магнезит» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока — в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО комбината «Магнезит» и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО комбината «Магнезит» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения).

Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ОАО комбината «Магнезит».

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОАО комбината «Магнезит» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации. (Приложение 2)

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно на ОАО комбинате «Магнезит» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель комбината «Магнезит», но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель комбината «Магнезит» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На ОАО комбинате «Магнезит» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ОАО комбината «Магнезит».

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

• загрузки комбината «Магнезит», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;
• потребности комбината «Магнезит» организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий.

Регистрация документов.

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа — это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству ОАО комбината «Магнезит» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем ОАО комбината «Магнезит», если он включает нерегистрируемую документацию всего ОАО комбината «Магнезит», или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов.

Индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:

• 06 — индекс структурного подразделения;
• 10 — номер соответствующего дела по номенклатуре;
• 96 — индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа на ОАО комбината «Магнезит». Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 — 2003

Формы регистрации документов и порядок их заполнения.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО комбината «Магнезит» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера — автоматизированная электронная (Схема № 3).

Схема № 3 Организация контроля исполнения

В структурных подразделениях ОАО комбината «Магнезит» применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс документа	Дата отправки документа	Адресат документа	Краткое содержание документа (заголовок)	Исполнитель	Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел
06-10/96	15.04.2006	Администрация Челябинской области	О совместно проведении региональной конференции	Сидорова	06-10

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс (номер) документа	Дата поступления	Исходящий номер	Краткое содержание документа (заголовок)	Резолюция и кому направлен документ	Отметка об исполнении
77/ 01-03	25.03.2006	05-16/100	Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение»	Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2006	Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2006

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки — регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм).

Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм).

Допускается цветовое различие карточек.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
КОРРЕСПОНДЕНТ
ИНДЕКС ДОКУМЕНТА	ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА	ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА	ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ

оборотная сторона

ИСПОЛНИТЕЛЬ	ДАТА	ИСХОД №
КОМУ	№ ДЕЛА
КЕМ ПОДПИСАН
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ
РАССЫЛКА	КОЛ-ВО ЛИСТОВ
ФОНД №		ОПИСЬ №	ДЕЛО №

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.

Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

Контроль исполнения документов.

Организация контроля за исполнением документов в ОАО комбината «Магнезит» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (Схема № 4).

Схема 4. Контроль исполнения документов

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ОАО комбината «Магнезит».

В структурных подразделениях ОАО комбината «Магнезит» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО комбината «Магнезит».

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания).

Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»).

Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием, в частности ОАО «Комбинат Магнезит» — это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ОАО «Комбинат Магнезит» документированной информацией.

Библиография

[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/kontrolnaya/kontseptualnyie-polojeniya-metodov-logistiki-proizvodstva/

1. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).

— М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 1994.

2. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. — М.: Приор, 1997.

3. Кузнецова Т. В. и др. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. — М.: журн. «Секретарское дело», 1996. — 490 с.: им. — (Специальный выпуск Журнала «Секретарское дело»).

4. И. В. «Практическое руководство для секретаря». — М.: БИНОМ, 1995

5. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.

6. Гаджинский А.М Логистика

7. Ельдештейн Ю.М. ЛОГИСТИКА Электронный учебно-методический комплекс

8. Справочная правовая система «Консультант Плюс»

Приложение