Разработка системы учета и движения кадров на предприятии

метки: Система, Разработка, Приложение, Данные, Предприятие, Информационный, Пароль, Средство

В последние годы на первый план выдвигается новая отрасль — информационная индустрия, связанная с производством технических средств, методов, технологий для производства новых знаний. Эта индустрия тесно связана с развитием компьютерных технологий.

В информационном обществе доминирует производство информационного продукта, а материальный продукт становится более информационно емким. Изменятся весь уклад жизни, система ценностей: возрастает значимость культурного досуга, возрастает спрос на знания, от человека требуется способность к интеллектуальному труду и творчеству. В результате появились противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими массивами хранящейся и передаваемой информации. Возникло большое число избыточной информации, в которой иногда трудно сориентироваться и выбрать нужные сведения. Для решения подобных проблем применяются автоматизированные информационные системы. Они стали неотъемлемой частью практически всех компьютерных систем — от отрасли до отдельного предприятия.

За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими СУБД, возможности для работы в сети и т.д. СУБД позволяет сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц.

Целью дипломного проекта является создание информационной системы учета и контроля движения кадров на предприятии, рассчитанной на управление заранее определенной структурой информации и решения вполне определенного и ограниченного круга задач, который одновременно позволял бы не отвлекаться будущим пользователям на изучение вопросов, связанных с базами данных и средствами управления ими. Основной задачей является упрощение работы кадрового рабочего, доступность и понятность программы.

На основании изученного анализа имеющихся в производстве исследований, обобщение производственного опыта и собственных результата работы, была сформулирована проблема исследования, определяемая следующими противоречиями: между возрастающей потребностью предприятия в систематичности отдела кадров и недостаточной обеспеченностью программных продуктов в сфере учета и движения кадров на предприятии.

Информация в процессе принятия управленческих решений

... данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль. Как научная категория информация в управленческих ...

Важность и актуальность рассматриваемой проблемы, послужило основанием для определения темы исследования.

Объектом является административно-управленческого процесс учета и движения кадров на предприятии.

Предметом исследование дипломного проекта является разработка программного продукта для учета и движения кадров на предприятии.

В соответствии с поставленной целью выделенным объектом предмета и предметом исследования определены следующие проблемы:

• Проанализировать состояние проблемы по учету и движения кадров на предприятии;
• Провести анализ рынка по учету и движению кадров на предприятии;
• Разработка программного продукта для учета и движения кадров на предприятии.

Теоретико-методологическую основу исследования составили фундаментальность работы в области учета и движения кадров на предприятии по разработке и созданию программного продукта.

Для решения поставленной задачи были использованы следующие методы исследования:

1. Анализ нормативно-правовых документов;

2. Содержание программного продукта по учету и движения кадров на предприятии;

• Наблюдение;
• Анализ и обобщение работы программного продукта.

Научная новизна работы дипломного проекта:

• Осуществлен анализ информационных систем представленных как на отечественном, так и на зарубежном рынке услуг по разработке приложений направленных на учет и движение кадров на предприятии;
• Создание рекомендаций по разработке программного продукта;
• Выявление недостатков и достоинства программного продукта.

Теоретическая значимость исследования дипломного проекта:

• Обоснованное применения программы на предприятии;
• Расширение представление о программном продукте.

Практическая значимость дипломного проекта:

• Подтверждение эффективности применения программы.
• Данный программный продукт может быть использован на любом предприятии малого и среднего бизнеса.

Краткое содержание диплома.

— В первом разделе представлено описание предметной области, назначение и область применения, а так же перспективы развития мирового рынка информационных систем учета и контроля движения кадров на предприятии, так же исследование мирового рынка в возрастающей потребности информационных систем по учету и контролю движения кадров на предприятии.

— Во втором разделе проведен анализ информационных систем учета и контроля движения кадров на предприятии. Проведен анализ отечественных и западных информационных систем учета и контроля движения кадров на предприятии. Выявлены недостатки и достоинства программных продуктов.

— В разделе описание программы представлены общие сведения, функциональное назначение программы, описание логической структуры в виде структурной схемы, используемые технические и программные средства, которые применялись для разработки программного обеспечения, вызов, загрузка, интерфейс программы, и входные и выходные данные.

— В разделе руководство пользователя показаны общие сведения о программе, условия выполнения всех модулей программы, характеристика программы, настройка пользователей, а так же соединение по локальной сети, основное выполнение программы и сообщения.

Теоретические и прикладные аспекты успешной автоматизации на предприятии

... программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий ... 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 1.1. Актуальные проблемы автоматизации бухгалтерского учета В современных реалиях руководителям российских предприятий приходится принимать решения ...

• В разделе безопасность жизнедеятельности проведен анализ опасных и вредных факторов, возникающих при работе с компьютером, расчёт искусственного освещения и воздействия шума в помещении, пожарная безопасность и планировка рабочего места.

Таким образом, использование вычислительной техники в сфере информационных систем учета и контроля движения кадров на предприятии, позволит автоматизировать рабочее место отдела кадров в сфере учета приема на работу, что увеличит производительность труда. При этом уменьшится риск появления ошибки в заполнениях данных, в том числе и умышленных. Что позволит предпринимателю быть более уверенным в достоверности данных. Кадры — это главный и решающий фактор производства, первая производительная сила общества. Они создают и приводят в движение средства производства, постоянно их совершенствуют. От квалификации работников, их профессиональной подготовки, деловых качеств в значительной мере зависит эффективность производства.

Создание подобных баз данных является достаточно актуальной проблемой и поэтому тема дипломного проекта имеет достаточно высокую практическую ценность.

1. Теоретические сведения

1 Описание предметной области

Успешность любого бизнеса зависит, не в последнюю очередь, от квалификации персонала предприятия, а от его умения и желания продуктивно работать. Следовательно, вопросы продуманного управления учета и контроля движения кадров на предприятии должны занимать одно из ключевых мест в общей стратегии развития предприятия. Важная роль в оптимизации управления сотрудниками любого предприятия принадлежит информационным системам учета и контроля движения кадров на предприятии. В своей деятельности компании вынуждены нанимать работников, как на временной, так и постоянной основе, вести документацию на каждого из них, поддерживая ее в виде, соответствующем как внутренним, так и внешним (кодекса законов о труде) требованиями. Любая информационная система предоставляет всем заинтересованным лицам (руководству, менеджерам, самим работникам, наконец, государственным чиновникам) мгновенный доступ ко всей необходимой информации.

Раньше, использование информационных систем управления считалось привилегией крупных предприятий. Поэтому масштаб и цены этих систем были соответствующими, а малым и средним компаниям большинство продуктов были не по карману. И хотя ныне практически все поставщики предлагают системы малого среднего класса, рынок все еще далек от насыщения. Поэтому перед руководством предприятий малого и среднего бизнеса встаёт выбор: приобретать готовую автоматизированную систему, или использовать офисные средства. Следует отметить, что при приобретении готового программного продукта в любом случае потребуется серьезная настройка программы под конкретные требования, а также обязательное дальнейшее программное сопровождение, и обучение персонала, что выразится в ощутимых финансовых и временных затратах, а офисные средства способны в полной мере решить поставленные задачи и приемлемы по цене [1].

С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы учета и управления движения кадров на предприятии, число которых как в Казахстане, так и в других странах мира исчисляется сейчас сотнями. Если говорить о Казахстане, то каждое уважающее себя предприятие или организация, имевшие собственный отдел АСУ, еще в 1980-е гг. пользовались программами учета персонала собственной разработки. Эти программы опирались на различные аппаратные платформы (начиная от мэйнфреймов и заканчивая ПК) и инструментальные средства (начиная от PL-1 и заканчивая Clipper и FoxPro).

Учет материально-производственных запасов (2)

... -материальных ценностей; 2. обеспечение сохранности по местам хранения и учет по материально ответственным лицам; 3. контроль за наличием, использованием материально-производственных запасов, правильным отражением их движения в регистрах бухгалтерского учета; ...

С появлением новых, более совершенных, аппаратных и инструментальных средств, данные программы модифицировались и расширяли свою функциональность (особенно быстро это происходило на Западе).

При этом если на начальном этапе развития HR-систем можно было говорить лишь о локальных программах учета и контроля движения кадров на предприятии, то уже с появлением первых ERP-систем модули управления учета и контроля движения кадров на предприятии были органично интегрированы в них, а некоторые, наиболее удачные разработки, продолжили свое распространение и автономно (не потеряв при этом возможности интегрироваться с ERP-системами).система (англ. Enterprise Resource Planning System) — Это система планирования ресурсов предприятия — корпоративная информационная система (КИС), предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании.

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning — Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов).

Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. ERP-система состоит из следующих элементов [2]:

• модель управления информационными потоками (ИП) на предприятии;
• аппаратно-техническая база и средства коммуникаций;
• СУБД, системное и обеспечивающее ПО;
• набор программных продуктов, автоматизирующих управление ИП;
• регламент использования и развития программных продуктов;
• IT-департамент и обеспечивающие службы;

собственно пользователи программных продуктов

Отличие ERP-системами от других информационных систем, например, такой как системой электронного документооборота (СЭД) в том, что, как правило, в ERP документы не «ведутся», а «проводятся» — уже после того, как они осуществят свой жизненный цикл, то есть будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т. д. А СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии.

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор ERP-системы, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании — поставщика или консультанта. Поскольку ERP-системы строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

Разработка автоматизированной системы Отдел кадров средствами MS Access

... выявленными требованиями; разработать Автоматизированную систему «Отдел кадров» в среде MS Access; провести экономическое обоснования внедрения системы «Отдел кадров». Предметом исследования, Объектом исследования Автоматизированная система «Отдел кадров» позволяет: вести учет кадров для произвольного количества ...

Применение ERP системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.

Существует заблуждение, что иногда ERP сложно или невозможно адаптировать под документооборот компании и её специфические бизнес-процессы. В действительности, любому внедрению ERP-системы предшествует этап описания бизнес-процессов компании. По сути ERP-система являет собой виртуальную проекцию компании.

Современные информационные системы учета и контроля движения кадров на предприятии предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени).

Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.

Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность точно и оперативно начислять зарплату, формировать отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных информационных систем учета и контроля движения кадров на предприятии.

1.2 Назначение и область применения

Информационная система учета и контроля движения кадров на предприятии представляет собой место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. В основном, информационная система, ориентированы на пользователя, не имеющего специальной подготовки по использованию вычислительной техники. Поэтому, разрабатываемый программный продукт имеет понятный и доступный интерфейс программы. Основным назначением информационной системой учета и контроля движения кадров на предприятии можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах.

Для реализации идеи распределенного управления потребовалось создание на каждом уровне управления и для каждой предметной области рабочих мест базу профессиональных персональных компьютеров. Например, в сфере экономики на таких информационных системах учета и контроля движения кадров на предприятии можно осуществлять планирование, моделирование, оптимизацию процессов, принятие решений в различных информационных системах и для различных сочетаний задач. Для каждого объекта управления необходимо предусматривать информационную систему, соответствующие их значению.

Система управления персоналом на предприятии уголовно исполнительной системы

... диапазон взглядов и образцов организации деятельности коллективов и предприятий (вплоть до государства в целом). Разработаны и практически реализованы ... производство, в-третьих, от него во многом зависит степень (эффективность) использования основных и оборотных производственных фондов. ... описание и спецификации работы. Она должна включать систему оценки и продвижения работника, программу зарплаты и ...

Однако принципы создания любых информационных систем должны быть общими [3]:

системность.

гибкость.

устойчивость.

эффективность.

Системность. Информационные системы следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Гибкость. Информационная система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Устойчивость. Принцип заключается в том, что информационная система должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность. Информационную систему следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование информационной системы может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Создание такого «гибридного» интеллекта в настоящее время является проблемой. Однако реализация этого подхода при разработке и функционировании может дать ощутимые результаты — информационная система учета и контроля движения кадров на предприятии станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе должен оставаться ведущим звеном.а производственных предприятиях информационные системы являются важной структурной составляющей управление персоналом как персональное средство планирования, управления, обработки данных и принятия решений. Информационная система учета и контроля движения кадров на предприятии — это специализированная программа, которая имеет набор технических средств и программного обеспечения, ориентированного на конкретного специалиста — администратора по управлению персоналом.

В то же время к любой информационной системе можно предъявить и ряд общих требований, которые должны обеспечиваться при его создании, а именно [3]:

• непосредственное наличие средств обработки информации;
• возможность работы в диалоговом (интерактивном) режиме;
• выполнение основных требований эргономики: рациональное распределение функций между оператором, элементами комплекса информационных систем и окружающей средой, создание комфортных условий работы, удобство конструкций информационных систем, учет психологических факторов человека-оператора, привлекательность форм и цвета элементов ИС и др.;

• достаточно высокая производительность и надежность ПК, работающего в информационной системе;
• адекватное характеру решаемых задач программное обеспечение;
• максимальная степень автоматизации рутинных процессов;
• оптимальные условия для самообслуживания специалистов как операторов информационных систем;
• другие факторы, обеспечивающие максимальную комфортность и удовлетворенность специалиста использованием информационных систем, как рабочего инструмента.

Структура информационной системы учета и контроля движения кадров на предприятии включает совокупность подсистем — технической, информационной, программной и организационной.

Автоматизация учета кадров предприятия

... с элементами аналитической системы. В работе важное значение имеет постоянный оперативный контроль и учёт кадров коммерческой организации, что ... ограничены следующими локальными задачами; оперативный контроль и учёт кадров на предприятии; выдача справок и выходных документов ... учета и отчетности 1 КП-5 Юридический отдел 1 КП-6 Контрольно-ревизионный отдел 1 КП-7 Отдел информатики и автоматизации ...

К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в локальных базах данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относится и системы управления базами данных.

Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АИС. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также модули для работы с графической информацией.

Организационное обеспечение информационной системы учета и контроля движения кадров на предприятии имеет своей целью организацию их функционирования, развития, подготовки кадров.

Если устройство информационной системы учета и контроля движения кадров на предприятии достаточно сложно, а пользователь не имеет специальных навыков, возможно применение специальных обучающих средств, которые позволяют постепенно ввести пользователя в среду его основного автоматизированного рабочего места. При реализации функций информационной системы (т.е. собственно его функционировании) необходимы методики определения цели текущей деятельности, информационной потребности, всевозможных сценариев для описания процессов ее реализации.

Методика проектирования информационной системы не может не быть связанной с методикой его функционирования, так как функционирование развитого информационного продукта предусматривает возможность его развития самими пользователями. Языковые средства информационной системы являются реализацией методических средств с точки зрения конечного пользователя, а программные реализуют языковые средства пользователя и дают возможность конечному пользователю выполнять все необходимые действия.

Работа в информационной системе учета и контроля движения кадров на предприятии связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников.

Традиционно информация храниться на бумажных носителях.

При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении сотрудника.

Данная разработка способна существенно облегчить труд работника отдела кадров в выполнении его повседневных задач.

3 Перспективы развития мирового рынка информационных систем учета и контроля движения кадров на предприятии

В современной высококонкурентной бизнес-среде резко возросла потребность предприятий в высококвалифицированных сотрудниках. Усилился спрос руководства и кадровых служб предприятий на более специализированные данные о персонале, которые помогают лучше спланировать будущие потребности предприятий в персонале и реализовывать свои планы путем продуманного рекрутинга, назначения и сохранения в штате талантливых и высококвалифицированных сотрудников. Именно поэтому сегмент приложений учета и контроля движения кадров на предприятии является сейчас одним из наиболее быстро развивающихся на мировом рынке бизнес-приложений. По прогнозу IDC (отчет «2009: A Workforce Management Odyssey, Workforce Management Applications Market Forecast and Analysis, 2005-2009») объем мирового рынка приложений учета и контроля движения кадров на предприятии (workforce management application) должен увеличиться с $1,5 млрд. в 2005 г. до более чем $4 млрд. в 2009 г. (c ежегодными темпами роста в 29%).

Проектирование базы данных для информационной системы «Грузоперевозки»

... крупных предприятий актуальным является создание баз данных. Целью данной работы является проектирование базы данных для информационной системы "Грузоперевозки". В процессе разработки были поставлены следующие задачи: проанализировать предметную область, разработать концептуальную модель базы данных, разработать ...

Для сравнения, ежегодные темпы роста всего рынка бизнес-приложений составят лишь 15%. Доля приложений учета и контроля движения кадров на предприятии на мировом рынке бизнес-приложений увеличится с 1,8% в 2000 г. до 3,4% в 2004 г. (отчет «Workforce Management Applications in 2005: Overview and Vendor Strategies»).

По мнению IDC, в состав приложений учета и контроля движения кадров на предприятии входят транзакциональные и аналитические программные средства, которые должны помочь кадровым службам в найме, назначении и сохранении высококвалифицированных сотрудников [4].

Разработчики приложений по учету и контролю движения кадров на предприятии в настоящее время стремятся к быстрейшей их адаптации у заказчиков. По мнению аналитиков IDC, скорость адаптации WFM-приложений теперь более чем раньше, зависит от того, какие ресурсы их разработчики инвестируют в обучение пользователей и передачу им соответствующих знаний и навыков до и после продажи ПО. Прежде всего, производителям WFM-приложений необходимо убедить потребителей в выгоде их использования.

В общем контексте, Workforce Management (WFM) — это методология планирования рабочего времени сотрудников компании, которая является составляющей концепции управления персоналом (HRM).

В контексте информационных технологий, WFM представляет собой решение для автоматизации процесса управления рабочим временем персонала. Наибольшее распространение WFM-решения получили в Call Center/Contact Center, где основной целью их использования является повышение производительности за счет [2]:

• составление оптимального расписания работы операторов в соответствии с уровнем их квалификации, направлением специализации, а так же пожеланиями сотрудников;
• эффективного планирования численности персонала на основании анализа работы за предыдущие периоды времени;
• мониторинга работы операторов в режиме реального времени;
• создание комфортной рабочей среды для операторов и т.д.

Постоянный спрос потребителей на предложения ПО в сферах отслеживания кандидатов на вакансии, планирования и сохранения рабочего времени сотрудников, а также управления компенсациями для сотрудников будет способствовать появлению как новых поставщиков пакетов приложений учета и контроля движения кадров на предприятии, так и разработка новых однофункциональных приложений.

Существуют также оценки аналитиков, что в новых WFM-приложениях будут реализованы возможности управления расходами на персонал, учета рабочего времени персонала и управления его деятельностью. Позднее будут также адаптированы приложения по управлению навыками персонала, управления наймом группы сотрудников и др.

2. Анализ автоматизированных информационных систем учета и контроля движения кадров на предприятии

2.1 Анализ автоматизированной системы «TRIM-Персонал»

Компания АСК предлагает информационную систему учета и контроля движения кадров на предприятии TRIM-Персонал.

Разработка программного приложения с базой данных учёта видов отдыха

... данных, и в случае надобности делается отчет. Целью курсового проекта является разработка программного приложения в среде программирования Delphi 7 работающую с базой данных ... любой информации на работе. Задачами данной курсовой работы являются: Добавлять записи ... кадров» поиск по должностям; Сортировать данные по запросу «Отдел кадров» и «Список путевок»; Формировать отчеты; Выводить данные ...

Она входит в пакет программ TRIM и реализует функции работы с персональной информацией о работниках, нанятых по контракту для работы в фирме.

Основные функции программы [5]:

• формирование персональных учетных карточек работников;
• отслеживание контрактного статуса работника;
• управление сменами.

Основной единицей программы является персональная учетная карточка работника. В программе TRIM-Персонал, помимо вывода основного списка работников, предусмотрена возможность создания списков по таким характерным признакам как контракты и документы.

Документы и контракты, наряду с личной информацией о работнике, являются основой для формирования персональной учетной карточки, т.к. на основе этой информации строятся взаимоотношения фирмы и работника.

За время своего существования контракт в системе TRIM-Персонал проходит 4 стадии: оформление; подписание; открытие; завершение.

В системе TRIM-Персонал при оформлении нового работника на работу (то есть, оформлении его учетной карточки) предоставляется также возможность создавать более одного контракта.

Справочники служат для создания и ведения списков типовых документов, необходимых для формирования учетных карточек персонала. Администратор ведет несколько основных типов справочников.

Например, «Справочник типов документов», который содержит все основные типы квалификационных, медицинских и других документов, формирующих учетную карточку работника; «Справочник видов образования» и т.д.

2 Анализ автоматизированной системы «Персонал-2000»

Компания Центр информационных технологий Телеком-Сервис продвигает программный комплекс по учету и контролю движения кадров на предприятии «Персонал-2000», предназначенную для применения в средних и крупных предприятиях и организациях. Комплекс разработан для использования в рамках единой корпоративной информационной системы, построенной в архитектуре «клиент-сервер» на базе технологий UNIX, Oracle и Microsoft. Основные функциональные возможности комплекса [5]:

• хранение штатных расписаний и должностных инструкций организации;
• ведение учета вакансий в организации;
• учет и хранение личных дел сотрудников организации и претендентов на вакансии (персональные данные, образование, предыдущие места работы, навыки и умения, знание языков и т.п.);

• хранение резюме кандидатов на вакансии;
• учет и хранение результатов оценки кандидатов;
• формирование отчетов по персоналу, в том числе отчетов по запросу пользователя;

— хранение полностью настраиваемой структуры оплаты труда в организации для поддержки принятия решений по стимулированию сотрудников (возможно определение произвольных дополнительных выплат сотрудникам и должностным лицам организации).

2.3 Анализ зарубежных систем учета и контроля движения кадров на предприятии

Подавляющее большинство комплексных корпоративных информационных систем корпоративных информационных систем (КИС) зарубежной разработки (впрочем, как и почти все отечественные КИС) построены по модульному принципу и имеют в своем составе модуль по учету и контролю движения кадров на предприятии , реализующий автоматизированное управление кадрами (нередко управление кадрами объединено также с расчетом зарплаты).

Можно назвать такие известные в мире системы, имеющие в своем составе Human Resources (HR) модули, как SAP R/3, Baan, Oracle Applications и др. Существуют и автономные программные пакеты по учету и контролю движения кадров на предприятии, одним из примеров которых является ПО Renaissance CS Human Resources.

В общем случае принято считать, что ощутимый эффект от внедрения HR-систем заметен, когда численность персонала предприятия превышает 1000 человек. Западными разработчиками КИС утверждается, что внедрение HR-модулей позволит предприятию получить организационные, экономические и социальные эффекты (следует отметить, что эти эффекты присущи всем современным информационным системам учета и контроля движения кадров на предприятии, в том числе и наиболее продвинутым отечественным HR-системам).

Организационные эффекты заключаются в следующем [5]:

• сокращение времени принятия решений на всех уровнях управления предприятием;
• повышение качества кадровых решений;
• оперативности подготовки отчетности для органов государственного управления в соответствии с законодательными и нормативными требованиями.

В свою очередь, влияние экономических эффектов от внедрения HR-модулей позволяет:

• снизить затраты на управление персоналом;
• повысить производительность труда персонала;
• оптимально использовать профессиональные качества конкретного сотрудника предприятия.

Социальный эффект от внедрения HR-модулей состоит в следующем:

• в персональном учете пенсионных накоплений сотрудников предприятия;
• ведение полной индивидуальной трудовой истории персонала предприятия;
• подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее перспективных сотрудников предприятия.

Безусловно, западные разработчики вложили в создание данных НR-модулей огромные человеческие и материальные ресурсы, а также накопили опыт их внедрения на сотнях и тысячах зарубежных предприятий. В то же время, существуют определенные ограничения для распространения этих модулей на предприятиях (не принимая во внимание такие факторы, когда собственниками предприятия являются западные инвесторы, а внедряемая система принята в качестве корпоративного стандарта).

Основными из этих ограничений являются:

• высокая цена внедрения и поддержки (например, стоимость расчета зарплаты для одного сотрудника предприятия может достигать нескольких тысяч долларов);
• функциональная избыточность (например, данные HR-модули включают такие невостребованные пока на российских предприятиях функции, как индивидуальное планирование служебного роста сотрудника предприятия;
• отображение долгосрочных тенденций в потенциале сотрудника;
• учет снижения квалификации сотрудника (в зависимости от продолжительности его перерыва в работе по специальности), влияющий на размер его зарплаты;
• планирование мероприятий по повышению квалификации персонала с заблаговременным резервированием помещений и др.);

• недостаточная скорость адаптации к динамически изменяющемуся казахстанскому законодательству (особенно, налоговому);
• в некоторых случаях, недостаточная полнота локализации интерфейсов.

Тем не менее, в настоящее время зарегистрировано немалое число внедрений (достигающее десятков) HR-систем западной разработки на крупных предприятиях нашего отечества. Ниже будет кратко рассмотрена одна из таких систем.

4 Анализ автоматизированной системы «SAP Human Resources Management System»

Информационные системы учета и контроля движения кадров на предприятии разработки компании SAP достаточно широко распространены в мире. В частности, только систему SAP Human Resources в настоящее время используют более 5000 компаний (в более чем 35 странах мира) с общим числом сотрудников более 4,6 млн.. В состав КИС SAP R/3 (также разработка компании SAP) входит модуль по учету и контролю движения кадров на предприятии SAP Human Resources Management System (SAP HR), содержащий следующие основные компоненты [4]:

Администрирование персонала и расчет зарплаты:

• основные данные;
• управление данными кандидатов;
• управление основными данными;
• расчет заработной платы и окладов;
• командировочные расходы.

Планирование и профессиональный рост персонала:

• организация и планирование;
• описание рабочего времени и штатного расписания;
• квалификации и квалификационные требования;
• планирование карьеры и замещения должностей преемниками;
• планирование расходов на содержание персонала;
• планирование использования персонала;
• планирование рабочего времени.

Информационные системы учета и контроля движения кадров на предприятии SAP HR предназначена для применения на средних и крупных предприятиях. Модульная структура системы позволяет внедрять ее поэтапно. В SAP HR реализованы единые система отчетов и дружественный графический интерфейс пользователя. Кроме того, в SAP HR возможна связь с общими организационно-экономическими функциями (например, результаты расчета зарплаты сразу же передаются в бухгалтерию).

Достоинством системы SAP HR является возможность ее интеграции с различными приложениями для настольных ПК (MS Word, MS Excel и др.).

Помимо этого, в SAP HR реализованы такие современные технологии, как:

• возможность размещения вакансий в Интернет. После заполнения анкеты претендентами, данные кандидатов переносятся непосредственно в модуль «Управление данными кандидатов» SAP HR. С помощью каталога «Кто есть кто» сотрудники предприятия могут в любое время найти необходимое им контактное лицо, а с помощью приложения «SAP Самообслуживание сотрудника» они могут самостоятельно просматривать свои персональные данные и корректировать их (например, изменять адрес места жительства);

• управление потоками бизнес — операций, поддерживающее целенаправленную поэтапную передачу информации в интегрированной среде без многократного ввода данных, анализ и отслеживание статуса обработки информации, наглядное и соответствующее рабочему месту представление открытых и подлежащих выполнению действий. Объединение отдельных функций в единые процессы позволяет оптимизировать расходы на координацию действий, а также сократить временные затраты на выполнение операций;

• связь с платежными системами расчета по кредитным картам (например, в рамках управления данными по командировкам) и др.

3. Описание программы

1 Общие сведения

Информационная система учета и контроля движения кадров на предприятии предназначена для ввода и вывода данных о сотруднике на предприятии. Справочник данной программы является структурой базы данных ACCESS. Для работы данной программы необходимо выполнить установку.

В данной программе представлен большой выбор функций, используя которые можно осуществлять множество различных операций. Также, в программе предусмотрена сетевая модель. Авторизация программы осуществляется путем ввода уже существующего логина и пароля.

Программа написана на Borland Delphi 7 и состоит из 24 модулей (они же являются формами).

В папке с программой, в случае отсутствия, автоматически создается конфигурационный файл, из которого берется строка соединения с базой данных.

Меню программы:

• Информация о предприятии;
• Сотрудники;
• Справочники;
• Поиск;
• Отчеты;
• Статистика и сервис;
• Пользователи;
• Выход.

База данных программы состоит из 12 таблиц и 15 различных запросов к этим таблицам. Из 12 таблицы 7 являются справочниками. Структурами для более удобного ввода стандартных полей с возможностью автоматического выбора из таблицы-справочника (Рис. 3.1).

Сотрудники:

• Данные сотрудников;
• Данные вакансий;
• Данные уволенных;

Справочники:

• Общая информация;
• Образование;
• Семья;
• Воинский учет;
• Персонал;
• Операции;
• Отделы;

Рис. 3.1 Структурами меню программы

3.2 Функциональное назначение

Сетевая направленность информационной системы учета и контроля движения кадров на предприятии способствует разграничению задач, выполняемых работниками отдела кадров и выполнении этих задач одновременно на разных персональных компьютерах (Рис. 3.2).

Рис. 3.2 Структурами меню программы

Есть возможность создания пользователей с ограниченными правами. Работа под такими пользователями не позволяет изменять данные справочников, приказов, личной информации о сотрудниках. Все изменения о пользователях и правах их доступа доступны через меню во время работы с программой, ведется исключительно под учетной записью «Администратор».

Строка соединения с базой данных находится в блокноте «Parametrs.ini» и может быть изменена под любой конкретный случай.

Функции программы позволяют в удобной форме вести учёт сотрудников предприятия, а также тех лиц, которые либо еще не работали на предприятии и являются кандидатами на вакансии, либо уже отработали и по каким-либо причинам в данный момент являются уволенными.

В программе имеется функция создания и редактирования карточки сотрудников по учету и ведению всех операций, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, командировка, перевод на другую должность, увольнение.

Все операции «привязываются» и становятся частью приказов. К каждому приказу со всеми операциями, которые являются его частью, можно применить процедуру автоматического создания документа, который сгенерирует текст приказа с перечнем всех операций. Текст пригоден для небольшой корректировки, после которой его можно отправить на печать.

3 Описание логической структуры

Перед началом использования программы, необходимо провести процесс инициализации данных, который можно разбить на несколько этапов:

1. Заполнение информации об организации.

Структура в базе данных предусматривает хранение следующих данных для общего описания организации:

• наименование организации;
• полное наименование организации;
• код РНН;
• код БИК;
• адрес организации.

Функция редактирования этих данных доступна только пользователю «Администратор».

• Создание штатных единиц.

При создании штатных единиц организации необходимо кроме наименования единицы и указания всех ее параметров (категория персонала, должность, оклад и т.д.), также указать приказ, к которому будет привязана данная операция. Функция доступна как пользователю «Администратор», так и обычному сотруднику.

• Создание и заполнение данных претендентов и работников.

Создание информации о претенденте на работу состоит из 2-х этапов. На первом этапе указывается только основная информация (ФИО, дата рождения, пол, гражданство, национальность, документ удостоверяющий личность и пр.).

Второй этап начинается после сохранения данных в первом этапе и последующим вызовом карточки сотрудника на редактирование. После этого открываются новые поля, пригодные для заполнения в удобной для оператора форме.

Операция приема на работу (а в последствии и другие) выполняется после вызова на редактирование карточки претендента на работу, через соответствующие элементы управления. Кроме операции приема на работу к сотруднику можно применить операцию предоставления отпуска. Если сотрудник не работает в организации, то процедура предоставления отпуска завершится сообщением о том, что предоставление отпуска может быть применено только лицам, работающим в организации. Аналогичным сообщением закончится операция увольнения, которая также не может быть применена к сотруднику, неработающему в организации.

При запуске, прежде чем показать окно аутентификации пользователя информационной системы учета и контроля движения кадров на предприятии, программа проверяет наличие файла «Parametrs.ini» в котором хранится информация о способе соединения с базой данных и паролем к ней. В случае если файл не был найден или в этом конфигурационном файле отсутствуют параметры о способе соединения или пароле, то эти значения программа заменяет значениями по умолчанию.

Однако хранить пароль к базе данных в конфигурационном файле это противоречит политике безопасности. Любой пользователь, открывший файл с конфигурацией в любом текстовом редакторе, может найти строчку, где прописан пароль, запомнить и, сохранив базу на локальный компьютер и введя этот пароль, просмотреть таблицы в поисках информации, которая может быть применена в корыстных целях. Поэтому пароль хранится не в явном виде, а в зашифрованном.

Зашифрованный пароль сохраняется в базе данных. Но происходит это только после того, как пользователь «Администратор» выйдет из программы, нажав «Выход». То есть в случае, если какие-либо изменения произойдут и потребуют изменить строку соединения либо пароль, то при выходе из этого окна будет создан, либо перезаписан конфигурационный файл с учетом новых данных.

4 Используемые технические и программные средства

Реализация дипломного проекта проводится в системе программирования Borland Delphi 7, располагающей широкими возможностями по созданию приложений баз данных. Уже с более ранних версии система Delphi снабжена необходимым набором драйверов для доступа к самым известным форматам баз данных, удобными и развитыми средствами для доступа к информации, расположенной как на локальном диске, так и на удаленном сервере. В поставку продукта входит большое количество коллекций визуальных компонент для построения, отображаемых на экране окон, что необходимо для создания удобного интерфейса между пользователем и исполняемым кодом.

Поскольку использование баз данных является одним из краеугольных камней, на которых построено существование различных организаций, пристальное внимание разработчиков приложений баз данных вызывают инструменты, при помощи которых такие приложения можно было бы создавать. Выдвигаемые к ним требования в общем виде можно сформулировать как: «быстрота, простота, эффективность, надежность» [7].

Среди большого разнообразия продуктов для разработки приложений delphi занимает одно из ведущих мест. Delphi отдают предпочтение разработчики с разным стажем, привычками, профессиональными интересами. С помощью Delphi написано колоссальное количество приложений, десятки фирм и тысячи программистов-одиночек разрабатывают для Delphi дополнительные компоненты.

В основе такой общепризнанной популярности лежит тот факт, что Delphi, как никакая другая система программирования, удовлетворяет изложенным выше требованиям. Действительно, приложения с помощью Delphi разрабатываются быстро, причем взаимодействие разработчика с интерактивной средой Delphi не вызывает внутреннего отторжения, а наоборот, оставляет ощущение комфорта. Delphi-приложения эффективны, если разработчик соблюдает определенные правила (и часто — если не соблюдает).

Эти приложения надежны и при эксплуатации обладают предсказуемым поведением.сt Manager — это отдельное окно, где перечисляются модули и формы, составляющие проект. При каждом модуле указывается маршрут к каталогу, в котором находится исходный текст. Жирным шрифтом выделяются измененные, но еще не сохраненные части проекта. В верхней части окна имеется набор кнопок: добавить, удалить, показать исходный текст, показать форму, задать опции и синхронизировать содержимое окна с текстом файла проекта, т.е. с головной программой на языке Pascal.

Опции, включая режимы компиляции, задаются для всего проекта в целом. В этом отношении традиционные make-файлы, используемые в компиляторах языка C, значительно более гибки.

Компиляторы языка Pascal компании Borland никогда не заставляли пользователя подолгу ждать результатов компиляции. Производители утверждают, что на сегодня данный компилятор — самый быстрый в мире. Компилятор, встроенный в Delphi позволяет обрабатывать до 390 тыс. строк исходного текста в минуту на машине Pentium-100. Он предлагает легкость разработки и быстрое время проверки готового программного блока, характерного для языков четвертого поколения (4GL) и в то же время обеспечивает качество кода, характерного для компилятора 3GL.

Объектно-ориентированный подход в новой версии языка получил значительное развитие. Перечислим основные новшества [8]:

введено понятие класса.

реализованы методы классов, аналогичные статическим методам C++. Они оперируют не экземпляром класса, а самим классом.

механизм инкапсуляции во многом усовершенствован. Введены защищенные поля и методы, которые, подобно приватным, не видны извне, но отличаются от них тем, что доступны из методов класса- наследника.

введена обработка исключительных ситуаций. В Delphi это устроено в стиле С++. Исключения представлены в виде объектов, содержащих специфическую информацию о соответствующей ошибке (тип и место- нахождение ошибки).

Разработчик может оставить обработку ошибки, существовавшую по умолчанию, или написать свой собственный обработчик. Обработка исключений реализована в виде exception-handling blocks (также еще называется protected blocks), которые устанавливаются ключевыми словами try и end. Существуют два типа таких блоков: try…except и try…finally.

появилось несколько удобных синтаксических конструкций, в числе которых преобразование типа объекта с контролем корректности (в случае неудачи инициируется исключение) и проверка объекта на принадлежность классу.

Ссылки на классы придают дополнительный уровень гибкости, так, когда вы хотите динамически создавать объекты, чьи типы могут быть известны только во время выполнения кода. К примеру, ссылки на классы используются при формировании пользователем документа из разного типа объектов, где пользователь набирает нужные объекты из меню или палитры. Собственно, эта технология использовалась и при построении Delphi.

введено средство, известное как механизм делегирования. Под делегированием понимается то, что некий объект может предоставить другому объекту отвечать на некоторые события. Он используется в Delphi для упрощения программирования событийно-ориентированных частей программ, т. е. пользовательского интерфейса и всевозможных процедур, запускаемых в ответ на манипуляции с базой данных.

После того как Borland внесла перечисленные изменения, получился мощный объектно-ориентированный язык, сопоставимый по своим возможностям с C++. Платой за новые функции стало значительное повышение требований к профессиональной подготовке программиста.

Язык программирования Delphi базируется на Borland Object Pascal.

Кроме того, Delphi поддерживает такие низкоуровневые особенности, как подклассы элементов управления Windows, перекрытие цикла обработки сообщений Windows, использование встроенного ассемблера.

В стандартную поставку Delphi входят основные объекты, которые образуют удачно подобранную иерархию из 270 базовых классов. На Delphi можно одинаково хорошо писать как приложения к корпоративным базам данных, так и, к примеру, игровые программы. Во многом это объясняется тем, что традиционно в среде Windows было достаточно сложно реализовывать пользовательский интерфейс. Событийная модель в Windows всегда была сложна для понимания и отладки. Но именно разработка интерфейса в Delphi является самой простой задачей для программиста.

Благодаря такой возможности приложения, изготовленные при помощи Delphi, работают надежно и устойчиво. Delphi поддерживает использование уже существующих объектов, включая DLL, написанные на С и С++, OLE сервера, VBX, объекты, созданные при помощи Delphi. Из готовых компонент работающие приложения собираются очень быстро. Кроме того, поскольку Delphi имеет полностью объектную ориентацию, разработчики могут создавать свои повторно используемые объекты для того, чтобы уменьшить затараты на разработку.предлагает разработчикам — как в составе команды, так и индивидуальным — открытую архитектуру, позволяющую добавлять компоненты, где бы они ни были изготовлены, и оперировать этими вновь введенными компонентами в визуальном построителе. Разработчики могут добавлять CASE-инструменты, кодовые генераторы, а также авторские help’ы, доступные через меню Delphi.

Ключевой особенностью Delphi является возможность не только использовать визуальные компоненты для строительства приложений, но и создание новых компонент. Такая возможность позволяет разработчикам не переходить в другую среду разработки, а наоборот, встраивать новые инструменты в существующую среду. Кроме того, можно улучшить или полностью заменить существующие по умолчанию в Delphi компоненты.

Здесь следует отметить, что обычных ограничений, присущих средам визуальной разработки, в Delphi нет. Сам Delphi написан при помощи Delphi, что говорит об отсутствии таких ограничений.

Классы объектов построены в виде иерархии, состоящей из абстрактных, промежуточных, и готовых компонент. Разработчик может пользоваться готовыми компонентами, создавать собственные на основе абстрактных или промежуточных, а также создавать собственные объекты.

Формы — это объекты, в которые помещаются другие объекты для создания пользовательского интерфейса любого приложения. Модули состоят из кода, который реализует функционирование приложения, обработчики событий для форм и их компонент.

Информация о формах хранится в двух типах файлов — .dfm и .pas, причем первый тип файла — двоичный — хранит образ формы и ее свойства, второй тип описывает функционирование обработчиков событий и поведение компонент. Оба файла автоматически синхронизируются Delphi, так что если добавить новую форму проект, связанный с ним файл .pas автоматически будет создан, и его имя будет добавлено в проект.

Визуальный построитель интерфейсов (Visual User-interface builder) дает возможность быстро создавать клиент-серверные приложения визуально, просто выбирая компоненты из соответствующей палитры. В процессе построения приложения разработчик выбирает из палитры компонент готовые компоненты как художник, делающий крупные мазки кистью. Еще до компиляции он видит результаты своей работы — после подключения к источнику данных их можно видеть отображенными на форме, можно перемещаться по данным, представлять их в том или ином виде [9].

Библиотека объектов содержит набор визуальных компонент, значительно упрощающих разработку приложений для СУБД с архитектурой клиент-сервер. Объекты инкапсулируют в себя нижний уровень — Borland Database Engine.

Предусмотрены специальные наборы компонент, отвечающих за доступ к данным, и компонент, отображающих данные. Компоненты доступа к данным позволяют осуществлять соединения с БД, производить выборку, копирование данных, и т.п.

Компоненты визуализации данных позволяют отображать данные виде таблиц, полей, списков. Отображаемые данные могут быть текстового, графического или произвольного формата.

Объекты БД в Delphi основаны на SQL и включают в себя полную мощь Borland Database Engine. В состав Delphi также включен Borland SQL Link, поэтому доступ к СУБД Oracle, Sybase, Informix и InterBase происходит с высокой эффективностью. Кроме того, Delphi включает в себя локальный сервер Interbase для того, чтобы можно было разработать расширяемые на любые внешние SQL-сервера приложения в офлайновом режиме. Разработчик в среде Delphi, проектирующий информационную систему для локальной машины (к примеру, небольшую систему учета медицинских карточек для одного компьютера), может использовать для хранения информации файлы формата .dbf (как в dBase или Clipper) или .db (Paradox).

Если же он будет использовать локальный InterBase for Windows 4.0 (это локальный SQL-сервер, входящий в поставку), то его приложение безо всяких изменений будет работать и в составе большой системы с архитектурой клиент-сервер [10].

Инспектор объектов. Этот инструмент представляет из себя отдельное окно, где вы можете в период проектирования программы устанавливать значения свойств и событий объектов (Properties & Events).

Менеджер проектов. Дает возможность разработчику просмотреть все модули в соответствующем проекте и снабжает удобным механизмом для управления проектами. Менеджер проектов показывает имена файлов, время/дату выбранных форм и пр. Можно немедленно попась в текст или форму, просто щелкнув мышкой на соответствующее имя.

Навигатор объектов. Показывает библиотеку доступных объектов и осуществляет навигацию по приложению. Можно посмотреть иерархию объектов, перекомпилированные модули в библиотеке, список глобальных имен вашего кода.

Дизайнер меню. Можно создавать меню, сохранить созданные в виде шаблонов и затем использовать в их в любом приложении.

Эксперты. Это набор инструментальных программ, облегчающих проектирование и настройку Ваших приложений. Есть возможность подключать самостоятельно разработанные эксперты. Потенциально это та возможность, при помощи которой третьи фирмы могут расширять Delphi CASE-инструментами, разработанными специально для Delphi. Включает в себя:

• эксперт форм, работающих с базами данных;
• эксперт стилей и шаблонов приложений;
• эксперт шаблонов форм;
• В состав RAD Pack входит эксперт для преобразования ресурсов, изготовленных в Borland Pascal 7.0, в формы Delphi.

Уже появились эксперты, облегчающие построение DLL и даже написание собственных экспертов.

Краткая характеристика Microsoft AccessAccess является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте — там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений [11].

Функциональные возможности MS Access

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Таблица — это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах — в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных.

Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.

Запрос — объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

Есть еще один способ создания запроса, который встроен в конструктор, — это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.

Форма — это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами — в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

Отчёт — объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка).Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов. Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором.

Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса.

Какие возможности предоставляет Access в функциональном плане.

• Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами:
• вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена);
• вручную в поля формы;
• прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC);

• программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA.

Последний способ обладает наибольшей гибкостью и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный в реализации и требует определенного уровня знаний программирования.

• Изменение данных. Редактирование возможно следующими способами:
• вручную прямо в таблице;
• в полях форм;
• в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД;
• программным методом.
• Вывод данных. Здесь Access предоставляет такие возможности:
• вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов;
• экспорт в другие форматы данных (те же, что при импорте);
• вывод на печать, в основном в виде отчетов;
• вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети;
• программный экспорт и вывод информации.

Область использования MS Access:

• применение в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.);

• при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий);
• в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот);
• в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т.

п.);

— в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях. Например, один из лидеров среди геоинформационных систем — ArcGis, создает и использует файлы MDB в качестве «персональной геобазы», то есть хранилища данных, где не требуется одновременное многопользовательское редактирование.

Это сферы использования СУБД Microsoft Access, хотя их конкретных реализаций может быть неизмеримо много, как и областей применения информационных технологий в целом [12].

5 Интерфейс программы

После инсталляции программного продукта, в строке меню будет доступен ярлык «Отдел Кадров», запуск которого приводит к началу выполнения программы.

При запуске программы «Отдел Кадров» появится окно аутентификации (проверка имени и пароля пользователя программы).

Данное окно служит для идентификации пользователя программы в целях предоставления ему определенных прав в работе с программой. После первой установки программы имеется только один пользователь — «Администратор». Он является полноправным владельцем всех данных, с которыми может взаимодействовать программа. У этого пользователя нет ограничений на ввод, корректировку и удаление данных словарей (списки данных связанных единым логическим смыслом), штатных единиц, приказов и т.д. Пользователь «Администратор» может в определенном пункте меню программы создавать дополнительных пользователей и пароли для них. Смысл создания дополнительных пользователей — ограничение доступа к программе. Таким образом, можно создать дополнительного пользователя, который будет иметь право добавлять или редактировать штатные единицы на предприятии.

Окно аутентификации (Рис. 3.3) имеет следующий вид.

Рис. 3.3 Аутентификация

База данных ограничена от несанкционированного просмотра паролем. При входе в программу под учетной записью «Администратор», необходимо указать этот пароль. При первоначальной установке с чистой базой, пароль для запуска будет «111» (три цифры один).

В случае указания неверного пароля программа завершится сообщением «Неверный пароль» (Рис. 3.4).

Рис. 3.4 Ошибка аутентификации

В случае вода корректного пароля, программа начнёт свою работу. В центре рабочего стола вы увидите следующее окно программы, являющееся основным (Рис. 3.5).

Меню программы содержит информацию об организации. При открытии окна «Организация», появляется окно с основными характеристиками организации (Рис. 3.6).

Рис. 3.6 Организация

В пункте меню «Сотрудники», предоставлены данные о сотрудниках, их дата рождения, пол, место жительства и т.д. (Рис. 3.7).

Рис. 3.7 Сотрудники

Справочники созданы, прежде всего, для упрощения ввода информации при заполнении тех или иных структур. В основном это данные работника или претендента на должность. При использовании справочников, появляется возможность выбирать данные из списка, а не вводить в каждом поле информацию о сотрудниках. С использованием справочников ввод информации делается единожды, а в последствии ее выбор производится из сформированных таким образом списков (Рис. 3.8).

Рис. 3.8 Справочники

Интерфейс окна для всех справочников одинаков и позволяет производить три стандартных действия: добавление, изменение введенного наименования, удаление записи и вывод справочника на печать.

Следует отметить, что если изменить в каком либо справочнике наименование, то эта запись будет изменена во всех местах программы, где она встречается. Так, например, пользователь допустил грамматическую ошибку при вводе в справочник национальностей и ввел «русский» пропустив одну букву «с». После чего при формировании списка претендентов на вакансии пользователь для графы национальность выбирал из справочника выше обозначенное наименование. После того, как пользователь обнаружил ошибку, то для ее исправления достаточно только изменить наименование в справочнике. Для всех пользователей, к которым была применена ошибочная запись, изменения произойдут автоматически. Это достигается путем продуманной структуры базы для хранения всей информации. Так в структуре, описывающей работника (или претендента), хранится не строковое значение, например национальности, а ссылка на таблицу, содержащую список национальностей, на уникальный номер записи в этой таблицы.

Меню «Поиск». Меню «Поиск» предназначено для поиска сотрудников по ФИО (Рис.3.9).

Рис. 3.9 Меню «Поиск»

При нажатии кнопки «Найти», открывается личное дело сотрудника. При нажатии кнопки «Расширенный поиск», открывается окно поиска, где можно выбрать существующий параметр и с помощью него найти данного сотрудника (Рис. 3.10).

Рис. 3.10 Расширенный поиск

Отчеты. В данном разделе представлены различные вариации отчетов по формированию данных о возрасте сотрудников, премии сотрудников и т.д. (Рис. 3.11).

Рис. 3.11 Отчеты

При каждом запросе, формируется отчет в Microsoft Excel (Рис. 3.12).

Рис. 3.12 Отчет «Новые сотрудники за период»

При нажатии на команду в пункте меню «Статистика и сервис», появляется следующее окно, где предоставляется выбор следующих действий: Статистика работы с программой и Очистка базы данных (Рис. 3.13).

Рис. 3.13 Статистика и сервис

При выборе «Статистика работы с программой» открывается статистика работы с программой: дата, вход, выход, время работы, пользователи (Рис. 3.14).

Рис. 3.14 Статистика работы с программой

Список пользователей программы содержат средства для формирования списка дополнительных пользователей программы и назначения им логинов и паролей. В правой части окна присутствуют элементы для фильтрации данных. Так можно показать только работников определенной группы, должности, даты рождения в различных вариациях. Доступ к просмотру и изменения информации о сотрудниках, доступна только пользователю под учетной записью «Администратор» (Рис. 3.15).

Рис. 3.15 Пользователи

При добавлении пользователя, открывается дополнительное окно, где присваивается имя, пароль и группа (Рис. 3.16).

Рис. 3.16 Действие «Добавить»

При удалении пользователя, в поле «Логин» и «Пароль» указываются данные пользователя, которого необходимо удалить (Рис. 3.17).

Рис. 3.17 Действие «Удалить»

Пароль к базе данных (он же пароль для пользователя «Администратор») может быть изменен, если будет принято решение изменить пароль на открытие файла с базой данных средствами программы оболочки Microsoft Access. Причиной принятия такого решения может быть повышения безопасности базы данных.

При изменении, указываются логин пользователя, старый пароль и новый пароль (Рис. 3.18).

Рис. 3.18 Действие «Изменить»

В случае если пароль будет утерян, то получить доступ к базе необходимый для запуска программы, не может быть получен. Программа не запустится.

В пункте меню присутствует команда «Выход», после выполнения, которой происходит, непосредственно, выход из программы (Рис. 3.19).

Рис. 3.19 Выход

Окно Вакансии содержит элементы для добавления информации о новых претендентах на вакансии организации, а так же список сотрудников, которые не работают в организации (Рис. 3.20).

Рис. 3.20 Вакансии

При выборе команды «Добавить сотрудника\штатную единицу», откроется окно с выбором новых команд: «Добавить на вакантную должность» и «Добавить на новую должность» (Рис. 3.21).