Развитие библиотечной деятельности неразделимо с внедрением передовых технологий и процессов с целью обеспечения наиболее качественного обслуживания читателей. Внедрение автоматизированных информационных систем – это не только тенденция времени, но и хорошая база для увеличения производительности и качества труда сотрудников библиотеки, эффективный способ своевременного обеспечения читателей необходимыми им данными и информацией.
Темой данной выпускной квалификационной работы является внедрение информационной системы библиотеки.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является библиотека филиала Сибирского государственного университета путей сообщения (СГУПС) в г. Новоалтайске.
Предметом являются технологии проектирования, разработки и внедрения информационных систем для библиотек образовательных учреждений.
Целью квалификационной работы является внедрение информационной системы, автоматизирующей часть бизнес-процессов библиотеки филиала «СГУПС» в г. Новоалтайск на платформе 1С:Предприятие 8.3.
Задачи работы:
- рассмотреть библиотеку как объект автоматизации;
- провести обзор существующих типовых решений информационных систем для поддержки деятельности библиотек;
- провести анализ деятельности библиотеки филиала «СГУПС» в г. Новоалтайске;
- выполнить постановку задачи;
- выполнить проектирование информационной системы библиотеки;
- осуществить реализацию информационной системы библиотеки;
- выполнить внедрение информационной системы библиотеки.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех частей, заключения, списка использованной литературы и приложений.
Во введении обоснована актуальность, определены объект, предмет, цель и задачи работы.
В первой части рассмотрены теоретические основы деятельности библиотеки; выполнен обзор типовых информационных систем, используемых в библиотечном деле; библиотека была рассмотрена как объект автоматизации.
Во второй части рассмотрены особенности организации деятельности филиала «СГУПС» и его библиотеки, выявлены первичные требования к информационной системе для постановки задачи.
В третьей части описано проектирование информационной системы, реализация и внедрение системы. Представлена диаграмма Ганта.
Список использованных источников и литературы состоит из тридцати восьми источников.
1 СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В
БИБЛИОТЕЧНОМ ДЕЛЕ
1.1 Организация деятельности библиотеки
Внедрение автоматизированной системы торговой деятельности для ...
... работы с физическими лицами, что требует не только пересмотра механизмов управления, но и предъявляет более высокие требования к информационному обеспечению. Рассмотрим преимущества разработки собственной системы управления торговой деятельностью: ...
Библиотека (в переводе с греческого – книга + хранилище, вместилище, ящик) – это учреждение, собирающее и хранящее произведения печати и письменности для общественного пользования, а также осуществляющее справочно-библиографическую работу [32].
В юридическом смысле под библиотекой принято понимать информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом тиражированных документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам [34].
Основные понятия:
Библиотекарь – это сотрудник библиотеки, имеющий специальное библиотечное образование, выполняющий ряд библиотечных профессиональных операций, таких как: выдача и возврат книг, ведение картотеки читателей и другие.
Библиотечное дело – это направление образовательной, культурнопросветительской и информационной деятельности, в состав задач которой входят:
- o создание и развитие сети библиотек;
- o формирование, комплектование и обработка фондов библиотек;
- o организация библиотечного, информационного, а также справочно-библиографического обслуживания пользователей библиотек;
- o подготовка кадров сотрудников библиотек;
- o обеспечение научным и методическим развитием библиотек.
Библиотечная деятельность даёт основу для реализации творческой и другой интеллектуальной деятельности человека.
Документ. Обычный пользователь библиотеки, в основном, знаком лишь с той частью информации, которая определенным образом структурирована и материализована. Документ является наиболее распространенной формой материализации. В качестве материального объекта может выступать: бумага, лазерный диск, пергамен, глиняная табличка и т.п., содержащие закрепленную на них информацию и предназначенные для ее хранения и передачи.
Информация. Существует множество определений этого понятия, это объяснено недостаточной изученностью феномена информации. В широком и юридическом смысле информацию можно определить, как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [13].
Читатель библиотеки (абонент, пользователь, потребитель информации) – это лицо, получающее библиотечные услуги на основании официальной записи в установленных документах. Ключевой смысл этого понятия для библиотековедения заключается в том, что читатель представляет собой главный объект деятельности любой библиотеки. Работа всех библиотек подчинена задачам его обслуживания [13].
При рассмотрении библиотеки как системы, можно выделить следующие подсистемы: библиотечный фонд (БФ), контингент абонентов (КА), библиотечный персонал (БП) и материально-техническая база (МТБ).
Такого мнения придерживаются многие специалисты библиотечнобиблиографической деятельности [13].
В соответствии с порядком учреждения и формами собственности выделяются следующие основные виды библиотек:
- Государственные библиотеки, учрежденные органами государственной власти, в том числе: федеральные библиотеки;
- библиотеки субъектов Федерации;
- библиотеки министерств и иных федеральных органов исполнительной власти;
- муниципальные библиотеки, учрежденные органами местного самоуправления;
- библиотеки Российской академии наук, других академий, научноисследовательских институтов, образовательных учреждений;
- библиотеки предприятий, учреждений, организаций;
- библиотеки общественных объединений;
- частные библиотеки;
- библиотеки, учрежденные иностранными юридическими и физическими лицами, а также международными организациями в соответствии с международными договорами РФ [32].
Существует три основных направления деятельности любой библиотеки:
Проектирование информационной системы «Библиотека»
... работы любой библиотеки являются: комплектование и организация книжного фонда; обслуживание читателей. Комплектование фондов библиотеки состоит ... деятельности организации для возможного улучшения и оптимизации методов работы. В курсовой работе используется инструментальное средство для моделирования BPwin и ERwin. Целью данной курсовой работы является моделирование информационной системы библиотеки, ...
- Комплектование книжного фонда;
- организация книжного фонда;
- обслуживание читателей.
Комплектование (формирование) фондов библиотеки заключается в выявлении необходимых библиотеке изданий и приобретения их. Уровень обслуживания читателей значительно зависит от своевременности и полноты формирования библиотеки [15].
Организация книжного фонда занимается вопросами учета, расстановки, хранения литературы и предоставления ее читателю. Грамотная организация фонда облегчит читателю пользование литературой, а библиотекарю позволит удовлетворять читательским требованиям более оперативно и качественно, а также обеспечит сохранность фондов как общественной собственности [15].
Деятельность библиотек по обслуживанию читателей происходит в 2-х основных формах. Читательский абонемент предоставляет пользователю право на получение печатного издания из библиотеки на определённый срок в своё полное распоряжение. Во втором случае читатель может ознакомиться с книгой только в специально-отведённом помещении библиотеки – читальном зале. Часть библиотек работает только в форме абонемента, либо только в форме читального зала, другие библиотеки могут совмещать обе эти формы обслуживания.
Обслуживание читателей помимо основных форм, может включать в себя:
- Оказание помощи в подборе необходимой литературы отдельным читателям и учреждениям;
- раскрытие книжных фондов библиотеки через систему библиотечных каталогов;
- составление информационно-библиографических пособий различного типа;
- пропаганду особенно ценной, с точки зрения культуры, литературы;
- репродуцирование текстов, по заявкам читателей и т.д.
Важной характеристикой любой библиотеки является структура её фонда. Как правило, наиболее востребованная читателями часть изданий находится в открытом доступе, и читатель может ознакомиться с ней непосредственно у книжной полки, тогда как другие, менее востребованные издания располагается в книгохранилище и могут быть получены оттуда лишь через какое-то время посредством заказа по каталогу библиотеки. В ряде случаев на выдачу особенно редких, повреждённых или содержащих государственную тайну изданий накладываются ограничения, требующие от читателя специального запроса или разрешения [32].
Каждой книге присваивается свой инвентарный номер. Это необходимо для учёта библиотечного фонда.
А на каждого читателя заполняется формуляр, служащий учетным документом выдачи литературы. Он несёт в себе данные о читателе и информацию о выданных изданиях.
Организация и техника работы абонемента. Абонемент библиотеки осуществляет выдачу книг читателям на руки на определенный срок. Срок пользования библиотечными изданиями определяется «Правилами пользования библиотекой» [1].
Работа на абонементе строится на основе общего обслуживания. При общем абонементе читатели получают литературу на одной кафедре выдачи. Все издания, выдаваемые читателям на дом, записываются в формуляре, при этом указывается: дата выдачи, инвентарный номер, автор и заглавие издания. Абоненты расписываются в получении изданий [1].
Разработка автоматизированной информационной системы «Библиотека ВУЗа»
... работы библиотеки вуза. Сформулируем требования к нашему проекту. 1) ИС Библиотеки вуза предназначена для ввода, хранения и обработки информации о печатных изданиях, поступающих в библиотеку, читателях, посещающих библиотеку. 2) Информация о читателях ... дипломного проекта приведен расчет технико-экономического выгоды внедрения данной информационной технологии АИС библиотеки ... среда разработки VBA ...
Формуляры читателей, зачастую, расставляются по срокам возврата, а в пределах его срока сортируются по читательским номерам или по алфавиту фамилий.
При возвращении издания библиотекарь обязан в присутствии читателя зачеркнуть его расписку в читательском формуляре.
Организация и техника работы читального зала. Как правило, в библиотеках организуется общий читальный зал. В библиотеках, где нет обособленного читального зала, устанавливаются столы для работы в помещении [1].
В читальном зале запись выданных изданий в формуляры читателей не является обязательной. Формуляры выданных изданий с указанием даты выдачи и подписью читателя вкладываются в формуляр читателя. Выдача в формуляре читателя оформляется путем указания общего количества выданных изданий [1].
Формуляры читателей в читальном зале расставляются, как правило, по алфавиту фамилий.
Если читатель не возвращает в установленный срок, полученное им на руки издание, он считается задолжником. Абонент также может быть лишен права пользования библиотекой на оговоренный в Правилах пользования библиотекой срок за несвоевременный возврат книг.
Если же читатель по каким-либо причинам теряет издание, библиотекарь вправе потребовать от него, идентичное издание или равноценное взамен утерянного.
Активность использования библиотечного фонда читателями, а также продуктивность совокупной работы, проводимой библиотекой, объем и эффективность труда сотрудников характеризуется таким показателем, как «книговыдача». Этот показатель крайне важен для ведения статистики [1].
Другой значимый показатель в библиотечном деле – это посещаемость. Он характеризует как выполненный объем работы библиотеки, так и читательскую активность.
Конечно, не стоит забывать, что каждая библиотека имеет свои особенности, структуру и подход к обслуживанию читателей, но все они направлены на удовлетворение информационной, культурной, образовательной и досуговой потребностей людей.
1.2 Библиотека как объект автоматизации
Развитие библиотечной деятельности неразделимо с внедрением передовых технологий и процессов с целью обеспечения наиболее качественного обслуживания читателей.
Автоматизация в библиотеке определена потребностью в использовании технических средств для выполнения и осуществления ручных трудоёмких процессов автоматически, таким образом освобождая время сотрудника библиотеки. Что позволяет оперативно обеспечивать её пользователей актуальной и необходимой информацией.
Библиотека в современном мире – это сложнейший механизм, включающий в себя различные элементы, которые в совокупности представляют собой комплекс мероприятий, информационных, материальнотехнических и человеческих ресурсов, собранных в одном месте с целью решения задач оперативного и высококачественного предоставления необходимой информации пользователям.
Из чего следует, что библиотека представляет собой систему, ориентированную на потребителей (пользователей) информации. Она включает в себя обслуживающий её персонал, размещённую в фондах информацию, которая хранится как в самой библиотеке, так и за её пределами в различных источниках (например, электронных).
Автоматизированная информационная система «Библиотека колледжа»
... примере - создание автоматизированной системы для библиотеки колледжа. Объект исследования - автоматизированная информационная система «Библиотека колледжа»., Предмет исследования - повышение автоматизации библиотеки колледжа. Целью выпускной квалифицированной работы является разработка автоматизированной информационной системы «Библиотека колледжа», которой будет ...
При этом обслуживание в библиотеке может выступать в роли поисковой системы, использующей соответствующие материально-технические средства [3].
Внедрение автоматизированных информационных систем – это не только тенденция времени, но и хорошая база для увеличения производительности и качества труда сотрудников библиотеки, эффективный способ своевременного обеспечения читателей необходимыми им данными и информацией.
Использование современных вычислительных средств в библиотеках дает возможность значительно уменьшить время обслуживания пользователей, повысить качество предоставляемого сервиса, посредством преобразования и изменения части технологических процессов, а иногда и всех ключевых технологий. Автоматизация способствует ликвидации большинства однообразных и утомительных операций, повышает удобство и продуктивность работы персонала библиотеки, предоставляя пользователям современные способы для работы с информацией [4].
Процесс автоматизации достигается при помощи использования научнотехнических достижений, создания электронных каталогов и баз данных в библиотеках, а также путём обширного применения телекоммуникаций, сети Интернет, тем самым формируя и предлагая пользователям разнообразные информационные и другие услуги [4].
Важно понимать, что значительная часть библиотечнобиблиографических процессов может быть автоматизирована. Стоит отметить, что средства автоматизации дают возможность выполнения сразу нескольких задач одновременно. Например, автоматизация такого процесса, как комплектование фонда позволяет:
- Освободить библиотечных сотрудников от существенных и непродуктивных временных затрат, сопряжённых, например, с необходимостью посещать места заказа и приобретения периодических изданий, литературы;
- улучшить культуру сервиса в целом;
- сократить физические затраты, связанные с осуществлением доставки заказанных документов в библиотеку;
- сократить время ожидания книги абонентом, что также позволит достичь оперативности исполнения работ [4].
Преимущества и возможности использования средств автоматизации послужили основанием для дальнейших действий по внедрению ИС библиотеки.
1.3 Обзор типовых информационных систем, используемых в
библиотечном деле
Под информационной системой (ИС) понимается совокупность процедур, людей и ресурсов, которая собирает, обрабатывает и распространяет информацию в той организации, к которой она относится [6].
У информационной системы ровно, как и любой динамической системы есть три ключевые составляющее или же, проще говоря, функции:
Ввод (выполняет получение и накопление данных)
Обработка (преобразует входных данных в выходные, создавая тем самым информационные продукты)
Вывод (предоставляет результаты, полученные после процесса обработки входных данных) [6].
Существуют большое количество ИС разных типов, определяющихся их конечным назначением.
Автоматизированная ИС (АИС) использует средства вычислительной техники, программное обеспечение, телекоммуникации и прочие разновидности информационных технологий (ИТ) для преобразования имеющихся данных в информационные продукты. Конечным пользователем называется любой, кто использует ИС или информацию, производимую ею. ИС используются для предоставления информации, помогающей эффективно производить операции и осуществлять управление организацией в целом [14].
Автоматизации в муниципальных библиотеках
... деятельность библиотек средств автоматизации приобрели массовый характер и стали необратимыми. Подавляющая часть библиотек, пережив кризисные годы, начала новый этап модернизации, включая массовое внедрение автоматизированных библиотечно- информационных систем ( АБИС). ... скорость выполнения запросов читателей. При помощи АБИС появится возможность быстро идентифицировать книги, что значительно ...
АИС, применяемая в библиотечной сфере, называется автоматизированной библиотечно-информационной системой (АБИС) [5].
Проклассифицировать АБИС довольно сложно, это объяснено тем, что при составлении классификации могут применяться различные подходы к формированию родовидовых соотношений и понятий, а также ввиду их сложности и масштабности. Фасетная классификация является наиболее предпочтительной, в её основе лежит выделение различных групп признаков АБИС [5].
К примеру, АБИС можно подразделять на следующие группы:
По виду и характеру вводимой и обрабатываемой информации:
o библиографические
[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/diplomnaya/razrabotka-informatsionnoy-sistemyi-biblioteki/
o фактографические
o полнотекстовые
o справочные
o смешанные
С точки зрения масштабности может быть произведена автоматизация 3-х видов:
- o комплексная (максимальная), свойственна большим и очень большим библиотекам, обеспечивает доступ к внешним информационным ресурсам;
- o частичная (применяется в средних библиотеках, ею охвачены основные библиотечно-информационные направления деятельности библиотеки – учет и обработка фонда, обслуживание читателей и т.п.);
- o минимальная (применяется в небольших библиотеках, основным ее содержанием является предоставление доступа к внешним информационным ресурсам) [3].
по профилю комплектования информационных массивов документов (зависит от конкретного профиля комплектования библиотеки):
- o универсальные;
- o многоотраслевые;
- o узкотематические.
В зависимости от состава подсистем и задач АБИС и характера их реализации в системе:
- o интегрированные;
- o не интегрированные.
При первом варианте АБИС включает в себя все базовые операции библиотечно-информационной деятельности, и все ее элементы пребывают в тесной взаимосвязи и взаимодействии друг с другом (к примеру, одни и те же базы данных используется в различных подсистемах АБИС).
По функциональному назначению:
- o Однопользовательские;
- o Сетевые.
По архитектуре используемых сетевых технологий:
- o файл-серверные;
- o клиент-серверные.
По масштабам функционирования:
- o автономные (локальные);
- o распределенные (корпоративные);
- o с использованием технологий глобальных информационных систем (интернет-технологий).
По адаптируемости (способности к изменению):
- o открытые;
- o закрытые;
- o гибкие.
Функциональная структура АБИС можно представить, как множество объектов и связей между ними. В АБИС в качестве таких объектов выступают ее подсистемы. Подсистема, в общенаучном плане, определяется, как часть всякой системы, выделенная по родовидовому признаку из нее, условиям жизнедеятельности, назначению, взаимодействию и функционированию [2].
Организации внедрения систем электронного документооборота различными учеными
... внедрения систем электронного документооборота, об основных вопросах организации внедрения. Также в них находятся рекомендации по внедрению и спецификации по настройке и установке системы. В работе использованы методические рекомендации по внедрению СЭД ... процессом внедрения систем электронного документооборота. 4. Охарактеризовать деятельность организаций города Екатеринбурга по внедрению систем ...
Подсистема может выполнять одну или несколько главных, либо дополнительных функций системы. Подсистема по своим основным признакам также может являться системой, которая включена в состав другой более сложной системы.
АБИС состоит из нескольких определенных функциональных подсистем как составных частей целой системы, реализующих часть схожих библиотечным технологиям функций таких, как: комплектование, обработка, хранение, доставка документов, учет, менеджмент [3].
Функциональные подсистемы имеют связи между собой, объединяющие их в одно целое – АБИС, при этом, они действуют независимо друг от друга, это достигается при помощи одного из базовых принципов построения АБИС – принципа интегрированности. Он реализуется на разных уровнях взаимодействия и взаимосвязи в виде:
- Функционального, обеспечивающего возможность взаимосвязанного функционирования всех основных БИП и представляющего библиотеки как системы, функционирующие в среде других систем;
- технологического, обеспечивающего возможность осуществления одноразовой обработки информации и многоразового и многоаспектного ее использования в других автоматизированных рабочих местах (АРМ);
- управленческого, обеспечивающего возможность осуществлять и прослеживать в системе два основных пути в библиотеке: путь документа и путь запроса;
- корпоративного, обеспечивающего возможность участия в работе, доступе к другим системам и сетям [4].
Количество функциональных подсистем в разных АБИС может отличаться, их количество определяется степенью детализации библиотечных функций. В АБИС «БИТ-2000», например, таких функциональных подсистем семь:
- Комплектование и учет фонда;
- каталогизация и ведение каталога;
- сводный ЭК;
- библиотечное обслуживание;
- справочно-библиографическое и информационное обслуживание;
- управление библиотечной деятельностью;
- администрирование системы.
В то время, как АБИС «ИРБИС» поддерживает в себе пять функциональных подсистем:
- Комплектование;
- каталогизация;
- читатели;
- обслуживание;
- администрирование.
Все подсистемы в АБИС реализуются в виде функциональных задач, непосредственно связанных с соответствующими подсистемами и являющиеся её основными единицами.
Реализация в АБИС большого количества функциональных подсистем свидетельствует о ее качестве (в некоторых системах могут отсутствовать расчеты с бухгалтерией, оформление бланков-заказов и т.д.) В свою очередь, функциональные подсистемы реализованы в виде соответствующих АРМов [2].
Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) следует понимать совокупность программно-технических средств, обеспечивающих автоматизацию деятельности библиотеки [7].
Программные модули АБИС обеспечивают функционирование АРМов, но стоит отметить, что количество имеющихся в АБИС программных модулей может быть больше количества АРМов, т.е. некоторые АРМы могут осуществляться сразу несколькими программными модулями.
К примеру, АРМ «Каталогизатор» может осуществляться такими модулями, как: «Систематизатор», «Поиск», «Ретроимпорт», «Ретроэкспорт».
Разработка информационной системы управления персоналом в ООО Люксофт
... системы. В заключении подведены результаты работы, описана практическая значимость разработанной информационной системы. 1 Анализ деятельности предприятии ООО «Люксофт» 1.1 Технико-экономическая характеристика управления ... по всему миру. Сайт компании: http://www.luxoft.ru. Услуги по разработке включают в себя проектирование, создание, внедрение, сопровождение, тестирование создаваемых систем, ...
В АБИС, поддерживающих сетевые технологии, может иметься такой АРМ, как WWW-шлюз, который предоставляет выход из любого режима АБИС в сеть Интернет для осуществления импорта/экспорта информации.
В зависимости от конкретной библиотеки, с точки зрения объекта автоматизации, степени детализации функциональных подсистем и задач, состав АРМ может отличаться. Но как в отечественных, так и в зарубежных АБИС выделяют следующие пять классических АРМов:
- Комплектатор;
- каталогизатор;
- читатель;
- книговыдача;
- администратор.
В некоторых АБИС, кроме перечисленных, также есть АРМы:
- Книгохранение;
периодика
поиск
МБА (межбиблиотечный абонемент)
домашний абонемент и другие [7].
По месту использования АРМов различают:
- локальные (представляют из себя комплекс, осуществляемый в той же локальной сети, что и сервер баз данных, используемых в АРМ);
- удаленные (осуществляют работу отделов библиотеки, а также ее филиалов, территориально распределённых);
- с доступом в Интернет (используют для работы интернет-приложения, дающих возможность поучить доступ к определенному АРМу и системе в масштабе мира) [8].
Ниже на Рисунке 1 представлен список наиболее популярных в России АБИС: 19
Рисунок 1 – список наиболее популярных в России АБИС
Проанализировав функциональные возможности и технологии АБИС из открытых источников, можно заключить, что большинство отечественных АБИС:
- Являются универсальными и интегральными;
- имеют поддержку большинства технологических БИП;
- предоставляют возможность обеспечения пользователей библиотек информацией, соответствующей требованиям российских ГОСТов на библиографическую информацию;
- предоставляют возможность форматной совместимости с другими АБИС, как российскими, так и зарубежными;
- имеют технологию штрихкодирования для учета книг и абонентов;
- имеют возможность работы с мультимедиа-документами;
- позволяют вести поддержку корпоративной работы библиотек.
К наиболее распространенным недостаткам можно отнести:
- Встречаются проблемы с быстродействием;
- ограниченная возможность поддержки мультиязычных (универсальных) шрифтов;
- встречаются проблемы со средствами защиты БД от несанкционированного доступа и порчи;
- сопроводительная документация не всегда на достаточном уровне;
- непроработанная система маркетинга.
Подводя итог, можно сказать, что несмотря на все возможности и большой функционал, у всех этих систем есть один большой недостаток – их стоимость. В небольших и малофинансируемых библиотеках будет нерентабельно устанавливать дорогостоящие системы. Это не значит, что стоит полностью отказаться от идеи автоматизации основных процессов деятельности библиотеки. Можно прибегнуть к созданию собственной информационной системы, пусть и с меньшим функционалом.
ПРИМЕНЕНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ФОРМ, МЕТОДОВ И СРЕДСТВ СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОЙ ...
... характер подачи материала, как способ организации аудитории. Форма социально-культурной деятельности в трактовке М.А. Ариарского - это «утвердившаяся на практике система применения совокупности определенных средств и методов вовлечения людей ...
Рекомендуется рассмотреть вариант внедрения собственной конфигурации на базе платформы 1С: Предприятие 8.3.
2 ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИЛИАЛА
«СГУПС» И БИБЛИОТЕКИ. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ
2.1 Общая характеристика деятельности филиала «СГУПС» в г.
Новоалтайск
Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Сибирский государственный университет путей сообщения» в г. Новоалтайске (далее — филиал) является обособленным структурным подразделением ФГБОУ ВО «Сибирский государственный университет путей сообщения» (далее университет), расположенным вне места его нахождения [33].
Филиал был создан на основании решения ученого совета СГУПС от 28.02.2006 протокол №5, приказа Федерального агентства железнодорожного транспорта Российской Федерации от 20.12.2006 № 231 на базе Новоалтайского филиала федерального государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования Новосибирский техникум железнодорожного транспорта, который реорганизован распоряжением Правительства Российской Федерации от 1.12 2005 г. № 2095р путем присоединения к государственному образовательному учреждению ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения».
Эмблема и наименование на бланках и документах филиала охраняются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Место нахождения филиала: Алтайский край, г. Новоалтайск, Красногвардейская, дом 13.
Почтовый адрес филиала: 658080, Алтайский край, г. Новоалтайск, ул. Красногвардейская, дом 13.
Филиал не является юридическим лицом и осуществляет постоянно все или часть функций университета, в соответствии с Уставом университета и настоящим Положением, в том числе функции представительства. Филиал имеет отдельный баланс, лицевой счет, открытый в установленном порядке в территориальном органе Федерального казначейства, штамп, бланк, печать и другие реквизиты со своим наименованием.
Филиал обеспечивает необходимые условия, в том числе социальную, культурную, спортивную инфраструктуру, для обучения, профессиональной деятельности, творческого развития и сохранения здоровья обучающихся, педагогических, и других категорий сотрудников филиала [33].
Предметом деятельности филиала является:
- Подготовка высококвалифицированных кадров по образовательным программам среднего профессионального образования в соответствии с потребностями общества и государства;
- удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии;
- реализация дополнительных образовательных программ (программ повышения квалификации и программ профессиональной переподготовки);
- формирование современной материально-технической базы для организации и проведения образовательного процесса в целях эффективной реализации деятельности филиала.
Целями деятельности филиала являются:
- удовлетворение потребностей общества и государства в квалифицированных специалистах со средним профессиональным образованием;
- организация и проведение научно-исследовательских работ, направленных на решение актуальных проблем, в том числе в сфере образования;
- развитие материально-технической базы филиала;
- информационное обеспечение структурных подразделений Филиала, работников и обучающихся филиала;
- создание, развитие и применение информационных сетей, баз данных, программ;
- создание для обучающихся и работников условий для реализации их умственного и творческого потенциала, занятий спортом, отдыха, в том числе в спортивно-оздоровительных студенческих лагерях.
Образовательная деятельность является основным видом деятельности филиала, филиал также осуществляет реализацию образовательных программ среднего профессионального образования, основных программ профессионального обучения, дополнительных профессиональных программ.
Для проведения учебных мероприятий имеется учебный корпус и здание общежития, совмещенное с учебными кабинетами.
Педагогический состав насчитывает 31 преподавателя.
Административный отдел имеет в своём составе 4 сотрудника.
Структура и органы управления образовательной организацией представлены на рисунке – 2.
Рисунок 2 — Структура и органы управления образовательной организацией
Органами управления филиала являются:
- директор филиала;
- совет филиала;
- педагогический совет.
Непосредственное управление деятельностью филиала осуществляет директор Куртушан Александр Иванович.
Директор филиала осуществляет общее руководство деятельностью филиала и образовательным процессом в целом.
Заместители директора осуществляют деятельность как по основным, так и по вспомогательным процессам филиала.
Педагогический совет координирует вопросы учебно-воспитательной, производственной и методической деятельности.
Совет филиала занимается рассмотрением заявлений, касающихся деятельности филиала и принимает необходимые решения. Также принимает решения о создании структурных подразделений, определяет порядок стипендиального обеспечения, рассматривает вопросы о надбавках, доплатах и премировании работников филиала.
Оргструктура филиала представляет собой несколько уровней системы управления.
Первый уровень определяет стратегические направления развития филиала. В его состав входят:
- директор филиала;
- совет филиала;
- педагогический совет.
Субъекты второго уровня осуществляют тактическое управление филиалом. В его состав входят:
- заместители директора;
- педагог-организатор;
- главный бухгалтер;
- заведующий производственной практикой.
Третий уровень включает в себя преподавателей, кураторов, воспитателей и др. Т.е. тех, кто выполняет оперативные управленческие функции по отношению к студентам, объединениям и секциям в системе внеучебной деятельности.
К вспомогательным подразделениям относятся службы, обеспечивающие работу основных структурных подразделений и деятельность филиала по реализации основных и дополнительных образовательных программ в целом (бухгалтерия, методический кабинет, хозяйственная часть и т.д.).
А также объекты, обеспечивающие реализацию образовательных программ (музей, библиотека, общежитие, столовая, мастерские и т.д.).
Т.к. библиотека является объектом, обеспечивающим реализацию образовательных программ, крайне важно, чтобы она обладала достаточной материально-технической базой для помощи в подготовке студентов как квалифицированных специалистов.
2.2 Особенности организации деятельности библиотеки в филиале
«СГУПС»
Библиотека филиала «СГУПС» относительно молодая. В своём обороте
насчитывает чуть более 6 тысяч экземпляров.
Книги поступают централизованно. Сотрудник библиотеки получает посылку, распаковывает, делает сверку по документам. Также на каждую книгу ставится штамп с инвентарным номером. Далее в регистрационную книгу по номерам записываются: инвентарный номер, автор, наименование книги, год издания и её стоимость.
Учёт всех книг (наименование и количество) ведётся в Word-документе и распределено по специальностям, собственного отдельного электронного каталога нет.
Как и в любой другой библиотеке ведётся картотека с формулярами. Картотека составлена по группам, отдельно очное и заочное отделение, отдельно преподаватели (сотрудники).
При выдаче книги в формуляр записываются: дата получения книги читателем, наименование книги, роспись абонента.
Возврат книг происходит, как правило, по окончанию дисциплины у студента (период после сдачи экзамена).
Библиотекарь проверяет книгу на целостность и надлежащий вид, после, книга «вычёркивается» из формуляра.
При окончании обучения студента формуляр уничтожается.
Списание книг производит Бухгалтерия. После инвентаризации книг, бухгалтерия решает есть ли необходимость списания или нет, если такая необходимость есть – они же оформляют документы и обновляют данные в собственной системе. Соответственно, книги вычисляются из оборота и списываются с библиотекаря как с материального лица. Но т.к. библиотеке чуть более 10 лет, эта процедура производилась нечасто.
У библиотекаря есть собственные должностные инструкции. Вся деятельность библиотеки и должностные обязанности сотрудника описываются в «Положении о библиотеке», приведённом в Приложении.
Техническая оснащённость библиотеки. В помещении библиотеки имеется 4 стационарных компьютера, 3 из которых используются студентами, 1 библиотекарем. Компьютер библиотекаря не располагает специфическими программами, позволяющими использовать их как АИС или АРМ, но их мощности вполне хватит для работы с подобным ПО. Для распечаток документов и снятий копий с бумажных носителей имеется МФУ. В целом можно сказать, что материально-техническая база библиотеки несколько ограничена в ресурсах, но тем не менее, имеет всё необходимое для ведения библиотечной деятельности. Имеется потенциал для модернизации части базовых операций по ведению библиотечной деятельности.
Для более детального анализа деятельности библиотеки филиала «СГУПС» необходимо построить функциональную модель процесса организации работы библиотеки – модель AS-IS («Как есть») и описать её.
Методология IDEF0 может использоваться для моделирования широкого круга предметных областей. Процесс моделирования какой-либо системы в IDEF0 начинается с построения контекстной диаграммы, т.е. наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействие с внешней средой [28, 30].
Контекстная диаграмма модели AS-IS («Как есть») процесса библиотеки представлена на рисунке 3. Она представляет собой наиболее общее описание системы. Рисунок 3 – Контекстная диаграмма AS-IS деятельности библиотеки
Вход представляет собой информацию, преобразуемую функциональным блоком. Для данной модели входной информацией являются запросы, данные о читателях и книгах. Управляющим механизмом служат положение о работе библиотеки филиала «СГУПС» и законодательство РФ. Исполняющим механизмом является персонал и техническое обеспечение библиотеки. В качестве выходной информации выступают: запрашиваемая информация, данные о книгах, выданных читателю и рейтинг книг.
На рисунке 4 представлена декомпозиция деятельности библиотеки. Рисунок 4 – Декомпозиция деятельности библиотеки модели AS-IS
Как видно на рисунке, основную деятельность библиотеки можно представить в виде 3 блоков:
- закупка книг, необходимых для ведения учебной деятельности;
- оказание библиотечных услуг;
- формирование отчётности.
На основании имеющихся запросов (учебный план, заявки читателей и т.п.) формируется библиотечный фонд, т.е. происходит закупка книг и пополнение ими библиотеки. Уже после чего библиотекарь может оказывать услуги по выдаче и возврату книг читателю (исходя из запросов читателей).
Из результатов оказанных услуг формируется отчётность, характеризующаяся показателями библиотечной статистики, такими, как книговыдача, посещаемость, читаемость и т.д. К примеру, библиотека отслеживает какие книги пользуются большей популярностью и востребованностью у читателей, а какие напротив «пылятся» на полках. Это помогает при последующих закупках книги и формировании библиотечного фонда.
Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес- процессов на предприятии, идеального положения вещей – того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ «как должно быть»).
Контекстная диаграмма TO-BE бизнес-процесса библиотеки представлена на рисунке 5.
Рисунок 5 – Контекстная диаграмма TO-BE бизнес-процесса библиотеки
Данная диаграмма отличается от предыдущей контекстной диаграммы добавлением механизма «ИС Библиотеки».
На рисунке 6 представлена декомпозиция деятельности библиотеки после внедрения информационной системы.
Рисунок 6 – декомпозиция бизнес-процесса TO-BE
Как видно на рисунке, внедрение ИС затронет 2 функциональных блока: оказание библиотечных услуг и формирование отчётности.
2.3 Постановка задачи разработки информационной системы
библиотеки филиала «СГУПС» в г. Новоалтайск
На первом этапе постановки задачи разработки информационной системы библиотеки филиала «СГУПС» в г. Новоалтайске были сформулированы требования заказчика. Для формирования требований заказчика к разрабатываемой информационной системе было использовано 3 метода: интервьюирование (опрос), наблюдение и варианты использования. Это обусловлено тем, что сам проект не является масштабным и создаётся преимущественно для персонала библиотеки.
Опрос происходил следующим образом:
При подготовке опроса были разработаны вопросы, позволяющие выявить действительно необходимые требования, а просто желательные, выбраны опрашиваемые пользователи.
В числе опрашиваемых пользователей были системный администратор и сотрудник библиотеки, как наиболее заинтересованные лица в проекте.
При опросе были использованы следующие рекомендации:
- во время опроса использовать простые и краткие вопросы;
- не задавать больше одного вопроса за раз;
- подготовленные заранее вопросы, представляют собой только план будущей беседы, поэтому умение импровизировать и не быть пассивным, являются также немаловажными;
- во время проведения опроса нужно демонстрировать понимание желаний и потребностей собеседника [23, 24].
Нередко опрашиваемый формирует требования «на ходу», и при этом нуждается в помощи, поэтому, хоть и обычно концепция сформировывается со слов опрашиваемого, в конечном счёте разрабатывают концепцию интервьюер и опрашиваемый в определённой степени совместно.
Перечень вопросов интервьюирования и результаты опроса приведены в приложении.
Во время использования второго метода, велось наблюдение за деятельностью сотрудника библиотеки. В ходе которого были выявлены наиболее часто исполняемые операции: распечатка документов студентам, ксерокопии текстов, консультирование читателей и выдача книг.
Третий метод. Вариант использования (use case diagram) – это мощный инструмент описания требований к системе с точки зрения пользователя [23, 28].
Пользовательские требования записываются в виде модели вариантов использования, которая содержит описание внешних по отношению к системе действующих лиц и их взаимодействие с разрабатываемой системой [25].
Действующее лицо (actor) представляет собой некто или нечто, внешнее по отношению к системе и взаимодействующее для достижения определенной цели с системой.
На диаграммах вариантов использования действующее лицо изображается в виде силуэта человечка.
Вариант использования представляет собой наиболее общую спецификацию комплекса выполняемой системой действий с целью предоставления некоторого наблюдаемого результата, имеющий значение для одного или нескольких действующих лиц. Вариант использования изображается в виде овала [23, 25].
Для того, чтобы показать какое действующее лицо инициирует вариант использования, применяются ассоциации, направленные от действующего лица к варианту использования.
Варианты использования могут иметь от одного до нескольких сценариев (прецедентов), описывающих шаги взаимодействия системы с пользователем или другой системой [23, 28].
Актёр: Библиотекарь.
Основные прецеденты:
- формирование справочников (включает в себя учёт книг и абонентов);
- формирование документов (включает в себя учёт движения книг: поступление, выдача, возврат);
- формирование отчётов (включает в себя отчёт по остаткам книг и отчёт по истории пользования книгами).
На рисунке 7 приведена диаграмма вариантов использования информационной системы для библиотеки в нотации UML:
Рисунок 7 – Диаграмма вариантов использования
В результате проведения этого небольшого анализа, состоящего из 3-х методов, были выдвинуты следующие первоначальные требования:
Назначение. Система предназначена для упрощения ведения библиотечной деятельности персонала библиотеки, предоставления возможности администратору библиотеки вести учет литератур, учет читателей и контролировать выдачу и возврат литературы, а также формировать отчёты.
Функциональные требования. Информационная система библиотек должна быть ориентирована на работу в сфере библиотечного обслуживания пользователей. Система должна предоставлять следующие возможности:
Учёт литературы, в частности, хранение основной информации о литературе:
- o наименование;
- o издатель;
- o автор;
- o ББК;
- o ISBN;
- o количество страниц;
- o год издания.
учёт движения литературы (поступление, выдача, возврат);
- учёт абонентов;
- возможность формирования отчётов;
- возможность импорта списка литературы, сохранённого в формате .xls.
Требования к надежности. Система должна обеспечить высокий уровень надежности, храня и обрабатывая информацию. Это необходимое требование для любой операции на каждой стадии функционирования информационной системы, важна не только безопасность информации, но и ее целостность, правильная структура. Хотя ответственность за безопасность находится, в большей степени, на аппаратных средствах, но сохранение целостности её информации приходится полностью на ИС. Следует устранить возможность повреждения структуры данных, возникшей по вине человеческого фактора.
Требования к аппаратным средствам. Требования к аппаратному обеспечению информационной системы опираются на текущее состояние технической оснащенности библиотеки, в виду этого, системные требования не должны быть слишком высокими. Минимальные требования к компьютеру для работы с ИС – Intel Pentium 1800 МГц, ПЗУ 400 Мбайт, ОЗУ 1Гб.
Требования к программной совместимости: возможность внедрения ИС на компьютер с ОС Windows 7 и выше; возможность импорта списка литературы, сохранённого в формате .xls. Система должна иметь перспективы развития – дополнение системы.
Требования к программной документации. Руководство пользователя должно описывать работу с графическим интерфейсом ИС и отражать основные этапы работы с ним для решения отдельных типовых задач из общего функционала системы, для этого оно должно иметь хорошее наглядное представление (скриншоты работы информационной системы).
Требования к режимам работы. Система должна поддерживать два основных режима работы:
- Пользовательский режим (режим, в котором выполняется работа пользователя с системой, возможность просмотра каталога библиотеки и поиска книги по наименованию, возможность редактировать основные справочники, производить выдачу и возврат литературы);
- режим администратора (режим полных прав для редактирования и настройки всех подсистем и объектов).
На основании полученных требований будет производиться проектирование и реализация информационной системы.
3 РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
БИБЛИОТЕКИ
3.1 Проектирование информационной системы библиотеки
После рассмотрения особенностей организации деятельности библиотеки филиала «СГУПС» и первоначальных требований, выдвигаемых к ИС, можно приступить к её проектированию, используя современные технологии и методологии.
Диаграмма деятельности (activity diagram) в языке UML применяется для моделирования процесса выполнения некоторых операций. Диаграмма деятельности – это своего рода блок-схема, описывающая последовательность выполнения операций в определённый отрезок времени. Их используют для моделирования динамических аспектов поведения системы. на диаграмме деятельности каждое состояние соответствует выполнению какой-либо определённой элементарной операции, и только после завершения этой операции в предыдущем состоянии, срабатывает переход в следующее состояние.
Два основных вида деятельности в библиотеке – это выдача и возврат книг.
На рисунке 8 представлена диаграмма деятельности «Выдача книги».
Рисунок 8 —Диаграмма деятельности «Выдача книги»
Как видно на диаграмме, Читатель инициирует «Запрос книги», после чего Библиотекарь вводит данные (например, автор или наименование издания) о запрашиваемой книге, ИС получает введённые данные, и реализуется поиск книг (всех экземпляров).
По окончания поиска, происходит вывод его результатов. Библиотекарь, используя результаты поиска совершает либо отказ в выдаче, по причине отсутствия подобных изданий в наличии, либо инициирует новый поиск книги, но уже на книжных полках (или в хранилище).
После поиска, он выдаёт Читателю запрашиваемый экземпляр. Читатель получает книгу, деятельность «Выдача книги» прекращается.
Диаграмма деятельности «Возврат книги» представлена на рисунке 9.
Рисунок 9 —Диаграмма деятельности «Возврат книги»
Читатель инициирует «Возврат книги», после чего Библиотекарь вводит данные о Читателе (ФИО или № читательского билета), ИС получает введённые данные, и реализуется поиск Читателя. По окончания поиска, происходит вывод его результатов. Библиотекарь, используя результаты поиска совершает либо отказ в возврате, по причине отсутствия задолженностей у Читателя, либо инициирует поиск задолженности (сверка с физическим формуляром).
После этого, он принимает книгу, вносит необходимые изменение в систему, деятельность «Выдача книги» прекращается.
Для функционирования информационной системы необходимо создать подсистемы. В рамках данного проекта будет четыре основных подсистемы:
- движение книг;
- справочники
- отчёты;
- администрирование.
Для функционирования информационной системы необходимо разработать справочники, регистры, документы и отчёты, необходимые для ведения библиотечной деятельности.
Ниже более детально рассмотрены справочники и их назначение в системе.
В справочник «Абоненты» вносятся данные об абонентах библиотеки. Этот справочник имеет 2 формы: ФормаСпискаАбонентов и ФормаЭлементаАбонента. Реквизиты справочника указаны в таблице 1.
Таблица 1 – Реквизиты справочника «Абоненты» № Название реквизита Тип Обязательность
заполнения 1 Код Число О 2 Наименование Строка О 3 НомерЧитательскогоБилета Число О 4 КнигНаРуках Число Н/О
В справочник «Авторы» вносятся данные об авторах изданий. Этот справочник имеет 2 формы: ФормаЭлементаАвторы и ФормаСпискаАвторы. Реквизиты справочника указаны в таблице 2.
Таблица 2 — Реквизиты справочника «Авторы» № Название реквизита Тип Обязательность
заполнения 1 Код Число О 2 Фамилия Строка О 3 Имя Строка О 4 Отчество Строка О 5 ПолноеНаименование Строка О
В справочник «Издательства» вносятся данные об издательстве книги. Этот справочник имеет 2 формы: ФормаЭлементаИздательств и ФормаСпискаИздательств. Реквизиты справочника указаны в таблице 3.
Таблица 3 — Реквизиты справочника «Издательства» № Название реквизита Тип Обязательность
заполнения 1 Код Число О 2 Наименование Строка О
В справочник «Книги» вносятся все данные о книги. Этот справочник является ключевым в ИС. Он имеет 5 форм: ФормаЭлементаКниги, ФормаСпискаКниг, ФормаСпискаКнигПользователя, ФормаВыбора, ФормаИсторияПользованияКнигой. Реквизиты справочника указаны в таблице 4.
Таблица 4 – Реквизиты справочника «Книги» № Название реквизита Тип Обязательность
заполнения 1 Код Число О 2 Страниц Число Н/О 3 Наименование Строка О 4 Издательство Строка Н/О 5 ИнвентарныйНомер Строка О 6 ISBN Строка Н/О 7 ПолноеНаименование Строка Н/О 8 ББК Строка О 9 УДК Строка Н/О 10 Описание Строка Н/О 11 ГодИздания Дата Н/О 12 Тираж Строка Н/О
- имя: Библиотека;
- код: 000000001;
- наименование: Библиотека.
Документ «ВводОстатковКниг» предназначен для ввода книг на руках и тех, что расположены на складе библиотеки. Реквизиты документа «ВводОстатковКниг» представлены в таблице 5.
Таблица 5 – Реквизиты документа «ВводОстатковКниг»
№ Название Тип Обязательность
реквизита заполнения 1 Ссылка ДокументСсылка.ПоступлениеКниг О 2 Номер Строка О 3 Дата Дата О 4 Проведен Булево О 5 Движения (КоллекцияДвижений) Н/О 6 Комментарии Строка Н/О 7 Книги (ДокументТабличная О
Часть.ПоступлениеКниг.Книги)
Документ «ВводОстатковКниг» содержит табличную часть «Книги». Реквизиты табличной части документа представлены в таблице 6.
Таблица 6 – Значения в табличной части документа «ВводОстатковКниг»
№ Название Тип Обязательность реквизита заполнения 1 Книга СправочникСсылка.Книги О 2 МестоРазмещения СправочникСсылка.Абоненты, О
Перед тем, как производить выдачу, возврат и списание книг, необходимо, чтобы книга поступила на баланс. Реквизиты документа «ПоступлениеКниг» представлены в таблице 7.
Таблица 7 – Реквизиты документа «ПоступлениеКниг»
№ Название Тип Обязательность реквизита заполнения 1 Ссылка ДокументСсылка.ПоступлениеКниг О 2 Номер Строка О 3 Дата Дата О 4 Проведен Булево О 5 Движения (КоллекцияДвижений) Н/О 6 Комментарии Строка Н/О 7 Книги (ДокументТабличная О
Часть.ПоступлениеКниг.Книги)
Документ «ПоступлениеКниг» содержит табличную часть «Книги». Реквизиты табличной части документа представлены в таблице 8.
Таблица 8 Значения в табличной части документа «ПоступлениеКниг»
№ Название Тип Обязательность реквизита заполнения 1 Книга СправочникСсылка.Книги О
По всех оставшихся документах, табличная часть имеет то же значение, что и в документе «ПоступлениеКниг».
Документ «ВыдачаКниг» используется для учета и контроля выданных книг. Реквизиты представлены в таблице 9.
Таблица 9 – Реквизиты документа «ВыдачаКниг» № Название Тип Обязательность реквизита заполнения 1 Ссылка ДокументСсылка.ПоступлениеКниг О 2 Номер Строка О 3 Дата Дата О 4 Проведен Булево О 5 Движения (КоллекцияДвижений) Н/О 6 Комментарии Строка Н/О 7 Абоненты СправочникСсылка.Абоненты О 8 Книги (ДокументТабличнаяЧасть.- О
ВыдачаКниг.Книги)
Документ «ВозвратКниг» используется для учета и контроля выданных книг. Реквизиты представлен в таблице 10.
Таблица 10 – реквизиты документа – «ВозвратКниг» № Название Тип Обязательность реквизита заполнения 1 Ссылка ДокументСсылка.ПоступлениеКниг О 2 Номер Строка О 3 Дата Дата О 4 Проведен Булево О 5 Движения (КоллекцияДвижений) Н/О 6 Комментарии Строка Н/О 7 Абоненты СправочникСсылка.Абоненты О 8 Книги (ДокументТабличнаяЧасть.- О
ВозвратКниг.Книги)
Документ «СписаниеКниг» используется для учёта списанных книг. Его реквизиты представлены в таблице 11:
Таблица 11 – реквизиты документа – «СписаниеКниг» № Название Тип Обязательность реквизита заполнения 1 Ссылка ДокументСсылка.ПоступлениеКниг О 2 Номер Строка О 3 Дата Дата О 4 Проведен Булево О 5 Движения (КоллекцияДвижений) Н/О 6 Комментарии Строка Н/О 7 Книги (ДокументТабличнаяЧасть.- О
ВозвратКниг.Книги)
Данные в регистры добавляются только при проведении документов. Сведения из регистров используются для формирования отчетов. Классическая схема использования регистров в 1С:Предприятие выглядит следующим образом:
- Документы =>
- Регистры =>
- Отчеты
Регистр накопления «КнигиВБиблиотеке». Т.к. движение регистра производится по всем существующим документам, то они все будут его регистраторами.
Регистр накопления «КнигиВБиблиотеке» имеет следующие измерения:
- Книга (Тип: СправочникСсылка.Книги).
А также ресурс – количество (Тип: Число) и вид – остатки.
Это значит, что данный регистр хранит данные по остаткам книг в местах размещения/у абонентов в количественном выражении.
Работа регистра накопления происходит следующим образом:
1. документ – регистратор регистрирует события, приводящие к изменению значений книг;
2. измененные значения книг записываются в регистр накоплений;
3. информация о текущих состояниях книг и их размещении предоставляется пользователю форме отчётов «Остатки книг» и «История пользования книгами».
За хронологическую последовательность документов отвечает объект «Последовательности». В данном случае – это последовательность «ДвиженияКниг», она находится под влиянием регистра накопления «КнигиВБиблиотеке».
Конечно, конечный результат работы ИС может несколько отличаться от первоначального проектируемого варианта, но общие принципы функционирования должны сохраниться.
3.2 Реализация информационной системы библиотеки
На основании проведенного предпроектного обследования организации деятельности библиотеки филиала «СГУПС» и обзора существующего типового ПО, было рекомендовано разработать и внедрить конфигурацию на базе платформы 1С: Предприятие.
Во время поиска и анализа типовых решений информационных систем библиотеки, было обнаружено немало бесплатных пользовательских программных продуктов в сети Интернет, реализованных на базе разных технологий и языков программирования с приблизительно схожими структурами и функционалом. Решение, используемое в рамках написания данной ВКР, в целом, подобно уже существующим и представленным.
В соответствии с рекомендацией, для внедрения информационной системы библиотеки была выбрана платформа 1С: Предприятие.
«1С: Предприятие» – это программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии. 1С:Предприятие совмещает в себе технологическую платформу и пользовательский режим работы сразу [35].
Технологическая платформа осуществляет предоставление объектов (метаданных и данных), а также механизмы для управления этими объектами. Объекты (данные и метаданные) реализуются в виде различных конфигураций, каждая из которых направлена на автоматизацию определённых бизнес-процессов в рамках к конкретной сферы деятельности. Иначе говоря, каждая конфигурация объектов составляется для автоматизации какой-либо деятельности и представляет из себя законченное прикладное решение.
Метаданные в 1С – это всевозможные справочники, документы и их реквизиты, которые составляют конфигурацию.
Можно сказать, что любое предприятие, имеющее даже совсем небольшой штаб разработчиков (или же всего 1 программиста), может настроить под себя большинство шаблонных (стандартных) прикладных решений. Для апгрейда или модификации системы не требуется применять отдельно какие-либо другие программные продукты, т.к. все необходимые средства разработки уже входят в состав технологической платформы 1С. Это возможно благодаря «открытости» платформы для внесения изменений и относительной лёгкости в разработке прикладного решения, т.к. платформа уже включает в себя набор прототипов объектов конфигурации.
Конфигурация имеет представление в виде древовидной структуры. Определенную составляющую конфигурации описывает отдельная ветвь структуры. Дерево конфигурации представляется в виде иерархического списка всех объектов конфигурации и служит для создания и удаления объектов конфигурации, изменения их порядка, копирования и переноса объектов, фильтрации объектов по подсистемам.
Конфигурация имеет четыре основные подсистемы:
- движение книг (ДК);
- справочники (С);
- отчёты (О);
- администрирование (А).
Состав основных объектов подсистем представлен ниже в таблице 12:
Таблица 12 – Объекты, используемые в конфигурации Тип объектов Объекты С ДК О А
НаименованиеОрганизации; + Константы ОтветственныйЗаВыдачуКниг; +
ДопустимыеРасширенияФайлов. +
Абоненты; +
Авторы; + Справочники
Издательства; +
Книги; +
Пользователи. +
ВводОстатковКниг; +
ВыдачаКниг; + Документы
ВозвратКниг; +
СписаниеКниг. +
Обработки ИмпортСправочникаКнигИзExcel; +
Регистры +
КнигиВБиблиотеке накопления
ИсторияПользованияКнигами; + Отчеты
ОстаткиКниг. +
Подсистема «Справочники» предназначена, в первую очередь, для учёта книг и абонентов библиотеки, также в ней есть возможность ведения учёта авторов и издательств литературы.
Подсистема «Движение книг» предназначена для учёта документов по движению книг (поступление, выдача, возврат, списание).
Подсистема «Отчёты» предназначена для формирования отчётов по остаткам книг и истории их использования.
Подсистема «Администрирование» включает в себя: возможность импорта книг из Excel-файла. Данная подсистема имеет подчинённую подсистему «Роли и права», которая позволяет вести учёт и распределение ролей пользователей системы, настройку системы (назначение ответственного лица за выдачу книг).
Более подробное описание функционала программы и пользовательская инструкция будут представлены в приложении.
В процессе постановки задачи было выдвинуто требование к режимам работы информационной системы – это создание пользовательского режима работы и режима работы администратора.
Для распределения доступа пользователей в конфигурации 1С используется отдельный объект метаданных – «Роли». Роли определяют каким набором прав будут обладать пользователи.
После распределения системным администратором ролей (задание логинов, паролей), для использования системы нужно будет пройти аутентификацию – рисунок 10.
Рисунок 10 – Окно запуска конфигурации после распределения ролей
Всего в информационной системе существует 2 роли:
- ПолныеПрава (роль представлена как «Администратор»);
- Пользователь (роль представлена как «Библиотекарь»).
У администратора имеется полный доступ ко всем подсистемам и настройкам, пользователь имеет доступ ко всем подсистемам, что и администратор (кроме подчинённой подсистемы «Пользователи и права»), но без возможности внесения изменений в части и настройки конфигурации.
Также имеется возможность формирования двух видов отчётов:
- Остатки книг;
- История пользования книгами.
Первый отчёт используется для учёта остатка книг в библиотеке.
К примеру, абонент запрашивает книгу «А», библиотекарь не может помнить о наличии всех книг. Для поиска нужной информации он обращается к картотеке, перебирает карточки, находит нужную и только тогда может предоставить абоненту информацию о наличии (отсутствии) книг(и) в библиотеке. Конечно, эта операция занимает время, пусть и не такое большое. В то время, как он мог воспользоваться поиском по наименованию книг, нажать кнопку «сформировать» и посмотреть необходимую информацию всего в пару кликов, не отрываясь от рабочего места. Либо же, библиотекарю внепланово может понадобиться бегло просмотреть информацию по всем книгам, поступали ли они на баланс и в каком количестве имеются на складе. Вручную подобная «сверка» будет очень трудозатратой.
При формировании данного отчёта можно применить сортировку по количеству, дате поступления и выдачи, инвентарному номеру и др. А также использовать фильтр для отображения только определённой позиции.
Пример работы отчёта «Остатки книг» показан на рисунке 11.
Рисунок 11 – Пример работы отчёта «Остатки книг»
Второй отчёт показывает историю пользования книгами по выбранной операции (поступление книг, выдача книг, возврат книг, списание книг), также можно использовать фильтр по дате и определённой книге. Может применяться для учёта статистики популярных книг, для отслеживания читательской активности и другой аналитической деятельности библиотекаря.
Пример работы отчёта «История пользования книгами» показан на рисунке 12.
Рисунок 12 – Пример работы отчёта «История пользования книгами»
Оба отчёта построены на основе схем компоновки данных (СКД), программный код каждой СКД будет представлен в приложении.
3.3 Описание процесса разработки, внедрения, адаптации и
сопровождения информационной системы библиотеки
Информационная система библиотеки разрабатывалась рабочей группой в составе:
- системный аналитик (консультант по разработке и внедрению ИС);
- технический специалист (системный администратор);
- программист.
По окончанию проекта участникам, являющимся сотрудниками филиала. была выплачена разовая премия в размере 5000 рублей.
Лицензии на платформу 1С: Предприятие уже имелись филиале, поэтому дополнительной оплаты не производилось.
Этапы анализа, проектирования, реализации и внедрения информационной системы библиотеки представлены в таблице 13.
Таблица 13 – Этапы анализа, проектирования, реализации и внедрения информационной системы библиотеки
Названия Название задачи Длительность Начало Окончание
ресурсов Анализ 10 дней 16.04.2018 27.04.2018 Анализ Консультант предметной 5 дней 16.04.2018 20.04.2018 по разработке и области внедрению ИС Анализ
Консультант существующей
2 дня 23.04.2018 24.04.2018 по разработке и ИС на
внедрению ИС предприятии Моделирование Консультант бизнес-процессов 1 день 25.04.2018 25.04.2018 по разработке и библиотеки внедрению ИС Сбор и анализ Консультант первичных 3 дней 25.04.2018 27.04.2018 по разработке и требований к ИС внедрению ИС Проектирование
10 дней 27.04.2018 10.05.2018 ИС
Построение диаграмм Консультант деятельности 2 дня 27.04.2018 30.05.2018 по разработке и библиотеки внедрению ИС (activity diagram)
Формирование
Программист; справочников,
Консультант документов и 8 дней 27.04.2018 08.05.2018
по разработке и регистра
внедрению ИС накоплений ИС
Программист;
Консультант
по разработке и Реализация ИС 7 дней 30.04.2018 08.05.2018
внедрению ИС;
Системный
администратор Внедрение ИС 12 дней 11.05.2018 28.05.2018 Установка
Системный конфигурации 1 день 11.05.2018 11.05.2018
администратор ИС
Системный
администратор;
- Консультант Тестирование 5 дней 14.05.2018 18.05.2018
по разработке и
внедрению ИС;
— Программист Частичное Консультант заполнение 2 дней 21.05.2018 22.05.2018 по разработке и справочников внедрению ИС Разработка Консультант пользовательской 2 дня 23.05.2018 24.05.2018 по разработке и инструкции внедрению ИС Проведение Консультант инструктажа по 2 дня 25.05.2018 28.05.2018 по разработке и работе с ИС внедрению ИС
Ниже на рисунке 13 представлена диаграмма Ганта, иллюстрирующая график работ по проекту внедрения информационной системы библиотеки.
Рисунок 13 – Диаграмма Ганта
Сопровождение информационной системы в ней не отображено, но стоит учитывать, что оно будет осуществляться системным администратором постоянно.
Как можно увидеть, выделено 4 главных этапа, это:
- анализ;
- проектирование информационной системы;
- реализация информационной системы;
- внедрение.
Этап анализа включал в себя:
Анализ предметной области. В анализе рассматривались основные функции и задачи библиотеки в целом, особенности организации библиотечной деятельности в филиале «СГУПС», основные понятия, необходимые для ознакомления с предметной областью. Результаты анализа описаны в п. 1.1 и в п. 2.2 выпускной квалификационной работы.
Анализ существующей ИС на предприятии. Во время анализа особенностей организации деятельности библиотеки филиала (п. 2.2), было выявлено, что текущая ИС малоэффективна и примитивна, большинство операций производится вручную, учёт книг ведётся в word-документе.
Сбор и анализ первичных требований к ИС. Данный этап необходим для идентификации потребностей стейкхолдеров. Аналитики используют разные методы в своей практике по выявлению требований. Для получения более полной картины рекомендуется использовать сразу несколько методов. Во время выявлений требований на разработку информационной системы было использовано 3 метода: интервьюирование (опрос), наблюдение и варианты использования. Результат этого анализа был приведён в приложении.
Этап проектирование ИС включал в себя:
Построение диаграмм деятельности библиотеки (activity diagram).
Диаграммы создавались при помощи такого ПО, как IBM Rational Rose 7.0. Диаграммы и их описание можно увидеть в п. 3.1.
Формирование справочников, документов и регистра накоплений информационной системы (п. 3.1).
Реализация ИС происходила на базе платформы 1С: Предприятие 8.3. Разработка конфигурации выполнялась программистом, системный администратор и консультант по разработке и внедрению лишь вносили небольшие коррективы в этот процесс. Описание и назначение используемых в конфигурации метаданных приведены в п. 3.2
Этап внедрения ИС включал в себя:
Установка конфигурации ИС. Установка конфигурации производилась системным администратором. При запуске 1С: Предприятие выбран пункт «Добавить» — «Создание новой информационной базы» «Создание информационной базы из шаблона» — выбор ИБ «Библиотека». Также возможно пропустить пункт с шаблоном и в режиме конфигуратора нажать «Конфигурация» — «Загрузить конфигурацию из файла» — выбрать расположение файла конфигурации с расширением .cf.
Тестирование. Было произведено несколько видов тестирования. Тестирование производительности производилось для определения быстроты и отклика работы системы под определённой нагрузкой. Оно также служило для подтверждения таких атрибутов качества ИС, как надёжность и потребление ресурсов. К примеру, импорт 200 заполненных строк занял всего 5 секунд и использование процессора на всех ядрах составляло 10% на небольшом по мощности компьютере. В то время как импорт 44 000 заполненных строк составил 16,43 минуты, а нагрузка на процессор была 39%. Но стоит отметить, что «краша» системы не произошло. Это говорит в пользу надёжности системы. Юзабилити-тестирование осуществлялось при поддержке библиотекаря филиала. Оно было необходимо для выявления сложностей в работе с системой обычному пользователю, для их последующего устранения. В целом, библиотекарь счёл интерфейс интуитивно-понятным и удобным, критических замечаний в процессе тестирования выявлено не было.
Частичное заполнение справочников. Частично справочники были заполнены консультантом по разработке и внедрению ИС на основе wordдокумента, содержащего основные реквизиты книг (наименование, издательство, автор и др.).
Также в систему были внесены данные последних абонентов. Дальнейшее заполнение будет производиться библиотекарем.
Разработка пользовательской инструкции. Пользовательская инструкция составлялась консультантом по разработке и внедрению ИС и отдана библиотекарю. Инструкция прикреплена в Приложение.
Проведение инструктажа по работе с информационной системой. Инструктаж происходил в формате, так называемого, тренинга, т.е. в активной форме обучения, сочетающей в себе различные форматы проведения. Во время инструктажа библиотекарь приобрёл базовые навыки по работе с информационной системой, научился формировать отчёты и самостоятельно заполнять справочники.
Информационная система библиотеки позволяет качественно повысить уровень работы образовательного учреждения за счёт внедрения информационных технологий, даёт возможность предоставлять более высокий уровень обслуживания читателей.
Для использования информационной системы библиотеки пользователю необходим персональный компьютер средней мощности, платформа «1С: Предприятие 8.3» и базовые навыки её использования, легко приобретаемые в процессе работы с системой.
Информационная система библиотеки, предназначенная для библиотеки филиала «СГУПС», может быть внедрена и на другие библиотеки, имеющие схожие параметры.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате выполнения выпускной квалификационной работы было выполнено внедрение информационной системы для автоматизации деятельности библиотеки филиала «СГУПС» в г. Новоалтайск на платформе 1С:Предприятие 8.3. Разработанная информационная система поддерживает следующие функции:
- учёт литературы, в частности, хранение основной информации о литературе;
- учёт движения литературы (поступление, выдача, возврат);
- учёт абонентов;
- формирования отчётов.
В процессе выполнения проектирования и разработки информационной системы был выполнен обзор современных информационных технологий в библиотечном деле:
- были рассмотрены основные понятия библиотечного дела, функции и основные принципы работы библиотеки;
- библиотека была рассмотрена как объект автоматизации.
- произведён обзор существующих типовых решений для поддержки деятельности библиотек (АБИС) и дана рекомендация к разработке (конфигурация на платформе 1С: Предприятие).
Проанализированы особенности организации деятельности библиотеки в филиале «СГУПС», в результате выявлено, что, в целом, материальнотехническая база библиотеки несколько ограничена в ресурсах, но тем не менее, имеет всё необходимое для ведения библиотечной деятельности. Имеется потенциал для модернизации части базовых операций по ведению библиотечной деятельности посредством внедрения информационной системы.
При постановке задачи по разработке информационной системы библиотеки филиала «СГУПС» в результате применения методов интервьюирования, наблюдения и анализа диаграммы прецедентов были сформулированы первоначальные требования к информационной системе.
При проектировании информационной системы с использованием объектно-ориентированного подхода, были описаны прикладные объекты информационной системы: справочники, документы, регистр накоплений.
Спроектированная информационная система была реализована на платформе 1С:Предприятие 8.3.
Также было произведено внедрение информационной системы библиотеки средствами «1С: Предприятие 8.3», создана пользовательская инструкция для работы с информационной системой библиотеки.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
[Электронный ресурс]//URL: https://inzhpro.ru/diplomnaya/razrabotka-informatsionnoy-sistemyi-biblioteki/
